Definicin de Programa Operativo Anual (POA)

El sistema presupuesto por programas, divide su estructura en funciones,

programas, y proyectos, siendo en esta ltima clasificacin donde surge la
conceptualizacin del Programa Operativo Anual (POA).
El programa operativo es un programa concreto de accin de corto plazo, que
emerge del plan de largo plazo, y contiene los elementos (objetivo, estrategia,
meta y accin) que permiten la asignacin de recursos humanos y materiales a
las acciones que harn posible el cumplimiento de las metas y objetivos de un
proyecto especfico.
Los programas operativos se confeccionan en trminos de unidades fsicas de
producto final o volumen de trabajo. Calculando los costos sobre los resultados
esperados y distribuyendo los recursos financieros necesarios por partidas, segn el
objeto del gasto (clasificacin contable), para solventar los costos a travs de un
presupuesto.
Los costos acumulados de cada proyecto darn como resultado el costo total de
cada proyecto, y sucesivamente de programa y funcin, as como el costo total de cada
dependencia; proporcionando con esta valoracin los elementos necesarios para la
toma de decisiones respecto de la distribucin de recursos que realizan los rganos de
gobierno de la Universidad, ya que se conoce la magnitud de las erogaciones
presupuestarias en todos y cada uno de los niveles, as como de las unidades a las que
se destinan los recursos.
Esta herramienta de planeacin, organizacin y control de nuestras actividades
cotidianas, ofrece en el corto plazo la certidumbre de las acciones a realizar; la
despolitizacin de la misma; claridad en la relacin costo-beneficio; hace posible el
seguimiento del avance de metas y la participacin en bolsas de recursos para los
proyectos que trabajan con mayor eficiencia.

1. Objetivos del Programa Operativo Anual

Los objetivos del POA son:
Uniformar la conceptualizacin y presentacin de los programas de trabajo,
permitiendo realizar estudios comparativos entre las actividades que realizan las
diferentes unidades administrativas.
Evaluar los beneficios y los costos de cada programa, permitiendo con ello fijar
prioridades de accin.

Estudiar el grado de compatibilidad y consistencia interna de cada programa, a

travs de la relacin de las metas cualitativas y cuantitativas con el resultado final
de las tareas realizadas.

Qu es el presupuesto por programas?

Establecer coeficientes de rendimiento de los recursos para medir la eficiencia

con que se utilizan y determinar la consistencia entre las metas y los medios
empleados para lograrlas.
Facilitar la coordinacin entre la planeacin operacional (de corto plazo), con el
Plan Institucional de Desarrollo (de mediano y largo plazo).
Identificar y medir los costos de los resultados finales, tanto unitariamente como a
nivel general, facilitando la integracin del presupuesto anual.
Desarrollar una herramienta que facilite la contabilizacin de los gastos y la
generacin de estados financieros que permitan la evaluacin econmica y global
de la institucin.

2. Lineamientos para la coordinacin del Plan Institucional de Desarrollo y los

planes operativos anuales
Para poder verificar la congruencia que debe existir entre los planes operacionales
anuales y el Plan Institucional de Desarrollo, es necesario especificar las normas
que permitirn la evaluacin de los resultados.

Deben definirse las funciones sustantivas de la institucin, as como la estructura

organizacional que permita su realizacin.
Es indispensable describir las polticas que se implementarn para orientar al
cumplimiento de las funciones.
Presentar el resumen de la clasificacin econmica del gasto, analizando la
distribucin global entre el gasto operacional, las inversiones o las transferencias
para verificar su congruencia con las polticas de austeridad o de desarrollo y el
cumplimiento de las funciones sustantivas.
Definir los centros de responsabilidad y asignarles una catalogacin que est acorde
con las reas de funcionalidad, predeterminadas en la estructura organizacional.
Definir la estructura programtica, que permita el logro de los objetivos
institucionales, de acuerdo a los pasos siguientes:

Describir brevemente los objetivos generales de mediano y largo plazo de la

institucin.

Determinar las relaciones de agrupamiento y subordenacin entre las funciones

sustantivas, programas y proyectos.

Explicitar en el nivel ms analtico (proyecto) las acciones que permitan alcanzar

los objetivos de corto plazo y que representan avances del mediano y largo
plazo. Es conveniente distinguir los programas de acuerdo a la clasificacin
econmica del gasto (operacionales, inversin y transferencias).

Numerar y subordenar los conceptos de la estructura.

Los proyectos deben detallarse, indicando sus componentes principales como son:

Su identificacin (de acuerdo a la estructura programtica) y relacin con las

funciones sustantivas de la institucin.

Qu es el presupuesto por programas?

Asignacin de responsabilidad, con base en el identificador de unidades de la

estructura organizacional.
Los objetivos especficos y la estrategia a utilizar para lograrlos.

Las metas establecidas en funcin del resultado final deseado, que se pretenden
alcanzar en el futuro inmediato.

Las acciones que hay que realizar, para dar cumplimiento a las metas y
objetivos, as como su calendarizacin; indicando la unidad de medida del
resultado final y estableciendo en trminos cuantitativos su magnitud.

Los recursos necesarios para llevar a cabo las acciones y el tiempo en que
sern requeridos.

Resumir la estructura global de los costos totales de los proyectos, realizando

clasificaciones cruzadas de proyectos y objeto de gasto, as como de los costos y las

unidades responsables; para analizar tanto la incidencia de los diferentes conceptos
de gasto, como la apreciacin del consumo de recursos de cada proyecto y de cada
unidad responsable.
Asignar los techos financieros, como producto del anlisis de la relacin entre los
planes institucionales, la disponibilidad de recursos y la definicin de prioridades.
Facilitar la ejecucin de de las acciones, mediante la disponibilidad de los recursos
(humanos, materiales, sistemas, tecnologa y liderazgo), que se hayan
comprometido.
Establecer los mtodos de reportes de actuacin para darle seguimiento al
cumplimiento de las metas contra lo planeado, tanto cualitativa como
cuantitativamente.
Definir los parmetros de medicin de las acciones para supervisar y evaluar la
relacin costo - beneficio de cada proyecto, as como la eficiencia del trabajo de los
recursos humanos y de las unidades responsables en su conjunto.
Informar a planificadores y directivos los resultados del proceso de control, para que
tomen decisiones respecto a las desviaciones y reorientacin de actividades.
Globalizar la informacin para analizar y evaluar el desarrollo de la institucin.

3. El ciclo presupuestario
El ciclo presupuestario es un proceso que permite elaborar, ejecutar y controlar la
asignacin presupuestal a las diversas actividades que realiza la institucin para dar
cumplimiento a sus objetivos.
Este ciclo comprende las siguientes etapas.
5.1
5.2

Formulacin
Discusin y Aprobacin

Qu es el presupuesto por programas?

5.3
5.4
5.5

Ejecucin
Control
Evaluacin

3.1 Formulacin
La formulacin inicia con la programacin presupuestaria, que es el planteamiento
peridico, (generalmente anual) que permite definir los componentes concretos de las
actividades que se pretende realizar en el periodo inmediato de operaciones.
Este planteamiento implica:

Definir los niveles de actividad, que es la forma de vincular el plan de corto plazo
con el de largo plazo de la institucin, y debe provenir de una instruccin especfica
de las autoridades.
Formular en cada unidad administrativa un programa de trabajo de acuerdo a
criterios de prioridad, lmites de tiempo, calidad y costo.
Supervisar los programas de trabajo por parte de los niveles de autoridad
superiores, siendo para ello necesario, que el programa contenga un resumen, que
permita un juicio global acerca de su contenido.
Concentrar los programas de diversas unidades administrativas por dependencias,
para evaluar la participacin de estas ltimas en el plan global de la institucin, la
evaluacin mencionada servir para visualizar contradicciones, cuellos de botella,
necesidades de ampliacin o reduccin de proyectos, reclasificaciones funcionales
o coordinacin de las actividades de organismos conexos.
Por ltimo presentar al ms alto nivel de ejecucin el plan global para su sancin y
autorizacin.

3.2 Discusin y Aprobacin

Si bien es cierto que en el proceso de formulacin del presupuesto intervienen todos
y cada uno de los niveles jerrquicos de la institucin, corresponde a los directivos de
mayor nivel su discusin y aprobacin.
Es importante que los participantes en esta revisin tengan una actitud crtica pero a
la vez comprensiva y que conozcan profundamente los problemas de la institucin, ya
que el objetivo de esta actividad es el enriquecimiento del proyecto presupuestario,
aportando ideas que clarifiquen las necesidades reales que pretende solventar la
institucin.
El proceso de discusin debe estar organizado de tal manera que se limiten los
excesos que pretendan desarticular el presupuesto, desvirtuar las actividades
prioritarias de dependencias contrarias, es por ello necesario contar con defensores
que tengan pleno conocimiento de los problemas presupuestarios y conozcan las

Qu es el presupuesto por programas?

consecuencias de los proyectos que plantean. Pero sobre todo debe existir una plena
conciencia de que el plan global es un todo y no la suma de proyectos aislados.

3.3 Ejecucin
Una vez autorizado el programa presupuestario se procede a ejecutarlo: iniciando
con los ajustes reformulaciones presupuestales aprobadas; enseguida se realizan las
asignaciones presupuestales que estarn condicionadas por las fuentes de ingreso
disponibles; se procede a la disposicin de recursos para poder realizar las actividades
por medio de solicitudes de uso de recursos, mismas que pasaran por un proceso de
revisin y autorizacin: primero del departamento presupuestal para verificar que el
recurso haya sido programado. Y segundo por los responsables de la administracin
financiera para comprobar la disponibilidad de los recursos.

3.4 Control
El control es el examen detallado de las actividades realizadas para verificar su
eficiencia legalidad y contribucin a los fines institucionales, el cual se efecta por
medio de las herramientas de contabilidad y auditoria.
La contabilizacin es el registro sistemtico de las disposiciones de recursos que
genera cada unidad administrativa, respecto a cada proyecto y cuya acumulacin y
estructuracin originar reportes que permitirn el anlisis de la gestin administrativa
de todos los ejecutantes del presupuesto.
La contabilidad debe esta estructurada de tal manera que sea compatible con la
presupuestacin; que permita determinar la responsabilidad de las unidades
administrativas; que propicie la medicin de los costos de las actividades y proyectos y
de a conocer resultados financieros que faciliten la administracin de la institucin.
La revisin de los registros contables se llama auditoria y puede efectuarse desde el
interior exterior de la institucin pero en ambos casos ofrecer informacin que
permita tomar medidas correctivas respecto a las desviaciones encontradas.

3.5 Evaluacin
Es evidente que la planificacin, programacin y presupuestacin encuentran su
razn de ser en el proceso de relacionar los objetivos institucionales con los recursos
disponibles para obtener resultados que permitan evaluar las acciones, servicios
productos que genera la institucin, prestando mayor atencin a los logros que al
consumo de bienes que slo son los medios para el cumplimiento de las funciones.

Qu es el presupuesto por programas?

Esta presupuestacin por programas y actividades que ha obligado a las unidades
administrativas a formular programas especficos de trabajo y a comprometerse al
cumplimiento de ciertas metas, debe incluir mecanismos para asegurar que la
planificacin sea adecuada; precisin en la asignacin de recursos; una definicin
precisa y equilibrada de responsabilidades y la inexistencia de duplicidades
funcionales. Por ltimo, evaluar la eficiencia con que operan las diferentes unidades
administrativas que aplican el presupuesto, requiere de una serie de indicadores de
rendimiento que permita la comparacin entre proyectos similares contra estndares
institucionales propios y/o de otros organismos. Pero siempre el propsito esencial de
toda evaluacin ser medir los resultados y estos en una institucin universitaria estn
vinculados al grado de cumplimiento de nuestra misin acadmica.
4. Definicin de conceptos generales
Esta seccin tiene como propsito, explicar el lenguaje y terminologa que integran el
marco conceptual que sustenta la estructura funcional y jerrquica del Programa
Operativo Anual.
Accin. En la operacin especfica que forma parte de un proceso destinado a
producir un resultado determinado. Expresa la manera cmo vamos a poner en
movimiento los recursos humanos y materiales encaminados a la realizacin de las
metas, debiendo ser factibles de cuantificar y calificar. Es el medio que permitir dar
seguimiento a la eficiencia de los recursos humanos y materiales con que cuenta la
UACJ, as como a la congruencia del crecimiento de las unidades responsables con el
desarrollo institucional predeterminado.
Calendarizacin de metas y acciones. Consiste en distribuir entre los meses del
perodo-operacional las acciones que previamente han sido cuantificadas y calificadas
con unidades de medida.
Catlogo de artculos. Es un listado de recursos materiales que se ordenan
alfanumricamente, comprende:
clave del artculo, la descripcin, la unidad de
medida, el costo unitario y la partida.
El nmero de clave del artculo es una composicin de nmeros y letras cuyo
significado es importante.
Unidad de medida, indica la manera en que se adquieren los artculos ejemplo: pieza,
hoja, caja, rollo, kilo, pliego, etc.
Costo. Es el precio actualizado del artculo.

Qu es el presupuesto por programas?

Catlogo de unidades de medida de las acciones. 1 Es la estructuracin de los
conceptos de unidad de medida, que consiste en asignar un nmero consecutivo a
cada forma de medir una accin, describindolas y ordenndolas de modo alfabtico.
Clasificador por objeto de gasto. Es un ordenamiento contable de los diferentes
conceptos de recurso, a los que se les asigna un nmero y una descripcin, esta
compuesto de tres elementos que son las cuentas totalizadoras; las cuentas de mayor;
subcuentas y/o sub-subcuentas.
Clasificador por objeto del ingreso. Es la ordenacin del origen de los recursos de
que dispone la Universidad para el cumplimiento de sus funciones. La estructura se
compone de grupos, subgrupos y conceptos especficos, que se numeran y describen
en un catlogo.
Estrategia. Es una lnea general de accin que relaciona las ventajas competitivas con
las fuerzas de medio ambiente, garantizando que los objetivos se logren de la manera
ms apropiada.
Metas.
Es la definicin concreta de qu queremos alcanzar en un perodo
determinado. Es la especificacin de los objetivos. Son los resultados que se pretende
alcanzar en un futuro inmediato.
Objetivo. Es la expresin cualitativa y genrica de los fines que se tratan de alcanzar,
que se derivan y concuerdan con la misin que la UACJ se ha fijado. Representan no
slo el punto final de la planeacin, sino que tambin dirigen la accin. Y debe ser
definido de manera que pueda ser utilizado como medida de comparacin en el
momento de la evaluacin de los avances del proyecto.
Plan. Es cualquier mtodo detallado de antemano para hacer algo. Es decir un curso
de accin predeterminado.
Planeacin. Es el proceso de decidir de antemano que se har y de que manera. Es
la actividad integradora que busca aprovechar al mximo la efectividad total de una
organizacin de acuerdo con sus objetivos.
Plan Institucional de Desarrollo 1994 - 2000. Es el documento en donde la
comunidad universitaria ha expresado su misin, objetivos, estrategias, polticas,
metas y acciones a travs de los cuales promover el desarrollo de la UACJ para el
perodo de 1994 - 2000.

A partir del ejercicio 2004 se ha actualizado el catlogo de unidades de medida, eliminndose las
unidades de medida que nunca fueron utilizadas por los usuarios, suprimiendo trminos homnimos, y
agregando unidades de medida tiles para medir el cumplimento de metas y logros acadmicos,
derivados de los compromisos establecidos en el PIFI 3.0.

Qu es el presupuesto por programas?

Poltica. Es el conjunto de lineamientos, orientaciones, principios, normas y
especificaciones concretas, apoyadas en consideraciones de tipo socio-econmico,
cultural, cientfico y pedaggico, que responden al anlisis de exigencias de desarrollo
nacional o estatal, que una institucin educativa establece y de acuerdo con las cuales
dirige funciones sustantivas y adjetivas.
Presupuestar. Es la determinacin de la cantidad de dinero que se necesita para
adquirir los recursos y establecer de dnde se obtendr ese dinero.
Presupuesto. Es un instrumento que contiene decisiones polticas que deben
expresarse en accin; pero la accin debe ser planificada para que resulte efectiva y
ejecutada al menor costo posible. Son planes que especifican los recursos financieros
que generan y consumen las actividades a desarrollar en un perodo especfico. El
programa con expresin numrica, permite a quienes toman las decisiones canalizar
los recursos a las reas prioritarias o que justifican el beneficio que proporcionan.
Presupuestacin de requerimientos. Es el conjunto de recursos asignados a un
proyecto, indispensables para la realizacin de sus objetivos. Consiste en sumarizar la
totalidad de requerimientos de insumos de todas y cada una de las acciones que
necesita un proyecto para llevarlo a buen trmino.
Presupuesto - programa. De acuerdo con Gonzalo Marttner es el instrumento que
cumple el propsito de combinar los recursos disponibles en el futuro inmediato tras
las metas de corto plazo, concebidas para la ejecucin de los objetivos de largo y
mediano plazo.
Programa. Es un instrumento diseado para el cumplimiento de las funciones de la
institucin, en el que se establecen los objetivos generales, expresados de forma
cualitativa y cuya ejecucin queda a cargo de unidades administrativas de alto nivel
jerrquico y acordes con la estructura funcional.
Programacin presupuestaria. Es una tcnica auxiliar que proporciona los
instrumentos que permiten fijar en el corto plazo, las actividades concretas que deber
ejecutar la institucin para lograr el cumplimiento de las metas de largo plazo
determinadas en la programacin global (Plan Institucional de Desarrollo); obteniendo
el nivel de gasto necesario del desarrollo econmico de un perodo determinado.
Proyecto. Es un conjunto de acciones especficas y diferenciadas, encaminadas al
logro de los objetivos de los programas a que pertenecen.
Recursos. Es el conjunto de bienes y medios de que dispone una institucin para la
realizacin de las actividades que le son propias. Pueden ser recursos humanos,
materiales, financieros, sistemas y an bienes intangibles.
Subunidad responsable. Son las dependencias como son las direcciones generales,
subdirecciones y jefaturas de departamentos, que tiene como funcin la supervisin y
control de actividades especficas realizadas por sus subordinados.

Qu es el presupuesto por programas?

Unidad de medida. Categora cualitativa y cuantitativa que permite la medicin de las

acciones y como consecuencia la de las metas, objetivos, proyectos, etctera.
Unidad responsable. Es la dependencia genrica - la Rectora y los institutos - que
tiene a su cargo la direccin de subunidades con actividades homogneas.