PROCEDIMIENTO ALMACEN

Cdigo: BS-P02
Versin: 05
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Elabor: Giovanny Bernal Gordo
Firma:
Fecha: 1 de Oct/2009
Revis: Iliana Dueas Acero
Firma:
Fecha: 5 de Oct/2009
Aprob: Nstor Cristancho Quintero
Firma:
Fecha: 9 de Oct/2009

1. OBJETIVO
Establecer la metodologa para recibir, controlar y entregar los productos, tiles de oficina, libros,
material de divulgacin publicitario y acadmico, insumos, materiales de construccin, sustancias
y productos qumicos que ingresan al almacn, as como las condiciones de almacenamiento
necesarias para garantizar su preservacin.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los productos que ingresan al almacn de la Universidad Los
Libertadores (Bogot).


3. DEFINICIONES

3.1. Activo Fijo: bien mueble o inmueble cuya vida til es mayor a un ao, no est destinado para
la venta dentro del giro normal de la actividad econmica de la organizacin y se usa con la
intencin de emplearlo en forma permanente en la produccin de otros bienes y servicios,
para arrendar o simplemente para el uso administrativo de la entidad (Decreto 2649 de 1993).
3.2. Insumo: elementos de oficina empleados para las actividades diarias de toda la Universidad,
elementos y herramientas para el mantenimiento de las instalaciones.
3.3. Inventario: existencia real de productos, materiales, mercancas u otros bienes determinados
mediante conteo o verificacin fsica.

4. CONDICIONES GENERALES

4.1. Todos los productos, tiles de oficina, libros, material de divulgacin publicitario y acadmico,
insumos, materiales de construccin, sustancias y productos qumicos que adquiere la
Universidad deben ser ingresados al almacn y al sistema.
4.2. Todos los productos, tiles de oficina, libros, material de divulgacin publicitario y acadmico,
insumos, materiales de construccin, sustancias y productos qumicos que ingresan al
almacn deben ser inspeccionados y almacenados segn lo establecido en la tabla del
Anexo 7. Cuando la verificacin se realice a:
Equipos de cmputo, el Auxiliar de Almacn debe contar con el apoyo de un tcnico del
Centro de Informtica y Tecnologa.
Equipos audiovisuales, debe contar con el apoyo de un tcnico de Audiovisuales.
Material de divulgacin publicitario y acadmico, debe contar con el apoyo de un
funcionario del proceso Apoyo a Publicaciones.
Divisiones de oficina, persianas, vidrios, alfombras, cortinas, mdulos puestos de
trabajo dicha verificacin ser realizada por el Director de la Divisin de Servicios
Generales.
4.3. Los pedidos de tiles de oficina y materiales de construccin se deben realizar los das 25 y
26 de cada mes, los pedidos extraordinarios slo se deben dar eventualmente y con
respectiva autorizacin del Vicerrector Administrativo en formato BS-F12 Solicitud
extraordinaria de almacn.
4.4. La entrega de materiales elctricos y de construccin se debe realizar de manera parcial
semanalmente, a travs del formato BS-F14 Control de materiales elctricos y de
construccin.

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5. DESCRIPCIN EL PROCEDIMIENTO



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NO. DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD
A
VERIFICAR
SOLICITUD
Verifica que en la solicitud est diligenciada la
columna del pedido anterior, pedido del mes y que
est firmada por el Director de la Dependencia
correspondiente.
OK?
DEVUELVE
SOLICITUD
NO 10
11
AUXILIAR DE ALMACN
SI
2
ENTREGAR
PRODUCTOS
Selecciona los productos solicitados y realiza entrega
entre los das entre el 10 y el 13 de cada mes.
Posteriormente descarga los productos entregados
en el sistema.
La entrega de materiales elctricos y de construccin
se debe realizar de manera parcial semanalmente, a
travs del formato BS-F14 Control de materiales
elctricos y de construccin.
AUXILIAR DE ALMACN
VERIFICAR
PRODUCTOS
FUNCIONARIO
SOLICITANTE
Verifica que lo que est recibiendo coincida con la
cantidad solicitada, si est de acuerdo firma formato
BS-F10, BS-F11 o BS-F13 dependiendo de si son
tiles de oficina, materiales de mantenimiento o
elementos que no se encuentren referenciados en
estos formatos.
Si el producto recibido no es adecuado para el uso o
sale defectuoso, realiza la devolucin al Almacn,
donde se diligencia el Formato Devolucin Almacn
BS-F09.
Para solicitudes extraordinarias de almacn firma
formato BS-F12.
OK?
12
13
SI
VERIFICAR
STOCK
AUXILIAR DE ALMACN
Mensualmente realiza verificacin de stock y
establece los productos, tiles de oficina y materiales
que se estn agotando y que debe solicitar a travs
del procedimiento adquisicin de bienes y servicios
BS-P01.
ENVIAR
FACTURA
Enva la factura con reporte de ingreso a almacn al
Analista y Coordinador de Compras. Radica la
entrega en libro de facturas.
AUXILIAR DE ALMACN
8
SOLICITAR
PEDIDO
Los pedidos de tiles de oficina y materiales de
mantenimiento se realizan en los formatos BS-F10 y
BS-F11 respectivamente, los das 25 y 26 de cada
mes diligenciando las columnas pedido anterior y
pedido del mes.
Para entregar elementos que no se encuentren
incluidos dentro de los formatos anteriores, se debe
diligenciar el formato salida de almacn BS-F13.
Las solicitudes extraordinarias de almacn se reciben
en formato BS-F12.
9
FUNCIONARIO
SOLICITANTE
2
B
DEVUELVE
PRODUCTO
NO
3
3


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NO. DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD
REALIZAR
INVENTARIO
COMUNICAR A
SECRETARA
GENERAL
VERIFICAR
INVENTARIO
De manera aleatoria, realiza verificacin de
inventario.
El primer mes de cada ao compara las existencias
fsicas con la informacin contenida en el sistema.
Realiza informe y enva a Vicerrector Administrativo.
15
AUXILIAR DE ALMACN
ASISTENTE CONTRALORA
FIN
14
VICERRECTOR
ADMINISTRATIVO
Verifica inconsistencias, si no encuentra justificacin
a los faltantes, comunica a Secretara General para
iniciar la investigacin correspondiente y dar solucin
al caso.
De los contrario autoriza el ajuste del inventario.
17
B
REALIZAR
INFORME
ASISTENTE CONTRALORA
Realiza informe con el resultado de la verificacin del
inventario. Remite informe al Vicerrector
Administrativo con copia al Contralor.
16
18 AUXILIAR DE ALMACEN
AJ USTAR
INVENTARIO
Realiza en el sistema los ajustes de inventario.
ENCUENTRA
FALTANTES NO
J USTIFICADOS?
SI
NO 4
4

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6. ANEXOS
Anexo 1. Formato seguimiento a proveedores BS-F07
Anexo 2. Formato solicitud tiles de oficina BS-F10
Anexo 3. Formato solicitud de materiales de mantenimiento y herramientas BS-F11
Anexo 4. Formato solicitud extraordinaria almacn BS-F12
Anexo 5. Formato salida de almacn BS-F13
Anexo 6. Formato control de materiales elctricos y de construccin BS-F14
Anexo 7. Formato devolucin almacn BS-F09
Anexo 8. Tabla parmetros de verificacin y condiciones de almacenamiento de productos, materiales
e insumos.
Anexo 9. Formato lista de chequeo BS-F18.


7. CONTROL DE CAMBIOS
Control de Cambios
Versin Fecha Actualizacin Cambio realizado
01 17 de Agosto de 2006 Versin Inicial
02 30 de Octubre de 2007 Cambio en el formato de elaboracin de documentos, ajuste
diagrama de flujo, eliminacin de formatos pedido de productos
de aseo.
03 25 de Abril de 2008 Se modific en la actividad tres que el auxiliar de almacn
devuelve directamente al proveedor el producto, registrando en
el formato BS-F07 e informando al Analista y Coordinador de
Compras para su seguimiento. En la actividad once se
cambiaron el orden de las actividades de entrega y descarga de
productos del sistema. De igual forma se incluy el formato
seguimiento a proveedores BS-F07.
04 8 de Agosto de 2008 Se modific el numeral 4.2 de condiciones generales
especificando la verificacin por tipo de elemento y esta
verificacin se unifico en el diagrama de flujo en la actividad 2.
La tabla parmetros de verificacin y condiciones de
almacenamiento de productos, materiales e insumos se ajust
incluyendo todos los elementos que ingresan al almacn. En el
formato seguimiento a proveedores BS-F07 se cambi
descripcin de la no conformidad por descripcin del
incumplimiento y se incluyo nombre y fecha del funcionario
responsable de la informacin y de recibido en Adquisicin de
bienes y servicios y el perodo reportado. Se incluy el Formato
Lista de Chequeo BS-F18.
05 9 de Octubre de 2009 Se modific el alcance a todos los productos que ingresan al
Almacn de la Universidad Los Libertadores (Bogot); se ajust
el diagrama de flujo; se modific los formatos solicitud tiles de
oficina BS-F10, Formato solicitud de materiales de
mantenimiento y herramientas BS-F11, solicitud extraordinaria
de Almacn BS-F12, control de materiales elctricos y de
construccin BS-F14; Se incluy el formato devolucin Almacn
BS-F09; finalmente se ajust la tabla parmetros de verificacin
y condiciones de almacenamiento de productos, materiales e
insumos.

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Anexo 1. Formato seguimiento a proveedores



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Anexo 2. Formato solicitud tiles de oficina

Cdigo: BS-F10
Versin: 03
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Cdigo
Pedido
Ant er ior
Pedido
Mes
Cant idad
Ent r egada
1198 0 0
1031 0 0
1034 0 0
1044 0 0
8188 0 0
8706 0 0
1068 0 0
1090 0 0
1101 0 0
1110 0 0
1125 0 0
1129 0 0
1135 0 0
1989 0 0
8443 0 0
1152 0 0
1853 0 0
1161 0 0
1169 0 0
1172 0 0
1181 0 0
1196 0 0
1202 0 0
1214 0 0
1224 0 0
6920 0 0
1938 0 0
1948 0 0
FORMATO SOLICITUD TILES DE OFICINA
PERFORADORA
PASTA CATALOGO 1"
PORTADIPLOMA EN POLIPROPILENO
PAPEL PARA FAX
PAPEL DE COLOR CARTA X HOJ A
NUMERADOR
MINAS PARA PORTAMINAS 0.5
MARCADOR PERMANENTE
LIBRETA CONTROL VISITANTE
LIBRO REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS
GUIAS CLASIFICADORAS NUMERICAS 1-6
LABELS PARA CD HOJ A X 2
PROSPECTO ECONOMIA
PROSPECTO ADMON DE EMPRESAS
FORMATO DIPLOMA LE CONFIERE EL TITULO
FONOMEMO
ESCUDO INSTITUCIONAL DE SOLAPA
ESFERO NEGRO
CINTA ENMASCARA 2"
CORRECTOR LIQUIDO
CASSETTE VIDEO 8 120 MINUTOS
CARPETA LEGAJ ADORA PLASTICA
CAJ A GUANTES LATEX DESECHABLES
CAJ A DE TAPABOCAS DESECHABLES
No. De Sol i ci tud:
FECHA:
DESCRIPCIN
NOMBRE SOLICITANTE:
DEPENDENCIA:
ARTCULO
FECHA DE RECIBIDO
ALMACEN
FECHA DE ENTREGA
ALMACEN
VoBo Director Dependencia
RECIBE ARTCULOS
ALCOHOL ANTICEPTICO - PAPELERIA
BANDA DE CAUCHO X CAJ A
BISTURI
BOLSILLO PORTA ACETATO OFICIO



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Anexo 3. Formato solicitud de materiales de mantenimiento
Cdigo: BS-F11
Versin 03
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ARTCULO
Unidad de
Pr esent acin
Cdigo
Pedido
Ant er ior
Pedido
Mes
Cantidad
Ent r egada
1 1/6 DE LIMPIADOR UNIDAD 7258 0 0
1 1/6 DE SOLDADURA UNIDAD 7257 0 0
CHAPA DE SEGURIDAD YALE UNIDAD 2880 0 0
CHAZO 5/16 CON TORNILLO UNIDAD 2627 0 0
CHAZO EXPANSIVO 1/4 UNIDAD 2632 0 0
CINTA SEALIZACION PELIGRO UNIDAD 7241 0 0
CINTA TEFLON INDUSTRIAL ROLLO 2639 0 0
EMBOLO DE 1/2 PARA MEZCLADOR UNIDAD 8253 0 0
ESPATULA DE 3" UNIDAD 6570 0 0
GALON DE BITUMINOSA GALON 2938 0 0
GALON DE BOXER GALON 2587 0 0
GALON PINTUCOAT VERDE GALON 6581 0 0
GALON TINTILLA WALTONER MIEL GALN 2821 0 0
GUANTE DE CAUCHO PAR 7362 0 0
HOJ A DE SEGUETA UNIDAD 2697 0 0
KANKRO UNIDAD 2702 0 0
KILO DE PEGACOR KILO 2739 0 0
LLAVE PARA LAVAMANOS UNIDAD 2719 0 0
MANIJ A CISTERNA UNIDAD 2723 0 0
MANTO FABER GLASS CON ALUMINIO ROLLO 2960 0 0
PIE DE AMIGO 10 X 8 UNIDAD 2742 0 0
PLIEGO DE LIJ A DE TRAPO 80 PLIEGO 2714 0 0
CABLE ENCAUCHETADO 3X12 METRO 3006 0 0
CABLE ENTORCHADO PARA TELEFONO UNIDAD 3089 0 0
CANALETA PLASTICA 2 X 2 UNIDAD 6886 0 0
FOTOCELDA COMPLETA CON BASE UNIDAD 3024 0 0
INTERRUPTOR SENCILLO DE SOBREPONER UNIDAD 6710 0 0
PALUSTRE COLILLERO UNIDAD 4136 0 0
NOMBRE SOLICITANTE: No. De Sol i ci tud:
FORMATO SOLICITUD MATERIALES DE
MANTENIMIENTO Y HERRAMIENTAS
DEPENDENCIA: FECHA:
DESCRIPCIN
VoBo Director Dependencia
RECIBE ARTCULOS
FECHA DE RECIBIDO
ALMACN
FECHA DE ENTREGA
ALMACN



PROCEDIMIENTO ALMACEN
Cdigo: BS-P02
Versin: 05
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Anexo 4. Formato solicitud extraordinaria almacn
Cdigo: BS-F12
Versin 02
Pgina 1 de 1
0 0
0 0
0 0
0 0
FECHA DE ENTREGA
NOTA: La dependencia debe reclamar estos artculos directamente en el almacn, una vez aprobada la solicitud.
NOMBRE SOLICITANTE:
DEPENDENCIA:
No. De Sol i ci tud:
FECHA:
RECIBE ARTCULOS FECHA DE RECIBIDO
VoBo Vi cerrector Admi ni strati vo VoBo Di rector Dependenci a
FORMATO SOLICITUD EXTRAORDINARIA DE
ALMACN
ARTCULO
DESCRIPCIN
JUSTIFICACIN:
Cantidad Entr egada Cdigo
Pedido
Mes
Pedido
Anter ior







PROCEDIMIENTO ALMACEN
Cdigo: BS-P02
Versin: 05
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Anexo 5. Formato salida de almacn

SALIDA DE ALMACN No.
FECHA
DEPENDENCIA
RECIBE ENTREGA
(Nombre) (Nombre)
Cdigo: BS-F13
CANTIDAD REFERENCIA
FORMATO SALIDA DE ALMACN
Versin 02
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NOTA: utilizado nicamente para elementos diferentes a los relacionados en los formatos establecidos.


PROCEDIMIENTO ALMACEN
Cdigo: BS-P02
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Anexo 6. Formato control de materiales elctricos y de construccin

Cdi go: BS-F14
Versi n 02
Pgi na 1 de 1
NOMBRE DEL SOLICITANTE:
DEPENDENCIA: FECHA:
SEDE REA ESPECFICA
TOTAL
NOTA: LOS PEDIDOS DE ESTOS MATERIALES SE DEBEN REALIZAR SEMANALMENTE EN EL ALMACN.
VoBo Di rector Logsti ca y Manteni mi ento
FIRMA CDIGO
DESTINO
FORMATO CONTROL DE MATERIALES DE ELCTRICOS Y DE CONSTRUCCIN
NOMBRE DE QUIN
RECIBE
FECHA
CANTIDAD
ENTREGADA
REFERENCIA



PROCEDIMIENTO ALMACEN
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Anexo 7. Formato devolucin Almacn

Cdi go: BS-F09
Versi n 01
Pgi na 1 de 1
FECHA
DEVOLUCIN
ALMACN
DEPENDENCIA CANTIDAD INSUMO MOTIVO DEVOLUCIN PROVEEDOR
FECHA DE
CAMBIO
NOMBRE Y FIRMA
FORMATO DEVOLUCIN ALMACN


















PROCEDIMIENTO ALMACEN
Cdigo: BS-P02
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Anexo 8. Tabla parmetros de verificacin y condiciones de almacenamiento de productos,
materiales e insumos.

DESCRIPCINTIPODE
INSUMO/MATERIAL
PARAMETROSA
VERIFICAR
%DEINSPECCIN
CONDICIONESDE
ALMACENAMIENTO
Cantidad 100%
Accesorios 100%
Especificaciones 100%
Funcionamiento 100%
Cantidad 100%
Accesorios 100%
Especificaciones 100%
MueblesyEnseres Cantidad 100%
Acabados(Rayones,
ColoryMedidas)
100%
Materialesde
Construccin
Cantidad 100%
Especificaciones 100%
MaterialesElctricos Cantidad 100%
Especificaciones 100%
Insumos(Elementosde
papelera,suministros
paraimpresinyaseo)
Cantidad 100%
Especificaciones 100%
Vigencias 100%
DocumentosOficiales Cantidad 100%
Especificaciones 10%(Aleatorio)
Calidaddeimpresin(
Segnmuestrapatrn)
10%(Aleatorio)
MaterialBibliogrfico Cantidad 100%
Especificaciones 100%
MaterialPublicitario Cantidad 100%
Especificaciones 100%
Mantenerlosenestantes
identificadosyprotegidosde
humedadbajollave
Mantenerlosenestantesy
protegidosdelahumedad
Mantenerlosenestantesy
protegidosdelahumedad
Mantenerlosenestantes
identificados,sobreestibas,
guardadosenempaqueoriginal
debidamenteselladosy
protegidosdehumedad.
Mantenerlosenestantes
identificados,sobreestibas,
guardadosenempaqueoriginal
debidamenteselladosy
protegidosdehumedad.
EquiposAudiovisuales
yPartespara
mantenimiento
EquiposdeComputo,
Software,Licenciasy
Partespara
mantenimiento
Mantenerlosenestantes
identificados,protegidosdela
humedad
Reposarsobreestibaso
estantera,guardadosen
empaqueoriginal,protegidosde
humedad,protegidosde
temperaturasextremasyde
roedores
Reposarsobreestibaso
estantera,guardadosen
empaqueoriginal,protegidosde
humedad,protegidosde
temperaturasextremasyde
roedores
Protegidosdelahumedad.


PROCEDIMIENTO ALMACEN
Cdigo: BS-P02
Versin: 05
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DESCRIPCINTIPODE
INSUMO/MATERIAL
PARAMETROSA
VERIFICAR
%DEINSPECCIN
CONDICIONESDE
ALMACENAMIENTO
Cantidad 100%
Especificaciones 100%
Vigencias 100%
Hojadeseguridaddela
sustancia
100%
Nombredelproducto 100%
LquidosInflamableso
corrosivos
Nombre,direcciny
telfonofabricante
100%
Placadeidentificacin
deriesgos
100%
NumeroUN(Saplica) 100%
Informacinsobrelos
principalesriesgosy
medidaspreventivasa
adoptar
100%
ArtesGraficas Cantidad 100%
Especificaciones 10%(Aleatorio)
Calidaddeimpresin(
Segnmuestrapatrn)
10%(Aleatorio)
Instrumentosy
Accesorios
Cantidad 100%
Musicales Especificaciones 100%
EquiposdeLaboratorio Cantidad 100%
Accesorios 100%
Especificaciones 100%
InsumosMedico
Quirrgicos
Cantidad 100%
Especificaciones 100%
Vigencias 100%
ArtculosDeportivos Cantidad 100%
Especificaciones 100%
VinosyLicores Cantidad 100%
Especificaciones 100%
Menaje Cantidad 100%
Especificaciones 100%
Dotacin Cantidad 100%
Especificaciones 100%
Vestuario Cantidad 100%
Especificaciones 100%
Mantenerlosembalados,reposar
sobreestibasoestantera,
protegidosdehumedad,estar
identificados,protegidosde
temperaturasextremasyde
roedores
Mantenerlosenestantesy
protegidosdelahumedad
Mantenerlosenestantesy
protegidosdelahumedad
Mantenerlosenestantesy
protegidosdelahumedad
Mantenerlosenestantesyen
empaqueoriginal
Mantenerlosenestantesy
protegidosdelahumedad
Mantenerlosenestantesy
protegidosdelahumedad
Mantenerlosenestantes
Mantenerlosenestantes
identificadosyprotegidosde
humedad.
Mantenerlosenlugaressecos,en
condicionesdetemperatura
normal,aisladosdefuentes
elctricas,conventilacinydebe
existirsealizacinynormasde
manejo.


PROCEDIMIENTO ALMACEN
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DESCRIPCINTIPODE
INSUMO/MATERIAL
PARAMETROSA
VERIFICAR
%DEINSPECCIN
CONDICIONESDE
ALMACENAMIENTO
ArtculosdeSeguridad
Industrial
Cantidad 100%
Especificaciones 100%
Vigencias 100%
Herramientas Cantidad 100%
Especificaciones 100%
Avisos,Pendones,
Escudos,Sellos,
Acrlicos
Cantidad 100%
Especificaciones 100%
Medidas 100%
Persianas Diseo 100%
Color 100%
Cortinas(velo) Medidas 100%
Color 100%
Medidas 100%
Mdulosopuestosde Diseoycolor 100%
trabajo Instalacin 100%
Medidas 100%
DivisionesdeOficina Diseoycolor 100%
Instalacin 100%
Medidas 100%
Vidrios Diseo 100%
Instalacin 100%
Alfombras,pisosen Medidas 100%
vinisolymadera Diseo 100%
Color 100%
Mantenerlosenestibasy
protegidosdelahumedad
Mantenerlosenestantes
Mantenerlosenestantesy
protegidosdelahumedad
Mantenerlosenestantesyen
empaqueoriginal
Mantenerlosenestantesy
protegidosdelahumedad
Mantenerlosenestantesy
protegidosdelahumedad
Mantenerlosenestibasy
protegidosdelahumedad
Mantenerlosenestantes
Mantenerlosenestibas


















PROCEDIMIENTO ALMACEN
Cdigo: BS-P02
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Anexo 9. Formato lista de chequeo