Informacion Del Manejo Del Programa A2 PDF

Unidad III.
PROCESAMIENTO DE LA
INFORMACIN EN a2 CONTABILIDAD

Documento base para los temas:
1. Mdulo de mantenimiento
2. Mdulo de transacciones
3. Mdulo de informe
4. Mdulo de sistemas

Versin PDF Unidad III Procesamiento de la informacin en a2 Contabilidad Pg. 2

Universidad Dr. Rafael Belloso Chacn
1ra. Edicin

Queda prohibida la reproduccin o transmisin total o parcial del texto de la
presente obra bajo cualquier forma, electrnica o mecnica incluyendo el
fotocopiado, el almacenamiento en algn sistema de recuperacin de
informacin, o el grabado, sin el consentimiento previo y por escrito del
editor.

Contenido >> M.Sc. Armando Urdaneta
Diseo Instruccional >> Cristy Petit
Diseo Grfico >> Erwin Aguirre
Especialista en Computacin >> Mara Jos Viloria

Maracaibo, Venezuela, 2010.

CONTENI DO

CONTENIDO ........................................................................................... 3
INTRODUCCIN ....................................................................................... 5
OBJETIVO ............................................................................................. 7
TEMA 1. MDULO DE MANTENIMIENTO .......................................................... 8
1.1. Seleccin y creacin de empresas ................................................ 8
1.1.1. Configuracin de cuentas, comprobantes y otros ..................... 12
1.1.2. Registros .................................................................... 13
1.2. Plan de Cuentas ..................................................................... 17
1.2.1. Categoras de cuentas .................................................... 17
1.2.2. Bsqueda de Registros .................................................... 18
1.2.3. Incluir Registros ............................................................ 22
1.2.4. Modificar Registros ........................................................ 23
1.2.5. Borrar Registros ............................................................ 25
1.3. Centros de costo .................................................................... 27
1.3.1. Categoras de centros de costo .......................................... 27
1.4. Activos Fijos ......................................................................... 29
1.4.1. Sub-mdulos ................................................................ 29
1.5. Terceros .............................................................................. 37
TEMA 2. MDULO DE TRANSACCIONES ........................................................ 39
2.1. Registros contables ................................................................. 39
2.1.1. Elementos del registro contable en comprobantes ................... 39
2.2. Comprobantes de Transacciones ................................................. 46
TEMA 3. MDULO DE INFORMES ................................................................ 47
3.1. Comprobantes ....................................................................... 47
3.1.1. Elementos para el informe de los comprobantes. .................... 47
3.2. Informe de terceros y transacciones ............................................. 50
3.3. Estados Financieros ................................................................ 53
3.4. Libros ................................................................................. 64

TEMA 4. MDULO DE SISTEMAS ................................................................. 67
4.1. Bloqueo de Periodos del Ejercicio................................................ 67
4.2. Respaldo de Datos .................................................................. 69
4.3. Recuperacin de Datos ............................................................ 70
4.4. Mantenimiento de Archivos ....................................................... 71
4.5. Verificacin de Consistencia ...................................................... 73
SINOPSIS ............................................................................................. 76
VINCULOS RECOMENDADOS ...................................................................... 77

I NTRODUCCI N

El procesamiento de la informacin en los sistemas contables se hace a travs de una
aplicacin computarizada, es decir se aplica desde del software a2 Contabilidad en su
versin 3.0, el cual es un sistema de informacin financiero que sirve de herramienta a
la gerencia en las funciones de anlisis e interpretacin, y otras de carcter rutinario
tales como recolectar, clasificar, registrar y controlar la informacin; sirviendo de base
para el desarrollo de las operaciones que la empresa realiza en el mbito financiero y
comercial.

Cabe considerar, que la contabilidad en este software se lleva conforme al sistema por
partida doble con base acumulativa, de igual modo se ajusta a los requerimientos legales
del Cdigo de Comercio vigente; en cuanto a los libros de contabilidad se refiere y las
disposiciones del SENIAT en relacin con la materia indicada. De all que el programa
permite el reporte del libro diario, el diario general, el mayor, y tambin el analtico,
para as satisfacer la necesidad de la empresa en cuanto a la informacin financiera de
carcter obligatorio para su gestin econmica formal. El software a2 contabilidad parte
de un paquete administrativo completo, el cual se da a conocer previamente la interfaz
y sus mdulos de contabilidad en el siguiente cuadro.

Cuadro III.1. Interfaz del software de a2 Contabilidad
Paso Descripcin Ilustracin
1 La interfaz cuenta con una barra
de men donde se puede
acceder al mdulo de
Mantenimiento, Transacciones,
Informes y Sistema.

2 En el mdulo de Mantenimiento
se permite seleccionar,
configurar y modificar la
empresa.

3 En el mdulo de Transacciones,
se llevan a cabo los registros
contables y auditorias de los
documentos.

4 En el mdulo de Informes se
puede alternativamente solicitar
una serie de reportes y
comprobantes de lo procesado.

5 En el mdulo de Sistemas se
permite bloquear y desbloquear
periodos del ejercicio contable,
recuperacin de datos
procesados y obtener
informacin de acerca del
programa.

6 En la interfaz tambin se
aprecian iconos como Seleccin
de Empresas, Empresas, Plan
de Cuentas, Centros de Costos,
Activos, Terceros,
Comprobantes, Partidas
Presupuestarias, Monedas,
Usuarios y Salir. Estos permiten
el acceso directo a algunas
funciones de los mdulos
mencionados.

Finalmente, en esta unidad se abordarn cada uno de los mdulos aplicados en a2
contabilidad.

OBJ ETI VO

Realizar el procesamiento de la informacin contable a travs del manejo del a2
Contabilidad.

TEMA 1. MDULO DE MANTENI MI ENTO

En el mdulo de mantenimiento aplica por medio de configuraciones de las opciones que
permiten la creacin, modificacin y configuracin de las empresas a nivel contable, la
seleccin del men, contando con reas de seleccin para la creacin de unidades de
negocios, de empresas, de plan de cuentas, de centros de costo, de activos fijos y de
terceros.

1.1. Sel ec c i n y c r eac i n de empr esas

En seleccin y creacin de empresas se despliegan ciertas opciones para la visualizacin
de datos existentes en el rea de empresas, y de incluir registro o de configuracin de
cuentas.

Seguidamente se presentan los pasos para la seleccin en la base de datos de las
unidades de negocio o empresas.

Cuadro III.2. Seleccin en la base de datos de las unidades de negocio o empresas.
1 Se inicia haciendo click en el
men de mantenimiento
donde se despliegan varias
opciones, luego haga click en
la opcin de sel eccin de
empresas.

2 Se visualiza una base de
datos de las empresas o
unidades de negocios
creadas previamente, pero
en este caso aparece un solo
ente que es el de la empresa
de demostracin, la cual se
debe seleccionar o hacer
doble click sobre la misma
para activarla.

Del mismo modo, se da a conocer el proceso de creacin de las unidades de negocio o
empresas en el siguiente cuadro.

Cuadro III.3. Creacin de las unidades de negocio o empresas.
1 Debe hacer click en mantenimiento y
seleccionar la opcin de empresas, esta
opcin permite llevar a cabo la
creacin, modificacin, y hasta la
eliminacin de unidades de negocios
dentro del a2 Contabilidad.

En la barra de titulo se
visualizar el nombre de la
empresa seleccionada.

2 Posteriormente, se activa una ventana
con cuatro (4) pestaas internas para la
indicacin de los datos generales, la
configuracin de cuentas comprobantes,
las cuentas y el ajuste por inflacin,
entre otros. Se hace click en el icono de
incluir registro o desde el men de
archivos, para proceder a crear la
primera empresa.

3 Se deben llenar los campos con los datos
solicitados de la nueva unidad de
negocio, en este caso de denominar
Ejemplo C.A, estos datos sern
utilizados en los reportes generados en
el a2 Contabilidad.

4 Despus de proporcionar los datos
generales, se importa el plan de
cuentas haciendo click en el mismo.
Esta opcin consiste en transferir de la
base de datos de cuentas del a2 una
estructura de cuentas bien sea modelo o
de otra empresa que haya sido creada
previamente.

5 Se presentan dos (2) botones
alternativos en esta interfaz y se hace
click en el botn de plan defecto para
importar un plan de cuenta
predeterminado el cual es una
estructura de cuenta que trae consigo el
software, o en el botn de importar
para acceder o importar otros diseos
de cuentas de otras empresas en
particular creadas por el usuario.

6 Al hacer click en el botn plan defecto
se abre la ventana Plan de cuentas,
Se deben seleccionar las casillas de
activacin y las cuentas que se
importaran de dicho plan, luego se
activa el campo de asociacin de
configuraciones asignadas, de no ser as
el proceso de edicin ser asignado por
el usuario. Finalmente haga click sobre
el botn aceptar para confirmar
precarga de la empresa Demostracin
C.A.

7 Luego de aceptar y confirmar los datos,
se muestra nuevamente la pantalla de
Empresas ubicndose en la pestaa de
datos generales, seleccione la pestaa
de configuracin de cuentas
comprobantes y otros, indicando desde
donde arranca el ejercicio econmico y
en donde culmina, el sistema por
defecto aparece registrado con el ao
ms reciente, pero de no ser aplicable
puede ser cambiado al momento de
crear la empresa por primera vez, por
ltimo haga click sobre el icono de
guardar.

Cabe comentar, que como parte del proceso de manejo de informacin e importacin de
cuentas se encuentran opciones tiles como la configuracin de cuentas, de
comprobantes y el sub-mdulo de empresas, el cual se encarga de registros siendo
desarrollados a continuacin.

Recuerde limpiar los datos cada vez que culmine una
operacin haciendo click en el icono rojo que se muestra
en la ltima pantalla

1.1.1. Conf i gur ac i n de c uent as, c ompr obant es y ot r os

Por su parte en el rea de configuracin de comprobantes se tiene los siguientes
renglones:

Fecha Fija de Movimiento: Se refiere a como maneja el sistema las fechas de las
transacciones si de una manera fija, es decir siendo igual la fecha de la operacin
y la del comprobante, o por el contrario, si se desmarca, permitir trabajar con
fechas distintas para las transacciones la cual se le asignara al comprobante
contable.

Validar Centro de Costos: Esta alternativa permite activar los centros de costos
de la empresa, para posibilitar su uso y aplicacin en las transacciones del ente
relacionadas con estos centros de responsabilidad. Es importante destacar que
esta casilla no es para la creacin de centros de costos, sino simplemente para
admitir el uso de esta funcin en el sistema.

Correlativo Automtico: Hay dos (2) situaciones que se pueden presentar en la
configuracin de comprobantes, si se desea que el sistema asigne los correlativos
a los comprobantes, ste lo har de una manera secuencial y lgica (1, 2, 3, 4),
en tal caso cada vez que se lleve a cabo una transaccin el comprobante ya
tendr prefijado el cdigo identificador de manera automtica y atenuado para
evitar que sea editado. Ahora bien, si lo que se desea es asignar un correlativo
personalizado, entonces habr que desmarcar la casilla de correlativo
automtico, para as permitir tal procedimiento. Esta ltima alternativa puede
contener valores alfanumricos y permite flexibilizar an ms la configuracin
del comprobante contable.

Manejo de Flujo de Efectivo: Permite activar el estado de flujo de efectivo, por
lo cual permanentemente, se le solicitar en los comprobantes contables si las
partidas involucradas mueven o no efectivo, apareciendo por lo tanto una casilla
para tales efectos. Si no desea trabajar este estado financiero, lo ms
recomendable es que no active esta casilla.


Mximo nmero de lneas permitido: Indica la cantidad de renglones o filas que
se admitirn en cada comprobante contable, por defecto aparece 250 lneas, el
cual puede ser cambiado si usted lo desea, no es recomendable que sean tantas
lneas pues hara ms engorroso el proceso de anlisis de la contabilidad.

Imprimir Detalle del Movimiento (Memo): al momento de solicitar algn
reporte, permitir que se incluya tambin un resumen de las transacciones en
impresin.

En la seccin de activos, aparece una casilla para indicar la
fecha de la ltima depreciacin, para llevar a cabo el
ajuste por inflacin de carcter fiscal, por lo cual se
recomienda no cambiarlo si no se va a trabajar con ese
modulo. El mtodo de depreciacin por defecto aplicado
por a2 Contabilidad es el de lnea recta y no hay
posibilidad de editarlo.

1.1.2. Regi st r os

En el sub- mdulo de empresas se presentan ventanas e interfaces en donde se muestra
la existencia de dos (2) registros por defecto en la base de datos de empresas del
sistema.

Cuadro III.4. Registros en el sub- mdulo de empresas
1 Luego de seleccionar la opcin empresa
desde el mdulo de mantenimiento, se
muestra la ventana de empresas donde
se puede verificar la cantidad de
registros en la base de datos en la parte
inferior, se hace click sobre el icono de
editar ubicado en la barra de
herramienta donde se selecciona la
empresa: Ejemplo C.A. Cabe comentar
que esta ventana muestra el listado de
empresas para modificar, crear y
culminar su configuracin inicial.

2 Seguidamente se hace click sobre la
pestaa interna de cuentas para
proceder a configurar las cuentas de
resultados tanto histricos como
ajustados por inflacin. Luego se debe
hacer click en cada icono de binocular
y para cada rengln asociando las
cuentas de resultados.

3 Al hacer click en el primer rengln
denominado Utilidad Acumulada, se
muestra el plan de cuentas, se escriba
el nmero 3 en el campo de bsqueda
y pulse la tecla enter para restringir las
cuentas o solo aquellas que comiencen
con este dgito.

Iconos de binocular
Cuentas
Histricas
Cuentas
Inflacin

4 Seleccione esta cuenta y luego haga
doble click o pulse enter. Y se puede
apreciar cmo se agrupan segn la
enumeracin ingresada.

5 Seguido al paso anterior, se muestra la
ventana de empresas en la pestaa de
cuentas, y se debe repetir cada uno de
los pasos que se han llevado a cabo con
la primera cuenta de utilidad o prdida
previamente explicada, y as asociar
todas y cada una de las partidas.

6 Terminado este proceso de asociacin
de cuentas de resultados, de verificar el
cdigo y la descripcin correctamente
asociada, haga click en la pestaa
contigua, para visualizar la
configuracin del sub-mdulo de ajuste
por inflacin en el a2 Contabilidad.

7 En esta pestaa se presenta dos (2)
secciones para el ajuste por inflacin a
saber: ajuste inicial y regular por
inflacin, se hace click en el icono en
forma de diskette o en archivos Grabar
Registros y se cierra esta ventana,
culminando de este modo la
configuracin inicial para nuestra
primera empresa creada.

En el paso 7 se pueden observar dos (2) secciones para el ajuste de inflacin, es decir el
ajuste inicial y ajuste regular por inflacin, los cuales se explican a continuacin.

Ajuste inicial: en la cual se le indica al sistema si es primera vez o no que se
lleva a cabo el ajuste por inflacin en la empresa, de ser as positiva la
condicin, entonces debe proporcionar la fecha del ajuste inicial, el importe que
arrojo esa actualizacin y sealar la cuenta de actualizacin de patrimonio que
recibir el efecto. Es importante destacar que en esta primera seccin por
defecto el Registro de Activos Actualizados aparece con un porcentaje asignado
de 3% el cual no debe ser cambiado hasta tanto no sea modificado por la Ley de
Impuesto sobre la Renta y su Reglamento.

Ajuste Regular por inflacin: en esta seccin solo debe indicarse dos (2)
aspectos que seran la fecha de la ltima actualizacin y el importe neto al cual
ascendi dicho reajuste.

1.2. Pl an de Cuent as

Esta utilidad perteneciente al mdulo del men de mantenimiento en el a2 Contabilidad
del sistema es para la bsqueda, creacin, edicin y/o eliminacin de las partidas que
conformaran la estructura del catlogo de cuentas. Dependiendo del modo en cmo se
halla configurado la unidad de negocios al inicio, este mdulo servir para llevar a cabo
dos (2) posibles acciones a saber, el rediseo y el diseo, las cuales se describen a
continuacin.

1. Rediseo: este procedimiento se aplicara ya que hay un plan de cuentas pre-
cargado, y en tal caso se llevara a cabo un trabajo de adaptacin a la empresa
que se est operando en el escritorio de trabajo de a2, agregando posibles
cuentas que no estn, cambiando la descripcin de otras, o suprimiendo partidas
que no correspondan al negocio.

2. Diseo: en este caso al momento de activar la empresa en el escritorio de
trabajo del a2 Contabilidad, el catlogo de cuentas est en cero (0) partidas. A
tal efecto, la elaboracin de los rubros que conformarn la estructura contable
de almacenamiento de informacin, se llevaran a cabo cuenta a cuenta hasta
conformar todo el rbol de partidas del plan.

1.2.1. Cat egor as de c uent as

Aspectos a resaltar en este sub-mdulo de plan de cuentas, es que existen dos (2)
categoras de cuentas, pues estn presentes constantemente en cualquiera de las
acciones de este mdulo, estas son desarrolladas a continuacin.

1. Cuentas de grupo: Son cuentas a titulo enunciativo nominal simplemente
informativas, las cuales permiten adscribir o afiliar otras cuentas y en ningn
momento pueden ser utilizadas para la realizacin de asientos de diario.


Ejemplo III.1. Cuentas de grupo
Activo, sera la cuenta de grupo, y a este rubro se afiliaran
Corriente y No Corriente, y as sucesivamente.

2. Cuentas de movimiento: Son cuentas auxiliares que por lo general se hallan en
los niveles ms inferiores del plan de cuentas. Tambin son denominadas cuentas
de transaccin, pues se encargan de controlar los abonos y cargos realizados en
la contabilidad de la empresa, es decir, son cuentas empleadas para la
realizacin de asientos de diario y no admiten afiliaciones de otras partidas.

Ejemplo III.2. Cuentas de movimiento
Cuentas por Cobrar Hermanos Urdanetas C.A., ser una
partida de transaccin para controlar los saldos adeudados por
un tercero a favor de la empresa, tal cuenta estara ubicada en
el subgrupo de Cuentas por Cobrar sin admitir ms partidas
auxiliares por la condicin de cuenta de transaccin.

Finalmente, cuando se selecciona el mdulo de plan de cuentas, se presenta en esta
aplicacin un cuadro de dialogo en donde se puede optar por: bsqueda de registro,
incluir registro, modificar registro y borrar registro.

1.2.2. Bsqueda de Regi st r os

Esta opcin es para desarrollar consultas de las cuentas que hayan sido previamente
creadas. Es importante destacar que, es un sub-mdulo solo para revisin, y no para
seleccionar o realizar alguna edicin con el plan de cuentas, en l es factible realizar
una bsqueda por descripcin (ttulo o nombre de la cuenta) o por cdigo (valor

numrico asignado a la cuenta), siendo recomendable efectuar dicha bsqueda por
cdigo numrico, puesto que pueden existir cuentas con descripciones similares.

De tal manera, se exponen los pasos a seguir en el sub-mdulo de plan de cuenta en la
opcin de bsqueda de registro.

Cuadro III.5. Plan de Cuentas y la opcin de bsqueda de registro.
1 Para iniciar el trabajo con el siguiente
mdulo de plan de cuentas, se debe
activar la empresa que se cre llamada
Ejemplo C.A., por lo cual se debe entrar
en el mdulo de seleccin de empresas
y se escoge la unidad de negocios
referida.

2 Luego haga click dos (2) veces sobre la
empresa Ejemplo C.A., para activarla
en el escritorio, hacindose visible en la
barra de ttulo de la pantalla principal.

3 Luego de seleccionar la empresa, haga
click en el men de mantenimiento
donde se despliega la opcin de plan de
cuenta, tambin se puede hacer click
sobre el icono de la barra de
herramientas, para activar el mdulo de
Plan de Cuentas.

4 Al entrar en la interfaz de plan de
cuentas, las opciones desplegadas en el
submen como la bsqueda, incluir,
modificar y borrar registro, estas
tambin se encuentran todas disponibles
en la barra de herramientas. Luego se
hace click en bsqueda registros.

5 Situados en Bsqueda de Registros,
inmediatamente se mostrar el listado
de cuentas del negocio creadas con
antelacin, estando all se procede a
realizar la ubicacin de la cuenta
I.S.L.R. pre-pagado, sabiendo que el
cdigo corresponde a una partida de
activo dentro del subgrupo diferido y
que el catlogo de cuentas est
diseado a cuatro (4) niveles, por ende
se debe escribe en la barra de bsqueda
1.1.11.00004 presionando luego
enter, e inmediatamente se ver que el
primer rubro mostrado en el listado ser
el del ISLR Pre-pagado.

6 Vista la cuenta en referencia, el
siguiente paso es determinar qu
informacin adicional se quiere revisar
de esta partida, para lo cual se activa el
botn de detalle, haga click en la
alternativa de Movimientos, donde se
indica la configuracin deseada para el
reporte preliminar por pantalla.

7 Seguidamente en la ventana de reporte
de mayor analtico, se debe activar la
casilla para agregar los terceros en el
reporte preliminar, luego deber hacer
click en reporte preliminar por
pantalla.

8 Se verifica que los datos aportados por
el reporte correspondan a la empresa
Ejemplo C.A. segn los requerimientos
previstos, se dispone de una barra de
estado compuesta de botones para
imprimir, editar el zoom, desplazarse
entre pginas, entre otras acciones.
Finalmente se cierra esta ventana.

En la opcin detalles en la bsqueda de registro se presenta lo siguiente:

Saldos, importe actual bien sea deudor o acreedor que presenta una cuenta a
una fecha determinada, as como la posibilidad de graficar con mltiples
dimensiones alternativas en su presentacin.

Movimientos, esta opcin permite acceder a un reporte de mayor analtico
asociado estrictamente a la cuenta previamente seleccionada, con la posibilidad
incluso de exportarlo a otros formatos lo cual le da un dote de ms flexibilidad al
sistema contable.

Saldos de Terceros, esta alternativa es til cuando se desea saber los importes
transados de los diversos relacionados de la empresa (clientes, proveedores,
entre otros), en cuentas especificas por lo general en cuentas de carcter
impositivo o de ndole comercial.

Saldos de Centros de Costo, al igual que la opcin anterior tiene la facultad de
mostrar los importes transados pero en este caso vinculados a los centros de
costos (siempre que se hallan activado con anterioridad en la empresa).

1.2.3. I nc l ui r Regi st r os

Esta opcin es ejecutada cuando se desea crear una cuenta en particular, para ello es
recomendable poseer un conocimiento suficiente del plan de cuentas de la empresa,
dado que al agregar un registro al sistema, alterar desde luego la plataforma de
almacenamiento de informacin contable. Asimismo, es necesario entender que la
ejecucin de este sub-mdulo no debe ser aplicado de modo ligero, puesto que la
decisin de agregar cuentas tendr que estar apoyada y ajustada a los requerimientos
del negocio y las circunstancias que rodean el entorno del mismo, es as como se
proceder a incluir nuevos registros en sincrona con la mscara de cuentas contables
(formato de las partidas), los grupos y subgrupos de cuentas que hayan sido diseados
con antelacin al efecto.

De tal forma se presentan los pasos a seguir en el sub-mdulo de plan de cuenta en la
opcin de incluir registro.

Cuadro III.6. Plan de Cuentas y la opcin de incluir registro
1 Al estar ubicados en la ventana de plan
de cuenta, primero se hace click en el
5to icono de izquierda a derecha el cual
corresponde a la opcin incluir ubicado
en la barra de herramienta o en el
submen de archivos-incluir registros.

2 Posteriormente, se ingresa el cdigo
1.1.02.00007 en el campo respectivo, se
agrega la Descripcin, Banco Provincial
C.A., posterior en el tipo de actividad
se selecciona de la lista desplegable
haciendo click en la flecha contigua, en
la opcin Caja, por ltimo se visualiza la
casilla de cuenta de movimiento
activada ya que este es el ltimo nivel
de cuenta, y se procede eventualmente
a salvar los cambios haciendo click en el
icono de guardar, ya que esta partida
ser utilizada en las transacciones o
asiento de diario.

Recuerde limpiar los datos luego de culminar con una
operacin. Estas opciones no estn disponibles en la
versin demostrativa de este software que se descarga por
la web

1.2.4. Modi f i c ar Regi st r os

Esta opcin lleva a cabo algn procedimiento de edicin sobre cuentas ya creadas
anteriormente, este ser el sub-mdulo perfecto para tal trabajo. Acciones como
cambiar el nombre de la cuenta, el tipo de actividad segn el flujo de efectivo,
Cdigo asignado
Casilla de cuenta
Permite el uso normal
de la cuenta.

Limpiar datos

caractersticas de configuracin y el centro de costo asociadas a la partida, son rutinas
cotidianas al momento de modificar una cuenta cargada inicialmente en el sistema.

En tal sentido se exponen los pasos a seguir en el sub-mdulo de plan de cuenta en la
opcin de modificar registro.

Cuadro III.7. Plan de Cuentas y la opcin de modificar registro
1 Para iniciar haga click en archivo y
luego seleccione el sub-mdulo de plan
de cuentas que es modificar registros.
Colquese en este sub-mdulo y haga
click en el icono correspondiente en la
barra de herramientas o desde el
submen de archivos dentro de plan de
cuentas.

2 Luego se abre la ventana de listado de
cuenta y se selecciona una cuenta para
editarla, llamada en este caso Banco
Total. Luego haga doble click o presione
enter.

3 Posteriormente se muestra el cuadro de
dialogo del plan de cuenta para ser
editado, en donde se debe realizar dos
cambios en particular, la descripcin de
la cuenta o el nombre del banco a
Banco de Venezuela escribiendo en el
campo respectivo y el tipo de actividad
a Caja donde se selecciona segn el
flujo de efectivo. Del mismo modo se
debe verificar el status en el cual se
encuentra, en este caso es el status de
modificar y luego se debe grabar los
cambios por el men de archivos.

4 Finalmente, se verifica que el cambio ha
sido salvado exitosamente, se realiza
una simple prueba ingresando en el sub-
mdulo de empresa por el men de
Archivo y luego la opcin de Modificar
Registros, donde se podr apreciar que
la modificacin en la descripcin haya
sido asumida, para culminar se puede
hacer doble click para ver detalles de la
informacin y antes de cerrar la venta
limpie los datos.

Como nota importante se destaca que al momento de
editar un registro contable los nicos elementos que no
pueden ser editados son el cdigo y los saldos del mismo,
lo dems es susceptible de ser editado.

1.2.5. Bor r ar Regi st r os

Esta opcin es utilizada en los casos que se desee eliminar o suprimir alguna cuenta del
sistema contable, siempre y cuando no haya tenido movimiento tal partida.
Normalmente al ejecutar esta opcin siempre habr una advertencia del sistema para
asegurar que el usuario este de acuerdo en relacin con este procedimiento.

Es importante destacar que si la cuenta a eliminar se halla en un nivel superior y posee
adscrita otra serie de cuentas en calidad de subgrupos y auxiliares de movimiento, debe
procederse a suprimir primero las partidas que estn en los niveles ms inferiores hasta
llegar a aquella de nivel superior que se desea borrar.

De tal manera se presentan los pasos a seguir en el sub-mdulo de plan de cuenta en la
opcin de borrar registro.

Cuadro III.8. Plan de Cuentas y la opcin de borrar registro
1 Seleccione la opcin de Borrar
Registros para lo cual se debe ubicar
en la ruta Plan de Cuentas, luego men
de archivo y seguidamente se hace click
en borrar registros o desde el icono
respectivo dispuesto en la barra de
herramientas.

2 Inmediatamente se genera una ventana
con el listado de cuentas de la empresa,
en donde se selecciona la partida en
referencia en este caso es: Banco
Mercantil, y se presiona enter o se hace
doble click sobre el mismo.

3 Una vez seleccionado y ejecutada la
cuenta saldr un mensaje de
advertencia para confirmar el borrado o
eliminacin permanente de la cuenta, a
lo cual al responder afirmativamente
disminuir automticamente la cantidad
de registros disponibles en el caso de la
empresa Ejemplo C.A.

1.3. Cent r os de c ost o

Es una utilidad del sistema que permite la creacin de centros de responsabilidad
(Departamentos, reas, Procesos, Actividades, entre otros), que se encargan de
controlar desembolsos asociados a la actividad principal del negocio.

En el diseo de centros de costos, se presenta un cuadro de dialogo en donde ser
posible seleccionar varios opciones como la bsqueda de registros, incluir registro,
modificar registros y borrar registros.

1.3.1. Cat egor as de c ent r os de c ost o

En este sub-mdulo de centro de costos, existen dos (2) categoras, las cuales se
explican seguidamente.

1. Centros de grupo: Son centros a titulo enunciativo nominal simplemente
informativos, las cuales permiten adscribir o afiliar otros centros de costos y en
ningn momento pueden ser utilizadas para la realizacin de asientos de diario.

Ejemplo III.3. Centros de grupo
Gerencia General, sera el centro de costo de grupo, y a
este rubro se afiliaran Gerencia de Compras y Gerencia de
Produccin, y as sucesivamente.

2. Centros de movimiento: Son centros de costos auxiliares que por lo general se
encuentran en los niveles ms inferiores de la estructura organizacional. Tambin
son denominadas centros de costo de transaccin, pues se encargan de controlar
los abonos y cargos realizados en la contabilidad de la empresa, es decir, son
centros de costos empleados para la realizacin de asientos de diario y no
admiten afiliaciones de otros centros de costo.


Ejemplo III.4. Centros de movimiento
Gerencia de Compra, ser un centro de costo de transaccin
para controlar los desembolsos aplicados por esta rea de
responsabilidad, tal centro de costo le reportara a la Gerencia
General sin admitir ms centros de costo auxiliares por su
condicin de centro de costo de transaccin.

A continuacin se presenta el diseo de sub-mdulo de centros de costo en el siguiente
cuadro.

Cuadro III.9. Diseo de centros de costo
1 Se debe situar en el men de
mantenimiento y luego haga click en
centros de costo, o directamente desde
la barra de herramientas en el icono
respectivo.

2 Una vez ejecutado el sub-mdulo de
Centros de Costo, seguidamente se
muestra la pantalla del mismo lista para
ingresar nuevas unidades de
responsabilidad que sern trabajadas
por el negocio. Se debe cerciorar que no
existan registros en el sistema.
Finalmente, puede crear nuevos centros
haciendo click en Archivos - incluir
Registros o en el icono respectivo.

Icono de centros de costo

3 Luego de entrar a centros de costo, Se
asigna el cdigo en este caso es 01 y su
descripcin asociada denominndola
Gerencia General, se dejar
desmarcada la casilla de centro de costo
para configurar este centro de
responsabilidad como un centro de
grupo (de ser marcada se considera el
centro de costo como de movimiento),
al culminar se debe guardar la
informacin.

El cdigo debe estar conson con la mscara predefinida al
crear la empresa, caso contrario deber regresar al sub-
mdulo de empresa y cambiar la mscara en
Configuracin de Cuentas Comprobantes y Otros

1.4. Ac t i vos Fi j os

Es una utilidad del sistema a2 contabilidad que posibilita la creacin de una base de
datos auxiliar de los inmovilizados del negocio, solo y exclusivamente para propsitos
fiscales.

1.4.1. Sub-mdul os

Este mdulo dispone a su vez de cuatro (4) sub-mdulos a saber: tipos, activos, grupos y
ubicacin, cada uno de ellos tiene una funcin especfica que llevar a cabo durante la
incorporacin de los activos fijos al negocio. A continuacin se presenta un cuadro con la
descripcin de cada uno.

Cuadro III.10. Sub-mdulos de los activos fijos.
Sub-mdulos Descripcin Ejemplo
Tipos Se utiliza para la creacin de las clases y
subclases generales de activos.
Ej. III. 5 Vehculos,
maquinarias y equipos,
edificios, terrenos,
mobiliario y equipo de
oficina, entre otros.
Activos En este sub-mdulo se crea la expresin
mnima que constituye los activos del
negocio.
Ej. III. 6 Computador de
escritorio hp, mesa de
oficina, sillas giratorias,
equipo montacargas, entre
otros.
Grupos Se emplea para agrupar los diferentes
tipos de activos diseados por la
empresa.
Ej. III. 7 Tangibles,
intangibles, depreciables, no
depreciables, entre otros.
Ubicacin En este sub-mdulo se disea la
localizacin de los activos fijos de la
empresa, dependiendo de cmo sea la
organizacin departamental del ente en
cuestin.
Ej. III. 8 Departamento de
produccin, almacn de
productos terminados, rea
de despacho, entre otros.

Seguidamente, se presenta los pasos para la creacin de un activo fijo.

Cuadro III.11. Creacin de activos fijos.
1 Primero haga click sobre el mdulo
de mantenimiento y elija la opcin
de activos fijos.

2 Desde la ventana de tipos haga click
en el men de archivo y seleccione
incluir registro (o desde el icono
para incluir nuevos tipos de activos).

3 Ingrese los datos que debe ser
seleccionado previamente de la base
de datos de plan de cuentas del
ente, en los siguiente campos:

En el campo de Descripcin se
ingresa: Mobiliario y Equipo de
Oficina.

En el campo de Centros de costo se
hace click en el icono que le
corresponde y se selecciona haciendo
doble click sobre: Gerencia General.

Del mismo modo en el campo de
Gastos de Depreciacin se hace click
en el icono que le corresponde luego
se escribe en el campo de bsqueda
lo siguiente: 5.6.01.00006 y se
presiona enter, se selecciona
haciendo doble click sobre:
Depreciacin Mob/Eq/Oficinas.

En el campo de Depreciacin
acumulada se hace click en el icono
para buscar y seleccionar ingresando
en el campo de bsqueda lo
siguiente: 1.2.02.00006 luego
presione enter. Seleccione haciendo
doble click sobre: Mobiliario y Equipo
de Oficina.

En el campo de Cuenta Real de
Activo se busca nuevamente
ingresando en el campo de bsqueda
lo siguiente: 1.2.01.00006 y se
presiona enter, se selecciona
haciendo doble click sobre:

Se debe hacer clic en este
icono de cada campo.
Se debe hacer clic en este
icono de cada campo.

Mobiliario y Equipo de Oficina.

Finalmente, guarde los cambios
efectuados y limpie los registros.
4 Ubicndose en el mdulo de
mantenimiento (o barra de men) de
las opciones presentadas y
desplegadas se selecciona activo fijo
y luego activos donde se abrir la
ventana de activo, seguidamente
desde el men de archivo se
selecciona incluir registro, para
incluir el tipo de activo haciendo
doble click sobre el tipo de activo
previamente creado denominado
Mobiliario y equipo de oficina, para
continuar editndolo.

5 Luego, desde la pestaa de datos
generales se coloca en los campos de
Descripcin: Computador de
escritorio, en el campo Marca: se
ingresa HP y en Modelo: LI750, se
marca la fecha de adquisicin, y en
Valor Unitario se ingresa: 1.000

6 Seleccione la pestaa de
especificaciones donde se agregan
otros datos tcnicos del activo en
cuestin.

Hacer doble click para
seleccionar el tipo de
activo

7 Ingrese los siguientes datos en el
campo respectivo:
En el campo Seriales: CP2009-MB

En el campo Proveedores:
MARASISTEM URDANETA C.A.
En el campo Especificaciones
Tcnicas: Computador de escritorio
con accesorios y dispositivos
multimedia de ltima generacin.
En el campo Situacin: Estatus
normal en operatividad.

Luego de editar las especificaciones
guarde los cambios y recuerde
limpiar los datos.

Luego de la creacin de activos se expone la creacin de grupos de activos en el
siguiente cuadro.

Cuadro III.12. Creacin de grupos de activos
1 Desde el men archivo de la ventana
de activos se hace click en modificar
registro, y se selecciona haciendo
doble click sobre el activo
denominado: computador de
escritorio. Haga click sobre la
pestaa de clasificacin y cuentas
asociadas para crear un grupo de
activo (en este caso para el activo
fijo) haciendo click en la opcin de la
barra men: Otros seleccionando as
grupos (o desde el icono para
agregar grupos).

2 Desde la ventana de grupos se hace
click en el icono de incluir registros

3 Seguidamente se ingresan los
siguientes datos:
En el campo de descripcin, aadir:
Tangibles.
Y en el campo de descripcin
detallada, aadir: activo sujeto a
depreciacin.

Despus, Guarde los cambios y limpie
los registros, finalmente cierre la
ventana o haga click sobre el icono
de salir, para retornar a la ventana
de activos.

4 Seleccione el grupo haciendo click en
el icono de Activos, desde la ventana
de activos se hace click en el icono
correspondiente al campo de grupos.

5 Se abre la ventana de grupos donde
se hace doble click sobre: Tangibles,
para asociar el grupo de activo.

6 Despus seleccione desde la barra
men otros y luego ubicacin, para
crear la ubicacin.

7 Desde la ventana de ubicacin,
ingrese los siguientes datos:
En el campo de Descripcin, aadir:
departamento de gerencia general.
Y en el campo de Responsable,
aadir: Armando Urdaneta. En el
campo de Direccin, ingresar:
Diagonal a Plaza de Toros. en Ciudad
aadir: Maracaibo, y finalmente en el
campo Telfonos ingresar: 0200-524-
6080

Despus, Guarde los cambios y limpie
los registros para as cierre la
ventana, y retornar a la ventana de
activos.

8 Desde la ventana de activos se hace
click sobre el icono correspondiente
al campo de ubicacin, y se
despliega la ventana de ubicacin
donde se selecciona haciendo doble
click sobre: departamento de

gerencia general, para su asociacin.
9 Luego de retornar a la edicin del
activo Computador de Escritorio,
haga click sobre la pestaa de datos
de depreciacin.

10 Ingrese los cambios de datos en el
campo de vida til aadiendo: 2 aos
y en el campo de valor de
Salvamento (unitario):100, este
ltimo tambin visto como rescate
del activo. Finalmente, grabe los
cambios realizados.

Cabe destacar, que la vida til segn las normas
internacionales de contabilidad debe ser asignada por un
experto.

Para verificar si ha sido almacenado satisfactoriamente los
cambios realizados en el mdulo de activos fijos se
realizar a travs de Bsqueda de Registro.

1.5. Ter c er os

Esta utilidad del sistema permite la creacin de los relacionados o terceros donde el
ente posee algn vnculo econmico, es decir, los proveedores, los clientes, entre otros.
Esta utilidad facilita la configuracin de una base de datos que agilizar las
transacciones contables y a la vez alivia la carga de cuentas del sistema. A continuacin
se presenta la utilidad de tercero en el siguiente cuadro.

Cuadro III.13. Terceros
1 Ejecute la funcin de terceros, desde
la barra men seleccione la opcin
mantenimiento y haga click sobre
terceros.

2 Desde la ventana terceros haga click
en la barra men: archivo y
seleccione incluir registro, luego
ingrese los siguientes datos en los
campos que corresponden:
Cdigo: 01
Tipo: Cliente
Descripcin: Hermanos Urdaneta
C.A.
Contacto: Armando Urdaneta
Direccin: Delicias Norte
Ciudad: Maracaibo.
Telfonos:0261-743-7090
R.I.F: V-14136033-3

Finalmente, verifique que el
contador de registro se incremente
en uno, grabe los cambios para
agregar el nuevo tercero y limpie los
registros.


Cabe mencionar, que en este mdulo se dispone de
complementos en la gestin de a2 contabilidad, IPC e
ndices.

Por ltimo, para verificar si fue grabado satisfactoriamente
el tercero se hace de la misma manera que los activos fijos
a travs de Bsqueda de Registro ubicada tanto en el men
de archivos del mdulo en el que se est trabajando o
directamente desde la barra de herramientas. Si desea
modificar algn dato del tercero exceptuando el cdigo, lo
puede realizar perfectamente desde Modificar Registros. Y
para eliminarlo de requerirlo, se debe hacer desde Borrar
Registros

TEMA 2. MDULO DE TRANSACCI ONES

En el mdulo de transacciones se lleva a cabo los registros contables auditorias de
documentos entre otros.

2.1. Regi st r os c ont abl es

Esta funcin radica en el ingreso de datos referentes a operaciones contables.

2.1.1. El ement os del r egi st r o c ont abl e en c ompr obant es

A continuacin se describen los elementos del registro contable para la emisin de
comprobantes del mdulo de transacciones, estos son el tipo, la fecha, el nmero, el
efectivo y la descripcin.

Tipo de comprobante: Existen cinco (5) tipos de comprobantes contables, los
cuales son de tipo normal, de saldo inicial, de depreciacin de activos, de saldo
inicial ajustado por inflacin y de ajuste por inflacin descritas a continuacin.
Normal, que se refiere a los registros histricos convencionales del
sistema contable.
Saldo Inicial, es til para asientos de apertura y traslado de informacin
de otras empresas.
Depreciacin Activos, exclusivamente para la generacin de registros
contables de las depreciaciones ajustadas por inflacin desde una
perspectiva netamente fiscal.
Saldo Inicial Ajustado por Inflacin, empleado para los comprobantes en
el ajuste inicial por inflacin.
Ajuste por Inflacin, es til cuando se requiere comprobantes del ajuste
por inflacin regular.

Fecha: En este campo se indica la fecha de la realizacin del comprobante
contable, ms no la de la transaccin econmica, por lo cual pudieran ser
distintas segn la configuracin de la empresa que se haya realizado.

Nmero: Corresponde al correlativo que se le asigna al comprobante contable,
en este caso aparece atenuado, pues as se defini al crear la empresa, de tal
manera que el propio sistema se encargara de realizarlo.

Efectivo: Esta casilla aparecer solo si el manejo de flujo de efectivo es activado
al crear la empresa, para determinar desde luego el movimiento de efectivo de
cada transaccin.

Descripcin: En este campo se debe digitar el ttulo del comprobante contable,
el mismo deber ser plenamente descriptivo de lo que se incluye en las
operaciones contables, tales como las ventas del mes, las compras del mes, entre
otros.

A continuacin se puede visualizar el proceso de comprobante de transacciones.

Cuadro III.14. Comprobantes de transacciones.
1 Desde la barra men transacciones haga
click en Comprobantes (o desde el
icono de comprobantes).

2 Para llevar a cabo un registro contable
de la factura 001, se ingresa la fecha:
07/11/2011 y en el campo de
descripcin se asigna el comprobante
denominado ventas exentas del mes.
Luego, se desactiva la casilla de
efectivo y se hace click en el icono de
plan de cuentas para abrir la ventana de
plan de cuentas.

3 Haga click en archivo y luego modificar
registro.

4 Se carga en la pantalla el listado de plan
de cuentas a cobrar para el cambio a
efectuar, se selecciona haciendo doble
click sobre: cuentas por cobrar
comerciales.

5 Se aprecia nuevamente la ventana de
plan de cuentas, donde se cambia el
tipo de actividad de inversin a
operacional y se activa la casilla que
corresponde a las caractersticas sobre
el manejo de tercero, luego grabe los
cambios y haga click en el icono salir
para continuar con el registro contable.

6 Seleccione la partida o cdigo de cuenta
1.1.05.00100 perteneciente a cuentas
por cobrar comerciales.

7 Haga click en el botn de detalle de
movimiento para la descripcin del
mismo, se crea una base de datos de
referencias, en este caso Ventas a
Crdito de Productos No Gravables,
luego haga click en grabar y en aceptar.

8 Haga click en el icono de detalles
creados en la base de datos para
acceder a dichos detalles, desde la
ventana de detalle haga click en el
icono para ubicar el detalle de
movimiento y seleccionar el adecuado a
la operacin.

9 Inmediatamente se precarga el detalle
en pantalla, haga doble click sobre el
mismo (Ventas a Crdito de Productos
No Gravables).

Guardar cambios
Se ingresa el detalle
de movimiento.
Detalle de movimiento
Icono para ubicar el
detalle de movimiento

10 Acepte los cambios para asociar el
detalle de movimiento, haciendo click
en el botn de aceptar.

11 Ingrese la referencia Fact-001, que es
el documento que soporta la transaccin
contable en este caso.

12 En el campo del Debe se ingresa la
cantidad de 1.000 Bs., y luego se
presiona enter para aceptar,
generndose automticamente la
ventana de terceros. Haga click en el
icono para acceder a la base de datos
de terceros.

13 Haga doble click para seleccionar y
asociar esta operacin al tercero
denominado Hermanos Urdaneta C.A

Icono para acceder a la
base de datos de terceros

14 Luego acepte los cambios para cerrar
esta ventana.

15 Despus debe ubicarse en la segunda
lnea y seleccionar ventas productos
exentos, se pasa al siguiente campo de
Descripcin del Movimiento, y se
presiona el comando F4 para repetir el
detalle anterior y su referencia, y no
tener que volver a escribirlo o asociarlo.

16 Sitese en la ltima columna y presione
enter para aceptar, el importe a
acreditar y el saldo del comprobante
debe aparecer en cero indicando que
esta balanceado y listo para grabar

17 Despus del balance del registro
contable, haga click en el botn
totalizar o en el comando F10.

Ntese que al acreditar el importe
de 1.000 en las ventas exentas, el
saldo quedar en cero
El registro contable
ya esta balanceado y
listo para procesar.
Botn para totalizar el
comprobante. presione F10

18 Se visualiza la ventana de procesar
comprobante, en este caso se debe
desactivar la casilla para imprimir
comprobante y luego haga click en el
botn de procesar comprobante.

19 Despus de procesar el comprobante, se
retorna a la pantalla de transacciones
en blanco con botones activos para
modificar (o el comando F6), para
suprimir el botn de eliminar (o el
comando F7), para importar (o el
comando F8), por si se considera
necesario alguna de estas funciones.

Es de destacar que en todo momento las cuentas que se
hallan involucradas en las transacciones son de
movimiento, en caso de elegir alguna de grupo el sistema
lo rechazar.

Para agregar alguna
observacin en
particular al asiento.
El estatus aparecer
titilante pendiente. Si el
registro no est balanceado
o le falta alguna
informacin

2.2. Compr obant es de Tr ansac c i ones

En esta funcin se procesan los registros previamente ingresados de manera preliminar.

Finalmente, en este mdulo de transacciones se cuenta con mdulo de depreciacin,
auditoria de documentos y partidas presupuestarias, las cuales se relacionan con ajuste
por inflacin y actividades alternativas.

TEMA 3. MDULO DE I NFORMES

Este mdulo corresponde a las salidas posibles del sistema a2 Contabilidad,
representando la evidencia de lo que ha sido efectivamente procesado, se puede
alternativamente solicitar una serie de reportes, de los cuales se abordar seguidamente
los principales como comprobantes, estado financieros y libros.

3.1. Compr obant es

Esta utilidad del sistema ubicada en el men de informes, sirve para presentar los
reportes de los registros contables efectivamente procesados. Comprobante que fueron
registrados en el mdulo de transacciones.

3.1.1. El ement os par a el i nf or me de l os c ompr obant es.

A continuacin se indican una serie de elementos importantes para el informe de los
comprobantes, estos elementos son desde comprobante - hasta comprobantes, desde
fecha- hasta fecha, estatus comprobante, orden, tipo de comprobante y preferencias.

Desde Comprobante Hasta Comprobante: En los dos primeros campos existe la
posibilidad de seleccionar un rango de comprobantes en particular, por ejemplo
las ventas del mes XX, las compras del mes XX, entre otros, caso contrario se
asumir que son todos los comprobantes segn el (los) tipo(s) de comprobantes.

Desde Fecha Hasta Fecha: En este rengln debe proporcionrsele al sistema, a
qu periodo especifico corresponde el registro contable, caso contrario asumir
el ejercicio contable predefinido en el sistema para la empresa.

Estatus Comprobante: En este campo debe indicarse al sistema si los
comprobantes a presentar en el informe estn en calidad de procesados
(Cargados a los mayores) o pendientes (Grabados como diferidos y no han sido
mayorizados). Por defecto el sistema asume que son procesados, en caso de no
ser as, haga click sobre la lista desplegable contigua a esta casilla y seleccione la
otra condicin posible que sera la de pendiente.

Orden: A travs de esta seccin se da la alternativa al usuario de ordenar los
comprobantes solicitados mediante tres criterios: Nmero de comprobante, es
decir el correlativo; Descripcin de comprobante, referido al ttulo dado al
registro contable (en la ilustracin manejada sera equivalente a Ventas Exentas
del Mes); y por Fecha del comprobante, que sera el periodo en que fueron
grabados al sistema de lo ms antiguo a lo ms reciente.

Tipo de Comprobante: Existen 6 tipos de comprobantes que pueden ser
solicitados al sistema, Normal, Saldo Inicial, Depreciacin Activos, Saldo Inicial
Ajustado por Inflacin, Ajuste por Inflacin y Modelo. De estos tipos sealados, ya
los cinco primeros fueron explicados en el mdulo de transacciones, el ultimo
mencionado se refiere a aquellos comprobantes que hayan sido grabados como
plantillas de ejemplo para ser importadas en cualquier momento.

Preferencias: El usuario puede adicionalmente establecer preferencia en la
forma de presentacin del reporte de comprobantes, detallndolo por fecha y
descripcin del movimiento; o en su defecto mayorizando el comprobante, en el
cual se resumirn las transacciones a las cuentas de grupo que involucran las
operaciones en cuestin.

La utilidad de comprobantes permite la creacin de informe como se describe a
continuacin.

Cuadro III.15. Creacin de informe de comprobantes
1 Desde la barra de men haga click en
informes y seleccione
comprobantes.

2 Una vez realizado el paso anterior,
se despliega la ventana de
comprobantes, se activa las
preferencias de reporte detallado,
detallar fecha de movimiento y
descripcin del movimiento.

3 Desde la ventana de comprobante se
hace click en el botn que
corresponde a desde comprobante,
lo cual har que se abra la ventana
de informacin de comprobante de
diario procesadas, se selecciona el
comprobante haciendo doble click en
ventas exentas del mes. Y se hace
click en el botn preliminar para
pedir un reporte preliminar por
pantalla.

4 Al solicitar el reporte desde el paso 2
se genera una ventana con el
reporte, donde es visible una serie
de botones para avanzar o retroceder
en pginas del reporte, ampliar o
disminuir el Zoom, ir al final o al
inicio directamente e imprimir en
fsico.

El usuario es quien determina la preferencia y orden o tipo
de comprobante a reportar segn su necesidad.

Finalmente, en el paso 3 se puede apreciar que en el reporte aparece el nombre de la
empresa, la condicin del comprobante, el periodo indicado del registro contable, la
fecha y hora del sistema en ese momento de la realizacin del reporte, la descripcin
del movimiento, las referencias, la fecha de la operacin y desde luego los importes
debitados y abonados.

3.2. I nf or me de t er c er os y t r ansac c i ones

La utilidad de informe de terceros y transacciones permite obtener informacin valiosa
acerca de las diversas operaciones realizadas entre entes relacionados de manera
comercial, laboral o administrativamente (Proveedores, Clientes, Trabajadores, entre
otros) y la empresa activa en la aplicacin de contabilidad.

A continuacin se presenta el procedimiento para el uso de esta funcin del sistema
contable.

Cuadro III.16. Informe de terceros y transacciones
1 Se accede al men de informes, una
vez desplegado una serie de opciones
se selecciona Terceros.

2 Posteriormente debe hacerse click en
el submen contiguo a terceros, en
la opcin Terceros y
Transacciones.

3 Se presenta seguidamente un cuadro
de dialogo donde se le indicarn los
criterios para la salida del reporte.
Ubicndose primero en la casilla
Desde Tercero haga click en el
botn con forma de lupa a su lado
derecho.

4 Ubicndose primero en la casilla
Desde Tercero haga click en el
botn con forma de lupa a su lado
derecho.

5 Se despliega inmediatamente una
ventana con todos los terceros que
hayan sido creados o importados a
contabilidad. Estando aqu
seleccionamos a Hermanos Urdaneta
C.A.

6 Luego al retornar a la venta de
terceros y transacciones, a manera
de ejemplo se le indicar como
preferencias Incluir cuentas y
Reporte detallado, asimismo en el
tipo de terceros se seleccionar
Cliente.

7 Finalmente se hace click en el botn
de Preliminar ubicada en la parte
inferior de la ventana de terceros y
transacciones, para finalmente
visualizar el informe segn los
criterios atribuidos previamente.

Cabe destacar que, al ejecutar en el men de informes el mdulo de transacciones y
terceros se deben establecer criterios que filtren el reporte adecundolo a la necesidad
de la administracin. En definitiva representa una utilidad relevante en la simplificacin
de cdigos contables, dado que existe la posibilidad de presentar los terceros activos,
especificar periodos de operaciones, tipo de terceros, orden, preferencias, y
movimientos, facilitando el anlisis de la informacin provista de los relacionados de la
empresa.

3.3. Est ados Fi nanc i er os

Este sub-mdulo permite la presentacin de algunos estados financieros convencionales
tales como Balance General, Estado de Ganancias y Prdidas, las cuales no estn
disponibles las versiones demostrativas del a2, Balance de Comprobacin, Flujo de
Efectivo, Cambio de Patrimonio e ndices Financieros.

En tal sentido, se presenta cada uno de los estados financieros planteado:

Balance General

El Balance General es uno de los principales estados financieros que se genera en la
contabilidad de un negocio, en tal sentido para que sea desplegado, es importante
determinar los parmetros de salida del informe, a continuacin se dar a conocer el
proceso de configuracin del mismo.

Cuadro III.17. Configuracin bsica del Balance General
vez desplegado, se selecciona
Configuracin Informes.
Posteriormente debe hacerse click
en el submen contiguo a
Configuracin Informes, en la
opcin Balance General.

En esta ocasin se debe indicar las
cuentas principales que se generaran
en el informe. Ubicndose en la
casilla Activos se hace click en el
botn con forma de binocular a su
lado derecho.

ventana con el plan de cuentas de la
empresa. Estando aqu se selecciona
la partida Activos.

4 Se repite luego el paso 2 y 3 para
seleccionar Pasivos y
Patrimonio

5 Finalmente luego de retornar a la
ventana inicial donde aparecen las
cuentas preelegidas (Activos, Pasivos
y Patrimonio) se hace click en el
botn de Grabar ubicada en la
parte inferior de dicha ventana, y
luego en el botn salir para
visualizar y salvar exitosamente la
configuracin del informe segn los
criterios atribuidos.

Una vez realizada la configuracin del balance general se realiza el informe o el reporte
del balance general tal como se puede apreciar a continuacin.

Cuadro III.18. Presentacin de informe o reporte del Balance General
Estados Financieros. Luego debe
hacerse click en el submen contiguo
a Estados Financieros, en la opcin
Balance General.


3 Ubicndose primero en la casilla
Periodo haciendo click en la flecha
desplegable a su lado derecho se
selecciona noviembre, dado que el
comprobante de ilustracin que se ha
procesado se realiz a esa fecha.

inferior de la ventana de Balance
General, para finalmente visualizar
el informe segn los criterios
atribuidos previamente.

Al solicitar el Balance General debe tenerse en cuenta que se haya suministrado una
adecuada configuracin, el usuario puede otorgarle al reporte otros parmetros para
ajustarlo a sus necesidades de forma, en cuanto al grado de desagregacin del informe
por medio de los niveles, segn la descripcin que tiene que ver con el margen
presentado en el balance, la posibilidad de mostrar los cdigos contables o solamente
las cuentas, reportar las cuentas en cero e incluso un reporte ajustado por inflacin,
siempre y cuando se haya configurado tal aspecto. De ser necesario al igual que los
dems reportes abordados en a2 contabilidad, es posible que se exporte a otros formatos
para adecuacin a necesidades particulares, tales como formato XLS, Documento, a2
Visor, entre otros.

Como punto importantsimo, hay que destacar que previa a la solicitud de reporte del
balance general, hay que cerciorarse que en la empresa tenga configuradas las cuentas
que controlaran el resultado del ejercicio tanto histrico como ajustado por inflacin.
Tal configuracin se verifica en Mantenimiento Empresas y luego modificar registro
seleccionando a la empresa activa que se est trabajando, en este caso sera Ejemplo
C.A., para luego ubicarse en la pestaa de cuentas, de encontrarse estas casillas en
blanco hay que proceder a seleccionar las partidas pertinentes, de esa manera y junto a
la configuracin realizada en el men de informes se lleva a cabo la formulacin del
Balance General.

Balance de comprobacin

Del mismo modo se expone el balance de comprobacin perteneciente al sub- mdulo de
estados financieros.

Cuadro III.19. Balance de comprobacin
1 Ubquese en el men de Informes,
luego Estados Financieros y
finalmente haga click en Balance de
Comprobacin.

2 Seguidamente se activa la ventana
de balance de comprobacin, se
ajusta y se selecciona el periodo que
corresponda al comprobante
registrado. Luego haga click en el
botn preliminar para solicitar el
reporte del balance de comprobante.

3 Se emite el reporte por pantalla del
Balance de Comprobacin.

Las casillas de activacin que se aprecia en el paso 2,
permiten mostrar las cuentas con saldo cero o sin
movimiento, as como presentar los saldos del mes,
detallar la descripcin de la cuenta, y/o mostrar un
reporte actualizado por inflacin desde una ptica fiscal.
De igual forma, si se quiere que se presente todas las
cuentas entonces deber marcarse la casilla Mostrar Plan
de Cuentas en Cero, y se agregaran el resto de las
cuentas.

Dentro del mismo orden de ideas, y partiendo del paso 2 antes expuesto a continuacin
se plantea el proceso de exportacin del reporte o balance de comprobacin a otro
formato.

Identificacin del
Estado Financiero.

Cuadro III.20. Exportacin del Balance de Comprobacin
1 Desde la ventana de balance de
comprobacin, haga click en el botn
exportar.

2 Luego se aprecia la opcin de
exportar el formato de este reporte en
cinco (5) tipos diferentes (Ascii,
Documento, Excel, Html, y a2 visor),
seleccione el formato Excel y en
nombre del archivo destino ingrese el
ttulo del reporte: ventas exentas.
Finalmente, haga click en el botn de
aceptar.

3 El sistema hace una advertencia
previendo recarga de informacin en
el procedimiento (dependiendo del
volumen de registros), pero como en
este caso tan solo se tiene uno, no
habr retardos ni problemas en la
exportacin, haga click en aceptar.

4 Desde la ruta de destino donde se
encuentra el reporte en el disco duro:
C:\a2Softway\versin3.70\a2Contabili
dad, se hace click en la carpeta que
representa la empresa creada:
EMP00002, luego se hace click en la
carpeta de REPORTE donde se halla
el reporte o archivo en formato
.EXCEL denominado: ventas exentas.

Se hace doble click sobre el archivo
de reporte para verificar la
exportacin del reporte o
comprobante en otro formato.

Si el usuario tiene instalado el software completo de a2, la
carpeta donde se ubicar el reporte en el disco duro ser
a2Softway. Ahora bien, es relevante recordar que se debe
considerar las empresas creadas y trabajadas actualmente
en la bsqueda de reportes.

Cabe mencionar, que el reporte fue satisfactoriamente
convertido a formato Excel, lo cual brinda al sistema una
flexibilidad importante en la gestin de datos y su
transferencia de una terminal de computacin a otra.

Ganancias y prdidas

El Estado de Ganancias y Prdidas es un reporte clave para determinar en un momento
dado los resultados de la gestin de la empresa, en virtud de reflejar los ingresos y
egresos aplicables a un periodo en particular. Para solicitar un informe de este estado
financiero, se debe inicialmente realizar una preparacin de la configuracin del mismo,
relativamente similar a la realizada con el balance general y guardando sus diferencias
tcnicas de forma y fondo que lo constituyen, para luego establecer el reporte de salida
con criterios especficos segn los requerimientos disponibles para que el usuario pueda
filtrar su informacin. Se pude observar a continuacin como es el procedimiento de
configuracin y de presentacin de las ganancias y prdidas:

Cuadro III.21. Configuracin Bsica de Ganancias y Prdidas
1 Se accede al men de informes,
una vez desplegado, se selecciona
Configuracin Informes. Luego
debe hacerse click en el submen
contiguo a Configuracin
Informes, en la opcin Estado de
Ganancias y Prdidas.

2 Se presenta seguidamente un
cuadro de dialogo donde se le
indicarn los criterios para la salida
del reporte, desde all se pueden
agregar, insertar, modificar, y
borrar, cuentas, ttulos,
subtotales, totales y lneas
incorporadas al reporte.

3 Se har click sobre el botn
agregar, luego por defecto
aparecer seleccionada Cuentas,
all se hace click en el icono de
binocular contiguo a la casilla
respectiva para as acceder al Plan
de Cuentas.

ventana con el plan de cuentas de
la empresa. Desde la ventana plan
de cuentas se selecciona
primeramente la partida
Ingresos, y luego se presiona el
botn grabar.

5 Luego, se repite el paso 2 y 3 para
seleccionar Costos.

6 Se repite el paso 5 con la variante
que en vez de seleccionar cuentas,
deber seleccionarse Total en el
panel izquierdo de ese cuadro de
dialogo, notndose que se activa la
casilla de descripcin, proceda
desde all a escribir de modo
ilustrativo Resultado del ejercicio
antes de ISLR, y luego click en el
botn grabar.

7 Finalmente luego de retornar a la
ventana inicial donde aparecen las
cuentas y totales agregados, se
hace click en el botn de Salir
ubicada en la parte inferior de
dicha ventana, salvndose de este
modo la configuracin bsica de
este informe segn los criterios
atribuidos.

Una vez realizada la configuracin bsica de ganancias y prdidas se realiza el informe o
el reporte de ganancias y prdidas tal como se puede apreciar a continuacin.

Cuadro III.22. Informe y reporte de ganancias y prdidas
Estados Financieros. Luego debe
hacerse click en el submen contiguo
a Estados Financieros, en la opcin
Estado de Ganancias y Prdidas.

Ubicndose primero en la casilla
Periodo se confirmar por defecto
el ejercicio contable actual que en la
empresa de ilustracin sera enero
diciembre 2011, pudindose solicitar
periodos menores al ao.

inferior de la ventana del cuadro de
dialogo, para visualizar el informe
segn los criterios atribuidos
previamente.

Es importante recordar, que la realizacin de este informe no ser del todo exitosa, sino
se ha configurado las cuentas que controlaran el resultado del ejercicio tanto histrico
como ajustado por inflacin, aspecto que es comn al reporte del Balance General. De
tal manera pues que es conveniente revisar dicha configuracin, antes de realizar todos
los pasos descritos en esta seccin.

3.4. Li br os

Este submdulo del sistema faculta al usuario para la presentacin del Diario Legal,
Diario General, Libro Mayor, y Mayor Analtico. El modo de ejecutar y operar estas

opciones es el mismo proceso que aplicado para el Balance de Comprobacin, por lo cual
se presenta de manera referencial una solicitud al sistema de un Diario Legal para el
mes de noviembre ejecutndose como se muestra a continuacin.

Cuadro III.23. Solicitud de un Diario Legal
1 Desde la barra men se hace click en
informes, al desplegarse un listado
de opciones se selecciona libros y
seguidamente se hace click en diario
legal.

2 Se abre una ventana de diario legal y
se selecciona el perodo del diario
(en este caso es el mes de
noviembre), luego se hace click en el
botn preliminar, para pedir un
reporte preliminar por pantalla.

3 Se visualiza el reporte y la
identificacin del libro contable.


Al igual que en el mdulo de Estados Financieros, si se
requiere cambiar el formato y exportarlo a otro modelo, en
documento, Excel, Html, entre otros, el usuario lo puede
efectuar desde el botn de exportar siguiendo los pasos
explicados en la Exportacin del Balance de Comprobacin.

Finalmente, en el mdulo de informes existen las partidas
presupuestarias, activos, terceros, cuentas, centros de
costo, configuracin de informe y generador de informes
como utilidades complementarias del sistema.

TEMA 4. MDULO DE SI STEMAS

Este mdulo permite la configuracin de cierre del programa a2 Contabilidad, tal como
obtener informacin acerca de la versin del programa, el acceso a la biblioteca de
ayuda que proporciona el software, de igual manera bloquea determinados periodos del
ejercicio contable y controla la base de datos de las tasas de cambio histricas del
sistema. Del mismo modo, en el mdulo de sistemas se configura la estructura de los
ttulos, los correlativos empleados en las diversas utilidades del sistema, pre-cierre y
cierre del ejercicio y de terceros (No Disponibles en versiones demostrativas), permite
cambiar la fecha del sistema en caso de no coincidir con el periodo contable, asignar
claves y configurar las polticas para cada usuario del sistema; respalda y recupera datos
procesados en la contabilidad, y por ltimo realiza un mantenimiento de archivos y
verificacin de consistencia para la actualizacin y ordenamiento de la data antes de los
cierres econmicos contables.

4.1. Bl oqueo de Per i odos del Ej er c i c i o

La funcin de bloquear periodos del ejercicio es til para resguardar la seguridad de la
data contable transcrita. Seguidamente se da a conocer los pasos para el bloqueo de
periodos del ejercicio.

Cuadro III.24. Bloqueo de Periodos del Ejercicio
1 Haga click en la barra men sistema,
de las opciones a desplegarse
seleccione bloquear periodos de
servicio.

2 Se activa la ventana de bloquear
perodos, haga doble click sobre el
mes de noviembre para bloquearlo,
haga click en el botn grabar para
salvar los cambios y luego haga click
en el botn salir para cerrar la
ventana.

3 Se verifica el bloqueo, haciendo click
desde la barra de men
transacciones y luego se hace click
en comprobantes donde se abrir la
ventana de comprobantes.

4 Desde la ventana de comprobantes se
hace click en el botn f6-Modificar,
abrindose la ventana de informacin
de comprobante de diario
pendientes, se hace click en tipo y
luego en procesados. Seguidamente
aparecer el comprobante
denominado ventas exentas del mes,
al cual se selecciona haciendo doble
click sobre el mismo generando un
mensaje de perodo bloqueado.


Luego del paso 2 o bloqueo de un periodo, no se podr
efectuar modificaciones sobre dicho periodo, a menos que
se desbloque del mismo modo que se bloque
inicialmente. Sin embargo para verificar lo realizado se
ingresa en el mdulo de Transacciones-Comprobantes para
modificar el registro contable de Noviembre de 2011.

Por ltimo si se desea desbloquear algn perodo, se
deber repetir los mismos pasos para el bloqueo.

4.2. Respal do de Dat os

Es til cuando se desea soportar los registros del a2 contable en algn dispositivo de
almacenamiento secundario, tal como, un pen drive, un diskette de 3 , entre otros.

Para dicho soporte de registro se presentan los pasos a seguir en a2 contable en el
siguiente cuadro.

Cuadro III.25. Respaldo de datos
1 Ubquese en el men de sistema y
seleccione respaldo de datos
haciendo click sobre el mismo.

2 Haga click en el icono del directorio
origen para seleccionar el cdigo del
directorio de la empresa que quiere
respaldar. Luego haga click en el
icono de directorio destino para
seleccionar la unidad donde se
encuentra su dispositivo de
almacenamiento secundario.
Seguidamente, desactive la casilla
de borrar destino, para que no
elimine informacin del dispositivo
de almacenamiento secundario. Y
por ltimo haga click en el botn
iniciar para ejecutar el respaldo.

El respaldo depender de la configuracin del usuario en la unidad de almacenamiento
secundario, una vez finalizado se cierra la ventana, pudiendo verificar o revisar el
dispositivo de almacenamiento secundario a travs del explorador de Windows para
constatar que haya sido grabado exitosamente.

Se debe suprimir la unidad que aparece por defecto en
origen, para evitar un error en el sistema y guarde la ruta.
Cabe mencionar, que el usuario debe crear una carpeta
donde se guardar los archivos de respaldo.

4.3. Rec uper ac i n de Dat os

Esta utilidad es complementaria al sub-mdulo anterior, pues una vez que se soporta la
data, existir evidentemente la necesidad de capturar nuevamente la data para
continuar trabajndola. Esta se efecta como se muestra a continuacin.

Cuadro III.26. Recuperacin de datos
seleccione recuperacin de datos
haciendo click sobre el mismo.

2 Haga click en el icono del directorio
origen para seleccionar la unidad
donde se encuentra su dispositivo de
almacenamiento secundario. Luego
haga click en el icono de directorio
destino para seleccionar el directorio
donde se guardar la data de la
empresa. Finalmente, haga click en el
botn de ini ciar para ejecutar la
recuperacin.

Al ejecutar la opcin de recuperacin de datos hay que
tener sumo cuidado, pues de no escoger o indicar
adecuadamente el directorio destino, se corre con el riesgo
de borrar informacin de otra empresa y en el peor de los
casos de varias que se encuentren en el directorio destino.

4.4. Mant eni mi ent o de Ar c hi vos

Este sub-mdulo le permite al usuario antes del cierre del ejercicio econmico, la
actualizacin de los archivos generales del sistema, cuentas contables, centros de

costos, activos fijos, entre otros. En el siguiente cuadro se describe el paso a paso para
el mantenimiento de archivos.

Cuadro III.27. Mantenimiento de archivos
seleccione mantenimiento de
archivos haciendo click sobre el
mismo.

2 Luego desde la ventana de
mantenimiento de archivos se activa
y se escoge entre los diversos tipos
de utilidades del sistema para su
ordenamiento, seguidamente haga
click en el icono del iniciar para
ejecutar el mantenimiento de
archivos.

3 Seguidamente se genera un mensaje
sobre la culminacin del proceso y se
hace click en aceptar para confirmar
los cambios y cierre la ventana, para
continuar con el proceso de cierre
contable.

En el paso 2 se recomienda dejar marcadas todas las
casillas para una ptima actualizacin de los tipos de
utilidades del sistema.

4.5. Ver i f i c ac i n de Consi st enc i a

Esta utilidad es empleada para dar garanta de que al momento del cierre contable, no
halla inconsistencias numricas o de falta de informacin que afecte la liquidacin de las
cuentas nominales, por ello es recomendable ejecutar esta opcin luego del
mantenimiento de archivos.

A continuacin en el cuadro III.28 se presenta el paso a paso de la verificacin de
consistencia.

Cuadro III.28. Verificacin de consistencia
seleccione verificacin de
consistencia haciendo click sobre el
mismo.

2 Haga click sobre el botn de
procesar para que se ejecute
automticamente la revisin de
consistencia de los archivos del
sistema.

3 Por ltimo, se genera un mensaje
sobre la culminacin del proceso, en
el cual se hace click en el botn de
aceptar para confirmar los cambios y
se hace click en el botn de salir
para cerrar y culminar el trabajo de
preparacin del cierre econmico y
el manejo del sistema a2
contabilidad.

Cabe destacar, que es recomendable ejecutar estas dos (2) ltimas funciones, es decir;
la ejecucin del paso 2 y 3 de manera peridica para garantizar un buen trmino del
ejercicio contable.


En el mdulo de sistemas tambin se dispone de ayuda,
acerca de, histrico de factor de cambio, ttulos y
correlativos, cambio de fecha, usuarios y lo
correspondiente al pre- cierre de un ejercicio y de
terceros; siento todos estos la representacin de utilidades
complementarias.

SI NOPSI S

La unidad III se fundamenta en el manejo de la aplicacin a2 contabilidad y de modo
complementario a nivel general el a2 sistemas, ya que es una aplicacin categorizada
como una herramienta configurable, utilizada para la gestin consolidada de los
programas administrativos (incluyendo contabilidad), en la que se permite la creacin de
perfiles de usuario, polticas de administracin, restricciones diversas que permitan el
control de los datos, entre otros.

En tal sentido, los mdulos del programa a2 contabilidad, tales como el mdulo de
mantenimiento, de transacciones, de informes y de sistema, cada uno de ellos son
explicados ampliamente para permitir al usuario la manipulacin adecuada de las
transacciones contables, desde la creacin de la empresa, la configuracin de cuentas,
la creacin de terceros, los centros de costos, los activos fijos, entre otros. Siguiendo
as, con el registro de las operaciones contables en el mdulo de Transacciones, hasta
finalmente apreciar la salida que arroja el software por medio del men de Informes y
de Sistemas.

VI NCULOS RECOMENDADOS

http://a2colombia.com/es/contabilidad.htm

http://www.infoven.com.ve/Software/Software-a2-contabilidad.htm

http://www.a2.com.ve

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