Gua para organizar conferencias

por Liya Palagashvili (2010)

Traduccin al castellano:
Guillermo Villalba: gvillalba@eslibertad.org
Daniel Duarte: dduarte@studentsforliberty.org

2013

ESTUDIANTES POR LA LIBERTAD

info@eslibertad.org Por Una Sociedad Libre www.eslibertad.org

Llevar a cabo una conferencia o una charla es una de las mejores maneras de difundir
las ideas de la libertad en el campus universitario. Proporciona a tu grupo un foro para
presentar tus ideas y atraer a nuevos miembros. La siguiente es una gua paso a paso con
consejos sobre cmo sacar el mximo provecho de tus eventos. Recuerda que en todo
momento la clave es ser lo ms proactivo posible. Hazte cargo de los detalles anticipadamente
y no esperes hasta el ltimo minuto. Esto te ahorrar toneladas de estrs, asegurado!
Los diez pasos para organizar una conferencia exitosa son:
1. Fijar el orador y la fecha - TEMPRANO
2. Reservar el saln - TEMPRANO
3. Confirmar el orador
4. Lidiar con la administracin y la burocracia
5. Crear un evento en Facebook
6. Publicidad estratgica
7. Confirmar la logstica
8. ltimo Gran Impulso
9. Da D!
10. Despus del evento
Paso 1: Fijar el orador y la fecha
El aspecto ms importante de organizar un evento estudiantil exitoso es hacer las
cosas lo ms pronto posible. El primer paso es mostrar inters en el orador. Ya has hablado
con el orador en persona sobre realizar un evento y ahora ests haciendo el seguimiento, o has
contactado por correo electrnico a un orador por vez primera para mostrar inters. Como sea
que te comuniques con el orador, asegrate de que sea hecho temprano. Esta etapa debe ser
de 2 a 3 meses antes del evento planificado.
Durante la comunicacin inicial con el orador, conversa sobre posibles fechas
disponibles para el orador y diferentes temas para la conferencia. El orador te dir los das y
horarios en que est disponible, o que est en la zona para dar la conferencia. Llegado a este
punto, deberas empezar a descartar las fechas que entran en conflicto con cualquier otro
suceso importante que ocurra en su campus (esto es muy importante). Fechas de un gran
juego de baloncesto o de ftbol, fiestas, vacaciones, etc. son malas para tratar de llamar la
atencin de la multitud estudiantil. Si tu universidad se encuentra en grandes reas
metropolitanas como Washington, D.C. o Filadelfia, asegrate de comprobar que otros grupos
aliados de estudiantes por la libertad no estarn realizando un evento en esa fecha y
hora. Adems, asegrate de que t y los dems encargados del evento no tengan una clase o
conferencia a la que tengan que asistir.
Elegir el mejor momento depende de la comunidad en tu universidad. Si tu universidad
es una cuyos estudiantes viajan diariamente desde lejos, trata de elegir un momento al
anochecer mientras los estudiantes todava se encuentran en el campus. Lunes, martes,
mircoles y tienden a ser los mejores das para los eventos.
Paso 2: Reservar el saln

ESTUDIANTES POR LA LIBERTAD

info@eslibertad.org Por Una Sociedad Libre www.eslibertad.org
Durante el Paso 1 debes haber conseguido un par de fechas en las que el orador
estara disponible para realizar el evento. Llegado este punto, deberas reservar el saln
apenas tengas esas fechas (y despus de haber descartado las que entran en conflicto con
otros grandes eventos). Dependiendo de la universidad, podras tener que reservar hasta 2
meses por adelantado para conseguir siquiera un saln. Reservarlo con 1-2 meses de
anticipacin es clave. Esto te da una mejor oportunidad de conseguir el saln del tamao y
ubicacin que desees. Tambin te coloca en ventaja para que puedas empezar a anunciar el
evento tan pronto tengas el saln confirmado.
La mejor ubicacin es la que est cerca de las zonas ms utilizadas del campus. Reserva
el saln por suficiente tiempo para dar al orador lo que necesite para explayarse, para una
larga sesin de preguntas y respuestas, y para que los estudiantes que quieran quedarse
despus del evento puedan conversar con el orador. Adems, antes de reservar el saln,
asegrate de verificarlo fsicamente si nunca has estado all antes. Asegrate de que la
habitacin y la zona presenten un ambiente acogedor y abierto, sean apropiadas acstica y
visualmente, y tengan bastante espacio para los asientos del pblico esperado.
No cometas el error de reservar un saln que es demasiado grande para el evento. Es
mucho mejor tener una habitacin pequea totalmente llena que una habitacin enorme que
est medio vaca.
Si todos los salones estn reservados para la primera fecha de tu eleccin, pasa a otra
fecha que el orador te haya dado y comprubela, as sucesivamente, hasta que hayas
asegurado una buena ubicacin. Debes tener en cuenta que otros estudiantes estn pasando
por el mismo proceso de reserva, por lo que el personal de las instalaciones puede estar
sobrecargado o tener que manejar muchas de las mismas solicitudes al mismo tiempo. Haz tu
mejor esfuerzo para trabajar con ellos y entender que pueden ser tus mejores amigos o tus
peores enemigos y que sin duda recordarn a los grupos que no fueron cooperativos. Ten
esto en cuenta, y s paciente cuando se trata de reservar el espacio.
Paso 3: Confirmar el orador
Una vez que el lugar ha sido confirmado, asegrate de que el orador lo sepa y confirma
con l. De ninguna manera asumas que slo porque el orador te dio un par de fechas
disponibles, que l sigue disponible. Es necesario confirmar con el orador tan pronto como el
saln est reservado. Si tomas demasiado tiempo, el orador podra empezar a hacer otros
arreglos. Asegrate de obtener un definitivo "S, estar all".
Si ests pagando el viaje del orador, ste es el momento para discutir los arreglos de
viaje y alojamiento. Reserva los vuelos y habitaciones una vez que hayas confirmado con el
orador. Asegrate de enviar cualquier informacin de vuelos y hotel directamente al orador.
Por ltimo, da las gracias al orador. Dile que ests ansioso por recibirlo.
Paso 4: Lidiar con la administracin y la burocracia
La administracin de la universidad tiene muchas, muchas reglas que necesitas seguir y
que te hacen la vida ms difcil. Aprende estas reglas para que no te tomen por sorpresa el da
del evento. Deberas encontrar respuestas a preguntas tales como: Puedes servir comida en
el saln? Y fuera de l? Cmo conseguirs un micrfono o un proyector LCD para el
saln? Cul es el nmero mximo de alumnos que pueden estar en el saln? Cmo se

ESTUDIANTES POR LA LIBERTAD

info@eslibertad.org Por Una Sociedad Libre www.eslibertad.org
consiguen sillas adicionales o un podio? Estas y muchas otras preguntas son importantes
saber de antemano.
Una vez que hayas aprendido las polticas y procedimientos de la universidad, trabaja
con ella para asegurarse de que solicit correctamente un proyector LCD, micrfono, o podio
para el Saln. De nuevo, es importante dar estos pasos logsticos temprano. Cuanto ms
esperas, ms difcil ser conseguir los equipos que necesitas.
Paso 5: Crear un evento en Facebook
ADVERTENCIA: esta forma de publicidad es necesaria pero, por supuesto, no es
suficiente. Grupos estudiantiles en el pasado han tenido concurrencias insatisfactorias porque
slo utilizaron Facebook como mtodo de publicidad. Facebook es genial, pero los otros
mtodos de publicidad son fundamentales para llevar a cabo una exitosa conferencia. No
caigas en la "trampa de Facebook" no dejes de hacer publicidad slo porque hiciste un
evento en Facebook.
Los eventos de Facebook son una forma importante de hacer llegar el mensaje acerca
del evento. Si ya tienes un grupo de Facebook para tu organizacin, utiliza el grupo de
Facebook para "crear un evento". Esto te permitir invitar a todas las personas en el grupo sin
tener que individualmente solicitar amistad e invitar a cada uno de ellos.
Elige un ttulo interesante para el evento de Facebook. Generalmente, si el orador es
de gran renombre, quizs quieras incluir su nombre en el ttulo del evento con un tema
pegadizo. Por ejemplo, "Michael Tanner: Quin paga por tu cobertura mdica?". Esto
engloba al orador, al tema y una pregunta interesante para atraer a gente al evento.
Asegrate de que todos los detalles estn presentes agrega direcciones hasta el
edificio, un link a un mapa, cualquier detalle sobre la ubicacin del saln, e informacin de
estacionamiento si corresponde. Aade links a las publicaciones del orador. Invita a tus amigos
al evento. Haz administradores a todos los encargados del evento de tu grupo y anmales a
invitar a todos sus amigos tambin.
Al acercarse al evento, enva mensajes de aviso a todos los que marcaron asistir en
recordndoles del evento y pidindoles que pasen la invitacin a sus amigos.
Paso 6: Publicidad Estratgica
Si quieres una buena concurrencia, debes hacer publicidad de manera estratgica. Podrs
tener el mejor orador del mundo, pero si no haces llegar el mensaje, el evento no tendr
xito. Hay cuatro mtodos principales de publicidad:
Medios de comunicacin (blogs, correos electrnicos, pginas web, artculos de
opinin en peridicos universitarios)
Facebook
Universidad (aulas, otros estudiantes, profesores, secretaras de departamento)
Volantes/ Afiches / Pintatas
Medios de Comunicacin:

ESTUDIANTES POR LA LIBERTAD

info@eslibertad.org Por Una Sociedad Libre www.eslibertad.org
Blogs: anuncia el evento en tu blog, pide a tu orador que lo anuncie en su blog o que
enlace al tuyo, y consigue que otros amigos u otras organizaciones estudiantiles publiquen en
sus blogs sobre el tema. Si hay otros grupos de estudiantes por la libertad en tu campus o en la
zona, pdeles que lo publiquen en su blog, sitio web, y que enven un correo electrnico a sus
listas de correo. Esto es especialmente importante para grupos ubicados en grandes ciudades
y en torno a otros campus. Estudiantes por la Libertad puede ayudarte a encontrar los grupos
estudiantiles alrededor de tu campus, pero es tu trabajo acercarte a ellos y pedirles que
anuncien tu evento a sus miembros.
Correos electrnicos: enva correos electrnicos a tu lista de correo de miembros! Haz
que tus aliados tambin lo hagan. No enves demasiados de estos mensajes porque la gente
empezar a hacer caso omiso de los mensajes y perder informacin importante.
Peridico escolar: escribe tu propio artculo sobre el evento y vinclalo a una idea
central. Alternativamente, consigue que el peridico de la universidad cubra el evento. Enva
un correo electrnico al peridico diciendo: "ste es un evento que ocurrir tal da". Diles el
nmero de asistentes que se esperan. El peridico o bien escribir sobre ello o lo aadir a su
seccin "Prximos eventos". Utiliza la misma tcnica para las estaciones de radio, canales de
YouTube escolares u otros medios de comunicacin del campus.
Facebook:
ADVERTENCIA: Una vez ms, esta forma de publicidad es necesaria pero NO suficiente
para llevar a cabo una conferencia exitosa.
No te limites a crear el evento en Facebook y asumir que recorrer la red de
Facebook. Es necesario publicar el evento en los muros de tus amigos, que lo publiques en tu
muro, que lo conviertas en tu estado de Facebook, y que lo publiques en los muros de otras
organizaciones. Asegrate de enviar mensajes a quienes marcaron que asistirn al evento con
actualizaciones y recordatorios.
Universidad:
Esta forma de publicidad estratgica es absolutamente crucial, especialmente si ests
en una gran universidad. El evento contar con una gran concurrencia si haces tantos tipos de
publicidad universitaria como sea posible.
Conctate con otros grupos de estudiantes, tanto en el campus como al su
alrededor. Pide a los grupos de estudiantes por la libertad que enven la informacin a todos
sus miembros. Con relacin a esto, asegrate de que ests haciendo conexiones cercanas con
los encargados de las otras organizaciones estudiantiles, en tu universidad y en otras. Una
buena relacin es necesaria para realizar anuncios mutuos; diles que te encantara ayudar a
promover sus eventos y pdeles que devuelvan el favor mediante la promocin de tus
eventos. De esta manera, la totalidad de sus miembros aprendern acerca de tu organizacin
estudiantil tambin.
Diles por qu sus miembros estaran interesados no enves solamente un correo
electrnico genrico invitndolos al evento. Explcales que la conferencia toca temas por los
que su organizacin se preocupa. Recuerda que eres un vendedor, tienes que vender a otros el
valor de tu evento. Visita los grupos en persona si es posible para responder cualquier
pregunta y ayudar a aadir un toque personal al evento.

ESTUDIANTES POR LA LIBERTAD

info@eslibertad.org Por Una Sociedad Libre www.eslibertad.org
Utiliza las secretaras departamentales universitarias. Si el evento es sobre salud
pblica, por ejemplo, enva un correo electrnico a todas las secretaras de los departamentos
de Economa, de Polticas de Salud Pblica, de Biologa, Qumica y as sucesivamente. Indica a
las secretaras: "ste es un evento que puede ser de inters para los estudiantes de
biologa. Puedes por favor enviarles la siguiente informacin?"Asegrate de personalizar los
correos electrnicos. No tienes que mencionar tu organizacin en el correo electrnico,
puedes mencionar slo el evento. Por ejemplo, si ests enviando un correo electrnico al
departamento de Historia y tu grupo estudiantil se llama el Club de Economa, es posible que
desees dejar de lado el nombre del grupo y centrarte en el evento, "La Gran Depresin", el
cual sonara atractivo sin aadir que el Club de Economa lo organiza.
ste es un mtodo muy importante de publicidad que la mayora de los grupos
obvian. Tienes que ser capaz de llegar a diferentes disciplinas y encontrar o crear all
estudiantes prolibertad. Algunas secretaras universitarias deberan recibir correo electrnico
acerca de casi cualquier evento, como las de Economa, Filosofa y Administracin Pblica /
Ciencias Polticas.
Utiliza a tus profesores y sus clases. Si tienes profesores orientados al libre mercado,
pdeles anunciar el evento a sus alumnos y, posiblemente, ofrecer crdito adicional a los
estudiantes para asistir al evento si es relativo a la clase. Pregunta a tus profesores si puedes
dar una charla rpida sobre el evento. Durante tus visitas o charlas en las clases, distribuye
volantes. Si habr comida gratis en el evento, mencinalo!
Volantes / afiches / pintatas :
Distribuye volantes en el campus como loco. Los oradores pueden caminar por el
campus antes del evento y esperan ver volantes y afiches que promuevan el evento. Mantn
los volantes sencillos pero atractivos. Pgalos en las aulas, patios de comida, baos y cualquier
otro lugar que pueda ser observado en el campus. Comienza a distribuirlos con 2 semanas
aproximadamente de antelacin. En los campus donde los volantes y afiches son comunes,
tendrs que volver a visitar estos lugares y mantener tu afiche a la vista.
Comienza a publicitar con tiza con una semana de antelacin
aproximadamente. Mantn el mensaje muy, muy corto. Hazlo en el rea del patio, pasillos a
los ms grandes edificios acadmicos y de aulas y otras reas pblicas. Usa colores brillantes
esto llamar la atencin. En los ltimos cinco das antes del evento hazlo al menos dos veces,
en especial el da antes y el da del evento. Asegrate de saber acerca de las regulaciones para
escribir con tiza en tu universidad, es decir, dnde se permite la tiza. Revisa el informe del
clima para ver si se esperan lluvias, ya que no hay nada peor que sentir que sus esfuerzos se
van con el agua.
Para ambos mtodos es importante tener un mensaje pegadizo. Para un evento sobre
poltica de atencin de la salud, no slo diga: "Venga y aprenda acerca de la salud!" Haga una
pregunta en su mensaje, como: "Debe el gobierno estar involucrado en TU atencin mdica?"
o "Sabes quin est pagando por TU atencin mdica? Ven a descubrirlo. Jueves, 05 de
septiembre, 6 pm en el Edificio X, Saln Y. Habr COMIDA GRATIS."
El volumen es imprescindible en ambos mtodos para hacerlos efectivos. Rene a un
grupo de tus miembros para volantear, pegar afiches y llenar de tiza el campus, y

ESTUDIANTES POR LA LIBERTAD

info@eslibertad.org Por Una Sociedad Libre www.eslibertad.org
recompnsalos con pizza despus. Si tu grupo es suficientemente grande, establece un Comit
de Marketing/Publicidad para que sea responsable de la organizacin de estos esfuerzos.
No te desanimes si tus volantes o afiches son retirados. Le pasa a todo el mundo slo
tienes que redistribuir los volantes y pegar de vuelta los afiches en la zona. Ambos son un
proceso continuo, no algo de una sola vez.
Paso 7: Confirmar la logstica
Faltando alrededor de una semana para el evento, ste es el momento de volver a
confirmar con el orador. Enva un correo electrnico al orador y hablen de la logstica. Cundo
llegar el orador? Cundo pasars a buscarlo? Est interesado en compartir con los
asistentes luego del evento (si ests pensando llevar a cabo una fiesta o reunin
informal)? Tiene alguna biografa en particular que quiere que se lea? Tambin cabe
mencionar el tamao de su audiencia esperada y la programacin/tiempo para el evento. Por
ejemplo, el orador habla durante una hora, hay una ronda de preguntas y respuestas de 15
minutos, y luego se pasa a la reunin informal con los asistentes. Asegrate de informar al
orador sobre la programacin del evento.
Confirme los otros aspectos logsticos: catering, proyector LCD, micrfono, etc.
Cualquier otra tarea administrativa que tena que realizarse, confrmalas mientras todava
tienen tiempo. Nunca asumas que alguien estar en la misma sintona a menos que confirmes
varias veces.
Decide quin introducir al orador. Debe estar listo un discurso de apertura que
introduzca a tu grupo, incluyendo la fecha/hora de tu prxima reunin o evento, y que
presente al orador. Investiga sobre el orador para elaborar una introduccin concisa,
incluyendo los puntos importantes e interesantes de su biografa.
Paso 8: ltimo gran impulso
ste es el momento de impulsar la publicidad para el evento por ltima vez. Deberas
hacer esto uno o dos das antes del evento. Promociona el evento por todo Facebook. Hazlo tu
estado de Facebook y urge a la gente a que "Vengan maana de noche!". Enva el enlace a tus
amigos. Anima a los miembros de tu grupo a que hagan lo mismo. Adems, enva un mensaje
de recordatorio a los que marcaron asistir al evento en Facebook. Aade cualquier detalle,
especialmente si tendrn comida gratis y si habr alguna reunin informal luego. Enva otro
correo electrnico a tu lista de correo dando el mismo recordatorio.
Pero eso no es suficiente! Es imprescindible que publicites con tiza por el campus y
pegues afiches y volantees como parte del "ltimo gran impulso." Haz que tus miembros se
planten en el rea comn del campus y repartan volantes para el evento, invitando a los
estudiantes a que "vengan maana de noche!" Conversa con los estudiantes en el patio,
explcales el evento y convncelos de que vengan. Haz que un grupo de estudiantes publiciten
con tiza la noche anterior y la maana del evento.
Recuerde: el marketing exitoso en el campus tiene que ver con el volumen. Por lo
general, un individuo necesita ver un mensaje 5 veces antes de que le llegue la informacin.
Por cada estudiante que est viendo un volante o afiche por 8 vez, 10 estudiantes ms lo
acaban de ver por primera vez.

ESTUDIANTES POR LA LIBERTAD

info@eslibertad.org Por Una Sociedad Libre www.eslibertad.org
Paso 9: Da D
El gran da del evento finalmente lleg! Aqu hay algunas cosas que necesitas hacer:
Alguien debe encargarse de recoger o recibir al orador.
o Planee con anticipacin dnde esta persona estacionar, intercambie
informacin de contacto y asegrese de que el orador tambin conoce el plan.
Otra persona debe estar a cargo de permanecer en el saln para asegurarse de que
todo est en orden.
o Pon una mesa para tu organizacin con volantes y materiales relevantes. Si es
posible, que est fuera del saln, pero tambin en el interior incluye ya sea un
estandarte o escribe la informacin de tu grupo en una pizarra.
Asegrate de tener una botella de agua para el orador en el podio.
En todo momento, alguien debe estar tomando fotografas y documentando el
evento. Puedes utilizarlas para el sitio web de tu grupo, los medios escolares, registros
de asistencia, o simplemente para la posteridad.
Asegrate de dejar tiempo para la ronda de preguntas y respuestas. Alguien que
controle el tiempo y pase el micrfono a los asistentes debe sentarse en primera fila
para mantener el evento dentro del tiempo previsto.
Asegrate de recoger la informacin de contacto de todos. No te limites a establecer
un formulario de inscripcin en el fondo de la sala. S proactivo. Haz que alguien se
pare en la entrada pidiendo a todos los que entren que proporcionen su nombre y
direccin de correo electrnico. Pase una lista de inscripcin en una carpeta por los
asientos cuando comience el evento.
Asegrate de dar al orador una tarjeta de agradecimiento despus del evento.
Un pequeo regalo no es necesario, pero sera agradable (una remera de la
organizacin, una botella de vino, una taza de la universidad, etc.)


Paso 10: Despus del evento

Enva un correo electrnico de seguimiento al orador al da siguiente dndole las
gracias y diciendo que los estudiantes disfrutaron de la conferencia.
Haz un seguimiento a los asistentes con un correo electrnico al da siguiente
agradecindoles por venir y dndoles informacin sobre cmo participar en tu
organizacin. Incluye cosas como el tema de su prxima reunin, el prximo evento,
reunin semanal, etc.
Celebra tu xito! Date una palmadita en la espalda, y da las gracias a los miembros
que pusieron el esfuerzo necesario para que el evento sea un xito. Da cuenta de lo
que ha ido bien, qu se poda haber hecho mejor, y nuevas ideas para el prximo
evento. Asegrate de anotar estas cosas para que tu prximo evento sea an ms
increble!
Dile a EPL sobre tu evento. EPL se complace en promocionarte a ti y a los esfuerzos de
tu grupo para que todos puedan ver lo dedicados que son los estudiantes por la
libertad.