Cuaderno 1

Instituto Federal de Acceso a la Informacin y Proteccin de Datos
Archivo General de la Nacin

Gestin de Documentos y
Administracin de Archivos:
Coleccin Cuadernos Metodolgicos
Cuaderno 1
Metodologa para la organizacin de sistemas institucionales de archivos
(archivos de trmite, de concentracin e histricos)
JOS ANTONIO RAMREZ DELEN
JARD CORPORATIVO, S.C.
DICIEMBRE DE 2011
Directorio
Jacqueline Peschard Mariscal
Comisionada Presidenta del IFAI

Sigrid Arzt Colunga
Comisionada del IFAI

Mara Marvn Laborde

Mara Elena Prez-Jan Zermeo

ngel Trinidad Zaldvar
Comisionado del IFAI

Mauricio Farah Gebara
Secretario Ejecutivo del IFAI

Cecilia Azuara Arai
Secretaria de Acuerdos del IFAI

Alejandro del Conde Ugarte
Secretario de Proteccin de Datos personales del IFAI
Instituto Federal de Acceso a la Informacin
y Proteccin de Datos (IFAI)
Av. Mxico 151, Col. Del Carmen, C.P. 04100,
Delegacin Coyoacn, Mxico, D.F.
ISBN de la Coleccin: 978-607-716-003-8
ISBN del Volumen: 978-607-716-004-5

Primera edicin, diciembre de 2011
Impreso en Mxico / Printed in Mexico
Aurora Gmez Galvarriato Freer
Directora General del Archivo General de la Nacin
Araceli Alday Garca
Directora del Sistema Nacional de Archivos del AGN
Mara del Pilar Pacheco Zamudio
Directora de Desarrollo y Normatividad Archivstica del AGN
Metodologa para la organizacin de sistemas institucionales de archivos (archivos de trmite, de concentracin e histricos)
3
Contenido
Presentacin .................................................................................................................................................................................. 7
Cobertura temtica de los cuadernos .......................................................................................................................................... 8
Composicin del cuaderno Metodologa para la organizacin de sistemas
institucionales de archivos (archivos de trmite, de concentracin e histricos) .................................................................. 9
Objetivos del cuaderno ................................................................................................................................................................ 10
Captulos
I. La organizacin estructural de los archivos como sistema: antecedentes y enfoque ................................................... 11
1. Introduccin ........................................................................................................................................................................ 11

2. Administracin de documentos: teora y mtodo del desarrollo archivstico ...................................................................... 12

3. Insercin del desarrollo archivstico en las acciones de reforma
y modernizacin de la Administracin Pblica Federal ...................................................................................................... 18
3.1. Los archivos en la reforma administrativa (1965-1978) ........................................................................................... 19
3.2. Los sistemas red de archivos en el marco de los programas de
modernizacin de la Administracin Pblica Federal (1982-1988) .......................................................................... 21
3.3. Un periodo de transicin (1989-1994) ...................................................................................................................... 23
3.4. Etapa actual del desarrollo archivstico .................................................................................................................... 24
Cuadernos Metodolgicos
4
II. Naturaleza e identidad de los sistemas institucionales de archivos ................................................................................ 27
1. Acuerdos, limitaciones y condiciones para el desarrollo organizacional de los archivos ................................................... 27
2. Sistemas: breves aspectos conceptuales .......................................................................................................................... 29
2.1. Defnicin, naturaleza y caractersticas de los sistemas .......................................................................................... 30
2.2. Ciclo vital de los documentos y Sistema Institucional de Archivos (SIA) ................................................................... 36
2.3. Archivo: un concepto tridimensional ......................................................................................................................... 40
3. Hacia la construccin de los sistemas institucionales de archivos .................................................................................... 41
III. Estructura del Sistema Institucional de Archivos (SIA) ....................................................................................................... 43
1. Composicin estructural ..................................................................................................................................................... 43
1.1. La unidad coordinadora de archivos: funciones bsicas .......................................................................................... 44
1.2. Responsabilidades sistmicas ................................................................................................................................. 46

2. Estructuras operativas del SIA ............................................................................................................................................. 47
2.1. Las reas de correspondencia ................................................................................................................................. 48
2.2. Los archivos de trmite ............................................................................................................................................ 50
2.3. El archivo de concentracin ..................................................................................................................................... 53
2.4. Archivo histrico ....................................................................................................................................................... 55
5
IV. Metodologa para la integracin y formalizacin de los SIA ............................................................................................... 59
1. La planeacin de los sistemas institucionales de archivos ................................................................................................ 59
1.1. Diseo del sistema ................................................................................................................................................... 61
1.2. Diagnstico organizacional de los servicios archivsticos ........................................................................................ 61
1.3. Integracin de modelo tcnico ................................................................................................................................. 63
2. Formalizacin de los SIA ..................................................................................................................................................... 64

2.1. Aspectos jurdicos .................................................................................................................................................... 64
2.2. Aspectos tcnicos ..................................................................................................................................................... 65
2.3. Aspectos administrativos .......................................................................................................................................... 65
Conclusiones ............................................................................................................................................................................... 67
Glosario ........................................................................................................................................................................................ 69
Bibliografa ................................................................................................................................................................................... 76
7
Presentacin
busca poner en perspectiva los sistemas y mtodos esenciales
de la gestin de documentos y la administracin de archivos.
La emisin de los cuadernos tiene adems propsitos
pedaggicos, ya que, por un lado, pueden constituirse
como una herramienta auxiliar para apoyar las acciones de
capacitacin archivstica que emprendan las instituciones
gubernamentales, y por otro, buscan propiciar entre
los no especialistas el reconocimiento de los sistemas,
mtodos e instrumentos de uso cotidiano en los archivos,
cuya generacin reclama con frecuencia la participacin
multidisciplinaria de otros profesionales en el seno de la
instituciones gubernamentales.
La convergencia de archivistas y administradores en la
produccin y uso de documentos y archivos permitir
favorecer la construccin de la memoria histrica de las
instituciones, la utilizacin de los archivos como principal
herramienta de la gestin pblica y como recurso esencial
en la cultura democrtica de transparencia, acceso a la
informacin y rendicin de cuentas, en la que Mxico ha dado
pasos frmes e irreversibles.
La coleccin Gestin de Documentos y Administracin de
Archivos: Cuadernos Metodolgicos busca contribuir a la
generacin de una cultura que propicie el manejo tcnico
efcaz de los archivos, de conformidad con la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental
y con los Lineamientos Generales para la Organizacin y
Conservacin de los Archivos de las Dependencias y Entidades
de la Administracin Pblica Federal. Especialmente, tiene el
fn de dar progresivo cumplimiento al mandato constitucional
que establece que los sujetos obligados debern preservar
sus documentos en archivos administrativos actualizados
(Diario Ofcial de la Federacin DOF, 20 de julio de 2007,
artculo sexto, fraccin V de la Constitucin Poltica de los
Estados Unidos Mexicanos).
Los cuadernos constituyen una serie de guas tcnicas
metodolgicas que orientan al conocimiento bsico de los
principales procesos documentales y auxilian a los sujetos
obligados en la construccin, mantenimiento y actualizacin
de sus instrumentos de control archivstico. Con ellos se ofrece
un panorama general que no pretende agotar la muy diversa y
compleja fenomenologa de la actividad archivstica, sino que
8
Cobertura temtica de los cuadernos
La coleccin Cuadernos Metodolgicos se compone de cinco
ttulos:
1. Metodologa para la organizacin de sistemas
institucionales de archivos (archivos de trmite, de
concentracin e histricos)
2. Produccin e integracin de la informacin
archivstica: manejo de la correspondencia y
desempeo del control de gestin
3. Metodologa para el diseo y formulacin de
sistemas de clasifcacin y ordenacin archivstica
4. Descripcin archivstica: diseo de instrumentos de
descripcin
5. Metodologa para la valoracin y disposicin
documental: aspectos tericos e instrumentales
Los ttulos de la coleccin guardan entre s una estrecha
relacin e interinfuencia, por lo que, independientemente
de los contenidos especfcos de cada cuaderno, se sugiere
verlos y estudiarlos como un conjunto integral, pues no es
posible disociar, por ejemplo, la produccin y manejo de
la informacin documental (objeto del segundo cuaderno)
de los procesos de clasifcacin archivstica (objeto del
tercer cuaderno), ni tampoco los contenidos de este
respecto de los relacionados con la descripcin y valoracin
documental (objeto de estudio del cuarto y quinto cuadernos,
respectivamente).
Todos estos procesos se efectan desde la primera etapa
del ciclo vital de la informacin archivstica en el marco del
Sistema Institucional de Archivos (SIA), cuya composicin se
describe en el presente cuaderno.
Cabe destacar que en cada uno de los cuadernos se
analizan los principales aspectos tericos, metodolgicos e
instrumentales que son inherentes a los temas que abordan,
haciendo hincapi en su carcter tcnico-pedaggico.
9
Composicin del cuaderno Metodologa para la organizacin de sistemas institucionales de archivos
En el presente cuaderno se aborda un tema de particular
relevancia para la gestin de archivos, relativo a la creacin,
composicin, funcionamiento y formalizacin de los
sistemas institucionales de archivos en las organizaciones
gubernamentales.
El cuaderno ofrece una visin metodolgica de conjunto
que enfatiza la necesidad de que los archivos, tanto de
trmite como de concentracin e histricos, operen en forma
coherente en el interior de las instituciones pblicas, dadas
las estrechas relaciones tcnicas y procedimientos que los
vinculan a lo largo del ciclo vital de la informacin documental.
En el primer captulo se hace un recuento de las circunstancias
y razones por las cuales los archivos deben funcionar como
un sistema integrado, en oposicin a su operacin an
vigente en muchas entidades como unidades aisladas y
desvinculadas. Del mismo modo, se enfatiza la importancia de
la administracin de documentos como teora y metodologa
para la gestin de archivos, as como la infuencia que ha
tenido la inscripcin del desarrollo archivstico en el marco de
los procesos de reforma y modernizacin de la Administracin
Pblica Federal.
En el captulo segundo se describe la naturaleza, identidad
y caractersticas de operacin que distinguen a los sistemas,
mediante una breve referencia conceptual. Enseguida se
destaca la importancia de que los archivos se estructuren
como un sistema institucional integrado para la efcaz
gestin de documentos y la administracin de archivos en las
organizaciones. Tambin se realiza una conceptualizacin
del trmino archivo y del ciclo de vida de los documentos, el
cual se constituye como modelo del enfoque sistmico para
la organizacin de archivos.
En el tercer captulo se analiza la estructura, polticas y
funciones bsicas del Sistema Institucional de Archivos,
de acuerdo con la legislacin vigente y concretamente
con sus componentes normativos y operativos para el
correcto ejercicio del ciclo vital de los documentos en las
organizaciones.
10
El cuarto y ltimo captulo representa el ncleo central del
presente cuaderno, en virtud de que en l se describen las
principales lneas metodolgicas para propiciar la integracin
y formalizacin de los sistemas institucionales de archivos,
de conformidad con las circunstancias que prevalezcan en
las instituciones gubernamentales en este campo.
El cuaderno fnaliza con un captulo de conclusiones.
Como en el caso del resto de los cuadernos de la coleccin,
el presente no constituye un recetario acartonado y
esquemtico del tema de estudio; tampoco pretende abarcar
todas las situaciones y contingencias que se presentan en
las instituciones gubernamentales, ni que su aplicabilidad
sea universal, dadas las diferencias jurdico-administrativas
existentes entre las instituciones pblicas. Sin embargo,
debido a que los cuadernos se sustentan en la administracin
de documentos como marco terico y metodolgico para la
operacin de los archivos, sus contenidos pueden servir como
guas tcnicas para integrar las acciones de planeacin,
capacitacin y formulacin de los sistemas, mtodos e
instrumentos descritos.
Objetivos del cuaderno:
Describir los antecedentes, circunstancias y razones
tcnicas que justifcan la operacin sistmica de los
archivos en las organizaciones gubernamentales.
Comprender los conceptos de archivo y de ciclo vital de los
documentos como modelo para la integracin de sistemas
institucionales de archivos.
Comprender el concepto de sistema y su aplicacin en la
actividad archivstica.
Destacar la importancia de los sistemas institucionales
de archivos como diseo organizativo para la gestin de
documentos y la administracin de archivos.
Describir los componentes normativos y operativos de
los sistemas institucionales de archivos y las funciones
esenciales que desempean.
Destacar la importancia y la funcin de las unidades
coordinadoras de archivos como autoridad archivstica
superior en el seno de las instituciones gubernamentales.
Describir las principales lneas metodolgicas de accin para
integrar y formalizar sistemas institucionales de archivos, en
forma planifcada, dentro de los organismos gubernamentales.
11
Captulo I. La organizacin estructural de los archivos como sistema: antecedentes y enfoque
Sumario: 1. Introduccin. 2. Administracin de documentos:
teora y mtodo del desarrollo archivstico. 3. Insercin
del desarrollo archivstico en las acciones de reforma y
modernizacin de la Administracin Pblica Federal. 3.1. Los
archi vos en l a ref orma admi ni st rat i va (1965-1978).
3.2. Los sistemas red de archivos en el marco de los
programas de modernizacin de la Administracin Pblica
Federal (1982-1988). 3.3. Un periodo de transicin (1989 -
-1994). 3.4. Etapa actual del desarrollo archivstico.
1. Introduccin
El desarrollo archivstico contemporneo en Mxico,
1
cuyo
origen se ha ubicado convencionalmente a fnales de la dcada
de los sesenta del siglo XX, se ha atribuido a la propia evolucin
de la ciencia archivstica y la apertura de sus horizontes a
partir de la consolidacin de la administracin de documentos
1
Para una descripcin detallada de la historia reciente de los archivos pblicos
mexicanos, se recomiendan las siguientes lecturas: 1. Quintana Pali,
Guadalupe, et al., Los archivos administrativos en Mxico, Mxico, AGN, 1983;
2. Lineamientos generales que deben observar las dependencias de la
Administracin Pblica Centralizada para la organizacin de las reas de
correspondencia y archivos del Sector Pblico Federal, Mxico, Presidencia de
la Repblica, 1969; 3. Programa de Modernizacin Archivstica del Gobierno
Federal. Boletn del SNA nm. 1, Mxico, AGN, 1983; 4. Ampudia Mello, Jos
como su modelo terico y metodolgico; asimismo, a
la insercin con sus altibajos correspondientes del
desarrollo archivstico en el marco de los diversos programas
y acciones de reforma y modernizacin de la Administracin
Pblica Federal impulsados en nuestro pas.
La estrecha interaccin de estos aspectos ha ejercido una
infuencia decisiva en la determinacin del enfoque que debe
darse al funcionamiento de los archivos, tanto desde un
punto de vista tcnico como para su organizacin sistmica
en el interior de las instituciones gubernamentales.
En este captulo se har una breve referencia a estas
interacciones particulares determinantes del desarrollo
archivstico en Mxico y a la organizacin y funcionamiento
de los archivos como sistema integral.
Enrique, Institucionalidad y Gobierno, un ensayo sobre la dimensin archivstica
de la administracin pblica. Mxico, INAP-AGN, 1988; 5. Programa Nacional de
Informacin y Archivos Pblicos 1990-1994, Mxico, AGN, 1990, y 6. Grupo
Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos, Archivos
administrativos iberoamericanos. Modelo y perspectivas de una tradicin
archivstica [especialmente, el captulo Mxico (pp. 117-212)], Archivo
General de la Nacin de Colombia y Ministerio de Educacin y Cultura de
Espaa, 1996.
12
2. Administracin de documentos: teora y mtodo del
desarrollo archivstico

La evolucin terica y metodolgica reciente de la archivstica
obedece, entre otros, a un fenmeno singular: la masiva
produccin de documentos en las organizaciones. En efecto,
este fenmeno caracterstico de las administraciones
pblicas mundiales desde mediados del siglo XX puso en
entredicho los mtodos y sistemas de trabajo disponibles en
ese entonces para la organizacin y conservacin de archivos.
Los archivos y las propias administraciones pblicas cayeron
en una crisis funcional frente a la explosin de documentos,
dado que, de lado de los archivos, resultaba cada vez ms
complicado establecer un efcaz control tcnico e intelectual
de la informacin producida masivamente, y del lado de la
administracin tambin era difcil disponer de recursos, espacios
y mobiliario sufciente y adecuado para su control material.
La explosin de documentos es un fenmeno que, a pesar
de haber surgido hace varias dcadas, prevalece en nuestros
tiempos, lo que afecta consecuentemente el funcionamiento
de los archivos en diversos rdenes. Este fenmeno se
origina y se caracteriza por lo siguiente:
a) el incremento de las relaciones (documentadas)
entre sociedad y Gobierno;
b) inercias y vicios en usos y costumbres de
funcionarios y empleados pblicos en la produccin
de documentos (fotocopiado excesivo, marcado de
copias irrelevantes, inefciencia administrativa);
c) burocratizacin de los asuntos pblicos;
d) mal uso y abuso en el manejo de nuevas tecnologas
(fax, correo electrnico, digitalizacin);
e) patrimonialismo de funcionarios y empleados en el
manejo de la informacin.
En el cuadro 1 se describen grfcamente los severos
problemas que la produccin masiva de documentos ha
provocado en las organizaciones.
2
2
Para un anlisis sobre la explosin de documentos y la evolucin de
la archivstica en administracin de documentos, se sugiere consultar
los siguientes textos: 1. Revista Cambio Archivstico, nms. 1 al 4,
seccin ...Concentrarse, Mxico, AGN, 1984; 2. Ramrez Delen,
Jos Antonio, Manual de autoformacin en administracin de
documentos y gestin de archivos, [especialmente, el mdulo 1, pp.
23-58], Mxico, Infodf, 2007. Este ltimo tambin puede consultarse
en PDF en el sitio web www.infodf.org.mx, enlace Publicaciones, y en
el Aula Virtual de Capacitacin del Infodf como curso de capacitacin
a distancia.
13
Cuadro 1. Impacto de la explosin de documentos en los archivos
14
La produccin explosiva de documentos, combinada
con el inters de la archivstica clsica de conservarlos
exhaustivamente, oblig no sin intensos debates entre los
especialistas a reorientar desde una perspectiva crtica
el papel de los archivos en el seno de las administraciones
pblicas, para concebirlos no nicamente como repositorios
de testimonios histricos, sino tambin como un recurso
esencial para el desempeo de la gestin pblica. En
oposicin a la conservacin exhaustiva e incontrolada de
documentos, se trataba en sntesis de privilegiar la
conservacin selectiva de la informacin.
Romper con el crculo vicioso provocado por el fenmeno
de la explosin de documentos y combatir la extrema
pasividad de los viejos archivistas conservadores exigi a
tratadistas como Theodore R. Schellenberg (considerado
el padre de la archivstica moderna) la construccin de un
nuevo marco conceptual para esta disciplina, denominado
administracin de documentos.
La administracin de documentos, como teora y metodologa
para la gestin de documentos y la administracin de
archivos, ampli la comprensin de los servicios archivsticos
e incorpor nuevos conceptos, instrumentos y procesos para
el tratamiento de la informacin documental, especialmente
en materia de valoracin; adems, defni el ciclo vital de los
documentos como su concepto central.
En los tiempos que corren, caracterizados por cambios muy
dinmicos en la produccin y manejo de la informacin, as
como por grandes y signifcativos avances tecnolgicos, la
visin arqueologizada
3
de los archivos ha venido sufriendo
transformaciones sustanciales que ponen en perspectiva la
incorporacin de la administracin de documentos como un
mejor modelo para la organizacin de archivos, ms acorde
con estas nuevas realidades.
As, la administracin de documentos no se ocupa
nicamente de la tradicional tarea de archivar los documentos
que ingresan a los depsitos, sino que adems incide en la
administracin total de los archivos desde que se producen
hasta que, eventualmente, se seleccionan como informacin
histrica, esto es, a lo largo de su ciclo vital.
3
Ver Jardim, Jos Mara, Archivos, transparencia del Estado y capacidad
gubernativa en la sociedad de la informacin, Organizacin de los Estados
Americanos (Estudios Culturales, nm. 7), 2000, p. 6. [Documento descargable
en www.oas.org/udse/documentos/jardim.doc].
15
Cuadro 2. Administracin de documentos vs. archivacin de documentos
16
Los archivos, de acuerdo con la administracin de
documentos, ya no se conciben nicamente como lugares
fsicos, como repositorios de papeles viejos, como archivos
muertos, segn la peyorativa imagen que an se tiene de
ellos. Por el contrario, ahora se aprecia su utilidad como
recurso clave para el desempeo de la gestin pblica,
como testimonio y memoria de las organizaciones y como
elemento esencial para el ejercicio de una cultura de
trasparencia y rendicin de cuentas.
4

4
Como bien destaca Sergio Lpez Aylln, un ejercicio efectivo del derecho
de acceso a la informacin supone la existencia de archivos administrativos
actualizados y confables. Ver ensayo de SLA en Salazar Ugarte, Pedro
(coord.), El derecho de acceso a la informacin en la Constitucin mexicana:
razones, signifcados y consecuencias, Mxico, IIJ-UNAM, 2008, p. 20. [Se
puede consultar en PDF en la pgina web http://www.bibliojuridica.org/libros/
libro.htm?l=2540].
Cabe destacar, sin embargo, que la administracin de
documentos no es una disciplina distinta de la archivstica;
representa solamente una evolucin conceptual de esta,
que permite ampliar su cobertura tcnica y operativa con la
incorporacin de nuevos conceptos, mtodos y sistemas de
trabajo. El cuadro 3 enfatiza grfcamente la importancia de la
administracin de documentos para la organizacin y gestin
tcnica y estructural de los archivos.
17
Cuadro 3. Administracin de documentos: modelo terico y metodolgico para la gestin de archivos
18
La administracin de documentos constituye, en resumen, un
nuevo modelo para la organizacin de archivos, razn por la
cual se ha defnido de la siguiente forma:
Metodologa integral para planear, dirigir y controlar la
produccin, organizacin, circulacin y uso de los documentos,
a lo largo de su ciclo institucional de vida, atendiendo a
una mayor economa y racionalizacin en el manejo de los
recursos operativos y las estructuras archivsticas.
5
En sntesis, a partir de la administracin de documentos
se ha planteado el funcionamiento de los archivos con un
nuevo enfoque: operar como sistemas integrados, es decir,
como un modelo organizativo unifcado cuyos componentes
comparten fnes comunes, en oposicin a su funcionamiento
aislado e informal. (En el captulo segundo del presente
cuaderno se abordar con mayor detalle este tema).
5
Ramrez Delen, Jos Antonio, op. cit., p. 27.
3. Insercin del desarrollo archivstico en las acciones de
reforma y modernizacin de la Administracin Pblica
Federal
El segundo aspecto que ha infuido decisivamente en
la evolucin del desarrollo archivstico reciente y la
determinacin de la organizacin sistmica de los archivos se
relaciona con su insercin dentro de los esfuerzos de reforma
y modernizacin de la Administracin Pblica Federal.
En este contexto pueden distinguirse algunas etapas cuyo
impacto en el universo de los archivos ha sido en extremo
signifcativo. Estas etapas transcurren desde 1965, con la
puesta en marcha del que puede ser considerado el primer
programa integral de reforma administrativa, hasta las
modifcaciones hechas al artculo sexto (prrafo segundo, inciso
V) de la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos,
en donde se establece que las instituciones pblicas deben
contar con archivos administrativos actualizados (DOF, 20 de
julio de 2007) desde luego, habiendo pasado por la emisin
de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin
Pblica Gubernamental en el ao 2002.
19
En ese contexto, la organizacin y funcionamiento estructural
de los archivos gubernamentales ha sido una preocupacin
constante para el mejoramiento del desarrollo archivstico en
Mxico.
3.1. Los archivos en la reforma administrativa
(1965-1978)
En el primer programa de reforma administrativa, liderado por
la Comisin de Administracin Pblica de la Presidencia de la
Repblica hacia 1965, se enfatizaba la necesidad de incluir
en l los archivos a travs de un esquema organizativo acorde
con la propia modernizacin de otras instancias reguladoras
del proceso administrativo, tales como las reas de
planeacin, programacin, organizacin, control y evaluacin
de la Administracin Pblica Federal.
6
Uno de los resultados
notables de este proceso de reforma para los archivos fue
la constitucin, en 1969, del todava vigente Comit Tcnico
Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivo del
Sector Pblico Federal (COTECUCA), concebido como una
instancia colegiada adscrita a la Comisin de Administracin
6
Ver Carrillo Castro, Alejandro, La reforma administrativa en Mxico, 4 ed.,
Mxico, Miguel ngel Porra, 1980.
Pblica de la Presidencia, pero funcionalmente, al Archivo
General de la Nacin para la mejor coordinacin y vinculacin
de los archivos federales.
Si bien la creacin del COTECUCA represent un logro importante
para la poca, no alcanz la magnitud de un cambio
organizacional de fondo para los archivos, a diferencia de otras
reas, como las de planeacin, organizacin y mtodos, y los
rganos de control, que alcanzaron un mejor posicionamiento
estructural dentro de las instituciones gubernamentales.
7

A nivel normativo, en la misma poca se emitieron los
Lineamientos generales que deben observar las dependencias
y entidades de la Administracin Pblica Centralizada para el
funcionamiento de sus reas de Correspondencia y Archivo,
instrumento a travs del cual, con una ptica aplicable a toda
la administracin pblica, se emitan algunas disposiciones
7
A diferencia de las ofcinas encargadas de la funciones de planeacin,
organizacin y control de los procesos administrativos, que pasaron de niveles
jerrquicos departamentales a direcciones generales, los archivos centrales
de las dependencias pblicas alcanzaron apenas un nivel de jefaturas
de departamento, adscritas a reas administrativas y consideradas como
entidades prestatarias de servicios generales equivalentes a los de intendencia
o mantenimiento de ofcinas, ms que como prestatarias de servicios de
informacin, todo lo cual impact negativamente su funcionamiento y operacin.
20
generales para la gestin de archivos. Por desgracia, dichos
Lineamientos cayeron rpidamente en desuso al no haber un
fuerte rgano regulador que vigilara su cumplimiento.
Entrados los aos setenta, en plena consolidacin de la
reforma administrativa, se impuls la creacin del Sistema
Nacional de Archivos (SNA), encabezado por el Archivo
General de la Nacin (AGN), institucin que a su vez sufra
un intenso proceso de fortalecimiento en su organizacin
interna y a la que posteriormente se le concederan mejores
atribuciones jurdicas para constituirse como entidad de
consulta del Ejecutivo Federal en este campo.
8

La propuesta de creacin del SNA cuya iniciativa surge
durante la primera reunin nacional de archivos administrativos
e histricos, federales, estatales y municipales, celebrada en
la ciudad de Puebla en 1977 constituye un parteaguas
en la historia reciente del desarrollo archivstico en Mxico, en
virtud de que, por vez primera, logran coincidir tres elementos
centrales: en primer trmino, la vinculacin de los tres
niveles de gobierno en una reunin destinada a establecer
mecanismos de coordinacin entre los archivos del pas;
8
Ver Acuerdo del Ejecutivo Federal del 24 abril de 1980 (DOF).
en segundo trmino, la vinculacin tcnica y acadmica
de los responsables y titulares de las reas de archivo de
toda la nacin, y en tercer lugar, la voluntad poltica de llevar
adelante una accin programtica en forma coordinada para
el mejoramiento de los archivos pblicos.
La creacin del SNA qued formalizada con la emisin, en 1978,
del documento tcnico en el que se estableci su estructura,
composicin y funcionamiento.
9
Ms all de la pertinencia del
planteamiento en que originalmente se sustent la creacin
del Sistema Nacional de Archivos, destaca el hecho de que
por vez primera se tomaron en cuenta los siguientes aspectos
metodolgicos:
Primero. Que los archivos, especialmente
gubernamentales, deberan funcionar de conformidad
con un enfoque sistmico, esto es, como partes
interactuantes para el cumplimiento de fnes comunes.
Segundo. Que era necesario respaldar la creacin del
Sistema Nacional de Archivos a travs de un diseo
conceptual coherente, sustentado metodolgicamente
en la teora de sistemas.
9
Ver Sistema Nacional de Archivos, Organizacin y funcionamiento de los
archivos administrativos e histricos de Mxico, Mxico, AGN, 1978.
21
Tercero. La determinacin del esquema organizativo
del sistema, sus mecanismos de coordinacin y
operacin y su funcionamiento integral, bajo la divisa
de una centralizacin normativa y una descentralizacin
operativa de los archivos.
Cuarto. La necesidad de formalizar la creacin del
sistema a travs de un documento tcnico y de cara a su
pronta formalizacin jurdica.
La evolucin del SNA desde entonces ha sido sumamente
desigual, con avances y retrocesos signifcativos, pero en
esencia su conformacin revela la necesidad de confgurar
un continente organizativo para los archivos que propicie
su comunicacin y vinculacin permanente, lo cual, por la
vigencia que tienen, demanda acciones programticas claras
para el fortalecimiento e institucionalizacin del SNA.
3.2. Los sistemas red de archivos en el marco de los
programas de modernizacin de la Administracin
Pblica Federal (1982-1988)

Creado el SNA y dadas las nuevas facultades del Archivo
General de la Nacin como rgano de consulta del Ejecutivo
Federal en la materia, durante 1983 esta entidad dise y
emiti el primer Programa de Modernizacin Archivstica del
Gobierno federal, impulsado por la Secretara de Gobernacin
y la extinta Secretara de Programacin y Presupuesto, en
el marco del Plan Nacional de Desarrollo 1982-1988 y los
esfuerzos considerados dentro de este para la modernizacin
de la Administracin Pblica Federal.
Entre las principales estrategias del mencionado programa se
encontraba, precisamente, la creacin de los Sistemas Red
de Archivos dentro de las dependencias del Ejecutivo. Este
planteamiento constituye un diseo institucional basado en las
orientaciones metodolgicas del ciclo vital de los documentos,
como modelo organizativo para la operacin estandarizada e
integral de los archivos de la Administracin Pblica Federal.
10
La propuesta de integrar Sistemas Red de Archivos,
vigente an, en virtud de su concordancia con el ciclo
vital de los documentos, represent un giro sustancial en
el funcionamiento de los archivos, dado que tuvo como
propsito estructurar, en cada dependencia o entidad del
sector pblico, los archivos de trmite, de concentracin e
10
Manuales del Sistema Red de Archivos del Gobierno Federal, 8 fascculos,
Mxico, AGN, 1986.
22
histricos, defniendo sus polticas de operacin, as como su
organizacin y funcionamiento integral.
En los manuales formulados para guiar el funcionamiento del
Sistemas Red de Archivos, se estableci, consecuentemente,
la descripcin de un conjunto de procesos y procedimientos
que permiten el ejercicio del ciclo vital de los documentos a
nivel institucional.
El modelo del Sistema Red de Archivos se estableci a
partir de dos tipos de estructuras: una normativa, asignada
a una fgura que por entonces se denomin Unidad Central
de Administracin de Documentos funcin que hoy en
da desempean las reas coordinadoras de archivos,
la cual se apoyaba para su funcionamiento en un Comit
Tcnico Interno de Administracin de Documentos, como
entidad consultiva y de coordinacin interarchivstica, y una
estructura operativa dada por las unidades de archivos de
trmite, de concentracin e histricos.
El enfoque del Sistema Red de Archivos destaca varias
ideas que conviene puntualizar, pues an tiene una vigencia
notable; entre ellas, las siguientes:
la idea de que todos los archivos de una institucin
cuenten con una organizacin estructural formal;
la necesidad de que el funcionamiento de los archivos se
estandarice para posibilitar su homogeneidad operativa;
que los archivos cuenten con polticas y procedimientos
estables que permitan su vinculacin a lo largo del ciclo
vital de los documentos;
que cuenten con mtodos e instrumentos de trabajo tcnicos
homogneos en materia de clasifcacin, descripcin y
valoracin, y que estos sean formales y actualizados.
En la lgica del Sistema Red de Archivos, aunque un archivo
funcione bien no debe estar desconectado del resto de los
archivos de la institucin; todos ellos deben compartir en
forma estandarizada sistemas, mtodos e instrumentos
formales para la gestin de documentos.
A diferencia del modelo descrito para la integracin del Sistema
Nacional de Archivos ideado para establecer mecanismos
de coordinacin, comunicacin y vinculacin entre todos
los archivos del pas, especialmente gubernamentales,
el Sistema Red de Archivos se plantea como un modelo
para el ejercicio cotidiano del ciclo vital de los documentos
en el interior de cada institucin. Esto le otorga un carcter
23
instrumental que posibilita la correcta gestin de documentos
y la administracin ordenada de archivos.
La ausencia de una legislacin apropiada para la poca, que
sealara la obligatoriedad jurdica de estructurar los sistemas
red de archivos en las instituciones gubernamentales, as
como los seculares problemas de recursos que se padecen
en el universo de los archivos, impidieron instrumentalizar
por as decirlo la creacin y formalizacin de estos
sistemas en las dependencias y entidades del Gobierno
federal, si bien hubo notables experiencias en algunas de
ellas en este aspecto.
11
Hoy en da, sin embargo, los Lineamientos Generales
para la Organizacin y Conservacin de Archivos de las
Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica
Federal,
12
emitidos por el IFAI y el AGN, recogen, en esencia,
11
Tales fueron los casos de las secretaras de Comunicaciones y Transportes,
Salud y el extinto Departamento del Distrito Federal, que integraron su Sistema
Red de Archivos y formalizaron su existencia con la emisin de acuerdos de
constitucin, publicados en el Diario Ofcial de la Federacin. En buena parte
de los organismos pblicos se integraron los llamados Comits Tcnicos
Internos de Administracin de Documentos, sin formalizarse jurdicamente.
12
Los Lineamientos pueden consultarse en la pgina web www.agn.gob.
mx/menuprincipal/archivistica/lineamientos.html.
el espritu que anim al Sistema Red de Archivos, con la
diferencia de que en la actualidad se dispone de un mejor
marco jurdico para su desarrollo, as como la de encuadrar la
normatividad archivstica como parte de una serie de polticas
pblicas emitidas para favorecer una cultura democrtica
de transparencia, acceso a la informacin y rendicin de
cuentas.
3.3. Un perodo de transicin (1989-1994)
Los esfuerzos de modernizacin archivstica pasaron
posteriormente por la integracin del Programa Nacional
de Informacin y Archivos Pblicos 1990-1994, emitido en
el marco del primer bicentenario del Archivo General de la
Nacin.
Entre las principales lneas estratgicas del programa
derivado de un proceso consultivo que se llev a cabo en
1989 a nivel nacional
13
para fortalecer el Sistema Nacional
de Archivos, se destacaba la modernizacin tcnica y
13
El proceso de consulta consisti en la celebracin de ocho seminarios
regionales y uno nacional, llevados a cabo entre abril y septiembre de 1989.
24
tecnolgica de los archivos del pas, particularmente a travs
de modernizar su organizacin estructural.
14
A partir de 1990, en consecuencia, las acciones del SNA
se vincularon en torno al programa, que arroj resultados
signifcativos en diversos campos, como el fortalecimiento
de la integracin tanto de los sistemas de archivos a nivel
federal como de los sistemas estatales de archivos en las
entidades federativas.
En materia organizacional, el programa ratifc los postulados
del Sistema Red de Archivos, por lo cual se incrementaron
las acciones de capacitacin para introducir esta fgura en
los Gobiernos locales. Sin embargo, la propia dinmica de
las administraciones pblicas, la escasez de recursos, los
programas de restructuracin del aparato gubernamental
y la permanente produccin explosiva de documentos en
las organizaciones ejercieron en esa poca una infuencia
negativa en la integracin y funcionamiento tanto del Sistema
Nacional de Archivos como de los Sistemas Red de Archivos.
14
Programa Nacional de Informacin y Archivos Pblicos, Secretara de
Gobernacin-AGN, Mxico, 1990. El programa puede considerarse como el
primero con cobertura nacional, pues los programas previos se circunscriban
a los mbitos locales.
Esto impidi la generacin de un marco jurdico que les diera
formalidad y calidad obligatoria.
3.4. Etapa actual del desarrollo archivstico
No fue sino hasta muchos aos despus de concluida la etapa
previa, y luego de un accidentado periodo que se distingue
por el agotamiento del SNA y del propio Archivo General de la
Nacin adems del desgaste de sus estrategias operativas
y la escasa emisin de nuevas normas y regulaciones para la
administracin de documentos, que el desarrollo archivstico
se vincul nuevamente a la Administracin Pblica y, en
particular, a los esfuerzos de la sociedad civil por introducir una
cultura democrtica de transparencia, acceso a la informacin
y rendicin de cuentas del aparato gubernamental.
Con la emisin de la Ley Federal de Transparencia y Acceso
a la Informacin Pblica Gubernamental (2002), se imprimi
una nueva dinmica en torno al tema de los archivos y el
papel que deberan desempear en esta nueva etapa.
La informacin pblica gubernamental, a la que los
ciudadanos pueden acceder en concordancia con este
25
nuevo marco jurdico, se encuentra en su mayor parte
en los archivos. No obstante, la magnitud de los problemas
que estos padecen difculta su cabal utilizacin, por lo
que su organizacin tcnica, siguiendo los parmetros de
la administracin de documentos como su fundamento
terico y metodolgico, resulta una tarea que exige mejores
condiciones estructurales para los archivos.
Para responder a estos retos, y retomando el espritu de
las experiencias previas, el Instituto Federal de Acceso a
la Informacin Pblica (actualmente denominado Instituto
Federal de Acceso a la Informacin y Proteccin de Datos),
en coordinacin con el Archivo General de la Nacin,
emitieron los Lineamientos Generales para la Organizacin
y Conservacin de los Archivos de las Dependencias y
Entidades de la Administracin Pblica Federal.
15
En
los lineamientos sexto, octavo, dcimo, decimoprimero
y decimosegundo, se establece la organizacin y
funcionamiento bsico de los archivos, con lo cual se perfla
la integracin tanto de sus componentes normativos en
la fgura de las unidades coordinadoras de archivos
15
Publicados en el Diario Ofcial de la Federacin el 20 de febrero de 2004.
(Vase, tambin, la nota 12).
como de sus componentes operativos relacionados con las
unidades de correspondencia y los archivos de trmite, de
concentracin e histricos.
La Gua para el cumplimiento de los Lineamientos,
preparada por el Archivo General de la Nacin, establece
lo siguiente como una de las metas de estos: 1. Integrar
un Sistema Institucional de Archivos para mejorar la
infraestructura y reorganizar administrativamente a las reas
de archivos.
16
Precisamente, a partir de la emisin de la Ley Federal
de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica
Gubernamental y de los Lineamientos, el tema de los archivos
rebas, por primera vez, el mbito de la discusin tcnica y se
situ tambin en el marco de disposiciones jurdicas, con lo
cual cobr una dimensin distinta a la de las etapas previas.
La insercin del tema de los archivos en este escenario
permite pensar en la posibilidad de integrarlos como sistema
16
Gua para el cumplimiento de los Lineamientos Generales para la
Organizacin y Conservacin de Archivos de las Dependencias y Entidades
de la Administracin Pblica Federal, Mxico, Secretara de Gobernacin-AGN,
s/f, p.7.
26
institucional. As se propicia su organizacin tcnica, funcional
y sobre todo estructural para el correcto ejercicio de la
administracin de documentos y la gestin de los archivos
gubernamentales.
Las modifcaciones hechas en julio de 2007 al artculo
sexto constitucional enmarcan esta nueva dimensin
de la importancia de los archivos en el contexto de las
acciones de acceso a la informacin, la transparencia y
la rendicin de cuentas, teniendo en cuenta lo que bien
seala Mauricio Merino:
La informacin pblica es un producto, mientras que el
derecho de acceso a ella es una forma de distribuirla a
la sociedad. De modo que una vez creado el contexto de
exigencia, lo que sigue es producir la informacin conforme
a la letra constitucional [] Llegados a este punto, creo que
ya es claro que el mayor desafo no residir solamente en
responder a un conjunto de normas nuevas en materia de
acceso a la informacin, sino en construir las condiciones
organizacionales para poder hacerlo.
17
17
Merino, Mauricio, En vsperas de la revolucin informativa, en Salazar
Ugarte, op. cit. p.142.
En los captulos siguientes del presente cuaderno se ofrece
una argumentacin metodolgica para los archivos, orientada
hacia esa perspectiva.
27
Captulo II. Naturaleza e identidad de los sistemas institucionales de archivos
Sumario: 1. Acuerdos, limitaciones y condiciones para el
desarrollo organizacional de los archivos. 2. Sistemas:
breves aspectos conceptuales. 2.1. Defnicin, naturaleza
y caractersticas de los sistemas. 2.2. Ciclo vital de los
documentos y Sistema Institucional de Archivos (SIA).
2.3. Archivo: un concepto tridimensional. 3. Hacia la
construccin de los sistemas institucionales de archivos.
1. Acuerdos, limitaciones y condiciones para el
desarrollo organizacional de los archivos
Hasta aqu, hemos reconocido que el desarrollo archivstico
en Mxico se ha visto permeado tanto por la evolucin
terica y metodolgica de la administracin de documentos
como por su insercin en los programas de reforma y
modernizacin de la Administracin Pblica Federal. Del
mismo modo, se ha enfatizado la importancia que tiene el
hecho de darle al tema de los archivos una nueva dimensin
de orden jurdico, insertado ahora en las acciones tendentes
a propiciar el desarrollo de una cultura de transparencia,
acceso a la informacin y rendicin de cuentas del
aparato gubernamental, lo que permite rebasar su anlisis
exclusivamente tcnico para enmarcarlo en los cambios
constitucionales hechos al artculo sexto de la Carta Magna,
con lo cual se abre una mejor perspectiva para los archivos.
A lo largo del accidentado y desigual desarrollo archivstico
descrito en estas pginas, se han alcanzado importantes
resultados y acuerdos, entre los que podemos destacar los
siguientes:
Primero. La creacin del Comit Tcnico Consultivo
de Unidades de Correspondencia y Archivo del
Sector Pblico Federal (COTECUCA), vigente an como
mecanismo de vinculacin de los archivos federales.
Segundo. La creacin del Sistema Nacional de Archivos
que, pese a resistencias y altibajos en su funcionamiento,
tiene plena vigencia como mecanismo de comunicacin,
coordinacin y vinculacin de los archivos a nivel
nacional.
Tercero. El desarrollo de modelos tericos y
metodolgicos para la administracin de documentos,
28
especialmente en materia de clasifcacin, descripcin y
valoracin documentales.
Cuarto. El desarrollo de modelos tcnicos para la
organizacin estructural de los archivos, con base en su
integracin y funcionamiento como sistema red a nivel
institucional.
Quinto. El impulso a un nuevo marco jurdico en el que
se sustentan las actividades de los archivos, centrado
ahora en lineamientos para su organizacin y operacin,
pero en la perspectiva de emitir a corto plazo una
legislacin ms apropiada para su funcionamiento.
18
A pesar de los avances descritos, en los archivos puede
observarse una serie de problemas tanto tcnicos como
organizacionales que prevalecen en ellos. Los ms
destacados son los siguientes:
la marginacin de los archivos en el seno de las
instituciones;
la subutilizacin de la informacin documental en las
18
En la actualidad se encuentra en estudio y discusin tcnica y legislativa un
proyecto de Ley Federal de Archivos.
acciones de acceso a la informacin, transparencia y
rendicin de cuentas;
el desconocimiento, todava notable, de la administracin
de documentos como teora, mtodo e instrumento para
la gestin de archivos;
la ausencia de medidas y estrategias de capacitacin
permanentes en la materia a nivel institucional, regional
y nacional;
la permanente escasez de recursos operativos y la
incorporacin desordenada de tecnologas en los
archivos;
la ausencia de un esquema permanente de planeacin
del desarrollo archivstico,
el principal: la escasa voluntad poltica y administrativa
para mejorar la condicin estructural de los archivos
a fn de darle mayor formalidad a su organizacin
y funcionamiento en el interior de las instituciones
gubernamentales.
En este punto cabra preguntarse por qu los archivos, a
pesar de los programas y mecanismos desarrollados, a la
insercin de estos en los esfuerzos de modernizacin, as
29
como al avance de la administracin de documentos, no han
logrado evolucionar hacia el pleno reconocimiento de esta
funcin en las administraciones pblicas. Qu es lo que ha
pasado?
19
En el presente cuaderno no se pretende responder a tales
cuestionamientos, exigentes por s mismos de estudios
detenidos sobre la fenomenologa global de los problemas
enunciados; sin embargo, s es posible aventurar algunas
ideas relacionadas especfcamente con el tema central del
cuaderno, esto es, la integracin estructural de los archivos
como sistema, pues se considera que tal hecho tiene una
infuencia capital en la determinacin de las soluciones
que de manera integral deben enfrentarse a los problemas
descritos.
19
Sobre el particular, se recomiendan los siguientes textos: Alberch Fugueras,
Ramn y Jos Ramn Cruz Mundet, Archvese! Los documentos del poder.
El poder de los documentos, 2a reimp., Madrid, Alianza Editorial (El Libro de
Bolsillo), 2005; Ampudia Mello, Jos Enrique, op. cit., y Ramrez Delen, Jos
Antonio, Archivos gubernamentales: un dilema de la transparencia, Mxico,
Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal (Ensayos
para la transparencia de la Ciudad de Mxico, nm. 2), 2007. Este ltimo
se encuentra disponible en lnea: http://www.infodf.org.mx/capacitacion/
publicacionesDCCT/Ensayo2/Ensayo2.pdf.
2. Sistemas: breves aspectos conceptuales
Como se mencion en el captulo previo, no basta
nicamente con construir el andamiaje normativo el
contexto de exigencia, para decirlo con palabras de Mauricio
Merino combinado con el conocimiento tcnico, sino que
resulta absolutamente indispensable como tambin indica
dicho autor construir las condiciones organizacionales; en
este caso, aplicadas a los archivos para hacer posible su
defnitiva institucionalizacin y formalizacin en el seno de
las organizaciones.
En este contexto, la comprensin del enfoque de los
sistemas, como teora y mtodo, podr abonar precisamente
a la construccin de esas condiciones y a su correcta
incorporacin y adaptacin al universo de los archivos.
Enseguida se abordan algunos aspectos conceptuales
bsicos para la construccin de los sistemas institucionales
de archivos, apoyndonos para ello en la descripcin de los
conceptos sistema, ciclo vital y archivo.
30
2.1. Defnicin, naturaleza y caractersticas de los
sistemas
La Teora general de sistemas surge, propiamente, a partir de
los trabajos emprendidos por el bilogo alemn Karl Ludwig
von Bertalanffy.
20
Su objetivo era lograr una integracin
analtica entre las ciencias naturales y sociales, lo que se
llam la unidad de las ciencias, por lo que su aplicacin y uso
ha infuido de manera signifcativa en estas y, especialmente,
en las ciencias administrativas.
Los sistemas se defnen como un conjunto, como una totalidad
cuyos componentes interactan para lograr propsitos,
metas y objetivos comunes. Una propiedad intrnseca de los
sistemas, en concordancia con su defnicin, se relaciona
con la idea de que sus componentes tienen que ser vistos
globalmente, por lo que cada cambio y transformacin que
se produzca en cada uno de ellos afecta al resto de los
componentes y, en consecuencia, a la totalidad del sistema.
20
Von Bertalanffy, Ludwig, Teora general de los sistemas: fundamento,
desarrollo, aplicaciones, Mxico, Fondo de Cultura Econmica, 1987. Ver
tambin Van Gigch, John Peter, Teora general de sistemas, 3 ed., Mxico,
Trillas, 2006.
Adems de esta propiedad, los sistemas poseen un conjunto
de atributos o premisas que les otorgan identidad. Se dice
que pueden estar insertos en un sistema mayor, ser abiertos
o cerrados, y las funciones que desempean dependen de
la estructura del propio sistema, de los fujos de informacin
que reciba y de la capacidad que dicha estructura tenga
para procesarlos y as lograr las metas o resultados que se
esperan del sistema en un medio o contexto determinado.
Es tambin distintivo de los sistemas desarrollar un par de
tendencias en su funcionamiento. La primera se denomina
entropa, concepto asociado a la posibilidad de que el sistema
se desgaste o incluso se desintegre con el paso del tiempo,
esto es, que su funcionamiento sea cada vez ms aleatorio.
La entropa es una tendencia natural de los sistemas que se
inhibe a partir de otra tendencia asociada a ellos, relacionada
con el concepto de homeostasis, es decir, la capacidad que
tiene el sistema de guardar un equilibrio dinmico entre
sus componentes, especialmente frente a los cambios que
puedan producirse en su medioambiente. Los agotamientos
sufridos por el Sistema Nacional de Archivos a lo largo
del tiempo, por ejemplo, se han debido precisamente a su
tendencia entrpica no compaginada con su contraria.
31
Cabe destacar que los sistemas abiertos aquellos que
tienen una interaccin dinmica con su medioambiente
son los que presentan una mayor propensin a la entropa.
Por eso debe buscarse su equilibrio y regulacin en forma
permanente, para no desgastarlo o, incluso, desintegrarlo.
De lo anterior pueden derivarse algunas ideas bsicas,
importantes a la hora de compaginar el concepto y aplicarlo
al universo de los archivos:
Primera. Que los sistemas son un conjunto, una totalidad
cuyas partes o componentes interaccionan para cumplir
un propsito comn.
Segunda. Que los cambios en el funcionamiento de
cada componente del sistema afecta al resto de los
componentes del mismo.
Tercera. Que los sistemas tienen un conjunto de atributos
que los caracterizan como abiertos o cerrados, dinmicos
o estticos, adaptables o rgidos, con mecanismos de
control y supervisin internos o externos que los regulan.
Los componentes de cualquier sistema pueden variar de
acuerdo con la naturaleza de su objeto y propsitos, pero por
lo general estos referen al menos a las siguientes fguras:
la organizacin del sistema (su estructura)
el funcionamiento del sistema
los recursos operativos asignados al sistema
los fujos de informacin de que disponga el
sistema y su capacidad para transformarlos en
resultados (productos o servicios)
La organizacin del sistema hace referencia a la estructura
del mismo, esto es, a los componentes que constituyen el
continente. El funcionamiento del sistema se refere a las
responsabilidades y atribuciones que este lleva a cabo
para su correcta operacin, las cuales se relacionan con
la ejecucin de los procesos y procedimientos que le dan
sentido y perspectiva en su conjunto.
Los recursos operativos del sistema se asocian con el capital
humano y los aspectos materiales, tcnicos y tecnolgicos
que requiere para ponerse en marcha y operar continuamente.
Por ello, el concepto de sistema no debe relacionarse
exclusivamente con sus recursos tecnolgicos, como
32
computadoras o servicios automatizados. Estos pueden ser
parte de los recursos de un sistema, pero no hacen alusin
al sistema en s mismo. Dicho de otra forma, los recursos
tecnolgicos pueden constituir un sistema insertado en un
sistema mayor, tal como los recursos humanos o materiales
podran serlo.
Finalmente, los fujos de informacin son todos aquellos
que le facilitan al sistema el desarrollo de su capacidad de
procesamiento, con lo cual los insumos que lo nutren se
convierten en productos o servicios. Esto se da en forma
cclica y mediante procesos constantes de retroalimentacin
que permiten evaluar los resultados o propsitos del sistema,
as como realizar las adaptaciones necesarias para darle
equilibrio a su funcionamiento.
Por lo que se ha enunciado hasta aqu, puede afrmarse
que las organizaciones, en cuanto sistemas abiertos, se
caracterizan como sistemas complejos, por la gran cantidad
de elementos que los componen y su constante interaccin
con el medio al que pertenecen. Todo esto, a la larga, defnir
el funcionamiento centralizado o descentralizado del sistema,
as como su tendencia homeosttica y entrpica.
El funcionamiento centralizado o descentralizado del sistema
depender, entonces, de su complejidad. Los sistemas
centralizados se distinguen porque pueden ser regidos en
forma unidireccional, lo que permite, del lado positivo, ejercer
un mejor control y regulacin del sistema en su conjunto, y
del lado negativo, entorpecer la toma de decisiones y, por
tanto, burocratizar si vale el trmino su funcionamiento.
En comparacin con los sistemas centralizados, los
descentralizados operan con un mayor grado de autonoma
respecto de sus componentes. Desde el punto de vista
positivo, pueden ser ms giles en su funcionamiento, pero
desde el negativo, tienden a desgastarse ms rpidamente y
su regulacin y control suele ser ms complicado.
Una combinacin de ambos atributos, esto es, el
funcionamiento centralizado del sistema con propsitos
de direccin, regulacin y control, y descentralizado en
su operacin, tender al mejor manejo de sus tendencias
entrpica y homeosttica.
Un sistema es, entonces, un conjunto, una totalidad compleja
cuyas partes se infuyen recprocamente, tal como se muestra
en los cuadros 4, 5 y 6.
33
Cuadro 4. Diagrama de los sistemas por sus componentes
34
Cuadro 5. Diagrama del sistema por su funcionamiento
35
Finalmente, en el siguiente cuadro se hace una representacin total de un sistema:
Cuadro 6. Representacin de un sistema integrado
36
En concordancia con lo aqu expuesto, un sistema puede
referirse a un organismo, biolgico o artifcial, en el cual sus
componentes interactan y se relacionan para cumplir un fn
comn. Por ejemplo, una institucin gubernamental puede
considerarse como un sistema complejo, ya que cuenta con
todos los elementos que los componen. Tal es el caso del
Sistema Integral de la Familia (DIF) o el Sistema Conalep.
Pongamos por caso tambin al Instituto Federal de Acceso a
la Informacin y Proteccin de Datos (IFAI). Este organismo,
en s mismo, constituye un sistema, pues posee tanto una
estructura como funciones y recursos que interactan para
el cumplimiento de un fn comn: ser el rgano garante
del derecho de acceso a la informacin pblica para
promover la transparencia de la actividad gubernamental,
la rendicin de cuentas y el fortalecimiento de una nueva
cultura de gobernabilidad democrtica en el pas. El IFAI,
adems, cuenta con un conjunto de reglas que garantizan
y regulan su funcionamiento, al mismo tiempo que lo
protegen jurdicamente, en especial, por estar sustentadas
en ordenamientos legales: la Ley Federal de Transparencia
y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental y la Ley
Federal de Proteccin de Datos en Posesin de Particulares.
Antes de extrapolar los argumentos hasta aqu expuestos al
universo de los archivos, en el siguiente punto se abordarn
dos conceptos complementarios, dada su estrecha relacin
con el concepto de sistema. La comprensin cabal de
todos ellos ayudar a la creacin de las condiciones
organizacionales que, a su vez, permitan la integracin y
formalizacin de los sistemas institucionales de archivos en
las organizaciones pblicas.
2.2. Ciclo vital de los documentos y Sistema
Institucional de Archivos (SIA)
21
El ciclo vital constituye el concepto central de la administracin
de documentos, entendida esta, a su vez, como teora y
metodologa para su gestin. De acuerdo con este ciclo, los
documentos pasan por tres fases, etapas o edades desde
que se producen y hasta que se determina su destino fnal
21
Numerosos textos abordan el tema del ciclo vital de los documentos. Al
respecto, se sugiere consultar la Revista Cambio Archivstico, nms. 1 al 4,
seccin ... Concentrarse, Mxico, Archivo General de la Nacin, 1984. Aqu
nicamente se abordarn sus aspectos bsicos, especialmente aquellos
que relacionan el ciclo con la estructuracin de los archivos como sistema
institucional, de conformidad con los propsitos del presente cuaderno.
37
en el seno de las instituciones,
22
en las cuales la informacin
contenida en ellos se sujeta a usos y tratamientos archivsticos
claramente diferenciados.
23
La primera fase del ciclo vital se conoce como la etapa activa
de los documentos. En ella, se entiende que estos haban
sido producidos para atender y desahogar la gestin o
tramitacin de los diversos asuntos bajo la responsabilidad
de las instituciones, por lo que en esta etapa los documentos
tienen un uso constante, son probatorios de eventos o
procesos de trabajo y, por lo tanto, poseen una alta jerarqua
jurdica y administrativa: tienen un valor primario de orden
administrativo, legal y fscal o contable.
Una vez que concluye la utilidad de los documentos en la
tramitacin de asuntos, de conformidad con las vigencias
que se hayan determinado para ellos en concordancia con su
valoracin,
24
estos arriban a la segunda fase de su ciclo, que
se conoce como la etapa semiactiva. En ella, los documentos
22
Al ciclo vital se lo conoce tambin como la teora de las tres edades de los
documentos.
23
Ver de Couture, Carol y Jean-Yves Rosseau, Los archivos del siglo XX,
Mxico, AGN-Universidad de Montreal, 1987, pp. 95 - 156.
24
En el quinto cuaderno de la presente coleccin se aborda con mayor detalle
el tema de la valoracin documental y sus instrumentos de control.
tienen una utilidad referencial, su frecuencia de consulta ha
disminuido y por lo tanto se conservan solo precautoriamente
en virtud de sus valores legales, fscales o contables.
Al concluir los valores primarios de la documentacin,
fnalmente, buena parte de los documentos producidos
y utilizados en las etapas previas adquieren un valor
secundario, de orden evidencial, testimonial o informativo,
25

lo que determina su conservacin permanente. En este
momento es cuando los documentos arriban a la tercera fase
de su ciclo, conocida como la etapa inactiva o histrica.
Cabe destacar que buena parte de la documentacin
producida por las organizaciones no adquiere un valor
secundario, residual, respecto al que tuvo durante las
dos primeras etapas del ciclo, por lo que ese tipo de
documentacin es susceptible de depurarse conforme a los
propios mecanismos de valoracin y disposicin documental
que se tengan defnidos y, tambin, en concordancia con la
legislacin vigente en la materia.
La orientacin metodolgica que ofrece el ciclo vital
determina que el tratamiento archivstico de la informacin
25
Schellenberg, Theodore R., Archivos modernos: principios y tcnicas,
Mxico, Secretara de Gobernacin-AGN, 1988.
38
documental puede tambin diferenciarse y especializarse
tanto tcnicamente como desde un punto de vista
organizacional. Atae a las reas de correspondencia y a los
archivos de trmite la administracin de los documentos que
se encuentran en la fase activa del ciclo.
A otra rea especializada denominada genricamente
archivo de concentracin le corresponde, a su vez,
el tratamiento archivstico de la documentacin que se
encuentra en la fase semiactiva del ciclo. Finalmente, sern
las reas de archivo histrico las que se encarguen de la
documentacin que arribe a la fase inactiva o histrica para
su conservacin permanente. As, puede afrmarse que los
documentos de la fase activa no se manejan del mismo modo
que los de las etapas semiactiva o histrica.
Los usos, los usuarios, los procesos de trabajo, los
instrumentos y mtodos y los recursos operativos que se
utilizan en cada etapa del ciclo son distintos. Por lo tanto,
con base en este modelo puede construirse un sistema de
archivos, un diseo institucional apropiado para la operacin
integral de los servicios archivsticos.
La administracin de los documentos, a lo largo de su ciclo
vital, exige de las estructuras archivsticas de trmite, de
concentracin e histricas un comportamiento homogneo
y estandarizado, as como el ejercicio de un conjunto de
procesos y procedimientos que las vinculen ordenadamente,
tanto para la organizacin tcnica, la circulacin y el control
de la informacin documental como para brindar los servicios
institucionales que les son requeridos por sus usuarios, sean
estos institucionales o sociales.
En el siguiente cuadro se describe la relacin que hay entre
las fases del ciclo, la estructura archivstica especializada que
les da tratamiento tcnico y el uso distintivo de la informacin
correspondiente a cada etapa.
39
Cuadro 7. Ciclo vital, Sistema Institucional de Archivos (SIA) y usos de la informacin
La concepcin de que los archivos no son entidades aisladas
y que deben funcionar de manera coordinada, conforme a
un modelo de organizacin que los vincule como sistema
institucional, se fundamenta en el ciclo vital de los documentos.
Los archivos requieren funcionar como sistema Institucional
para estar en condiciones de brindar integralmente sus
servicios en el seno de las organizaciones gubernamentales,
en oposicin a su operacin parcial, limitada o no coordinada.
El ciclo vital de los documentos ofrece, del mismo modo,
la idea de que los archivos son algo ms que documentos
organizados, y especialmente, algo ms que los espacios, el
mobiliario y equipo en el que estos se depositan, para adquirir
tambin una connotacin organizacional, esto es, concebirse
como estructuras administrativas formalmente establecidas
en el interior de las instituciones pblicas.
40
En el siguiente punto se aborda, por ello, la naturaleza
tridimensional del concepto de archivo.
26
2.3. Archivo: un concepto tridimensional
La diferenciacin del concepto archivo es muy importante, en
virtud de que persiste en las administraciones pblicas una
visin estereotipada de los archivos, a los que se concibe
casi de manera exclusiva como el lugar, el espacio fsico en
el que se depositan papeles viejos.
Dentro de la administracin pblica, los archivos se conciben
todava como bodegas de papeles intiles, en lugar de como
centros neurlgicos de informacin, susceptibles de usarse
integralmente como instrumentos de gestin, memoria
institucional y recursos para la transparencia.
26
Sobre la triple naturaleza del concepto archivo, se sugiere ver de Heredia
Herrera, Antonia, el artculo La vertiente ms humanista de la profesin,
escrito para la Exposicin y Conferencia Internacional de Archivos (Excol/07),
celebrada del 23 al 27 de mayo de 2007 en Bogot, Colombia. (Memorias
de la conferencia). De la misma autora se recomienda, tambin, Qu es un
archivo?, Gijn, Trea (Archivos Siglo XXI-I), 2006.
La defnicin de archivo hace alusin a tres dimensiones,
las cuales resulta necesario tener en cuenta para su cabal
organizacin tcnica, fsica y estructural.
Por lo tanto, el concepto archivo debe entenderse como
sigue:
Primero. En su defnicin conceptual, como conjunto
orgnico y organizado de informacin.
Segundo. En su defnicin espacial, como lugar fsico,
esto es, como depsito del archivo.
Tercero. En su defnicin institucional, como estructura
orgnica formalmente establecida, o sea, como
institucin especializada que brinda servicios
tcnicos a diversos usuarios institucionales y
sociales de conformidad con el ciclo vital de los
documentos.
Desde luego, la relacin del trmino archivo en su defnicin
conceptual, espacial y estructural es sumamente estrecha.
Para que los archivos se constituyan como conjuntos orgnicos
y organizados de informacin, requieren de mtodos,
sistemas de trabajo e instrumentos de control archivstico que
41
les permitan alcanzar la categora, precisamente, de archivos.
A su vez, los depsitos de los archivos, es decir, los espacios
en los cuales se almacenarn los conjuntos organizados de
informacin, requieren de recursos especializados, mobiliario
y equipo tcnico y de seguridad para proteger y conservar en
las mejores condiciones fsicas la documentacin.
Es, sin embargo, la defnicin estructural de los archivos la
que para los propsitos del presente cuaderno nos interesa
especialmente, pues queda claro que la organizacin
estructural de los archivos, basada en el ciclo vital de los
documentos, constituye la condicin sine qua non para
estar en condiciones de integrar sistemas institucionales de
archivos en las dependencias y entidades.
No obstante, no debe perderse de vista la tridimensionalidad
del concepto archivo, pues tanto los mtodos, sistemas
e instrumentos de control archivstico como los recursos
operativos que se utilizan en los archivos forman parte de los
insumos asociados a los sistemas institucionales de archivos.
Por esto, requieren al igual que la organizacin estructural
de los mismos la determinacin de normas y regulaciones
que hagan posible su integracin y formalizacin.
3. Hacia la construccin de los sistemas institucionales
de archivos
Los sistemas institucionales de archivos tendran que
integrarse con los atributos habituales de cualquier sistema,
considerando esencialmente los siguientes:
ser abiertos, dada la constante interactuacin de sus
componentes con el medio institucional y social del que
forman parte;
ser fexibles, dados los constantes cambios de su medio;
ser dinmicos, perfectibles y actualizables en el tiempo;
ser perdurables, a partir de su regulacin y proteccin
jurdica;
ser homogneos, centralizados normativamente y
descentralizados operativamente.
Los lineamientos para la organizacin de archivos, en cuanto
marco de exigencia para citar nuevamente a Merino, dan
pie precisamente a su organizacin estructural, pues defnen
una plataforma bsica para su integracin como sistemas.
42
En el captulo siguiente se har una breve descripcin de
las disposiciones contenidas en los lineamientos para la
organizacin estructural y el funcionamiento sistmico de los
archivos.
43
Captulo III. Estructura del Sistema Institucional de Archivos (SIA)
Sumario: 1. Composicin estructural. 1.1 La unidad
coordinadora de archivos: funciones bsicas.
1.2. Responsabilidades sistmicas. 2. Estructuras operativas
del SIA. 2.1. Las reas de correspondencia. 2.2. Los archivos
de trmite. 2.3. El archivo de concentracin. 2.4. Archivo
histrico.
1. Composicin estructural
La composicin estructural que se ha impulsado para los
archivos de las dependencias y entidades de la Administracin
Pblica Federal se encuentra claramente descrita en los
Lineamientos Generales que para su organizacin y
conservacin emitieron coordinadamente el IFAI y el AGN.
En el captulo II de estos Lineamientos, particularmente
en los sexto, octavo, noveno, dcimo, decimoprimero y
decimosegundo, se describe la organizacin y funciones de
los componentes asociados a los sistemas institucionales
de archivos.
Cabe destacar que, si bien en los Lineamientos no se
menciona expresamente la integracin de los sistemas
institucionales de archivos, en la gua para su cumplimiento
se fja como su primera meta la integracin de los mismos y se
seala que tal hecho servir para mejorar la infraestructura
y reorganizar administrativamente las reas de archivo.
(Vase la nota 16 del presente cuaderno).
La organizacin estructural de los archivos se plantea en
los Lineamientos a partir de dos componentes: en primer
trmino, un rea coordinadora de archivos, que podr
integrarse en cada dependencia o entidad, y una estructura
operativa, dada a partir de las reas de correspondencia,
archivos de trmite, de concentracin e histricos cuyos
niveles jerrquicos podrn ser determinados por las propias
dependencias o entidades a travs de sus titulares.
En el cuerpo de este articulado se describe el funcionamiento
y responsabilidades asignadas a las fguras citadas, entre
las que destacan las estrechas relaciones de coordinacin
44
y vinculacin entre ellas, lo que las caracteriza como un
sistema organizacional integrado de archivos.
De manera breve, en el presente captulo se enfatizarn las
principales funciones que se determinan en los lineamientos
para las diversas reas.
1.1. La unidad coordinadora de archivos: funciones
bsicas
El artculo sexto de los Lineamientos seala especfcamente
que dentro de cada dependencia o entidad se podr contar
con un rea coordinadora de archivos, la cual tendr un
responsable nombrado por el titular de la misma; este ltimo
tambin establecer su nivel jerrquico. Dada la necesaria
generalidad de los Lineamientos, no se especifca en ellos
la estructura organizacional interna que deben tener estas
reas, pues esa facultad solo puede corresponderles a las
instituciones a las que se adscriban, de conformidad con
su particular realidad jurdica, administrativa y fnanciera.
Asimismo, les corresponde describir las funciones especfcas
de manera detallada, en instrumentos adecuados, como los
manuales de organizacin y funcionamiento.
No obstante, las funciones genricas atribuidas a las reas
coordinadoras de archivos y sus responsables dejan ver
la importancia capital que su integracin formal tiene en el
seno de las instituciones gubernamentales. En el cuadro 8
se describen las principales funciones asignadas a estas
reas.
27
27
En el presente cuaderno se destacan nicamente las asociadas al
funcionamiento archivstico, sea en el mbito normativo u operativo, de
las reas constitutivas de los sistemas institucionales de archivos, dejando
de mencionarse otras funciones que, no obstante, resultan especialmente
relevantes, por lo cual se sugiere hacer una revisin detallada de los
lineamientos en cita.
45
Cuadro 8. Funciones bsicas del rea coordinadora de archivos
La sola mencin de las principales funciones que se
incluyeron en el cuadro previo revela la importancia de
las reas coordinadoras de archivos. Su papel como
componente de regulacin de los archivos de trmite, de
concentracin e histricos de la dependencia o entidad a la
que esta rea se encuentre adscrita, resulta por s solo
central en la integracin de los archivos como sistema
estructurado.

46
Los sistemas institucionales de archivos, en efecto, precisan
de un rea organizacionalmente fuerte, que propicie
su funcionamiento de manera integral, homognea y
estandarizada. Recordemos que, como se mencion en el
captulo correspondiente, los sistemas abiertos y el de los
archivos lo es, dada su permanente interaccin con su medio
institucional requieren un ncleo directivo central, por as
llamarlo, que sea capaz de disear y establecer las polticas,
las normas internas y los programas especfcos que para la
administracin de documentos y la gestin de archivos se
instrumenten en el conjunto del sistema. Ese papel directivo
les corresponde, justamente, a las reas coordinadoras
de archivos, que adems tendran otras responsabilidades
sistmicas si vale el trmino, las cuales si bien no
se mencionan expresamente en los Lineamientos, el
cumplimiento de estos las hace absolutamente necesarias.
1.2. Responsabilidades sistmicas
Las reas coordinadoras se plantean como las encargadas
de la vinculacin de todos los componentes del Sistema
Institucional de Archivos. Su responsabilidad se centra en
propiciar su comportamiento armnico, por lo que estas se
constituyen como las instancias encargadas de favorecer
el equilibrio entre las tendencias de entropa y homeostasis
del sistema, con lo cual favorecen su operacin dinmica
e inhiben en lo posible su natural desgaste por el paso del
tiempo.
De conformidad con lo anterior, corresponde a estas reas,
ms all de las funciones que la legislacin actual les confere,
el cumplimiento de las siguientes responsabilidades:
propiciar el comportamiento homogneo e integrado
del sistema en su conjunto y en cada uno de sus
componentes;
dar seguimiento a las acciones que se emprendan
en el interior del sistema y evaluar sus resultados y
metas;
propiciar la constante interactuacin de los archivos
de trmite, de concentracin e histricos del sistema,
desarrollando al mismo tiempo un sentido de
pertenencia para el conjunto de sus componentes;
vincularse constantemente con su medio
institucional, especialmente con las instancias
47
administrativas y tcnicas que favorezcan el
desarrollo de los archivos.
Tambin corresponde a estas reas coordinarse no
nicamente con los archivos, sino tambin con otras
instancias internas de las dependencias y entidades, como
los comits de informacin, las reas de informtica, las
reas de recursos humanos y otras unidades administrativas;
del mismo modo, con otras dependencias y entidades
externas, como el Archivo General de la Nacin o el IFAI, todo
lo cual revela la complejidad de su trabajo y la necesidad de
desempearlo con el mayor dinamismo posible.
La diversidad de funciones y responsabilidades sistmicas
que corresponden a las reas coordinadoras de archivo
hace absolutamente indispensable que se les asigne un
nivel jerrquico y una adscripcin adecuados dentro de
los organismos gubernamentales; asimismo, dotarlas
de los recursos que les permitan el ejercicio exclusivo y
especializado de sus funciones, en oposicin a su desempeo
ante responsabilidades accesorias de otras unidades
administrativas, como las reas de recursos materiales y
servicios generales, que suelen ver en los archivos un pesado
lastre en vez de un sistema neurlgico de informacin para
las administraciones pblicas.
2. Estructuras operativas del SIA
Los componentes operativos del Sistema Institucional de
Archivos constituyen la columna vertebral del sistema en su
conjunto. Reguladas por el rea coordinadora de archivos
para evitar su funcionamiento como entidades aisladas,
las estructuras operativas del Sistema fundamentan su
funcionamiento en el ciclo vital de los documentos, que
permite diferenciar y especializar su trabajo, los recursos y
las relaciones que en forma normalizada deben establecerse
entre ellas y con las reas a las que brindan sus servicios.
La intensa actividad tcnica que efectan los componentes
operativos del SIA da cuerpo a las relaciones de coordinacin
y vinculacin que se establecen en el interior del sistema.
Solo de esta forma puede lograrse su funcionamiento
estandarizado para dar cumplimento a sus metas y fnes
comunes: la administracin de documentos a lo largo de su
ciclo institucional de vida.
48
Los procesos tcnicos y procedimientos de gestin
documental que estas reas desempean, y los instrumentos
de control archivstico que utilizan en las distintas etapas
del ciclo vital, permiten organizar la documentacin que
tienen bajo su responsabilidad y hacer que esta circule
apropiadamente por las diversas instituciones archivsticas
que conforman el Sistema Institucional de Archivos.
De acuerdo con los lineamientos para la organizacin
y conservacin de archivos, enseguida se describen
las funciones esenciales de la estructura operativa de
los sistemas institucionales de archivos, a las que se
acompaarn algunas observaciones necesarias.
2.1. Las reas de correspondencia
En el lineamiento octavo se establece que las dependencias
y entidades determinarn el nmero de reas responsables
de realizar las funciones asociadas al control y registro de la
correspondencia de entrada y salida, as como el despacho
de la correspondencia de salida. Habitualmente, estas
funciones se ejercen a partir de dos tipos de estructuras,
dependiendo de una serie de caractersticas, como el tamao
de la institucin o la distribucin de sus reas internas,
entre otras. La primera es la que se conoce como Ofciala
de Partes, antes llamadas, por la normatividad emitida por
el Archivo General de la Nacin, Unidades Centrales de
Correspondencia (UCC).
Las Unidades Centrales de Correspondencia desempean
un importante papel operativo tanto para el control de la
correspondencia de las instituciones pblicas, que ingresa o
egresa en forma centralizada, como para su distribucin en
el interior o fuera de ellas. Esto permite ahorros sustanciales
en trminos de tiempo y recursos monetarios, pues evita
la contratacin de servicios privados de mensajera o la
distraccin del personal operativo por ejercer esta funcin.
No obstante, estas reas suelen restringir su funcionamiento
a un servicio de mensajera, lo que sugiere la posibilidad de
redisear su integracin y funciones en el marco del Sistema
Institucional de Archivos, con el objeto de redimensionar su
operacin como rea de servicios documentales.
La segunda modalidad habitual en el manejo de la
correspondencia es la que se da directamente en las unidades
49
administrativas de las instituciones, en donde la funcin suele
atribuirse al personal secretarial, con el consecuente manejo
discrecional y subjetivo que esto trae consigo.
Complementariamente, el lineamiento noveno establece que
las dependencias debern elaborar una fcha de control para
el seguimiento administrativo de la gestin a la que dan lugar
los documentos ingresados, lo que comnmente se conoce
como control de gestin.
Es en las unidades administrativas de las dependencias
y entidades donde se presentan algunos problemas
organizacionales y de funcionamiento en relacin con el
control de la correspondencia, el ejercicio del control de
gestin y, especialmente, la vinculacin de esta funcin con
la integracin de la informacin archivstica.
El manejo descentralizado de la correspondencia, su
recepcin, registro, control, seguimiento y despacho directo en
las unidades administrativas sugiere la necesidad de integrar
estos servicios en una sola estructura documental, pues en la
actualidad es frecuente observar desvinculacin estructural
entre la recepcin y el despacho de la correspondencia
con los servicios de control de gestin, y entre estos, con
respecto a los servicios de archivo de trmite. Esta cuestin
no solo tiene implicaciones de orden operativo y dispendio de
recursos, sino que ante todo, desde un punto de vista tcnico,
impacta la efciencia de los mecanismos de agrupacin
sucesiva de la informacin archivstica.
28
En el esquema organizacional del Sistema Institucional de
Archivos es conveniente, por tanto, evaluar la necesidad
de unifcar estos servicios, estandarizando los procesos de
control de la documentacin activa en las distintas unidades
administrativas de las instituciones gubernamentales,
bajo la perspectiva de reintegrar las antiguas reas de
correspondencia y archivo, que en el marco de la normatividad
emitida por el Archivo General de la Nacin se denominaron
Unidades de Documentacin en Trmite. (Consultar, al
respecto, los Manuales del Sistema Red de Archivos del
Gobierno Federal, previamente citados).
Es, entonces, en las unidades administrativas donde debe
resolverse, de conformidad con diagnsticos previos, la
28
Sobre los mecanismos de agrupacin archivstica, se sugiere consultar el
tercer cuaderno de la presente coleccin.
50
estructuracin orgnica de estos servicios, unifcndolos
con la expectativa de vincular la correspondencia, esto es,
los asuntos relacionados con ella y, a travs del mecanismo
de control de gestin, los expedientes en los que deben
integrarse, especialmente si en ellos se acredita el desempeo
de procesos de gestin y tramitacin normalizados.
29
2.2. Los archivos de trmite
El lineamiento dcimo establece que en cada unidad
administrativa de las dependencias y entidades existir un
archivo de trmite, cuyos responsables sern nombrados
por los propios titulares de las unidades administrativas de
adscripcin.
Antes de hacer algunas observaciones sobre este particular,
revisemos las funciones de estas reas como componentes
centrales en todo sistema institucional de archivos. Por
principio, corresponde a los archivos de trmite, de
conformidad con los Lineamientos, el ejercicio de las
funciones bsicas que se describen en el cuadro 9.
29
En el segundo cuaderno de la presente coleccin se abunda ms sobre
este tema.
51
Cuadro 9. Funciones de los archivos de trmite
52
Con frecuencia ha sido malinterpretada la disposicin del
lineamiento dcimo, en el sentido de que dentro de cada
unidad administrativa existir un archivo de trmite. Lo
habitual es que en cada unidad administrativa los archivos
sean manejados por personal secretarial o por los propios
funcionarios o empleados, lo que trae como consecuencia
la dispersin de la informacin documental, la organizacin
personalizada de la documentacin en oposicin a su
organizacin tcnica y el control patrimonialista de los
expedientes, as como un sinfn de archivos informales
dentro de cada unidad administrativa.
Por otra parte, el manejo no especializado de los servicios
archivsticos en las ofcinas provoca, adems de la
produccin excesiva de documentos y la mala integracin
de los expedientes, un uso defciente de la informacin
archivstica como herramienta de gestin, esto es, como
recurso esencial para la tramitacin de asuntos, al mismo
tiempo que se dejan acumular en los escasos espacios
disponibles para su resguardo. Cada uno de estos archivos
de ofcina, informales, representa una entidad aislada, lo que
justifca plenamente el rediseo institucional de los archivos
de trmite, los cuales constituyen todava el eslabn ms
dbil en la estructuracin organizacional de los sistemas
Los Lineamientos establecen claramente la necesidad de
que los archivos de trmite operen en forma estandarizada
y uniforme, para lo cual se ha dispuesto en ellos el diseo,
desarrollo y utilizacin de instrumentos de control, mtodos
y sistemas tcnicos que permitan la efcaz administracin de
los documentos en las unidades administrativas.
Por todo esto es conveniente destacar que la integracin de un
servicio de archivo de trmite en cada unidad administrativa
no implica de manera necesaria crear un archivo fsicamente
reunido en un solo espacio, o sea, un archivo centralizado.
Recurdese la dimensin tridimensional del concepto de
archivo, que hace alusin al conjunto orgnico y organizado
de informacin, por lo que el espacio fsico en el que se
resguarda representa nicamente el depsito para su
conservacin.
As, en una unidad administrativa puede haber varios espacios
para resguardar archivos, segn el nmero de ofcinas que
dicha unidad tenga bajo su control; sin embargo, la unidad
53
de archivo de trmite puede operar descentralizadamente en
cada ofcina adscrita a cualquier unidad administrativa, pero
centralizadamente desde un punto de vista normativo. Se
puede decir que hay un rea de archivo de trmite aunque
los documentos estn dispersos en varias ofcinas, siempre
que toda la documentacin se encuentre organizada bajo
los mismos criterios tcnicos y normativos, compartidos
por todas las reas internas de la unidad administrativa en
cuestin.
El esquema ideal, desde luego, es que los archivos de trmite
se renan en un solo espacio para, as, cumplir con las tres
acepciones que pueden asignarse a la palabra archivo en
un sentido conceptual, espacial e institucional. Sin embargo,
tal hecho, especialmente ante las seculares condiciones
de restriccin presupuestal, no representa un requisito
indispensable para la estructuracin de estas reas como
componentes del Sistema Institucional de Archivos.
2.3. El archivo de concentracin
El archivo de concentracin, el rea encargada de la
administracin de documentos que se encuentran en la fase
semiactiva de su ciclo vital, es en realidad una unidad que
ocupa un lugar central en la integracin de los sistemas
En el marco de los Lineamientos, se han designado para esta
fgura las siguientes funciones bsicas, en concordancia con
el lineamiento decimoprimero:
I. recibir de los archivos de trmite la documentacin
semiactiva;
II. conservar precautoriamente la documentacin
semiactiva hasta cumplir su vigencia documental,
conforme al catlogo de disposicin documental, o
al cumplir su perodo de reserva;
III. solicitar al rea coordinadora de archivos de la
dependencia o entidad, con el visto bueno de la
unidad administrativa generadora, la liberacin en
su caso de los expedientes para determinar su
destino fnal;
IV. coadyuvar, con el rea coordinadora de archivos, en
la elaboracin del cuadro general de clasifcacin, el
catlogo de disposicin documental y el inventario
general;
54
V. elaborar los inventarios de baja documental y de
transferencia secundaria;
VI. valorar, en coordinacin con el archivo histrico, en
su caso, los documentos y expedientes de las series
resguardadas conforme al catlogo de disposicin
documental a que se refere el lineamiento
decimosptimo;
VII. realizar, en su caso, las transferencias secundarias
al archivo histrico de la dependencia o entidad, o al
Archivo General de la Nacin.
No hay duda sobre la relevancia del archivo de concentracin,
aunque, curiosamente, es el rea que dentro de las
administraciones pblicas se considera como bodega de
papeles intiles y en la que generalmente se dispone de
escasos recursos para la adecuada conservacin de los
acervos que resguarda.
El archivo de concentracin, de hecho, permite la circulacin
de los documentos en las instituciones, pues desahoga
los archivos de trmite de la documentacin cuya utilidad
inmediata ha concluido, transfriendo los testimonios
documentales a las reas de archivo histrico y encargndose
de la muy delicada funcin de depurar la documentacin sin
valor secundario.
A diferencia de los archivos de trmite, el archivo de
concentracin s debe contar con espacios sufcientes,
ya que en sus instalaciones habrn de resguardarse
precautoriamente grandes volmenes de documentacin.
En la gestin de los archivos de concentracin, el concepto de
archivo en cuanto su defnicin como depsito adquiere
un peso importante, pues esta unidad s precisa de espacios
y condiciones ambientales apropiados, lo que no es frecuente
que ocurra: con regularidad, en las administraciones pblicas
se ubica la documentacin semiactiva justamente en los
almacenes en los que se resguarda el mobiliario, equipo y los
insumos de desecho de las organizaciones gubernamentales.
Este hecho pone en evidencia la concepcin errnea de los
archivos de concentracin como archivo muerto.
Un problema organizacional frecuente en las instituciones
pblicas es que, lejos de contar con un solo archivo de
concentracin, como dictan los Lineamientos, poseen
varios. Este fenmeno obedece a que algunas unidades
55
administrativas, ante la sobresaturacin de sus archivos de
trmite, sumados al factor de desconfanza en los servicios
que brinda el archivo de concentracin, optan por tomar en
alquiler una bodega para resguardar sus acervos semiactivos
(una especie de sucursal de su archivo de trmite), o bien,
por la contratacin de empresas privadas que resguarden
su documentacin, o en ltima instancia, por promover
la digitalizacin de documentos que con frecuencia no
cumplen con las condiciones requeridas o no necesitan ser
digitalizados. Todo esto representa, adems de gastos que
podran evitarse, riesgos tcnicos y jurdicos muy serios.
Los Lineamientos disponen que el archivo de concentracin
se adscriba a las reas coordinadoras de archivos, lo cual
habra que evaluar en la estructuracin de los sistemas
institucionales de archivos, pues quiz no sea conveniente
que estas se ocupen de actividades operativas, dada la
intensa accin que tienen que desplegar para garantizar la
sinergia de los archivos como sistema integrado.
En cualquier caso, el diseo de la estructura organizacional
para los archivos de concentracin deber realizarse sobre
la base de un diagnstico minucioso de sus condiciones
actuales de operacin en cada dependencia o entidad y de
cara a su rediseo como rea de fundamental importancia
para el ejercicio prctico del ciclo vital de los documentos en
las instituciones pblicas.
2.4. Archivo histrico
El archivo histrico constituye, fnalmente, el ltimo eslabn de
la cadena en la estructuracin de los sistemas institucionales
de archivos.
Resulta curioso, por decir lo menos, que la mayor parte de
las instituciones pblicas no cuenten con archivos histricos
formalmente establecidos, a pesar de que estos han sido
estereotipados como la memoria de las instituciones, a partir
de la visin arqueologizada que se tiene de ellos, como se
mencion en el primer captulo del presente cuaderno.
Es absurdo pensar que los archivos histricos lo sean por el
solo hecho de resguardar documentacin vieja, generalmente
en condiciones que hacen imposible su consulta. Ms bien, un
archivo histrico lo es si cuenta con las condiciones formales
para su operacin, as como con los recursos que permitan
56
garantizar la conservacin a largo plazo de los testimonios
que acreditan la evolucin jurdica, administrativa y tcnica
de las instituciones.
Para poder estructurar consecuentemente los archivos
histricos como parte del Sistema Institucional de Archivos,
los Lineamientos emitidos por el IFAI y el AGN establecen
con toda claridad su funcionamiento bsico a partir de las
consideraciones siguientes:
Lineamiento decimosegundo: Las dependencias y entidades
establecern un archivo histrico, de considerarse necesario,
adscrito al rea coordinadora de archivos, en su caso.
El archivo histrico tendr como funciones bsicas las
siguientes:
validar la documentacin que deba conservarse
permanentemente, por tener valor histrico, para el
dictamen del Archivo General de la Nacin;
recibir los documentos con valor histrico enviados
por el archivo de concentracin;
organizar, conservar, describir y difundir la
documentacin con valor histrico;
establecer un programa que le permita respaldar los
documentos histricos a travs de sistemas pticos
y electrnicos;
estimular el uso y aprovechamiento social de
la documentacin, difundiendo el acervo y sus
instrumentos de consulta. (Ver Lineamientos,
seccin IV, lineamiento decimosegundo).
El carcter altamente especializado de los archivos histricos
requiere, consecuentemente, tanto de personal profesional
como de recursos tcnicos, materiales y tecnolgicos
adecuados para la efcaz administracin y conservacin de
sus acervos.
Dentro de la estructura del Sistema Institucional de Archivos,
el nivel organizacional que se asigne a esta rea deber
corresponder con la especialidad de sus funciones.
Como ha podido observarse a lo largo del presente captulo,
las estrechas relaciones operativas entre los componentes
del Sistema Institucional de Archivos requieren ir ms all del
contexto de exigencia normativa asociada a ellos.
57
El anlisis de la evolucin terica y metodolgica de la
administracin de documentos, la insercin del tema de los
archivos desde una perspectiva jurdica y en el marco de
las acciones de transparencia, as como la determinacin
normativa incluida en los lineamientos para su organizacin y
conservacin, constituyen el andamiaje a partir del cual pueden
establecerse las condiciones organizacionales para construir
y formalizar el funcionamiento de los archivos de trmite, de
concentracin e histricos como un sistema estructurado e
integral, tal y como se muestra en el siguiente diagrama.
58
Cuadro 10. Sistema Institucional de Archivos
En el capitulo siguiente se describen algunas consideraciones sobre el particular bajo esta orientacin.
59
Captulo IV. Metodologa para la integracin y formalizacin de los SIA
supervisin, retroalimentacin y actualizacin
mantenimiento del sistema
A continuacin se describen los procesos y acciones bsicas
asociados al esquema de planeacin.
El diseo e implantacin del Sistema Institucional de Archivos
no parte de cero. Como hasta aqu se ha dicho, ya se dispone
de un marco referencial de orden jurdico y tcnico que,
fundamentado en el mbito de las acciones de transparencia,
as como en las disposiciones para favorecer la organizacin
tcnica y estructural de los archivos gubernamentales,
permite contar con una plataforma esencial para su defnitiva
integracin y formalizacin en las instituciones pblicas.
La complejidad del Sistema Institucional de Archivos implica
impulsar un intenso proceso de trabajo en el que debern
llevarse a cabo mltiples actividades en distintos escenarios
de las instituciones, razn por la cual resulta necesario
formularlas alrededor de un esquema de planeacin que
Sumario: 1. La planeacin de los sistemas institucionales
de archivos. 1.1. Diseo del sistema. 1.2. Diagnstico
organizacional de los servicios archivsticos. 1.3. Integracin
del modelo tcnico. 2. Formalizacin de los sistemas
institucionales de archivos. 2.1. Aspectos jurdicos.
2.2. Aspectos tcnicos. 2.3. Aspectos administrativos.
1. La planeacin de los sistemas institucionales de
archivos
La construccin de los sistemas institucionales de archivos
involucra una serie de acciones y la toma de decisiones
estratgicas que solo pueden ser viables si se llevan a cabo
a partir de un esquema integrado de planeacin que incluya,
entre otros, los pasos siguientes:
diseo conceptual del sistema
generacin del modelo tcnico del SIA
difusin y consenso
desarrollo e implantacin
formalizacin del sistema
60
haga posible la obtencin de resultados de corto, mediano
y largo plazo. Todo esto, en el marco de un proceso a dos
tiempos que suele ser extremadamente complicado.
En el primer tiempo debe obtenerse como resultado un
modelo tcnico preciso, bien estructurado, congruente y de
fcil comprensin, en el cual se describa la composicin
normativa y operativa del sistema institucional de archivos,
sus propsitos y metas y las condiciones organizacionales
requeridas para facilitar su integracin en el seno de los
organismos.
En la segunda fase debern realizarse todas las acciones
para la adopcin del modelo, lo que regularmente implica una
constante labor de coordinacin, supervisin, capacitacin
y apoyo tcnico, que deber tener como resultado la
implantacin y formalizacin tcnica, jurdica y administrativa
del Sistema Institucional de Archivos.
Por su naturaleza y las condiciones en que debe
desarrollarse la segunda fase que implica la participacin
de mltiples personas de distinto nivel en el seno de las
organizaciones, en este perodo pueden enfrentarse
fuertes resistencias al cambio organizacional implcito en la
integracin de los sistemas institucionales de archivos, lo
cual hace necesaria una constante labor de difusin que
permita generar una nueva visin y cultura de los archivos
a nivel institucional.
Por estas razones, corresponde a las reas coordinadoras
de archivos, en su carcter de autoridad archivstica superior
en el interior de cada dependencia, desempear un papel
central, a fn de ir a la vanguardia de este proceso, si bien
en coordinacin y con la plena participacin de la autoridad
administrativa del ms alto nivel dentro de las organizaciones.
Como en todo plan que se disee para la integracin del SIA,
debern desarrollarse tanto actividades tcnicas muy precisas
como acciones de promocin y difusin. Con esto se ponen
en juego mltiples recursos y la toma de decisiones efcaces
para que se arribe, ms temprano que tarde, a las metas y
resultados que se prevean dentro del esquema de planeacin.
Seguidamente, y bajo esta perspectiva, se describen los
principales procesos y actividades bsicas por incluir en el
plan.
61
1.1. Diseo del sistema
El rea coordinadora de archivos, con base en el marco
normativo disponible, deber integrar un esquema de
contenidos asociados al Sistema Institucional de Archivos que
resulte viable para la dependencia o entidad de adscripcin.
La formulacin de un diseo conceptual bsico del sistema,
de sus componentes y funciones genricas, como documento
tcnico que gue las actividades posteriores, resulta
absolutamente indispensable.
Dentro de este diseo debern tenerse en cuenta las
siguientes cuestiones:
Primero. Fundamentar la construccin del sistema en
la administracin de documentos y, particularmente,
en el ciclo vital de ellos como modelo metodolgico
para la organizacin estructural de los archivos de la
dependencia o entidad.
Segundo. Apoyarse en la teora de sistemas
como herramienta para la formulacin del diseo
conceptual.
Tercero. Conocer con precisin la normatividad
tcnica y jurdica disponible para fundamentar la
creacin y formalizacin del Sistema Institucional
de Archivos.
Cuarto. Captar informacin, a travs del
levantamiento de un diagnstico organizacional
preciso, que permita verifcar las condiciones
de operacin vigentes de los archivos de la
dependencia y entidad de adscripcin.
1.2. Diagnstico organizacional de los servicios
archivsticos
El diagnstico organizacional deber efectuarse a partir de
cuatro acciones consecutivas. En primer trmino, el diseo
de los instrumentos de captacin de la informacin, esto es,
cuestionarios como documento fuente del diagnstico.
El cuestionario deber incluir informacin bien estructurada
sobre los campos siguientes:
Datos de identifcacin. rea en la que se aplicar;
nombre y cargo del responsable de respuesta; su
62
domicilio, telfono y correo electrnico; nombre del
encuestador y folio de control del cuestionario.
Datos organizacionales de la unidad de archivo
que se encuesta. Si brinda servicios formalmente
establecidos de archivo, o no; en su caso, nivel
jerrquico de la unidad de archivo y adscripcin
dentro de la unidad administrativa.
Datos de recursos operativos del archivo.
Recursos humanos: nmero de empleados del
archivo, niveles de escolaridad, antigedad de
cada uno en el puesto, condiciones salariales,
capacitacin recibida, edades. Recursos
materiales: espacios, mobiliario y equipo tcnico y
de seguridad de que disponga el archivo. Recursos
tcnicos: manuales de operacin y procedimientos,
reglas de trabajo, instrumentos de control
archivstico de que dispone el rea. Tecnologas:
equipos de cmputo, programas automatizados
para la gestin de las operaciones del archivo,
programas de digitalizacin, entre otros.
Datos de funcionamiento. Produccin de
documentos, manejo de la correspondencia, control
de gestin, cantidad de expedientes, frecuencia de
consulta, acciones de prstamo de expedientes,
procesos de transferencia, etctera.
En segundo trmino, se debe llevar a cabo la formulacin de
un programa logstico para el levantamiento de la informacin,
que podr incluir las acciones siguientes:
emitir un comunicado a las diversas unidades
administrativas de la institucin, en el cual se explique
la naturaleza, propsitos y resultados que se espera
obtener con el levantamiento de la informacin;
capacitar al personal que se encargar del
levantamiento de la informacin, particularmente
en el reconocimiento de los instrumentos de
levantamiento;
supervisar el proceso de levantamiento, auxiliando
en todo momento tanto al personal que se encarga
de las labores de captacin como a las propias
unidades administrativas en las que se aplica el
cuestionario del levantamiento;
establecer las correcciones del proceso,
especialmente ante los eventos de falta de respuesta
al cuestionario o correccin de incongruencias.
63
En tercer trmino, se lleva a cabo el procesamiento de la
informacin. En esta fase se recaban los cuestionarios
levantados, se valida su pertinencia y se registra la
informacin en ellos contenida en una serie de cuadros
de resultados, previamente diseados, que permitan el
tratamiento sistematizado de la informacin a partir de los
documentos fuente (cuestionarios).
En cuarto lugar, deber prepararse como resultado del
diagnstico un reporte del levantamiento y, especialmente,
un dictamen sobre la situacin organizacional encontrada
en el universo archivstico de la dependencia o entidad.
Este dictamen deber formar parte del modelo tcnico que
justifcar la creacin del Sistema Institucional de Archivos,
por lo que debe acompaarse de grfcos ilustrativos que
faciliten la difusin posterior de los resultados.
1.3. Integracin de modelo tcnico
Con los resultados del diagnstico y el documento de diseo de
contenidos previamente formulado, se estar en condiciones
de preparar un modelo tcnico del Sistema Institucional de
Archivos acorde con las necesidades de la dependencia
o entidad, el cual deber incluir, fundamentalmente, los
siguientes contenidos:
presentacin del modelo
objetivos y propsitos
fundamentos conceptuales
marco normativo
justifcacin del sistema (a partir de los resultados
del diagnstico)
composicin de la estructura organizacional del
SIA (estructura, niveles jerrquicos, trminos de
adscripcin administrativa)
funciones genricas y especfcas de los
componentes
estrategias para su implantacin a nivel institucional
acciones para la formalizacin del sistema
cronograma y responsables
estrategias y acciones de mantenimiento y mejora
El modelo tcnico para el desarrollo del Sistema Institucional de
Archivos deber ser un documento claro y, preferentemente,
breve. Si bien podr optarse por la elaboracin de un
64
documento tcnico detallado y uno de carcter ejecutivo que
permita difundir las acciones por desarrollar en la institucin.
Una vez integrado el modelo, deber formularse un programa
de promocin destinado a divulgar la necesidad del sistema y
fomentar la activa participacin en su desarrollo del conjunto
de unidades administrativas y los titulares responsables de
las mismas.
2. Formalizacin de los SIA
Una vez concluidas las etapas previas, debern llevarse
a cabo las relativas a la implantacin y formalizacin del
sistema. En esta fase, corresponder al rea coordinadora
de archivos dar puntual seguimiento a los trabajos para la
implantacin del sistema que incluyen las acciones descritas
a continuacin.
2.1. Aspectos jurdicos
La formulacin de un ordenamiento jurdico un decreto
institucional, por ejemplo en el cual se formalice la creacin
y puesta en marcha del sistema, resulta fundamental para
formalizar la existencia de este como parte de la estructura
organizacional de la dependencia o entidad. El decreto deber
integrar claramente la justifcacin, propsitos, composicin,
mecanismos de coordinacin y funciones bsicas del Sistema
Institucional de Archivos de la dependencia o entidad, as
como las disposiciones para su observancia obligatoria y un
esquema de sanciones en caso de incumplimiento.
Asimismo, el decreto deber prever la formulacin o,
en su caso, la actualizacin de los sistemas, mtodos e
instrumentos de control archivstico que se utilizarn dentro
del sistema, y especialmente, la necesidad de dotarlo de los
recursos humanos, materiales, tcnicos y tecnolgicos para
su funcionamiento cotidiano.
El decreto deber, tambin, describir la estructura
organizacional de las diversas reas de archivo, sus niveles
jerrquicos y trminos de adscripcin administrativa, en
concordancia con las disposiciones presupuestales que
se tengan establecidas en la dependencia o entidad y de
conformidad con las recomendaciones para su implantacin.
Finalmente, el decreto deber impulsar la integracin de
un permanente esquema de planeacin del desarrollo
65
archivstico, a partir de planes anuales que sustenten el
correcto funcionamiento y perdurabilidad del sistema.
2.2. Aspectos tcnicos
En el proceso de implantacin ser necesaria como una
responsabilidad de las reas coordinadoras de archivos, en
coordinacin con los archivos de trmite, de concentracin e
histricos de la entidad o dependencia y las entidades que se
determinen dentro de esta la formulacin de los manuales
de organizacin y procedimientos que correspondan a los
diversos componentes del Sistema Institucional de Archivos.
Como parte de sus responsabilidades especfcas, las reas
coordinadoras de archivo debern tambin establecer las
polticas generales, tcnicas y de servicios a las cuales
se sujetarn los componentes del sistema, y procurar
mantenerlas actualizadas y vigentes.
Asimismo, el rea coordinadora de archivos establecer las
acciones y programas de capacitacin que, como una poltica
permanente, debern impulsarse en el seno de la institucin
para la profesionalizacin y el desarrollo institucional de
los funcionarios y empleados encargados de la funcin
archivstica.
Del mismo modo, las reas coordinadoras auxiliarn a la
autoridad administrativa correspondiente en la adquisicin
de los recursos materiales para los archivos del Sistema
Institucional, estableciendo las polticas necesarias al
efecto.
El desempeo de las acciones previas favorecer a las
reas coordinadoras de archivos, junto con el impulso de
un programa de asesora tcnica permanente para los
archivos de trmite, de concentracin e histricos, el pleno
mantenimiento del sistema en el interior de la dependencia o
entidad de adscripcin, as como el sentido de pertenencia a
este por parte de los titulares de los archivos.
2.3. Aspectos administrativos
Un conjunto de acciones de orden administrativo podr tener
efecto una vez que se formalice la creacin del Sistema
Institucional de Archivos, especialmente las relativas a las
disposiciones de orden presupuestal y fnanciero.
66
En la concepcin del Sistema Institucional de Archivos, y con
base en la informacin diagnstica de referencia, debern
establecerse las mejores estrategias para que en un marco
de austeridad presupuestal se creen las estructuras que
supone el sistema, a partir de una mejor distribucin de
los recursos disponibles para el ejercicio de la actividad
archivstica.
En materia de archivos, aun con lo paradjica que pueda
resultar esta afrmacin, actualmente es comn observar
que las instituciones pblicas erogan fuertes recursos en el
alquiler de bodegas, en la contratacin de servicios privados
para el almacenamiento de archivos, en la incorporacin
desordenada de tecnologas y programas de digitalizacin
que regularmente se llevan a cabo como parte de eventos
no planifcados, en el mantenimiento de grandes volmenes
de documentacin y en la incorporacin de mobiliario de
almacenamiento bonitos en contados casos pero poco
apropiados para los archivos. Todo ello, en virtud de la
falta de especializacin del servicio de archivos y ante
la carencia de polticas y programas de administracin de
documentos que propicien un esquema de gastos efcaz,
apropiado y planifcado.
Esta es la razn por la cual, con base en los resultados del
diagnstico que aqu se ha referido, deben realizarse en
el seno de las instituciones pblicas los planteamientos de
costo-benefcio que justifquen plenamente la creacin y
formalizacin de los sistemas institucionales de archivos.
Una inteligente poltica de redistribucin de los recursos
asignados a los archivos permitir racionalizarlos, en la
lgica de incorporarlos de conformidad con las funciones
especializadas y diferenciadas, a lo largo de su ciclo vital.
Esto coadyuvar tambin al diseo de una poltica de
programacin y presupuesto efcaz para la adquisicin
de espacios, mobiliario, equipo tcnico y de seguridad y,
especialmente, de tecnologas adecuadas para el universo
archivstico.
Por lo mismo, el Sistema Institucional de Archivos no solo
constituye un cuerpo organizacional necesario desde un
punto de vista estructural, sino que su integracin permite,
por una parte, la mejor administracin de los documentos y la
gestin de archivos a lo largo de su ciclo institucional de vida,
y por otra, el adecuado y racional manejo de los recursos
operativos destinados a los archivos.
67
Conclusiones
de vista el fn comn que podra vincularlos como sistema:
administrar la documentacin de las instituciones a lo largo
de su ciclo vital.
Crear un sistema aplicado al universo de los archivos pblicos
no es tarea fcil; sin embargo, como se ha visto hasta aqu,
es perfectamente posible y viable tanto desde un punto de
vista terico y metodolgico como desde una perspectiva
instrumental, especialmente si se toma en cuenta que no se
parte de cero, dada la normatividad vigente en la que pueden
apoyarse las dependencias y entidades.
Por su naturaleza y complejidad, un sistema institucional de
archivos de acuerdo con lo que se ha visto hasta aqu
tendra que disearse defniendo su identidad en forma clara,
a partir de las consideraciones siguientes:
fundamentarlo tericamente en la teora de sistemas y
la administracin de documentos como modelos para su
construccin;
fundamentarlo metodolgicamente a partir del concepto
La estrecha vinculacin entre los conceptos de sistema, ciclo
vital y archivo, descritos en el presente cuaderno, constituyen
las premisas metodolgicas bsicas para la construccin
de las condiciones organizacionales que se requieren para la
defnitiva creacin de los sistemas institucionales de archivos.
Si la identidad y los atributos de los sistemas se extrapolan
a la actividad archivstica, tendra que admitirse que, aunque
los archivos cuentan con los componentes que caracterizan a
todo sistema, en realidad estos an no funcionan como tales.
En la actualidad, a pesar de los indudables avances que se
han analizado en el presente texto, los archivos carecen de
estructuras formales, lo cual los hace operar casi siempre
como entidades aisladas. Sus funciones, por otra parte, se
desempean al arbitrio personal en la mayor parte de los
casos; sus recursos son insufcientes o inadecuados, y en
general las instituciones no cuentan con reglas claras que
los regulen y protejan como herramienta de gestin, como
memoria y patrimonio y como recurso para una cultura de
transparencia. Todos estos factores hacen que se pierda
68
de ciclo vital de los documentos, que permite diferenciar
tanto la estructura como el funcionamiento integral de
los archivos;
fundamentarlo instrumentalmente a partir de un esquema
efcaz de planeacin estratgica en el cual se determine
el diseo, creacin y formalizacin de sus componentes,
tanto de regulacin como de operacin, al mismo tiempo
que se le dote de los recursos indispensables para su
funcionamiento.
La construccin de sistemas institucionales de archivos
representa un arduo y complejo proceso de trabajo.
Comprender su signifcado, la importancia y el papel que
representan en el desempeo de las actividades archivsticas,
como continente en el que deben llevarse a cabo todas las
operaciones y procesos de gestin documental, es una tarea
fundamental.
El desempeo de las responsabilidades de los archivos como
sistema permitir su uso intensivo tanto para documentar
los procesos de gestin de la administracin pblica como
para construir la memoria de las propias instituciones de
Gobierno, y a manera de recurso esencial para favorecer una
cultura de transparencia y rendicin de cuentas en el aparato
gubernamental.
Hacer posible que los archivos dejen de ser islas en las que
se utilizan instrumentos de trabajo informales y poco efcaces
para el control de la documentacin que se produce en forma
explosiva, requiere de su integracin y estructuracin como
sistemas institucionales. Por lo tanto, comprender la identidad
y atributos de estos, as como instrumentarlos realmente en
el universo de los archivos gubernamentales, ms all de las
formalidades jurdicas, resulta una labor por emprender ms
temprano que tarde en las administraciones pblicas.
69
Glosario
30
Acceso a la informacin: derecho ciudadano de consultar,
de acuerdo con las disposiciones legales al efecto, la
informacin pblica gubernamental.
Administracin de archivos: planeacin, organizacin,
direccin y control de las estructuras archivsticas y sus
recursos de operacin (humanos, materiales, tcnicos,
tecnolgicos, presupuestales).
Administracin de documentos: metodologa integral
para planear, dirigir y controlar la produccin, organizacin,
circulacin y uso de los documentos a lo largo de su ciclo
institucional de vida, atendiendo a una mayor economa y
racionalizacin en el manejo de los recursos operativos y las
estructuras archivsticas.
Administrador o gestor de documentos: profesional
encargado de dar tratamiento tcnico a los documentos
30
Algunas de las defniciones del glosario fueron tomadas de los
Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin de los Archivos
de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal,
emitidos por el IFAI y el AGN (DOF, 20 de febrero de 2004). Otras defniciones
fueron hechas o precisadas por el autor.
y archivos, con el propsito de organizarlos, valorarlos,
conservarlos y difundirlos.
Agrupacin documental: asociaciones sucesivas de los
documentos de archivo que permiten vincularlos con el
expediente al que deben incorporarse, as como vincular los
expedientes con la serie y fondo de archivo al que pertenecen.
Archivo: el concepto tiene tres acepciones: 1. Conjunto
orgnico y organizado de informacin en cualquier
soporte, producida o recibida en el ejercicio de las
funciones y atribuciones de personas fsicas o jurdicas,
pblicas y privadas. 2. Entidad o institucin archivstica
formalmente establecida, esto es, como ofcina, unidad
administrativa o estructura registrada en los organigramas
y los reglamentos de organizacin y funcionamiento de
las instituciones. 3. Espacio fsico en el que se deposita la
documentacin que lo conforma, es decir, el archivo como
depsito.
Archivo de concentracin: unidad responsable de la
administracin de documentos cuya frecuencia de consulta
haya disminuido (semiactiva). Los documentos permanecen
en l hasta que concluye su plazo de conservacin, en
70
razn de sus valores primarios de carcter administrativo,
legal y fscal. (En el mbito hispanoamericano, esta unidad
puede entenderse tambin como archivo general, archivo de
transferencia, archivo intermedio).
Archivo histrico: unidad responsable de organizar,
describir, conservar, preservar, administrar y divulgar la
memoria documental institucional.
Archivo de trmite: constituye la unidad responsable de la
administracin de documentos en gestin, de uso cotidiano y
necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de
cualquier unidad administrativa u ofcina.
Atribucin: capacidades competenciales de carcter
general de las organizaciones y sus divisiones internas,
dadas a estas por mandato legal.
Baja o depuracin documental: proceso de eliminacin
razonada y sistemtica de documentacin que haya prescrito
en sus valores primarios administrativos, legales y
fscales, y que no posea valores secundarios o histricos
evidenciales, testimoniales o informativos, de conformidad
con el Catlogo de Disposicin Documental.
Catlogo de disposicin documental: registro general
y sistemtico que establece los valores primarios de la
documentacin, los plazos de conservacin o vigencia
documental en los archivos de trmite y concentracin, y la
determinacin de su destino fnal al trmino de sus vigencias,
que puede ser su eliminacin defnitiva en caso de
carecer de valores secundarios o bien, su seleccin como
documentacin histrica o de valor permanente, susceptible de
transferirse para su conservacin y divulgacin a una unidad
de archivo histrico. (Tambin se lo conoce como tablas de
retencin, cuadro de vigencias o calendarios de conservacin).
Clasifcacin archivstica: proceso de identifcacin,
agrupacin por sus clases y diferencias, sistematizacin
y codifcacin de expedientes de acuerdo con su origen
estructural y funcional.
Ciclo vital de los documentos: fases por las que pasan
los documentos en una institucin y que se caracterizan por
diversos usos institucionales de la informacin: una primera
etapa, denominada activa o de gestin de la informacin
documental; una segunda fase, conocida como semiactiva o
de conservacin precautoria de los documentos, y una tercera
etapa, inactiva o histrica de los testimonios documentales.
71
El ciclo vital se conoce tambin como la teora de las tres
edades de los documentos, a los que se da tratamiento
en los archivos de trmite durante su primera edad, en el
archivo de concentracin durante la segunda edad, y en
el archivo histrico durante su tercera edad.
Comit de Archivos: organismo constituido por archivistas y,
en su caso, administradores para la coordinacin de acciones
o programas archivsticos dentro de una institucin. Est
avalado por la legislacin o normativa institucional ofcial.
Conservacin archivstica: procesos y medidas destinados
a asegurar la preservacin, prevencin o restauracin
de alteraciones fsicas de los documentos de archivo, y el
mantenimiento de los soportes en los que se encuentren.
Control de gestin: conjunto de acciones destinadas al
seguimiento, evaluacin y cumplimiento de actividades y
proyectos.
Correspondencia: conjunto de comunicaciones administrativas
emitidas o recibidas por las unidades administrativas u ofcinas
de la institucin en el desempeo de sus actividades y el
ejercicio de sus atribuciones.
Cuadro general de clasifcacin archivstica: modelo e
instrumento lgico que representa de forma sistemtica las
categoras establecidas como resultado de la clasifcacin
archivstica y que refeja la estructura de los fondos con base
en las estructuras orgnicas y las atribuciones y funciones de
las instituciones.
Descripcin archivstica: elaboracin de una representacin
exacta de la unidad de descripcin y, en su caso, de las
partes que la componen, mediante la recopilacin, el anlisis,
la organizacin y el registro de la informacin que sirve para
identifcar, gestionar, localizar y explicar los documentos
de archivo, as como su contexto y el sistema que los ha
producido de conformidad con la Norma Internacional General
de Descripcin Archivstica, ISAD(G), por las siglas en ingls
de General International Standard Archival Description.
Puede descargarse en PDF desde www.mcu.es/archivos/CE/
RecProf/NormasDocumentos.html.
Disposicin documental: destino sucesivo inmediato de
los expedientes y series documentales dentro de un sistema
institucional de archivos, una vez que prescriben sus valores
primarios, administrativos, legales y fscales. As, el destino
inmediato de los expedientes cuya utilidad administrativa o de
72
gestin prescriba en el archivo de trmite ser el archivo de
concentracin. Del mismo modo, el destino inmediato de los
expedientes que prescriben en el archivo de concentracin
ser la seleccin de los mismos como archivo histrico, o su
eliminacin en caso de que carezcan de valores secundarios.
Documento (o unidad documental simple): todo registro
material de informacin con independencia del soporte en el
que se encuentre y los fnes para los que haya sido creado.
Documento de archivo: informacin registrada en cualquier
soporte, producida, recibida y conservada por cualquier
persona fsica o jurdica en el ejercicio de sus competencias
o en el desarrollo de su actividad y funciones, y que posee un
contenido, un contexto y una estructura que le otorgan calidad
probatoria de eventos y procesos de la gestin institucional.
Documento electrnico: informacin producida, usada,
enviada o recibida por medios electrnicos, o migrada a estos
por medio de un tratamiento automatizado, y que requiera de
una herramienta especfca para ser legible o recuperable.
Estructura organizacional: ofcina o unidad administrativa
formalmente establecida dentro de las instituciones, que
cuenta con atribuciones y funciones legales y recursos para
su desempeo.
Expediente (o unidad documental compuesta): unidad
documental constituida por varios documentos de archivo,
ordenados lgica y cronolgicamente y relacionados por
un mismo asunto, materia, actividad o trmite, o por ser
resultado de un mismo proceso de gestin y acumulacin de
los documentos que los constituyen.
Explosin de documentos: produccin masiva y
descontrolada de documentos en las instituciones.
Fondo: conjunto de documentos, con independencia de
su tipo documental o soporte, producidos orgnicamente
o utilizados por una persona fsica, familia o entidad en el
transcurso de sus actividades y funciones como productor.
Funcin: cualquier objetivo de alto nivel, responsabilidad o
tarea asignada a una institucin por la legislacin, poltica
o mandato. Las funciones pueden dividirse en conjunto de
operaciones coordinadas como subfunciones, procesos,
actividades, tareas o acciones.
73
Gestin documental (o gestin de documentos):
tratamiento integrado de la documentacin a lo largo de su
ciclo vital a travs de la ejecucin de procesos de produccin,
integracin, clasifcacin, ordenacin, descripcin, valoracin,
conservacin y difusin de la informacin archivstica.
Informacin adjetiva: informacin administrativa que genera
documentacin comn a todas las dependencias o entidades.
Informacin documental: informacin producida por
instituciones o entidades, registrada en documentos de
archivo. Sinnimo de informacin archivstica.
Informacin de gestin: informacin formalmente
registrada en cualquier soporte que derive del desempeo
de las funciones o atribuciones de cualquier institucin,
dependencia o entidad o que se requiera para el desempeo
de estas.
Informacin sustantiva: informacin especfca de las
instituciones relacionadas con la razn de ser de las mismas.
Instrumentos de control archivstico: instrumentos
tcnicos que permiten el desempeo de las actividades
archivsticas y el control de la documentacin a lo largo de
su ciclo vital.
Inventarios documentales: instrumentos de consulta que
describen las series o expedientes de un archivo y que
permiten su localizacin (inventario general), transferencia
(inventario o relacin de transferencia) o baja documental
(relacin de expedientes objeto de eliminacin).
Normatividad archivstica: conjunto de regulaciones,
lineamientos o disposiciones jurdicas, tcnicas o
administrativas para la gestin de documentos y la
organizacin de archivos.
Organizacin estructural de los archivos: creacin formal
de los archivos de trmite, de concentracin o histricos,
reconocida jurdicamente por las instituciones.
Planeacin estratgica: proceso que se efecta para la
determinacin de objetivos, metas, desarrollo de actividades
y evaluacin de resultados en cualquier campo de actividad.
Rendicin de cuentas: obligacin de los funcionarios y
polticos de informar a los ciudadanos sobre las acciones
74
y resultados de gobierno, as como de los procesos
deliberativos y la toma de decisiones
Seccin: diferenciacin y estratifcacin de un fondo,
lo cual da lugar a grupos ms especfcos formados por
documentacin que, teniendo un origen institucional comn,
presenta ciertas semejanzas estructurales concretas que los
distinguen de otras secciones.
Serie documental: conjunto de expedientes cuya produccin
y uso se relaciona con el ejercicio de una funcin o atribucin
genrica. La serie documental constituye un concepto central
en la organizacin de archivos, pues agrupa los expedientes
individuales de un archivo en una categora superior. Las
series conforman divisiones elementales de las secciones
de un fondo, integradas por grupos de documentos ms
pequeos que, adems de sus afnidades concretas,
presentan similitudes temticas exclusivas, en relacin con
una funcin institucional especfca que las distingue de otros
bloques o series documentales.
Sistema: conjunto de elementos o componentes que
interactan para el cumplimiento de fnes o metas comunes.
Sistema de archivos: conjunto de mtodos, procesos,
procedimientos, instrumentos y recursos destinados a la
integracin, clasifcacin, ordenacin, descripcin, valoracin
y disposicin, conservacin, preservacin y divulgacin de la
informacin archivstica.
Sistema Institucional de Archivos (SIA): unidades de
archivos de trmite, de concentracin e histricos y reas
coordinadoras de archivos que interactan a lo largo del ciclo
vital de los documentos para la correcta administracin de los
mismos, tambin conocido como Sistema Red de Archivos.
Sujeto productor: persona fsica o jurdica que, de acuerdo
con el desempeo de las actividades que se le conferen en
relacin con la legislacin vigente, produce documentos de
archivo.
Transparencia: prctica permanente de un Estado
democrtico que coloca la informacin en la vitrina pblica.
Transferencia: traslado controlado y sistemtico de
expedientes de consulta espordica de un archivo de trmite
a un archivo de concentracin (transferencia primaria), y de
expedientes que deben conservarse de manera permanente,
75
del archivo de concentracin al archivo histrico (transferencia
secundaria).
Ubicacin topogrfca: ordenacin de los expedientes
de un archivo en el espacio o mobiliario destinado para su
resguardo fsico y que puede seguir criterios cronolgicos,
alfabticos, numricos, geogrfcos, onomsticos, cromticos
o mixtos.
Unidad administrativa: cualquier estructura orgnica de una
institucin con nivel de ofcina superior o directiva (Direccin
General o equivalente) y ofcinas de mandos superiores
(Ofciala Mayor, Coordinacin General, Subsecretara,
Secretara, Ofcina del Ministro y de los viceministros,
etctera).
Unidad central de correspondencia: rea encargada de
brindar los servicios centralizados de recepcin y despacho
de la correspondencia ofcial dentro de las instituciones,
conocidas genricamente como Ofciala de Partes. En
algunos lugares la denominan Ventanilla nica.
Valoracin: actividad que consiste en el anlisis e
identifcacin de los valores documentales para establecer
criterios y plazos de vigencia, as como de disposicin
documental.
Valor documental: condicin de los documentos que les
confere caractersticas administrativas, legales y fscales en
los archivos de trmite o concentracin (valores primarios),
o bien, evidenciales, testimoniales e informativos en los
archivos histricos (valores secundarios).
Vigencia documental: periodo durante el cual un documento
de archivo mantiene sus valores administrativos, legales
y fscales, de conformidad con las disposiciones jurdicas
vigentes.
76
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se termin de imprimir en el mes de diciembre de 2011
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