Manual para Balance y Cierre de La Gestion PDF

Mg.
Roberto Claros Cohala

Manuales Prcticos para la Gestin Municipal
PROCESO DE TRANSFERENCIA DE GOBIERNO LOCAL
TOMO I
Balance y Cierre
de la Gestin
Instituto de Investigacin y Capacitacin Municipal
Asociacin Promocin y Capacitacin para el Desarrollo PROMCAD
"...tendiendo puentes a la descentralizacin"
Manuales Prcticos para la Gestin Municipal
Proceso de Transferencia de Gobierno Local
TOMO I - Balance y Cierre de la Gestin
Consejo Editorial: Arq
o
Alvaro Ugarte Ubilla
Dr. Joachim Roth
Mg. Roberto Claros Cohaila
2002
Instituto de Investigacin y Capacitacin Municipal (INICAM)
Konrad Adenauer Stiftung (KAS)
INICAM
Av. Jv. Prado Oeste 1418 - LimaPer
Telf.: 422 0336 - 422 3138
Fax: 222 0329
E-mail: inicam@amauta.rcp.net.pe
Web: www.inicam.org
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ISBN 9972-9658-0-5 (O.C.)
9972-9658-1-3 (V.I.)
Derechos reservados. Se autoriza la reproduccin total o parcial de este
documento, siempre y cuando se haga referencia a esta fuente bibliogrfica.
Impreso en Grfic ASPA
Diseo grfico: Martn Arias P.
ndice
Prlogo..........................................................................................................................................7
Presentacin............................................................................................................................9
Introduccin............................................................................................................................11
CAPITULO I
EVALUACIN Y BALANCE DE LA GESTIN
1.1 Qu comprende y quin realiza el Balance o Evaluacin de la Gestin?.....15
1.2 Importancia y periodicidad de la evaluacin....................................................15
1.3 El balance de la gestin......................................................................................17
1.4 Qu procedimientos recomendamos para la evaluacin?...........................18
CAPITULO II
CUENTA MUNICIPAL
2.1 Qu comprende la Cuenta Municipal?...........................................................21
2.2 Base legal para la formulacin de la Cuenta Municipal .................................21
2.3 Procedimientos para sincerar la presentacin de la Cuenta Municipal ........22
2.4 Estados Financieros y Evaluacin Presupuestaria...........................................39
2.5 El Cierre y la Cuenta Municipal en otros pases..............................................39
CAPITULO III
MEMORIA DE LA GESTIN
3.1 Qu comprende la Memoria de Gestin?.......................................................43
3.2 Qu base legal regula la presentacin de la Memoria? .................................43
3.3 Con qu periodicidad debe elaborarse? ..........................................................44
3.4 Diseo y contenido de la Memoria de Gestin Municipal .............................44
3.5 Qu informacin financiera y presupuestaria debe incluirse
en la Memoria de Gestin Municipal? .............................................................46
3.6 Sobre la aprobacin y difusin de la Memoria ................................................49
CAPITULO IV
PREPARANDO LA RENDICIN DE CUENTAS
Y LA TRANSFERENCIA MUNICIPAL
4.1. Qu comprende y que objetivos tiene la Rendicin de Cuentas?.................53
4.2. Qu nos obliga a Rendir Cuentas de nuestra Gestin?.................................54
4.3. Qu disposiciones especficas y procedimientos debemos seguir?..............55
4.4. Anlisis de la base legal y otros enfoques sobre la Rendicin de Cuentas....59
4.5. Recomendaciones para realizar una asamblea pblica
de rendicin de cuentas.....................................................................................64
ANEXOS
01. 14 formatos sobre Rendicin de Cuentas y cartilla de instrucciones
para su llenado ...................................................................................................67
02. Proyecto de Directiva N-MDSJS/DM-UC. sobre: Entregas a Rendir Cuenta......91
03. Proyecto de Directiva sobre las Donaciones.....................................................95
04. Proyectos de Resolucin de Alcalda, designado Comisin Especial
y aprobando la Directiva para la evaluacin y Rendicin de Cuentas.
Asimismo, Proyecto de Memorando Circular solicitando informacin
bsica para la evaluacin y la Rendicin de Cuentas .....................................97
05. Cmo se realiza el Cierre y Rendicin de Cuentas en otros pases?..........105
Bibliografa..............................................................................................................................109
Archivos que contiene el disquete adjunto a la Gua
> Instructivo N 3 Provisin y castigo de las cuentas dudosas
> Instructivo N 7 Sobre Cierre Contable
> Informacin financiera y presupuestaria sobre la cual se efectu el anlisis
financiero que se refiere en el Captulo III Sobre Memoria de Gestin.
> Resolucin N 054 de la Contralora General y Directiva 08, conteniendo los
14 formatos para la Rendicin de Cuentas
> Proyecto de Resolucin de Alcalda, nombrando Comisin Especial encarga-
da del saneamiento fsico legal de los Bienes de Propiedad Municipal
> Proyectos de Resolucin de Alcalda, designado Comisin Especial y apro-
bando la Directiva para el acopio, procesamiento y presentacin de la infor-
macin relacionada con la Rendicin de Cuentas Municipales por el periodo
1999 2002.
> Otros de inters institucional.
6
BALANCE Y CIERRE DE LA GESTIN MUNICIPAL
prlogo
La importancia de la cooperacin bilateral entre Per y Alemania es un hecho
que se ha demostrado en el transcurso de las ltimas dcadas. Tiene su fun-
damento en una cultura de valores democrticos compartidos, el mutuo res-
peto, la comprensin, y la conviccin que el Estado de Derecho y la participa-
cin ciudadana son fundamentales para cimentar las bases para un desarrollo
sostenible con rostro humano. En este contexto se juntan fuerzas entre ambos
pases como expresin de la solidaridad entre pueblos ms all de las fronte-
ras fsicas.
Estamos viviendo una etapa de transicin clave para el futuro desarrollo del
Per, etapa de transicin democrtica, que el Gobierno Alemn apoya a travs
de la cooperacin tcnica y financiera. Ambas partes de la cooperacin alema-
na estn comprometidas con el principio bsico de la ayuda para la autoayuda,
en tres reas prioritarias. Entre ellas, actividades para la Modernizacin del Es-
tado, que incluye el apoyo a su reforma estructural y orgnica, que es el cami-
no hacia la Descentralizacin.
Durante un buen tiempo el tema dedicado a la Descentralizacin en el Per,
hubiera podido ser intitulado Descentralizacin - La Reforma que falta. Hoy
en da el contexto es distinto. A travs de hechos concretos, se perfila la volun-
tad poltica y el empeo de dedicarse de manera decidida a esta gran reforma
del Estado que faltaba.
El Estado moderno se caracteriza como Estado descentralizado que se concen-
tra en sus funciones originales y que fortalece las instancias administrativas in-
feriores para alcanzar mayor eficiencia, transparencia y calidad en sus funcio-
nes de Promotor del desarrollo humano, orientado al bien comn de todos. En
este contexto el hombre es el Alfa y el Omega - Principio y Fin - la razn de ser
del Estado. La descentralizacin como parte de la democratizacin, tiene como
objetivo fortalecer el Estado en la gestin exitosa de la res pblica, transfirien-
Dr. Roland Kliesow
Embajador de la Repblica Federal
de Alemania en el Per
do las competencias y el respectivo actuar autnomo a las entidades subnacio-
nales ms aptas y ms cercanas al entorno especfico de la interaccin.
Gestin efectiva y eficiente, y calidad de servicios son postulados que han pe-
netrado desde tiempo el mbito de la administracin pblica para planificar,
organizar, asignar y distribuir de manera optima recursos en forma de bienes
y servicios. Se pone en relieve la productividad del Estado a travs de su estruc-
tura orgnica para determinar el grado de competitividad en un mundo, en el
cual el lema es: Pensar en la dimensin global y actuar segn los requeri-
mientos locales y regionales.
La Embajada Alemana en el Per, a travs del Fondo para el proceso de Tran-
sicin, apoy el presente manual de gestin municipal, como primer tomo de
una serie de tres, dedicada a facilitar el proceso de transicin que se iniciar a
partir de los comicios del 17 de noviembre prximo a nivel local y regional. Sa-
ludamos la iniciativa del Instituto de Investigacin y Capacitacin Municipal
(INICAM) que se dedica desde 1984 al fortalecimiento de los gobiernos loca-
les en el Per.
El presente manual de gestin municipal intitulado El Balance y el Cierre de
la Gestin Municipal, y de igual forma los subsiguientes dedicados al Proce-
so de Transferencia y Plan de Arranque: Polticas y Estrategias para los pri-
meros 100 das, constituyen herramientas prcticas que tienen el propsito
de guiar paso a paso- a los funcionarios salientes, y a las nuevas autoridades
en el traspaso del poder a nivel local. Cabe destacar la combinacin entre ma-
nual y soporte electrnico, que facilitar la labor al nivel de su aplicacin.
Estamos convencidos que los manuales constituyen una ayuda tcnica suma-
mente til para la prctica municipal y aportan a que la fase de transicin sea
lo ms efectivo, eficiente y transparente posible.
Nos alegramos saber que el apoyo del Fondo para el proceso de Transicin de
la Embajada de Alemania, igual que la contribucin otorgada por la Fundacin
alemana Konrad-Adenauer (KAS) y el Servicio Alemn de Cooperacin Social-
Tcnica (DED), abrir la posibilidad a la ms amplia distribucin de los ma-
nuales a nivel nacional, de manera que cada uno de los casi 2000 municipios
distritales y provinciales, tendr acceso a estas herramientas para la prctica
municipal.
Lima, Octubre del 2002
8
presentacin
El Estado -como componente esencial de la institucionalidad que la sociedad
ha implementado para regular y articular sus procesos de desarrollo- estable-
ce, entre otros, las normas y procedimientos que las instituciones deben ob-
servar en el cumplimiento de sus funciones y competencias, en el marco de
una adecuada utilizacin de los bienes pblicos y la consiguiente rendicin de
cuentas.
No obstante, algunos de estos procedimientos no estn lo adecuadamente di-
fundidos y, por su propia complejidad, muchos de ellos no son suficientemen-
te claros, lo que lleva a las autoridades y funcionarios de las municipalidades
a incurrir involuntariamente en errores en la aplicacin de las leyes y normas,
lo cual les acarrea dificultades y contratiempos, o inclusive enfrentar denun-
cias y juicios, adems de la sancin moral de la sociedad.
Actualmente pocas instituciones en el pas realizan tareas orientadas a facili-
tar la comprensin de la funcin y las normas de gestin pblica, lo que sig-
nifica un enorme dficit en la eficiencia del aparato del Estado y en el impul-
so a la descentralizacin. Por esta razn es necesario desplegar los esfuerzos
necesarios para facilitar el adecuado y oportuno balance y cierre de la gestin
de los gobiernos locales.
El Instituto de Investigacin y Capacitacin Municipal INICAM, es una insti-
tucin sin fines de lucro, creada por la Asociacin Promocin y Capacitacin
para el Desarrollo PROMCAD, con el propsito fundamenta de apoyar el for-
talecimiento de las capacidades locales y regionales para la gestin del desarro-
llo de los pueblos de pas, como sustento de una vida democrtica y la plena
satisfaccin de las necesidades de sus habitantes.
INICAM, consciente de esta imperiosa necesidad, ha iniciado un programa
de publicaciones relacionadas con la gestin Municipal y Regional, que se
inicia con el presente Manual Balance y Cierre de Gestin Municipal, en el
que se tratan aspectos relacionados con la evaluacin y el balance de la ges-
tin, la cuenta municipal, la memoria de la gestin y la preparacin de la ren-
dicin de cuentas, de manera paralela al proceso de transferencia de la ges-
tin municipal.
Al poner este Programa de Publicaciones a disposicin de los alcaldes, regido-
res y funcionarios de las municipalidades del Per, INICAM espera contribuir
con la mejor comprensin de los propsitos normas y procedimientos muni-
cipales, para mejorar su gestin y desempeo y, de esta manera, evitar los
errores que afectan la imagen de la institucionalidad municipal.
Arq Alvaro Ugarte
Director
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introduccin
Consideramos que la preparacin del Balance y Cierre de la Gestin Munici-
pal constituye un ejercicio bsico para iniciar un ordenado, tcnico y transpa-
rente Proceso de Transferencia Municipal.
Hemos denominado, a la presente publicacin, BALANCE Y CIERRE DE LA GESTIN
MUNICIPAL, por cuanto deseamos compartir, pautas metodolgicas y procedi-
mientos, que faciliten el acopio de informacin y sistematizacin de la misma.
Por tanto nuestro propsito, es sealar lo que hay que hacer; pero bsicamen-
te, el cmo hacerlo.
En el primer capitulo se aborda, sobre La Evaluacin o Balance de la gestin,
comprendiendo esto como un anlisis de resultados. En otras palabras un ba-
lance de lo que se hizo y lo que se dej de hacer, sealando el cmo y el por-
qu respectivamente.
El segundo captulo, est referido a la preparacin de la Cuenta Municipal, la
misma que comprende la informacin presupuestaria y financiera. Nuestro
aporte va orientado a compartir algunas pautas y procedimientos de carcter
tcnico administrativo que facilite el trabajo del profesional contable, pero en
funcin de la comprensin y el decidido apoyo de las autoridades y responsa-
bles de las otras reas funcionales, a quienes principalmente va dirigida esta
publicacin.
El capitulo tercero denominado Memoria de Gestin, esta orientado a se-
alar la importancia que tiene su elaboracin tcnica y oportuna, as como
su aprobacin y difusin. Cabe significar que pocas municipalidades cuen-
tan con dicho documento; lo que conocemos, mayormente son revistas o
informes a manera de archivo fotogrfico de inauguracin de obras. Sin
contar precisamente con los dos insumos importantes que se desarrollan
en los captulos anteriores: El Balance o anlisis de resultados, en funcin
de los planes y La Cuenta Municipal que comprende informacin presu-
puestaria y financiera.
Finalmente, en el cuarto captulo, referido al Proceso de Rendicin de Cuen-
tas, nuestro inters va mas all de brindar informacin sobre los requerimien-
tos legales para su cumplimiento. Se ensayan algunos procedimientos y estra-
tegias que permitan a las autoridades municipales reforzar la dbil relacin
con los ciudadanos, para fortalecer la gobernabilidad Local.
Es oportuno expresar mi especial reconocimiento al Consejo Editorial, con-
formado por el Arq
o
lvaro Ugarte Ubilla - Director, y el Dr. Joachim Roth,
Asesor de INICAM y Consultor del Centro Internacional de Migracin y
Desarrollo - CIM/GTZ de Alemania. Asimismo, el aporte recibido de los cole-
gas y amigos Luis Dioses Tvara, Juan Villanueva Vergaray y Willy Rodrguez
Huasupoma, entusiastas colaboradores que han contribuido a la realizacin
del presente manual.
Considerando las diferentes realidades institucionales, La presente publica-
cin de INICAM Instituto de Investigacin y Capacitacin Municipal, bus-
ca motivar la reflexin sobre el tema, para que se logren desarrollar otras pro-
puestas. Con tal propsito alcanzamos la presente, como un documento de
trabajo, previo al proceso de transferencia, para su discusin oportuna, pos-
terior aplicacin y, desde luego, su mejoramiento, con el concurso de todos
los que se sientan comprometidos en la gran tarea de apostar por la descen-
tralizacin del pas, a travs del fortalecimiento Institucional de los Gobier-
nos Locales.
Roberto Claros Cohaila
Consultor INICAM
Lo que no puede medirse,
no puede controlarse.
Lo que no se puede controlar,
No se puede mejorar
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CAPTULO I
evaluacin
y balance
de la gestin
1.1 Qu comprende y quien realiza el Balance o Evaluacin
de la Gestin?
1.2 Importancia y periodicidad de la evaluacin
1.3 El balance de la gestin
1.4 Qu procedimientos recomendamos para la evaluacin?
CAP TULO I
evaluacin
y balance
de la gestin
1.1 > QUE COMPRENDE Y QUIEN REALIZA
EL BALANCE O EVALUACIN
DE LA GESTIN?
Comprende el anlisis de resultados. Es el balance de cumplimiento de obje-
tivos y metas en funcin de los planes.
El Alcalde designa una Comisin, que estar integrada por:
N El Director Municipal, quien la presidir
N El Director de Administracin, o quien haga sus veces
N El Director de Desarrollo Urbano.
Teniendo relacin con la elaboracin del informe de Rendicin de Cuentas
dispuesto por la Directiva N 008-2001-CG/OATJ, aprobada por Resolu-
cin de Contralora N 054-2001 del 15.05.01; se adjunta como anexo N 4
el Proyecto de Resolucin de Alcalda y Directiva interna, para el acopio,
procesamiento y presentacin de informacin relacionada con la Rendicin
de Cuentas
1.2 > IMPORTANCIA Y PERIODICIDAD
DE LA EVALUACIN
Tiene importancia porque constituye un testimonio de nuestra capacidad de
gobierno y/o gerencia. Nos brinda la posibilidad de analizar los factores cla-
ve de xito o de fracaso en el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Los factores claves de xito, sistematizados aportan a la casustica de experien-
cias exitosas. Identificar los factores perturbadores de cumplimiento, nos se-
alan caminos que no deben repetirse. Esta practica es lo que en la teora de
sistemas se conoce como el Feedback, como proceso de retroalimentacin. En
el grfico N 1, se puede observar el proceso de preparacin del balance y cie-
rre de gestin.
> Periodicidad de la evaluacin
Legalmente, corresponde tener una evaluacin o balance anual, cuando se tra-
ta de un ejercicio presupuestal.
Al trmino de la gestin el periodo de los cuatro aos - se tiene que proce-
der a una evaluacin integral (en cuanto a resultados: logros y limitaciones )
sobre la base del Plan de Gobierno u oferta electoral.
Segn el artculo 3 de la Ley 27630 del 14.12.2001, se ha establecido, la obli-
gatoriedad de formular Planes de Desarrollo Integral. Igualmente, conforme
lo establecido en la Ley 27734, Ley que modifica diversos artculos de la Ley
26864 de Elecciones Municipales; se establece la obligacin de presentar la
propuesta de Plan de Gobierno Municipal Provincial o Distrital, segn corres-
ponda. Por tanto, es relevante considerar para hacer una evaluacin o balance
de la gestin, los diversos tipos de planes a largo, mediano y corto plazo.
Las etapas que comprende el proceso de Balance y Cierre de la Gestin, se expli-
can en el Grfico N 2 y coincide con la estructura ndice de la presente Gua:
16
El proceso de preparacin del balance y cierre de gestin GRFICO 1
Comisin Responsable de
Preparar la Transferencia y Rendicin de Cuentas
TRANSFORMACION
ENTRADA SALIDA
Informes
de control
reas
Situacin
encontrada
comisin
Acciones
preventivas
(institucional
pp
y personal)
(
Acciones
correctivas
Proyeccin
de escenarios
y
RETROALIMENTACIN O FEEDBACK
1.3 > EL BALANCE DE LA GESTIN
Para la evaluacin de la gestin se deben utilizar los formatos referidos a la
Rendicin de Cuentas, los mismos que se adjuntan como Anexo N 1. A con-
tinuacin, las normas que deben considerarse para tal fin:
N Directiva 008-2001-CG aprobada por R.C. 054-2001 del 15.05.01 sobre
Rendicin de Cuentas de los Titulares de las Entidades
N N.T.C. 700-02: Respondabilidad (Accontability) aprobada por R.C. 123-
2000-CG del 23.06.00
N Ley 27806 Ley de transparencia y acceso a la informacin pblica del
02.08.02.
N Ley 27783 Ley de Bases e la Descentralizacin del 26.06.02 (Art.17.1: So-
bre participacin Ciudadana y mecanismos de consulta, control, evalua-
cin y rendicin de cuantas)
N Ley del Procedimiento Administrativo General 27444 del 10.04.01- Art.
VI del Ttulo preliminar sobre principios del procedimiento administrati-
vo: 1.12 Principio de participacin, para acceder a la informacin que admi-
nistren.
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CAPTULO 1 - EVALUACIN Y BALANCE DE LA GESTIN
Balance y cierre de la gestion municipal (Preparando la Transferencia) GRFICO 2
MEMORIA
EVALUACIN
CUENTA MUNICIPAL
G
E
S
T
I
N

M
U
N
I
C
I
P
A
L
R
E
N
D
I
C
I
N

D
E

C
U
E
N
T
A
S
N Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado 27658 del 29.01.02
Inciso b) y d) del artculo 4 sobre canales efectivos de participacin ciuda-
dana y transparencia en la gestin; inciso f) del artculo 5 sobre principa-
les acciones: Institucionalizacin de la evaluacin de la gestin por resul-
tados, a travs del uso de modernos recursos tecnolgicos, la planificacin
estratgica y concertada, la rendicin pblica y peridica de cuentas y la
transparencia a fin de garantizar canales que permitan el control de las ac-
ciones del Estado
1.4 > QU PROCEDIMIENTOS RECOMENDAMOS
PARA LA EVALUACIN?
N Designacin de una Comisin Especial de Balance y Cierre de la Gestin
Municipal y de Rendicin de Cuentas (Se adjunta como anexo N 4:
Proyecto de Resolucin y de Directiva)
N Diseo del plan de trabajo de la comisin, que deber incluir procedimien-
tos especficos, responsables de actividades y cronograma de cumplimiento.
N Acopio de informacin preliminar como por ejemplo: planes, presupues-
to, informes de situacin de las reas o responsables de funciones, progra-
mas o proyectos especiales. Se har el requerimiento formal mediante Me-
morandum Circular a todas las reas o responsables de funcin, adjuntan-
do la Resolucin que designa la Comisin Especial. (Se adjunta Pro-
yecto de dicho documento como anexo N 4)
N Taller exploratorio sobre resultados: logros y limitaciones con los jefes de
las reas o responsables de funciones, programas o proyectos especiales.
Para el efecto, se utilizarn los 14 formatos correspondientes a la Rendi-
cin de Cuentas (Se adjuntan como Anexo N 1 junto con la cartilla
de instrucciones para su llenado)
N La Comisin presentar el informe, ante la Alcalda
N El Balance deber servir de base para elaborar la Memoria de Gestin, dis-
poner procedimientos para incorporar ajustes en la Cuenta Municipal y
para elaborar en Informe final de Rendicin de Cuentas.
18
CAPTULO II
cuenta
municipal
2.1. Qu comprende la Cuenta Municipal
2.2. Base legal para la formulacin de la Cuenta Municipal
2.3. Procedimientos para sincerar la presentacin
de la Cuenta Municipal
2.4. Estados Financieros y evaluacin presupuestaria
2.5. El Cierre y la Cuenta Municipal en otros pases
C
%
7
8
9
4
5
6
1
2
0
3
.
.
CAP TULO I I
cuenta
municipal
2.1 > QU COMPRENDE
LA CUENTA MUNICIPAL?
Siendo una evaluacin cuantitativa de resultados del activo, pasivo, patrimonio
y de gestin de la Corporacin Edilicia, nos permite una comprensin cualita-
tiva a travs de la interpretacin de los Estados Financieros e Informacin
Presupuestaria. En tal razn, LA CUENTA MUNICIPAL comprende bsica-
mente la Informacin Financiera y Presupuestaria:
a) Informacin Financiera
N Balance General (Comparativo)
N Estado de Gestin (Comparativo)
N Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
N Estado de Flujos de Efectivo.
N Notas a los Estados Financieros.
b) Informacin Presupuestaria
N Balance de Ejecucin del Presupuesto AP-1
N Estado de Fuentes y Uso de Fondos AP-2
2.2 > BASE LEGAL PARA LA FORMULACIN
DE LA CUENTA MUNICIPAL
N Ley 24680 Sistema Nacional de Contabilidad
N Resolucin de CNC 010-97/93.01 que aprueba el Nuevo Plan Contable
Gubernamental
N Instructivo N 7 sobre Cierre Contable de la Contadura Pblica de la Nacin.
N Ley 27209 Ley de Gestin Presupuestaria del Estado y Directivas del
Sistema.
N Ley 26484 Ley Marco del Proceso de la Cuenta General de la Repblica.
2.3 > PROCEDIMIENTOS PARA SINCERAR LA
PRESENTACIN DE LA CUENTA MUNICIPAL
La casustica municipal revela la necesidad de ensayar algunos procedimien-
tos que permitan sincerar la presentacin de la informacin financiera y pre-
supuestaria. Algunas municipalidades carecen de un Marges de Bienes actua-
lizado que incorpore predios y construcciones concluidas, no presentan esta-
dos financieros ajustados a la realidad; permaneciendo la cuenta construccio-
nes en curso inflada.
A continuacin se sealan algunos procedimientos para preparar el cierre de
la cuenta municipal bajo el siguiente esquema:
N Nomenclatura y denominacin de la cuenta
N Situacin
N Efecto o incidencia
N Propuesta: procedimiento administrativo
N Tratamiento contable y caso prctico
Las cuentas a tratarse son:
N Cuenta 12 Cuentas por Cobrar
N Cuenta 19 Provisin para Cuenta de Cobranza Dudosa
N Cuenta 33 Inmuebles Maquinaria y Equipo (Construcciones en curso)
N Cuenta 37 Infraestructura Pblica
N Cuenta 38 Cargas Diferidas
N Cuenta 40 Tributos por Pagar.
N Cuenta 76 Ingresos Diversos de Gestin (Donaciones)
> CUENTA12: Cuentas por cobrar
Comprende las cuentas que representan el derecho de cobranza de los tribu-
tos, ventas de bienes y servicios, rentas de la propiedad y otros ingresos.
SITUACION
Las Cuentas por Cobrar que se presentan en los Estados Financieros deben ser
formulados de acuerdo a las practicas y principios contables aceptados, de-
biendo ser mostrados como corrientes si aquellos derechos por cobrar no ex-
cedan a un ao y no corrientes aquellas cuentas por cobrar cuyo vencimiento
superan a doce meses.
EFECTO O INCIDENCIA
La presentacin inadecuada de las cuentas por cobrar distorsiona la razonabi-
lidad de los saldos en los estados financieros teniendo en cuenta que los sal-
dos por cobrar deben financiar los pasivos corrientes y dems obligaciones de
la entidad, los activos exigibles que por la misma naturaleza tienden hacer
realizados a corto plazo.
22
PROPUESTA
Se debe verificar la tendencia de las cobranzas en un promedio de tres ejerci-
cios consecutivos para determinar el rendimiento de los Impuestos, tasas y
Otros Ingresos y analizar las variaciones que pudieran existir.
N As mismo, revisar el control de las cobranzas realizadas durante l ultimo
ejercicio fiscal, lo que debe ser conciliado con la informacin de la Oficina
de Rentas y Tesorera.
N Dicho procedimiento ser necesario para establecer la confiabilidad de la
informacin financiera a la fecha de la transferencia de las funciones que
podra ser la misma informacin presentada, a la Contadura Pblica de la
Nacin al 30 de Septiembre del 2002.
TRATAMIENTO CONTABLE CUENTAS POR COBRAR
La Unidad de Contabilidad recib la informacin de las emisiones de Impues-
tos, Tasas, correspondiente al Ejercicio Fiscal 2001. Ejemplo:
N La oficina de Rentas remite la relacin de Recibos de los Contribuyentes
para su cobranza por los conceptos siguientes:
23
CAPTULO 2 - CUENTA MUNICIPAL
Contabilidad
Cuentas por cobrar GRFICO 3
RENTAS
Administracin
Impuestos, Tasas,
Derechos, etc.
Mantiene actualizado
las Ctas. Ctes.
Informa a la Unidad
de Contabilidad.
Determina las
Cuentas de
Cobranza Dudosa
Registros
Auxiliares
Registros
Principales
EE. FF.
Impuestos
- Al Patrimonio Predial S/. 590,000
Tasas
De salud 505,000
- Limpieza Pblica 295,000
- Relleno Sanitario 210,000
De Vivienda y Control 720,000
- Inspeccin Ocular 300,000
- Licencia de Construccin 420,000
De Industria, Minera y Comercio 921,000
- Licencia de Funcionamiento 574,000
- Otras Licencias 234,000
- Puestos, Kioscos y Otros 113,000
--------------------
S/. 2,736,000
EMISION DE RECIBOS DE PERIODO 2001
_______________________________ 1 _______________________________
12 Cuentas por Cobrar S/. 2,736,000
121 Impuestos por Cobrar 590,000
02 Al Patrimonio 590,000
122 Tasas por Cobrar 2,146,000
04 De Salud 505,000
05 De Vivienda y Construccin 720,000
07 De Industria, Minera
y Comercio 921,000
70 Ingresos Tributarios 2,736,000
701 Impuestos 590,000
702 Tasas 2,146,000
04 De Salud 505,000
05 De Vivienda y Construccin 720,000
07 De Industria, Minera
y Comercio 921,000
Por el registro de los recibos emitidos por la Oficina de Rentas.
24
De otro lado se recibe el Informe sobre las Cuentas por Cobrar que vencida
la fecha de pago, no se hicieron efectivos durante el perodo.
_______________________________ 2 _______________________________
12 Cuentas por Cobrar 1,292,000
129 Cobranza Dudosa 1,292,000
12 Cuentas por Cobrar 1,292,000
121 Impuestos por Cobrar 466,000
04 A la Produccin 191,000
122 Tasas por Cobrar 761,000
04 De Salud 65,000
05 De Vivienda y Const. 250,000
07 De Indus, Min, y Com. 226,000
09 Otras Tasas 220,000
126 Rentas de la Propiedad por Cobrar 65,000
01 De la Propiedad Rea 65,000
Por el registro de la reclasificacin de las Cuentas por Cobrar vencida, se-
gn el informe del rea de Cobranzas.
> CUENTA19: Provisiones para Cuentas
de Cobranza Dudosa
La Oficina de Cobranza remite a la Unidad de Contabilidad las siguientes
Cuentas por Cobrar:
Vencida 30 das 4%
- Patrimonio Predial 50,000
- Parques y Jardines 30,000
S/. 129,000
Vencida a 60 das 6%
- Parques y Jardines 23,000
25
S/. 142,000
Vencida a 90 das 8%
- Parque y Jardines 12,000
S/. 67,000
A 30 das 5,160
A 60 das 8,520
A 90 das 5,320
S/. 19,000
TRATAMIENTO CONTABLE
68 Provisiones de Ejercicio 19,000
681 Cuentas de Cobranza Dudosa
01 Cuentas de Cobranza
19 Provisin para Cuentas de Cobranza Dudosa 19,000
191 Provisin para Cuenta Cobranza Dudosa
01 Provisin para Cuentas por Cobrar
Por el registro de las provisiones para cuentas de Cobranza Dudosa del pre-
sente ejercicio, efectuados en aplicacin del Instructivo N
o
03 de las normas
emitidas por la Contadura Pblica de la Nacin.
> CUENTA33: inmueble maquinaria y equipo
CONSTRUCCIONES EN CURSO
Constituye uno de los rubros principales de la cuenta inmueble, Maquina-
ria y Equipo. Comprende las obras aprobadas y ejecutadas por la entidad que
a la fecha del cierre se encuentra en proceso de construccin. Y est confor-
mada por las inversiones efectuadas en obras y ejecutadas mediante la mo-
dalidad de Administracin Directa, Encargo y Contrata.
26
DIAGNOSTICO
Comnmente esta cuenta se encuentra sobrevaluada en razn de haberse
concluido muchas obras y al no haberse liquidado, no han recibido el tra-
tamiento contable por falta de la informacin tcnica, legal o financiera.
PROPUESTA
Las construcciones en curso, deben ser objeto de registro y control hasta su
terminacin, dada la naturaleza de los desembolsos registrados. Contable-
mente se sugiere la apertura de una cuenta de control para cada obra que
se contrata, sea por Administracin Directa, Contrata o por encargo.
El movimiento de esta cuenta debe registrare en el rubro Mueble Maquina-
ria y Equipo, en el Anexo AF-2, Sobre Cierre Contable de la Informacin
Financiera que deben presentar las entidades publicas a la Cuenta General
de la Repblica.
PROCEDIMIENTOS
N Por Resolucin de Alcalda se aprueba el Expediente Tcnico relaciona-
da con la obra programada y a ejecutar remitiendo copia a la Direccin
de Desarrollo Urbano y Oficina de Administracin.
N La Direccin de Desarrollo Urbano, mediante un registro de control de
obra imputa el costo de las valorizaciones, mano de obra, materiales,
supervisin y direccin tcnica; segn sea la modalidad de ejecucin de
la obra.
N Simultneamente el rea de Contabilidad, con la documentacin fuen-
te como: Planilla de remuneraciones construccin civil, rdenes de
compra y servicios, registra en un auxiliar estndar los diversos elemen-
tos del costo de la obra.
N Concluida la obra la Direccin de Desarrollo Urbano organiza el expe-
diente para aprobacin de la liquidacin tcnica de la obra, documento
que es remitido a la Oficina de Administracin.
N Aprobada la Liquidacin Tcnica, mediante Resolucin de Alcalda, la
Oficina de Administracin remite informacin a las reas de Abasteci-
miento y Contabilidad para su registro.
N Con la documentacin recibida la Oficina de Contabilidad registra el
asiento de transferencia de la cuenta Construcciones en Curso a la
cuenta infraestructura Pblica.
CASO PRCTICO
La Municipalidad Distrital San Juan Salvador Salvador, construye una
Posta Mdica Comunal, por un valor referencial de S/. 450,000.00 con
fuente de financiamiento proveniente del Fondo de Compensacin Mu-
nicipal.
27
Al trmino de la obra se efectuaron los siguientes desembolsos:
- Mano de Obra Rem. Bruta y aportes 134,760.00
- Materiales de Construccin 245, 000.00
- Equipo y Maquinaria 85,400.00
- Direccin y Supervisin Tcnica 14,000.00
MONTO INVERTIDO EN LA OBRA S/. 479,160.00
21 Suministro de Funcionamiento 245,000.00
211.06 Materiales de Construccin
Mantenimiento 245,000.00
42 Cuentas por- Pagar 245,000.00
424 Obras 245,000.00
Para Registrar el ingreso al almacn de los materiales
de construccin para la edificacin de la Posta Mdica.
33 INMUEBLE MAQUINARIA y EQUIPO
333 Construcciones en Curso 479,360.00
333.01 Administracin Directa
- Mano de Obra 134,760.00
- Materiales 245,000.00
- Equipo y Maquinaria 85,600.00
- Direccin y Supervisin
Tcnica 14,000.00
21.6 Materiales de Construccin 245,000.00
42 Cuentas por Pagar 234,360.00
424 Obras. 234,360.00
Para registrar las obligaciones por la ejecucin de la obra Posta Mdica
42 Cuentas por Pagar Obras 479,360.00
424 Obras 479,360.00
10 Caja Bancos 479,360.00
104 Cuenta Corriente 479,360.00
104.04 FONUMUN
Para registrar la cancelacin de los desembolsos de la obra
Posta Mdica con los fondos provenientes del Fondo
de Compensacin Municipal.
> CUENTA37: infraestructura pblica
Representa el monto de las construcciones, adiciones y mejoras de vas, obras
comunales y otras obras consideradas de servicio pblico.
28
La valuacin de esta cuenta est dada por todos los desembolsos realizados en
el proceso de construccin hasta su culminacin oficial de acuerdo a la docu-
mentacin tcnica emitida.
DIAGNSTICO
La prctica contable en el sector de Gobiernos Locales revela que sta cuenta
comnmente se encuentra subvaluada, debido a que muchas obras concluidas
an no han sido liquidadas tcnica y financieramente mediante Resolucin
de Alcalda, o no se les ha dado el tratamiento contable que permita transfe-
rir el costo incurrido y registrado como construcciones en curso a la cuenta In-
fraestructura Pblica.
PROPUESTA
El grfico
4
permite sealar la secuencia de operaciones orientadas a registrar
el proceso de construccin y culminacin de una obra.
De acuerdo al instructivo No. 0
4
, aprobado por Contadura Pblica, sobre Cri-
terios de Valuacin de Recursos Naturales establece que la depreciacin debe
calcularse sobre el costo de construccin, ms las mejoras incorporadas con
carcter permanente.
El movimiento de esta cuenta debe registrarse adecuadamente en el anexo AF-
2A como parte de los anexos e informacin complementaria sealada en el
instructivo N 07 sobre cierre contable de la informacin financiera y presu-
puestaria.
PROCEDIMIENTOS
N El contratista o Ingeniero Residente presenta la liquidacin tcnica de la obra
a la entidad, para su revisin y aprobacin por parte del Ing. Supervisor.
N El Supervisor de obra revisa y aprueba la liquidacin tcnica de la obra y
ejerce su informe a la Direccin de Desarrollo Urbano.
N La Direccin de Desarrollo Urbano organiza el expediente tcnico que in-
cluye la memoria descriptiva, valorizaciones, cronograma de avance de
obra, liquidacin tcnica e informe del supervisor.
N El expediente tcnico es recepcionado en su integridad para su revisin y
verificacin de la documentacin y adjuntar informe de asesora legal para
el trmite de aprobacin mediante Resolucin de Alcalda.
N Se emite la Resolucin de Alcalda, aprobando la liquidacin tcnica de la
obra, remitiendo el expediente a la oficina de Administracin para su pago.
N La Oficina de Administracin autoriza el pago por Tesorera y deriva copia
de la Resolucin de Alcalda a Contabilidad.
N La Unidad de Contabilidad recepciona la Resolucin de Alcalda, Acta de
Recepcin y Liquidacin Tcnica para su registro contable como obra ter-
minada y transferida a Infraestructura Pblica de acuerdo al Plan Conta-
ble Gubernamental.
29
30
D
Proyecto
de Resolucin
de Trmino
de Obra
A
B
C
Actas
de recepcin
A
B
C
Proceso de liquidacin TcnicoFinanciero de obras GRFICO 4
JEFATURA DE OBRAS
N Expedientes Tcnicos
N Cuaderno de notas
N Informes Tcnicos
y financieros-avances
Informe tcnico de Obra
N Informe Tcnico
financiero de trmino
de la obra
INGENIERO SUPERVISOR
N Informes de avances
N Informe de trmino
Comisin
de Liquidacin
de Obra
VoBo
REGISTRO
Y AJUSTE
Administracin
Oficina o
Responsable
de Contabilidad
Comisin
de Recepcin
de las obras
Liquidacin
Tcnico financiera
de la Obra
Resolucin
de Alcalda aprobando
la recepcin y liquidacin
de las obras
Traspaso de
construcciones en curso
a Infraestructura
Pblica
31
CASO PRCTICO
La municipalidad de San Juan Salvador, con Resolucin de Alcalda N 1420-
01 ALSJS aprueba la Liquidacin Tcnica y Financiera de la obra Urb. San Jo-
s por un valor de S/. 479,160.00
37 Infraestructura Pblica 479,160.00
371. Inversiones de Servicio Pblicos
371.17 Otras edificaciones 479.160.00
33 Inmueble, Maquinaria y Equipo 479.160.00
333 Construcciones en Curso
333.01 Para uso de la entidad
333.01.01 Para uso de la entidad 479.160.00
Por la incorporacin a las cuentas del activo Infraestructura Pblica.
La obra concluida Posta Mdica - Urb. San Jos segn RA No 1420-01 ALSJS
> CUENTA38: Cargas Diferidas
ENTREGAS A RENDIR CUENTA
Son las entregas efectuadas a los funcionarios autorizados con cargo a rendir
cuenta documentada.
Para sincerar este rubro, es necesario analizarlos y depurarlos oportunamente
para una presentacin razonable en el Balance General.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
N Uno de los primeros pasos para sincerar esta cuenta consistir en clasifi-
car de manera detallada las rendiciones de gastos pendientes de acuerdo a
la fecha de antigedad.
N Sobre la base de los anlisis efectuados el Contador informar a la Admi-
nistracin para que a travs de una resolucin designe una comisin tc-
nica de sinceramiento de la cuenta, dando las facultades para decidir y de-
terminar las responsabilidades administrativas, civiles y penales que hu-
biere lugar, segn el resultado del informe Tcnico de la Comisin.
N As mismo dentro de las acciones orientadas en el sinceramiento de la
cuenta, es determinar la incobrabilidad de los saldos resultantes de mane-
ra que de acuerdo a los principios y prcticas contables, as como los alcan-
ces del instructivo 03, la cual establece como procedimiento administrati-
vo, el registro de la provisin con cargo a la cuenta 68 provisiones del Ejer-
cicio, en la cuenta divisionaria 681 Cuentas de Cobranza dudosa.
N La comisin de sinceramiento de la cuenta contar con el apoyo de la ofi-
cina de Auditora Interna, a efecto de corregir las distorsiones que pudie-
ran existir en los saldos presentados en los EEFF.
N Para efecto de una presentacin confiable de los saldos resultantes en los
Estados Financieros, estos deben ser valuados, en concordancia lo estable-
cido en el Instructivo 03 Provisin y Castigo de Cuentas incobrables.
N Con el propsito de complementar a la presente gua de procedimiento se
realizo la consulta a la contadura Pblica de la Nacin ente rector del sis-
tema de Contabilidad sobre el tratamiento contable del sinceramiento de
la cuenta 384 Anticipos concedidos cuya antigedad en libros alcance has-
ta los 6 aos, y la respuesta de la consulta ha sido, mediante una opinin,
donde recomienda a la entidad, la conformacin de una comisin tcnica
que evale, as como determine las responsabilidades administrativas, le-
gales y penales que hubiere lugar, as como tambin determinar las cuen-
tas incobrables, mediante un informe tcnico a nivel de la comisin.
EFECTO
La presentacin inadecuada de los saldos por rendir distorsiona la razonabili-
dad de los Estados Financieros, por cuanto representan desembolsos sobre las
compras efectuadas as como los servicios prestados pendiente de sustento do-
cumentario, razn por la que los gastos presentados no reflejan en su totali-
dad incumplindose con el principio contable de prudencia que textualmente
establece que los ingresos y gastos no se deben subestimar ni anticipar o dife-
rir cuanto se debe elegir entre mas de una alternativa para medir un hecho
econmico financiero se eligiera aquella que no sobrevalu los activos ni sub-
valu los pasivos.
CASO PRACTICO
Producto de las notificaciones efectuadas, los funcionarios responsables pre-
sentaron su liquidacin al 31.08.02 por S/. 10,000.
Rendicin de Gastos (aos anteriores)
84 Gastos de Ejercicios Anteriores 4,000
845 Gastos Diversos de
E ercicios Anteriores 4,000
33 Inmuebles, Maquinaria y Equipo 3,500
333 Construcciones en Curso 3,500
333.03 Por Administracin Directa 3,500
34 Inversiones Intangibles 2,500
341 Intangibles 2,500
341.01 Estudios e Investigaciones
01 Estudios por Administracin Directa
38 Cargas Diferidas 10,000
384 Anticipos Concedidos. 10,000
Por la rendicin de los gastos de ejercicios anteriores.
DETERMINADA LAS RESPONSABILIADES ADMNISTRATIVAS
A LOS FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE LA RENDICION.
32
La administracin mediante una resolucin determina l recupero de gastos,
y dispone el descuento en planilla de sueldos a los funcionarios responsables
de la rendicin.
62 Gasto de Personal 32,000
621 Sueldos 32,000
384 Anticipos Concedidos 32,000
Por los descuentos efectuados segn planilla de sueldos.
PROVISION PARA CUENTAS INCOBRABLES
Por la provisin de las cuentas por cobrar el importe de anticipos pendientes
de rendicin a la fecha, a los funcionarios y/o trabajadores que ya no se en-
cuentran en actividad, la suma de S/. 25,000.-
Provisin de las cuentas incobrables de los anticipos.
17 Cuentas por Cobrar Diversas 25,000
178 Otras Cuentas por Cobrar Diversas 25,000
384 Anticipos Concedidos 25,000
Por la reclasificacin de las entregas pendientes de rendicin de los aos an-
teriores, agotada la va de administracin de cobranza.
68 Provisiones del Ejercicio 25,000
689 Otras Provisiones del Ejercicio 25,000
19 Provisin para Cuenta de Cobranza
Dudosa y Reclamaciones 25,000
191 Provisin para Cuentas
por Cobrar Dudosa 25,000
03 Provisin para Cuentas
por Cobrar Diversas
Por la Provisin de las cuentas por cobrar determinado como incobrable al 31.12.01
> CUENTA40: Tributos por Pagar
Incluye las obligaciones tributaras a cargo y/o retenidos por la entidad derivadas
del pago de remuneraciones, adquisiciones de bienes y servicios y todos aquellas
operaciones que tengan incidencia tributaria de acuerdo a la legislacin vigente.
DIAGNSTICO
Nuestra realidad Financiera Municipal revela que la gran mayora de institu-
ciones, han acumulado importantes pasivos tributarios como consecuencia de
una mala gestin financiera y presupuestaria, esto es los recursos destinados
para el pago de estos compromisos han sido orientados a otros gastos, no pro-
gramados inicialmente en el presupuesto autorizado.
33
Asimismo el D.S. No 054-97-EF que regula la administracin de los fondos
privados de pensiones establece que el no pago de aportes de pensiones cons-
tituye delito, sancionado penalmente.
SIGNIFICACIN FINANCIERA
Financieramente el saldo de esta cuenta, puede representar un indicativo de la
gestin financiera y presupuestaria.
As un incremento de esta cuenta en relacin al ejercicio anterior puede signi-
ficar que los compromisos tributarios no han sido atendidos en su oportuni-
dad, debido a una menor recaudacin o postergados en su pago por otros gas-
tos no previsto inicialmente en el presupuesto.
De otro lado, una disminucin de esta cuenta en comparacin con el ejercicio
precedente, refleja el pago de deuda tributaria de aos anteriores, ocasionado
por una mayor recaudacin o una reduccin en el nivel de gastos.
Asimismo, el anlisis contable y la composicin de esta cuenta permitirn a la
Administracin conocer la naturaleza de las operaciones que significativa-
mente inciden en la deuda tributaria y corno tal tomar decisiones sobre una
posible reduccin de costos.
PROPUESTA
La disciplina fiscal en la administracin del Presupuesto Municipal, requiere
que el pago de los tributos sea atendido oportunamente, por constituir desem-
bolsos programados, al igual que las remuneraciones.
En este sentido el flujo de caja y la evaluacin presupuestal corno herramien-
ta financiera de la Gerencia Municipal nos permitir medir peridicamente el
comportamiento de nuestras obligaciones tributarias a fin de evaluar los com-
promisos asumidos y no cancelados y analizar sus causas.
Para una adecuada presentacin de este rubro en la informacin financiera y
presupuestara debe mostrarse en una nota conjuntamente en los rubros: Re-
muneraciones y Pensiones por Pagar, Cuentas por Pagar y Cuentas por Pagar
Diversa a Corto Plazo.
PROCEDIMIENTO
N La Oficina de Personal, de acuerdo a la planilla nica de remuneraciones
mensual informa a la Oficina de Administracin la relacin de tributos re-
tenidos y de cargo del empleador.
N Abastecimiento comunica a la Oficina de Administracin la relacin de
proveedores afectos al Impuesto a la Renta e Impuesto Extraordinario de
Solidaridad.
N La Oficina de Administracin sobre la base de la informacin recibida,
efecta la programacin de los tributos para autorizar el pago a Tesorera.
34
N Tesorera emite el Comprobante de Pago para el giro de cheques, envian-
do esta informacin a la Unidad de Contabilidad.
N Simultneamente la Unidad de Contabilidad centraliza la informacin
emitida por las reas de Personal, Abastecimiento y Tesorera para el re-
gistro automtico de los tributos, a pagar y referenciar los documentos de
pago en el Programa de Declaracin Telemtica (PDT).
N Tesorera recibe el reporte del PDT para su archivo y sustentacin del
Comprobante de Pago.
CASO PRCTICO
Aplicando la incidencia tributaria al enunciado relacionando con Construccio-
nes en Curso, se tiene la siguiente informacin:
MANO DE OBRA 134,760.00
Remuneracin Bruta 120,000.00
Descuentos
Sistema Nacional de Pensiones 15,600.00
CONAFOVICER 2,400.00 18,000.00
APORTACIONES
ES-SALUD 10,800.00
Impuesto Extraordinario de Solidaridad 2,400.00
Seguro Compl. Trabajo Riesgo (SCTR) 1,560.00 14,760.00
Materiales de Construccin 245,000.00
Equipo y Maquinaria 85,600.00
Direccin y Supervisin Tcnica 14,000.00
Honorarios Profesionales 14,000.00
DEDUCCIONES
Impuesto a la Renta 10% 1,400.00
I.E.S. 2% 280.00
33 Inmueble Maquinaria y Equipo 479,360.00
333 Construcciones en Curso 479,360.00
333.01 Administracin Directa
333.01 Mano de Obra 134,760.00
333.01 Materiales 245,000.00
Equipo y Maquinaria 85,600.00
Direccin y Supervisin Tcnica 14,000.00
21.6 Materiales de Construccin 245,000.00
40 Tributos por Pagar 34,440.00
401 Gobierno Central 6,480.00
401.02 Renta de 4ta. Categora 1,400.00
401.05 Impuesto Extr. de Solidaridad 2,680.00
401.08CONAFOVICER 2,400.00
35
403 Instituto Peruano
de Seguridad Social 27,960.00
403.01 Rgimen de Prestaciones
de Salud 10,800.00
403.02Sistema Nacional de Pensiones 15,600.00
403.04Accidentes de Trabajo SCTR 1,560.00
42 Cuentas por Pagar 199,920.00
424 Obras 920.00
Para registrar los compromisos adquiridos en la ejecucin de la Obra Posta
Mdica Urb. San Jos.
> CUENTA76: Ingresos Diversos de Gestin
761 Donaciones Internas del Sector Pblico
01 Interna
Comprende el registro de las donaciones recibidas durante el ejercicio en efec-
tivo as como en bienes destinados a financiar gastos.
SITUACIN
En este rubro se registran contablemente todas las donaciones destinadas a
gastos corrientes provenientes de personas naturales y jurdicas. Las donacio-
nes pueden ser en efectivo como en bienes.
EFECTO O INCIDENCIA
La presentacin inadecuada de la cuenta 76 en los Estados Financieros distor-
siona la razonabilidad de la situacin financiera y de los resultados, por tal ra-
zn los procedimientos contables deben establecer acciones de manera que in-
cluye todas las donaciones recibidas durante el ejercicio.
PROPUESTA DEL MARCO NORMATIVO DE LAS DONACIONES
Con la finalidad de establecer el control contable y presupuestal de las dona-
ciones, as el uso que se da a las donaciones recibidas es necesario que este de-
bidamente preestablecido mediante un procedimiento que seale el flujo de
bienes recibidos por dicho concepto. Desde el momento en que es aceptado
hasta el registro y la disposicin final de los mismos.
La Unidad de Abastecimiento es el rea responsable de llevar a cabo el regis-
tro de donaciones recibidas debidamente valorizadas. Se adjunta un proyecto
de Directiva como anexo N 5
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
N Mediante Acuerdo de Concejo se acepta las donaciones de las personas jur-
dicas y naturales en base a la relacin presentada en la Sesin del Concejo.
N Disponer la incorporacin en el presupuesto de la Municipalidad.
36
PROCEDIMIENTO CONTABLE
Oficina de Abastecimiento:
N Las donaciones en bienes, la misma que ser valorizada para efectos contables.
N Se efectuar el acta de recepcin de las donaciones.
N Se realizar el registro mediante la nota de entrada al almacn, la misma
que ser informada a la Unidad de Contabilidad.
Oficina de Tesorera:
Donaciones en efectivo
Se registra en el recibo de ingresos conjuntamente con la captacin de los im-
puestos, tasas, servicios y entre otros.
37
Tratamiento de las donaciones GRFICO 5
N Registros en Libros Auxiliares
N Reportes en las EE.FF.
EN BIENES
ABAST.
EN EFECTIVO
TESORERIA
SECRETARIA GRAL.
CONTABILIDAD
ADMINIST.
CONCEJO
ORGANOS
DE CONTROL
CASO PRACTICO
Se aceptan donaciones en especie de los siguientes:
Fecha Documento Razn Social Importe
12.02.02 165 glnes petrleo Grifo Santa Rosa 858.00
01.04.02 03 botellas vinos Bodega Carline 100.00
10.05.02 25 pollos Avcola San Fernando 258.00
1,216.00
Cuentas
21 Suministros de Funcionamiento 1,216.00
213 Combustibles y Lubricantes 858
01 Combustibles
214 Alimentos para Personas 358
01 Alimentos
76 Ingresos Diversos de Gestin 1,216.00
761 Donaciones Internas del Sector No Pblico
01 Internas
02 Bienes 1,216
Para registrar las donaciones recibidas segn actas y aprobadas por Acuerdo
de Concejo.
SE ACEPTAN DONACIONES EN EFECTIVO
Fecha Documento Razn Social Importe
10.06.02 R/I Cervecera Backus 3,000.00
15.07.02 R/I Petro Per (obra) 2,000.00
5,000.00
REGISTRO CONTABLE
10 Caja y Bancos 5,000.00
101 Caja 5,000.00
56 Hacienda Nacional Adicional 2,000.00
561 Donaciones de Capital Recibidos
01 Internas 2,000.00
76 Ingresos Diversos de Gestin 3,000.00
761 Donaciones Internas Recibidas
el Sector No Pblico 3,000.00
01 Internas
01 Efectivo
Por registros de las donaciones en efectivo recibidas durante el presente
ejercicio.
38
2.4 > ESTADOS FINANCIEROS
Y EVALUACIN PRESUPUESTARIA
En la cuenta municipal deber incluirse toda la informacin financiera y pre-
supuestaria, sin embargo con el propsito de no cargar el contenido de esta
Gua, dicha informacin aparece en el disquete, la misma que tiene relacin
con el anlisis financiero que se incluye en el capitulo siguiente sobre Memo-
ria de Gestin. En el disquete que se adjunta a la presente Gua, se in-
cluye el Instructivo N 7.
2.5 > EL CIERRE Y LA CUENTA MUNICIPAL
EN OTROS PASES
Para quienes deseen profundizar sobre el tema, se adjunta como Anexo N 05
una sumilla de casos Latinoamericanos y de Centro Amrica, referenciando la
pagina web y algunos portales de Asociaciones de Municipalidades, donde se
puede encontrar mayor informacin sobre el tema y otros de inters municipal.
39
CAPTULO III
memoria
de la gestin
3.1 Qu comprende la Memoria de Gestin?
3.2 Qu base legal regula la presentacin de la Memoria?
3.3 Con qu periodicidad debe elaborarse?
3.4 Diseo y contenido de la Memoria de Gestin Municipal.
3.5 Qu informacin financiera y presupuestaria debe
incluirse en la Memoria de Gestin Municipal?
3.6 Sobre la aprobacin y difusin de la Memoria.
CAP TULO I I I
memoria
de la gestin
3.1 > QU COMPRENDE
LA MEMORIA DE GESTIN?
Es un documento integral de informacin clasificada, que comprende un re-
sumen del balance o evaluacin de resultados de la gestin, considerando co-
mo referencia los planes institucionales. De igual modo contiene un resumen
de la Cuenta Municipal, de la informacin financiera y presupuestaria, a ma-
nera de interpretacin de las notas de los Estados Financieros, la explicacin
de algunos ndices y conclusiones sobre la evaluacin presupuestaria. Asimis-
mo, contiene la representacin grfica fotos, estadstica - de las principales
obras y anexos con informacin complementaria sobre la gestin.
3.2 > QU BASE LEGAL REGULA
LA PRESENTACIN DE LA MEMORIA?
La Ley Orgnica de Municipalidades, seala como competencia del Alcalde:
someter a la aprobacin del Concejo Municipal para el ao siguiente el pro-
yecto de presupuesto municipal, de acuerdo a los plazos y modalidades esta-
blecidas en la Ley General de Presupuesto de la Repblica, la Memoria sobre
la marcha de la administracin municipal y la Cuenta General del ejercicio
econmico fenecido. Igualmente, seala como atribuciones de los Concejos
Municipales: Aprobar el Presupuesto Anual, La Cuenta General del ejercicio
anual del presupuesto y la Memoria
Finalmente, seala: que debe ser sometida la Cuenta Municipal, al Conce-
jo Municipal para su aprobacin respectiva, a ms tardar el 31 de marzo de
cada ao.
El Instructivo N 7 de la Contadura Pblica de La Nacin, sobre Informacin
para el Cierre Contable de la Cuenta Municipal, establece lo que debe conte-
ner una memoria de gestin.
3.3 > CON QU PERIODICIDAD
DEBE ELABORARSE?
La escasa normativa indica que su presentacin y aprobacin es anual, as lo
refieren los artculos 36, 47 y 105 de la vigente Ley Orgnica de Municipalida-
des y el Instructivo N 7 sobre Cierre Contable, de la Contadura Pblica de la
Nacin seala la obligatoriedad de presentar al ejercicio fenecido. De otro la-
do, el Instructivo 15 sobre transferencia de la informacin contable para el
periodo 1999 2002, estableca la informacin a presentar: financiera, presu-
puestaria y complementaria, entre la cual esta la Memoria.
De otro lado, la Directiva N
0
08 de la Contralora General sobre Rendicin de
Cuentas, refiere dos momentos, al vencimiento de cada ejercicio y al trmino
de la gestin.
3.4 > DISEO Y CONTENIDO DE LA MEMORIA
DE GESTIN MUNICIPAL
Siendo un documento integral con informacin clasificada de diferente naturale-
za, no debe encargarse su elaboracin a una sola rea o funcionario, menos a una
empresa o profesional independiente. Su diseo y contenido debe ser producto
del esfuerzo adicional del equipo que tiene la responsabilidad de la gestin, son
ellos quienes manejan directamente la informacin bsica que debe revelarse en
una memoria. Una memoria tcnicamente elaborada exige ms que fotos, dia-
gramacin y arte, presentacin de contenidos, producto de un esfuerzo comn,
del trabajo en equipo. A continuacin proponemos el siguiente esquema bsico:
ESTRUCTURA DE UNA MEMORIA DE GESTIN MUNICIPAL
POR EL PERODO 1999-2002
Presentacin
Mensaje del Alcalde
CAPITULO I: EL MUNICIPIO:
N Resea histrica del Municipio (Jurisdiccin) Creacin poltica, situa-
cin geogrfica, caractersticas de la poblacin, actividades econmicas,
infraestructura bsica etc.
N La ciudad que recibimos
N La ciudad que dejamos
N El Gobierno Local como desafo
CAPITULO II: LA MUNICIPALIDAD:
2.1. Relacin de Autoridades y Comisiones de Regidores
2.2. Relacin de Funcionarios
44
2.3. Estructura Orgnica
2.4. Principales Disposiciones de Gobierno y de Administracin
(Ordenanzas, Edictos, Acuerdos, Resoluciones de Concejo,
Decretos de Alcalda y Resoluciones de Alcalda).
2.5. Gestin Administrativa y Financiera
2.6. Informacin Presupuestaria:
2.6.1. Ejecucin de Ingresos y Gastos
2.6.2. Clasificacin y anlisis del Gasto
2.7. Informacin Financiera:
2.7.1 Estados Financieros (Balance General, Estado de Gestin, Estado
de Cambios en el Patrimonio Neto y Flujo de Efectivo)
2.7.2 Anlisis Financiero (ratios, estadsticas y grficos)
2.7.3 Dictamen de los Estados Financieros por la Oficina de Auditoria Interna.
CAPITULO III: BALANCE DE LA GESTIN:
3.1. Breve resea de la situacin encontrada
3.2. Dificultades, Limitaciones y Acciones pendientes.
3.3. Logros de la Gestin Municipal:
3.3.1. El Desarrollo Urbano o Acondicionamiento Territorial
(Relacin de Programas o proyectos)
3.3.2 Los Servicios a la Ciudad
(Ornato, medio ambiente, reas verdes, operativos principales,
limpieza pblica, servicios higinicos etc.)
3.3.3. Desarrollo Social y Cultural
(Programas de Salud y Bienestar Social, Programa del Vaso
de Leche)
3.3.4. Educacin, Cultura, Folclore, Deportes
(Programas y proyectos sobre atencin y apoyo a la educacin,
deporte etc.)
3.3.4. Seguridad Ciudadana
3.3.5. Participacin Vecinal
3.3.6. Otras reas o funciones cumplidas
ANEXOS:
1. Relacin de Obras
2. Relacin de Principales Dispositivos municipales
3. Fotos de inauguraciones etc.
Contenido de la Memoria Para el Sistema Contable:
La Memoria de Gestin, se entiende como informacin complementaria a la
presupuestaria y financiera, y segn las Directivas del Sistema debe contener:
45
CAPTULO 3 - MEMORIA DE LA GESTION
N Base legal,
N Marco del Presupuesto por fuente de financiamiento;
N Balance de Ejecucin de Ingresos y Gastos del Presupuesto;
N Comentario sobre la programacin y ejecucin del presupuesto de ingre-
sos y gastos;
N Comentarios sobre los logros alcanzados en obras y estudios;
N Balance General, Estado de Gestin, Informe del rgano Interno de Control,
N Acciones y resultados de su obra ms importante (montos, tiempo de du-
racin, servicios que presta).
N Grficos y estadsticas referente a la situacin financiera y ejecucin presu-
puestaria de bienes y servicios cualitativa y cuantitativamente.
3.5 > QU INFORMACIN FINANCIERA
Y PESUPUETARIA DEBEN CONTENER
LA MEMORIA DE GESTIN MUNICIPAL?
La Memoria de Gestin, debe incluir la informacin financiera y presupuestaria,
en los formatos y en grficos que permitan visualizar la situacin econmica, fi-
nanciera y patrimonial, sin embargo con el propsito de no cargar el contenido
de esta Gua, dicha informacin aparece en el disquete, la misma que tie-
ne relacin con el anlisis financiero que se incluye a continuacin:
BALANCE DE COMPROBACION
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN SALVADOR
2001 2000
Activo Corriente (A.C) S/. 12304,767 S/. 7831,416
Activo No Corriente (A.N.C.) 9678,917 7987,444
TOTAL ACTIVO S/. 21983,684 S/. 15818,860
=============
Pasivo Corriente /P.C.) S/. 2664,301 S/. 1998,288
Pasivo No Corriente /P.N.C.) 5489,290 40,627
Patrimonio 13830,093 13779,945
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO S/. 21983,684 S/. 15818,860
=============
46
INDICE DE LIQUIDEZ GENERAL
2001 2000
Activo Corriente 12304,767
= 4.62
7831,416
= 3.92
Pasivo Corriente 2664,301 1998,288
De la comparacin efectuada entre ambos rubros podemos apreciar que du-
rante el ejercicio 2001 la entidad cuenta con S/.4.62 de Activo Corriente por
cada S/. 1.00 de deuda a corto plazo; en tanto que en el Ejercicio 2000 la en-
tidad cuenta S/.3.92 de Activo Corriente por cada S/. 1.00 de deuda corrien-
tes concluyendo que la situacin es favorable, por cuanto no tendra proble-
mas en del cumplimiento de sus deudas a corto plazo.
FINANCIACION DEL ACTIVO FIJO
2001
Patrimonio + Pasivo a Largo Plazo
=
13830,093 + 5489,290
= 9.42
Activo Fijo Neto 2050,046
2000
Patrimonio + Pasivo a Largo Plazo
=
13779945 +40,627
= 9.43
Activo Fijo Neto 1465,419
Durante los dos perodos se observa que el Activo Fijo de la entidad ha sido fi-
nanciado sin tener que recurrir a crditos a corto plazo.
AUTONOMIA FINANCIERA
2001 2000
Patrimonio 13830,093
= 0.63
13779,495
= 0.87
Activo Total 21983,084 15818,860
Estos coeficientes nos demuestran la existencia de un menor ndice de endeu-
damiento con relacin al patrimonio total, del cual se puede concluir que la en-
tidad aun mantiene capacidad de endeudamiento a efectos de llevar los planes
integrales de desarrollo.
NIVEL DE ENDEUDAMIENTO PATRIMONIAL
2001 2000
Pasivo Total 8153,591
= 58.96
2038,915
= 14.80
Patrimonio x 100 13830,093 x 100 13779,945 x 100
47
De la relacin se puede concluir que durante el ejercicio fiscal 2001 la deuda
total representa 58.96% del patrimonio mientras en el ejercicio 2000 el pasi-
vo total representa 14.80% del patrimonio, comprometiendo en menor por-
centaje al patrimonio de tal manera se puede deducir la situacin financiera
de periodo 2001 ha sido favorable con relacin al ejercicio anterior.
IMPOTANCIA DEL ACTIVO FIJO
2001 2000
Act.FijoN x 100 2050,046
= 9.33
1465,419
= 9.26
Activo Total 21983,684 15818,860
El activo total de la entidad participa en el desenvolvimiento de esta en 9.33% du-
rante el periodo 2001 representando principalmente por lo rubros edificios y ma-
quinarias y equipo mientras en el periodo 2000 la participacin ha sido 9.26%
del total del activo siendo el resultado ms favorable con relacin al periodo actual.
CUMPLIMIENTO DEL PRESUPUESTO
2001
Total Ejecucin Presupuestal
=
4469,242
=
0.93
Total Presupuesto Autorizado 4798,109
Este coeficiente nos permite apreciar que por S/. 1.00 presupuestado se ha
gastado S/. 0.93 cts.
IMPORTANCIA DE LA EJECUCION DE INVERSION
Total Presupuesto Ejecutado de Inversin x 100 =
993,020 x 100
= 0.22 22%
4,469,242
Este coeficiente nos indica que por cada S/. 1.00 gastado 22% fueron gastos
en inversiones destinadas a asegurar el buen servicio de la entidad creando
mayor infraestructura a nivel del Distrito.
IMPORTANCIA DE LA EJECUCION DEL PRESUPUESTO DE FUCIONAMIENTO
Total Presupuesto Ejecutado de Funcionamiento x 100 =
3,535,816 x 100
= 0.79 79%
4,469,242
48
Este coeficiente nos indica que por cada S/. 1.00 gastado 79% fueron utiliza-
dos en gastos por concepto de remuneraciones, bienes, servicios y trasferen-
cias corrientes.
3.6 > SOBRE LA APROBACIN Y DIFUSIN
DE LA MEMORIA DE GESTIN
Es el Alcalde quien presenta la Cuenta Municipal y la Memoria de Gestin, pa-
ra su conocimiento, anlisis y aprobacin, por el Concejo Municipal.
De otro lado, constituyendo un documento con informacin directa y cercana
sobre la gestin, ste debe ser conocido, adems de los organismos guberna-
mentales, por las instituciones educativas de la localidad, y la propia pobla-
cin, a travs de Asambleas de Rendicin de Cuentas y al igual que en otros
pases, por internet.
Cabe sealar, la gran dificultad para conseguir un ejemplar de la memoria
de gestin del ejercicio fenecido; en diversas municipalidades, lo si tienen
a la mano son revistas con mucho arte y fotos de las obras inauguradas,
pero no revelan, cmo se hicieron y a que costo; An se contina con el cul-
to al secreto de informacin en el manejo de la cosa pblica. Sobre el par-
ticular, es necesario considerar los principios, alcances y plazos para que
entre en vigencia la Ley 27806 publicada en el Diario Oficial El Peruano el
03.8.02, Ley de Transparencia y acceso a la informacin pblica que con-
sagra el principio de publicidad y establece la obligatoriedad progresiva de
implementacin de portales en internet para la difusin de la siguiente in-
formacin:
N Informacin de la entidad, su organizacin y procedimientos
N Las adquisiciones de bienes y servicios que realicen
N Otra informacin sobre la marcha administrativa que se considere perti-
nente.
Hecha la bsqueda en algunos portales sobre Memoria de Gestin Munici-
pal, slo encontramos relacin de obras, proyectos y actividades. Sin em-
bargo es satisfactorio compartir un grato hallazgo, el funcionamiento del
portal Ventana Pblica a cargo del Centro de Servicios y Transferencia Tec-
nolgica de la Pontificia Universidad Catlica del Per, bajo el slogan Pe-
r: Buen Gobierno a travs de la relacin entre Gobiernos Locales y orga-
nizacin de la Sociedad Civil y con el apoyo del Banco Mundial, mantiene
informacin actualizada con relacin a las gestiones Municipales Provin-
ciales de Cajamarca, Tarapoto y Huamanga, de las cuales podemos encon-
trar informacin sobre Planes Integrales de Desarrollo, Planes Operativos
Institucionales, Informacin Presupuestaria: Presupuesto Inicial de Aper-
tura, modificaciones y evaluacin, entre otra importante informacin. Se-
49
guidamente se proporciona la direccin electrnica de Ventana Pblica y
otras relacionadas al tema que nos ocupa:
www.ventanapublica.org.pe
www.munlima.gob.pe/index.htm
www.municallao.gob.pe
www.munivaldivia.cl/cpublica/cuenta.htm/
www.chiruleo.com/cronica/noticias
www.ayto-malaga.es/
La solucin de los problemas
no consiste en hacer
ni dejar de hacer,
sino, primero en comprender.
50
CAPTULO IV
preparando la rendicin
de cuentas y la
transferencia municipal
4.1. Qu comprende y que objetivos tiene
la Rendicin de Cuentas?
4.2. Qu nos obliga a Rendir Cuentas de nuestra Gestin?
4.3. Qu disposiciones especficas y procedimientos
debemos seguir?
4.4. Anlisis de la base legal y otros enfoques sobre
la Rendicin de Cuentas
4.5. Recomendaciones para realizar una asamblea
pblica de rendicin de cuentas
CAP TULO I V
preparando la
rendicin de cuentas
y la transferencia
municipal
4.1 > QU COMPRENDE Y QUE OBJETIVOS
TIENE LA RENDICIN DE CUENTAS?
Es un proceso integral que comprende la presentacin de informacin que
evidencie, no slo logros y limitaciones de la gestin, es decir qu se hizo y
cmo? Y qu no se hizo y porqu?, En un periodo determinado. Asimismo,
se debe tener como principal referente, el Plan de Desarrollo Integral, el Plan
de Gobierno o la oferta electoral, y el Plan Operativo Institucional. De otro la-
do, un proceso de rendicin de cuentas, comprende preparar y socializar in-
formacin, no slo en el interno, sino fundamentalmente en el externo: La co-
munidad en sus diferentes instancias y los Organismos Gubernamentales.
Los objetivos por los que debe prepararse adecuada y oportunamente la rendi-
cin de cuentas, van mas all del cumplimiento de la normativa que regula su
obligatoriedad. As tenemos varias respuestas a la pregunta: POR QU HA-
CER RENDICIN DE CUENTAS? PORQUE:
N Favorece el dilogo, el debate y la opinin de la poblacin; la gente tiene
mucho que aportar para mejorar la gestin.
N Promueve la recuperacin de la confianza y por ende la legitimidad polti-
ca y la gobernabilidad local.
N Contribuye a respetar el derecho de los ciudadanos y las ciudadanas que
nos eligieron, a estar bien informados sobre la marcha de la gestin.
N Ayuda a gobernar mejor nuestra comunidad..
N Incentiva a la poblacin a contribuir.
N Nos permite informar a la poblacin la utilizacin de su contribucin. For-
talece el liderazgo de la autoridad local.
4.2 > QU NOS OBLIGA A RENDIR CUENTAS
DE NUESTRA GESTIN?
La redicin de cuentas, es un derecho del ciudadano y una obligacin de los
gobernantes. Esta, por ley no est restringida al mbito local. En nuestro pas,
su practica an no es un ejercicio comn, esto requiere adems del marco le-
gal, de un proceso educativo, que demanda la participacin de docente, padres
de familia, lideres locales, de los responsables de los medios de comunicacin
y de la propia poblacin, para buscar puntos de encuentro, y no de conflicto,
donde primero nos informemos y luego tomemos posicin frente al manejo
de la cosa pblica. Por tanto, es conveniente considerar la base legal sobre la
materia, para acercarnos cada vez mas a practicas democrticas, que nos per-
mita construir o fortalecer ciudadana y recuperar la confianza en los diversos
niveles de gobierno, teniendo como estrategia, un mayor nivel de participa-
cin y control ciudadano. A continuacin, la base legal que regula el proceso
de rendicin de cuentas
N Norma Tcnica de Control 700-02: Respondabilidad (Accontability) apro-
bada por Resolucin de Contralora. 123-2000-CG del 23.06.00
N Directiva 008-2001-CG aprobada por Resolucin de Contralora. 054-
2001 del 15.05.01 sobre Rendicin de Cuentas de los Titulares de las Enti-
dades Pblicas
N Ley 26300 del 02.05.94 Ley de los Derechos de participacin y Control
Ciudadanos. (artculos 3, y del 31 al 36)
02.08.02.
N Ley del Procedimiento Administrativo General 27444 del 10.04.01- Art. VI
del Ttulo preliminar sobre principios del procedimiento administrativo: 1.12
Principio de participacin, para acceder a la informacin que administren.
Inciso b) y d) del artculo 4 sobre canales efectivos de participacin ciuda-
dana y transparencia en la gestin; inciso f) del artculo 5 sobre principa-
ciones del Estado. Artculos 8, 9, 10 y 11 sobre las relaciones del estado con
el ciudadano.
54
4.3 > QU DISPOSICIONES ESPECFICAS
Y PROCEDIMIENTOS DEBEMOS SEGUIR?
Analizando la base legal existente sobre la rendicin de cuentas, la disposicin
mas completa, por comprender disposiciones especficas, procedimiento y for-
matos que facilitan su elaboracin, es la DIRECTIVA N
o
008-2001-CG/OATJ
aprobada por Resolucin de Contralora General N
o
054-2001-CG Publicada 16
de mayo 2001, en ella se sealan el Alcance, Base Legal, quienes estn en la
obligacin de rendir cuenta, tipos de informe, Oportunidad de la presentacin
del Informe, Presentacin de las declaraciones juradas de bienes y rentas, dis-
posiciones transitorias y finales; as como 14 formatos y una cartilla con instruc-
ciones para su llenado. Sobre los mismos, en esta Gua Operativa, lo que ofre-
cemos son ejemplos o casustica para su llenado, comprendiendo las diferen-
tes realidades y sobre todo las limitaciones que tienen muchas municipalidades
para atender los diversos requerimientos de informacin de parte de los dife-
rentes rganos Rectores de los Sistemas Administrativos.
Nos parece bien, que la Contralora General, haya brindado este aporte y lle-
nado, el vaco legal sobre la Rendicin de Cuentas. Sin embargo, cabe signi-
ficar que su alcance y utilidad no llega a cubrir las expectativas de la poblacin
en cuanto al derecho de estar informados directamente y ejercer el derecho de
participacin y control ciudadano. Por tanto, mas all de lo que se establece en
la citada norma, las autoridades locales, que son nuestro grupo objetivo en la
presente Gua Operativa, deben preparar la Rendicin de Cuentas, como una
oportunidad para compartir logros y limitaciones, como un momento de en-
cuentro, para generar sinergias, construir ciudadana y afianzar la gobernabi-
lidad y por ende la democracia.
Pasamos a sealar un resumen de lo ms significativo que seala la Directi-
va 008 de Contralora General, as tenemos:
> I. objetivos
Establecer los procedimientos para que todo titular de una entidad sujeta al
Sistema Nacional de Control rinda cuenta oportuna de los resultados de su
gestin.
Establecer las disposiciones que regulen el procedimiento de verificacin y re-
misin de informacin sobre el cumplimiento de la normativa relativa a la pre-
sentacin y contenido de las declaraciones juradas de bienes y rentas a cargo
de los titulares.
> II. finalidad
Uniformizar y cautelar la presentacin oportuna de la rendicin de cuentas de
los resultados de la gestin por parte de los titulares de las entidades, a fin de
asegurar la transparencia que gua la gestin pblica, con relacin a la utiliza-
cin de los bienes y recursos pblicos.
55
CAPTULO 4 - PREPARANDO LA RENDICIN DE CUENTAS
Cautelar la transparencia y el correcto ejercicio de la funcin pblica en las en-
tidades sujetas al Sistema Nacional de Control, propiciando se cuente con una
base de datos que permita a la Contralora General de la Repblica, realizar ac-
tividades de control selectivo y posterior sobre la informacin contenida en la
Declaracin Jurada de Bienes y Rentas presentada por los titulares.
> III. alcance
Las disposiciones de la presente Directiva comprenden: a) los titulares de las
entidades sujetas al mbito del Sistema Nacional de Control, b) los rganos
de Auditoria Interna de dichas entidades, y c) las Unidades Orgnicas y Sedes
Regionales de la Contralora General de la Repblica, de acuerdo a su compe-
tencia.
Obligacin de rendir cuenta:
1. Los titulares, los funcionarios y servidores pblicos de las entidades tienen l
deber de rendir cuenta ante las autoridades competentes y ante la ciudadana
por los fondos y bienes del Estado a su cargo y por la misin u objetivo enco-
mendado, de conformidad con lo establecido en la Norma Tcnica de Control
N 700-02 Respondabilidad.
2. La presente directiva abarca la responsabilidad referida al desempeo en el
cumplimiento de las funciones confiadas, respecto de la conduccin de sus ac-
tividades, informando como gastaron los fondos o administraron los bienes
pblicos, si lograron las metas y objetivos previstos y si estos fueron cumpli-
dos con eficiencia y economa.
3. Los funcionarios y servidores estn obligados a rendir cuenta ante los superio-
res jerrquicos de sus respectivas entidades; para dicho efecto, los titulares de-
finirn las polticas y procedimientos pertinentes, a fin de asegurar que dicha
rendicin de cuentas se efecte oportunamente.
> IV. disposiciones especficas
1. De la rendicin de cuentas el resultado de la gestin
PRESENTACIN DE LOS INFORMES DE LA RENDICIN DE CUENTAS
1.1 Para efectos de rendir cuenta los titulares emitirn: a) un Informe Anual re-
portando el resultado de su gestin, con relacin a las metas y objetivos pro-
puestos y los fondos y recursos utilizados, incluyendo aquellos considerados
secretos y b) un Informe Final, al trmino de su gestin, que consolide el de-
sempeo y resultados obtenidos durante la misma.
1.2 El Informe Anual: deber consignar el Plan de Trabajo Institucional o docu-
mento equivalente y los resultados obtenidos respecto del mismo, incidiendo
en informacin sobre Recursos Humanos, Remuneraciones, Proyectos de In-
versin, Contrataciones y Adquisiciones de bienes, servicios y obras, Donacio-
56
nes, Inversiones del Estado y Privatizacin, en lo aplicable, conteniendo asimis-
mo los aspectos prioritarios, acciones pendientes y las debilidades y limitacio-
nes, as como los indicadores que se han aplicado para la medicin y anlisis de
rendimiento de cada uno de los aspectos sealados. Se incluir como anexos de
dicho Informe, la informacin sintetizada de acuerdo a los formatos Ns 1, 4, 5,
6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13 y 14; que forman parte de la presente Directiva.
1.3 El Informe Final: el cual se emitir al final de su periodo de gestin, consoli-
dar los resultados en los aspectos contenidos en el numeral anterior, enfati-
zando en las mejoras y logros obtenidos con relacin a la situacin de la enti-
dad al inicio de su gestin, principales decisiones adoptadas y su incidencia en
la conduccin de la entidad, as como limitaciones y reas crticas que pueden
mejorarse, a fin que la nueva gestin pueda priorizar su atencin. Para su pre-
sentacin se incluir como anexos del Informe, los formatos mencionados en
el acpite anterior y adicionalmente los Ns 2 y 3, que forman parte de la pre-
sente Directiva.
1.4 Al final de cada informe se deber incluir el rubro Conclusiones, el cual con-
tendr las apreciaciones finales y aspectos de mayor relevancia considerados
en el informe, de conformidad al Formato N 5.
1.5 Los informes con sus respectivos anexos, sern suscritos por el titular y rubri-
cadas todas sus pginas, debiendo remitirse adicionalmente en disquete, en
formato de procesador de textos u hoja de clculo.
Oportunidad de la presentacin del Informe.-
1.6 Los Informes de Rendicin de Cuentas, sern remitidos a la Contralora Ge-
neral de la Repblica en las siguientes oportunidades:
a) Anualmente: al 30 de enero del ao siguiente al de la gestin reportada.
b) Al final de la gestin: conjuntamente con la entrega del cargo
1.7 En el caso de titulares con una permanencia o perodo de gestin menor a un
ao, presentarn nicamente el Informe Final de la gestin.
1.8 Los informes sern identificados consignando en la cartula los siguientes datos:
Rendicin de Cuentas del Resultado de la Gestin
N Informe Anual o Informe Final,
N Periodo de a
N Nombre de la Entidad
N Nombre del Titular
N Fecha
57
2. De la Declaracin Jurada de Bienes y Rentas
Declaraciones Juradas de Bienes y Rentas como instrumento de fiscalizacin
selectiva y posterior. (se adjunto formato actualizado)
> V. dispociciones finales
N Los formatos mencionados en la presente Directiva se encuentran a dispo-
sicin en el portal de la Contralora General de la Repblica (www.contra-
loria.gob.pe), en el cual tambin, se publicarn los resultados de los infor-
mes presentados.
N El rgano de Auditoria Interna de las entidades comprendidas en el Alcan-
ce de la presente Directiva, ser el encargado de cautelar el cumplimiento
de la presente Directiva.
N El incumplimiento de lo dispuesto en la presente Directiva, acarrear respon-
sabilidad al titular de la entidad, en virtud de lo preceptuado en la Ley del Sis-
tema Nacional de Control. Sin perjuicio de ello, la Contralora General de la
Repblica podr efectuar la accin de control de Rendicin de Cuentas co-
rrespondiente, a fin de evaluar directamente el resultado de la gestin.
FORMATOS:
Los 14 formatos se presentan como anexo N 01. Los mimos que se encuen-
tran en el disquete que adjuntamos en formato Excel; archivo: Rendi-
cin de Cuentas.
Cabe significar, que se han efectuado algunas modificaciones, para ajustar a nor-
mas emitidas con posterioridad lo cual permitir a las autoridades y funcionarios
una mejor comprensin para su elaboracin y fcil lectura e interpretacin.
N Resumen del diagnostico al inicio del periodo - Formato RC-01
N Resumen de principales situaciones durante el periodo - Formato RC-02
N Resumen de los principales problemas y/o pendientes al final del periodo
- Formato RC-03
N Movimientos de funcionarios, directivos y asesores en el periodo - Forma-
to RC-04
N Conclusiones de la gestin del titular - Formato RC-05
N Proyectos de Inversin - Formato RC-06
N Inversiones en acciones en otras empresas - Formato RC-07
N Saldos de caja, colocaciones, depsitos e inversiones en el sistema finan-
ciero - Formato RC-08
N Donaciones recibidas por la entidad - Formato RC-09
N Declaracin jurada de bienes y rentas - Formato RC-10
N Gasto integrado de personal (GIP) - Formato RC-11
N Personal, ingresos, pensiones y servicio no personales - Formato RC-12
N Contrataciones y adquisiciones de la entidad - Formato RC-13
58
N Aspectos sustantivos del plan de promocin de la inversin privada - For-
mato RC-14
4.4 > ANLISIS DE LA BASE LEGAL
Y OTROS ENFOQUES SOBRE
LA RENDICIN DE CUENTAS
Poco se conoce sobre los resultados del ejercicio del derecho de peticin sea-
lado en la Ley Orgnica de Municipalidades, igualmente sobre el cumplimien-
to de informar cada 90 das a los vecinos de la marcha de los asuntos comu-
nales y del estado de la economa municipal.
De otro lado, tambin se conoce poco sobre la invocacin a la Ley 26300 sobre
los Derechos de participacin y Control Ciudadano, promulgada el 02.05.94,
en el artculo 3, la demanda de Rendicin de Cuentas, como un Derecho de
Control de los Ciudadanos, para lo cual la Ley seala los procedimientos y re-
quisitos a seguir, segn sea el caso contemplados en los artculos 31 al 36.
N Cabe citar otros instrumentos legales tales como:
N La Ley 26997 de noviembre del ao 1998, mediante la cual se dispone que
los Alcaldes Provinciales y Distritales deben realizar el proceso de transfe-
rencia y por tanto ya se establecen algunos procedimientos relacionados
con una rendicin de cuentas
N El Instructivo 15 sobre Transferencia de la Informacin Contable de la Ges-
tin Municipal, aprobado por Resolucin 075-98-EF/93.01 de la Contadu-
ra Pblica de la Nacin. Incluye las acciones a realizar y esta orientada a
la informacin financiera.
N Es Contralora General, a travs de la Resolucin de Contralora 123-2000
publicada en el Diario el Peruano el 01.07.00, que aprueba modificar diver-
sas Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico, aprobadas
pro R.C. 072-98-CG del 26.06.98. As se introducen Normas de Control In-
terno para una cultura de integridad, transparencia y responsabilidad en la
funcin pblica, y dentro de ellas, la Norma Tcnica de Control. 700-02: Res-
pondabilidad (Accontability. Esta importante norma, seala que El titular,
los funcionarios y servidores deben rendir cuenta ante las autoridades com-
petentes y ante el pblico por los fondos o bienes del Estado a su cargo y/o
por una misin u objetivo encomendado De otro lado, se habla de respon-
sabilidad financiera y gerencial, as tambin que: El titular de la entidad pu-
blicar al inicio de cada ao, su plan de trabajo institucional y su correspon-
diente balance de gestin del ao anterior con los resultados obtenidos, este
balance debe reflejar principalmente el avance de las metas, as como los re-
cursos y fondos utilizados. Se informar a la Contralora General de la Rep-
blica de la difusin de estos documentos y del medio utilizado para ello
59
N Posteriormente, el 15.05.01, se aprueba la Directiva 008-2001-CG por Re-
solucin de Contralora 054-2001 sobre Rendicin de Cuentas de los Ti-
tulares de las Entidades. Es sobre la base de los alcances, procedimientos
y formatos de esta directiva que se desarrolla la primera parte del presente
captulo. Ley del Procedimiento Administrativo General 27444 del
10.04.01- Art. VI del Ttulo preliminar sobre principios del procedimiento
administrativo: 1.12 Principio de participacin, para acceder a la informa-
cin que administren.
N Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado 27658 del 29.01.02.
Inciso. b y d del artculo. 4 sobre canales efectivos de participacin ciuda-
dana y transparencia en la gestin; inciso. f) del artculo 5 sobre principa-
ciones del Estado. Y artculos. 8, 9, 10 y 11 sobre las relaciones del estado
con el ciudadano.
N Ley 27783 Ley de Bases e la Descentralizacin del 26.06.02. publicada en
el Diario el Peruano el 20.07.02, que en su artculo 17.1que textualmente
seala: Los Gobierno Regionales y locales estn obligados a promover la
participacin ciudadana en la formulacin, debate y concertacin de sus
planes de desarrollo y presupuestos, y en la gestin pblica. Para este efec-
to debern garantizar el acceso de todos los ciudadanos a la informacin
pblica, con las excepciones que seala la ley, as como la conformacin y
funcionamiento de espacios y mecanismos de consulta, control, evalua-
cin y rendicin de cuantas
N Ley 27785 Ley del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General
de la Repblica. Aprobada el 13.07.02 y publicada en el Diario El Peruano
el 23 de Julio del 2002, refiere en su artculo 7, que: Es responsabilidad
del Titular de la Entidad fomentar y supervisar el funcionamiento del Con-
trol Interno para la evaluacin de la gestin y el efectivo ejercicio de la ren-
dicin de cuentas, proponiendo a que este contribuya con el logro de la mi-
sin y objetivos de la entidad a su cargo.
N Finalmente, cabe citar la promulgacin de la Ley 27806 Ley de transparen-
cia y acceso a la informacin pblica del 02.08.02, publicada en el Diario
El Peruano el da sbado 03.08.02, que seala los alcances, principios, res-
ponsabilidades y sanciones, respecto a la informacin del Estado, la crea-
cin de un portal de transparencia, los procedimientos para el acceso a la
informacin pblica del Estado, transparencia sobre el manejo de las fi-
nanzas pblicas y de la transparencia fiscal en el presupuesto, el marco
macroeconmico y la rendicin de cuentas.
60
Hecha esta breve sntesis del marco jurdico relacionado con la rendicin de
cuentas en el sector pblico, es grato sealar, que muchas gestiones edilicias
han dado un paso adelante, y han ido mas all de lo que inicialmente se infor-
maba en un cabildo abierto, y vienen practicando asambleas de rendicin de
cuentas, trimestrales o semestrales, por zonas, por barrios, por centros pobla-
dos menores, comunidades campesinas o nativas, segn sea el caso. Feliz-
mente, existen autoridades responsables, honestas y con estilos de gestin par-
ticipativa, que han logrado pasar del discurso a la accin, en materia de parti-
cipacin y control ciudadano sobre la gestin municipal. Existen municipios
como San Antonio de Aco en Ancash, Peren en la Selva Central Chancha-
mayo, Ilo en Moquegua, Chivay Caylloma en Arequipa, Picota en San Mar-
tn, Huanta en Ayacucho, Picota, Rioja, El Sauce y muchas otras en el Depar-
tamento de San Martn, donde se vienen efectuado peridicamente procesos
de Rendicin de Cuentas con mucho xito, donde se desarrollan capacidades
ciudadanas, se fortalece la institucin municipal, se ejerce un efecto multipli-
cador en otras instituciones. Esto como consecuencia de haberse implementa-
do mecanismos efectivos de informacin y participacin. Lo que hace que la
poblacin confe ms en sus autoridades, respalde sus decisiones y se compro-
meta en la implementacin de las acciones comunales, desde la municipalidad.
A continuacin presentamos lo que consideramos aplicable de una Gua de
orientacin bsica para la rendicin de cuentas, publicada por ANRESAM
Asociacin de Municipalidades de la Regin San Martn
(1)
.
> Por qu hacer Rendicin de Cuentas?
Porque:
N Favorece el dilogo, el debate y la opinin de la poblacin; la gente tiene
mucho que aportar para mejorar la gestin.
N Promueve la legitimidad poltica y la gobernabilidad local.
N Contribuye a respetar el derecho de los ciudadanos y las ciudadanas que
nos eligieron, a estar bien informados sobre la marcha de la gestin.
N Ayuda a gobernar mejor nuestra comunidad.
N La poblacin tiene plena confianza de la gestin municipal.
N Incentiva a la poblacin a contribuir.
N Nos permite informar a la poblacin la utilizacin de su contribucin.
Fortalece el liderazgo de la autoridad local.
> Quines deben Rendir Cuentas?
En el mbito local, deben rendir cuentas, los alcaldes, regidores, funcionarios;
los representantes de los Sectores, rganos desconcentrados y descentraliza-
61
1 Producto del Taller realizado por ANRESAM con la presencia de Alcaldes, Regidores y funcionarios de 77
municipalidades del Departamento de San Martn en la Ciudad de Tarapoto en febrero - 2001
dos designados por el Gobierno Central. Pudiendo extenderse como practica
democrtica a los representantes de organismos no gubernamentales y de or-
ganizaciones de base que desarrollan actividades en la jurisdiccin.
> Factores que hacen exitosa una Rendicin de Cuentas
Podemos considerar como factores de xito para una buena rendicin de cuen-
tas los siguientes:
N Voluntad poltica de las autoridades y funcionarios municipales para dis-
cutir pblicamente los avances y problemas de su gestin.
N Que la rendicin de cuentas se constituya como un espacio de dilogo y
educacin ciudadana voluntaria formando parte de la vida poltica del mu-
nicipio y no un acto obligado para cumplir con lo que la ley manda.
N Implementar medidas adecuadas de control interno.
N Establecer claramente las reglas y respetarlas, creando un ambiente de
confianza y participacin.
N Comunicacin efectiva y afectiva con la poblacin utilizando diversos me-
dios como: carteles, peridicos murales, bandas con msica tpica, perifo-
neo con megfono, sistema de altoparlantes, esquelas entregadas a domi-
cilio, volantes, pintas en vehculos de transporte pblico, etc.
N Transparencia en la rendicin que contribuye a la credibilidad en las auto-
ridades; si es posible apoyado con material bibliogrfico preelaborados.
N Presencia y participacin de las autoridades y funcionarios.
N Permanente coordinacin con sectores pblicos.
N Recoger las crticas de la ciudadana y aprender de ellas.
N Tolerancia al interpretar las preguntas que formulan los pobladores y equi-
librio para responderlas.
N Puntualidad para dar inicio a la Asamblea.
N Hacer entrega a la poblacin de informacin previa y posteriormente al de-
sarrollo de la Asamblea.
N Actitud democrtica y constructiva de los vecinos para el anlisis de infor-
macin y ensayar propuestas.
> Programa sugerido para desarrollar
la Asamblea de Rendicin de Cuentas
Se recomienda dar inicio a la hora citada, sugirindose el siguiente programa:
N Presentacin a cargo del moderador designado por la Comisin de Prensa
y Propaganda.
N Himno Nacional.
N Palabras de bienvenida a cargo del regidor designado
N Intervencin de autoridades locales Gobernador, Juez de Paz, representan-
tes de Sectores Pblicos, ONGs y de Organizaciones de Base, convocadas.
N Informe econmico financiero a cargo de un funcionario de la municipalidad.
62
N Informe de la gestin a cargo del Alcalde, precisando logros y dificultades.
N Recepcin de preguntas orales y escritas y sugerencias de los asistentes.
N Absolucin de inquietudes, a cargo del Alcalde o del Presidente de la Co-
misin correspondiente.
N Palabras del Alcalde, agradeciendo la concurrencia de la ciudadana e invi-
tndoles a participar en el prximo cabildo o asamblea.
N Suscripcin del Acta por los ciudadanos debidamente identificados con
sus nombres, apellidos y documento de identidad.
> Qu hacer despus de la Asamblea?
Actividades Complementarias:
N Evaluacin de la Asamblea realizada, a fin de captar las deficiencias en su
desarrollo y determinar los factores que contribuyeron a su xito.
N Difusin de los acuerdos
N Aplicacin, ejecucin y monitoreo de los compromisos
> Actividades de difusin
Para que nuestra Asamblea de Rendicin de cuentas tenga xito, se hace ne-
cesario desarrollar una intensa difusin de las actividades previas.
Estas deben estar a cargo de la Comisin de Prensa y Propaganda, utilizando
todos los medios que estn a su alcance, tales como:
N Oficios de convocatoria.
N Notas de prensa.
N Reuniones con las organizaciones de la sociedad civil.
N Carteles o banderolas colocadas en los lugares ms visibles de la localidad.
N Esquelas distribuidas casa por casa.
N Perifoneo
N Sistema de altoparlantes.
N Bandos con msica tpica.
N Trpticos, volantes, otros.
Sobre la rendicin de cuentas, tambin debemos considerar cmo organizar-
la, es decir que debemos pensar previamente en la etapa de preparacin, as
tenemos que la informacin relacionada con el balance o evaluacin de la ges-
tin es un primer insumo, por cuanto en l tendremos un anlisis de resulta-
dos, actividades y asuntos pendientes, problemas y limitaciones. De otro lado,
con la informacin presupuestaria y financiera que se tiene en la Cuenta Mu-
nicipal, y la informacin mas elaborada e integral que contiene una Memoria
de Gestin en cuanto se incorpora un breve anlisis financiero, y los forma-
tos que seala la directiva de rendicin de cuentas, se completara la etapa de
preparacin; y slo faltara su elevacin a la Contralora General. Por tanto,
hasta ah estara cubierta la exigencia legal. Sin embargo, es vital para el forta-
63
lecimiento de la gobernabilidad local e institucionalidad municipal, la realiza-
cin de Asambleas Pblicas de Rendicin de Cuentas, por zonas, barrios, cen-
tros poblados menores, anexos, comunidades campesinas o nativas, para recu-
perar la confianza y credibilidad en las autoridades, legitimar su mandato, y
desarrollar capacidades ciudadanas.
4.5 > RECOMENDACIONES PARA
REALIZAR UNA ASAMBLEA PBLICA
DE RENDICIN DE CUENTAS
N Prever la forma y los medios que vamos a utilizar para el acto pblico,
N La informacin debe ser clara y comprensible, con la ayuda de grficos,
mapas, fotos, videos, u otros medios que estn al alcance de cada munici-
palidad
N Deber evidenciarse trabajo de equipo; el Alcalde no debe acaparar la pre-
sentacin.
N La informacin tampoco debe tener nfasis slo en lo econmico, presu-
puestal y financiero
N Difusin adecuada, a travs de conferencia de prensa o grabacin del acto
pblico
N Evitar conflictos y polarizacin poltica durante el desarrollo del acto pblico
N Dar a conocer los fines, alcances y resultado de la rendicin de cuentas
N Establecer mecanismos de evaluacin, control y monitoreo, para lograr
una efectiva retroalimentacin, actuando con coherencia, credibilidad y
continuidad.
N Establecer prximas fechas y darles cumplimiento.
El error ms grande:
no aprender de los errores
64
anexos
1. 14 formatos sobre Rendicin de Cuentas y Cartilla
de Instrucciones para su llenado.
2. Proyecto de Directiva N- MDSJS/DM-UC. sobre:
Entregas a Rendir Cuenta.
3. Proyecto de Directiva sobre Donaciones.
4. Proyectos de Resolucin de Alcalda, designando
Comisin Especial y aprobando la Directiva
para la evaluacin y Rendicin de Cuentas.
Asimismo, Proyecto de Memorandum Circular
solicitando informacin bsica para la evaluacin
y la Rendicin de Cuentas.
5. Cmo se realiza el Cierre y Rendicin de Cuentas
en otros pases?
ANEXO 1
FORMATO: RC-01
PAG: N/M
AREA SITUACION ENCONTRADA ACCIONES PREVISTAS ACCIONES ADOPTADAS
Municipalidad:
Alcalde:
Periodo:
1999-2002
Firma del Alcalde
Resumen del diagnostico al inicio del periodo
FORMATO : RC-02
PAG: N/M
AREA SITUACION PRESENTADA ACCIONES PREVISTAS ACCIONES ADOPTADAS
Municipalidad:
Alcalde:
Periodo:
1999-2002
Resumen de principales situaciones resueltas durante el perodo
Firma del Alcalde
68
FORMATO: RC-03
PAG: N/M
AREA
RECOMENDACIONES
PARA SIGUIENTE PERIODO
SITUACIN
DETECTADA
MOTIVOS POR LOS CUALES
NO SE RESOLVIERON
EN LA GESTION
Municipalidad:
Alcalde:
Periodo:
1999-2002
Resumen de los principales problemas y/o pendientes al final del perodo
Firma del Alcalde
69
ANEXO 1 - FORMATOS SOBRE RENDICIN DE CUENTAS
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FORMATO: RC-05
PAG: N/M
TEXTO DE CONCLUSION AREAS INVOLUCRADAS
Municipalidad:
Alcalde:
Periodo:
1999-2002
Firma del Alcalde
Conclusiones de la gestion del titular
71
FORMATO: RC-06
PAG: N/M
NOMBRE DEL
PROYECTO
DESCRIPCION
DEL PROYECTO
OBJETIVO
DEL PROYECTO
MONTO
DE INVERSION
S/. US$
FINANCIAMIENTO DEL PROYECTO
DESEMBOLSO EN EL PERIODO
Recursos
Propios
Endeudamiento
Interno
Endeudamiento
Externo
FON
Municipalidad:
Alcalde:
Periodo:
1999-2002
Proyectos de inversin
Director Admin Director de Desarrollo Urbano
OBSERVACIONES
O DE INVERSION
O O GESTION
INDICADOR DE EVALUACION NIVEL DE AVANCE
VAN TIR
Periodo de
Recuperacin
NCOMUN
Otras
Fuentes
Total Cobertura Fsico Financiero
Firma del Alcalde nistracion
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FORMATO: RC-08
PAG: N/M
MONEDA
NACIONAL
MONEDA EXTRANJERA
Tipo de Cambio US$
Entidad
Titular
Periodo:
1999-2002
I. DEPOSITOS SISTEMA FINANCIERO
1. BCR
2. Banco de la Nacin
3. Banca Comercial
Banco 1
Banco 2
Banco 3

II. SISTEMA NO BANCARIO
1. Depsitos en Financieras
Financiera 1
Financiera 2
Financiera 3

2. Fondos Mutuos
Fondo 1
Fondo 2
Fondo 3

3. Bonos
Entidades Financieras
Arrendamiento Financiero
Subordinados
Titulizados
Entidades No Financieras
Corporativos
Estructurados
Titulizados
Otros

4. Acciones
Comunes
De Inversin

5. Pagars

6, Papeles Comerciales

7, Operaciones de Reporte

8, Otros

III.ENTIDADES FINANCIERAS
EN LIQUIDACION
Saldos de caja, colocaciones, depsitos e inversiones en el sistema financiero
Firma del Alcalde Director de Administracin
TOTAL
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INFORMACIN
PUBLICA
DATOS GENERALES DE LA ENTIDAD
Entidad
Direccion
Ejercicio Presupuestal

DATOS GENERALES DEL DECLARANTE
A. Paterno
A. Materno
Nombres

OPORTUNIDAD DE PRESENTACIN
(Marcar con una X la correspondiente opcin)
Al Inicio
Entrega Periodica
Al Cesar

DECLARACION DEL PATRIMONIO
RUBROS DECLARADOS TOTAL S/.
Ingreso Mensual
Bienes *
Otros **
Nota
* Incorporar el total del valor de los rubros II y III de la seccin primera
** Incorporar el total del valor de los rubros IV y V de la seccin primera
OTRA INFORMACIN QUE CONSIDERE EL OBLIGADO TOTAL S/.
Declaracin Jurada de Ingresos y de Bienes y Rentas - LEY N 27482
1 REMUNERACIONES
Basica - Total de Remuneraciones Permanentes
Bonificaciones
Bonificacion Unica por Productividad
Otras Bonificaciones
Gratificaciones
Aguinaldo
Vacaciones
Escolaridad
Asignaciones
Horas Extras
Otros (*)

2 COMPENSACION POR TIEMPO DE SERVICIOS

3 SEGURIDAD Y PREVISIN SOCIAL

4 DIETAS DEL DIRECTORIO / REGIDORES

5 CAPACITACIN

6 PENSIONES

7 OTROS GASTOS DE PERSONAL
Refrigerio
Movilidad
Racionamiento
Vestimenta
Asistencia Medica
Seguro complementario de alto riesgo
Pago de indemnizac. por cese de relac. Laboral
Incentivos por retiro voluntario
Bono de Productividad
Otros (*)
RUBRO
PRESUPUESTO
APROBADO O
MODIFICADO AO 200_
EJECUCIN
PRESUPUESTAL
AO 200_"
% DE
EJECUC.
FORMATO: RC-11
PAG: N/M
(1) Razon social de la municipalidad
(2) RUC
(3) Sector
(4) Pliego presupuestal
(5) Alcalde
Gasto Integrado de Personal (GIP )
(*) Adjuntar el detalle
Firma del Alcalde Director de Administracin
82
FORMATO: RC-12
PAG: N/M
NIVELES
INICIO DE PERIODO/GESTION FIN DE PE
NUMERO DE PERSONAS
PERM. EVENT. TOTAL PERM.
Personal, ingresos, pensiones y servicios no personales
(1) Razon social de la municipalidad
(2) RUC
(3) Sector
(4) Pliego presupuestal
(5) Alcalde
Alcalde, Presidente de Directorio o Equivalente
Gerente General o equivalente
Gerentes o equivalentes
Subgerentes o equivalentes
Funcionarios
Profesionales
No sujetos a negociacion colectiva
Sujetos a negociacion colectiva
Tcnicos
Auxiliares
Obreros
SUBTOTAL
Pensionistas del Estado
Otros
TOTAL PERSONAL
LOCACION DE SERVICIOS
Personas Naturales
Personas Jurdicas
Servicios de Limpieza
Servicios de Vigilancia
Otros servicios (detallar)
TOTAL LOCACION DE SERVICIOS
(*) Comprenden los conceptos de Remuneraciones, CTS, Bono de Productividad y Utilidades.
ERIODO/GESTION PRESUPUESTADO DEL PERIODO EJECUTADO DEL PERIODO
PAGO DE EMOLUMENTOS / REMUNERACIONES en Nuevos Soles (*)
EVENT. TOTAL PERM. EVENT. TOTAL PERM. EVENT. TOTAL
Firma del Alcalde Director Administracion
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Cartilla de Instrucciones
para el Llenado
de los Formatos
Los formatos que aqu se muestran se encuentran en el disquete que adjuntamos, en formato
Excel. Archivo: Rendicin de Cuentas.
FORMATO RC-01
RESUMEN DEL DIAGNOSTICO AL INICIO DEL PERIODO
Objetivo: Identificar los principales problemas, hallazgos u oportunidades de mejora al inicio
del perodo, las alternativas de solucin planteadas y las actividades finalmente desarrolladas pa-
ra superarlos o implementarlos.
FORMATO RC-02
RESUMEN DE PRINCIPALES SITUACIONES RESUELTAS DURANTE EL PERIODO
Objetivo: Identificar los principales problemas, hallazgos u oportunidades de mejora que se pre-
sentaron en el perodo, no identificados o detectados al inicio del mismo, las alternativas de so-
lucin planteadas y las actividades finalmente desarrolladas para superarlos o implementarlos.
FORMATO RC-03
RESUMEN DE LOS PRINCIPALES PROBLEMAS Y/O PENDIENTES AL FINAL DEL PERIODO
Objetivo: Identificar los principales problemas, pendientes u oportunidades de mejora conside-
rados como prioritarios y cuya solucin deben ser planteada para el siguiente perodo o para la
siguiente gestin, asimismo se deber sealar que alternativas de solucin deberan ser evalua-
das y los motivos por los cuales no pudieron superarse en el perodo.
FORMATO RC-04
MOVIMIENTO DE FUNCIONARIOS, DIRECTIVOS Y ASESORES EN EL PERIODO
Objetivo: Identificar los funcionarios, directivos y asesores que se incorporaron y/o retiraron
en el perodo o gestin, as como sus respectivos cargos en la Entidad.
87
ANEXO 1 - CARTILLA DE INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DE LOS FORMATOS
FORMATO RC-05
CONCLUSIONES DE LA GESTION DEL TITULAR
Objetivo : Registrar las conclusiones y las reas de la Entidad involucradas en las mismas, para
el perodo o gestin
FORMATO RC-06
PROYECTOS DE INVERSION
Objetivo: Identificar los proyectos de inversin en el perodo o gestin. Detallando el nombre del
proyecto, la descripcin, los principales objetivos, el monto de inversin total, el financiamiento
en el perodo o gestin, los indicadores de evaluacin, el nivel de avance y las observaciones res-
pecto al proyecto.
FORMATO RC-07
INVERSIONES EN EMPRESAS
Objetivo: Identificar las empresas en las que se han realizado inversiones, el nmero de acciones,
la respectiva participacin en el accionariado, el rendimiento de la accin en el perodo de evalua-
cin, entre otros. Este FORMATO slo ser presentado por aquellas entidades que realicen inver-
siones en empresas.
FORMATO RC-08
SALDOS DE CAJA, COLOCACIONES, DEPOSITOS E INVERSIONES
EN EL SISTEMA FINANCIERO
Objetivo: Identificar el saldo de caja, el nivel de colocaciones, los depsitos e inversiones reali-
zados por la Entidad en el Sistema Financiero al finalizar el perodo o gestin.
FORMATO RC-09
DONACIONES RECIBIDAS EN LA ENTIDAD
Objetivo: Identificar las donaciones recibidas en el perodo o gestin, sean estas en dinero o ser-
vicios, sealando la institucin donante extranjera o local, una breve descripcin de la donacin,
los principales beneficiarios, el destino y uso, el valor de la donacin y el valor de aquella parte
en poder de la Entidad que an no ha sido proporcionada a los beneficiarios.
FORMATO RC-10
DECLARACION JURADA DE BIENES O RENTAS
Objetivo: Contar con la manifestacin escrita presentada por quienes administran, disponen,
custodian, captan y en general, bajo cualquier titulo administran los bienes y recursos pblicos,
acerca de algunos aspectos de su condicin patrimonial y financiera.
La informacin que se requiera adicionalmente a los datos generales del declarante y su cnyu-
ge es la siguiente:
88
INGRESOS: Esta seccin se declara al finalizar el perodo o al finalizar la gestin, consignndo-
se los montos correspondientes a la remuneracin bruta recibida en la Entidad, la renta bruta
recibida por el ejercicio individual y otros ingresos recibidos en el perodo.
BIENES INMUEBLES DEL DECLARANTE, CONYUGE O AMBOS: Se solicita la declaracin del ti-
po de bien (casa, departamento, terreno, etc.), direccin exacta, el nmero de ficha ante Regis-
tros Pblicos y la valoracin del inmueble en soles.
BIENES MUEBLES DEL DECLARANTE, CONYUGE O AMBOS: Se solicita una breve descripcin
de los muebles, de corresponder la marca, modelo y ao, el nmero de placa o caracterstica,
as como el valor en soles. Las pinturas, joyas, objetos de arte y antiguedades son declarados si
superan las 2 Unidades Impositivas Tributarias.
AHORROS, COLOCACIONES, DEPOSITOS E INVERSIONES EN EL SISTEMA FINANCIERO: Se
solicita la declaracin de la entidad financiera, el instrumento financiero (ahorro, cuenta corrien-
te, deposito a plazo, certificado de depsito, certificado bancario, bonos, acciones, fondos mu-
tuos, etc.) y el respectivo en soles.
OTROS BIENES E INGRESOS: Se solicita la declaracin de cualquier otro bien o ingreso no re-
gistrado en los rubros anteriores.
CREDITOS A SU CARGO: Se solicita el registro de las deudas por pagar a la fecha de la declaracin.
FORMATO RC-11
GASTO INTEGRADO DE PERSONAL
Objetivo: Identificar la distribucin del gasto en el personal de la Entidad, sealando lo presupues-
tado y ejecutado con relacin a los emolumentos, remuneraciones, compensacin por tiempo de
servicios, seguridad y previsin social, dietas del directorio o regidores, capacitacin, pensiones y
otros gastos de personal.
FORMATO RC-12
PERSONAL, INGRESOS, PENSIONES Y SERVICIOS NO PERSONALES
Objetivo: Identificar la cantidad, niveles y distribucin del gasto en el personal de la Entidad pa-
ra el perodo declarado, precisando lo presupuestado y lo ejecutado. En caso existan pagos a per-
sonal por concepto de Cooperacin Tcnica Internacional tambin deber ser detallado en el ru-
bro Otros servicios.
FORMATO RC-13
CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DE LA ENTIDAD
Objetivo: Presentar el consolidado de los procesos de seleccin llevados a cabo en el perodo o
durante la gestin, especificando la cantidad y el monto en soles, clasificados por tipo de proce-
so y etapa en la que se encuentra a la fecha de la rendicin de cuentas.
89
ANEXO 1 - CARTILLA DE INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DE LOS FORMATOS
FORMATO RC-14
ASPECTOS SUSTANTIVOS DEL PLAN DE PROMOCION DE LA INVERSION PRIVADA
Objetivo: Identificar las etapas y acciones del Plan de Promocin de la Inversin Privada de la
entidad desarrollas durante el perodo o gestin, asimismo permitir el registro de la justifica-
cin o motivos que generaron el incumplimiento de las acciones y/o plazos previstos. Este for-
mato solo ser presentado por aquellas entidades que estn inmersas en los procesos de Promo-
cin de la Inversin Privada.
90
ANEXO 2
Proyecto de Resolucin
y Directiva sobre
Entregas a Rendir Cuentas
(Modelos)
RESOLUCIN DE ALCALDA N
0
San Juan Salvador
EL ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL
SAN JUAN SALVADOR
VISTO, la propuesta de Directiva sobre Entrega a Rendir Cuenta alcanzando
mediante Informe N
o
0612-2000-.
CONSIDERANDO:
Que, estando a lo dispuesto por la Leyes N
o
24680 Ley del Sistema Nacio-
nal de Contabilidad, N
o
27209 Ley de Gestin Presupuestaria del Estado y Normas de los Sis-
temas Nacionales de Tesorera y de Contabilidad respectivamente, en relacin al uso, registro y
oportunidad de la entregas de fondo con cargo a rendir cuenta documentaria sustentatoria.
Que, es necesario adecuar, difundir e implementar las normas y disposicio-
nes de carecer tcnico financiero y contable a fin de mejorar la gestin administrativa en el
Municipio.
Con el visto Bueno de la Direccin Municipal, Direccin de Administracin y
opinin de la Oficina de Planificacin, Presupuesto y Racionalizacin y; en uso a las atribucio-
nes conferidas por el artculo 47
o
inciso 6) de la Ley Orgnica de Municipalidades, Ley N
o
23853.
SE RESUELVE:
Artculo nico.- Aprobar la Directiva N
o
2000-MD Entregas a Rendir Cuen-
ta de la Municipalidad Distrital San Juan Salvador, que forma parte integrante de la presente
Resolucin.
REGSTRESE, COMUNQUESE Y CMPLASE
Directiva N 001-2000- -UC
ENTREGAS A RENDIR CUENTA
OBJETIVO
El registro oportuno de las operaciones financieras a fin de que la informacin generada sea til
para la Alta Direccin quien tiene a su cargo el control de las operaciones y la toma de decisiones.
FINALIDAD
Establecer las pautas metodolgicas para la rendicin de cuentas entregadas y por ende para la
presentacin de informacin sobre la marcha de la institucin.
BASE LEGAL
N Ley N 24680 Ley del Sistema Nacional de Contabilidad.
N Ley N 27209 Ley de Gestin Presupuestaria del Estado.
N Ley N 27212 Ley Anual de Presupuesto para el Sector Pblico.
N Decreto Legislativo N 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y Remuneraciones
del Sector Pblico.
N Decreto Supremo N 34790EF Actualizacin y Simplificacin del Procedimiento de Pa-
gos.
N Resolucin Ministerial N 80181EFC/76 Normas del Sistema de Contabilidad.
N Resolucin de Contralora N 07298CG Normas Tcnicas de Control Interno para la
Sector Pblico.
N Directiva N 0022000EF/76.01 Ejecucin y Control de los Presupuestos Institucionales
de los Gobiernos Locales para el Ao Fiscal 2000.
ALCANCE
La presente directiva es de aplicacin obligatoria para todos los rganos y/o personal compren-
didos y en el mbito de su correspondiente competencia y responsabilidad en la Municipalidad
Distrital San Juan Salvador.
VIGENCIA
La vigencia de la presente es a partir de la fecha de aprobacin y su aplicacin se efectuar den-
tro de la jurisdiccin y competencia de los rganos y dependencias de la Municipalidad San Juan
Salvador.
PROCEDIMIENTOS Y ACCIONES A DESARROLLAR
N Existen operaciones financieras mediante la cuales se habilita fondos en forma excepcional
a los rganos, funcionarios y/o servidores del Municipio con cargo a rendir cuenta.
92
N Este tipo de operaciones se efectuarn cuando se trate de la ejecucin de actividades, tareas
y/o proyectos con fines y objetivos especficos y precisos cuya cobertura abarca principal-
mente diversas zonas alejadas de la sede institucional as como aquellas que por su natura-
leza la Alta Direccin estime conveniente.
N La Unidad de Contabilidad es la encargada de ejercer el control financiero correspondindo-
le el registro de todas las operaciones financieras, acorde con su respectiva documentacin
sustentatoria.
N La documentacin sustentatoria son los documentos necesarios para el respaldo de las transac-
ciones econmicas y se considera completa siempre y cuado cumpla los siguientes requisitos:
Los documentos deben ser originales y estar debidamente autorizados indicando impor-
tes exactos reflejo de la naturaleza de las operaciones.
Cumplir con las normas establecidas en el Reglamento de Comprobantes de Pago emiti-
do por la Superintendencia de Administracin Tributaria SUNAT.
Se consideran documentos sustentarorios a los siguientes:
i. Planilla nica de haberes.
ii. Valorizaciones de obras y/o proyectos de inversin.
iii. Facturas.
iv. Boletas de Ventas.
v. Tickets emitidos por maquinas registradoras.
vi. Declaraciones juradas (el importe mximo asciende a S/.500.00)
Para los documentos i y ii se exigirn la autorizacin del Director de Administracin y
del Director Municipal o quien haga sus veces.
Para los dems documentos se deber exigir el nmero de Registro nico de Contribu-
yentes y la razn social de la Municipalidad en forma clara y expresa siendo debidamen-
te autorizados por el Jefe y/o Director de la oficina, la Direccin de Administracin y/o
Direccin Municipal o quien haga sus veces.
Ningn documento contendr borrones, enmendaduras y/o tachaduras debiendo ser es-
critos con letra imprenta, maquina de escribir y/o impresos con tinta azul o negra.
Adicionalmente a los documentos sealados, se acompaara lo siguiente:
i. Requerimiento del bien y/o servicio.
ii. Cotizaciones (mnimo 3) en igualdad de condiciones.
iii. Cuadro comparativo de las cotizaciones efectuadas sealando la ms ventajosa y a la
cual se efectuar la compra del bien y/o servicio.
iv. Orden de Compra y/o Orden de Servicio.
v. Contrato de prestacin de servicios indicando el plazo de duracin y las sanciones en
caso de incumplimiento.
vi. Conformidad de recepcin del bien y/o servicio adquirido.
vii. Nota de disponibilidad presupuestal.
93
ANEXO 2 - PROYECTO DE RESOLUCION Y DIRECTIVA SOBRE ENTREGAS A RENDIR CUENTAS
N En caso de incumplimiento de lo antes sealado se tendr como no presentada la documen-
tacin sustentatoria.
N El plazo mximo para la rendicin de las entregas recibidas ser de las 24 horas contadas a
partir de la recepcin del fondo asignado; salvo en caso excepcional y justificado dicha ren-
dicin se podr efectuar dentro de las 48 horas adjuntando la documentacin sustentatoria
y/o devolucin del dinero no utilizado.
N El dinero no utilizado ser entregado a la Unidad de Tesorera en un plazo mximo de 24
horas tal como lo seala el D.S. N 34790EF.
N Ningn rgano, funcionario y/o servidor podrn requerir nuevamente fondos con cargo a
rendir sin haber efectuado la rendicin previa del fondo asignado con anterioridad; bajo res-
ponsabilidad funcional del funcionario y/o servidor que autorice la entrega de un nuevo fon-
do por rendir.
N En caso de no efectuar la rendicin de cuentas dentro del plazo sealado, se requerir la mis-
ma, en forma escrita por 3 veces con un lapso de 48 horas como plazo en cada caso.
N Si el funcionario y/o servidor en la negativa de la rendicin del dinero entregado y estuviese
comprendido dentro del Decreto Legislativo N 276 le sern aplicable las sanciones all es-
tipuladas.
N Tratndose de una entidad, la Administracin remitir lo actuado a la Oficina de Asesora
Legal con conocimiento de la Direccin Municipal para el procedimiento legal correspon-
diente hasta lograr la rendicin del dinero entregado con la debida documentacin sustenta-
toria y/o devolucin del fondo.
N En caso de no existir vnculo laboral y/o contractual se proceder de acuerdo a las normas le-
gales vigentes en lo civil y penal.
DISPOSICIONES FINALES
La presente directiva regir a partir de la fecha de aprobacin encargndose su cumplimiento a
la Direccin de Administracin y direccin Municipal o quien haga sus veces; y de su control a
la oficina de Contabilidad y/o Control Interno.
94
OBJETIVO
El registro oportuno de las donaciones recibidas permite a la Administracin Municipal incor-
porar el Presupuesto Institucional como crdito suplementario a fin de destinar los usos para
los fines establecidos.
FINALIDAD
Establecer las pautas metodolgicas presentada a la Administracin y Control de las donacio-
nes recibida durante un perodo presupuestal, as como trazar los lineamientos desde el ingre-
so fsico hasta la utilizacin de los mismos.
BASE LEGAL
N Ley N 24680 Ley del Sistema Nacional de Contabilidad.
N Ley N 27209 Ley de Gestin Presupuestaria del Estado.
N Ley N 23853 Ley Orgnica de Municipalidades y Normas Modificatorias.
N Decreto Legislativo N 776 Ley de Tributacin Municipal y Normas Modificatorias.
ALCANCE
La presente directiva es de aplicacin obligatoria para las Unidades de Abastecimiento y Tesorera.
VIGENCIA
La vigencia de la presente es a partir de la fecha de la fecha de aprobacin y la aplicacin se efec-
tuara dentro de la jurisdiccin y competencia de los rganos y dependencias de la Municipali-
dad San Juan Salvador
PROCEDIMIENTO Y ACCIONES A DESARROLLAR
N Dentro del ejercicio fiscal diversas Instituciones y/o personas naturales realizan donaciones
a la Municipalidad, las mismas deben ser recepcionadas a travs de la Unidad de Abasteci-
miento y Tesorera segn corresponde a la Unidad de Contabilidad es la encargada de ejer-
cer el control financiero, mediante el registro contable acorde a la respectiva documentacin.
N La documentacin sustentatoria son los documentos necesarios que sustentan dichas opera-
ciones.
N La Unidad de Abastecimiento es la encargada de la recepcin de donaciones en bienes; lo
cual proceder a registrar en el formato denominado Nota de Entrada de Almacn y as mis-
mo elabora las actas de recepcin correspondiente.
ANEXO 3
Directiva sobre Donaciones
(Modelo)
N Los Bienes que no cuentan con los valores, la Unidad de Abastecimiento preceder a valori-
zarlos y registrarlos.
N Con la periodicidad mensual informar a la Alta Direccin para que se eleve al pleno del
Concejo y se proceda a formalizar la aprobacin de la aceptacin de la donacin..
N Una vez aprobada la donacin, el dispositivo municipal se remitir a la Unidad de Contabi-
lidad para la Contabilizacin en los registros contables.
N Las donaciones en efectivo la Unidad de Tesorera elaborar los actos de recepcin informar-
los a la Alta Direccin para la Aprobacin Correspondiente.
N La Oficina de Contabilidad conciliara en forma semestral con la Oficina de Presupuesto.
DISPOSICIN FINAL
La presente directiva entrar en vigencia a partir de la aprobacin, encargndose del cumplimen-
to a la Direccin Municipal, a travs de las Oficinas competentes: Abastecimiento, Tesorera y
Contabilidad.
96
RESOLUCION DE ALCALDIA N
(Lugar y fecha),
CONSIDERANDO:
Que, mediante Directiva N 008-2001-CG/OATJ Rendicin de Cuentas de
los Titulares de las Entidades, aprobada por Resolucin de Contralora N 054-2001-CG del 15
de mayo del 2001, se establece la obligatoriedad de los Titulares de las entidades sujetas al Sis-
tema Nacional de Control, de rendir cuenta oportuna de los resultados de su gestin, y el cum-
plimiento en la presentacin de las declaraciones juradas de bienes y rentas;
Que, mediante Ley N 27482 y D. S. N 080-2001-PCM, se regula la publica-
cin de la Declaracin Jurada de Ingresos y de Bienes y Rentas de los funcionarios y servidores
pblicos del Estado;
Que, asimismo, la Ley N 27783 Ley de Bases de la Descentralizacin, en su
Artculo 17 establece que para efectos de promover la participacin ciudadana en la formula-
cin, debate y concertacin de sus planes de desarrollo y presupuestos, los gobiernos regionales
y locales debern garantizar el acceso de todos los ciudadanos a la informacin pblica, as co-
mo la conformacin y funcionamiento de espacios y mecanismos de consulta, concertacin,
control, evaluacin y rendicin de cuentas;
Que, a fin de darse debido cumplimiento a la presentacin de la acotada ren-
dicin de cuentas, resulta necesario designar a una Comisin Especial, encargada de recopilar,
procesar y exponer la informacin pertinente para el cumplimiento del objetivo en referencia,
por el periodo 1999-2002;
Estando a lo expuesto y de conformidad, con las facultades conferidas por los
numerales 6 y 13 del Artculo 47 de la Ley Orgnica de Municipalidades N 23853;
SE RESUELVE:
1.- DESIGNAR a la Comisin Especial, encargada de elaborar el Informe para la Rendicin de
Cuentas de la Municipalidad Provincial (Distrital) de .............................. Periodo 1999-2002,
Comisin que estar conformada por los siguientes funcionarios:
N Sr. Director Municipal, quien la presidir.
N Sr. Director de Administracin (o quien haga sus veces)
N Sr. Director de Desarrollo Urbano ( dem)
2 Disponer que los responsables de las diferentes funciones de la Municipalidad, proporcionen
de manera oportuna, la informacin que para los fines del caso le sea solicitada por la Comisin
Especial de Funcionarios designada mediante la presente disposicin.
REGISTRESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASE.
ANEXO 4
Proyectos de Resolucin de Alcalda
(Modelos)
Nombrando Comisin para la Rendicin de Cuentas
Aprobando Directiva
RESOLUCION DE ALCALDIA N
(Lugar y fecha),
CONSIDERANDO:
Que, mediante Resolucin de Alcalda N .................................... de fecha
............ se design a la Comisin Especial, encargada de elaborar el Informe Final de Rendicin
de Cuentas de la Municipalidad Provincial (Distrital) de ........................... Periodo 1999-2002;
Que, para el debido desempeo de la Comisin Especial en referencia resulta
necesario establecer mediante una Directiva, los procedimientos que permitan la oportuna ela-
boracin de la rendicin de cuenta, y de la presentacin y publicacin de las declaraciones jura-
das de ingresos, bienes y rentas por las autoridades, funcionarios y servidores obligados por dis-
posicin expresa;
Estando a la propuesta de la Comisin Especial, y en uso de las facultades
conferidas por la Ley N 23853 Ley Orgnica de Municipalidades;
SE RESUELVE:
1.- APROBAR la Directiva N ..................................... Directiva para facilitar la Rendicin de
Cuentas Periodo 1999-2002, documento adjunto a la presente Resolucin.
2.- Encargar a la Comisin Especial designada mediante Resolucin de Alcalda N
..............................., y a los responsables de los diversos rganos o funciones de la Municipali-
dad, el cumplimiento de la presente Disposicin.
REGISTRESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASE.
98
99
ANEXO 4 - PROYECTOS DE RESOLUCIN Y OTROS
Directiva N -2002-................
DIRECTIVA PARA LA FOMULACIN DEL INFORME FINAL
DE RENDICIN DE CUENTA MUNICIPAL PERIODO 1999-2002
OBJETIVOS
N Establecer los procedimientos bsicos que permitan la rendicin de cuenta oportuna de los
resultados de la gestin municipal, correspondiente al periodo 1999 2002.
N Establecer los procedimientos para la elaboracin, presentacin y publicacin de las Decla-
raciones Juradas de Ingresos, Bienes y Rentas, de las autoridades, funcionarios y servidores
de la Municipalidad Provincial (Distrital) de ................................................
FINALIDAD
N Uniformizar y cautelar la elaboracin y presentacin oportuna de la rendicin de cuentas de
los resultados de la Gestin Municipal por el periodo 1999-2002 de la Municipalidad Pro-
vincial (Distrital) de ....................................................
N Uniformizar y cautelar la elaboracin, presentacin y publicacin de la correspondiente De-
claracin Jurada de Ingresos, Bienes y Rentas, de las autoridades, funcionarios y servidores
obligados por mandato legal de esta institucin municipal.
ALCANCE
Las disposiciones contenidas en la presente Directiva comprenden a los rganos Admi-
nistrativos de la institucin, as como a los funcionarios y servidores de la Municipalidad
Provincial (Distrital) de .............................................., en los aspectos que resulten de su
competencia funcional.
BASE LEGAL
N Constitucin Poltica de 1993, Artculos 41 y 82.
N Ley N 27785, Ley del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Rep-
blica.
N Ley N 27482, Ley que regula la Publicacin de la Declaracin Jurada de Ingresos y de Bie-
nes y Rentas de los Funcionarios y Servidores Pblicos del Estado.
N Decreto Supremo N 080-2001-PCM, Reglamento de la Ley N 27482.
N Resolucin de Contralora N 072-98-CG del 26-06-98 que aprueba las Normas Tcnicas de
Control Interno para el Sector Pblico, modificada por Resolucin de Contralora N 123-
2000-CG de fecha 23-06-2000.
DE LOS PROCEDIMIENTOS
1. De la Elaboracin, Presentacin y Aprobacin del Informe Final de Rendicin de Cuentas
de la Municipalidad Provincial (Distrital) de .............................. Periodo 1999-2002
1.1 El proceso para la elaboracin, presentacin y aprobacin del documento Informe Final
de Rendicin de Cuentas de la Municipalidad Provincial (Distrital) de ..............................
Periodo 1999-2002, se regir de acuerdo al cronograma siguiente:
100
ASUNTO
Designacin de la Comisin Especial de Fun-
cionarios mediante Resolucin de Alcalda.
Instalacin de la Comisin Especial de Funcio-
narios y requerimiento de informacin a los
rganos Administrativos de la Municipalidad.
Preparacin de la informacin por los rga-
nos Administrativos y su remisin a la Comi-
sin Especial de Funcionarios.
Revisin de la informacin recepcionada por
la Comisin Especial
Remisin del documento Rendicin de Cuen-
tas de la Municipalidad del Periodo 1999-
2002, al Despacho de la Alcalda para su re-
visin.
Aprobacin por Resolucin de Alcalda, del
documento Rendicin de Cuentas de la Mu-
nicipalidad Periodo 1999-2002 .
Remisin del documento Rendicin de
Cuentas de la Municipalidad Periodo 1999-
2002 , a la Oficina de Auditoria Interna y la
Contralora General de la Repblica.
FECHA
Del 01 al 15 de Noviembre 2002
Hasta el 18 de Noviembre 2002
Hasta el 29 de Noviembre
Del 02 al 10 de Diciembre 2002.
Del 16 al 20 de Diciembre 2002
Hasta el 26 de Diciembre 2002
27 de Diciembre 2002
101
1.2 Tratndose del ltimo ao de la actual Gestin Municipal, la Comisin Especial elabora-
r el Informe Final de Rendicin de Cuentas de la Municipalidad Provincial (Distrital)
de ........................Periodo 1999-2002, documento en el cual se consolidar los resulta-
dos de la gestin con relacin a las metas y objetivos propuestos y los fondos y recursos
utilizados, incidindose respecto a Recursos Humanos, Remuneraciones; Proyectos de
Inversin, Contrataciones y Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obras, y Donaciones;
conteniendo asimismo, los aspectos prioritarios, acciones pendientes y las debilidades y
limitaciones, e indicadores aplicados para la medicin y anlisis de cada uno de los as-
pectos sealados. Adicionalmente, se incluir como anexos al citado Informe, los Forma-
tos N 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13 y 14, que son parte de la presente Directiva.
Al final de Informe, se incluir el rubro Conclusiones, el cual contendr las apreciacio-
nes finales y aspectos de mayor importancia, de conformidad al Formato N 5 Conclu-
siones de la Gestin del Titular.
1.3 Los Formatos a que se refiere el numeral precedente sern suscrito por los funcionarios
siguientes:
N Formato : RC 01 Resumen del Diagnstico al Inicio del Periodo, por el Alcalde y
el Director Municipal.
N Formato : RC 02 Resumen de Principales Situaciones Resueltas Durante el Perio-
do, por el Alcalde y el Director Municipal.
N Formato : RC 03 Resumen de los Principales Problemas y/o Pendientes al Final del
Periodo, por el Alcalde y el Director Municipal.
N Formato : RC 04 Movimiento de Funcionarios, Directivos y Asesores en el Perio-
do, por el Alcalde y el Director de Administracin.
N Formato : RC 05 Conclusiones de la Gestin del Titular, por el Alcalde y el Direc-
tor Municipal.
N Formato : RC 06 Proyectos de Inversin, por el Alcalde y el Director de Desarro-
llo Urbano.
N Formato : RC 07 Inversiones en Acciones en Otras Empresas, (opcional, de ser el
caso), por el Alcalde y el Director de Administracin.
N Formato : RC 08 Saldos de Caja, Colocaciones, Depsitos e Inversiones en el Sis-
tema Financiero, por el Alcalde y el Director de Administracin.
N Formato : RC 09 Donaciones Recibidas por la Entidad, por el Alcalde y el Direc-
tor de Administracin.
N Formato : RC 11 Gasto Integrado de Personal (GIP), por el Alcalde y el Director de
Administracin.
N Formato : RC 12 Personal, Ingresos, Pensiones y Servicios no Personales, por el
Alcalde y el Director de Administracin
N Formato : RC 13 Contrataciones y Adquisiciones de la Entidad, por el Alcalde y el
Director de Administracin.
N Formato : RC 14 Aspectos Sustantivos del Plan de Promocin de la Inversin Pri-
vada (de ser el caso), por el Alcalde y el Director de Administracin.
1.4 Compete a la Comisin Especial, poner en conocimiento de la Direccin Municipal y a
la Oficina de Auditoria Interna, la omisin en la presentacin de la informacin solicita-
da, y/o su presentacin de manera incompleta dentro de los plazos fijados en el crono-
grama establecido en el numeral 1.1 de la presente Directiva.
2. De la presentacin y publicacin de la Declaracin Jurada de Ingresos, Bienes y Rentas de las
Autoridades, Funcionarios y Servidores Municipales.
(Disposicin aplicable a las Municipalidades que administren recursos por ms de 2000 UIT al
ao; es decir, ms de S/. 6200,000 para el 2002).
2.1 Estn obligadas a presentar su correspondiente Declaracin Jurada de Ingresos, Bienes y
Rentas, las siguientes personas:
N El Alcalde y los Regidores.
N Los Directores y funcionarios que ejerzan cargos de confianza.
N Los Titulares o Encargados de las reas de Tesorera, Presupuesto, Contabilidad,
Control, Logstica y Abastecimiento.
N El personal que administra, maneja y dispone de fondos de la Municipalidad.
2.2 Corresponde al obligado, presentar declaracin jurada sobre sus ingresos, bienes y ren-
tas debidamente especificado y valorizado, utilizndose para tal efecto el Formato nico,
referido en el D. S. N 080-2001-PCM, el mismo que se anexa a la presente Directiva.
2.3 Corresponde al obligado, presentar declaracin jurada sobre sus ingresos, bienes y ren-
tas debidamente especificado y valorizado, utilizndose para tal efecto el Formato nico,
referido en el D. S. N 080-2001-PCM, el mismo que se anexa a la presente Directiva.
2.4 De manera excepcional, estando prximo el trmino de la actual gestin municipal, es-
tablzcase como fecha lmite de presentacin de la declaracin jurada en referencia, el 30
de Noviembre del 2002, bajo responsabilidad de los obligados a que se refiere el nume-
ral 2.1 de la presente Directiva.
DE LAS RESPONSABILIDADES
Los funcionarios y servidores que incumplan lo dispuesto en la presente Directiva, estarn su-
jetos a las acciones administrativas y/o penales a que hubiera lugar.
ANEXOS:
a) Los 14 formatos que se adjuntan como anexo N 1
b) Memorandum Convocado a Taller.
102
MEMORANDUM CIRCULAR
DE: Presidente de la Cominsin Especial
A: Direcciones, Jefaturas o Responsables de funcin
Asunto: Se solicita informacin y convoca a reunin de trabajo
Refer.: a) Resolucin de Alcalda N
o
.......... Designando la Comisin Especial de Eva-
luacin de la Gestin y Rendicin de Cuentas.
b) Resolucin de Alcalda N
o
.......... aprobando la Directiva para la Evaluacin
y Rendicin de Cuentas.
Fecha: .....................................................................
Adjunto al presente copia de la resolucin b) de la referencia y de la Directiva, proceder a la eva-
luacin de la gestin y preparar la Rendicin de Cuentas.
Se le solicita un informe documentado de la oficina, rea o funcin que desempea, debiendo
sealar los objetivos, logros y limitaciones. Para el efecto, se consideran los formatos adjuntos a
la Directiva y que le corresponda atender por la funcin que desempea.
Para el efecto, se est convocando al primer taller de coordinacin y evaluacin preliminar, pa-
ra el da ............................., a realizarse en ..............................
Atentamente
.....................................................
Presidente de la Comisin Especial
de Evaluacin y Rendicin de Cuentas
103
CMO SE DESARROLLA EN CHILE?
Tienen un Programa denominado el BEP que es el Balance de Ejecucin Presupuestario Mu-
nicipal, que tiene por objeto recoger y procesar informacin para el cierre del ejercicio, segn lo
sealado en la Ley N 19.602, que modifica la Ley N 18.695, Orgnica Constitucional de Mu-
nicipalidades.
Para mayor informacin sobre otras experiencias de la realidad de las municipalidades en Chile,
podemos acudir al portal de la Asociacin Chilena de Municipalidades: http://www.munitel.cl/
QU REFIEREN LAS LEYES ORGNICAS PROVINCIALES MUNICIPALES EN ARGENTINA?
En el portal del IFAM sobre Municipios Argentinos, encontramos normas que regulan so-
bre el tema de nuestro inters. As tenemos los casos de las Provincias de Formosa y San Luis:
N Provincia de Formosa: LEY N 1028
El artculo 100, seala: Presentar al Consejo anualmente la rendicin de cuentas sobre la
percepcin e inversin de los fondos del erario comunal segn las normas que establezca el
Tribunal de Cuentas. Presentar al Consejo la Memoria y el Balance del ejercicio anterior, pu-
blicarlos y remitir al Tribunal de Cuentas, un (1) ejemplar.
N Provincia de San Luis Argentina LEY 5172
En la referida Ley Provincial, en sus artculos 40 al 43 se seala lo referente a la presenta-
cin de la rendicin, anlisis de la rendicin y remisin al tribunal de cuentas; se establece
con claridad sobre la responsabilidad administrativa. Para mayor detalle sobre la realidad de
las municipalidades en la Repblica Argentina, podemos acudir al portal de la Asociacin de
Municipalidades: www.municipios.gov.ar/default.asp
TIENE IMPORTANCIA EN ESPAA LA PRESENTACIN Y APROBACIN DE LA MEMORIA Y
CUENTA MUNICIPAL?
El Alcalde del Municipio del Estado Nueva Esparta Espaa, fue suspendido del cargo porque
el Concejo Municipal no le aprob la memoria y cuenta Municipal.
ANEXO 5
El Cierre y la Cuenta Municipal
en otros Pases
(Marco conceptual)
El artculo 69 de la Ley Orgnica de Rgimen Municipal dispone que El Alcalde quedar sus-
pendido en el ejercicio del cargo cuando el Concejo o Cabildo, por decisin expresa y motiva-
da y con el voto de las tres cuartas (3/4) partes de sus integrantes, impruebe la Memoria y
Cuenta de su gestin anual. En este mismo acto, el Concejo o Cabildo convocar a un refern-
dum que se realizar en un plazo mximo de treinta (30) das, para que el cuerpo electoral lo-
cal se pronuncie sobre la revocatoria o no del mandato del Alcalde.[...] El caso fue planteado
ante la Sala Poltico-Administrativa la cual ratific la suspensin y orden al referido Alcalde
entregar de inmediato el cargo que vena desempeando. Contra el fallo de la Sala Poltico-Ad-
ministrativa se ejerci recurso de revisin ante la Sala Constitucional, la cual mediante senten-
cia de fecha 22 de marzo de 2002, declar que la improbacin de la Memoria y Cuenta del Al-
calde no implica la suspensin de su cargo. Este caso, lo que es pertinente conocer la impor-
tancia que tiene no slo la presentacin de la memoria y cuenta municipal, sino su aprobacin.
En el caso peruano, an estamos haciendo esfuerzos para orientar y motivar sobre como hacer
su presentacin.
Para mayor detalle sobre la realidad de las municipalidades en Espaa, podemos acudir al por-
tal de la Federacin de Municipalidades Espaolas: http://www.femp.es/home.html/
CMO ES LA EXPERIENCIA EN NICARAGUA?
Recin para las elecciones municipales del 5 de Noviembre del 2000, por primera vez se
cont con una normativa denominada: Proyecto de Transmisin de Gobiernos Locales, TGL,
con el objetivo que el traspaso de autoridades sea lo ms transparente, eficaz, honesto y or-
denado.
Las autoridades salientes debern elaborar tambin una Memoria de Gestin que contenga to-
das las actividades realizadas en pro del desarrollo municipal durante su mandato.
Los socios estratgicos del Proyecto fueron: El Programa de las Naciones Unidas para el Desa-
rrollo, PNUD, el Instituto Nicaraguense de Fomento Municipal, Inifom, la Asociacin de Mu-
nicipios de Nicaragua, Amunic, la Contralora General de la Repblica y el Consejo Supremo
Electoral.
ALGUNOS VNCULOS QUE NOS PERMITIRN ENCONTRAR
MAYOR INFORMACIN SOBRE LOS TEMAS MUNICIPALES:
N Asociacin Chilena de Municipalidades: http://www.munitel.cl/
N Asociacin Mexicana de Municipios (AMMAC) http: //www.ammac.org.mx
N Federacin de Municipalidades Espaolas: http://www.femp.es/home.html/
N Contralora General de Honduras, DEMUCA: www.metabase.net/docs/demuca/
De otro lado la Direccin General de Auditoria Municipal tiene un Sub proyecto de Rendi-
cin de Cuentas Municipales: http: www.cgrh.net/direcciones3.htm
106
N Repblica de Colombia: www.gov.co/programas sobre mecanismos de rendicin
de cuentas y participacin ciudadana
N Repblica de Cuba: www.ceniai.inf.cu/economa/finanzas/adfin.htm/ Se encontrar, sobre
los principios y normas contables y la Ley de Administracin Financiera Decreto Ley 192 del
08.04.99.
107
ANEXO 5 - EL CIERRE Y LA CUENTA MUNICIPAL EN OTROS PASES
bibliografa
1. Formulacin de los Estados Financieros y Presupuestarios en el Sector P-
blico y Gobiernos Locales; de CPC Juan lvarez I. Editorial CEG Noviem-
bre 2001
2. Manual sobre Instructivos Contables de la Contadura de la Nacin Agosto 2001
3. Balance de la Gestin de los Gobiernos Locales; de Julio Das Palacios. Tema
Central del Boletn N 5 del PDGL ESAN Noviembre 1998.
4. Para evaluar la Gestin Municipal 1996 -1968. Material del PDGL ESAN
de Fernando Romero. Material del PDGL ESAN - Noviembre de 1998
5. Gua de Orientacin Bsica para la Rendicin de Cuentas; Material de capaci-
tacin de AMRESAN - Asociacin de Municipalidades de la Regin San Mar-
tn, publicada en Febrero del ao 2001
6. Gua Operativa N 1: Cmo Organizar un Proceso de Rendicin de Cuentas
Fernando Palomino Villanueva Publicacin del PDGL ESAN Enero 1999
7. The Balanced Scorecard / Robert S. Kaplan & David P. Norton. Boston: Har-
vard Business School Press, 1996.
8. Los deberes de transparencia (Accountability) en la Gestin Pblica Juan
Carlos Morn Urbina. Revista Probidad Octava edicin Mayo 2000.
9. El Proceso de Transferencia Municipal - Roberto Claros Publicacin de
INICAM y A & R Consultores - Noviembre 1998.
10. El Balance de Gestin y la Cuenta Municipal Roberto Claros Revista Vi-
sin Municipal Noviembre 1998.
11. La Objetividad Camino a la Verdad Roberto Claros - Revista Visin Munici-
pal Mayo 2000.
BASE LEGAL:
N Ley Orgnica de Municipalidades.
N Ley 26300 del 02.05.94 Ley de los Derechos de participacin y Control
Ciudadanos.
N N.T.C. 700-02: Respondabilidad (Accontability) y 700-07 sobre transfe-
rencia aprobada por R.C. 123-2000-CG del 23.06.00
N Directiva 008-2001-CG aprobada por R.C. 054-2001 del 15.05.01 sobre
Rendicin de Cuentas de los Titulares de las Entidades
N Instructivo 15 sobre Transferencia de la Informacin Contable de la Ges-
tin Municipal, aprobado por Resolucin 075-98-EF/93.01 de la Contadu-
ra Pblica de la Nacin.
N Ley del Procedimiento Administrativo General 27444 del 10.04.01- Art.
VI del Ttulo preliminar sobre principios del procedimiento administrati-
vo: 1.12 Principio de participacin, para acceder a la informacin que admi-
nistren.
Inciso. b y d del artculo. 4 sobre canales efectivos de participacin ciuda-
dana y transparencia en la gestin; inciso. f del artculo. 5 sobre principa-
ciones del Estado.
N Ley del Presupuesto del Sector Pblico para el ejercicio Fiscal 2002. art-
culo. 9 y 10 sobre evaluacin y remisin de la evaluacin presupuestaria.
N Reglamento del Registro Nacional de Municipalidades (RENAMU) y el Di-
rectorio Nacional de Municipalidades de Centro Poblado Menor (DINA-
MUCEP) Decreto Supremo N 033-2002-PCM del 09.05.02 que Regla-
menta la Ley 27563 que crea el Registro Nacional de Municipalidades a car-
go del INEI.
N Directiva 008-2002/SBN que regula el Procedimiento para el saneamien-
to de los bienes muebles de propiedad estatal; aprobado por Resolucin
028-2002/SBN del 25.07.02
02.08.02.
N Resolucin de Contralora N 174-2002-CG del 05.09.02 que aprueba la
Directiva N 02-2002-CG/AC Sobre procesamiento y evaluacin de las
Declaraciones Juradas de Ingresos y de Bienes y Rentas de las autoridades,
funcionarios y servidores pblicos. As como informacin sobre contratos
o nombramientos, remitidas a la Contralora General. Publicada el
12.09.02. Encontrndose estos formatos a disposicin en el Portal de la
Contralora General: www.contralora.gob.pe
110
Se llama error a cometer
una equivocacin
y no corregirla
Si no puedes corregirte a ti mismo
Qu puedes hacer para corregir a los dems?
Confucio
111
BIBLIOGRAFA

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