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Manuales Prcticos para la Gestin Municipal

TOMO I

Balance y Cierre de la Gestin Municipal

Asociacin Promocin y Capacitacin para el Desarrollo - PROMCAD tendiendo puentes para la descentralizacin

Manuales Prcticos para la Gestin Municipal Proceso de Transferencia de Gobierno Local

TOMO I - Balance y Cierre de la Gestin Municipal


Cuarta edicin, agosto 2010, Lima - Per 1000 ejemplares 2010 Instituto de Investigacin y Capacitacin Municipal (INICAM) Konrad Adenauer Stiftung (KAS) INICAM Av. Javier Prado Oeste 1418, Lima 27 Per Telef.: (511) 422-0336 / 422-3138 Fax: (511) 222-0329 E-mail: inicam@inicam.org.pe Web: www.inicam.org.pe Hecho el depsito legal en la Biblioteca Nacional del Per N 2010-09402 ISBN 9972-9658-0-5 (O.C.) 9972-9658-1-1 (V.I.) Responsable de la elaboracin del Manual: Roberto Claros Cohaila Colaboradores: Willy Rodriguez Huasupoma Isabel Claros Abarca Patricia Chombo Rios Judith Vegas Guevara Diagramacin: Carmen Inga Colonia Impreso en: Ediciones Nova Print S.A.C Ignacio Merino N 1546 - Lince. Telf.: 471-5366 edicionesnovaprint@gmail.com

Derechos Reservados. Se autoriza la reproduccin total o parcial de este documento, siempre y cuando se haga referencia a esta fuente bibliogrfica.

ndice

Prlogo a la cuarta edicin ........................................................................................ 7 Presentacion .................................................................................................................... 9 Captulo I BALANCE AL TRMINO DE LA GESTIN MUNICIPAL 1.1 Objetivos y alcances del balance y cierre de la gestin ......................... 13 1.2 El balance de la gestin.......................................................................... 15 1.3 Herramientas para el balance, en funcin de los planes institucionales......................................................................................... 16 1.4 El diagnstico institucional y el ordenamiento administrativo ............ 23 1.5 Conformacin de la Comisin y el cronograma para el balance de la gestin .............................................................................. 25 Captulo II LA CUENTA MUNICIPAL 2.1 Qu comprende la cuenta municipal? ................................................. 30 2.2 Responsables de la elaboracin de la informacin financiera y presupuestaria...................................................................................... 32 2.3 Marco legal que regula la elaboracin y presentacin de la cuenta municipal .................................................................................... 33 2.4 Procedimientos a considerarse para el sinceramiento de la ..................... cuenta municipal .................................................................................... 35 2.5 Presentacin de la informacin contable para la Cuenta General de la Repblica ........................................................................ 55 2.6 La auditoria a la informacin financiera y presupuestaria para la Cuenta General de la Repblica ................................................ 57 2.7 Responsabilidades por la no presentacin de la informacin contable para la Cuenta General de la Repblica ................................. 63 2.8 Imprecisiones en la Ley Orgnica de Municipalidades sobre la elaboracin de la informacin financiera y presupuestaria...................................................................................... 66

Balance y cierre de la Gestin Municipal

Captulo III MEMORIA DE 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

LA GESTIN Definicin y alcances ............................................................................. 71 Normatividad que regula la presentacin de la memoria ..................... 72 Diseo y contenido de la memoria de gestin municipal ..................... 75 Modelo de indicadores financieros ........................................................ 77 Informacin a solicitarse como insumo para la elaboracin de la Memoria de Gestin ..................................................................... 80 3.6 Sobre la aprobacin y difusin de la Memoria ...................................... 84

Captulo IV PREPARANDO LA RENDICIN DE CUENTAS PARA LA TRANSFERENCIA MUNICIPAL 4.1 Objetivos y alcances de la rendicin de cuentas .................................... 89 4.2 La rendicin de cuentas a la ciudadana ................................................ 90 4.3 La rendicin de cuentas a la Contralora General de la Repblica ....................................................................................... 97 4.4 De las sanciones por la no presentacin de los informes a la Contralora General de la Repblica ............................................ 107 4.5 Preparando la rendicin de cuentas para la transferencia municipal .............................................................................................. 109

Anexos 1. 2. 3.

Proyectos de resolucin y directiva sobre recepcin de donaciones............................................................................................... 113 Proyecto de resolucin sobre designacin de Comisin de Rendicin de Cuentas ............................................................................. 118 Caso prctico con formatos utilizados en el informe de rendicin de cuentas a presentarse a la Contralora General de la Repblica .............................................................................. 123

Bibliografa ..................................................................................................................... 169

Prlogo a la cuarta edicin

Ing Carlos Lazarte Hoyle presidente del consejo directivo promocin y capacitacin para el desarrollo

En el propsito de contribuir con el fortalecimiento institucional municipal y gobernabilidad local, en el ao 2002 el Instituto de Investigacin y Capacitacin Municipal-INICAM entreg al pas tres publicaciones dentro del proyecto denominado Manuales Prcticos para la Gestin Municipal, siendo el primero de los Manuales el Tomo I Balance y Cierre de la Gestin. Ante los nuevos enfoques y normativa relacionada con los procesos de descentralizacin y modernizacin del Estado, el autor nos ofrece una versin actualizada del libro Balance y Cierre de la Gestin Municipal para el perodo 2007 - 2010, que invita a las autoridades y funcionarios de la municipalidad a realizar una autoevaluacin reflexiva previa al proceso de transferencia, que permita identificar no slo los factores claves de xito, en funcin de los logros obtenidos y los factores limitantes o perturbadores en funcin de los retos pendientes, sino tambin la identificacin de aquellas debilidades administrativas que merezcan corregirse o superarse antes del trmino de la gestin para no incurrir en posibles responsabilidades funcionales por accin u omisin. Estamos convencidos que estos manuales, tal como sucedi en los procesos de transferencia de los gobiernos locales en 2002-2003 y en 2006-2007, sern de la mayor utilidad para que las autoridades y los funcionarios que culminan su gestin el 31 de diciembre de 2010, puedan transferirla adecuadamente a las autoridades y los funcionarios que inician su gestin el 1 de enero de 2011 y se vea fortalecida la gestin local.

Balance y cierre de la Gestin Municipal

Como representante de la asociacin Promocin y Capacitacin para el Desarrollo, PROMCAD-INICAM, expresamos nuestro reconocimiento a la Fundacin Konrad Adenauer de Alemania que desde 1984 viene apoyando las acciones que realizamos a travs del Instituto de Investigacin y Capacitacin Municipal, como contribucin con el proceso de descentralizacin en el Per. En tal sentido, expresamos nuestros mejores augurios a esta nueva edicin, e invitamos al autor a continuar ofrecindonos sus conocimientos en el desarrollo de temas afines que permitan contribuir al fortalecimiento institucional municipal.

Presentacin

Al trmino del ao, sabremos quines estarn al mando de los gobiernos locales, durante los siguientes cuatro aos, sin embargo, antes nos debe interesar cmo se estn dejando, no slo las cuentas, el clima y cultura organizacional en la municipalidad, sino tambin cmo estn quedando los procesos y el capital social en el municipio. Tal coyuntura a alentado que pongamos a disposicin una nueva edicin de Balance y Cierre de la Gestin; en esta oportunidad con nuevos enfoques acordes a los actuales momentos y a la dinmica de los procesos de descentralizacin y modernizacin del Estado, los cuales introducen diversos mecanismos de participacin, fiscalizacin y control ciudadano. En esta nueva edicin, los contenidos se presentan en el siguiente orden: El primer captulo trata sobre los objetivos e importancia de la elaboracin del balance de la gestin, la ejecucin del diagnstico institucional como estrategia que permita conocer el estado situacional del interno institucional en sus aspectos bsicos, con el propsito que se adopten los correctivos y se disee la estrategia previa a la transferencia de la gestin. En el segundo captulo, se aborda la elaboracin de la Cuenta Municipal y de la importancia de contarse con una informacin financiera y presupuestaria real, confiable y oportuna, as como de las responsabilidades funcionales que conlleva su no presentacin para efectos de la formulacin de la Cuenta General de la Repblica. Se presenta un caso prctico que incluye la aplicacin del Nuevo Plan Contable Gubernamental. El captulo tercero denominado Memoria de Gestin, est orientado a sealar la importancia que tiene su elaboracin tcnica y oportuna, lo que servir como insumo para la elaboracin del informe de Rendicin de Cuentas, a presentarse a la Contralora General de la Repblica.

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Balance y cierre de la Gestin Municipal

Finalmente, en momentos en que los gobiernos locales vienen administrando mayores recursos y asumen nuevas funciones y competencias, la transparencia y la rendicin de cuentas constituyen temas de especial atencin, de all que en el cuarto captulo, se expone sobre la Rendicin de Cuentas, a presentarse ante la Contralora General de la Repblica. Al trmino del captulo, se brinda algunas pautas para preparar la transferencia de la gestin. Por tanto, con el propsito de contribuir al fortalecimiento institucional municipal y gobernabilidad local, se entrega la presente edicin actualizada a fin de motivar la reflexin y accin oportuna de los gestores pblicos locales, en momentos previos al proceso de transferencia.

Roberto Claros Cohaila Consultor de PROMCAD-INICAM y Socio de A&R Consultores Lo que no se puede medir, no se puede controlar. Lo que no se puede controlar, No se puede mejorar

captulO i. Balance al trMinO de la Gestin Municipal

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CAPTULO I

Balance al trmino de la gestin municipal


1.1. Objetivos y alcances del balance y cierre de la gestin 1.2. El balance de la gestin 1.3. Herramientas para el balance en funcin de los planes institucionales 1.4. El diagnstico institucional y el ordenamiento administrativo 1.5. Conformacin de la Comisin y el cronograma para el balance de la gestin

CAPTULO I

Balance al trmino de la gestin municipal

1.1 >

OBJETIVOS Y ALCANCES DEL BALANCE Y CIERRE DE LA GESTIN


Si bien en los ltimos aos se aprecia un favorable crecimiento econmico del pas y el reconocimiento internacional de las potencialidades y riquezas de sus recursos naturales constituyndose en un punto de atraccin a las inversiones externas; de otro lado, se observa el deterioro de la imagen de las instituciones pblicas y malestar de la ciudadana por inconductas funcionales por quienes tienen a su cargo la conduccin de estas entidades. Es as y en lo que corresponde a las municipalidades, esta situacin est dada entre otras, por las razones siguientes: (i) el incumplimiento de las autoridades locales a las promesas contenidas en los Planes de Gobierno1 que presentaron cuando postularon al cargo de alcaldes y regidores y que incidieron significativamente en el resultado de las elecciones, (ii) las frecuentes denuncias sobre presuntos actos de corrupcin por el uso indebido de los recursos encomendados para su administracin, (iii) gestiones poco transparentes por la carencia o limitada informacin a la ciudadana sobre las actividades desarrolladas por el gobierno local, imposibilitndole al vecino y a las organizaciones sociales el ejercicio del derecho de control sobre la

Ley N 26864 Ley de Elecciones Municipales (p. 14 octubre 1997), modificada por Ley N 27734 (p. 28 mayo 2002) en los trminos siguientes: Artculo 10. Inscripcin de listas de candidatos Las Organizaciones Polticas y Alianzas Electorales a que se refiere el artculo precedente deben presentar su solicitud de inscripcin de candidatos a alcaldes y regidores, hasta noventa (90) das naturales antes de la fecha de las elecciones ante los Jurados Electorales Especiales correspondientes. La lista de candidatos se presenta en un solo documento y debe contener: .. 4. Acompaar una propuesta de Plan de Gobierno Municipal Provincial o Distrital segn corresponda, la cual ser publicada, junto con la lista inscrita por el Jurado Electoral Especial en cada circunscripcin.

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Balance y cierre de la Gestin Municipal

gestin del gobierno local y (iv) la ineficiencia e incapacidad de gasto y el uso oportuno y racional de los recursos financieros transferidos por el Gobierno Nacional, no obstante existir requerimientos de una poblacin que demanda servicios de calidad y el mejoramiento de las condiciones de vida y de bienestar, no satisfechos a plenitud. Ante esta situacin y tenindose en cuenta que el prximo 3 de octubre se llevar a cabo el proceso electoral para elegir y/o ratificar a las autoridades de los Gobiernos Locales, el presente momento resulta clave para que las actuales autoridades municipales y sus funcionarios, efecten una evaluacin retrospectiva, real y sincera de la gestin y sus resultados, expresados en un Balance y Cierre de la Gestin Municipal, a desarrollarse con dos propsitos, el primero, orientado al uso de los actores del interno institucional en sus aspectos administrativos, financieros y de logros o lecciones aprendidas; y en segundo trmino, respecto a la rendicin de cuentas de los resultados de la gestin a remitirse a la Contralora General de la Repblica, en tal sentido, presentamos el orden en el que se desarrolla la presente publicacin:
u

Balance de la Gestin Municipal, es una evaluacin con el propsito de identificar los logros y retos, los factores claves de xito de los primeros y los factores limitantes o perturbadores, no slo para registrar las lecciones aprendidas; sino para encontrar puntos crticos que permitan ser atendidos antes del trmino de la gestin, se formulen los ajustes y correcciones pertinentes. Dicho balance no financiero, permitir determinar el nivel de cumplimiento de los objetivos y metas institucionales en funcin al Plan de Gobierno y los Planes Institucionales de largo, mediano y corto plazo; y asimismo, el conocimiento del estado situacional de los actos administrativos en proceso y/o pendientes de ejecucin y de las acciones adoptadas para la conservacin y custodia del acervo documentario.

La Cuenta Municipal, relacionada a la consistencia y razonabilidad de la informacin financiera y presupuestaria, bajo la normatividad y principios que rigen los Sistemas Administrativos de Contabilidad y de Presupuesto. La Memoria de la Gestin, documento en el cual se plasme los resultados de la administracin saliente. Rendicin de Cuentas, documento a elaborarse de manera tcnica, ordenada y con un contenido veraz para su presentacin a la Contralora General de la Repblica y como insumo relevante a considerar durante el proceso de transferencia municipal.

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Grfico n 1

Incidencia en la elaboracin del Balance y Cierre de la Gestin Municipal

1. Balance de la gestin 2. Elaboracin de la Cuenta Municipal 3. Memoria de gestin 4. Rendicin de cuentas

Acciones BALANCE Y CIERRE DE LA GESTIN MUNICIPAL

Efectos

5. Gestin transparente y participativa 6. Cumplimiento a la normatividad 7. Confianza en los gobernantes 8. Liderazgo local

REPRESENTATIVIDAD Y GOBERNABILIDAD

Por razones de orden y sistematizacin, en el presente Captulo se tratar sobre el Balance de la Gestin 2007 - 2010, y en los Captulos II, III y IV, lo relacionado a la Cuenta Municipal, la preparacin de la Memoria de Gestin y la Rendicin de Cuentas, respectivamente.

1.2 >

EL BALANCE DE LA GESTIN
Sin perjuicio de la eventual postulacin de un alcalde para la reeleccin ni de los resultados del citado proceso, sino como una prctica de medicin peridica de la gestin y poltica sana de control interno, es necesario que la autoridad municipal y sus funcionarios, hagan un anlisis retrospectivo respecto a los resultados de su gobierno con una temporalidad anual y al trmino del mandato, a contemplarse en el balance de gestin municipal, objeto del presente Captulo. El balance de la gestin, comprende un anlisis de los resultados del periodo de mandato, es decir, un recuento reflexivo de lo que se hizo y lo que se dej de hacer, sealando el cmo y el porqu, respectivamente y su incidencia en el mbito institucional y local. Una vez resueltas estas interrogantes, viene una siguiente fase respecto a lo que hay qu hacer o la agenda o retos pendientes, pero bsicamente, el cmo hacerlo en tan corto tiempo, o registrarlo como pendiente o en proceso en el acta de transferencia de la gestin. Importancia del Balance El balance en referencia tiene importancia por cuanto permitir determinar entre otros aspectos los siguientes:

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Balance y cierre de la Gestin Municipal

La capacidad de gobierno y/o gerencia, en funcin de los planes institucionales, el cumplimiento de la oferta electoral y la conduccin de una ciudad con una poblacin satisfecha. Evaluacin de los avances y logros, considerando el antes y despus de la gestin, esto se tendr al analizar cmo estuvo la ciudad al momento de asumirse el cargo y los cambios o avances en diversas dimensiones de desarrollo.

1.3>

HERRAMIENTAS PARA EL BALANCE EN FUNCIN A LOS PLANES INSTITUCIONALES


Al trmino de la gestin (en el presente caso 2007-2010) se proceder a efectuar una evaluacin integral sobre los resultados del periodo de gobierno sobre la base del Plan de Gobierno u oferta electoral y el Plan Operativo Institucional - POI, el Plan de Desarrollo Concertado - PDC y el Plan Estratgico Institucional - PEI o tambin denominado Plan de Desarrollo Institucional - PDI, de aplicacin al corto, mediano y largo plazo respectivamente. Dada su importancia, a continuacin se presenta una sntesis sobre la definicin de estos Instrumentos de Gestin Institucional. Plan Operativo Institucional - POI Instrumento de gestin que contiene el programa de las acciones de las Unidades Orgnicas de la municipalidad, orientadas hacia la consecucin de las metas y objetivos institucionales en el corto plazo. El citado Plan est articulado al Presupuesto Institucional del respectivo Ao Fiscal y acorde con las funciones que competa a cada rea Administrativa conforme a lo previsto en el Reglamento de Organizacin y Funciones - ROF. Es de significarse que conforme a lo dispuesto en el Artculo 7 de la Ley N 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto; el Titular de la Entidad es responsable de lograr que los Objetivos y las Metas establecidas en el Plan Operativo Institucional y Presupuesto Institucional se reflejen en las funciones, programas, subprogramas, actividades y proyectos a su cargo; y de concordar el Plan Operativo Institucional - POI y su Presupuesto Institucional con su Plan Estratgico Institucional - PEI. La normatividad que regula el Plan Operativo Institucional es la siguiente:
u

Ley N 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Ley Anual de Presupuesto del correspondiente Ao Fiscal u Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades
u

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El Plan de Desarrollo Institucional - PDI Es un instrumento orientador de la Gestin Institucional del Gobierno Local, formulado desde una perspectiva multianual que por lo general es de cuatro (4) aos. Toma en cuenta la Visin del Desarrollo, los Objetivos Estratgicos y acciones concertadas en el Plan de Desarrollo Concertado y Presupuesto Participativo, y, los lineamientos establecidos en los Planes Estratgicos Sectorial Multianual - PESEM. Contiene los Objetivos Institucionales y las acciones que le corresponde realizar en el marco de sus competencias. Surge del consenso institucional, pues la construccin de la Misin y la Visin Institucional se formulan en el marco de un proceso de participacin colectiva del personal clave y representativo de la Entidad. En el caso de los Gobiernos Locales, el Plan de Desarrollo Institucional PDI, eventualmente se les denomina PEI - Plan Estratgico Institucional, sin considerar lo sealado en la Ley Orgnica de Municipalidades. El PDI o PEI est regulado por las disposiciones siguientes:
u u

Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades. Resolucin Directoral N 011-2006-EF/76.01, aprobatoria del Instructivo N 001-2006-EF/76.01 Instructivo para el Proceso del Presupuesto Participativo Ao Fiscal 2007.

El Plan de Desarrollo Concertado (PDC) Documento orientador del desarrollo regional o local y del proceso del Presupuesto Participativo, que contiene los acuerdos sobre la visin de desarrollo y objetivos estratgicos de la comunidad en concordancia con los planes sectoriales y nacionales. Sobre su base se identifican, analizan y priorizan los problemas y soluciones a travs de proyectos de inversin durante la Fase de Concertacin del proceso de Presupuesto Participativo. Las disposiciones que norman en citado Plan son las siguientes:
u u

Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades2. D.S: N 142-2009-EF aprobatorio del Reglamento de la Ley N 28056 - Ley Marco del Presupuesto Participativo.

Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades. ARTICULO 9. Corresponde al concejo municipal: 1. Aprobar los Planes de Desarrollo Municipal Concertados y el Presupuesto Participativo. 2. Aprobar, monitorear y controlar el plan de desarrollo institucional y el programa de inversiones, teniendo en cuenta los Planes de Desarrollo Municipal Concertados y sus Presupuestos Participativos.

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Balance y cierre de la Gestin Municipal

Es de significarse que los Planes de Desarrollo Concertados, sirven de marco a los Planes de Desarrollo Institucionales (mediano plazo) y estos a los Planes Operativos Institucionales, consecuentemente, stos deben estar directamente articulados. La representacin grfica de lo expuesto se presenta a continuacin:

Grfico n 2

Incidencia en la elaboracin del Balance y Cierre de la Gestin Municipal


RELACIN DE LOS PLANES INSTITUCIONALES Y EL BALANCE AL TRMINO DE LA GESTIN MUNICIPAL

PDC (Ms de 10 aos)

P.G. = O.E (4 aos)

PDI o PEI (4 aos)

POI y PIA (1 ao)

RESULTADO NEGATIVO

GESTIN MUNICIPAL DE LOS 4 AOS EVALUACIN DE LA GESTIN MUNICIPAL

RESULTADO POSITIVO

Leyenda: PDC = Plan de Desarrollo Concertado P.G. = Plan de Gobierno POI = Plan Operativo Institucional O.E. = Oferta Electoral PDI = Plan de Desarrollo Institucional. PIA = Presupuesto Inicial de Apertura

Existen diversas metodologas y herramientas para la articulacin de los planes institucionales y hacer un balance de la gestin; a continuacin se proponen dos formatos que nos permite tener los insumos para la evaluacin, as como en los captulos siguientes lo referente a la memoria de la gestin, la cuenta municipal y los formatos para la elaboracin del informe de rendicin de cuentas; todo esto, con el propsito de prepararnos para el proceso de transferencia y posibles contingencias y hechos subsecuentes al termino de la gestin. Enseguida se tiene un formato para la articulacin de planes de mediano y largo plazo, pudindose agregar informacin del POI-Plan Operativo Institucional:

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Plan de Desarrollo Concertado Objetivos Estratgicos O1 - DISTRITO SALUDABLE 1.1. Promover la salud integral para mejorar la calidad de vida de las personas a travs de polticas saludables concertadas, mediante la planificacin y coordinacin interinstitucional y vecinal. 1.2. Promover la inclusin social de la poblacin vulnerable para su desarrollo integral, mediante la implementacin de programas sociales, concertados con las instituciones y la sociedad civil. O3 - EDUCACIN Y CULTURA 3.1. Mejorar la calidad educativa en el distrito, aplicando polticas concertadas mediante la coordinacin institucional que promueva la cohesin social, el fortalecimiento de valores y la identidad del educando. 3.2.Posicionar al distrito como centro cultural de alcance metropolitano, con polticas y actividades culturales atractivas que pongan en valor la tradicin e identidad del distrito; en mejora del desarrollo humano de sus ciudadanos.

Plan Estratgico Institucional Objetivos Especficos Desarrollo Social Perspectiva del Ciudadano Desarrollar acciones de carcter social en beneficio de la comunidad Perspectiva de Procesos Internos - Brindar asistencia primaria de salud a los vecinos del distrito - Prevenir enfermedades zoonticas en el distrito. - Prevenir enfermedades de transmisin alimentaria y de agua utilizada en actividades recreacionales - Recuperar jvenes del distrito con problemas de malos hbitos - Mejorar el bienestar fsico, psquico y social de los Adultos Mayores - Crear un Centro Integral para el adulto mayor - Insertar a los vecinos del distrito en la actividad laboral - Mejorar el bienestar fsico, psquico y social de los discapacitados mediante su participacin activa en el programa OMAPED. - Fomentar y apoyar la creacin de wawawasis - Comercializar los productos elaborados en los talleres productivos - Brindar asistencia alimentaria a la poblacin beneficiaria del Programa del Vaso de Leche - Contribuir a la disminucin de los niveles de analfabetismo en el distrito - Apoyar la capacitacin para lograr calidad en la formacin del educando - Promover la cultura a travs del desarrollo de actividades artsticas - Promocionar la capacitacin en disciplinas artsticas-culturales dirigidas a los vecinos - Fomentar las diferentes disciplinas deportivas en la poblacin escolar del distrito mediante el Programa Surco Promueve el Deporte. Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento - Informar a los vecinos sobre temas de salud - Promover y proteger los derechos de la mujer, el nio y el adolescente - Desarrollar el emprendimiento en los jvenes como forma de alejarlos de actividades ilegales o perjudiciales para su desarrollo - Desarrollar el nivel de autoestima y conocimiento de s mismo del Adulto Mayor - Preparar a los vecinos para insertarse en la actividad laboral - Impulsar el desarrollo de nuevas habilidades en los discapacitados - Formar y capacitar a las madres cuidadoras en los wawawasis. - Fomentar la creacin de pequeas empresas - Brindar orientacin en salubridad y nutricin a las coordinadoras del PVL.

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Balance y cierre de la Gestin Municipal

De otro lado, slo como comentario, se alcanzan algunas observaciones o vacos en el marco normativo: Observaciones en relacin a los Planes de Gobierno
u

No existe una normatividad que obligue a los Titulares de la entidad a disponer la implementacin y evaluacin peridica de estos Planes, a fin de medirse el nivel de su cumplimiento. El incumplimiento en la ejecucin integral de los Planes de Gobierno, no est sujeta a sanciones. Por ah se explica, cmo se formulan una diversidad de ofrecimientos a la ciudadana, como por ejemplo la rebaja en el cobro del impuesto predial, situacin que legalmente no es viable, toda vez que esto no es competencia de la autoridad local.

Observaciones en la no articulacin de los Planes Institucionales


u

A nivel nacional, no hay una cultura de trabajo articulado de planes, a nivel de los Gobiernos Locales (distrital y provincial), los Gobiernos Regionales y el Gobierno Nacional. De igual modo, dentro de una misma municipalidad, no se articulan el PDC - Plan de Desarrollo Concertado (largo plazo) con el PDI - Plan de Desarrollo Institucional (mediano plazo), ni con el POI - Plan Operativo Institucional (corto plazo); circunstancia que dificulta el balance de la gestin, por lo que en estos casos, se tiene que trabajar con todos los documentos y los actores claves del interno municipal para obtener la informacin ms relevante.

Formato a utilizarse para el Balance de la Gestin Para el desarrollo del citado Balance que permita hacer una valoracin del desempeo de la gestin municipal saliente, en funcin de los planes institucionales se propone el formato de la siguiente pgina: Esta evaluacin puede hacerse utilizando diversas herramientas, en este caso proponemos el formato sealado como Cuadro N 01, que ha sido validado con los actores claves de las municipalidades de Santiago de Surco, Pueblo Libre y Punta Hermosa en Lima, Coronel Portillo en Ucayali, Aucayacu de la Provincia de Leoncio Prado en Hunuco y la Municipalidad Provincial de Tacna y durante cuatro aos en los cursos de Gerencia para el Desarrollo y Finanzas Municipales en la Universidad ESAN, donde

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cuadro n 1

Evaluacin de la gestin municipal Factores claves de xito

PRINCIPALES LOGROS

1. 2. 3. 4. 5.
LO QUE QUEDA PENDIENTE

1. 2. 3. 4. 5.
Factores limitantes o perturbadores

1. 2. 3. 4. 5.

1. 2. 3. 4. 5.

Fuente: Material acadmico desarrollado por el autor en los cursos de Gerencia y de Finanzas Municipales en PGM y PGMD de la Universidad ESAN.

participan gestores pblicos de municipalidades de Lima Metropolitana y del interior del pas. Los procedimientos para trabajar con dicho formato son: 1. Identificar los 05 o 10 LOGROS MAS RELEVANTES DE LA GESTIN, que se proceder a anotarlos en el lado superior izquierdo del formato. 2. Luego se proceder a asociar o relacionarse, cada logro, con factores claves de xito, a fin de encontrar polticas y estrategias que permitan su rplica o sostenibilidad o proceder a su sistematizacin, lo que habr de aportar a la casustica de experiencias exitosas. 3. En el otro extremo, se identificarn los 05 10 RETOS PENDIENTES, lo que se dej de hacer. 4. Con relacin a lo que queda pendiente, se proceder a identificar los factores limitantes o perturbadores para su cumplimiento, es decir por qu se dej de hacer, de los cuales se obtienen las lecciones aprendidas y eventualmente los caminos o experiencias que no deben repetirse. Esta prctica constituye lo que en la teora de sistemas se conoce como el Feedback, como proceso de retroalimentacin. Tambin esto, servir como insumo para identificar polticas y estrategias para neutralizar esos factores limitantes y perturbadores de la gestin. Si bien el resultado de la informacin obtenida con este formato, se utilizar como insumo o punto de partida para el balance y cierre de la gestin, puede

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Balance y cierre de la Gestin Municipal

servir para un Alcalde que va a la reeleccin o en un acto de buena prctica de buen gobierno, para poder ilustrar a las nuevas autoridades sobre como identificar polticas y estrategias para institucioanlizar los factores claves de xito y de igual modo polticas y estrategias para neutralizar los factores limitantes o perturbadores. Con tal propsito, para mejor comprensin, como casustica se abordar el caso de la Municipalidad Distrital de Santa Patricia (entidad creada para efectos de la presente publicacin), cuya recaudacin del impuesto predial del ao 2009 se increment en un 12.5% respecto al periodo anterior, observndose sin embargo que an existe un 28% de contribuyentes omisos y morosos respecto al total de los obligados. La matriz a presentarse es la siguiente:

Cuadro N 2

Matriz para la evaluacin de la gestin municipal Municipalidad distrital de santa patricia Factores claves de xito

PRINCIPALES LOGROS

1.

Incremento de la recaudacin del impuesto predial ao 2009 en 12.5%

1. 2. 3. 4.

Programa de fiscalizacin tributaria Campaa de sensibilizacin tributaria a la poblacin Facilidades en el pago de las deudas Informes peridicos sobre uso de los ingresos y gestin transparente genera confianza en los contribuyentes
Limitaciones

RETOS PENDIENTES

1. 2. 3.

Incremento de la masa de contribuyentes Fortalecimiento de la Subgerencia de Administracin Tributaria Disminucin de los contribuyentes omisos y morosos

1. 2. 3.

Equipos informticos no renovados por otros de mayor capacidad de memoria Programas informticos sobre control de los contribuyentes no actualizados Ausencia de capacitacin al personal en materia tributaria

Fuente: Casustica registrada por el autor en diversas consultoras y servicios de asistencia tcnica desarrolladas con los actores claves de la gestin municipal.

Con relacin a estos resultados y de su evaluacin, habrn de adoptar las acciones que correspondan orientadas a:
u

El fortalecimiento y sostenibilidad de los factores claves de xito a fin de que los logros obtenidos no slo se mantengan, sino que adems se potencien y mejoren; es decir, si en el ao 2009 los ingresos se incrementaron por el orden del 12.5%, para el ao siguiente la meta a lograrse estar por

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encima de dicho porcentaje y as sucesivamente hasta lograr el mnimo de omisos y morosos tributarios.
u

La identificacin y aplicacin de las estrategias que permitan neutralizar o superar las limitaciones o factores perturbadores, poniendo en prctica los retos pendientes, ambos sujetos a una evaluacin peridica para la medicin de los avances y resultados, y en funcin a estos ltimos, la adopcin de las reorientaciones o correcciones que pudieran corresponder.

1.4 >

EL DIAGNSTICO INSTITUCIONAL Y EL ORDENAMIENTO ADMINISTRATIVO


La proximidad de la culminacin del periodo de la gestin municipal, motivar al Titular de la entidad a tener un conocimiento previo de cmo se encuentra el interno institucional en sus aspectos ms significativos a lograrse mediante la elaboracin de un Diagnstico Institucional, el mismo que a su vez le permitir lo siguiente:
u

Advertir las debilidades o deficiencias ms significativas y en funcin a ello disponer con la anticipacin del caso los correctivos necesarios, evitando o disminuyendo el grado de posibles responsabilidades por accin u omisin. Encontrarse en mejores condiciones para afrontar una transferencia municipal, ordenada, fluida y sin interrupciones y dentro de un clima de armona. Transmitir ante la ciudadana la imagen de una administracin ordenada y respetuosa de las disposiciones hasta el ltimo da de periodo de gestin; ms an, tenindose en cuenta la relativa frecuencia de que ex alcaldes vuelven a postular al mismo cargo, lo cual habr de incidir en opiniones favorables o no, respecto a la culminacin de su anterior mandato.

En lo que corresponde al alcalde reelegido, las acciones en referencia le permitirn no slo fortalecer la gestin y robustecer los controles internos, sino tambin encontrarse en condiciones favorables ante la presentacin de su primer informe al Concejo Municipal en su sesin de instalacin o dentro de los 10 (diez) das siguientes, sobre la situacin de la municipalidad y el acervo documentario y otros de carcter administrativo. Entre las acciones a aplicarse para la obtencin del diagnstico situacional de la municipalidad tenemos los siguientes:
u

Levantamiento de actas sobre el estado situacional de los registros que se utilizan en todas las reas Administrativas, a fin de determinarse

24

Balance y cierre de la Gestin Municipal

la actualizacin de los mismos, debindose poner especial nfasis a la informacin financiera y presupuestaria de la entidad.
u

Verificacin de la implementacin de los instrumentos y planes de gestin municipal. Estado situacional de las cuentas por cobrar, con nfasis en el grado de antigedad. Arqueos de fondos y valores. Verificacin de la oportuna remisin de la informacin que peridicamente debe reportarse a los rganos Rectores de los Sistemas Administrativos y otras instituciones fijadas por ley expresa. Verificacin del cumplimiento en el pago de las aportaciones y retenciones sociales. Determinacin de las cuentas por pagar, con incidencia a la antigedad de las deudas que pudiera tener la municipalidad. Verificacin del inventario fsico de los bienes muebles e inmuebles de la entidad. Estado de titulacin de los predios de propiedad municipal. Informacin sobre la implementacin y actualizacin del marges de bienes. Verificacin del estado situacional de las obras en ejecucin, evaluando si el grado de avance guarda relacin con su respectivo cronograma; asimismo, comprobar si las obras concluidas han sido debidamente recepcionadas. Verificacin del estado situacional de los expedientes en trmite, con nfasis a su grado de antigedad. Verificacin de acciones adoptadas a fin de conservar y custodiar el acervo documentario de cada rea administrativa y del archivo general.

u u

Los procedimientos en referencia son enunciativos y no excluyentes de otros que se estime aplicarse de acuerdo a las circunstancias y realidad de cada municipalidad. De acuerdo a los resultados del diagnstico a plasmarse en un informe a remitirse al Titular de la entidad, se dispondrn las acciones que resulten necesarias para la superacin de las deficiencias o debilidades que pudieran determinarse, fijndose un plazo para las correcciones que correspondan; para cuyo efecto, deber otorgarse a los funcionarios comprendidos en los reparos las facilidades del caso y provisin de bienes y servicios que resulten necesarios, a ser atendidos de acuerdo a las reales capacidades de la entidad.

captulO i. Balance al trMinO de la Gestin Municipal

25

Si vencido el plazo y pese a haberse atendido los requerimientos de los funcionarios, an existieran asuntos pendientes de correccin o subsanacin, el Titular de la entidad dispondr la evaluacin del grado de responsabilidad que pudiera recaer sobre ellos, a fin de que se apliquen las acciones administrativas que corresponda. Es de significarse que el balance en referencia servir de insumo para la elaboracin de la Memoria de la Gestin, disponer los procedimientos para los ajustes en la Cuenta Municipal y para elaborar el Informe Final de Rendicin de Cuentas a presentarse a la Contralora General de la Repblica.

1.5 >

CONFORMACIN DE LA COMISIN Y EL CRONOGRAMA PARA EL BALANCE DE LA GESTIN


Para la ejecucin de los procedimientos consignados en el numeral precedente, mediante resolucin deber conformarse una Comisin Especial, sugirindose que sta, est integrada por los siguientes funcionarios: El Gerente Municipal, quien la presidir El Gerente de Administracin, o el Contador u El Gerente de Planeamiento y Presupuesto u El Gerente de Desarrollo Urbano u El Gerente de Servicios Pblicos o cargo equivalente
u u

Formalizada su conformacin, la Comisin adoptar las acciones siguientes: a) La elaboracin del Plan de Trabajo, el mismo que deber incluir procedimientos especficos anteriormente mencionados, los responsables de las actividades y el cronograma de cumplimiento. b) La informacin obtenida, resultante de los procedimientos aplicados ser evaluada y sus resultados expuestos en un Taller exploratorio donde se revelarn los resultados respecto a los logros y limitaciones. En ese mismo Taller, se disearn las estrategias y procedimientos tcnicos con el propsito de corregir o superar las debilidades administrativas; as como el compromiso de los funcionarios involucrados. c) Finalmente, la Comisin presentar el informe a la Alcalda conteniendo las conclusiones y recomendaciones de las acciones administrativas que correspondan. Para el desarrollo de sus actividades, tratndose de un balance al trmino de la gestin, el cronograma propuesto es el siguiente:

26

Balance y cierre de la Gestin Municipal

Grfico n 3

Cronograma de actividades para elaboracin de diagnstico situacional y ordenamiento administrativo

N 1 2 3 4 5 6.

ACTIVIDADES / SEMANAS Resolucin designando a la Comisin Especial Reunin de coordinacin de C. E. para delinear estrategias y abordaje de intervencin. Elaboracin de Plan de Trabajo Presentacin del Plan de Trabajo a la Gerencia Municipal Levantamiento de informacin de las reas Administrativas consideradas como claves Procesamiento y sistematizacin de la informacin recibida. Redaccin del Informe de Diagnstico Implementacin de correctivos y ajustes administrativos

Primer mes 1 2 3 4

Segundo mes 1 2 3 4

Coordinacin Trabajo de campo Trabajo de gabinete Implementacin de correctivos

Al respecto, tenindose en cuenta que las elecciones municipales sern el 03 de octubre del 2010, resulta necesario que con la oportunidad del caso se efecte el proceso en referencia, sugirindose como fecha de inicio la primera semana del mes de agosto, debiendo culminar todo el proceso en la cuarta semana de setiembre, antes de la consulta ciudadana para la eleccin de las nuevas autoridades edilicias. En caso que la evaluacin y balance sea anual, en funcin a la fecha de inicio se aplicara los periodos de tiempo consignados en el cronograma, pudiendo ste empezar en la primera semana de octubre y concluir en la ltima de noviembre.

captulO ii. la cuenta Municipal

27

CAPTULO II

% 9 8

6 + 2 1 0 3 = 7
1.1 Qu comprende la cuenta municipal? 1.2 Responsables de la elaboracin de la informacin financiera y presupuestaria 1.3 Marco legal que regula la elaboracin y presentacin de la cuenta municipal 1.4 Procedimientos a considerarse para el sinceramiento de la cuenta municipal 1.5 Presentacin de la informacin contable para la Cuenta General de la Repblica 1.6 La auditoria a la informacin financiera y presupuestaria para la Cuenta General de la Repblica 1.7 Responsabilidades por la no presentacin de la informacin contable para la Cuenta General de la Repblica 1.8 Imprecisiones en la Ley Orgnica de Municipalidades sobre la elaboracin de la informacin financiera y presupuestaria

La cuenta municipal

captulO ii. la cuenta Municipal

CAPTULO 29 II

La cuenta municipal3

Todas las entidades e instituciones y, en el presente caso las municipalidades, deben registrar sus operaciones financieras mediante medios manuales, magnticos, o cualquier otro medio autorizado, utilizando para tal efecto las cuentas correspondientes del Plan Contable Gubernamental cuyo uso obligatorio fue aprobado por la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica mediante Resolucin Directoral N 001-2009-EF/93.01 del 30 de enero de 2009. A travs de la cuenta municipal, se podr medir la utilidad y la solvencia financiera de la entidad; asimismo, proporcionar informacin necesaria para la toma de decisiones que le permitan a la Alta Direccin guiar a la institucin dentro de un cauce rentable y solvente, resultando necesario que la informacin contable a recibirse sea exacta y confiable. Para tal efecto, habr de implementarse y/o reforzarse sus controles internos, orientados fundamentalmente a:
u u u

Proteger sus bienes, recursos y patrimonio contra el uso indebido, el fraude y la ineficiencia. Asegurar exactitud y confiabilidad a la informacin financiera y presupuestaria. Asegurar el estricto cumplimiento de las polticas trazadas por la entidad contenida en los Planes Institucionales de largo, mediano y corto plazo. Evaluar el nivel de rendimiento en las unidades orgnicas conformantes de la entidad.

Cuanto ms slido sea el sistema de control interno, ms seguridad tendr la Alta Direccin en la confiabilidad de los estados financieros y de los
3 Fuente: Transparencia, participacin y rendicin de cuentas en la gestin municipal; Claros Cohaila, Roberto, Ediciones ESAN, agosto 2009.

30

Balance y cierre de la Gestin Municipal

registros contables. En tal sentido, se sugiere tener en cuenta la Gua para la Implementacin del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado, aprobada mediante Resolucin de Contralora General N 458-2008-CG del 28 de octubre de 2008.

2.1>

QU COMPRENDE LA CUENTA MUNICIPAL?


Siendo una evaluacin cuantitativa de resultados del activo, pasivo, patrimonio y de gestin de la Corporacin Edilicia, la cuenta municipal nos permite una comprensin cualitativa a travs de la interpretacin de los Estados Financieros e Informacin Presupuestaria. En tal razn, la cuenta municipal comprende la siguiente Informacin Financiera y Presupuestaria4: a) Informacin Financiera
u

Estados financieros
EF-1 EF-2 EF-3 EF-4 Balance General Estado de Gestin Estado de Cambios en el Patrimonio Neto Estado de Flujos de Efectivo

u u u

Notas a los Estados financieros Anexos a los Estados Financieros Otros Anexos:
OA-1 OA-2 OA-3 OA-3A OA-3B Control de Obligaciones Previsionales Contingencias Reporte de Saldos de Cuentas del Activo por Operaciones Recprocas entre Entidades del Sector Pblico Reporte de Saldos de Cuentas del Pasivo por Operaciones Recprocas entre Entidades del Sector Pblico Reporte de Cuentas de Gestin por Operaciones Recprocas entre Entidades del Sector Pblico

R. D. N 017-2007-EF/93.01 de fecha 26 octubre 2007 aprobatoria de la Directiva N 006-2007-EF/93.01 Cierre Contable y Presentacin de Informacin para la Elaboracin de la Cuenta General de la Repblica, modificada por R. D. N 001 - 2010-EF/93.01 del 01 febrero 2010.

captulO ii. la cuenta Municipal

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OA-4 OA-5 OA-6 OA-7

Gastos de Personal en las Entidades del Sector Pblico Estadstica del Personal en las Entidades del Sector Pblico Reporte de Trabajadores y Pensionistas de la Entidad, comprendidos en los Ds. Ls. N 20530 y N 19990 Datos para el Registro de Contadores Generales al Servicio de las Entidades del Sector Pblico, artculo 12 de la Ley N 28708.

b) Informacin de la Ejecucin Presupuestaria


EP-1 EP-2 Estado de Ejecucin del Presupuesto de Ingresos y Gastos (Adicionalmente se presentarn los anexos de ingresos y gastos a nivel especfico) Estado de Fuentes y Uso de Fondos

c) Informacin complementaria
u u

HT-1 Balance Constructivo Actas de Conciliaciones:


Por transferencias corrientes recibidas y/u otorgadas del perodo. Por las transferencias y remesas de capital recibidas y/o entregadas del perodo. Los Gobiernos Locales, adems debern cumplir con presentar el Anexo. N 9 Conciliacin de las Transferencias Efectuadas por la Direccin Nacional del Tesoro Pblico a Municipalidades, dispuesto en la Directiva de Tesorera para Gobiernos Locales correspondiente al ao fiscal 2007.

d) Informacin Presupuestaria
u

Estados Presupuestarios
PP-1 PP-2 PP-3 PP-4 Presupuesto Institucional de Ingresos (Adicionalmente se presentar un anexo a nivel especfico) Presupuesto Institucional de Gastos (Adicionalmente se presentar un anexo a nivel especfico) Clasificacin Funcional del Gasto Distribucin Geogrfica del Gasto

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Balance y cierre de la Gestin Municipal

e) Informacin sobre inversin pblica y metas fsicas:


PI-1 PI-2 PI-3 Marco Legal y Ejecucin del Presupuesto de Inversin Pblica Metas Fsicas Programadas y Ejecutadas del Presupuesto de Inversin Pblica Clasificacin Funcional del Presupuesto de Inversin Pblica Anexo PI-3 Clasificacin del Presupuesto de Inversin Pblica por Funcin, Programa, Sub Programa y Componente PI-4 Distribucin del Presupuesto de Inversin Pblica por Departamento

f)

Informacin sobre gasto social:


GS-1 GS-2 GS-3 Presupuesto y Metas Fsicas Orientadas al Gasto Social (Nivel Pliego) Clasificacin Funcional del Gasto Social Distribucin Geogrfica del Gasto Social Anlisis y comentarios de Proyectos y Actividades, considerando metas fsicas y financieras

g) Informacin sobre Transferencias Financieras Recibidas y Otorgadas


TFR TFO-1 TFO-2 TFO-3 Transferencias Financieras Recibidas Transferencias Financieras Otorgadas Clasificacin Funcional de Transferencias Financieras Otorgadas Distribucin Geogrfica de las Transferencias Financieras otorgadas

2.2>

RESPONSABLES DE LA ELABORACIN DE LA INFORMACIN FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA


La responsabilidad de la elaboracin de la informacin referida en el numeral precedente recae en:
u

La Oficina de Contabilidad o la que haga sus veces, respecto a: la Informacin Financiera, la Ejecucin Presupuestaria y la Informacin Complementaria. La Oficina de Presupuesto o la que haga sus veces: en relacin a la Informacin Presupuestaria y la Informacin sobre Inversin Pblica y Gasto Social.

A fin de que la entidad pueda cumplir con la remisin de la citada informacin a ms tardar el 31 de marzo del ao siguiente de vencido el correspondiente

captulO ii. la cuenta Municipal

33

Ejercicio Fiscal5, resulta necesario que bajo responsabilidad funcional, los funcionarios encargados de las diferentes Direcciones (Unidades, reas, Divisiones, etc.), proporcionen con la debida oportunidad la informacin pertinente a las Oficinas de Contabilidad y de Presupuesto. Para tal efecto, dichos encargos y responsabilidades se formalizarn mediante una comunicacin de la Gerencia Municipal, documento en el cual se requiera la informacin pertinente a ser atendida en un plazo perentorio. En el supuesto que las municipalidades incumplieran con presentar su informacin financiera y presupuestaria en el plazo establecido, o que la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica considerara que dicha informacin resultara inconsistente o incompleta, tal Organismo las considerar como omisas a la presentacin de informacin para la elaboracin de la Cuenta General de la Repblica, de cuyo hecho se formular la respectiva publicacin en el Diario Oficial El Peruano y en la pgina web de dicha institucin. Resulta oportuno sealarse la responsabilidad en el registro del movimiento financiero y presupuestal de la entidad que deber estar respaldado con la documentacin sustentatoria en original, a archivarse debidamente y conservarse por un tiempo no menor de diez (10) aos, estando los libros y registros a disposicin de las autoridades y funcionarios competentes cuantas veces sean requeridos. La inobservancia a lo expuesto constituir falta grave sujeta a sancin administrativa previo proceso disciplinario. Existe la experiencia que en una municipalidad del interior del pas, el contador externo se neg a entregar los libros contables en razn a que la entidad le adeudaba sus honorarios profesionales. Al hacrsele notar lo indebido de su accionar procedi a su correspondiente devolucin y aplicar otros mecanismos para la cancelacin de sus servicios.

2.3>

MARCO LEGAL QUE REGULA LA ELABORACIN Y PRESENTACIN DE LA CUENTA MUNICIPAL


Entre las disposiciones que norman la elaboracin y presentacin de la Cuenta Municipal deben mencionarse las siguientes:

Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades ARTCULO 20. Atribuciones del Alcalde Son atribuciones del alcalde: 11. Someter a aprobacin del Concejo Municipal, dentro del primer trimestre del ejercicio presupuestal siguiente y bajo responsabilidad, el balance general y la memoria del ejercicio econmico fenecido.

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Balance y cierre de la Gestin Municipal

Constitucin Poltica del Per, en cuyo Artculo 81 refiere la remisin de la Cuenta General de la Repblica, por el Presidente de la Repblica al Congreso Nacional en un plazo que vence el quince de noviembre del ao siguiente al de ejecucin del presupuesto. Ley N 27785 Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica. Ley N 28411 - Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N 28708 - Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley N 28112 - Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico. Ley N 27312 - Ley de Gestin de la Cuenta General de la Repblica. Ley N 27972 - Ley Orgnica de Municipalidades. Directiva N 006-2007-EF/93.01 Cierre Contable y Presentacin de Informacin para la Elaboracin de la Cuenta General de la Repblica, aprobada por Resolucin Directoral N 017-2007-EF/93.01 de fecha 26 octubre 2007, modificada por R. D. N 001 - 2010-EF/93.01 del 01 febrero 2010. R. C. N 067-97-EF/93.01 Aprueba el Compendio de Normatividad Contable y Resoluciones Complementarias (que aprueban Directivas) Resolucin de Contralora General N 117-2001-CG del 27 julio 2001, aprobatoria de la Directiva N 013-2001-CG/B340 Disposiciones para la Auditora a la Informacin Financiera y al Examen Especial a la Informacin Presupuestaria preparada para la Cuenta General de la Repblica por las Entidades del Sector Pblico. Resolucin Directoral N 001-2009-EF/93.01 de fecha 30 enero 2009 aprobatoria del Nuevo Plan Contable Gubernamental 2009. R. D. N 002-2010-EF/93.01 de fecha 26 octubre 2007 Modifican el Catlogo de Cuentas del Plan Contable Gubernamental 2009. R. D. N 017-2007-EF/93.01 de fecha 26 octubre 2007 aprobatoria de la Directiva N 006-2007-EF/93.01 Cierre Contable y Presentacin de Informacin para la Elaboracin de la Cuenta General de la Repblica. R.D. N 001-2010-EF/93.01 del 01 febrero 2010. Modifican diversos formatos de la Directiva N 006-2007-EF/93.01, Cierre Contable y presentacin de informacin para la elaboracin de la Cuenta General de la Repblica.

u u u

u u u

captulO ii. la cuenta Municipal

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R.D. N 004-2010-EF/93.01 por la cual aprueba la Directiva N 0022010-EF/93.01, Conciliacin del Marco Legal del Presupuesto por las entidades Gubernamentales del Estado publicada el 19 febrero 2010.

2.4>

PROCEDIMIENTOS A CONSIDERARSE PARA EL SINCERAMIENTO DE LA CUENTA MUNICIPAL


La casustica municipal revela la necesidad de ensayar algunos procedimientos que permitan sincerar la presentacin de la informacin financiera y presupuestaria. Es as que algunas municipalidades carecen de un Marges de Bienes actualizado y valorizado que incorpore predios y construcciones concluidas, y sus estados financieros no ajustados a la realidad, presentan como en proceso de ejecucin, obras culminadas y en pleno uso. Dada la variedad significativa de las operaciones financieras que se generan en una municipalidad y su respectivo registro, a continuacin se sealan algunos procedimientos para preparar el cierre de la cuenta municipal bajo el siguiente esquema:
u u u u u

Nomenclatura y denominacin de la cuenta Situacin Efecto o incidencia Propuesta: procedimiento administrativo Tratamiento contable y caso prctico Cuenta 1201 Cuentas por Cobrar Cuenta 1209 Estimacin de Cuentas de Cobranzas Dudosas y Reclamaciones (CR) Cuenta 1501 Edificios y Estructuras Cuenta 1501.03 Estructuras Cuenta 2101 Impuestos, contribuciones y otros Cuenta 4401 Donaciones corrientes recibidas en efectivo (Cuenta 4401.01) y en bienes (Cuenta 4401.02).

Las cuentas a tratarse son:


u u u u u u

CUenTA 1201 Cuentas por cobrar


Comprende las cuentas que representan el derecho de cobranza de los tributos, ventas de bienes y servicios, rentas de la propiedad y otros ingresos. Situacin Las cuentas por cobrar que se presentan en los estados financieros sern formuladas de acuerdo con las prcticas y los principios contables aceptados,

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Balance y cierre de la Gestin Municipal

as como por lo establecido por las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Pblico - NIC-SP:
u u u

NIC-SP 9 Ingresos de transacciones con contraprestacin NIC-SP 23 Ingresos de transacciones sin contraprestacin NIC 39 Instrumentos financieros: reconocimiento y valuacin.

Debiendo ser mostradas como corrientes aquellos derechos por cobrar que no excedan de un ao, y como no corrientes las cuentas por cobrar cuyo vencimiento superan los doce meses. Efecto o incidencia La presentacin inadecuada de las cuentas por cobrar distorsiona la razonabilidad de los saldos en los estados financieros, considerando que stas deben financiar los pasivos corrientes y dems obligaciones de la entidad.
Grfico n 4 Procedimientos para el tratamiento de las Cuentas por Cobrar

GERENCIA ADMINISTRACIN TRIBUTARIA

1. Administracin, Impuestos, Tasa, Derechos etc. 2. Mantiene actualizado las Ctas. Ctes 3. Informa a la Unidad de Contabilidad 4. Determina las cuentas de cobranza dudosa

Registros auxiliares

Contabilidad

Registros Principales

EE.FF.

Propuesta: procedimiento administrativo Se debe verificar la tendencia de las cobranzas en un promedio de tres ejercicios consecutivos (2007, 2008 y 2009), para determinar el rendimiento de los impuestos, tasas y otros ingresos y analizar las causas y efectos de las variaciones que pudieran existir. Tambin se debe revisar el control de las cobranzas realizadas durante el ltimo ejercicio fiscal, lo que debe ser conciliado con la informacin de la Gerencia de Administracin Tributaria, o el rea que haga sus veces y de la Tesorera.

captulO ii. la cuenta Municipal

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Dicho procedimiento permitir establecer la confiabilidad de la informacin financiera a la fecha del cierre del ejercicio fiscal, para una presentacin consistente de los saldos. Caso prctico El 5 de febrero 2010, la Unidad de Contabilidad recibe de la Oficina de Administracin Tributaria (o Rentas), la informacin de las cuentas por los conceptos e importes que a continuacin se indican:
Impuestos - Al Patrimonio Predial Tasas De salud - Limpieza Pblica - Relleno Sanitario De Vivienda y Control - Inspeccin Ocular - Licencia de Construccin De Industria, Minera y Comercio - Licencia de Funcionamiento - Otras Licencias - Puestos, Kioscos y Otros Total S/. 590 000 505 000 720 000 921 000

S/. 295 000 210 000 300 000 420 000 574 000 234 000 113 000

S/. 2 736 000

La Unidad de Contabilidad registrar la emisin de recibos por el impuesto predial y por las tasas mediante el siguiente asiento contable:
1201 Cuentas por Cobrar 12.01.01 Impuestos y contribuciones obligatorias Al Patrimonio 1201.03 Venta de bienes y servicios y derechos administrativos De Salud De Vivienda y Construccin De Industria, Minera y Comercio 4102 Impuesto a la propiedad Impuestos Al Patrimonio 4303 Venta de derechos y tasas administrativas De Salud De Vivienda y Construccin De Industria, Minera y Comercio 590 000 590 000 2 146 000 505 000 720 000 921 000 590 000 590 000 2,146 000 505 000 720 000 921 000 S/. 2 736 000 S/. 2 736 000

Por el registro de los recibos emitidos por la Gerencia de Administracin Tributaria (o Rentas). Siguiendo la secuencia del caso anterior, la Unidad de Contabilidad recibe el informe del rea de Cobranzas de la Gerencia de Administracin Tributaria

38

Balance y cierre de la Gestin Municipal

y en el cual seala que habindose vencido las fechas de pago, del total de S/. 2 736 000, existe por cobrar la suma de S/. 1,292 000, situacin que da lugar a la formulacin del siguiente asiento contable:
S/. 1,292 000 1201 Cuentas por Cobrar 1201.99 Cuentas por cobrar de dudosa recuperacin 1,292 000 1201 Cuentas por cobrar 1201.01 Impuestos y contribuciones obligatorias Al patrimonio A la produccin 1201.03 Venta derechos y tasas administrativas De Salud De Vivienda y Construccin De Industria, Minera y Comercio Otras Tasas 1201.04 Rentas de la propiedad 1201.0402 Rentas de la propiedad real S/. 1,292 000 466 000 275 000 191 000 761 000 65 000 250 000 226 000 220 000 65 000 65 000

Por el registro de la reclasificacin de las cuentas por cobrar vencidas y no canceladas, segn el informe del rea de Cobranzas.

CUenTA 1209 Estimacin de cuentas de cobranza dudosa


y reclamaciones La presente cuenta se aplica para cubrir, en su caso, el deterioro de las cuentas por cobrar y las reclamaciones impositivas sobre cuya recuperacin existen dudas; es decir, la provisin ante una exigencia cuyo cobro es incierto. Sobre el particular, si bien hay una variedad de casos, se ha seleccionado a dos de ellos, el primero, relacionado a la provisin por la no cancelacin de impuestos y tasas; y el segundo, referido a la provisin por los anticipos o denominado contablemente como encargos, otorgados a funcionarios para efectuar gastos en bienes y servicios con cargo a rendir cuenta documentada. Primer caso prctico: la provisin de cuentas por cobrar a 30, 60 y 90 das: Con el propsito que las entidades pblicas cuenten con los lineamientos para determinar la provisin y castigo de las cuentas incobrables, con Resolucin de Contadura N 067-97-EF/93.01 se aprob el Instructivo 3 Provisin y castigo de las cuentas incobrables, provisin que se determinar mediante la aplicacin de porcentajes escalonados de acuerdo con la antigedad del vencimiento de la cuenta por cobrar.

captulO ii. la cuenta Municipal

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Situacin Como usualmente ocurre, las municipalidades no logran cobrar el ntegro de sus emisiones. En tanto se agote la gestin de cobranza por la va ordinaria o coactiva, es necesario registrar contablemente la estimacin de lo incobrable de acuerdo con el orden de antigedad, segn la fecha de vencimiento. Propuesta: procedimiento administrativo El funcionario responsable de la cartera de cobranza de la Gerencia de Administracin Tributaria comunicar mensualmente al Contador, o quien haga sus veces, sobre las cuentas por cobrar que vencidas la fecha de pago no se efectivizaron, para que se proceda a su reclasificacin contable como cuentas de cobranza dudosa. Para el clculo de la provisin de cobranza dudosa se aplicar un porcentaje escalonado que se ir incrementando en funcin directa de la antigedad del vencimiento de las cuentas por cobrar: a 30, 60, 90 y ms de 90 das. Debe agregarse que los porcentajes que fije cada entidad pblica se establecern luego de un estudio del grado de morosidad de las cuentas por cobrar, considerando igualmente una tasa de probable incobrabilidad para las cuentas pendientes de cobro que an no han vencido; en esta oportunidad, para los vencimientos a 30, 60 y 90 das se ha considerado aplicar porcentajes de 4%, 6% y 8% respectivamente. Caso prctico De acuerdo con el orden de antigedad del vencimiento de 30, 60 y 90 das, la Oficina de Cobranza remite a la Unidad de Contabilidad las siguientes cuentas por cobrar:
Vencido 30 das - Patrimonio Predial - Limpieza Pblica - Parques y Jardines - Relleno Sanitario - Licencia de Funcionamiento 4% 50 000 24 000 30 000 15 000 10 000 S/. 129 000 6% 60 000 35 000 23 000 17 000 7 000 S/. 142 000

Vencido 60 das - Patrimonio Predial - Limpieza Pblica - Parques y Jardines - Relleno Sanitario - Licencia de Funcionamiento

40

Balance y cierre de la Gestin Municipal

Vencido 90 das - Patrimonio Predial - Limpieza Pblica - Parques y Jardines - Licencia de Funcionamiento

8% 33 000 19 000 12 000 3 000 S/. 67 000

Al respecto, el resumen es el siguiente:


A 30 das (4% de S/. 129 000) A 60 das (6% de S/. 142 000) A 90 das (8% de S/. 67 000) 5 160 8 520 5 360 S/. 19 040

El asiento contable por la provisin de las cuentas por cobranza dudosa ser la siguiente:
5801 Estimaciones del ejercicio 5801.05 Estimaciones de cobranza dudosa y reclamaciones 12.09 Estimaciones de cobranza dudosa y reclamaciones 1209.01 Cuentas por cobrar 1209.02 Cuentas por cobrar diversas S/. 19 040 S/. 19 040

Por el registro de las provisiones para cuentas de cobranza dudosa del presente ejercicio, efectuado en aplicacin del Instructivo No 03 Provisin y castigo de las cuentas incobrables. Segundo caso prctico: otorgamiento de anticipos (encargos) con cargo a rendir cuenta Por principios de control interno sobre el uso de los recursos pblicos financieros, los cheques deben girarse por el importe exacto del costo del bien o servicio adquirido; sin embargo, en determinadas circunstancias excepcionales, estos documentos se emiten por un monto aproximado, situacin que debe reflejarse contablemente hasta su cancelacin o determinacin de su incobrabilidad. Situacin Ante una urgencia o situacin imprevista para la adquisicin de determinados bienes y/o servicios, o porque se desconoce el valor exacto de stos, en algunas ocasiones se otorgan anticipos con cargo a una posterior rendicin de cuentas. Sin embargo, esta rendicin de cuentas no se efecta a tiempo en razn, entre otras causas, a la no insistencia en la rendicin, permitindose

captulO ii. la cuenta Municipal

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que transcurra el tiempo en esta situacin, o porque el funcionario o servidor municipal que debi hacerlo se retir de la entidad sin presentar su correspondiente liquidacin. Al no liquidarse con oportunidad, las cuentas por anticipos ameritan ser analizadas y depuradas oportunamente para su presentacin razonable en el balance general. Efecto o incidencia La presentacin inadecuada de los saldos por rendicin de cuenta distorsiona la razonabilidad de los estados financieros, pues representan desembolsos sobre las compras efectuadas, y los servicios prestados, pendiente de sustento documentario, razn por la cual, los gastos no estn reflejados en su totalidad, incumplindose as con el principio contable de prudencia, segn el cual los ingresos y los gastos no se deben subestimar ni anticipar o diferir, y cuando se debe elegir entre ms de una opcin para medir un hecho econmico financiero, se eligir aquella que no sobrevalue los activos ni subvalu los pasivos. Propuesta: procedimiento administrativo
u

Inicialmente, se clasificar de manera detallada las rendiciones de gastos pendientes, de acuerdo a la fecha de antigedad. Sobre la base de los anlisis efectuados, el Contador informar a la Administracin para que a travs de una resolucin designe una comisin tcnica de sinceramiento de la cuenta, dando las facultades para decidir y determinar las responsabilidades administrativas, civiles y penales a que hubiere lugar, segn el resultado del informe tcnico de esta comisin. Entre las acciones orientadas en el sinceramiento de la cuenta se determinar la incobrabilidad de los saldos resultantes, de manera que, de acuerdo a los principios y prcticas contables, y los alcances del Instructivo 3 Provisin y castigo de las cuentas incobrables, se efectuar el registro de la provisin con cargo a la cuenta 5801 Estimaciones del ejercicio, en la cuenta divisionaria 5801.05 Estimaciones de Cobranza Dudosa. La comisin de sinceramiento de la cuenta contar con el apoyo del rgano de Control Institucional, a efectos de corregir las distorsiones que pudieran existir en los saldos presentados en los estados financieros. Para efectos de una presentacin confiable de los saldos resultantes en los estados financieros, estos deben ser valuados, en concordancia con lo establecido en el Instructivo 3. Con el propsito de complementar el presente libro, en su oportunidad se consult al ente rector del Sistema de Contabilidad, sobre el tratamiento

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Balance y cierre de la Gestin Municipal

contable del sinceramiento de los anticipos concedidos, cuya antigedad en libros alcance hasta los seis aos. Como respuesta, se recomend la conformacin de una comisin tcnica que evale y determine las responsabilidades administrativas, legales y penales a que hubiere lugar para su debido procesamiento, y que mediante un informe tcnico se determinen las cuentas incobrables. Resulta necesario que mediante resolucin se apruebe una directiva que norme la entrega de anticipos (encargos) con cargo a rendir cuenta documentada, y que en ella se precisen entre otros aspectos, su liquidacin oportuna y las penalidades que se aplicarn en caso de incumplimiento. Caso prctico Sobre el particular, se expondrn las siguientes situaciones y sus correspondientes asientos contables: Cuando se entregan anticipos por S/. 10 000 y stos son liquidados por los funcionarios A y B como producto de las notificaciones efectuadas a travs de la Secretara General.
5302 5302.04 1503 1503.02 1505 1505.01 1205 1205.05 Contratacin de servicios Servicios de mantenimiento, acondicionamiento y reparaciones Vehculos, maquinarias y otros Maquinarias, equipo, mobiliario y otros Estudios y proyectos Estudios de pre inversin Servicios y otros contratados por anticipado Entregas a rendir cuenta S/. 4 000 S/. 4 000 3 500 3 500 2 500 2 500 S/. 10 000 10 000

Por la rendicin de los gastos de los anticipos otorgados a los funcionarios A y B por un total de S/. 10 000. En el supuesto que los funcionarios no cumplieran con rendir cuenta por los anticipos otorgados por la suma de S/. 32 000, dando lugar a que la Administracin mediante una resolucin, determina el recupero de dicho importe y dispusiera el descuento en planilla de sueldos a los funcionarios responsables de la rendicin, el asiento contable ser el siguiente:
1202 1202.08 1202.0802 1205 1205.05 Cuentas por cobrar diversas Al personal Responsabilidad fiscal Servicios y otros contratados por anticipado Entregas a rendir cuenta S/. 32 000 S/. 32 000 S/. 32 000 32 000

captulO ii. la cuenta Municipal

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Por la determinacin de responsabilidad fiscal y el descuento en planillas de S/. 32 000 por la no liquidacin de anticipos otorgados con cargo a rendir cuenta. En el supuesto que el funcionario ya no trabajara en la municipalidad, el asiento contable por la provisin de las cuentas incobrables de los anticipos pendientes de rendicin por los S/. 25 000 ser el siguiente:
1202 1208 1205 1205.05 Cuentas por cobrar diversas Al personal Servicios y otros contratados por anticipado Entregas a rendir cuenta S/. 25 000 S/. 25 000 S/. 25 000 25 000

Por la reclasificacin de las entregas pendientes de rendicin de los aos anteriores, agotada la va de administracin de cobranza. Finalmente, el siguiente caso ser cuando habiendo concluido el ao 2008, los anticipos otorgados no fueron liquidados, el respectivo asiento contable es el siguiente:
5801 5801.05 1209 1209.02 Estimaciones del ejercicio Estimaciones de cobranza dudosa Estimaciones de cuentas de cobranza dudosa y reclamaciones Cuentas por cobrar diversas Estimacin para Cuentas por cobrar diversas de dudosa recuperacin S/. 25 000 S/. 25 000 S/. 25 000 25 000

Por la provisin de las cuentas por cobrar determinado como incobrable al 31 de diciembre de 2008.

CUenTA 1501 Edificios y estructuras


El rubro Construcciones en curso es uno de los principales rubros de la cuenta 1501 Edificios y Estructuras. Comprende las obras aprobadas y ejecutadas por la entidad y que a la fecha del cierre el 31 de diciembre se encuentran en proceso de construccin. Est conformada por las inversiones efectuadas en obras y ejecutadas mediante las modalidades de administracin directa, encargo y/o contrata. Situacin Por lo comn, esta cuenta se encuentra sobrevaluada, pues a pesar de concluirse las obras no se efecta la liquidacin final de su costo; por tanto, no ha recibido tratamiento contable, debido a la falta de informacin tcnica, legal o financiera.

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Balance y cierre de la Gestin Municipal

Efecto o incidencia Las construcciones en curso deben ser objeto de registro y control hasta su terminacin, dada la naturaleza de los desembolsos efectuados. Contablemente, se sugiere la apertura de una cuenta de control para cada obra que se ejecuta, sea por administracin directa, contrata o por encargo. El movimiento de esta cuenta debe registrarse en el rubro Inmueble, maquinaria y equipo, en el Anexo AF-2, sobre cierre contable de la informacin financiera que deben presentar las entidades pblicas a la Cuenta General de la Repblica. Propuesta: procedimiento administrativo
u

Por resolucin de alcalda se aprueba el expediente tcnico relacionado con la obra programada y para ejecutar, y se remite copia a la Gerencia (subgerencia, divisin, etc.) de Desarrollo Urbano y a la Oficina de Administracin. La Gerencia de Desarrollo Urbano, mediante un registro de control de obra, imputa el costo de las valorizaciones, mano de obra, materiales, supervisin y direccin tcnica, segn sea la modalidad de ejecucin de la obra. Simultneamente, la Unidad de Contabilidad, con la documentacin fuente (como planilla de remuneraciones, construccin civil, rdenes de compra y servicios), registra en un auxiliar estndar los diversos elementos del costo de la obra. Concluida la obra, la Gerencia de Desarrollo Urbano organiza el expediente para aprobacin de la liquidacin tcnica de aquella, documento que es remitido a la Oficina de Administracin. Aprobada la liquidacin tcnica mediante resolucin de alcalda (u otra, por delegacin, segn corresponda), la Oficina de Administracin remite informacin a las reas de Abastecimiento y Contabilidad para su registro. Con la documentacin recibida, la Oficina de Contabilidad registra el asiento de transferencia de la Cuenta 1501 Edificios y estructuras Divisionaria 1501.08.99 Otras estructuras en construccin a la Cuenta 1501 Edificios y estructuras Divisionaria 1501.08 Construcciones de otras estructuras.

Caso prctico La Municipalidad Distrital de Santa Patricia construye una posta mdica comunal, por un valor referencial de 450 mil soles, con una fuente de financiamiento que proviene del Fondo de Compensacin Municipal.

captulO ii. la cuenta Municipal

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Mano de Obra Rem. Bruta y aportes Materiales de Construccin Equipo y Maquinaria Direccin y Supervisin Tcnica Monto invertido en la obra

S/. 134 760 245 000 85 600 14 000 S/. 479 360

A fin de registrar el ingreso, al almacn, de los materiales de construccin para la edificacin de la posta mdica se deben realizar los siguientes asientos contables:
1301 13.01.99 2103 21.03.02 Bienes y suministro de funcionamiento Otros bienes Cuentas por Pagar Activos no financieros por pagar S/. 245 000 S/. 245 000 S/. 245 000 245 000

Para registrar el ingreso al almacn, de los materiales de construccin para la edificacin de la posta mdica Un siguiente asiento ser para registrar el traslado de los materiales de construccin a la obra posta mdica.
1501 1501.08 1301 Edificios y estructuras Otras estructuras Bienes y suministro de funcionamiento Materiales de Construccin S/. 245 000 S/. 245 000 S/. 245 000 245 000

Por el traslado de los materiales de construccin del almacn a la obra posta mdica. A continuacin, para registrar las obligaciones por la ejecucin de la obra posta mdica como son mano de obra, materiales, equipos y maquinaria y la direccin y supervisin tcnica profesional, se efectuar el siguiente asiento contable:
1501 1501.08 Edificios y estructuras Otras estructuras Administracin Directa - Mano de Obra - Equipo y Maquinaria - Direccin y Supervisin Tcnica Cuentas por Pagar Activos no financieros por pagar S/. 234 360 234 360 S/. 134 760 85 600 14 000 S/. 234 360 234 360

2103 2103.02

Por las obligaciones por pagar para la ejecucin de la obra posta mdica.

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Balance y cierre de la Gestin Municipal

Finalmente, las obligaciones contradas fueron canceladas mediante las transferencias del FONCOMUN recibidas por la municipalidad, dando lugar a la formulacin del siguiente asiento contable:
2103 2103.02 1101 1101.03 11.01.03.01.08 Cuentas por Pagar Activos no financieros por pagar Caja Bancos Depsitos en instituciones financieras pblicas Recursos determinados FONCOMUN S/. 479 360 S/. 479 360 S/. 479 360 479 360

Para registrar la cancelacin de los desembolsos de la obra Posta Mdica con los ingresos provenientes del Fondo de Compensacin Municipal.

CUenTA 1501.03 Estructuras


Representa el monto de las construcciones, adiciones y mejoras de vas, obras comunales y otras obras consideradas de servicio pblico. La valuacin de esta cuenta est dada por todos los desembolsos realizados en el proceso de construccin hasta su culminacin oficial, conforme a la documentacin tcnica emitida. Situacin La prctica contable en el sector de gobiernos locales revela que esta cuenta, por lo comn se encuentra subvaluada, debido a que muchas obras concluidas an no han sido liquidadas tcnica y financieramente mediante resolucin de alcalda, o no se les ha dado el tratamiento contable que permita transferir el costo incurrido y registrado como construcciones en curso a la Cuenta 15.01.03 Estructuras. Efecto o incidencia En el grfico de la pgina siguiente se observa la secuencia de operaciones orientadas a registrar el proceso de construccin y culminacin de una obra. Al respecto, el Instructivo N 04, Criterios de valuacin de recursos naturales, aprobado por R. C. N 067-97-EF/93.01 de la Contadura Pblica de la Nacin (actual Direccin Nacional de Contabilidad Pblica), uniformiza los criterios para la valuacin de los recursos naturales que pertenecen a las entidades del Sector Pblico, presentando razonablemente su valor en los estados financieros. En tal sentido, establece que la depreciacin debe calcularse sobre el costo de construccin, ms las mejoras incorporadas con carcter permanente.

captulO ii. la cuenta Municipal

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Grfico n 5

Proceso de liquidacin tcnico-financiero de obras

JEFATURA DE OBRAS Expedientes Tcnicos Cuaderno de notas Informes Tcnicos y financieros-avances Informe tcnico de Obra. Informe tcnico financiero de trmino de la obra

SUPERVISOR DE OBRA Informe de avances Informe de trmino

Comisin de Liquidacin de Obra

Liquidacin tcnicofinanciera de la obra

Proyecto de resolucin de trmino de obra

Comisin de Recepcin de las obras

Actas de Recepcin

Resolucin de Alcalda aprobando la recepcin y liquidacin de las obras

V. B REGISTRO Y AJUSTE

Administracin Oficina o Responsable de Contabilidad

Traspaso de construcciones en curso a obra concluida

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Balance y cierre de la Gestin Municipal

El movimiento de esta cuenta debe registrarse adecuadamente en el Anexo AF-2 como parte de los anexos e informacin complementaria sealada en la Directiva N 006-2007-EF/93.01 Cierre contable y presentacin de informacin para la elaboracin de la Cuenta General de la Repblica, aprobada mediante Resolucin Directoral N 017-2007-EF/93.01 del 26 de octubre 2007, sobre cierre contable de la informacin financiera y presupuestaria Propuesta: procedimientos administrativos
u

El contratista o ingeniero residente presenta la liquidacin tcnica de la obra a la entidad, para su revisin y aprobacin por parte del ingeniero supervisor. El supervisor de obra revisa y aprueba la liquidacin tcnica de la obra y emite su informe a la Gerencia de Desarrollo Urbano (Gerencia de Acondicionamiento Territorial). Esta Gerencia organiza el expediente tcnico, que incluye la memoria descriptiva, las valorizaciones, el cronograma de avance de obra, la liquidacin tcnica y el informe del supervisor. El expediente tcnico es recibido por la Comisin de Liquidacin, designada previamente por disposicin municipal, para su revisin y verificacin de la documentacin, comisin que luego la deriva a la Oficina de Asuntos Jurdicos para su informe legal y el posterior trmite de aprobacin mediante resolucin de alcalda. Se emite la resolucin de alcalda, aprobando la liquidacin tcnica de la obra, y se enva el expediente a la Oficina de Administracin, para el pago que corresponda. Esta Oficina autoriza el pago por Tesorera y deriva copia de la resolucin de alcalda a la Unidad de Contabilidad. La Unidad de Contabilidad recibe la resolucin de alcalda, el acta de recepcin y la liquidacin tcnica, para su registro contable como obra terminada y su transferencia contable de la Cuenta 33 Inmuebles, Maquinaria y Equipo a la Cuenta 37 Infraestructura Pblica de acuerdo al Plan Contable Gubernamental.

Caso prctico La Municipalidad de Santa Patricia, con Resolucin de Alcalda 1420-2009A-MSP aprueba la liquidacin tcnica y financiera de la obra posta mdica por un valor de S/. 479 160 soles.

captulO ii. la cuenta Municipal

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La operacin da lugar al siguiente asiento contable:


1501 1501.07 1501.070101 1501 1501.08 1501.08.99 Edificios y estructuras Construcciones de edificios no residenciales Por contrata Edificios y estructuras Construcciones de otras estructuras Otras estructuras en construccin S/. 479 160.00 479 160.00 S/. 479 160.00

479 160.00

Por el traslado de la obra en ejecucin como infraestructura pblica al haberse concluido y liquidado la construccin de la posta mdica.

CUenTA 2101 Impuestos, contribuciones y otros


Incluye las obligaciones tributarias a cargo y/o retenidas por la entidad derivadas del pago de remuneraciones, adquisiciones de bienes y servicios y todas aquellas operaciones que tengan incidencia tributaria conforme a la legislacin vigente. Situacin Nuestra realidad financiera municipal revela que la gran mayora de instituciones han acumulado importantes pasivos tributarios como consecuencia de una mala gestin financiera y presupuestaria, esto es, debido a que los recursos destinados al pago de estos compromisos han sido orientados a otros gastos, no programados inicialmente en el presupuesto autorizado. Por otro lado, el D. S. N 054-97-EF que regula la administracin de los fondos privados de pensiones, establece que el no pago de aportes de pensiones constituye delito, sancionado penalmente; y el Decreto Legislativo 933 publicado el 10 de octubre del 2003, fija sanciones a los funcionarios que no cumplen con realizar la declaracin y pago de las retenciones y contribuciones sociales. En tal sentido, resulta necesario que mediante comunicacin expresa de la Gerencia Municipal, se disponga a la Oficina de Administracin, o a quien haga sus veces, para que bajo responsabilidad funcional adopte las acciones pertinentes orientadas al pago oportuno de las obligaciones mencionadas, las que tendrn un carcter prioritario. Efecto o incidencia El saldo de esta cuenta puede representar un indicativo de la gestin financiera y presupuestaria. Un incremento de la cuenta, respecto al ejercicio anterior,

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Balance y cierre de la Gestin Municipal

puede significar que los compromisos tributarios no han sido atendidos en su tiempo, debido a una menor recaudacin, o que sus pagos han sido postergados por gastos no previsto inicialmente en el presupuesto. Por el contrario, una disminucin en el saldo de la cuenta, respecto al ejercicio precedente, refleja el pago de deuda tributaria de aos anteriores, ocasionado por una mayor recaudacin o una reduccin en el nivel de gastos. El anlisis contable y la composicin de esta cuenta permitirn a la Administracin conocer la naturaleza de las operaciones que inciden significativamente en la deuda tributaria, y tomar decisiones sobre una posible reduccin de costos. Propuesta: procedimiento administrativo La disciplina fiscal en la administracin del presupuesto municipal requiere que el pago de los tributos sea atendido en forma oportuna, por constituir desembolsos programados de cancelacin impostergable, al igual que las remuneraciones. En este sentido, el flujo de caja y la evaluacin presupuestal corno herramienta financiera de la Gerencia Municipal permitir medir peridicamente el comportamiento de las obligaciones tributarias, a fin de evaluar los compromisos asumidos y no cancelados y analizar las causas de ello. Para una adecuada presentacin de este rubro, la informacin financiera y presupuestaria debe mostrarse en una nota, conjuntamente, en los rubros Remuneraciones y Pensiones por Pagar, Cuentas por pagar y Cuentas por pagar diversas a corto plazo. Procedimiento
u

La Oficina de Personal, de acuerdo a la planilla nica de remuneraciones mensual, informa a la Oficina de Administracin la relacin de tributos retenidos y de cargo del empleador. La Unidad de Abastecimiento o Logstica comunica a la Oficina de Administracin la relacin de los servicios contratados afectos al Impuesto a la Renta con los relativos importes retenidos. La Oficina de Administracin, sobre la base de la informacin recibida, efecta la programacin de los tributos para autorizar el pago a Tesorera. Tesorera emite el comprobante de pago para el giro de cheques y enva esta informacin a la Unidad de Contabilidad. Simultneamente, la Unidad de Contabilidad centraliza la informacin emitida por las reas de Personal, Abastecimiento y Tesorera para el registro automtico de los tributos que se pagarn y referenciar los documentos de pago en el Programa de Declaracin Telemtica (PDT).

captulO ii. la cuenta Municipal

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Tesorera recibe el reporte del PDT para su archivo y la sustentacin del comprobante de pago.

Caso prctico Aplicando la incidencia tributaria al enunciado relacionando con Construcciones en Curso, se tiene la siguiente informacin:
MANO DE OBRA Remuneracin Bruta Descuentos Sistema Nacional de Pensiones CONAFOVICER APORTACIONES ESSALUD Seguro Compl. Trabajo Riesgo (SCTR) Materiales de Construccin Equipo y Maquinaria Direccin y Supervisin Tcnica Honorarios Profesionales DEDUCCIONES Impuesto a la Renta 10% S/. 120 000 15 600 2 400 10 800 1 560 18 000 12 360 S/. 134 760

14 000 1 400.00

245 000 85 600 14 000

Tratamiento contable El asiento contable parta el registro de los compromisos contrados para la construccin de la posta mdica ser el siguiente:
1501 1501.08 Edificios y estructuras Otras estructuras Mano de Obra Materiales Servicios diversos Direccin y Supervisin Tcnica Bienes y Suministros de Funcionamiento Materiales de Construccin Impuestos, contribuciones y otros Gobierno Central Renta de 4ta. Categora CONAFOVICER Instituto Peruano de Seguridad Social Rgimen de Prestaciones de Salud Sistema Nacional de Pensiones Accidentes de Trabajo - SCTR Cuentas por Pagar Activos no financieros por pagar 479 360 134 760 245 000 85 600 14 000 245 000 3 800 1 400 2 400 27 960 10 800 15 600 1 560 202 600 S/. 479 360

1301 2101 401.08 403

S/. 245 000 31 760

2103 2103.02

202 600

Por el registro de los compromisos adquiridos en la ejecucin de la Obra Posta Mdica

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Balance y cierre de la Gestin Municipal

CUenTA 4401 Donaciones corrientes recibidas en efectivo


y bienes Comprende el registro de las donaciones recibidas durante el ejercicio, en efectivo, as como en bienes, destinadas a financiar gastos de la entidad. Situacin En este rubro se registran contablemente todas las donaciones, en efectivo o en bienes, destinadas a gastos corrientes, provenientes de personas naturales y jurdicas. Efecto o incidencia La presentacin inadecuada de la Cuenta 4401 en los estados financieros, distorsiona la razonabilidad de la situacin financiera y de los resultados; por ello, los procedimientos contables deben establecer acciones de manera que incluyan todas las donaciones recibidas durante el ejercicio. Propuesta del marco normativo de las donaciones Con la finalidad de establecer el control contable y presupuestal de las donaciones, as como el uso que se da, es necesario que se preestablezca un procedimiento que seale el flujo de bienes recibidos por dicho concepto, desde el momento en que son aceptados hasta su registro y su disposicin final. La Unidad de Abastecimiento (o de Logstica) es el rea administrativa responsable de llevar a cabo el registro de donaciones en bienes, recibidas y debidamente valorizadas. Si bien muchas veces las donaciones se obtienen como producto de las gestiones realizadas por el alcalde, la recepcin de las mismas por la citada autoridad si as se diera, deben tener un carcter protocolar, pues como se reitera, funcional y administrativamente, este proceso administrativo le corresponde solo y exclusivamente a la Unidad de Abastecimiento. Al respecto, resulta necesario tenerse en cuenta los siguientes aspectos:
u

Mediante Acuerdo de Concejo6 se aceptan las donaciones de las personas jurdicas y naturales, sobre la base de la relacin presentada en la

Ley 27972 Ley Orgnica de Municipalidades ARTICULO 9. Atribuciones del Concejo Municipal: Corresponde al concejo municipal: . 20. Aceptar donaciones, legados, subsidios o cualquier otra liberalidad.

captulO ii. la cuenta Municipal

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sesin respectiva. De ser el caso y resulta lo ms conveniente al inters institucional, que en el mismo acuerdo se determine el uso de las donaciones, correspondindole a la Oficina de Administracin, junto con la Tesorera y la Unidad de Abastecimiento, cautelar su debido cumplimiento.
u

Se dispone su incorporacin en el presupuesto de la Municipalidad.

Tratamiento contable En la Unidad de Abastecimiento, las donaciones en bienes sern valorizadas para efectos contables.
u u

Se har el acta de recepcin de las donaciones. Se realizar el registro mediante la nota de entrada al almacn y se informar a la Unidad de Contabilidad.

En la Oficina de Tesorera, las donaciones en efectivo o mediante cheques se registran en el recibo de ingresos, junto con la captacin de los impuestos, las tasas, los servicios, entre otros conceptos. La representacin grfica sobre el tratamiento administrativo de las donaciones es la siguiente:

Grfico n 6

Tratamiento administrativo de las donaciones recibidas en bienes y en dinero

En bienes Abastecimiento

Concejo Municipal (acepta la donacin) Secretara General (acuerdo de concejo)

rgano de control Administracin En efectivo

Tesorera

Contabilidad Registros en Libros Auxiliares Reporte en los EE.FF.

54

Balance y cierre de la Gestin Municipal

Como Anexo 01, se adjunta un proyecto de resolucin y de Directiva para la recepcin de donaciones. Caso prctico Se aceptan las siguientes donaciones en especie:
Fecha 05.02.09 22.04.09 29.05.09 Documento 165 galones petrleo 03 botellas vinos 25 pollos Razn Social Grifo Santa Rosa Bodega Arnaldo Avcola San Juan Importe S/. 858 100 258 S/. 1 216

El registro contable de las donaciones en especie ser mediante el siguiente asiento:


1301 Bienes y Suministros de Funcionamiento Combustibles y Lubricantes Combustibles Alimentos para Personas Alimentos Donaciones corrientes recibidas en efectivo y bienes En bienes S/. 1 216 858 358 1 216 S/. 1 216

4401 4401.02

Por el registro de las donaciones en especie recibidas segn actas y aprobadas por Acuerdo de Concejo. Adicionalmente, se aceptan donaciones en efectivo
Fecha 23.1.2009 30.4.2009 R/I R/I Documento Razn Social Cervecera San Pedro Grifo El Triunfo (obra) Importe S/. 3 000 2 000 S/. 5 000

Registro contable El asiento contable por las donaciones en efectivo ser el siguiente:
11.01 1101.01 4403 561 4401 4401.01 Caja y Bancos Caja Donaciones de capital recibidos en efectivo Donaciones de capital en efectivo Donaciones corrientes recibidas en efectivo En efectivo 5 000 2 000 3 000 3 000 S/. 5 000 S/. 2 000

Por el registro de las donaciones en efectivo recibidas durante el presente ejercicio.

captulO ii. la cuenta Municipal

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Cabe mencionar que por Resolucin Directoral N 001-2009-EF/93.01 del 30 de enero de 2009, se aprob el uso obligatorio del Plan Contable Gubernamental 2009. Las entidades pblicas usuarias del respectivo Plan vigente hasta el 31 de diciembre 2008, elaborarn la hoja de trabajo para la adecuacin de los saldos obtenidos al cierre contable del ejercicio 2008, estableciendo las equivalencias respecto al plan del 2009, para el registro del asiento de apertura.

2.5>

PRESENTACIN DE LA INFORMACIN CONTABLE PARA LA CUENTA GENERAL DE LA REPBLICA


Al cierre de cada ejercicio fiscal, las municipalidades presentarn la informacin contable para la elaboracin de la Cuenta General de la Repblica, a travs del Sistema Integrado de Administracin Financiera SIAF-SP, debiendo presentar simultneamente la carpeta respectiva. En otra carpeta se presentar la siguiente informacin: El rubro de Otros Anexos a los Estados Financieros, con Codificacin OA-1 Control de Obligaciones Previsionales hasta la Codificacin OA-7 sobre datos para el registro de contadores. u Informacin sobre inversin pblica y metas fsicas. u Informacin sobre Gasto Social.
u

Al respecto, las municipalidades no obligadas a efectuar sus registros y/o presentacin de informacin contable a travs del mdulo SIAF-SP, presentarn la informacin contable al cierre de cada ejercicio en la carpeta respectiva y medio magntico en el Sistema de Integracin Contable de la Nacin - SICON. Al igual que en el caso anterior, en una segunda carpeta se presentar los tres (03) tem del prrafo precedente. La informacin presupuestaria, financiera y complementaria para la Cuenta General de la Repblica se presentar a la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica, en un plazo que deber exceder el 31 de marzo del ao siguiente al ejercicio fiscal materia de la rendicin de cuentas. Si la fecha determinada resultara inhbil, la presentacin ser prorrogada al primer da hbil siguiente, al amparo del artculo 134 de la Ley N 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General7. En trminos ilustrativos, debe indicarse que de la informacin obtenida del portal institucional de la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica,
7 Artculo 134 Transcurso del plazo: cuando el ltimo da del plazo o la fecha determinada es inhbil o por cualquier otra circunstancia la atencin al pblico ese da no funcione durante el horario normal, son entendidos prorrogados al primer da hbil siguiente.

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Balance y cierre de la Gestin Municipal

se obtuvo la siguiente cantidad de municipalidades que no presentaron la informacin financiera y presupuestaria correspondiente al tercer trimestre del Ejercicio 2009 y/o presentaron incompleto o inconsistente:
cuadro n 7 Relacin a nivel de regiones de municipalidades que no presentaron la informacin financiera y presupuestaria correspondiente al tercer trimestre del Ejercicio 2009 y/o presentaron incompleto o inconsistente

Item 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Amazonas Ancash Apurmac Arequipa Ayacucho Cajamarca Callao Cusco Huancavelica Huanuco Ica Junn La Libertad Lambayeque Lima Loreto Madre De Dios Moquegua Pasco Piura Puno San Martn Tacna Tumbes Ucayali Total

Departamento / Regin

Total 77 129 46 47 87 84 3 81 64 38 27 53 53 28 80 13 8 17 13 10 104 46 22 2 8 1 140

Los resultados en referencia resultan preocupantes si tenemos en cuenta que el total de las 1 140 municipalidades que no presentaron la informacin financiera

captulO ii. la cuenta Municipal

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y presupuestaria correspondiente al tercer trimestre del Ejercicio 2009 y/o presentaron incompleto o inconsistente, representan al 62.16 % respecto al total de 1 834 que hay a nivel nacional, debindose observar que en la Regin Ancash se presenta la mayor cantidad de entidades en situacin irregular. Por tanto, corresponde a los Alcaldes, as como a los Gerentes Municipales, los Gerentes de Administracin y a los Jefes de la Oficina de Contabilidad o quienes hagan sus veces, disponer y/o adoptar con la oportunidad del caso, las acciones orientadas a la elaboracin de la informacin financiera y presupuestaria para su posterior presentacin oportuna dentro de los plazos establecidos por ley, evitando as, el incurrir en posibles sanciones administrativas ni ser objetos de cuestionamientos por la ciudadana local. De la opinin recabada de las autoridades y funcionarios ediles que se encuentran en la situacin descrita, se obtuvo como justificacin por la omisin en la presentacin de la informacin financiera y presupuestaria las siguientes:
u

Por encontrarse la contabilidad atrasada, argumento que mayormente se expone en el primer ao de una gestin ingresante (en el presente caso el ao 2007 respecto a la informacin del Ejercicio Fiscal 2006), situacin no superada y que se mantuvo durante el periodo de gestin sin ser superada. Carencia de documentacin sustentatoria de las operaciones financieras, lo cual limitaba efectuar los registros contables. En estos casos y en salvaguarda de posibles responsabilidades, el Contador debi comunicar oportunamente estos hechos a su superior jerrquico, con conocimiento de la Gerencia Municipal, el rgano de Control Institucional y la Alcalda, a fin de que se dispusieran los correctivos pertinentes. Por razones atribuidas al rea de Contabilidad. Ante este hecho y ser de directa competencia del Contador, existe responsabilidad compartida con su superior jerrquico, en este ltimo caso, por no advertir esta situacin en su momento ni ejercer una adecuada supervisin sobre el particular. No contarse con persona capacitada ni con un adecuado equipo de cmputo. Se determinar si las causales son atribuidas a la institucin por falta de recursos, negligencia del funcionario por no formular sus requerimientos oportunamente, o por la desatencin a sus requerimientos.

2.6>

LA AUDITORIA A LA INFORMACIN FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PARA LA CUENTA GENERAL DE LA REPBLICA


La Auditora a los Estados Financieros a las entidades pblicas y consecuentemente a las municipalidades, tiene su origen en los Artculos 82 de la Constitucin Poltica del Estado, en el que asigna a la Contralora General de la Repblica la funcin de supervisar la legalidad de la ejecucin

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Balance y cierre de la Gestin Municipal

del presupuesto del Estado, y en el Artculo 81 de la misma normativa sobre la obligacin de dicho organismo de Control en elaborar el Informe de Auditora que acompaa a la Cuenta General de la Repblica. Sobre el particular, entindase como Cuenta General de la Repblica8, al instrumento de gestin pblica que contiene informacin y anlisis de los resultados presupuestarios, financieros, econmicos, patrimoniales y de cumplimiento de metas e indicadores de gestin financiera, en la actuacin de las entidades del sector pblico durante un ejercicio fiscal. En tal sentido, todas las entidades del sector pblico, incluyendo los Gobiernos Locales y sus organismos pblicos descentralizados, se encuentran sujetas a la rendicin de cuentas para la elaboracin de la Cuenta General de la Repblica. La citada Cuenta General, tiene como objetivos: informar los resultados de la gestin pblica en los aspectos presupuestarios, financieros, econmicos, patrimoniales y de cumplimiento de metas; presentar el anlisis cuantitativo de la actuacin de las entidades del sector pblico incluyendo los indicadores de gestin financiera; proveer informacin para el planeamiento y la toma de decisiones; y, facilitar el control y la fiscalizacin de la gestin pblica. Es de significarse que el Informe resultante de la auditora a la Cuenta General de la Repblica efectuada por la Contralora General de la Repblica, tiene como propsito verificar si el contenido y estructura de la Cuenta General de la Repblica se adeca a lo establecido en la Ley 28708, as como de la confiabilidad y transparencia en la informacin y la aplicacin correcta de los procedimientos establecidos en su elaboracin, comprobando la debida integracin y consolidacin en los estados financieros. En el citado informe tambin se incluye el estado de la implementacin de las recomendaciones y el levantamiento de las observaciones de los ejercicios anteriores. Con carcter normativo y a fin de establecerse las disposiciones, lineamientos y criterios tcnicos a aplicarse en la auditora financiera y al examen especial a la informacin presupuestaria de las entidades del Sector Pblico, de real importancia para la formulacin de la Cuenta General de la Repblica, mediante Resolucin de Contralora General N 117-2001-CG de fecha 2 julio 2001, se aprob la Directiva Disposiciones para la Auditora a la Informacin Financiera y al Examen Especial a la Informacin Presupuestaria preparada para la Cuenta General de la Repblica por las Entidades del Sector Pblico. La Auditora a la Informacin Financiera y al Examen Especial en referencia, tienen como objetivos especficos, determinar si los estados financieros

Ley N 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad, Artculo 23

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preparados por la entidad, presentan razonablemente su situacin financiera, los resultados de sus operaciones y flujo de efectivo, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados; evaluar la aplicacin del cumplimiento de la normativa vigente en las fases de programacin, formulacin, aprobacin, ejecucin y evaluacin del presupuesto institucional teniendo en cuenta las medidas complementarias de austeridad o restriccin del gasto pblico, fijadas anualmente en las disposiciones presupuestaria; y, finalmente, establecer el grado de cumplimiento de los objetivos y metas previstos en el presupuesto institucional. La auditora y el examen especial en mencin, son efectuados por la Contralora General de la Repblica, el rgano de Control Institucional y por las Sociedades de Auditoras; y en todos los casos, bajo los lineamientos, procedimientos y supervisin del rgano Superior de Control. Entre las disposiciones especficas emitidas para tales efectos, podemos citar las siguientes:
u

La Resolucin de Contralora N 162-95-CG, aprobatoria de las Normas de Auditora Gubernamental (NAGU), modificadas con R. C. N 14199-CG del 25 de noviembre 1999 y R. C. N 259-2000-CG de fecha 07 julio 2000. La Resolucin de Contralora N 152-98-CG del 18 diciembre 1998 que aprueba el Manual de Auditora Gubernamental (MAGU), modificado con R. C. N 141-99-CG de fecha 25 noviembre 1999. La Resolucin de Contralora N 458-2008-CG del 02 octubre 2008, mediante la cual se aprueba la Gua para la Implementacin del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado, elaborado con la finalidad de que constituya un documento que permita una adecuada implementacin del Sistema de Control Interno - SCI, as como dar orientacin sobre herramientas de gestin que se podran implementar de acuerdo con la naturaleza y recursos de las entidades.

Tanto los rganos de Control Institucional como las Sociedades de Auditoras designadas, debern presentar los Informes de Auditora a la Informacin Financiera y del Examen Especial a la Informacin Presupuestaria, ante la Contralora General de la Repblica, hasta el 15 de mayo del ejercicio siguiente al ao fiscal auditado, siendo as que la correspondiente al ao 2009 tiene como fecha lmite de emisin y elevacin al rgano Superior de Control, el 17 de mayo 2010 (el da 15 de mayo es sbado). Finalmente y para efectos ilustrativos, es de indicarse que adicionalmente a la auditora en referencia, la Contralora General de la Repblica tambin efecta las siguientes acciones de control:
u

Auditora a la Informacin Financiera Emitida por los Comits de Administracin de los Fondos de Asistencia y Estmulo - CAFAE, cuya correspondiente

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Directiva normativa fue aprobada mediante Resolucin de Contralora N 193-2003-CG de fecha 23 junio 2003; esto es, con el propsito de determinar si los estados financieros preparados por el citado Comit, presentan razonablemente su situacin financiera, as como determinar si las transferencias de recursos pblicos efectuadas al Comit y los pagos realizados a los trabajadores por concepto de incentivos y estmulos, se han realizado de acuerdo a la normativa pertinente. Esta auditora tiene su origen en el artculo 4 del Decreto de Urgencia N 088-2001, el cual establece que los Comits de Administracin de los Fondos de Asistencia y Estmulo de las diversas entidades pblicas presentarn al Titular de la entidad, a la Contralora General de la Repblica y a la Contadura General de la Repblica, sus estados financieros debidamente auditados al trmino de cada ejercicio; habindose fijado como plazo mximo de presentacin segn la acotada Directiva, hasta el 15 de julio del ejercicio siguiente al ao fiscal auditado.
u

Auditora e Informacin sobre Donaciones de Bienes Provenientes del Exterior, normada mediante la Resolucin de Contralora N 122-98-CG de fecha 07 octubre 1998, disposicin emitida con el propsito de contarse con una base de datos sobre el tema de donaciones de bienes provenientes del exterior que coadyuve a la planificacin general y especfica de auditoras y otras actividades de control. La informacin a remitirse trimestralmente al rgano Rector de Control, corresponde a los jefes de las Oficinas de Cooperacin Tcnica Internacional o de Presupuesto o de quienes hagan sus veces. Auditora al Programa del Vaso de Leche, cuyos lineamientos estn contenidos en la Directiva N 07-99-CG/SDE Lineamientos para la Auditoria al Programa del Vaso de Leche por los rganos de Auditoria del Sistema Nacional de Control y Sociedades de Auditora Designadas, en el mbito de los Gobiernos Locales.

La citada auditora comprender: los aspectos financieros y presupuestales referidos a la captacin y uso de los recursos presupuestados, as como los sistemas de informacin utilizados en el Programa del Vaso de Leche; el cumplimiento de los objetivos del Programa, las metas de atencin y la evaluacin de los servicios brindados a los beneficiarios en trminos de cantidad, calidad y oportunidad de la racin, evaluando as mismo el impacto de la ejecucin del Programa; el examen a los diversos procesos, desde la adquisicin de insumos, almacenamiento, distribucin y el consumo final de las raciones, as como el control de calidad del servicio en todas sus fases; asimismo, el examen a la gestin del Comit de Administracin del Programa, tomando en cuenta su desempeo funcional; el destino del gasto en trminos de economa, tipo de los productos adquiridos de origen local

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y nacional; la oportunidad en la atencin del servicio; los controles internos adoptados, as como, la supervisin y control que realizan a las organizaciones sociales; complementariamente, la evaluacin de las condiciones fsicas de ambiente que aseguren la calidad de los insumos, y las medidas de custodia fsica implantada; y finalmente, se examinar que la composicin de los insumos adquiridos estn en proporcin a las disposiciones legales y normas vigentes. Este Programa iniciado por la Municipalidad de Lima Metropolitana en 1984 luego fue ampliado a nivel nacional, consisti inicialmente en la dotacin de una racin de leche, ampliada posteriormente mediante la Ley N 27470, en cuyo Artculo 4 establece que la racin alimentaria diaria deber estar constituidas por alimentos nacionales pudiendo ser leche en cualquiera de sus formas, y/o enriquecidos lcteos y/o alimentos que noventa por ciento (90%) de insumos nacionales mnimos.(tales como quinua, quiwicha, cebada, arroz, soya y otros); esto es, con el propsito de elevar el nivel nutricional de los beneficiarios y mejorar la calidad de vida de los segmentos ms pobres o vulnerables de la poblacin. Corresponde al Instituto Nacional de Salud a travs del Centro Nacional de Alimentacin y Nutricin, establecer, revisar y actualizar los valores nutricionales mnimos que debe contener la racin diaria del citado Programa. (Ref. Resolucin Ministerial N 711-2002-SA/DM). Los principales beneficiarios estn constituidos por nios menores de 6 aos, mujeres embarazadas y las madres lactantes. De existir recursos disponibles despus de haber atendido la totalidad de beneficiarios considerados de primera prioridad, el Programa podra ampliar su atencin a nios entre 7 y 13 aos, adultos mayores y enfermos tebecianos o con tuberculosis. Sobre el particular, debe observarse que desnaturalizando el fin social de asistencia alimentaria a los sectores vulnerables, la filtracin constituye uno de los mayores problemas que viene afrontando el citado Programa, considerada como tal, la inclusin como beneficiario a personas a quienes no les corresponde este derecho, siendo los casos ms frecuentes los siguientes:
u u

u u

La atencin a personas no comprendidas como de primera prioridad (nios de 0 a 6 aos). Incorporacin como beneficiarios a nios que no residen en la localidad, incurrindose en algunos casos, a consignar como domicilio el de un familiar o persona conocida, hasta inclusive la consignacin de una direccin irreal. La inclusin de personas inexistentes. La doble percepcin de la racin, al inscribirse simultneamente al beneficiario en dos distritos deferentes, por lo general vecinos entre s.

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El reconocimiento y entrega de los insumos o raciones a beneficiarios o ncleos familiares que se encuentran en mejores condiciones econmicas respecto a otros a quienes se les desplaza y que se encuentran en mayor situacin de pobreza y desnutricin respecto al primero, existiendo en algunos casos en su indebida incorporacin, la injerencia o intervencin de funcionarios de la entidad y/o integrantes de los Comits del citado Programa. La desviacin y consumo de las raciones por un miembro del ncleo familiar del beneficiado. Para citarse un ejemplo, la leche destinada al nio beneficiario, es consumida por uno de sus progenitores. La venta de la leche a terceros, especialmente de aquella contenida en envase cilndrico de metal, o comnmente denominado como tarro.

Al respecto, parte de este problema se debe a la falta de controles, padrones y registros de beneficiarios o la no actualizacin de los mismos, lo cual impide efectuar una oportuna depuracin, la ausencia de estudios sociales que sustenten la inclusin del beneficiario, as como conflicto de intereses de las autoridades y funcionarios municipales y de los representantes de los Comits del Vaso de Leche, anteriormente mencionados, de all la importancia en que estas auditoras se ejecuten con un carcter permanente. Complementariamente a lo expuesto, es de remarcarse que mediante la Directiva N 005-2008-CG/PSC Informacin a ser recibida por la Contralora General de la Repblica con relacin al gasto y racin del Programa del Vaso de Leche, aprobada por Resolucin de Contralora N 142-2008-CG de fecha 11 abril 2008, se deber presentar a partir del II trimestre del ao 2008, los Formatos de Rendicin de Cuentas correspondientes ante el organismo de control en referencia, informacin a reportarse con una periodicidad trimestral, dentro de los quince (15) das tiles posteriores al trmino de cada trimestre; significndose asimismo la obligacin de las municipalidades de adoptar medidas que salvaguarden la documentacin sustentatoria del gasto, o la distribucin y buen uso de los recursos asignados al Programa, a travs de adecuados sistemas de control interno, registro y administracin documentaria, para la posterior auditora, que efecten los rganos del Sistema Nacional de Control, en el mbito de los Gobiernos Locales; y que la omisin o incumplimiento del registro de la informacin en el aplicativo Sistema del Programa de Vaso de Leche, creado para dicho propsito y la presentacin de la informacin impresa sealada en la Directiva en mencin, constituye infraccin conforme lo establecido en el inciso e) del Artculo 15 del Reglamento de Infracciones y Sanciones, aprobado con Resolucin de Contralora N 367-2003-CG, modificado por Resolucin de Contralora N 017-2004-CG.

captulO ii. la cuenta Municipal

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2.7>

RESPONSABILIDADES POR LA NO PRESENTACIN DE LA INFORMACIN CONTABLE PARA LA CUENTA GENERAL DE LA REPBLICA


En caso que las entidades no cumplieran con presentar su informacin financiera y presupuestaria en el plazo establecido, o que dicha informacin fuera calificada como inconsistente o incompleta por la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica, el citado organismo las considerar como omisas a la presentacin de informacin para la elaboracin de la Cuenta General de la Repblica. En estos supuestos, se notificar tal condicin al titular de la entidad o a la mxima autoridad individual o colegiada, a travs de la correspondiente publicacin en el Diario Oficial El Peruano y en la pgina web de dicha institucin. Debe remarcarse que el Titular del Pliego presupuestario de la entidad pblica y los funcionarios encargados de Administracin, Contabilidad y de Presupuesto o quienes hagan sus veces, estn obligados a:
u

Cumplir y hacer cumplir las disposiciones establecidas en la Ley N 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Presentar ante la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica, las rendiciones de cuentas de la entidad en la que se desempeen como tales. En el presente caso, la rendicin de cuentas es de carcter financiero y presupuestal. A suscribir y remitir, la mencionada informacin para la elaboracin de la Cuenta General de la Repblica hasta el 31 de marzo del ao siguiente al ejercicio fiscal concluido. En caso de omisin, el titular de la entidad dispondr la inmediata remisin de la rendicin de cuentas a la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica, debiendo informar las razones de la situacin e indicar los nombres de los funcionarios, personal de confianza y servidores responsables de la formulacin, elaboracin y presentacin de la informacin, en un plazo no mayor de diez (10) das calendario de vencido el respectivo plazo. Dichos funcionarios debern presentar sus descargos al titular del Pliego o la mxima autoridad individual o colegiada de la entidad, en un plazo mximo de veinte (20) das calendario, quien a su vez adoptar las medidas correctivas para que en el trmino mximo de veinte (20) das calendario se remita la informacin, bajo responsabilidad. A implementar las recomendaciones y subsanar las observaciones de la Contralora General de la Repblica.

Resulta de importancia sealar que al cesar en sus funciones, el funcionario saliente entrega bajo responsabilidad al funcionario sucesor, los estados

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financieros, los libros contables y toda la documentacin que sustente las operaciones realizadas, comunicando tal accin a la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica en un plazo de diez (10) das hbiles. Para fines de la citada ley, constituyen faltas graves administrativas las siguientes:
u

La omisin de la presentacin de las rendiciones de cuentas, requerida por la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica para la elaboracin de la Cuenta General de la Repblica. La no implementacin de las recomendaciones ni la subsanacin por periodos mayores a un ejercicio fiscal. La falta de documentacin o no conservacin de sta que sustente las transacciones ejecutadas, por tiempo no menor de diez (10) aos9. La presentacin de rendiciones de cuentas de manera inconsistente o sin el sustento requerido: El hacerlo de esa manera denotara irresponsabilidad y negligencia en el desempeo del cargo, lo cual constituye falta de carcter administrativo. La ejecucin del gasto presupuestal sin el financiamiento correspondiente. Al respecto, debemos recordar que la ejecucin del gasto debe realizarse en funcin de los objetivos y actividades contempladas en el respectivo Plan Operativo Institucional; asimismo, tenerse en cuenta que el Artculo I de la Ley N 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, prohbe incluir autorizaciones de gasto sin el financiamiento correspondiente. No entregar los libros contables y documentacin que sustenten las operaciones realizadas en su gestin. Sobre el particular, debe tenerse en cuenta que siendo los libros y registros contables propiedad de la entidad y consecuentemente del Estado, su indebida retencin tan igual como de cualquier otro bien patrimonial constituye un delito sujeto a las sanciones a tipificarse por el rgano Jurisdiccional.

Por lo expuesto, los funcionarios, personal de confianza y servidores municipales que incurran en la comisin de falta administrativa, estarn sujetos a proceso administrativo, hasta tres (3) aos despus de cesar en el cargo, sin perjuicio de la responsabilidad civil y/o penal que pudiera corresponder.

Infraccin sujeta a potestad sancionadora de la Contralora General de la Repblica: incumplir con mantener al da sus libros, registros y documentos, ordenados de acuerdo a lo establecido por la normativa, por un perodo no menor de 10 aos, conforme al Artculo 42 literal i) de la Ley N 27785.

captulO ii. la cuenta Municipal

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Concluidos los procesos, las sanciones impuestas sern comunicadas a la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica y a la Contralora General de la Repblica, correspondindoles a esta ltima entidad, la verificacin de su cumplimiento. Segn su gravedad, las faltas administrativas pueden ser sancionadas con cese en el cargo e inhabilitacin para desempear cargos en el Estado por un plazo menor a un ao, o por un plazo mayor a un ao y menor a cinco aos. Tratndose del Titular del Pliego, las sanciones se aplican de conformidad con las disposiciones legales vigentes en funcin a los resultados del proceso administrativo y disciplinario a que son sometidos. Al respecto, es de observarse que no siempre se aplican las sanciones pertinentes por el incumplimiento de estas obligaciones, inaccin que en caso de producirse, debilita la autoridad y el quebrantamiento de la disciplina. Ms all del cumplimiento a una exigencia legal y los efectos que pudiera conllevar el incumplimiento a la normatividad pertinente, se estima la importancia y necesidad institucional de poderse contar con tan importante informacin financiera y presupuestal, por cuanto:
u

Permitir a actores decisorios (el Concejo Municipal y la Alcalda), la gerencia en todos sus niveles y de manera especial a la ciudadana, conocer sobre la real situacin financiera y presupuestaria de la entidad y si sta se encuentra en los niveles de sostenibilidad y/o riesgos que pudieran comprometer su patrimonio. Constituye una herramienta de informacin para la Gestin Municipal, por cuanto de acuerdo a sus resultados, la Gerencia pueda adoptar tcnicamente los correctivos pertinentes. En trminos ilustrativos sealaremos el caso en que las cuentas por cobrar presentan un saldo significativo o que stas se incrementen en un ejercicio determinado respecto al anterior, tal situacin podra deberse a la falta de polticas efectivas para la gestin y efectivizacin de las deudas de los contribuyentes; o en el otro extremo y respecto al pasivo, la variacin estara motivada posiblemente porque la entidad viene asumiendo obligaciones de pago mayores a su real capacidad y disponibilidad financiera o porque sus ingresos han disminuido. Como es de apreciarse, estos supuestos conllevaran a una evaluacin sobre sus causas y la adopcin de las acciones para superarlas. Permite dar muestras claras sobre la transparencia de la gestin, posibilitando que de manera pblica, se conozca sobre la administracin y uso de los recursos financieros de la entidad; y por ende, se renueve la confianza de los vecinos hacia sus autoridades locales.

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Balance y cierre de la Gestin Municipal

2.8>

IMPRECISIONES EN LA LEY ORGNICA DE MUNICIPALIDADES SOBRE LA ELABORACIN DE LA INFORMACIN FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA


Al respecto, la Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades - LOM, seala lo siguiente:
u

La atribucin del alcalde de someter a aprobacin del concejo municipal, dentro del primer trimestre del ejercicio presupuestal siguiente y bajo responsabilidad, el balance general y la memoria del ejercicio econmico fenecido (Artculo 20 numeral 11 de la LOM). Atribucin del concejo municipal, de aprobar el balance y la memoria (Artculo 9 numeral 17 de la LOM). Fenecido el ejercicio presupuestal, bajo responsabilidad del gerente municipal o quien haga sus veces, se formula el balance general de ingresos y egresos y se presenta la memoria anual, documentos a aprobarse por el concejo municipal dentro de los plazos establecidos por el Sistema Nacional de Contabilidad. (Artculo 54 de la LOM). La auditora a los estados financieros y presupuestarios de la entidad, ser efectuada anualmente, de acuerdo a lo establecido por la Contralora General de la Repblica (ltimo prrafo del Artculo 30 rganos de Auditora Interna, contenida en la LOM).

Al respecto, los artculos 20, 9 y 54 no guardan relacin sobre la informacin financiera a formularse y aprobarse; menos an, con el Artculo 30 cuyo alcance resulta ms amplio, pero no completo, pues no incluye las notas y anexos a los estados financieros, informacin complementaria, informacin sobre inversin pblica y metas fsicas, informacin sobre gasto social e informacin sobre transferencia financiera recibida y otorgada, comentadas en el primer numeral del presente Captulo. Sobre el particular, corresponde efectuar el siguiente comentario:
u

En toda disposicin u ordenamiento legal como es el caso de la LOM, sus artculos deben de mantener coherencia y relacin entre s; observndose que de todos ellos, el Artculo 9 es el ms genrico, pues un balance no necesariamente puede ser financiero pues tambin puede haber de gestin. De otro lado, de referirse al balance como estado financiero, ste no es el nico ya que tambin tenemos el Estado de Gestin, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y el Estado de Flujos de Efectivo, los cuales fueron omitidos as como la informacin presupuestal. Si bien una ley no siempre trata de manera especfica o pormenorizada sobre el alcance de un determinado asunto, se estima que los citados

captulO ii. la cuenta Municipal

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artculos hubieran tratado sobre la aprobacin de la informacin financiera, presupuestaria y complementaria, conforme a los lineamientos dispuestos por el rgano Rector del Sistema Nacional de Contabilidad, criterio que a modesto entender del autor, resulta ms integral. En trminos comparativos, la Ley N 27867 Ley Orgnica de Gobiernos Regionales es ms precisa, al sealar en los Artculos 21 y 15, como atribuciones del Presidente Regional y del Consejo Regional, la presentacin y aprobacin respectivamente, de la Memoria y el Informe de los Estados Presupuestarios y Financieros del Gobierno Regional, criterio que como reiteramos, no ha sido previsto en la Ley Orgnica de Municipalidades; esto es, no obstante que la disposicin de alcance regional fue expedida con anterioridad a la LOM. En tal razn, se deja a consideracin de los entes decisorios normativos, la correccin pertinente.

captulO iii. MeMOria de Gestin

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CAPTULO III

Memoria de la gestin
1.1 Definicin y alcances 1.2 Normatividad que regula la presentacin de la memoria 1.3 Diseo y contenido de la memoria de gestin municipal 1.4 Modelo de indicadores financieros 1.5 Informacin a solicitarse como insumo para la elaboracin de la memoria de gestin 1.6 Sobre la aprobacin y difusin de la memoria

captulO iii. MeMOria de Gestin

71 CAPTULO III

Memoria de la gestin

3.1>

DEFINICIN Y ALCANCES
La Memoria de Gestin Municipal est definida de la siguiente manera:
MEMORIA DE GESTIN MUNICIPAL Es un documento integral de informacin clasificada institucional, que comprende un resumen del balance o evaluacin de resultados de la gestin, considerando como referencia los planes institucionales. De igual modo, contiene un resumen de la cuenta municipal, de la informacin financiera y presupuestaria, la manera de interpretacin de las notas de los Estados Financieros, la explicacin de algunos ndices y conclusiones sobre la evaluacin presupuestaria; asimismo, la representacin grfica - fotos, estadstica de las principales obras y anexos con informacin complementaria sobre la gestin.

En tal sentido, la Memoria de Gestin (en lo sucesivo la Memoria) habr de constituir un documento tcnico de informacin sistematizada con un contenido claro, conciso y de fcil comprensin, que comprenda el balance y/o evaluacin de los resultados de la Gestin respecto a los objetivos y metas institucionales, la Cuenta Municipal y la Informacin Financiera y Presupuestaria de un determinado periodo, comentados en los Captulos I y II de la presente publicacin. Asimismo, la Memoria es la oportunidad propicia para que la autoridad municipal saliente o reelecta exponga y haga conocer pblicamente respecto a los logros ms significativos, las acciones emprendidas tendentes al fortalecimiento institucional, las obras ejecutadas y el uso adecuado los bienes y patrimonio institucional de manera racional, eficiente y transparente. La Memoria deber elaborarse anualmente y al trmino del periodo de gestin municipal.

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Balance y cierre de la Gestin Municipal

3.2>

NORMATIVIDAD QU REGULA LA PRESENTACIN DE LA MEMORIA


La formulacin de la Memoria est normada por: La Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades - LOM. u La Directiva N 006-2007-EF/93.01 Cierre Contable y Presentacin de Informacin para la Elaboracin de la Cuenta General de la Repblica. u La Gua Tcnica de Probidad Administrativa Transferencia de Gestin.
u

Los alcances y comentarios sobre cada una de las normativas en referencia se exponen a continuacin: La Memoria y la Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades - LOM En relacin a la Memoria, la LOM establece lo siguiente:
u

Corresponde como atribucin del concejo municipal, la aprobacin del balance y la memoria. (Artculo 9 numeral 17). Son atribuciones del alcalde, someter a aprobacin del concejo municipal, dentro del primer trimestre del ejercicio presupuestal siguiente y bajo responsabilidad, el balance general y la memoria del ejercicio econmico fenecido. (Artculo 20 numeral 11). Fenecido el ejercicio presupuestal, bajo responsabilidad del gerente municipal o quien haga sus veces, se formula el balance general de ingresos y egresos y se presenta la memoria anual, documentos que deben ser aprobados por el concejo municipal dentro de los plazos establecidos por el Sistema Nacional de Contabilidad. (Artculo 54).

Sobre el particular, se observa que la LOM no refiere de manera especfica el contenido de la memoria, aunque al ligarla con el balance y su presentacin anual, sta tendra un alcance limitado a lo financiero y presupuestal. Si as fuera, la informacin a proporcionarse resultara incompleta y no revelara aspectos de importancia relacionado al desarrollo administrativo de la institucin; asimismo, tampoco se contempla la formulacin de la Memoria correspondiente a todo el periodo de gobierno municipal. La Memoria y la Directiva de la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica La Directiva N 006-2007-EF/93.01 Cierre Contable y Presentacin de Informacin para la Elaboracin de la Cuenta General de la Repblica, de la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica aprobada mediante Resolucin Directoral. N 017-2007-EF/93.01 de fecha 26 de octubre 2007, en su numeral 6 refiere que la elaboracin de la Memoria Anual (no precisa de que

captulO iii. MeMOria de Gestin

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tipo) corresponde a la Alta Direccin de cada entidad pblica, documento que deber contener lo siguiente:
u u u u u u u u u

Presentacin Breve resea histrica que contenga, entre otros, la base legal de creacin Visin y Misin Estructura Orgnica Principales actividades de la entidad Logros obtenidos y dificultades presentadas durante el periodo Ratios Financieros de liquidez, solvencia, rentabilidad y gestin, comentados Anlisis de la ejecucin del presupuesto de ingresos, gastos e inversin, comentando aspectos relevantes respecto a la programacin Otros (Podrn incluir otra informacin que consideren necesaria)

Al respecto, es de subrayarse que teniendo la Directiva en referencia un alcance general que comprende a las entidades del Sector Pblico, entre ellas las municipalidades, dicha disposicin al igual que la LOM, tambin enfoca la presentacin de la Memoria con una periodicidad anual, excluyendo la correspondiente a todo el periodo de gestin de cuatro (4) aos de los Gobiernos Locales. Adicionalmente, tambin es de observarse que la elaboracin de la citada Memoria no debera encargarse nicamente a la Alta Direccin, pues en ella deben participar todas las reas administrativas conformantes de la entidad, su diseo y contenido debe ser producto del esfuerzo adicional y conjunto de los funcionarios y tcnicos responsables de la gestin, resultando necesario que mediante resolucin se designe a una Comisin Tcnica encargada de su formulacin, cuya presidencia y consolidacin de la informacin podra estar a cargo de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, e integrada por funcionarios de las diferentes unidades orgnicas, disposicin en la que se fijara la responsabilidad de todas las reas administrativas de la municipalidad, en atender con la oportunidad del caso, la informacin a solicitrsele. Gua Tcnica de Probidad Administrativa Transferencia de Gestin La Gua Tcnica de Probidad Administrativa Transferencia de Gestin, aprobada por Resolucin de Contralora N 373-2006-CG, establece que cuando la autoridad ejecutiva superior10, culmina su mandato y es reelecta para el sucesivo perodo de gestin, dispondr la formulacin y presentacin
10 R.C. N 288-2008-CG Modifican definicin de Autoridad Ejecutiva Superior en las Directivas Ns 08 y 09-2006-CG/SGE-PC y en la Gua Tcnica de Probidad Administrativa sobre Transferencia de Gestin aprobada por Res. N 373-2006-CG. Entindase por Autoridad Ejecutiva Superior, a todo aquel que su nombramiento provenga de eleccin popular directa o universal o de designacin por confianza poltica originaria; de nombramiento y remocin regulados; o de libre nombramiento y remocin.

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de una Memoria de Gestin Institucional, que contenga la informacin siguiente: base legal de la entidad, presupuesto aprobado al finalizar el ejercicio por fuente de financiamiento, la ejecucin de ingresos y gastos de presupuesto; balance general, estado de gestin de acuerdo al Plan Estratgico Institucional, informe del rgano de Control Institucional conteniendo el listado o estadsticas de acciones y actividades de control realizadas, acciones y resultados de la obra ms importante (montos, tiempo de duracin, servicios que presta); estadsticas de la situacin financiera y ejecucin presupuestaria de bienes y servicios. Segn dicha normativa, la Memoria deber difundirse a la ciudadana a travs de los medios de comunicacin o va electrnica y presentada a la entidad pblica que ejerce tuicin o supervisin sobre ella. Si bien la Gua Tcnica refiere a la elaboracin de la Memoria al trmino del mandato de gobierno y dentro del proceso de transferencia, debe indicarse que el citado documento del 06 diciembre 2006, an no ha sido actualizado, conforme se comenta en el siguiente cuadro.
cuadro n 8 Cuadro demostrativo de la no actualizacin de la Gua Transferencia de Gestin de la Contralora General de la Repblica

Situacin actual El D. L. N 1057 Decreto Legislativo que regula el rgimen especial de contratacin administrativa de servicios, dej sin efecto la contratacin de servicios no personales. Su Primera Disposicin Complementaria Final precisa que las referencias normativas a la contratacin de servicios no personales se entienden realizados a la contratacin administrativa de servicios. Aspectos principales que se recomienda informar en la Ya concluy el periodo 2001 - 2005. transferencia de gestin: Presentacin del Plan Operativo o Plan Estratgico Institucional e informe sobre su cumplimiento. En caso que la entidad sea sectorial, presentacin del Plan Estratgico Multianual (2001-2005) e informe de su seguimiento. (Transferencia de gestin de autoridad a autoridad, numeral 3) Los aspectos contemplados precedentemente, guardan Con la Ley N 28708 Ley General del Sistema concordancia con las exigencias previstas en la Ley N Nacional de Contabilidad (p. 12 abril 2006), la 26997, para la Transferencia de la Administracin Municipal Direccin Nacional de Contabilidad Pblica reemplaza a la Contadura Pblica de la y Disposiciones de la Contadura Pblica de la Nacin. (Transferencia de gestin de autoridad a autoridad, prrafo final) Nacin. La Contralora General de la Repblica, ha dispuesto que La R. C. N 094-2009-CG aprobatoria de la los rganos de Control Institucional ejerzan el control Directiva N 002-2009-CG/CA Ejercicio del preventivo en sus entidades, emitiendo la Directiva N 001- Control Preventivo por la Contralora General 2005-CG/OCI-GSNC, aprobada por R.C. N 528-2005- de la Repblica -CGR y los rganos de Control Institucional - OCI (p. 21 agosto 2009), dej CG y su modificatoria R.C. N 238-2006-CG. (Atribuciones del Sistema Nacional de Control en la transferencia sin efecto la Directiva N 001-2005-CG/OCIde gestin. Prevencin). GSNC.

Segn gua tcnica CGR Relacin del personal, indicando su rgimen de contratacin, y monto de la planilla de activos, cesantes y la nmina de trabajadores contratados por servicios no personales; as como outsourcing, contratos con empresas de servicios o cooperativas que brindan servicios de personal temporal. (Transferencia de gestin de autoridad a autoridad, numeral 1)

captulO iii. MeMOria de Gestin

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3.3>

DISEO Y CONTENIDO DE LA MEMORIA DE GESTIN MUNICIPAL


Como documento institucional, la Memoria debe tener un enfoque eminentemente tcnico y no constituir como ocasionalmente ocurre, un espacio para que la autoridad municipal haga proselitismo poltico a su favor, en el que mediante el uso inapropiado de los recursos de la institucin por los gastos que ocasiona su elaboracin e impresin, de manera parcializada se resalta los xitos de su gestin, aunque algunas veces de manera exagerada o no acorde a la realidad; o que la mediatice, ocultando informacin financiera y presupuestaria, o no dando a conocer las debilidades o desaciertos de la administracin edil que representa, como podra ser el uso irracional de los recursos, endeudamiento de la municipalidad, disminucin de los ingresos por incompetencia funcional, e incapacidad de gasto, existiendo mltiples servicios pendientes de atencin, etc. A continuacin y sin carcter restrictivo a lo sealado en el numeral precedente, con un propsito ilustrativo, se presenta la propuesta del esquema bsico a considerarse en la Memoria de Gestin, expuesto a nivel de detalle por cada rubro:

ESTRUCTURA DE UNA MEMORIA DE GESTIN MUNICIPAL POR EL EJERCICIO PRESUPUESTAL 2007 - 2010
u u

Presentacin Mensaje del Alcalde

Captulo I: El Municipio 1.1 Resea histrica del Municipio (Jurisdiccin)- Creacin poltica, situacin geogrfica, caractersticas de la poblacin, actividades econmicas, infraestructura bsica, etc. 1.2 La ciudad que recibimos 1.3 La ciudad que dejamos 1.4 El Gobierno Local como desafo 1.5 Actividades econmicas 1.6 Infraestructura bsica 1.7 Mapa de la localidad (provincia o distrito) Capitulo II: La Municipalidad 2.1. Qu es la Municipalidad? 2.2. Visin y Misin

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2.3. 2.4. 2.5. 2.6.

Finalidad y objetivos Relacin de Funcionarios Estructura Orgnica Principales Disposiciones de Gobierno y de Administracin (Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones de Concejo, Decretos de Alcalda y Resoluciones de Alcalda) 2.7. Informacin Presupuestaria: 2.7.1 Ejecucin de Ingresos y Gastos 2.7.2 Clasificacin y anlisis del Gasto 2.8. Informacin Financiera: 2.8.1 Estados Financieros (Balance General, Estado de Gestin, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y Flujo de Efectivo) 2.8.2 Anlisis Financiero (ratios, estadsticas y grficos) 2.8.3 Dictamen de los Estados Financieros por el rgano conformante del Sistema Nacional de Control (Contralora General, OCI o Sociedad de Auditora) 2.8.4. Grficos y estadsticas referente a la situacin financiera y ejecucin presupuestaria de bienes y servicios cualitativa y cuantitativamente. Capitulo III: Balance de la Gestion Anual 3.1 Breve resea de la situacin encontrada 3.2. Dificultades, limitaciones y acciones pendientes Factores limitantes o perturbadores en el interno y externo institucional 3.3. Logros de la Gestin Municipal: 3.3.1. El Desarrollo Urbano o Acondicionamiento Territorial (Relacin de Programas o proyectos) 3.3.2 Los Servicios a la Ciudad (Ornato, medio ambiente, reas verdes, operativos principales, limpieza pblica, servicios higinicos, etc.) 3.3.3. Desarrollo Social y Cultural (Programas de Salud y Bienestar Social, Programa del Vaso de Leche) 3.3.4. Educacin, Cultura, Folklore, Deportes (Programas y proyectos sobre atencin y apoyo a la educacin, deporte etc.) 3.3.5. Seguridad Ciudadana 3.3.6. Participacin Vecinal 3.3.7. Otras reas o funciones cumplidas

captulO iii. MeMOria de Gestin

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Anexos 1. Relacin de Obras 2. Relacin de principales dispositivos municipales 3. Fotos de inauguraciones, actividades y eventos institucionales.

3.4>

MODELO DE INDICADORES FINANCIEROS


Asimismo y para efectos ilustrativos se presenta el siguiente caso en los que se aplican algunos ratios, razones o indicadores financieros, a incorporarse en la Memoria de Gestin: Balance de comprobacin Municipalidad distrital de Santa Patricia
2009 Activo Corriente (A.C) Activo No Corriente (A.N.C.) TOTAL ACTIVO Pasivo Corriente /P.C.) Pasivo No Corriente /P.N.C.) Patrimonio TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO S/. 12 304 767 9 678 917 21 983 684 2 664 301 5 489 290 13 830 093 21 983 684 2008 S/. 7 831 416 7 987 444 15 818 860 1 998 288 40 627 13 779 945 15 818 860

Ratio de liquidez Ratio utilizado para medir la capacidad de la entidad para hacer frente a sus deudas a corto plazo realizando su activo circulante. Se calcula averiguando la relacin existente entre el total del activo circulante sobre el total de las deudas a corto plazo.

2009 Activo Corriente Pasivo Corriente 12 304 767 2 664 301 = 4.62

2008 7 831 416 1 998 288 = 3.92

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Balance y cierre de la Gestin Municipal

De la comparacin efectuada entre ambos rubros, podemos apreciar que durante el ejercicio 2009 la entidad cuenta con S/.4.62 de Activo Corriente por cada S/. 1.00 de deuda a corto plazo; en tanto que en el Ejercicio 2008 la entidad cuenta S/.3.92 de Activo Corriente por cada S/. 1.00 de deuda corrientes concluyendo que la situacin es favorable, por cuanto no tendra problemas en el cumplimiento de sus deudas a corto plazo. Ratio de Solvencia Ratio que mide la capacidad de la entidad para hacer frente a sus obligaciones de pago. Este ratio se puede encontrar efectuando la relacin del activo total entre pasivo total. Comnmente y de manera general, este es uno de los ratios que las entidades financieras tienen en consideracin a la hora de analizar las operaciones de financiacin que solicitan sus clientes. Financiacin del Activo Fijo 2009
Patrimonio + Pasivo a Largo Plazo Activo Fijo Neto = 13 830 093 + 5 489 290 2 050 046 = 9.42

2008
Patrimonio + Pasivo a Largo Plazo Activo Fijo Neto = 13 779 945 + 40 627 1 465 419 = 9.43

Durante los dos perodos se observa que el Activo Fijo de la entidad ha sido financiado sin tener que recurrir a crditos a corto plazo. Autonoma financiera
2009 Patrimonio Activo Total 13 830 093 21 983 684 = 0.63 2008 13 779 945 15 818 860 = 0.87

Estos coeficientes nos demuestran la existencia de un menor ndice de endeudamiento con relacin al patrimonio total, del cual se puede concluir que la entidad aun mantiene capacidad de endeudamiento a efectos de llevar los planes integrales de desarrollo.

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Nivel de Endeudamiento Patrimonial


2009 Pasivo Total Patrimonio x 100 8 153 591 13 830 093 x 100 = 58.96 2008 2 038 915 13 779 945 x 100 = 14.80

De la relacin se puede concluir que durante el ejercicio fiscal 2009 la deuda total representa 58.96% del patrimonio mientras en el ejercicio 2008 el pasivo total representa 14.80% del patrimonio, comprometiendo en menor porcentaje al patrimonio, de tal manera se puede deducir la situacin financiera de periodo 2009, ha sido favorable con relacin al ejercicio anterior. Importancia del Activo Fijo
2009 Activo Fijo N x 100 Activo Total 2 050 046 21 983 684 = 9.33 2008 1 465 419 15 818 860 = 9.26

El activo total de la entidad participa en el desenvolvimiento de sta en 9.33% durante el periodo 2009 representando principalmente por lo rubros edificios y maquinarias y equipo mientras en el periodo 2008 la participacin ha sido 9.26% del total del activo siendo el resultado ms favorable con relacin al periodo actual. Cumplimiento del Presupuesto
2009 Total Ejecucin Presupuestal Total Presupuesto Autorizado = 4469,242 4798,109 = 0.93

Este coeficiente nos permite apreciar que por S/. 1.00 presupuestado se ha gastado S/. 0.93 cntimos de nuevo sol. Importancia de la Ejecucin de Inversin
Total Presupuesto Ejecutado de Inversin x 100 Total Ejecucin Presupuestal = 993 020 x 100 4 469 242 = 0.22 = 22%

Este coeficiente nos indica que por cada S/. 1.00 gastado 22% fueron gastos en inversiones destinadas a asegurar el buen servicio de la entidad creando mayor infraestructura a nivel del distrito o provincia.

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Importancia de la Ejecucin del Presupuesto de Funcionamiento


Total Presupuesto Ejecutado de Funcionamiento x 100 Total Ejecucin Presupuestal = 3 535 816 x 100 4 469 242 = 0.79 = 79%

Este coeficiente nos indica que por cada S/. 1.00 gastado 79% fueron utilizados en gastos por concepto de remuneraciones, bienes, servicios y transferencias corrientes.

3.5>

INFORMACIN A SOLICITARSE COMO INSUMO PARA LA ELABORACIN DE LA MEMORIA DE GESTIN


Para la elaboracin de la Memoria de Gestin, resultar necesario contarse con la siguiente informacin, habindose considerado para tal efecto, la estructura orgnica de una municipalidad considerada como grande, a adecuarse por otras entidades de acuerdo a su organizacin interna: 1. Comisin de Regidores 1.1 Principales actividades normativas y fiscalizadoras realizadas 1.2 Informe sobre resultados de procesos investigatorios 2. rganos Consultivos: Consejo de Coordinacin Local Provincial (Distrital), Junta de Delegados Vecinales, Organizaciones Sociales, Comit de Defensa Civil, Comit de Seguridad Ciudadana y Comit del Vaso de Leche 2.1 Relacin de sus integrantes 2.2 Actividades desarrolladas 3. Alcalda 3.1 Relacin de actividades desarrolladas: polticas y administrativas 3.2 Convenios suscritos 3.3 Logros: Fortalecimiento institucional, equipamiento, convenios 3.4 Transparencia en la gestin 3.5 Cooperacin tcnica internacional (en coordinacin con la Oficina de Planeamiento y Presupuesto) 3.6 Logros (que correspondan directamente a su condicin de titular de la entidad) 3.7 Limitaciones (que correspondan directamente a su condicin de titular de la entidad)

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4. Gerencia Municipal 4.1 Actividades desarrolladas 4.2 Logros en el interno municipal 4.3 Limitaciones 5. rgano de Control Institucional 5.1 Acciones de control desarrolladas 5.2 Principales resultados de la actividad de control 5.3 Comentarios sobre el fortalecimiento del OCI (si los hubiera) 5.4 Limitaciones 6. Procuradura Pblica Municipal 6.1 Acciones judiciales de la municipalidad como demandante y/o demandada 6.2 Logros 6.3 Limitaciones 7. Secretara General 7.1 Disposiciones emitidas por el Concejo Municipal y la Alcalda 7.2 Sesiones de concejo: ordinarias, extraordinarias y solemnes 7.3 Personajes ilustres que visitaron la localidad y asistieron a las sesiones 7.4 Expedientes ingresados 7.5 Expedientes en poder de la Secretara General 7.6 Relacin de fedatarios 7.7 Logros 7.8 Limitaciones 7.9 Informacin relevante que correspondiera de las reas que pudieran estar a su cargo (Trmite Documentario, Archivo General, Relaciones Pblicas, etc.) 8. Oficina de Asuntos Jurdicos 8.1 Actividades desarrolladas 8.2 Logros: expedientes recepcionados y resueltos 8.3 Limitaciones 9. Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Cooperacin Tcnica Internacional 9.1 Actividades desarrolladas 9.2 Presentacin de informacin presupuestaria 9.3 Presupuesto Inicial de Apertura - Presupuesto Institucional Modificado 9.4 Medidas de austeridad y racionalidad en el gasto

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9.5 Logros: Fortalecimiento institucional, instrumentos de gestin, otros 9.6 Limitaciones 10. Gerencia de Administracin 10.1 Actividades desarrolladas 10.2 Logros 10.3 Limitaciones 11. Subgerencia de Tesorera 11.1 Actividades desarrolladas 11.2 Logros 11.3 Limitaciones 12. Subgerencia de Abastecimiento (o Logstica) 12.1 Actividades desarrolladas 12.2 Relacin de personal sujeto al rgimen especial de Contratacin Administrativa de Servicios - CAS 12.3 Logros: principales adquisiciones 12.4 Limitaciones: inventarios, marges de bienes, operatividad de vehculos y maquinaria, saneamiento de titulacin de predios, etc. 12.5 Procesos de adquisiciones: licitaciones, concursos y adjudicaciones directas 13. Subgerencia de Personal (o Recursos Humanos) 13.1 Actividades desarrolladas 13.2 Logros 13.3 Limitaciones 13.4 Instrumentos normativos 13.5 Relacin de personal: nombrado, contratado y pensionistas 13.6 Capacitacin del personal 14. Subgerencia de Contabilidad 14.1 Actividades desarrolladas 14.2 Presentacin de informacin financiera 14.3 Logros 14.4 Limitaciones 15. Subgerencia de Informtica 15.1 Actividades desarrolladas 15.2 Capacidad operativa 15.3 Programas informticos

captulO iii. MeMOria de Gestin

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15.4 Medidas de seguridad orientadas al archivo, custodia y seguridad de la informacin 15.5 Logros 15.6 Limitaciones 16. Gerencia de Administracin Tributaria 16.1 Actividades desarrolladas 16.2 Estado situacional: ejecucin de ingresos, nmero de contribuyentes, cuentas por cobrar en la va ordinaria y coactivamente, padrones 16.3 Presentacin de informacin financiera 16.4 Logros 16.5 Limitaciones 17. Gerencia de Acondicionamiento Territorial (Desarrollo Urbano) 17.1 Actividades desarrolladas 17.2 Estado situacional 17.3 Expedientes tcnicos 17.4 Obras ejecutadas (destacar las principales con una sntesis de su ejecucin, costo y poblacin beneficiada) 17.5 Logros 17.6 Limitaciones 18. Gerencia de Servicios Comunales 18.1 Capacidad operativa 18.2 Campaas de recoleccin 18.3 reas verdes: ampliacin y mantenimiento 18.4 Salud ambiental 18.5 Mercados 18.6 Logros 18.7 Limitaciones 19. Serenazgo 19.1 Operativos desarrollados 19.2 Actividades de capacitacin, conformacin de brigadas vecinales, convenios y otros con participacin de OSB e instituciones y organizaciones pblicas y privadas 19.3 Logros 19.4 Limitaciones 20. Subgerencia de Desarrollo Humano 20.1 Actividades desarrolladas en materia de educacin, cultura, recreacin y deporte con indicacin de costo y poblacin participante

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20.2 En relacin a la Defensora Municipal del Nio y el Adolescente - DEMUNA: actividades desarrolladas, actividades desarrolladas, costo y cuantificacin de poblacin beneficiada, logros y limitaciones 20.3 Respecto a OMAPED: actividades desarrolladas, costo y cuantificacin de poblacin beneficiada, logros y limitaciones 20.4 Acciones desarrolladas en favor de los sectores vulnerable de la localidad 21.Informacin relacionada a: u Fortalecimiento institucional u Equipamiento u Transparencia de la gestin y acciones orientadas a la lucha contra la corrupcin u Convenios u Medidas de austeridad y racionalidad en el gasto u Clima y cultura organizacional u principios y valores institucionales La informacin en referencia ser procesada y sistematizada a fin de incorporarla en la Memoria de Gestin, de acuerdo al nivel de importancia y trascendencia en el mbito del interno y externo institucional. 22. Cumplimiento en la remisin oportuna de la informacin a los organismos pblicos A la Contralora General de la Repblica, Direccin Nacional de Contabilidad Pblica, Congreso de la Repblica, Ministerio de Economa y Finanzas, SUNAT, INEI, etc. La informacin obtenida ser objeto de evaluacin para su incorporacin en la Memoria de Gestin, considerndose para tal efecto, el derecho ciudadano a estar debidamente informado sobre la gestin del gobierno local.

3.6>

SOBRE LA APROBACIN Y DIFUSIN DE LA MEMORIA


Es el Alcalde quien presenta la Cuenta Municipal y la Memoria de Gestin, para su conocimiento, anlisis y aprobacin, por el Concejo Municipal. Por otro lado, constituyendos como un documento con informacin directa y cercana sobre la gestin, ste debe ser conocido, adems de los organismos

captulO iii. MeMOria de Gestin

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gubernamentales, por las instituciones educativas de la localidad, y la propia poblacin, a travs de Asambleas de Rendicin de Cuentas y al igual que en otros pases, por intermedio del portal institucional. Cabe sealar, la dificultad para conseguir un ejemplar de la memoria de gestin del ejercicio fenecido; en diversas municipalidades, lo que s tienen a la mano son revistas con mucho arte y fotos de las obras inauguradas, pero no revelan, cmo se hicieron y a qu costo. Finalmente, es de significarse que de la revisin muestral realizada a los portales institucionales de las diferentes municipalidades distritales y provinciales, se ha podido observar que la mayora de las entidades objeto de evaluacin, no incorporaron la Directiva u otra disposicin que norme el proceso de formulacin y aprobacin de las Memorias de Gestin, con la consiguiente fijacin de las responsabilidades funcionales en caso de su incumplimiento. A lo expuesto, es de agregarse que no obstante la importancia de las memorias cuya obligatoriedad de su elaboracin est prevista en la LOM, sin embargo, la Resolucin Ministerial N 398-2008-PCM aprobatoria de la Directiva N 004-2008-PCM/SGP Lineamientos para la Uniformizacin del Contenido de los Portales de Transparencia de las Entidades Pblicas, de fecha 02 diciembre 2008, no contempla su incorporacin como parte de la informacin a difundirse en los portales en referencia, omisin que limita a los vecinos de la localidad, organizaciones sociales y personas interesadas sobre el tema, tener una apreciacin respecto a la conduccin del gobierno local durante un periodo determinado. Consecuentemente, como muestra de transparencia de la gestin y consideracin al vecino, debe disponerse la publicacin de la memoria de gestin en el correspondiente portal institucional.

captulO iv. preparandO la rendicin de cuentas para la transferencia Municipal

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CAPTULO IV

Preparando la rendicin de cuentas para la transferencia municipal


1.1 Objetivos y alcances de la rendicin de cuentas 1.2 La rendicin de cuentas a la ciudadana 1.3 La rendicin de cuentas a la Contralora General de la Repblica de las sanciones por la no presentacin de los informes a la Contralora General de la Repblica 1.4 Preparando la rendicin de cuentas para la transferencia municipal

captulO iv. preparandO la rendicin de cuentas para la transferencia Municipal

89 CAPTULO IV

Preparando la rendicin de cuentas para la transferencia municipal

4.1>

OBJETIVOS Y ALCANCES DE LA RENDICIN DE CUENTAS


Desde el punto de vista tcnico normativo y para sus fines propios de Control, la Directiva N 04-2007-CG/GDES Rendicin de Cuenta de los Titulares, aprobada mediante Resolucin de Contralora N 332-2007-CG de fecha 10 octubre 2007, define a la Rendicin de Cuenta, como:

.. la obligacin de los funcionarios y servidores pblicos de dar cuenta, es decir responder e informar ante la ciudadana y las autoridades competentes por la administracin, el manejo y rendimiento de los fondos y bienes del Estado a su cargo y por la misin u objetivo encomendado.

Sin embargo, la rendicin de cuentas se da en dos (2) espacios claramente definidos, ante la ciudadana, por la normativa que regula el Presupuesto Participativo, as como la Ley 26300; y la segunda, ante la Contralora General de la Repblica, que se desarrolla en el numeral 4.3 del presente Captulo.

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Balance y cierre de la Gestin Municipal

Grfico n 9

Importancia de la Rendicin de Cuentas

Ciudadana

RENDICIN DE CUENTAS

IMPORTANCIA

Contralora General de la Repblica

Permite evaluar la eficiencia y eficacia de la gestin, de utilidad para eventuales acciones de control Posibilita el mejoramiento de la gestin Incrementa la confianza de los vecinos hacia sus autoridades locales Genera la apertura al dilogo y generacin de consensos Acerca y fortalece las relaciones con los vecinos Transmite imagen transparente y participativa Promueve los principios y valores ticos del personal edil Incentiva a la poblacin al contribuir incrementando la recaudacin Fortalece la democracia y el ejercicio del buen gobierno Conocimiento sobre el uso de los fondos, los bienes y los recursos municipales Permite desterrar los actos de corrupcin

4.2>

LA RENDICIN DE CUENTAS A LA CIUDADANA


1. Marco legal que regula la rendicin de cuentas a la ciudadana En primer trmino, debe significarse que de acuerdo a lo preceptuado en el primer prrafo del Artculo 31 de la Constitucin Poltica del Per, los ciudadanos tienen derecho a participar en los asuntos pblicos mediante diversos mecanismos, entre ellos, la demanda de rendicin de cuentas, derechos que resultan razonable si tenemos en cuenta lo siguiente: Porque las autoridades municipales y sus funcionarios administran fondos pblicos provenientes de los aportes y pagos de los ciudadanos, y en consecuencia, a estos ltimos les asiste la plena facultad de exigirles la

captulO iv. preparandO la rendicin de cuentas para la transferencia Municipal

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rendicin de cuentas por el uso del dinero otorgado y de los resultados de su gestin. En el presente caso, no debemos olvidar que las acciones de las autoridades y funcionarios ediles inciden en el bienestar o no de los vecinos, como por ejemplo, cuando se utiliza el dinero en adquisiciones intrascendentes e innecesarias o en obras de segundo orden y no prioritarias, en desmedro de la atencin de los servicios pblicos locales imprescindibles o ejecucin de obras que realmente demandan su urgente atencin. Porque las autoridades al ocupar un cargo fruto de la voluntad ciudadana, tambin pueden ser cuestionados y retirados por quienes los eligieron mediante los mecanismos establecidos por ley, debindose tener presente que la Declaracin Universal en referencia, tambin concepta que la voluntad del pueblo es la base de la autoridad del poder. Si bien se han podido apreciar ciertos avances respecto a la toma de conciencia de la ciudadana e instituciones locales sobre la importancia de la rendicin de cuentas; sin embargo, se requiere adems del marco legal, la presencia activa del docente, padres de familia, lderes locales, de los responsables de los medios de comunicacin y de la propia poblacin, para buscar puntos de encuentro, y no de conflicto, donde primero nos informemos y luego tomemos posicin frente al manejo de la gestin pblica. Por tanto, es necesario tener pleno conocimiento de la base legal sobre la materia, en nuestra condicin como ciudadanos, para acercarnos cada vez ms a prcticas democrticas, que nos permita construir o fortalecer la ciudadana y recuperar la confianza en los diversos niveles de gobierno, teniendo como estrategia, un mayor nivel de participacin y control ciudadano. A continuacin, la base legal que regula el proceso de rendicin de cuentas a la ciudadana:
u

Constitucin Poltica del Per 1993, Artculos 2 y 82, y de manera especial el Artculo 31, en el que especficamente seala que Los ciudadanos tienen derecho a participar en los asuntos pblicos mediante referndum; iniciativa legislativa; remocin o revocacin de autoridades y demanda de rendicin de cuentas.. Ley N 26300, Ley de los Derechos de Participacin y Control Ciudadanos (Artculo 3 y Artculos del 31 al 36) y sus modificatorias, Ley N 28421 y Ley N 29313. Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General Artculo VI del Ttulo Preliminar sobre principios del procedimiento administrativo: 1.12 Principio de participacin para acceder a la informacin que administren.

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Ley N 27658, Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado, Incisos b) y d) del Artculo 4; inciso f) del Artculo 5; y Artculo 8, 9, 10 y 11 sobre las relaciones del Estado con el ciudadano. Ley N 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin (Artculo 17.1: Sobre participacin ciudadana y mecanismos de consulta, control, evaluacin y rendicin de cuentas). Ley N 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica. D. S. N 043-2003-PCM, Aprueban el Texto nico Ordenado de la Ley 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica. Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades. Ley N 28056, Ley Marco del Presupuesto Participativo. Decreto Supremo N 171-2003-EF, Reglamento de la Ley Marco del Presupuesto Participativo. Ley N 28708, Ley General del Sistema de Contabilidad en cuyo inciso b) del Artculo 4 establece como uno de los objetivos del Sistema, Elaborar la Cuenta General de la Repblica a partir de las rendiciones de cuentas de las entidades del sector pblico. Resolucin de Contralora N 372-2006-CG, Lineamientos preventivos para las entidades del Estado sobre transferencia de gestin y Lineamientos para el control de la transferencia de gestin en las entidades del Estado. Resolucin de Contralora N 373-2006-CG, Gua Tcnica de Probidad Administrativa - Transferencia de Gestin.

u u u

2. La participacin y control ciudadanos en el proceso de rendicin de cuentas Sobre la participacin ciudadana existen diversos conceptos, aunque en el fondo coincidente, tal como se aprecia a continuacin:
u

Segn el Banco Mundial (World Bank, 1995), es el proceso a travs del cual los ciudadanos intervienen y comparten el control en la priorizacin, asignacin de recursos e implementacin de las iniciativas de desarrollo que afectan a su comunidad, regin o pas. Este concepto reconoce a los ciudadanos no solo como los ltimos beneficiarios de los procesos de desarrollo, sino tambin como agentes activos de su promocin. Para Lus Aguilar Cardoso (2006), es un conjunto de mecanismos, institucionalizados o no, a travs de los cuales los ciudadanos inciden o

captulO iv. preparandO la rendicin de cuentas para la transferencia Municipal

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buscan incidir en las decisiones pblicas con la expectativa que aquellas decisiones representen sus intereses sociales, difusos y colectivos, ejerciendo su derecho fundamental a la participacin en los asuntos pblicos.
u

Por su parte, Jorge Balbis, expresa que es toda forma de accin colectiva que tiene por interlocutor a los Estados y que intenta -con xito o noinfluir sobre las decisiones de la agenda pblica. De estas definiciones se infiere que la participacin ciudadana es un proceso por el cual el ciudadano en forma individual o colectiva, tiene el derecho de intervenir dentro del marco legal, en la toma de decisiones, ejecucin, fiscalizacin y control en los asuntos pblicos, a fin de permitirle su desarrollo y el de su comunidad, regin o pas; es decir, un proceso de concertacin en el que intervienen dos actores centrales, el gobierno y la sociedad.

Sobre un proceso que en la actual coyuntura los actores principales vienen tomando conciencia respecto al rol que les corresponde, la participacin ciudadana en los actos de la gestin municipal resulta de vital importancia por las consideraciones siguientes:
u

En lo poltico: (i) por la representatividad y aceptacin a los gobernantes locales, si tenemos en cuenta que ellos provienen y ocupan dichos cargos como producto de un proceso electoral, el cual instituye un mecanismo de participacin ciudadana; (ii) por que coadyuvan al fortalecimiento de la democracia y garantizan la gobernabilidad; (iii) asimismo, porque instaura un espacio de promocin del desarrollo humano y real participacin, asegurando su sostenibilidad; (iv) contribuye armnicamente a la resolucin de conflictos, generando puntos de encuentro y espacios de concertacin; (v) y porque posibilita el xito en el logro de los objetivos trazados sobre la base de una visin estratgica consensuada, promovida por intereses comunes. En lo econmico: (i) promueve el desarrollo econmico local, permitiendo el cumplimiento de las funciones asignadas a las municipalidades en la LOM, (ii) por la presencia de los actores claves del sector, y por ende, fortalece la ejecucin de acciones concertadas; (iii) apertura canales de participacin del asocio pblico privado y alianzas estratgicas para la ejecucin de programas y actividades orientadas a la inversin local; (iv) y porque genera un clima de confianza del vecino hacia su Gobierno Local, quien ante una gestin transparente y de apertura, se ve motivado a cumplir con el pago de sus obligaciones tributarias. En lo social: (i) por que la participacin ciudadana otorga espacio de gestin y vigilancia en los actos del gobierno local, clave para asumir una posicin

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decisoria de eleccin de sus gobernantes, especialmente ante una eventual postulacin a la reeleccin de las autoridades municipales; (ii) porque siendo las municipalidades primera instancia de gobierno, la participacin ciudadana local constituye una plataforma inicial que trasciende y se proyecta y replica a los niveles superiores de gestin pblica (gobierno regional y nacional), lo que denominaramos como buena prctica, es decir, el proceso que al haber producido buenos resultados en una organizacin o institucin, puede ser replicada en otras para el mejoramiento de su efectividad y eficiencia; (iii) y finalmente, porque la participacin ciudadana es un punto de encuentro y espacio democrtico que permite que posiciones no siempre coincidentes, a travs del dilogo posibilita acciones y compromisos orientados al bienestar de la comunidad. Por lo expuesto, corresponde reflexionar sobre la necesidad de fortalecer una cultura orientada a la participacin ciudadana y al establecimiento de corresponsabilidades entre autoridades y ciudadanos para la vigilancia de la gestin pblica. Por ello, la sociedad civil a travs de sus organizaciones deber fortalecerse orgnicamente para velar por el desarrollo y bienestar de su localidad, informarse sobre los asuntos pblicos locales que le compete y actuar con madurez y plena conciencia que la participacin ciudadana constituye condicin indispensable para el robustecimiento de la democracia. Las autoridades debern crear espacios de discusin y debate, mostrando en todo momento la disposicin y flexibilidad para recibir y encauzar los aportes, demandas e inquietudes vecinales, as como las observaciones que con espritu propositivo y en el nimo de mejorar la toma de decisiones, eventualmente pudieran presentarse. 3. Mecanismos de participacin y control ciudadanos Fundamentalmente, existen dos (2) disposiciones que tratan sobre los derechos de participacin y control ciudadanos a nivel de los gobiernos locales, la Ley N 26300 Ley de los Derechos de Participacin y Control Ciudadanos promulgada el 02 de mayo de1994 y la Ley N 27792 Ley Orgnica de Municipalidades publicada el 27 de mayo de 2003, y cuya sntesis en trminos comparativos se muestra en el siguiente cuadro: Derechos de participacin vecinal u Iniciativa en la formacin de dispositivos municipales, consistente en la propuesta de los vecinos al gobierno local de una norma de cumplimiento obligatorio por todos o una parte de los vecinos del distrito o provincia o del propio concejo municipal; para tal efecto, se requieren ms del 1% (uno por ciento) de firmas certificadas por el Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil - RENIEC, del total de electores de la correspondiente jurisdiccin. Corresponde al alcalde proponer la

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cuadro n 10

Cuadro Comparativo sobre los Derechos de Participacin y Control Ciudadanos

LEY N 26300 derechos de participacin de los ciudadanos Referndum Iniciativa en la formacin de las leyes Otros mecanismos de participacin fijados en la ley

LEY N 27972 LOM derecho de participacin de los vecinos en el G.L. Derecho de referndum Derecho de denunciar infracciones y de ser informado Cabildo Abierto Participacin a travs de juntas vecinales, comits de vecinos, u otros de naturaleza vecinal Comits de gestin

Iniciativa en la formacin de ordenanzas municipales. Iniciativa en la formacin de dispositivos municipales

derechos de control de los ciudadanos Revocatoria de autoridades Demanda de rendicin de cuentas Remocin de autoridades Otros mecanismos de control establecidos por la acotada ley para el mbito de los gobiernos municipales y regionales.

derechos de control vecinal Revocatoria de autoridades Demanda de rendicin de cuentas

ordenanza que apruebe las normas reglamentarias para el ejercicio de este derecho; sin embargo y de la revisin a los correspondientes portales institucionales, no se ha podido identificar a las entidades que hubieran emitido las correspondientes disposiciones que permitan el ejercicio de este derecho, ni que el mismo se ejecutara.
u

Derecho de referndum, consistente en el pronunciamiento del pueblo sobre la aprobacin o no, de las ordenanzas municipales, con excepcin de aquellas de naturaleza tributaria que estn acordes a ley. El referndum es promovido por el concejo municipal o por los vecinos que representen no menos del 20% (veinte por ciento) del nmero total de electores de la provincia o el distrito, segn corresponda, ante la instancia local o regional del Jurado Nacional de Elecciones, quien fijar la fecha de su realizacin dentro de los 120 (ciento veinte) das siguientes al pedido, siendo necesario el voto vlido de por lo menos el 35% (treinta y cinco por ciento) del total de electores de la circunscripcin consultada. Derecho de denunciar infracciones y de ser informado, los vecinos pueden denunciar individual o colectivamente sobre infracciones incurridas en el interno municipal, cuyas respuestas sern dadas en un plazo no mayor de 30 (treinta) das hbiles, bajo responsabilidad directa del funcionario, regidor o alcalde, segn corresponda, y a imponer las

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sanciones correspondientes o, en caso pertinente, a declarar de manera fundamentada la improcedencia de dicha denuncia. En caso de denuncias maliciosas, la municipalidad establecer mecanismos de sancin. De acuerdo a la Ley N 27806 Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, su Reglamento y dems disposiciones complementarias, los vecinos tienen derecho a ser informado sobre la gestin municipal y a solicitar la informacin que considere necesaria, sin expresin de causa.
u

Cabildo Abierto, es una instancia de consulta directa del gobierno local al pueblo, convocada con un fin especfico. El concejo provincial o el distrital, mediante ordenanza reglamentarn la convocatoria a cabildo abierto. Participacin a travs de juntas vecinales, comits de vecinos, asociaciones vecinales, organizaciones comunales, sociales u otras similares de naturaleza vecinal, los concejos municipales, a propuesta del alcalde, los regidores, o a peticin de los vecinos, deben constituir las juntas vecinales, a reglamentarse mediante una ordenanza. A travs de estas Juntas, el ciudadano puede ejercer el derecho de participacin y control ciudadano, la supervisin de la debida prestacin de servicios pblicos locales, el cumplimiento de las normas municipales, la ejecucin de obras municipales y otros servicios que se indiquen de manera precisa en la citada disposicin. Comits de gestin, derecho de los vecinos de coparticipar, a travs de sus representantes, en comits de gestin para la ejecucin de obras y gestiones de desarrollo econmico. En la normativa reglamentaria debern sealarse los aportes de la municipalidad, los vecinos y otras instituciones cooperantes. Participacin local del sector empresarial, conformado por los gremios, instituciones u otros tipos de asociatividad (Cmaras de Comercio, Asociacin de Parques Industriales, asociaciones de la pequea y micro empresa, etc.), cuya presencia es importante en la formulacin, discusin, concertacin y control de los planes de desarrollo econmico local, aliado estratgico en el abordaje y solucin de los problemas locales.

Derechos de control vecinal Revocatoria de autoridades derecho que tiene la ciudadana para destituir de sus cargos a: (i) alcaldes y regidores, (ii) presidentes regionales, vicepresidentes regionales y consejeros regionales y (iii) jueces de paz que provengan de eleccin popular. Ante la eventualidad que un alcalde o regidor fuera revocado, no existe tacha para que en una siguiente eleccin municipal puedan presentarse como candidato (a) al mismo cargo. Mediante Resolucin N 440-2009-JNE del 26 de junio del 2009, el Jurado Nacional de Elecciones convoc a consulta popular de revocatoria del mandato

captulO iv. preparandO la rendicin de cuentas para la transferencia Municipal

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de autoridades municipales para el da 15 de noviembre de 2009, debindose observar que entre las causas ms comunes tenemos las siguientes: Malversacin de fondos Abuso de autoridad u Irregularidades en las licitaciones y ejecucin de obras u Sobrevaloracin de las obras pblicas y colusin con las empresas constructoras u Malos manejos del FONCOMUN, del Programa del Vaso de Leche y del Canon Minero u No rendir cuentas u Uso indebido de bienes pblicos u Inmoralidad administrativa u Incumplimiento del presupuesto participativo o de las promesas electorales u Prdida de confianza del pueblo u No residir en el distrito u No dar informacin u No respetar los acuerdos adoptados en la sesin del concejo u Falta de respuesta a la demanda de servicios para la comunidad u Falta de proyectos para combatir la pobreza
u u

Conforme es de observarse, entre las causales existen aquellas de orden administrativo relacionado al incumplimiento a los deberes funcionales y otras que tendran connotacin penal por el uso indebido de los recursos institucionales. Queda pues, a consideracin de las autoridades locales el evitar incurrir en cualquiera de las causales en referencia.
u

Demanda de rendicin de cuentas, segn la Ley N 26300 mediante este proceso el ciudadano tiene el derecho de interpelar a travs de un pliego de preguntas a las autoridades sobre asuntos relacionados exclusivamente a la ejecucin presupuestal y el uso de recursos propios. Remocin de autoridades, derecho ciudadano no aplicable para las municipalidades, su alcance comprende a las autoridades designadas por el Gobierno Central o Regional en la jurisdiccin regional, departamental, provincial y distrital.

4.3>

LA RENDICIN DE CUENTAS A LA CONTRALORA GENERAL


La Ley N 27785 Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica, en su Artculo 22 inciso u) fija cono atribucin de la Contralora General de la Repblica, la de establecer

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Balance y cierre de la Gestin Municipal

los procedimientos para que los titulares de las entidades11 rindan cuenta oportuna ante el rgano Rector, por los fondos o bienes del Estado a su cargo, as como de los resultados de su gestin. En razn a las atribuciones normativas fijadas en los literales s) y t) del citado Artculo, la Contralora General emiti entre otras, las siguientes disposiciones:
u

Normas de Control Interno, en cuyo numeral 3.7 Rendicin de Cuentas seala lo siguiente: La entidad, los titulares, funcionarios y servidores pblicos estn obligados a rendir cuentas por el uso de los recursos y bienes del Estado, el cumplimiento misional y de los objetivos institucionales, as como el logro de los resultados esperados, para cuyo efecto el sistema de control interno establecido deber brindar la informacin y el apoyo pertinente. (Ref. Resolucin de Contralora N 320-2006-CG del 30-10-2006). La Gua Tcnica de Probidad Administrativa - Transferencia de Gestin, en la que se precisa que al trmino de un mandato, designacin, o cese en el cargo, la autoridad o titular, directivo, funcionario o servidor pblico, debe dar muestra de su transparencia y vocacin para rendir cuenta de su administracin, y permitir la continuidad del servicio o actividad, a travs de un adecuado proceso de transferencia de gestin. (Ref. Resolucin de Contralora N 320-2006-CG del 30 octubre 2006). La Directiva N 04-2007-CG/GDES Rendicin de Cuenta de los Titulares aprobada por Resolucin de Contralora N 332-2007-CG del 10 octubre 2008, disposicin sobre la cual habr de centrarse los comentarios del presente numeral. Resolucin de Contralora N 001-2010-CG modificatoria de la Directiva N 04-2007-CG/GDES Rendicin de Cuenta de los Titulares.

Al respecto, la Directiva N 04-2007-CG/GDES que de manera especfica trata sobre la rendicin de cuentas ante la Contralora General de la Repblica, tiene como objeto establecer los procedimientos para que todo Titular de una entidad sujeta al Sistema Nacional de Control, rinda cuentas de manera homognea y oportuna, a fin de asegurar la transparencia que gua la gestin pblica, con relacin a la utilizacin de los bienes y recursos pblicos. Como todo proceso cuya ejecucin se efecta por fases, la rendicin de cuentas comprende las siguientes etapas que grficamente se expone a continuacin:
11 Resolucin de Contralora N 332-2007-CG: 9. DEFINICIONES Titular de la entidad o quien haga sus veces. es la ms alta autoridad ejecutiva de la entidad, como por ejemplo: Presidente del Congreso, Fiscal de la Nacin, Ministro, Presidente Regional, Alcalde, Presidente de Directorio, Director Ejecutivo, entre otros.

captulO iv. preparandO la rendicin de cuentas para la transferencia Municipal

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Grfico n 11

Etapas que comprende la rendicin de cuentas

1. Elaboracin Acopio de informacin. Con R.A. se designar a comisin de funcionarios 5. Difusin Comunicacin a la ciudadana sobre persistencia de la no presentacin del Informe 2. Presentacin Remisin de Informe a la CGR anualmente y al trmino de la gestin edilicia.

4. Verificacin Potestad de la CGR de comprobar de manera selectiva el contenido de los informes

3. Procesamiento Constatacin del informe. Se podr pedir a la entidad que lo modifique

a) Base legal para la rendicin de cuentas La rendicin de cuentas ante la Contralora General de la Repblica se sustenta en las disposiciones siguientes:
u u u u u

Constitucin Poltica del Per 1993, artculo 82. Ley N 27658, Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado Ley N 27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica y sus modificatorias. Ley N 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica. Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.

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Ley N 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado. D.S. N 043-2003-PCM, Aprueban el Texto nico Ordenado de la Ley N 27806. u Resolucin de Contralora N 320-2006-CG, Normas de Control Interno. u Resolucin de Contralora N 372-2006-CG, Lineamientos preventivos para las entidades del Estado sobre transferencia de gestin y Lineamientos para el control de la transferencia de gestin en las entidades del Estado, de aplicacin a las entidades del estado. u Resolucin de Contralora N 373-2006-CG, Gua Tcnica de Probidad Administrativa Transferencia de Gestin, de aplicacin a las municipalidades. u Resolucin de Contralora N 367-2003-CG, Reglamento de Infracciones y Sanciones de la Contralora General y sus modificatorias.
u u

b)

Oportunidad y plazos para la presentacin de la rendicin de cuentas

Los informes de rendicin de cuentas sern remitidos a la Contralora General de la Repblica en las siguientes oportunidades: a. b. Informe Anual: hasta el 31 de mayo del ao siguiente al de la gestin reportada. Informe Final: en un plazo no mayor a treinta (30) das calendario de la fecha de cese en el cargo del Titular. En lo que corresponde al presente periodo de gestin 2007 - 2010, el Informe Final deber presentarse a ms tardar el 31 de enero del 2011, por ser el 30 de enero da domingo.

Para efectos ilustrativos, la oportunidad de presentacin del citado informe en lo que corresponde al prximo periodo municipal 2011-2014 se presenta grficamente en el cuadro 13. Para que se pueda cumplir con la presentacin del informe en referencia, resulta necesaria la conformacin de una Comisin Especial encargada de su ejecucin, a estar presidida por el Gerente Municipal. Como Anexo N 02 se presenta el proyecto de la Resolucin de Alcalda sobre la designacin de la Comisin de Rendicin de Cuentas y de la correspondiente Directiva a aplicarse durante el citado proceso. A fin de facilitar la presentacin del Informe, existe el aplicativo informtico que se encuentra en su pgina web: (http://www.contralora.gob.pe/rendicion), as como un manual de uso y una ayuda interactiva para ingresar la informacin.

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cuadro n 13

Oportunidad de presentacin del Informe de Rendicin de Cuentas IRC 2007-2010

Periodo de gestin

Fecha de presentacin

Ao 2011

31-05-2012

Informe Anual Informe de rendicin de cuentas

Ao 2012

31-05-2013

Ao 2013

2-06-2014*

Informe Final
* Vence el 02-06-2014 por que el 31-05-2014 es sbado

Ao 2014

30-01-2015

c) Formatos para el informe de rendicin de cuentas Para la elaboracin de los informes anuales y del informe final de la gestin, se tendr en consideracin lo solicitado en los formatos de la Contralora General de la Repblica; los mismos que se adjuntan como Anexo N 03 de la presente publicacin. A continuacin se comenta sobre cada uno de los formatos en referencia:
FORMATO 1: INFORMACIN GENERAL

El presente Formato tiene como propsito, conocer la informacin general de la entidad, el titular y el tipo de informe que se est presentando (la municipalidad, el alcalde y el informe final del periodo 2007 - 2010). En el citado documento se consigna informacin tales como: nombre, direccin, pgina web y RUC de la municipalidad; as como el nombre, tipo y nmero de documento de identidad, correo electrnico, y tipo y nmero de documento de designacin del Titular de la entidad, en el presente caso, el Alcalde provincial o distrital (emitido por el Jurado Provincial de Elecciones).

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FORMATO F2: SITUACIN DE LOS DOCUMENTOS DE GESTIN

Comprende una relacin de documentos de gestin sobre Planeamiento, Presupuesto, Organizacionales y Procedimientos a fin que se indique con cules de ellos cuenta la entidad y cuyo detalle es el siguiente: Planeamiento u Plan Estratgico Sectorial Multianual - PESEM u Plan Estratgico Institucional - PEI u Plan Operativo Institucional - POI u Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones - PAAC u Plan de Desarrollo Local Concertado - PDLC u Plan de Desarrollo Integral - PDI u Plan de Desarrollo Urbano - PDU u Plan de Ordenamiento Territorial - POT u Plan Anual de Capacitacin - PAC u Otros Presupuesto u Presupuesto Institucional de Apertura - PIA u Presupuesto Institucional Modificado - PIM u Presupuesto Analtico de Personal - PAP u Presupuesto Participativo Organizacionales u Reglamento de Organizacin y Funciones - ROF u Manual de Organizacin y Funciones - MOF u Cuadro de Asignacin de Personal - CAP u Manual de Procedimientos - MAPRO u Manual de Operaciones Procedimientos Texto nico de Procedimientos Administrativos -TUPA Al respecto, debe observarse que en el citado formato no se han considerado los siguientes instrumentos de gestin institucional contemplados en la Ley Orgnica de Municipalidades:
u

Plan de Desarrollo Econmico Local - Programa de Inversiones - Plan de Acondicionamiento Territorial de nivel provincial, en el cual se identifica segn el Artculo 79 de la LOM, las reas urbanas y de expansin urbana, as como las reas de proteccin o de seguridad por riesgos naturales; las reas agrcolas y las reas de conservacin ambiental. Es de indicarse que sin mayor comentario

captulO iv. preparandO la rendicin de cuentas para la transferencia Municipal

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respecto a sus alcances, el Anexo refiere al Plan de Ordenamiento Territorial - POT. De tratarse del mismo documento, se estima que el Reglamento debiera adecuarse en cuanto a la denominacin, a los trminos fijados en la LOM. Plan de Desarrollo Rural, habindose considerado nicamente el Plan de Desarrollo Urbano. Plan de Desarrollo de Asentamientos Humanos y dems Planes especficos sobre la base del Plan de Acondicionamiento Territorial. Plan de Desarrollo de Capacidades. Planes de Renovacin Urbana. Los Planes contenidos en el Artculo 157 de la LOM, a ser aprobados por el Concejo Metropolitano de Lima: Plan Regional de Desarrollo Concertado y los Planes Directores de los distritos (numeral 6); los planes y programas metropolitanos en materia de acondicionamiento territorial y urbanstico, infraestructura urbana, vivienda, seguridad ciudadana, poblacin, salud, proteccin del medio ambiente, educacin, cultura, conservacin de monumentos, turismo, recreacin, deporte, abastecimiento, comercializacin de productos, transporte, circulacin, trnsito y participacin ciudadana, planes y programas destinados a lograr el desarrollo integral y armnico de la capital de la Repblica, as como el bienestar de los vecinos de su jurisdiccin (numeral 12); finalmente, los planes ambientales en su jurisdiccin, as como controlar la preservacin del medio ambiente, esto es, a nivel metropolitano (numeral 16). Los Planes que a continuacin se indican, de competencia de la Alcalda Metropolitana: Plan Anual de Obras e Inversiones Metropolitanas, el Plan Integral de Desarrollo Metropolitano, y el Plan de Desarrollo Educativo. El Plan Metropolitano de Contingencia, para la prevencin y atencin de situaciones de emergencia y desastres, a crearse y desarrollarse conjuntamente con el Sistema Nacional de Defensa Civil.

FORMATO 3: ALINEAMIENTO DE MANDATO Y OBJETIVOS ESTRATGICOS

Tiene como finalidad, identificar si los objetivos estratgicos de la entidad estn alineados con el mandato otorgado por la norma, entendindose como tal, a aquel que la poblacin otorga a las autoridades y por el cual confa su representacin personal para la funcin que se le pide desempear. Incluye informacin respecto al Titular de la entidad, entre ellos, descripcin del mandato, objetivo estratgico general planteado y documento de gestin.

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FORMATO 4: ALINEAMIENTO DE OBJETIVOS Y PROGRAMAS / PROYECTOS

El propsito del presente formato es el de identificar el alineamiento de los proyectos o programas con los objetivos del Plan Operativo y del Plan Estratgico Institucional; en sntesis, se trata de conocer cmo estn alineados dichos programas o proyectos con los objetivos del Plan Operativo y stos a su vez con el con el Plan Estratgico.
FORMATO 5: ALINEAMIENTO DE ACTIVIDADES

Orientado a obtener informacin de cmo las entidades estn alineando las actividades a los objetivos del Plan Operativo y/o Plan Estratgico; esto es, en el entendido de que cuenten con los indicados instrumentos de gestin institucional.
FORMATO 6: MATRIZ DE EVALUACIN DE PROGRAMAS Y/O PROYECTOS

Permite determinar los resultados obtenidos en la ejecucin de los proyectos a la fecha reportada en el Informe de Rendicin de Cuentas - IRC, para tal efecto se utilizar la informacin de la Matriz Marco Lgico del Programa/ Proyecto. Se incluir todos los proyectos o programas. Contiene informacin relacionada a la denominacin del proyecto, modalidad de ejecucin (contrata, administracin directa, encargo u otro), ubicacin, inicio y finalizacin de la fecha planificada, e inicio y finalizacin de la respectiva ejecucin; propsito, costo estimado, meta, resultado y costo a la fecha, y su avance porcentual; finalmente y en cuanto a la situacin actual del proyecto: estado del proyecto al momento de realizar en IRC (concluido, en ejecucin, suspendido, en evaluacin etc.), evaluaciones sobre el estado situacional, a cargo de un experto; y las recomendaciones que correspondieran, tales como: continuar el proyecto, continuar con cambios, hacer una evaluacin, suspender y evaluar, detener el proyecto u otros.
FORMATO F7: RESULTADOS DE ACTIVIDADES

Determinar los resultados obtenidos de las actividades ejecutadas a la fecha reportada en el Informe de Rendicin de Cuentas, entendindose como tales al conjunto de tareas necesarias para mantener de forma permanente y continua la operatividad de la accin de la entidad: Incluye informacin referida al origen de la actividad y si sta, est contemplada en la planificacin institucional, fecha de inicio y finalizacin, metas, unidad de medida, costo estimado y costo real resultados a la fecha, estado situacional, las observaciones y recomendaciones pertinentes.
FORMATO F8: MOVIMIENTO DE PERSONAL

Tiene como propsito, registrar el historial de personas que estn laborando en las entidades durante el perodo de medicin del IRC. Contiene la

captulO iv. preparandO la rendicin de cuentas para la transferencia Municipal

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siguiente informacin de los trabajadores de la entidad: tipo y nmero de documento, nombre y apellidos, cargo, rea o unidad orgnica, fecha de ingreso y de cese, y sus causas, forma de ingreso, modalidad de contrato (si as correspondiera) y su inclusin en el Cuadro de Asignacin de Personal.
FORMATO 9: INFORMACIN COMPLEMENTARIA

Formato que a su vez comprende lo siguiente:


u

Formato 9A Tecnologas de Informacin, referido a los equipos de cmputo y de comunicacin, pgina web, servicios de internet e intranet a usuarios externos e internos, informacin porcentual sobre personal con acceso a computadora y telfono, computadoras segn antigedad y operatividad; asimismo, nivel de manejo de tecnologa de informacin del personal, programas de oficina, conocimiento de internet, integracin de sus sistemas y programas informticos propios. Formato 9B Infraestructura, incluye informacin relacionada a los inmuebles donde funcionan las entidades respecto a: saneamiento fsico legal, ubicacin, condicin del inmueble (propio o alquilado y monto mensual de la merced conductiva), gastos de los servicios de agua, luz y limpieza, caractersticas sobre rea de terreno y de construccin, planificacin y uso del local y ltima fecha de inspeccin realizada por Defensa Civil. Formato 9C Procesos, referido a la documentacin (manuales, flujogramas, etc.), que sustenta como debe realizarse sobre los siguientes procesos, con indicacin del respectivo documento aprobatorio: elaboracin de Manual de Procesos (no TUPA), elaboracin de plan estratgico, plan operativo, presupuesto, plan anual de contrataciones y adquisiciones, proyectos (o programas), gestin de proyectos (o programas), seleccin y evaluacin de personal, y sistemas de gestin de calidad. En funcin a sus resultados, se formularn comentarios sobre nmero total de procesos documentados y por documentar; y finalmente, proceso de control interno. Desde ya, se podra anticipar que no todas las municipalidades cuentan con la totalidad de los procesos en referencia, desarrollando su accionar por rutina o costumbres. Formato 9D: Cultura y Clima Organizacional, a fin de conocer si se han evaluado la cultura y el clima organizacional en las entidades. Contiene preguntas sobre fecha de evaluacin y aprobacin, reas responsables y comentarios respecto a ambos rubros. Formato 9E: Gestin de las Personas, relacionada a las evaluaciones de los trabajadores de la entidad, indicndose fechas de evaluacin y aprobacin de los procesos, tipo y nmero de documento de aprobacin, rea responsable y comentarios sobre el resultado de la evaluacin.

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FORMATO 10: INFORMACIN FINANCIERA

Tiene como propsito, el conocerse la situacin econmica y financiera de la entidad. Incluye un total de 13 ratios o razones sobre Apalancamiento (deuda a capital y deuda a activo total), Cobertura (cobertura de intereses), Liquidez (circulante y prueba cida), Actividad (rotacin de las cuentas por cobrar, rotacin de las cuentas por cobrar en das, rotacin del inventario, rotacin del inventario en das y rotacin del activo total) y Rentabilidad (margen de utilidad neta, rendimiento sobre la inversin y rendimiento sobre el capital).
FORMATO 10A: INFORMACIN FINANCIERA (RATIOS NO APLICABLES)

En el citado formato se debe indicar cules son los ratios no aplicables de acuerdo a la entidad, precisndose las razones de tal situacin. Al respecto, debe tenerse en cuenta que por la generalidad de la Directiva, sta es aplicable a diferentes tipos de instituciones pblicas, las cuales presentan particularidades propias, como es el caso de los gobiernos regionales y locales, respecto a un ministerio, la SUNAT, ente recaudador de tributos; y una empresa pblica.
FORMATO 10B: INFORMACIN FINANCIERA (RATIOS SUGERIDOS)

Se sealar los ratios propuestos, de tal manera que resulten ms representativos de los resultados obtenidos en la gestin. d) De la difusin de los Informes de Rendicin de Cuentas Mediante Resolucin de Contralora N 001-2010-CG de fecha 05 de enero 2010 se modific la Directiva N 004-2007-CG/GDES Rendicin de Cuenta de los Titulares, y en la cual se encarga a la Unidad Orgnica del ente rector de control, el procesamiento, la verificacin selectiva, la difusin y la consolidacin de los informes de rendicin de cuentas. Sobre el particular, es de significarse la modificacin introducida respecto a la difusin del acotado informe, pues desde la implantacin de la rendicin de cuentas mediante la Directiva N 008-2001-CG/OATJ y hasta la fecha, no se tiene conocimiento sobre su contenido a travs de las siguientes entidades:
u

Por parte de las municipalidades y por intermedio de sus portales institucionales, mucho menos de manera material mediante su difusin en documento impreso.

Debe observarse que al igual que en el caso de la Memoria de Gestin, la Resolucin Ministerial N 398-2008-PCM aprobatoria de la Directiva N 004-2008-PCM/SGP Lineamientos para la Uniformizacin del Contenido de los Portales de Transparencia de las Entidades Pblicas,

captulO iv. preparandO la rendicin de cuentas para la transferencia Municipal

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tampoco contempla la incorporacin del acotado informe en los portales institucionales de las entidades pblicas, y por ende, a nivel municipal.
u

Por la Contralora General de la Repblica a travs del mismo medio de informacin electrnica a nivel de cada institucin.

Ante los hechos en referencia que limitan a la ciudadana, instituciones y organizaciones locales el conocimiento de la informacin contenida en los informes de rendicin de cuentas y que atenta contra el derecho de acceso a la informacin pblica y el ejercicio de vigilancia y control sobre la gestin municipal, es de esperarse que la dacin y cumplimiento de la Resolucin de Contralora N 001-2010-CG habr de subsanar estas omisiones. Ante la poca difusin de casos prcticos, se adjunta como anexo N 03, los formatos de rendicin de cuentas, llenados con informacin de una hipottica municipalidad. Los formatos en blanco podrn obtenerse entrando a las pginas web institucionales de: www.contraloria.gob.pe www.inicam.org.pe www.ayrconsultores.org

4.4>

DE LAS SANCIONES POR LA NO PRESENTACIN DE LOS INFORMES A LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA


La no presentacin del Informe de Rendicin de Cuentas Anual o Final, su presentacin tarda o sin considerar los trminos sealados en la citada Directiva, constituyen infraccin en virtud de lo fijado en los literales f) y g) del Artculo 42 de la Ley N 27785. En el presente caso, el inciso de) del Artculo 15 del Reglamento de Infracciones y Sanciones de la Contralora General aprobado por Resolucin de Contralora N 367- 2003-CG de 31.Oct.2003, establece la aplicacin de una multa que oscila entre una y media (1.5) a cinco (5) UIT, equivalente para el ao 2010 de S/. 5,400.00 y S/. 18,000.00; esto es, sin perjuicio de otra responsabilidad administrativa, civil o penal que pudiera corresponda. Sobre el particular, debe manifestarse que mediante Comunicado Oficial N 007-2009-CG del 16 de julio de 2009, la Contralora General de la Repblica dio a conocer la relacin de entidades omisas a la presentacin de los Informes Anuales de Rendicin de Cuentas 2008, las mismas que ascienden a un total de 1 259 municipalidades (94 municipalidades provinciales y 1 165 municipalidades distritales). Tenindose en cuenta la cantidad de municipalidades existentes a nivel nacional, se obtiene el siguiente resultado:

108

Balance y cierre de la Gestin Municipal

cuadro n 14

Estado situacional de Municipalidades Provinciales y Distritales que presentaron el Informe de Rendicin de Cuentas 2008

Tipo de Municipalidad Provincial Distrital Total

Total Municipalidades 195 1 639 1 834

Presentaron IRC 101 474 575

Municipalidades Omisas Cantidad 94 1 165 1 259 % 48.21 71.08

Fuente: Comunicado Oficial N 007-2009-CG del 16 de julio de 2009

Conforme es de observarse, la cantidad de municipalidades omisas a la presentacin del Informe de Rendicin de Cuentas resulta preocupante, especialmente en lo que corresponde a las municipalidades distritales, cuyo porcentaje de la no presentacin de dicho documento equivale al 71.08% del total a nivel nacional. En tal sentido, resulta necesario que con criterios tcnicos y objetivos propios que le son caractersticos, la Contralora General de la Repblica habr de adoptar las acciones tendientes a la superacin de estos hechos, y en el cual habr de corresponderle a los rganos de Control Institucional - OCI, un rol activo en la determinacin de las causas que han originado la omisin en la presentacin de los citados Informes, discriminando aquellas que resultaran atribuibles y de responsabilidad de las autoridades y funcionarios, y las originadas por las limitaciones de las mismas entidades, y actuar conforme a las atribuciones fijadas por la normatividad de Control. Entre las causas que dan lugar a la omisin de la rendicin de cuentas a la Contralora General de la Repblica, se sealan las siguientes:
u

El poco inters de las autoridades y/o funcionarios en el cumplimiento de la presentacin del citado Informe, indicndose que ante esta omisin no se tiene conocimiento sobre las sanciones impuestas por la Contralora General de la Repblica. Limitaciones en el conocimiento sobre la expedicin de la normatividad de Control y otros de cumplimiento por los gobiernos locales, en razn a que el Diario Oficial El Peruano no se comercializa ni difunde en esas localidades; y de otro lado, aun existen distritos del interior del pas que no cuentan con los servicios del internet para que a travs de este medio alternativo tengan un alcance sobre el particular. Carencia de una adecuada capacitacin u orientacin a los funcionarios encargados de suministrar la informacin pertinente, respecto a los alcances y forma de llenado de los formatos que comprende el Informe de Rendicin de Cuentas, limitaciones en el conocimiento sobre aspectos

captulO i. Balance al trMinO de la Gestin Municipal

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relacionados a la normatividad y asuntos de gestin municipal que an subsiste en determinados gobiernos locales del interior del pas. Por lo expuesto, corresponde a los alcaldes y a sus funcionarios, la adopcin con la debida oportunidad, de las acciones que permitan la presentacin del Informe Final de la rendicin de cuentas por el periodo de gestin 2007 - 2010, cuyo plazo como se reitera, vence el 31 de enero de 2011; y en lo que respecta a las autoridades que resulten electas, la invocacin a la observancia a la normatividad de control en toda su extensin y de aquella aplicable a los gobiernos locales, a fin de evitar que puedan incurrir en posibles responsabilidades posteriores.

4.5>

PREPARANDO LA RENDICIN DE CUENTAS PARA LA TRANSFERENCIA MUNICIPAL


En funcin de los escenarios de conflictos o armonas en la que se pueda desarrollar la transferencia, se podrn disear estrategias que permitan estar en mejores condiciones para iniciar el proceso, sugirindose las siguientes medidas: 1. Convocar a una reunin donde exponga la Comisin de Evaluacin ante el nivel de gobierno y de gerencia ms cercano al Titular de la entidad, las conclusiones y recomendaciones, para explorar las alternativas y estrategias complementarias. 2. Evaluar quines debern integrar la Comisin de Transferencia, e identificar a otros actores claves, con dominio de temas programticos, y habilidades para el manejo y resolucin de conflictos. 3. Conformar un equipo de soporte, que apoye en la elaboracin de informes, actas, y de respuesta rpida ante requerimientos que se presentaran durante el proceso. 4. La Comisin designada ir elaborando archivos accesorios para el manejo de la autoridad saliente en copias fedateadas de los procesos y acciones ms relevantes que puedan generar posibles controversias, reclamos, explicaciones; as como para estar preparados para futuras acciones de control que segn la Ley N 27785 Ley del Sistema nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica, podra darse dentro del trmino de 10 aos de concluidos el periodo de gestin. 5. Complementariamente a las sugerencia de la Comisin de Evaluacin y Balance, se deber hacer una verificacin final para el llenado y presentacin del Informe Final de Rendicin de Cuentas conforme a la Directiva N 04-2007-CG/GDES Rendicin de Cuenta de los

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Balance y cierre de la Gestin Municipal

Titulares, a presentarse a ms tardar el 31 de enero de 2011, ponindose especial nfasis en ver las siguientes materias: articulacin de planes, actualizacin de documentos normativos de gestin, evaluacin de programas y proyectos, infraestructura, saneamiento fsico legal de los bienes de propiedad municipal y de la infraestructura pblica, liquidacin de obras, situacin del personal y procesos de evaluacin y seleccin, polticas de gestin de personal, capacitacin y bienestar social, as como aspectos relevantes del clima y cultura organizacional. 6. Mejorar la calidad de la informacin financiera para que revele de la mejor forma los actos administrativos de la gestin. Por ejemplo, avanzar en lo posible el sinceramiento de las cuentas en los siguientes rubros: cuentas por cobrar, cuentas por pagar, obras en curso, infraestructura pblica, lo que permita sustentar los ajustes contables y por ende, mostrar ratios financieros y de gestin sobre los logros y resultados obtenidos. 7. Formularse un inventario y dejarse constancia sobre los asuntos en proceso en razn a que por su naturaleza o alcance estn en proceso pero que por su importancia merecen drsele continuidad y culminacin.

captulO i. Balance al trMinO de la Gestin Municipal

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Anexos
1. 2. 3. Proyectos de resolucin y directiva sobre recepcin de donaciones Proyecto de resolucin sobre designacin de Comisin de Rendicin de Cuentas y de su respectiva directiva. Caso prctico con formatos utilizados en el informe de rendicin de cuentas a presentarse a la Contralora General de la Repblica.

captulO i. Balance al trMinO de la Gestin Municipal

AneXO 113 1

Proyectos de resolucin y directiva sobre recepcin de donaciones


Resolucin de Alcalda N 000-2010-MDSP Santa Patricia,

VISTO: El informe N 000-2010-OPP/MDSP, de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, solicitando la aprobacin del proyecto de la Directiva Normas y Procedimientos para la Recepcin de Donaciones en la Municipalidad Distrital de Santa Patricia; CONSIDERANDO: Que, de acuerdo en lo establecido en el Artculo 191 de la Constitucin Poltica del Per y de los Artculos II y VIII de la Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades, los Gobiernos Locales gozan de autonoma poltica, econmica y administrativa en los asuntos de su competencia, la misma que radica en la facultad de ejercer actos de gobierno, administrativos y de administracin; Que, conforme a lo prescrito en el numeral 20 del Artculo 9 de la Ley N 27972, es atribucin del concejo municipal, aceptar donaciones, legados, subsidios o cualquier otra liberalidad, en tanto que sus Artculos 64, 66 y 68 determinan que las donaciones de bienes a favor de una municipalidad estn exoneradas de todo impuesto, conforme a la ley de la materia, as como del pago de los derechos registrales y derechos arancelarios cuando los bienes provienen del extranjero, y que el acuerdo municipal de donacin, deber fijar de manera inequvoca el destino que tendr el bien donado y su modalidad; Que, el Artculo 69 de la Ley N 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, precisa que las donaciones dinerarias provenientes de instituciones nacionales o internacionales, pblicas o privadas, diferentes a las provenientes de los convenios de cooperacin tcnica no reembolsable, sern aprobadas por Acuerdo del Concejo Municipal, a publicarse en el

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Balance y cierre de la Gestin Municipal

Diario Oficial El Peruano, cuando su monto supere las cinco (5) Unidades Impositivas Tributarias, y cuando ste resulte menor a las cinco (5) UIT, el Acuerdo se publicar obligatoriamente dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes de aprobada, en la pgina web de la entidad; y en caso que los Gobiernos Locales carecieran de pgina web, la citada publicacin la realizarn en carteles impresos ubicados en su local institucional. Estando a lo expuesto, con la opinin favorable de la Oficina de Asesora Jurdica y con la visacin de la Gerencia Municipal, y en uso de las facultades otorgadas en el numeral 6) del Artculo 20 de la Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades; SE RESUELVE: Artculo primero. APROBAR, la Directiva N 000-2010-OPP/MDSP Normas y Procedimientos para la Recepcin de Donaciones en la Municipalidad Distrital de Santa Patricia, la misma que consta de diez (10) Artculos y que forma parte integrante de la presente resolucin. Articulo segundo. ENCARGAR, a la Gerencia Municipal, la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, la Oficina de Administracin, y a la Secretara General en lo que funcionalmente les corresponda, el cumplimiento de la presente disposicin. Articulo tercero. DJESE, sin efecto toda disposicin que se oponga a la presente disposicin municipal. REGSTRESE, COMUNQUESE Y CMPLASE

anexOs

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Directiva N 000-2010-OPP/MDSP Normas y Procedimientos para la Recepcin de Donaciones en la Municipalidad Distrital de Santa Patricia
CAPTULO I DISPOSICIONES GENERALES Artculo 1. Finalidad Establecer los mecanismos y pautas metodolgicas relacionadas a la administracin y control de las donaciones recibidas durante un perodo presupuestal, as como fijar los lineamientos desde el ingreso fsico hasta la utilizacin de los mismos. Alcance La presente Directiva es de aplicacin a todas las Unidades Orgnicas de la Municipalidad Distrital de Santa Patricia. Base legal La presente Directiva se sustenta en la siguiente base legal:
u

Artculo 2.

Artculo 3.

D. L. N 21942, que dispone que las mercancas donadas provenientes del extranjero, gozarn de tratamiento preferencial en el despacho por las Aduanas de la Repblica y estarn libres de pago de derechos especficos y adicionales consolidados en el Arancel de Aduanas; y su Reglamento, aprobado por D.S. N 127-91-PCM y su modificatoria DS. N 076-93PCM. u Ley N 28411 - Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. u Ley N 28708 - Ley del Sistema Nacional de Contabilidad. u Ley N 27972 - Ley Orgnica de Municipalidades y Normas Modificatorias. u Resolucin de Contralora N 122-98-CG aprobatoria de la Directiva N 009-98-CG/INF Informacin a ser recibida por la Contralora con relacin a donaciones de bienes provenientes del exterior.

CAPTULO II PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Artculo 4. De la recepcin de las donaciones Dentro del ejercicio fiscal diversas Instituciones y/o personas naturales realizan donaciones a la municipalidad, mediante comunicacin escrita del donante al alcalde, a ser recepcionadas a travs de las Unidades

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Balance y cierre de la Gestin Municipal

de Abastecimiento y de Tesorera segn se trata de bienes o dinero, respectivamente. Artculo 5. De las donaciones en bienes muebles e inmuebles Para la donacin de bienes muebles e inmuebles, el donante deber presentar la siguiente documentacin:
u

Las caractersticas fsicas y tcnicas del bien a donarse, ubicacin, estado de conservacin, valor o tasacin de la donacin y la documentacin que acredite la propiedad del bien a donarse. En caso que no pudiera acreditarse la propiedad del bien a donarse, el donante podr presentar una declaracin jurada notarial en la que manifieste la posesin del mismo con sus respectivas caractersticas.

En virtud a lo expuesto, la Oficina de Administracin otorgar la conformidad al Informe de la Unidad de Abastecimiento respecto a la aceptacin del bien a donarse a favor de la entidad, debiendo elevar todo lo actuado a travs de la Secretara General a la Comisin Permanente de Administracin y Presupuesto para su respectiva evaluacin y dictamen. Artculo 6. De la aceptacin de las donaciones por el concejo municipal Con los informes y dictmenes favorables, por acuerdo de concejo se aceptarn las donaciones, disposicin en el cual se precisarn las caractersticas y el valor de los bienes, con indicacin expresa de la Unidad Orgnica de destino o de uso de las mismas. Del control de las donaciones en bienes En mrito al acuerdo de concejo, los bienes sern remitidos a la Oficina de Administracin para su respectivo registro e ingreso por la Unidad de Abastecimiento al Almacn y/o Marges de la municipalidad, donde se elaborar la respectiva Nota de Entrada de Almacn y el Pedido Comprobante de Salida (PECOSA), documento en el cual se anotar el destino final del bien recibido en donacin y la correspondiente Acta de Recepcin. Adicionalmente, aperturar un Libro donde se registren todas las donaciones recibidas, documento que contendr la siguiente informacin bsica:
u

Artculo 7.

Nombre o razn social del donante, direccin y nmero de DNI o RUC segn corresponda. Identificacin del bien donado con indicacin de marca, color, N de serie u otra informacin identificatoria, estado de conservacin, valor y uso del mismo, segn corresponda. Fecha del acta de recepcin y N y fecha del respectivo acuerdo de concejo de aceptacin de las donaciones, documentos a ser archivados manteniendo un orden cronolgico y secuencial.

anexOs

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La Unidad de Abastecimiento ser la responsable de mantener actualizado el citado Libro, as como del debido archivamiento de las Actas de Aceptacin de las Donaciones y de los respectivos acuerdos de concejo. Artculo 8. De la valorizacin de las donaciones en bienes A fin de proceder a su correspondiente alta y registro contable y previa a su aprobacin por el concejo municipal, los bienes ofrecidos en donacin estarn valorizados por el donante, caso contrario, stos sern valuados de acuerdo al precio promedio del mercado por la Unidad de Abastecimiento en coordinacin con la Unidad de Contabilidad. De ser necesario y ante la imposibilidad de que pudieran ser tasados, los bienes en donacin sern valorizados por terceros. De las donaciones en dinero La oferta de donaciones en dinero provenientes de entidades nacionales o internacionales, pblicas o privadas, diferentes a las originadas de Convenio de Cooperacin Tcnica no Reembolsable, se realizar mediante comunicacin escrita dirigida al alcalde. Las Unidades Orgnicas beneficiarias informarn a la Gerencia Municipal, respecto al uso a darse a la donacin, quien luego de efectuar la correspondiente evaluacin y de encontrarla procedente, derivar lo actuado a la Secretara General a fin de ser sometido al Concejo Municipal para su aceptacin mediante acuerdo, disposicin en el cual se indicar su origen, destino y Unidad Orgnica responsable de su administracin y uso. Posteriormente, la Oficina de Administracin a travs de la Unidad de Tesorera emitir una constancia de depsito, en la cual se indicar el nombre de la entidad bancaria o financiera y el nmero de la cuenta corriente donde fue depositada la donacin, cuyas copias sern enviadas a la Oficina de Planeamiento y Presupuesto y a la Unidad de Contabilidad. Artculo 10. Del control de las donaciones en bienes y en dinero Corresponde a la Unidad de Contabilidad, ejercer el control financiero de las donaciones efectuadas a la municipalidad tanto en dinero como en bienes, mediante el registro contable acorde a la respectiva documentacin. Para tal efecto, la documentacin sustentatoria le sern remitidos de acuerdo a la naturaleza de las mismas, por las Unidades de Abastecimiento o Tesorera. Semestralmente, la Unidad de Contabilidad conciliar con la Oficina de Planeamiento y Presupuesto respecto a las donaciones recibidas por la municipalidad tanto en dinero como en bienes.

Artculo 9.

AneXO 2

Proyecto de Resolucin sobre designacin de la Comisin de Rendicin de Cuentas


Resolucin de Alcalda N 000-2010-MDSP Santa Patricia,

VISTO: El informe N 000-2010-OPP/MDSP, de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, solicitando la aprobacin del proyecto de la Directiva Normas y Procedimientos para la Recepcin de Donaciones en la Municipalidad Distrital de Santa Patricia; CONSIDERANDO: Que, de acuerdo en lo establecido en el Artculo 191 de la Constitucin Poltica del Per y de los Artculos II y VIII de la Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades, los Gobiernos Locales gozan de autonoma poltica, econmica y administrativa en los asuntos de su competencia, la misma que radica en la facultad de ejercer actos de gobierno, administrativos y de administracin; Que, mediante Directiva N 04-2007-CG/GDES Rendicin de Cuentas de los Titulares, aprobada por Resolucin de Contralora N 3322007-CG del 10 de octubre de 2007, se establece los procedimientos para que todo Titular de una entidad sujeta al Sistema Nacional de Control, rinda cuentas de manera homognea y oportuna, con relacin a la utilizacin de los bienes y recursos pblicos, disposicin aplicable a los Gobiernos Locales; Que, asimismo, el Artculo 17 de la Ley N 27783 Ley de Bases de la Descentralizacin, precisa que para efectos de promover la participacin ciudadana en la formulacin, debate y concertacin de sus planes de desarrollo y presupuestos, los gobiernos regionales y locales debern garantizar el acceso de todos los ciudadanos a la informacin pblica, as como la conformacin y funcionamiento de espacios y mecanismos de consulta, concertacin, control, evaluacin y rendicin de cuentas;

anexOs

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Que, a fin de darse debido cumplimiento a la presentacin de la acotada rendicin de cuentas ante la Contralora General de la Repblica, resulta necesario designar a una Comisin Especial, encargada de recopilar, procesar y exponer la informacin pertinente para el cumplimiento del objetivo en referencia, por el Ejercicio Presupuestal 2007- 2010; Estando a lo expuesto, con la opinin favorable de la Oficina de Asesora Jurdica y con la visacin de la Gerencia Municipal, y en uso de las facultades otorgadas en el numeral 6) del Artculo 20 de la Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades; SE RESUELVE: Artculo 1. DESIGNAR a la Comisin Especial, encargada de elaborar el Informe de Rendicin de Cuentas de la Municipalidad Distrital de Santa Patricia por el Ejercicio Presupuestal 2007 - 2010, Comisin que estar conformada por los siguientes funcionarios:
u u u

Gerente Municipal, quien la presidir. Director de la Oficina de Administracin (o quien haga sus veces) Jefe de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto (dem)

Artculo 2. APROBAR la Directiva N 000-2010-Elaboracin de los Informes de Rendicin de Cuentas de la Municipalidad Distrital de Santa Patricia, la misma que consta de Artculo 3. DISPONER que los responsables de las diferentes funciones de la municipalidad, proporcionen de manera oportuna, la informacin que para los fines del caso le sea solicitada por la Comisin Especial en referencia, designada mediante la presente disposicin. Artculo 4. ENCARGAR a la Secretara General, la difusin de la presente disposicin municipal. REGSTRESE, COMUNQUESE Y CMPLASE.

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Balance y cierre de la Gestin Municipal

Directiva N 000-2010-MDSP Elaboracin de los Informes de Rendicin de Cuentas de la Municipalidad Distrital de Santa Patricia
Artculo 1. OBJETIVOS Establecer los procedimientos bsicos que permitan la rendicin de cuenta oportuna de los resultados de la gestin municipal del Titular de la Municipalidad Distrital de Santa Patricia, correspondiente al periodo fiscal 2007 - 2010. FINALIDAD Uniformizar y cautelar la elaboracin y presentacin oportuna de la rendicin de cuentas de los resultados de la Gestin Municipal por el periodo fiscal 2007 2010 de la Municipalidad Distrital de Santa Patricia, en los plazos y trminos establecidos en la Directiva N 04-2007-CG/GDES Rendicin de Cuentas de los Titulares, aprobada por Resolucin de Contralora N 332-2007-CG del 10 de octubre de 2007. ALCANCE Las disposiciones contenidas en la presente Directiva comprenden a los Unidades Orgnicas, as como a los funcionarios y servidores de la Municipalidad Distrital de Santa Patricia en los aspectos que resulten de su competencia funcional. BASE LEGAL La presente Directiva se sustenta en la siguiente base legal:
u

Artculo 2.

Artculo 3.

Artculo 4.

Constitucin Poltica del Per 1993, artculo 82. Ley N 27658, Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado u Ley N 27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica y sus modificatorias. u Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. u Ley N 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica. u Ley N 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado. u D. S. N 043-2003-PCM, Aprueban el Texto nico Ordenado de la Ley N 27806. u Resolucin de Contralora N 320-2006-CG, Normas de Control Interno. u Resolucin de Contralora N 373-2006-CG, Gua Tcnica de Probidad Administrativa - Transferencia de Gestin.
u

anexOs

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Resolucin de Contralora N 367-2003-CG, Reglamento de Infracciones y Sanciones de la Contralora General y sus modificatorias.

Artculo 5.

DE LOS PROCEDIMIENTOS 1. Mediante Resolucin de Alcalda se designar una Comisin Especial encargada de la Elaboracin, Presentacin y Aprobacin del Informe de Rendicin de Cuentas del Titular de la Municipalidad Distrital de Santa Patricia Periodo Fiscal 2007 - 2010. En el Informe en referencia se expresarn los resultados de la gestin respecto a la situacin de los Documentos de Gestin, resultados de actividades, movimiento de personal, informacin financiera, tecnologas de informacin, infraestructura, procesos, cultura y clima organizacional y gestin de las personas, contenida en los formatos siguientes12:
u u u u u u u u u u u

F1: Informacin General F2: Situacin de los Documentos de Gestin F3: Alineamiento de Mandato y Objetivos Estratgicos F4: Alineamiento de Objetivos y Programas / Proyectos F5: Alineamiento de Actividades (Distintas a las Actividades de Proyectos) F6: Matriz de Evaluacin de Programas y/o Proyectos F7: Resultado de Actividades F8: Movimiento de Personal F10: Informacin Financiera F10A: Informacin Financiera (Ratios no aplicables) F10B: Informacin Financiera (Ratios sugeridos) Informacin Complementaria: F9A: Tecnologas de Informacin F9B: Infraestructura F9C. Procesos F9D: Cultura y Clima Organizacional F9E: Gestin de las Personas

u u u u u

2. Corresponder a los funcionarios responsables de las Unidades Orgnicas que se mencionan en la respectiva Resolucin de Alcalda, el correspondiente llenado y suscripcin de los Formatos, los mismos que sern remitidos a la Comisin Especial a fin de que los revise y los eleve al Despacho de la Alcalda para su firma y envo a la Contralora General de la Repblica. 2010.

12

Los formatos en referencia que incluyen el desarrollo de un caso prctico se presentan como Anexo N 03.

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Balance y cierre de la Gestin Municipal

3. La Comisin Especial efectuar las coordinaciones necesarias y el seguimiento respecto a los avances del llenado de formatos que les corresponda a cada Unidad Orgnica, para su posterior revisin y envo a la Alcalda para su suscripcin y remisin a la Contralora General de la Repblica. 4. Djese establecido que cada funcionario ser responsable de la veracidad de la informacin que reporte en los Formatos que funcionalmente sean de su competencia y que la suscribir en seal de conformidad. Dicho funcionario ser pasible de las sanciones administrativas que corresponda en los casos siguientes:
u

Presentar los Formatos con errores u omisiones, o de forma inoportuna respecto al plazo otorgado para su entrega, o que ocasione dilacin u obstaculice la presentacin del Informe de Rendicin de Cuentas ante la Contralora General de la Repblica. Proporcionar intencionalmente informacin falsa en los Formatos en referencia.

5. Compete a la Comisin Especial bajo responsabilidad, poner en conocimiento del Titular de la entidad y del rgano de Control Institucional, la omisin en la presentacin de la informacin solicitada, y/o su presentacin de manera incompleta dentro de los plazos fijados.

anexos

ANEXO 123 3

Caso prctico con formatos utilizados en el informe de rendicin de cuentas a presentarse a la Contralora General de la Repblica

INFORME DE RENDICIN DE CUENTAS FINAL DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL SANTA PATRICIA (2007 2010)

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FORMATO 1: INFORMACIN GENERAL


1 SOBRE LA ENTIDAD Cdigo de Entidad Nombre de Entidad Sector Dependencia Direccin ( Sede Principal) Urbanizacin Distrito Provincia Departamento Telfonos Fax (Nmero [Anexo]) Pgina Web RUC SOBRE EL TITULAR Apellidos del Titular Nombres del Titular Cargo del Titular Tipo y Nmero de Documento de Identidad Correo Electrnico Tipo y Nmero Documento Designacin. Fecha del Documento de Designacin Tipo y Nmero Documento Trmino. Fecha Documento de Trmino. Marcar con una X IARC 2 1 9 5 3 IFRC X

3 MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA PATRICIA 4 MUNICIPALIDADES DISTRITALES 5 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL LA ESPERANZA 6 AV. ITALIA 333 Av. Calle Jr. Nombre Nm/Int/Mzn/Lt/Etapa 7 8 SANTA PATRICIA 9 LA ESPERANZA 10 EL PROGRESO 11 3487236-3485555 (Nmero1 [Anexo] / Nmero2 [Anexo] /...) 12 3481515 13 www.munisantapatricia.gob.pe 14 20131319999 15 PEREZ Primer Apellido 16 ALFREDO 17 ALCALDE 18 Documento Nacional de Identidad 09989999 19 alcalda@munisantapatricia.gob.pe 20 CREDENCIAL JNE (Resolucin, Credencial, etc.) 21 1 0 1 2 2010 da mes ao 22 (Resolucin, Credencial, etc.) 23 da mes ao MARTINEZ Segundo Apellido Nombres

________________________________
SELLO Y FIRMA DEL TITULAR

anexos

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INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO 1 INFORMACIN GENERAL


Objetivo del formato: reas Involucradas : Conocer la informacin general sobre la entidad, el Titular y el tipo de informe que se est presentando. Entre las reas que pueden apoyar a la elaboracin del formato se encuentra el rea de administracin o la que realice sus veces, conforme a las normas de la organizacin interna de la entidad. IARC = Informe Anual de Rendicin de Cuentas IFRC = Informe Final de Rendicin de Cuentas Cdigo de cuatro dgitos que se encuentra en la pgina Web de la Contralora General de la Repblica: http://www.contraloria.gob.pe Descripcin del nombre de la entidad Sector al que pertenece la entidad A qu entidad debe rendir cuentas. Por ejemplo: el Organismo Pblico Descentralizado ABC debe rendir ante el Ministerio XYZ. Entonces cuando el Organismo Pblico Descentralizado llene este campo deber indicar Ministerio XYZ Direccin de la sede principal de la entidad Urbanizacin de la sede principal Distrito de la sede principal Provincia de la sede principal Departamento de la sede principal Puede incluir ms de uno y el formato debe ser: CL XXXXXXX [AAA]; Donde CL es cdigo local y las X el nmero que corresponde y AAA es el nmero de anexo correspondiente al despacho del Titular Nmero de fax del Despacho del Titular o de la sede principal La direccin en internet de la pgina web institucional Nmero del Registro nico del Contribuyente Primer y segundo apellido del Titular Nombre(s) del Titular Sealar la denominacin del cargo que ostenta como Titular de la entidad Se deber indicar el tipo de documento de identidad puede ser DNI, CE =Carnet de extranjera, LE= Libreta Electoral, CI= Carnet de Identidad, Se deber indicar el tipo de documento con el cual ha sido designado en el cargo y su numeracin correspondiente Fecha del Documento de Designacin en el cargo Se deber indicar el tipo de documento y su numeracin correspondiente con el cual se ha dado por culminado su perodo de gestin Fecha del documento con el cual se ha dado por culminado su periodo de gestin

I. SOBRE LA ENTIDAD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Tipo de Informe Cdigo de Entidad Nombre de la Entidad Sector Dependencia Direccin Urbanizacin Distrito Provincia Departamento Telfonos Nro. de Fax Pgina Web RUC Apellidos del Titular Nombres del Titular Cargo del Titular Tipo y Nro. Documento de Identidad Correo Electrnico Tipo y Nro. Documento de Designacin Fecha Documento de Designacin Tipo y Nro. Documento de Trmino Fecha Doc. Trmino

II. SOBRE EL TITULAR

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Balance y cierre de la Gestin Municipal

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO 2 DOCUMENTOS DE GESTIN Objetivo del formato: reas Involucradas: N 1 2 3 Nombre de campo Tiene? Otros Aprobado por (DS, RS, RM, etc.) Elaboracin 4 5 6 Propia Otra entidad Fecha aprobacin No est aprobado?, Comentario Fecha publicacin en web Entregado en fecha Identificar cules son los documentos de gestin actualizados con los que cuenta la entidad y que segn la normativa aplicable debe tener. Entre las reas que pueden apoyar a la elaboracin del formato se encuentra el rea de administracin, planeamiento, programacin y presupuesto; o la que realice sus veces, conforme a las normas de la organizacin interna de la entidad. Detalle Indicar si la entidad cuenta con los documentos de gestin enumerados en la relacin. Sealar la denominacin del documento de gestin que se haya elaborado y no se encuentra en la lista. Indicar el instrumento legal con el cual se aprueba el documento de gestin, puede ser una Resolucin Suprema, Resolucin Directoral, Decreto de Alcalda, etc. Indicar todos los documentos de aprobacin que se emitieron hasta la ltima actualizacin. Sealar quin elabor el documento de gestin. Marcar si la elaboracin del documento de gestin fue realizada por la entidad. Marcar si la elaboracin del documento de gestin fue efectuada por otro organismo al cual reporta la entidad. Registrar la fecha consignada en el documento de aprobacin. Sealar las siguientes opciones: No se considera necesario elaborar el documento Se encuentra en proceso de elaboracin Se encuentra en trmite de aprobacin El marco legal vigente no obliga a su elaboracin Otro: especificar Indicar desde cuando se viene publicando el documento en el portal web de la entidad. Indicar si el documento de gestin se entreg a tiempo a la entidad a la cual se debe reportar para su autorizacin y/o consolidacin. ( No Contralora General de la Repblica). Por ej: el presupuesto debe entregarse al MEF hasta una determinada fecha. En caso se marque NA (no aplicable), se supone que el documento no requiere presentarse a otra entidad. Respecto al numeral 9, indicar a que entidad se debi reportar para su autorizacin y/o consolidacin, segn Tabla (Direccin Nacional de Presupuesto Pblico, Consucode, Municipalidad Provincial, Gobierno Regional, Presidencia del Consejo de Ministros, etc.) Respecto al numeral 9, en caso no se haya presentado el documento de gestin en la fecha y se haya presentado en un plazo menor a 20 das tiles; aplican las siguientes opciones: No instructivo: no se cont con el instructivo o la norma oportunamente para su elaboracin. Coordinacin de envo: demora por mala coordinacin con el envo. Retraso menor: retraso por coordinaciones internas (de la entidad), pero se ha subsanado al presentarse en un plazo entre 11 y 20 das tiles. Con observaciones: se efectuaron observaciones en la fecha de presentacin (el da que corresponda). Sin recursos: no se cont con los recursos necesarios para su elaboracin. Otros: especificar en caso use esta opcin.

10

A qu entidad?

11

No, Por qu?

anexos

F2: SITUACIN DE LOS DO


Nombre de la entidad: MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA PATRICIA Nombre del Titular: ALFREDO PREZ MARTNEZ 1 DOCUMENTO DE GESTIN TIENE? SI PLANEAMIENTO Plan Estratgico Sectorial Multianual (PESEM) Plan Estratgico Institucional (PEI) Plan Operativo Institucional (POI) Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC) Plan de Desarrollo Regional Concertado (PDRC) Plan de Desarrollo Local Concertado (PDLC) Plan de Desarrollo Integral (PDI) Plan de Desarrollo Urbano (PDU) Plan de Ordenamiento Territorial (POT) Plan Anual de Capacitacin (PAC) Otros . PRESUPUESTO Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) Presupuesto Institucional Modificado (PIM) Presupuesto Analtico de Personal (PAP) Presupuesto Participativo ORGANIZACIONALES Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) Manual de Organizacin y Funciones (MOF) Cuadro de Asignacin de Personal (CAP) Manual de Procedimientos (MAPRO) Manual de Operaciones PROCEDIMIENTOS Texto nico de Procedimientos Administrativos (TUPA) X Ordenanza 029 X X X X X X Ordenanza 025 R.A. 145 Ordenanza 032 X X X X X X X A.C. 320 R.G. 330 R.G.075 A.C. 318 X X X X 2 X X X X R.J. 020 X X A.C. 014 A.C. 014 X X X X X X X A.C. 298 A.C. 299 R.G.070 X X X NO N/A Aprobado por (DS, RS, RM, etc.) 3 Elaboracin

Propia

Otra entidad

127

OCUMENTOS DE GESTIN
Tipo de Informe IARC IFRC X

6 Fecha Aprobacin da mes ao

No est Aprobado?

Fecha Publicacin (Web) da mes

Entregado en Fecha

9 A qu

10

11 No Por qu?

Comentario

ao

SI

NO

N/A

entidad?

29 29 15

08 08 01

2008 2008 2010

01 01 18

09 09 01

2008 2008 2010 X

X X OSCE

En elaboracin 23 23 05 01 01 02 2009 2009 2010 27 27 05 01 01 02 2009 2009 2010 X X X

28 14 15 28 18 05 25

12 09 01 12 02 03 03

2009 2010 2010 2009 2009 2009 2009 En elaboracin

28 15 28 18 10 26

12 09 12 02 03 03

2009 2010 2009 2009 2009 2009

X X X X X X X

M.P. La Esperanza M.P. La Esperanza M.P. La Esperanza

22

04

2008

30

04

2008

M.P. La Esperanza

FORMATO 3: ALINEAMIENTO DE MANDATO Y OBJETIVOS ESTRATGICOS

anexos

Nombre de la entidad: IARC IFRC X

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA PATRICIA

Tipo de Informe

Nombre del Titular:

ALFREDO PEREZ MARTNEZ

MARCO LEGAL PUBLICACIN NUMERAL/ dd mm aa LITERAL MANDATO GENERAL PLANTEADO DEL

FECHA

ART.

DESCRIPCIN

OBJETIVO ESTRATGICO

DOCUMENTO GESTIN

ley, norma, documento

NMERO

LEY ORGNICA DE MUNICIPALIDADES

27972

27

05

2003

ARTCULO IVFINALIDAD

Los gobiernos locales representan al vecindario, promueven la adecuada prestacin de los servicios pblicos locales y el desarrollo integral, sostenible y armnico de su circunscripcin.

Brindar al vecino servicios pblicos oportunos y de calidad, que garanticen su desarrollo social, seguridad ciudadana, participacin democrtica en la gestin y el desarrollo econmico, en base a los Planes Institucionales, con principios, valores y transparencia y prcticas de buen gobierno corporativo.

Plan de Desarrollo Institucional

129

130

Balance y cierre de la Gestin Municipal

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO 3 ALINEAMIENTO DE MANDATO Y OBJETIVOS ESTRATGICOS

Objetivo del formato:

Identificar si los objetivos estratgicos de la entidad estn alineados con el mandato otorgado por la norma. Se entiende como mandato el contrato consensual por el cual una de las partes confa su representacin personal, o la gestin o desempeo de uno o ms negocios a la otra, que lo toma a su cargo. En ese sentido el mandato es aquel que la poblacin otorga a las autoridades y por el cual confa su representacin personal para la funcin que se le pide desempear. Este formato busca identificar si la responsabilidad a cumplir otorgada por la poblacin a travs de un mandato, en forma de normativa, est siendo cumplida a travs de los objetivos que la organizacin o entidad establece. El presente formato busca identificar cules y cuntos de los objetivos estratgicos estn alineados con el mandato establecido para cada entidad.

reas Involucradas :

Entre las reas que pueden apoyar a la elaboracin del formato se encuentra el rea de administracin, planeamiento, programacin y presupuesto; o la que realice sus veces, conforme a las normas de la organizacin interna de la entidad. DETALLE Mandato: est referido a las atribuciones asignadas a la entidad y que justifican su operatividad. En este campo debe indicarse el instrumento legal (ley orgnica, decreto legislativo, etc.) con el cual se le otorga el mandato. Del instrumento legal con el cual se le otorga el mandato. Est referido a la fecha de publicacin de la norma indicada. Especificar el nmero del artculo, literal y numeral de la norma en la cual se describe el mandato otorgado. Transcripcin del artculo donde se describe el mandato otorgado por norma. Sealar el objetivo estratgico general planteado en el documento de gestin que se alinea con el mandato otorgado. Objetivo estratgico que corresponde al mandato.

N 1

NOMBRE DE CAMPO Marco Legal

2 3 4

Nmero Fecha de Publicacin Art./Numeral/Literal

Descripcin del mandato

Objetivo Estratgico General planteado Documento de Gestin

anexos

FORMATO 4: ALINEAMIENTO DE OBJETIVOS Y PROGRAMAS/PROYECTOS

Nombre de la entidad: IARC IFRC X

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA PATRICIA

Tipo de Informe

Nombre del Titular:

ALFREDO PREZ MARTNEZ

OBJETIVOS 3 2 5 6 7 8 9 10 4

FUENTE 11 12 13 14

DOCUMENTO DE GESTIN O PLAN ESTRATGICO ( a largo plazo) PROGRAMA / PROYECTO IP AP PE CT FE

PLAN OPERATIVO ( a corto plazo)

CDIGO SNIP

DESCRIPCIN GENERAL

TP

RP

EP

TD

Brindar al vecino servicios pblicos oportunos y de calidad, que garanticen su desarrollo social, seguridad ciudadana, participacin democrtica en la gestin y el desarrollo econmico, en base a los Planes Institucionales, con principios, valores y transparencia y prcticas de buen gobierno corporativo. Ejecucin de obras, programas y proyectos concertados con participacin de las organizaciones y poblacin local. X

Identificacin de necesidades locales prioritarias para su oportuna atencin.

Construccin de relleno sanitario y rehabilitacin de vas.

131

132

Balance y cierre de la Gestin Municipal

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO 4 ALINEAMIENTO DE OBJETIVOS Y PROGRAMAS/PROYECTOS


Identificar el alineamiento de los proyectos o programas con los objetivos del plan operativo y del plan estratgico institucional. En el caso del Poder Legislativo, Poder Judicial y Ministerio Pblico se considera los programas/ proyectos referidos a los aspectos administrativos que apoyan el accionar de tales entidades. Entre las reas que pueden apoyar a la elaboracin del formato se encuentra el rea de planeamiento, programacin y presupuesto y el rea que tenga las funciones de una oficina de elaboracin y gestin de proyectos o la que realice sus veces, conforme a las normas de la organizacin interna de la entidad.

Objetivo del formato:

reas Involucradas

Se trata de conocer cmo estn alineados dichos programas o proyectos con los objetivos del plan operativo y stos a su vez con el plan estratgico. Por ejemplo: OBJETIVOS Plan Estratgico Objetivo A Plan Operativo Objetivo 1 Objetivo 2 Objetivo 5 Objetivo 7 Objetivo B Objetivo 7 Objetivo 13 PROGRAMA/ PROYECTO Programa AA Programa CC Programa DD Programa AA Programa ZZ Programa Z1

N 1

NOMBRE DE CAMPO Documento de Gestin o Plan Estratgico (mediano/largo plazo) Plan Operativo (a corto plazo)

DETALLE Consignar los objetivos de mediano o largo plazo que guan el accionar de la entidad, estn o no consignados en un Documento de Gestin aprobado. Consignar los objetivos de corto plazo que estn relacionados con los objetivos estratgicos indicados en el numeral 1. Sealar los programas y/o proyectos que estn planificados para ejecutarse en cumplimiento a los objetivos sealados en los numerales 1 y 2. Incluir el cdigo SNIP asignado al programa o proyecto.

3 4

Programa/proyecto Cdigo SNIP

anexos

133

ORIGEN

Conocer el origen de las iniciativas. Se plantean diferentes alternativas, de las cuales se debe escoger la que corresponda. La entidad ha diseado y planificado ejecutar el proyecto en funcin a las necesidades identificadas. Las actividades de este tipo son aquellas que han sido acordados de ejecutar con la poblacin. Es la poblacin quien identifica la necesidad y la plantea a la entidad para que sea resuelta a travs de un proyecto. Ej: Los procesos de presupuesto participativo. El proyecto se ejecuta en el marco de una poltica de Estado planteada por el presupuesto participativo. Proyectos desarrollados en el marco de un acuerdo de cooperacin con diferentes entidades, donde se es beneficiario de una cooperacin tcnica de tipo no reembolsable o cuya contribucin como contraparte no sea de tipo presupuestal. Proyectos que son encargados o se compromete su ejecucin en el marco de un convenio de endeudamiento externo del Estado. Descripcin ms amplia de la opcin marcada. Ej: Presupuesto Participativo 2006. Identificar la principal fuente de financiamiento de los proyectos indicados. Cuando los proyectos se ejecutan con fondos del Tesoro Pblico. Cuando los proyectos se ejecutan con fondos percibidos o recaudados por la misma entidad. Cuando los proyectos se ejecutan en el marco de un financiamiento externo u operacin de deuda. Cuando los proyectos se ejecutan con fondos financieros no reembolsables provenientes de agencias internacionales de desarrollo, gobiernos, instituciones y organismos internacionales; as como otras personas naturales o jurdicas domiciliadas o no en el pas. Se consideran las transferencias provenientes de entidades pblicas y privadas sin exigencia de contraprestacin alguna.

Iniciativa Propia - IP

Acuerdo con la Poblacin - AP

Poltica de Estado - PE

Cooperacin Tcnica - CT

Financiamiento Externo - FE

10

Descripcin General FUENTE

11 12

Tesoro Pblico - TP Recursos Propios - RP

13

Endeudamiento Pblico - EP

14

Transferencias y Donaciones - TD

FORMATO 5: ALINEAMIENTO DE ACTIVIDADES (DISTINTAS A LAS ACTIVIDADES DE PROYECTOS)


Tipo de Informe IARC IFRC X

134

Nombre de la entidad:

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA PATRICIA

Nombre del Titular:

ALFREDO PREZ MARTNEZ

OBJETIVOS 2
DESCRIPCIN DENOMINACIN IP ACTIVIDAD AP PE CT FE DE LA DE LA ACTIVIDAD TP RP

ORIGEN 3 4 5 6 7 8 9 10 11

FUENTE 12 13

DOCUMENTO DE GESTION O PLAN ESTRATGICO ( a largo plazo)

PLAN OPERATIVO

EP

TD

( a corto plazo)

Brindar al vecino servicios pblicos oportunos y de calidad, que garanticen su desarrollo social, seguridad ciudadana, participacin democrtica en la gestin y el desarrollo econmico, en base a los Planes Institucionales, con principios, valores y transparencia y prcticas de buen gobierno corporativo. Construccin de Vivero Municipal Jos Abelardo Quinez X

Lograr un adecuado hbitat urbano, consolidando la funcin residencial del distrito, complementada con actividades tursticas, comerciales y de servicios especializados.

Rehabilitacin y equipamiento de la infraestructura urbana.

Alameda El Triunfo calle Buenaventura Rey y La Esperanza. Pavimentacin Av. Hroes Peruanos

Balance y cierre de la Gestin Municipal

Brindar al vecino servicios pblicos oportunos y de calidad, que garanticen su desarrollo social, seguridad ciudadana, participacin democrtica en la gestin y el desarrollo econmico, en base a los Planes Institucionales, con principios, valores y transparencia y prcticas de buen gobierno corporativo.

Lograr un adecuado hbitat urbano, consolidando la funcin residencial del distrito, complementada con actividades tursticas, comerciales y de servicios especializados.

Implementacin del vivero ecolgico

anexos

135

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO 5 ALINEAMIENTO DE ACTIVIDADES


Obtener informacin de cmo las entidades estn alineando las actividades a los objetivos del Plan Operativo y/o Plan Estratgico. Considerar slo las actividades con relevancia para el cumplimiento de los objetivos estratgicos de la entidad; asimismo, las actividades mencionadas en este punto no son las actividades de los proyectos. Es de indicar que en el caso del Poder Legislativo, Poder Judicial y Ministerio Pblico se considera las actividades referidas a los aspectos administrativos que apoyan el accionar de tales entidades. Entre las reas que pueden apoyar a la elaboracin del formato se encuentra el rea de planeamiento, programacin y presupuesto y el rea que tenga las funciones de una oficina de atencin y desarrollo de actividades o la que realice sus veces, conforme a las normas de la organizacin interna de la entidad.

Objetivo del formato:

reas Involucradas :

Se busca conocer cmo estn alineadas dichas actividades con los objetivos del plan operativo y stos a su vez con el plan estratgico. Por ejemplo Objetivos Plan Estratgico Objetivo A Plan Operativo Objetivo 3 Objetivo 4 Objetivo 6 Objetivo 7 Objetivo B Objetivo 9 Objetivo 12 N 1 NOMBRE DE CAMPO Documento de Gestin o Plan Estratgico (a mediano/largo plazo) Plan Operativo (a corto plazo) DETALLE Consignar los objetivos de mediano o largo plazo que guan el accionar de la entidad, estn o no consignados en un Documento de Gestin aprobado. Consignar los objetivos de corto plazo que estn relacionados con los objetivos estratgicos indicados en el numeral 1 del formato 4. La actividad est referida al conjunto de tareas necesarias para mantener de forma permanente y continua la operatividad de la accin de la entidad; asimismo, representa la produccin de bienes y servicios que la entidad lleva a cabo de acuerdo a sus atribuciones dentro de los procesos y tecnologas acostumbrados. 3 Denominacin de la Actividad Mencionar qu actividades estn planificadas para ejecutarse para el cumplimiento de los objetivos del plan operativo y/o plan estratgico. Deben escribirse las actividades de manera agregada, no el detalle o la programacin de las mismas. Por ejemplo: La CGR tiene que realizar como actividades: Acciones de control y adems las puede desagregar en Acciones de control en la ciudad de Ica y acciones de control en la ciudad de Tacna, etc. Lo que debe reflejar en este campo es la actividad agregada de Acciones de control, no el detalle de la misma. Programa / Proyecto Actividad A1 Actividad C2 Actividad D5 Actividad A9 Actividad Z4 Actividad M1

136

Balance y cierre de la Gestin Municipal

N 4 5

ORIGEN Iniciativa Propia - IP Acuerdo con la Poblacin - AP

Conocer el origen de las iniciativas. Se plantean diferentes alternativas, de las cuales se debe escoger la que corresponda. La entidad ha diseado y planificado ejecutar el proyecto en funcin a las necesidades identificadas. Las actividades de este tipo son aquellas que han sido acordados de ejecutar con la poblacin. Es la poblacin quien identifica la necesidad y la plantea a la entidad para que sea resuelta a travs de una actividad. Ej: los procesos de presupuesto participativo La actividad se ejecuta en el marco de una poltica de Estado planteada por el Poder Ejecutivo Actividades desarrolladas en el marco de un acuerdo de cooperacin con diferentes entidades, donde se es beneficiario de una cooperacin tcnica de tipo no reembolsable o cuya contribucin como contraparte no sea de tipo presupuestal. Actividades que son encargadas o se compromete su ejecucin en el marco de un convenio de endeudamiento externo del Estado. Descripcin ms amplia de la opcin marcada. Identificar la principal fuente de financiamiento de las actividades indicados. Cuando las actividades se ejecutan con fondos del Tesoro Pblico. Cuando las actividades se ejecutan con fondos percibidos o recaudados por la misma entidad. Cuando las actividades se ejecutan en el marco de un financiamiento externo u operacin de deuda. Cuando las actividades se ejecutan con fondos financieros no reembolsables provenientes de agencias internacionales de desarrollo, gobiernos, instituciones y organismos de agencias internacionales de desarrollo, gobiernos, instituciones y organismos internacionales; as como otras personas naturales o jurdicas domiciliadas internacionales; as como otras personas naturales o jurdicas domiciliadas o no en el pas. Se consideran las transferencias provenientes de entidades pblicas y privadas sin exigencia de contraprestacin alguna.

6 7

Poltica de Estado PE Cooperacin Tcnica -CT

8 9 N 10 11 12 13

Financiamiento Externo - FE Descripcin de la Actividad FUENTE Tesoro Pblico -TP Recursos Propios - RP Endeudamiento Pblico - EP Transferencias y Donaciones TD

anexos

FORMATO 6: MATRIZ DE EVALUACI


Nombre de la entidad: Nombre del Titular: MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA PATRICIA ALFREDO PREZ MARTNEZ PROGRAMA PROMOVER EL DESARROLLO URBANO Localidad UBICACIN Distrito Provincia Regin 1 PROYECTO 2 Cdigo SNIP 3

Tipo

6 7 8 9 14

EJECUTAR PROYECTOS DE OBRAS PBLICAS PROGRAMADAS Santa Patricia FECHA INIC PLANIFICADA Santa Patricia FIN La Esperanza FECHA INIC EJECUTADA El Progreso FIN 15

FIN (IMPACTO) Rehabilitacin de vas urbanas de varias calles en el distrito PROPSITO Renovacin de vas urbanas COMPONENTES Rehabilitacin de vas urbanas 18 Costo Nuevo Soles 4 348 528 Costo Nuevo Soles 4 348 528

INDICADOR Metros cuadrados

INDICADORES/METAS/RESUL 16 Resultado a la 17 META fecha 12 524 metros 12 524 metros cuadrados cuadrados Meta 21 Resultado a la fecha 12 127 m2 Resultado a la fecha 12 127 m2 22

19

Indicador M2 Indicador M2

20

25

26

27

12 127 m2 Meta 28 12 127 m2

29

FORMATO 6: MATRIZ DE EVALUACI


Nombre de la entidad: Nombre del Titular: MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA PATRICIA ALFREDO PREZ MARTNEZ PROGRAMA PROTECCIN DEL MEDIO AMBIENTE Localidad UBICACIN Distrito Provincia Regin 1 PROYECTO 2 Cdigo SNIP 3

Tipo

6 7 8 9 14

MEJORAMIENTO GESTIN DE REAS VERDES Santa Patricia FECHA PLANIFICADA Santa Patricia La Esperanza FECHA EJECUTADA El Progreso 15 INDICADOR %

INIC FIN INIC FIN

FIN (IMPACTO) Recuperacin y mantenimiento de reas verdes COMPONENTES Mejoramiento de parques 18 Costo Nuevo Soles 185 320 19

INDICADORES/METAS/RESUL 16 Resultado a la 17 META fecha 100 % 80% de avance 21 180 m2 Resultado a la fecha 144 m2 22

Indicador

20

Meta

137

N DE PROGRAMAS Y/O PROYECTOS


IFRC 4 X 5

o de Informe IARC

Modalidad Ejecucin Contrata CIO N CIO N

Modalidades Especiales 01-06-2010 15-07-2010 01-08-2010 18-09-2010

10 11 12 13

LTADOS

23 Costo a la fecha 4 348 528 Costo 30 a la fecha 4 348 528

Avance 100 Avance 100

24 SITUACIN ACTUAL DEL PROYECTO 32 Observaciones(*) 33 Recomendaciones (*) Costo A costo

31

Estado Plazo Concluido

34

N DE PROGRAMAS Y/O PROYECTOS


IFRC 4 X 5

o de Informe IARC

Modalidad Ejecucin Contrata CIO N CIO N

Modalidades Especiales 01-10-2010 30-11-2010 15-11-2010 31-12-2010

10 11 12 13

LTADOS

Costo a la fecha 148 256

23

Avance 144

24

Estado Plazo Concluido

25 Costo A costo

Observaciones(*)

26

Recomendaciones (*)

27

anexos

139

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO 6 MATRIZ DE EVALUACIN DE PROGRAMAS Y/O PROYECTOS
Objetivo del formato: Determinar los resultados obtenidos en la ejecucin de los proyectos a la fecha reportada en el Informe de Rendicin de Cuentas - IRC, para tal efecto se utilizar la informacin de la Matriz Marco Lgico del Programa/Proyecto. Incluir todos los proyectos o programas. En el caso del Poder Legislativo, Poder Judicial y Ministerio Pblico se consideran los programas/proyectos referidos a los aspectos administrativos que apoyan el accionar de tales entidades. reas Involucradas : Entre las reas que pueden apoyar a la elaboracin del formato se encuentra el rea de planeamiento, programacin y presupuesto, el rea que tenga las funciones de una oficina de diseo y ejecucin de proyectos, la oficina de proyectos de inversin, adems de aquellas que tengan recursos y funciones de ejecucin de proyectos o la que realice sus veces, conforme a las normas de la organizacin interna de la entidad. N 1 NOMBRE DE CAMPO PROGRAMA DETALLE Colocar la denominacin del programa al cual pertenece el proyecto. En el caso de las universidades especificar el nombre del centro de produccin al que corresponde el proyecto. Colocar la denominacin completa del proyecto tal como se encuentra registrado en el SNIP Indicar el cdigo SNIP, con el cual fue registrado el proyecto. Sealar si el proyecto se ejecuta bajo las siguientes opciones: Contrata: Licitacin Pblica, Concurso Pblico, Adjudicacin Directa Pblica, Adjudicacin Directa Selectiva y Menor Cuanta. Administracin Directa: si la entidad ejecuta el proyecto con sus propios recursos materiales y humanos. Encargo: si la ejecucin del proyecto se encarga a otra entidad pblica. Otros: especificar 5 MODALIDADES ESPECIALES Sealar si el proyecto se ejecuta bajo las siguientes opciones: Subasta inversa Convenio Marco de Precios Compras Corporativas Obligatorias Compras Corporativas Facultativas Proceso de Seleccin Abreviado - PSA 6 7 8 9 LOCALIDAD DISTRITO PROVINCIA REGIN Indicar la localidad donde est ubicado el proyecto. Consignar el distrito donde se ubica el proyecto. Colocar el nombre de la provincia donde se ejecuta el proyecto. Sealar el nombre de la regin donde se ejecuta el proyecto.

2 3 4

PROYECTO CDIGO SNIP MODALIDAD DE EJECUCIN

140

Balance y cierre de la Gestin Municipal

10 11 12 13

INICIO DE LA FECHA PLANIFICADA FIN FECHA PLANIFICADA INICIO FECHA EJECUTADA FIN FECHA EJECUTADA

Se colocar la fecha en la cual se tiene planificado empezar la elaboracin del proyecto. Se colocar la fecha en la cual se tiene programada la culminacin del proyecto. Se colocar la fecha en la cual empez realmente la ejecucin del proyecto. Se colocar la fecha en la cual se termin la ejecucin del proyecto, en caso de no haber terminado la ejecucin se colocar la fecha tentativa de fin de ejecucin. Se registrar el indicador, meta y resultado a la fecha. El fin de un proyecto es una descripcin de la solucin a problemas de nivel superior e importancia nacional, sectorial o regional que se ha diagnosticado. El fin representa un objetivo de desarrollo que generalmente obedece a un nivel estratgico (polticas de desarrollo), es decir, ayuda a establecer el contexto en el cual el proyecto encaja, y describe el impacto a largo plazo, al cual el proyecto, se espera, contribuir. Ejemplo: disminucin de la tasa de morbilidad en el distrito de San Jos.

N 14

REFERIDO AL FIN FIN

15

INDICADOR

Es el instrumento que mide de manera cuantitativa los avances del proyecto. Se consigna la frmula que define el indicador y muestra el beneficio de la ejecucin del proyecto. Aqu se mostraran indicadores que nos reflejen el fin ltimo del proyecto, mejor dicho indicadores que reflejen el impacto del proyecto. En este campo solo se colocar el indicador, es decir la forma de clculo o frmula definida. Ej: en un proyecto de implementacin de brigadas de salud, un indicador para saber si el proyecto result beneficioso o no para el distrito, es la tasa de morbilidad del distrito.

16

META

Aquello que se espera conseguir para lograr los objetivos del proyecto total, expresado en nmeros y su unidad (XX m2, YY TM, etc.). Ej: para el caso anterior, la meta sera disminucin en 5 puntos porcentuales un ao despus de finalizar el proyecto. Es el valor calculado, tal como lo establece el indicador a la fecha que se reporta en el IRC. Se registrar el costo estimado, indicador, meta, resultado a la fecha, costo a la fecha y avance. El propsito describe el efecto directo que se espera, es decir el cambio que se generar en el programa o proyecto, a partir de haber utilizado los componentes. Es el cambio que fomentar el proyecto. Ej: Mejorar el acceso a los servicios de salud de la poblacin del distrito. El costo estimado total del propsito en el proyecto.

17 N

RESULTADO A LA FECHA REFERIDO AL PROPSITO PROPSITO

18

19

COSTO EN NUEVOS SOLES

anexos

141

20

INDICADOR

Los indicadores de propsito muestran los efectos o cambios que generan la elaboracin del proyecto, son indicadores que miden el impacto al terminar la ejecucin del proyecto Ej: respecto al proyecto de brigadas de salud, un indicador en propsito seria, el incremento del nmero de personas del distrito que afirman tener mayor facilidad de acceso a los servicios de salud.

21

META

Aquello que se espera conseguir para lograr el propsito, expresado en nmeros y su unidad (XX m2, YY TM, etc.) Ej: el incremento del 20% (del nmero de personas del distrito que afirman tener mayores facilidades de acceso a los servicios de salud)

22

RESULTADO A LA FECHA

Es el valor calculado como lo establece el indicador a la fecha que se reporta en el IRC. Debe estar en las mismas unidades sealadas en la meta. Consignar cul ha sido el costo del propsito en que se ha ocurrido, expresado en nuevos soles. Es la proporcin que se viene logrando del propsito con la ejecucin del proyecto, est dado en porcentajes. Se registrar el costo estimado, indicador, meta, resultado a la fecha, costo a la fecha y avance. Es aquello que es producido especficamente para lograr el propsito (obras, estudios, servicios y capacitacin, etc.), son los productos que se realizarn para hacer el proyecto. Cada uno de los componentes del proyecto tiene que ser necesario para lograr el propsito, y es razonable suponer que si los componentes se producen adecuadamente, se lograr el propsito. Ej: Ampliacin de la oferta de servicios de salud en las zonas ms pobres del distrito. Sealar el costo estimado del proyecto a nivel de cada componentes. El costo total de todos los componentes debera ser igual al costo estimado total consignado para el propsito del proyecto. Se colocarn indicadores de productos o de componentes del proyecto. Ej.: nmero de establecimientos de brigada de salud.

23 24 N 25

COSTO A LA FECHA AVANCE REFERIDO A COMPONENTES COMPONENTES

26

COSTO EN NUEVOS SOLES

27

INDICADORES

28

META

Aquello que se espera conseguir para lograr los objetivos de los componentes. Los componentes del proyecto, expresado en nmeros y su unidad (XX m2, YY TM, etc.) Ej.: dos (2) establecimientos de brigada de salud. Es el valor calculado como lo establece el indicador a la fecha que se reporta en el IRC. Debe estar en las mismas unidades sealadas en la meta. Sealar cul ha sido el costo de cada componente considerado, expresado en nuevos soles. Es la proporcin que se viene logrando de los componentes, est dado en porcentajes.

29

RESULTADO A LA FECHA

30 31

COSTO A LA FECHA AVANCE

142

Balance y cierre de la Gestin Municipal

N 32

REFERIDO A LAS ACTIVIDADES ACTIVIDADES

Se registrar el costo estimado, costo a la fecha y avance. Son las pautas o acciones que se realizan para llevar a cabo los componentes e implica la utilizacin de recursos. Ej: Implementacin de tres brigadas de salud en el distrito; operacin de las brigadas de salud por tres aos. Las actividades se desglosarn por cada componente del proyecto y se consignar el costo estimado de cada actividad. Se incluye el costo de la elaboracin del proyecto y su expediente tcnico. Sealar cul ha sido el costo de las actividades, expresadas en nuevos soles a la fecha que se reporta en el IRC. Es la proporcin que se viene logrando de las actividades, est dado en porcentajes. El estado, observaciones y recomendaciones se pueden registrar a nivel de componente y/o actividad. Es la situacin en la cual se encuentra el proyecto al momento de la realizacin del IRC, en este campo se tiene que marcar una opcin para Plazo y otra para Costo: Plazo: Concluido: el proyecto se considera terminado. En ejecucin: el proyecto se viene desarrollando. Suspendida: Se est esperando una mejor oportunidad para continuar el proyecto, puede ser por un efecto natural, el cambio del entorno, etc. Si el proyecto se suspende por ms de 6 meses pasa a condicin de En evaluacin. En evaluacin: en caso se active un riesgo para el proyecto o las condiciones se vuelvan desfavorables, stas se evalan para saber qu camino seguir. Retraso Leve: en caso el proyecto tenga un retraso menor a 5% de lo programado en el tiempo. Retraso moderado: en caso se haya retrasado ms de 5% pero menos de 15% de lo programado. Retrasado: cuando el retraso es mayor al 15% del tiempo programado. Costo: A costo: cuando el presupuesto ejecutado est en un rango de +/5%. Costo medio: cuando el presupuesto ejecutado est entre 5 y 10%. Sobre costo: cuando el presupuesto est por sobre el 10%. Otros: especificar en caso use esta opcin para costo o plazo.

33

COSTO EN NUEVOS SOLES

34 35 N 36

COSTO A LA FECHA AVANCE SITUACIN ACTUAL PROYECTO ESTADO

anexos

143

37

OBSERVACIONES

Es la posible explicacin basada en la percepcin principalmente (de un juicio experto) sobre el estado del proyecto. Aunque sea basado en una percepcin se requiere un cierto nivel de evidencia para justificar las observaciones. Entre las que se han tipificado se tienen: Recursos insuficientes: no se brindaron los recursos suficientes que estaban presupuestados. Recursos no oportunos: asignacin de recursos no se realiz en los plazos acordados y convenidos. Personal: personal no cuenta con las competencias adecuadas para el proyecto. Alta Rotacin: mucho cambio de personal dedicado al proyecto. Capacitacin: Programa de capacitacin (si lo hubo) no acorde a la necesidad del proyecto. Induccin: no se logr el compromiso desde el inicio como era de esperar. Pobre documentacin: no hay una adecuada documentacin del proyecto y reiteran fallos en ejecucin Mala gestin: el responsable del proyecto no tiene las capacidades para gestionarlo. Otros: especificar en caso use esta opcin.

38

RECOMENDACIONES

Es la accin sugerida a tomar para tratar el estado de situacin en la cual se encuentra. Las recomendaciones pueden ser: Continuar: el proyecto sigue en marcha. Continuar con cambio: Continuar con el proyecto pero se requiere aprobar hacer cambios, en el alcance, costos o tiempos. Hacer una evaluacin: continuar con el proyecto pero ir haciendo una evaluacin sobre su ejecucin. Suspender y evaluar: para determinar la continuacin o cierre del proyecto. Detener el proyecto: detener el proyecto y hacer el cierre administrativo. Otros: especificar en caso use esta opcin.

FORMATO 7: RESULTADOS DE ACTIVIDADES

144

Nombre de la entidad: IARC IFRC X

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA PATRICIA

Tipo de Informe

Nombre del Titular:

ALFREDO PREZ MARTNEZ

TIPO

4 ESTADO

10

11

12

13

Actividad metas

Planificada

Requerida por 2 Terceros Fecha Fin Costos Costo a la fecha 01-06-2010 15-07-2010 15-11-2010 31-12-2010 100 M2 185 320 80 100 M2 4 348 528 100

Fecha 3 Inicio

Unidad de la Meta

Costo Resultado Estimado a la fecha Soles (%)

Plazo

Observacin (*)

Recomendacin (*)

Mejoramiento pistas y veredas

4 348 528 A costo Concluido


Balance y cierre de la Gestin Municipal

Mejoramiento de parques

148 256

A costo En proceso

anexos

145

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO F7: RESULTADOS DE ACTIVIDADES


Objetivo del formato: Determinar los resultados obtenidos de las actividades ejecutadas a la fecha reportada en el Informe de Rendicin de Cuentas -IRC. En el caso del Poder Legislativo, Poder Judicial y Ministerio Pblico se considera las actividades referidas a los aspectos administrativos que apoyan el accionar de tales entidades. Entre las reas que pueden apoyar a la elaboracin del formato se encuentra el rea de planeamiento, programacin y presupuesto, el rea que tenga las funciones de una oficina de estructura y ejecucin de proyectos, la oficina de proyectos de inversin adems de aquellas que tengan recursos y funciones de ejecucin de proyectos o la que realice sus veces, conforme a las normas de la organizacin interna de la entidad. DETALLE La actividad est referida al conjunto de tareas necesarias para mantener de forma permanente y continua la operatividad de la accin de la entidad; asimismo, representa la produccin de bienes y servicios que la entidad lleva a cabo de acuerdo a sus atribuciones dentro de los procesos y tecnologas acostumbrados. Considerar las actividades ms relevantes para el cumplimiento de los objetivos institucionales, como se menciona en el Formato 5 Alineamiento de Actividades, se deben incluir las actividades mencionadas en dicho formato de manera agregada, lo cual es definido por la entidad. Asimismo, en el caso de las universidades indicar el nombre del centro de produccin al que corresponde la actividad. Tipo 2 Planificada Sealar el origen de la actividad. Sealar si se trata de una actividad contemplada en la planificacin formulada por la entidad. Cuando ha sido resultado de un pedido solicitud de los ciudadanos o la sociedad civil. Fecha en la cual comenz la actividad. Fecha en la cual termin la actividad. Aquello que se espera conseguir para lograr los objetivos del proyecto o actividad, se describe con un nmero. Ej.: m2, TM, Km., informe, etc. Valor estimado en nuevos soles de lo que cuesta la realizacin de la actividad. Es el valor (en %) del resultado que se ha obtenido a la fecha de elaboracin del IRC. Valor en nuevos soles del costo real de la actividad a la fecha.

reas Involucradas :

N 1

NOMBRE DE CAMPO Actividad

Requerida por terceros

4 5 6

Fecha Inicio Fecha fin Metas

7 8 9

Unidad de la meta Costo Nuevos Soles Resultado a la Fecha

10

Costo a la Fecha

146

Balance y cierre de la Gestin Municipal

11

Estado

Es la situacin en la cual se encuentra la actividad al momento de la realizacin del IRC, este campo se tiene que marcar una opcin para Plazo y otra para Costo: PLAZO: Concluida: actividad se considera terminada. En ejecucin: actividad se viene desarrollando. Suspendida: Se est esperando una mejor oportunidad para continuar la actividad, puede ser por un efecto natural, el cambio del entorno, etc. Si la actividad se suspende por ms de 6 meses pasa a condicin de En evaluacin. En evaluacin: en caso se active un riesgo para la actividad, o las condiciones se vuelvan desfavorables, stas se evalan para saber qu camino seguir. Retraso Leve: en caso la actividad tenga un retraso menor a 5% de lo programado en el tiempo. Retraso moderado: en caso se haya retrasado ms de 5% pero menos de 15% de lo programado. Retrasado: cuando el retraso es mayor al 15% del tiempo programado. Costo: A costo: cuando el presupuesto ejecutado est en un rango de +/- 5%. Costo medio: cuando el presupuesto ejecutado est entre 5y 10%. Sobre costo: cuando el presupuesto est por sobre el 10%. Otros: especificar en caso use esta opcin para costo o plazo. Es la posible explicacin basada en la percepcin principalmente (de un juicio experto) sobre el estado de la actividad. Aunque sea basado en un ejercicio de percepcin se requiere un cierto nivel de evidencia para justificar la observaciones. Entre las que se han tipificado se tienen: Recursos insuficientes: no se brindaron los recursos suficientes. Recursos no oportunos: asignacin de recursos no se realiz en los plazos acordados y convenidos. Personal: personal no tiene las competencias adecuadas para la realizacin de la actividad. Alta Rotacin: mucho cambio de personal en la entidad o dedicado a la actividad. Capacitacin: programa de capacitacin (si lo hubo) no acorde a la necesidad de la actividad a realizar. Induccin: no se logr el compromiso desde el inicio como era de esperar. Pobre documentacin: no hay una adecuada documentacin del desarrollo de la actividad y se reiteran fallos en la ejecucin. Mala gestin: el responsable de la actividad no tiene las competencias para gestionarlo. Otros: especificar en caso use esta opcin. Es la accin sugerida a tomar para tratar el estado de situacin en la cual se encuentra. Se considera las recomendaciones siguientes: Continuar: la actividad sigue en marcha. Continuar con cambio: continuar con la actividad pero se requiere aprobar cambios tales como: costos, plazos o la forma de realizar la entidad. Hacer una evaluacin en el camino: continuar con la actividad pero ir haciendo una evaluacin sobre su ejecucin. Suspender y evaluar: para determinar la continuacin o cierre de la actividad. Detener la actividad: detener la actividad y replantear los objetivos y metas. Otros: especificar en caso use esta opcin

12

Observaciones

13

Recomendaciones

anexos

F8: MOVIMIENTO

Nombre de la entidad:

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA PATRICIA

Nombre del Titular:

ALFREDO PREZ MARTNEZ

1 Tipo y Nmero de Documento de Identidad Documento Nacional de Identidad 08154699 Documento Nacional de Identidad 99458214 Documento Nacional de Identidad 01019900 Documento Nacional de Identidad 11124499 Documento Nacional de Identidad 12345678 Documento Nacional de Identidad 87654321 Documento Nacional de Identidad 15152266 Documento Nacional de Identidad 66993388 Documento Nacional de Identidad 66994489 Documento Nacional de Identidad 01229899 Documento Nacional de Identidad 15159955 Documento Nacional de Identidad 01010155 Nombres

2 Apellidos

3 Cargo

4 rea o Unidad Orgnica Asuntos Jurdicos

Juan Alberto Guillermo Javier Mariella Jimena Lus Enrique Pedro Csar Augusto Mara Jos Antonio Alex Roberto Juana

Garca Senz Ramrez ngeles Gmez Snchez Chirinos Carrin Lpez Arias Castro Iglesias Camacho Lara Fernndez Vento Chvez lvarez Salas Torres Cceres Silva Rojas Ruiz

Jefe de Oficina Jefe de Oficina Jefe de Oficina Jefe de Unidad Jefe de Unidad Jefe de Unidad Jefe de Oficina Gerente Sub Gerente Sub Gerente Gerente Sub Gerente

Planeamiento y Presup Secretara General Tesorera Personal Logstica Participacin Vecinal Seguridad Ciudadana Gestin Ambiental Defensa Civil

Desarrollo Econmico Educacin y Cultura

147

O DE PERSONAL

Tipo de Informe IARC IFRC X

6 Fecha de Ingreso 04-01-2010 04-01-2010 04-01-2010 05-02-2010 22-04-2010 30-04-2010 04-01-2010 04-01-2010 04-01-2010 04-01-2010 04-01-2010 04-01-2010

7 Fecha de Salida Contina Contina Contina Contina Contina Contina Contina Contina Contina Contina Contina Contina Causa de Ingreso / Salida Reemplazo a anterior funcionario Reemplazo a anterior funcionario Reemplazo a anterior funcionario Reemplazo a anterior funcionario Reemplazo a anterior funcionario Reemplazo a anterior funcionario Reemplazo a anterior funcionario Reemplazo a anterior funcionario Reemplazo a anterior funcionario Reemplazo a anterior funcionario Reemplazo a anterior funcionario Reemplazo a anterior funcionario

9 Forma de Ingreso De confianza De confianza De confianza De confianza De confianza De confianza De confianza De confianza De confianza De confianza De confianza De confianza

10 Modalidad de contrato Nombrado Nombrado Nombrado Nombrado Nombrado Nombrado Nombrado Nombrado Nombrado Nombrado Nombrado Nombrado Tiene CAP? SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI

11

puesto

anexos

149

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO 8 MOVIMIENTO DE PERSONAL


Objetivo Alcance reas Involucradas El formato de movimiento de personal busca registrar el historial de las personas que estn laborando en las entidades durante el perodo de medicin del IRC. Incluye la informacin de todo el Pliego y/o Sector Entre las reas que pueden apoyar a la elaboracin del formato se encuentra el rea de administracin, presupuesto, contabilidad, tesorera o la que realice sus veces, conforme a las normas de la organizacin interna de la entidad. El tipo documento puede ser (DNI, LE, CE= Carnet de Extranjera, CI= Carnet de Identidad ) y el nmero del Documento de Identidad Nombres del Funcionario Primer apellido y segundo apellido del Funcionario. Si cumple un cargo del MOF indicar cul es el que tiene, si es por encargatura del cargo, mencionar la encargatura; o en todo caso la funcin que est cumpliendo (si son SNP, o contratos PNUD por ejemplo Asesores, Especialista, etc.) rea o Unidad Orgnica donde prestan sus servicios. Fecha de ingreso a la institucin. Si son por contratos deben indicar la fecha del primer contrato firmado, no las adendas. Fecha en la cual dicho personal dej de prestar los servicios, o la fecha de trmino de su contrato. Causa por la cual se incorpora o deja la entidad - Finalizacin del contrato - Cese - Mutuo acuerdo - Convocatoria - Especialista - Reemplazo por salida de un funcionario - Renuncia - Falta grave - Otros ( Indicar detalladamente) Proceso por el cual han ingresado, caben las siguientes posibilidades: - Concurso pblico - Concurso privado - Concurso pblico tercerizado - De confianza - Otra ( Indicar el tipo) - Nombrado - SNP - Servicios Personalsimos - FAG - PNUD - Otra ( Indicar ) Indicar si tiene nmero de Cuadro de Asignacin de Personal. (SI / NO)

1 2 3 4 5 6 7

Tipo de documento y Nro de documento de Identidad Nombres Apellidos Cargo rea Fecha de Ingreso Fecha de Salida

Razn de Ingreso o Salida

Forma de Ingreso

10

Modalidad de Contrato

11

Tiene CAP?

CONSIDERACIONES ADICIONALES Slo se llena el formato para el personal que se ha contratado (nuevos) o se ha retirado (renuncia, cese, destaque, etc.), en el perodo del informe.

150

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FORMATO 9: INFORMACIN COMPLEMENTARIA FORMATO 9A: TECNOLOGAS DE INFORMACIN


Nombre de la entidad: MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA PATRICIA Tipo de Informe IARC Nombre del Titular: ALFREDO PREZ MARTNEZ IFRC X

SOBRE INVENTARIO da 1 2 3 ltima fecha de inventario de equipos tecnolgicos y valorizacin ltima fecha de adquisicin de compra de equipos de cmputo y valorizacin ltima fecha de adquisicin de equipos de comunicaciones y valorizacin SOBRE GESTIN 4 5 6 7 Tiene sistema de archivo para la documentacin del rea de sistemas Tienen ms del 50% de los programas fuentes de sus aplicaciones Tienen menos del 50% de la documentacin del rea Respecto a la elaboracin del Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin. Marcar la opcin correspondiente (ver instructivo): Tiene Plan Operativo de TIC La evaluacin del Plan Operativo de TIC ha sido registrado en el aplicativo web de la ONGEI 31 23 22 SI X X X

FECHA mes 12 01 04 NO ao 2009 2009 2010

VALORIZACIN Soles 1 340 815 965 442 140 953

8 9

X Rpta = SI, desde cuando

SOBRE INTERCONEXIN 10 11 12 13 14 15 Tienen pgina Web Brindan servicios de Internet a los usuarios externos Tienen intranet en su organizacin Cuentan con SIGA Cuentan con un mdulo de personal Tienen SIAF

SI X

NO

da 06

mes 01

ao 2009

X X X X X 15 05 2008

anexos

151

SOBRE OPERACIN 16 17 18 19 20 21 % de su personal que tiene acceso a computadora (redondee al 5%) % de su personal que tiene acceso a telfonos (redondee al 5%) % de computadoras de menos de 2 aos % de computadoras de menos de 3 aos % de computadoras de ms de 4 aos Del total de PC. % en estado operativo (redondee al 5%)

% 35 30 15 20 20 90

SOBRE USUARIOS (No incluir personal de sistemas) 22 23 24 25 26 27 Nivel de manejo de tecnologa de informacin de su personal Nivel de manejo de Programas de oficina (word, excel, etc.) Nivel de conocimiento de la Internet Nivel de integracin de sus sistemas Nivel de uso de la Intranet Tiene programas informticos propios que contengan la informacin solicitada en los formatos de la presente Directiva. Especifique.

ALTO

MEDIO X X X

BAJO

X X No

152

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INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO 9A TECNOLOGAS DE INFORMACIN


Tener una idea general como est el manejo y el parque tecnolgico de sistemas de informacin en las entidades. - TIC. : Tecnologa de Informtica y Comunicaciones - ONGEI : Oficina Nacional de Gobierno Electrnico e Informtica rgano dependiente de Secretara Gestin Pblica de PCM - SIGA : Sistema Integrado de Gestin Administrativa - SIAF : Sistema Integrado de Administracin Financiera Entre las reas que pueden apoyar a la elaboracin del formato se encuentra el rea de sistemas de informacin o la que realice sus veces, conforme a las normas de la organizacin interna de la entidad.

Objetivo

Abreviaturas

reas Involucradas

Inventario

Indicar la ltima fecha de inventario fsico de equipos tecnolgicos y su valor en libros, incluye nicamente: computadoras( PC, Lap Tops), impresoras y scanners de toda la entidad. Indicar la ltima fecha de adquisicin de compra de equipos de cmputo y monto. Indicar la ltima fecha de adquisicin de equipos de comunicaciones y monto. Indicar si la entidad tiene Sistema de Archivo para manejar la documentacin del rea de sistemas, es decir, un programa informtico diseado para manejar la documentacin de gestin del rea. Indicar si la entidad tiene ms del 50% de los programas fuentes o cdigos fuentes de sus programas informticos. Indicar si se tienen menos del 50% de la documentacin tcnica de los programas informticos y de sus equipos informticos. Elegir entre las siguientes opciones: 1. Considera necesaria su elaboracin y actualmente cuenta con dicho documento 2. Considera necesaria su elaboracin pero actualmente no cuenta con dicho documento 3. No considera necesaria su elaboracin y por tanto no cuenta con dicho documento

2 3 4

Adquisicin equipos de computo Adquisicin de equipos de comunicaciones Sistema de Archivo

5 6 7

Programas Fuentes Documentacin Plan Estratgico

8 9

Plan Operativo Evaluacin del Plan Operativo

Indicar si la entidad ha elaborado el Plan Operativo de TIC. Sealar si el contenido del Plan Operativo de TIC; as como, su respectiva evaluacin ha sido registrado en el aplicativo informtico de la ONGEI.

anexos

153

10 11

Pgina Web Internet Usuarios Externos

Indicar si la entidad cuenta con una pgina web propia. Indicar si la entidad brinda acceso y/o servicios web a usuarios externos de la entidad. Indicar si la entidad cuenta con una intranet propia. Indicar si la entidad cuenta con un programa informtico dedicado al manejo de programas informticos de administracin ( Logstica, Almacn, Presupuesto, etc.), es decir, SIGA. La entidad cuenta con un Sistema de Personal, es decir, un programa informtico dedicado a la gestin de su personal que no sea planillas. Indicar si la entidad cuenta con acceso al sistema SIAF del MEF Indicar el porcentaje del personal de su entidad que tiene acceso a computadora (redondee al 5%), es decir, calcule el nmero total de computadoras operativas entre el nmero de total de personas. Indique el porcentaje de su personal que tiene acceso a telfonos (redondee al 5%), es decir, calcule: nmero de anexos telefnicos entre el nmero total de personas. Indique el porcentaje de computadoras de menos de 2 aos de adquiridas por la entidad. Indique el porcentaje de computadoras de menos de 3 aos de adquiridas por la entidad. Indique el porcentaje de computadoras de ms de 4 aos de adquiridas por la entidad. Indique el porcentaje de PC operativas, es decir, divida: el nmero total de computadoras operativas entre el nmero total de computadoras en la entidad (redondee al 5%).

12 13

Intranet

SIGA

14

Sistema Personal

15 16

SIAF % Acceso Computadora

17

% Acceso Telfono

18

% PC menos de 2 aos

19

% PC menos de 3 aos

20

% PC ms de 4 aos

21

% PC Operativas

22

Nivel de manejo de TI de su Personal

Alto El personal conoce y maneja con buen nivel software de oficina (Word, Excel, etc.) adems de internet y correo electrnico y estn al tanto de los avances y las versiones de software o programas de diferentes usos. Se calcula en ms de 60% el nmero de personas tienen estas habilidades y conocimientos

Medio Entre el 30 y 60% de las personas solo usan el software de la oficina y saben entrar a la red de la oficina sin problemas. No consultan a menudo con servicio o soporte tcnico.

Bajo Menos del 30% de la oficina conoce y usa de manera bsica el software de oficina, adems de saber interactuar a travs de la red, recurren mucho al servicio o soporte tcnico.

154

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23

Nivel de manejo de Programas de oficina (Word, Excel, etc.)

Alto Puede generar documentos con formatos y usar macros en los diferentes programas, adems puede interactuar con otro software o programas (por ejemplo merge) para colocar informacin en los documentos que trabaja. Elabora presentaciones en power point con efectos. El porcentaje estimado de personas de este nivel es de 75%.

Medio Elabora documentos con formatos, no conoce el uso de macros, elabora power point con estilos, pero no conoce el uso de efectos. Se desenvuelve solo sin necesidad de estar consultando de manera continua. Un rango de 30 75% tienen estos niveles

Bajo Slo usa los software de oficina como para escribir documentos, poco manejo de formato en documentos y maneja de manera aislada los programas, no puede cruzar informacin entre documentos. Requiere siempre de asesora y no puede elaborar presentaciones con efectos. Ms del 75% del personal tienen un nivel como el descrito. Bajo

24

Nivel de conocimiento del Internet

Alto Adems del conocimiento del nivel medio, conoce el uso de foros, pginas web de servicios (como almacenamiento, envo de archivos), este grupo lo comprende el 50% del personal.

Medio Usa el correo electrnico adjuntando documentos y adems sabe usar internet con buscadores (google, yahoo, por ejemplo) para ubicar informacin. En este nivel se encuentran del 25 al 50% del personal. Medio La red interna est interconectada entre un 30% y un 80% de los posibles usuarios. Todos aquellos que estn conectados tienen acceso a correo electrnico e internet. Medio Un rango de 25 60% de los usuarios de la organizacin usa la intranet al menos dos veces por da o el promedio de actualizacin de la intranet es de una vez al ao.

Solo usa el correo electrnico, no conoce como adjuntar documentos y suele pedir asesora. Si ms del 25% se encuentra en este nivel entonces son de tipologa baja.

25

Nivel de integracin de sus Sistemas

Alto

Bajo

La red que poseen est integrada en ms del 80% de los posibles usuarios. Todos aquellos que estn conectados tienen acceso a correo electrnico e internet. 26 Nivel de uso de la Intranet Alto El 60% de los usuarios de la organizacin usan la intranet al menos dos veces por da. Adems el promedio de actualizacin de la intranet es de al menos dos veces por ao. 27 Programas Informticos Propios

No existe una red al interior de la organizacin, o si existe, solo abarca menos del 30% de los posibles usuarios.

Bajo No hay intranet en la oficina, o el uso de la misma por parte de los de los usuarios es menor al 25%.

La informacin solicitada de algn formato es puede ser obtenida de algn programa informtico propio, de ser as, indique el formato y detalle cmo podra enviarla a la CGR utilizando la tecnologa a su alcance. Esta informacin ser tomada en cuenta para desarrollos posteriores.

anexos

155

FORMATO 9: INFORMACIN COMPLEMENTARIA FORMATO 9B: INFRAESTRUCTURA


Nombre de la entidad: MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA PATRICIA Nombre del Titular: ALFREDO PREZ MARTNEZ 1 DEPENDENCIA/LOCAL 2 DIRECCIN Av. Italia Av. Calle Jr. 3 URBANIZACIN 4 DISTRITO 5 PROVINCIA 6 DEPARTAMENTO 7 Cuenta con saneamiento fsico legal 8 Est en trmite? 9 Fecha de inicio de trmite dd 10 rea encargada del saneamiento fsico legal 11 El inmueble es propio o alquilado (marcar con una X) 12 Monto del alquiler mensual 13 Monto mensual promedio de mantenimiento 14 Ao de construccin del inmueble 15 rea total del terreno 16 rea total construida 17 Personas promedio por rea construida 18 Personas promedio por rea 19 El local se usa para lo que fue construido 20 Local planificado para ser usado como: 21 Local efectivamente usado como: 22 ltima fecha de inspeccin de Defensa Civil 500.00 1981 625.40 424.60 0.0458 0.0521 SI Palacio Municipal Palacio Municipal 14 dd 09 mm 2009 aa mm aa SANTA PATRICIA LA ESPERANZA EL PROGRESO SI Nombre N 333 Nm/Int/Mzn/Lt/Etapa Tipo de Informe IARC IFRC X

Gestin Patrimonial Propio X Alquilado soles soles aaaa m2 m2 Personas/m2 Nm. Pers. Cesin en uso

156

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INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO 9B INFRAESTRUCTURA


Objetivo reas Involucradas Alcance 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Dependencia/Local Direccin Urbanizacin Distrito Provincia Departamento Tiene saneamiento fsico legal Est en trmite? Fecha del Trmite Saneamiento rea encargada del saneamiento fsico legal El inmueble es propio o alquilado Monto del alquiler mensual Monto mensual promedio de mantenimiento Ao de construccin del Inmueble rea total del terreno rea total construida Personas promedio por rea Construida Personas promedio por rea total El local se usa para lo que fue Construido Local planificado para ser usado como: Local efectivamente usado como: ltima fecha de inspeccin de Defensa Civil Conocer la situacin de la infraestructura de los inmuebles a cargo de los Titulares de las entidades. Entre las reas que pueden apoyar a la elaboracin del formato se encuentran principalmente las reas de control patrimonial y logstica, o la que realice sus veces, conforme a las normas de la organizacin interna de la entidad. Se debe informar todos los locales con que cuenta la entidad, estn o no en uso. Este formato debe ser llenado por cada local que tenga la entidad. Indicar el nombre del local o dependencia de la entidad sobre la cual se est informando, de ser el caso indicar Sede Central. Indicar la direccin del Local Indicar la urbanizacin del Local Indicar el distrito del Local Indicar la provincia del Local Indicar el departamento del Local Indicar si se han efectuado los trmites de inscripcin o formalizacin de la propiedad del inmueble en Registros Pblicos. Indicar si el saneamiento fsico legal est en trmite. Si no cuenta con saneamiento y se est tramitando, indicar desde qu fecha. Cul es el rea responsable que el trmite de saneamiento fsico y legal se concluya. Esto es en caso que se encuentre en trmite. Indicar si el local es de propiedad de la entidad o es alquilado. Monto pagado mensualmente por el alquiler. Considerar el promedio de gastos de los servicios de agua, luz y limpieza. En caso se tenga un contrato por servicio de mantenimiento, indicar el monto. Considerar la fecha en que se termin de construir el inmueble. Si no se tuviera el dato exacto usar un estimado. Si no se tuviera el dato exacto usar un estimado. Se refiere al rea del terreno que ocupa el local. Si no se tuviera el dato exacto usar un estimado. El total de personas que laboran en la entidad dividida entre el rea total construida. El promedio del total de personas que laboran en el local dividida entre el rea total del local. Indicar si el uso actual del local corresponde al uso para el que fue diseado. ( SI / NO) Mencionar el tipo de uso para el cual fue diseado el local. Mencionar el uso que tiene el local actualmente. Mencionar la ltima fecha de inspeccin que haya realizado Defensa Civil.

11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

anexos

NOMBRE DE LA ENTIDAD: MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA PATRICIA Nombre del Titular: ALFREDO PREZ MARTNEZ 1 PROCESOS DOCUMENTADOS: SI Proceso de elaboracin de Manual de Procesos (no TUPA) Proceso de elaboracin de plan estratgico Proceso de elaboracin de plan operativo Proceso de elaboracin de presupuesto Proceso de elaboracin del PAAC Proceso de Adquisiciones y Contrataciones Proceso de elaboracin de proyectos (o programas) Proceso de gestin de proyectos (o programas) Proceso de seleccin de personal Proceso de evaluacin de personal Sistema de gestin de calidad COMENTARIOS: Nmero total de procesos Nmero total de procesos documentados Indicar procesos (mx.10) documentados[1] Indicar procesos (mx.10) por documentar [1] X X X X X X X X X X 0-9 0-9 9 10 - 20 10 - 20 NO X

FORMATO 9: INFORMACI FORMATO 9C

APROBADO POR RS, DS, RM, etc. A. C. 015-2008 A. C. 125-2009 A. C. 125-2009 R. A. 029-2010 R. A. 029-2010 A. C. 127-2009 A. C. 127-2009 R. A. 358-2009

FECHA APROB dd 23 29 29 21 21 29 29 25

7 8 9 10

21 -30 21 -30

31 - 40 31 - 40

Ambiente de Control N Norma bsica 1.1Filosofa de la direccin 1.2 Integridad y valores ticos 1.3 Administracin estratgica 11 Mejoras en el Proceso de Control Interno (2) 1.4 Estructura organizacional 1.5 Administracin de recursos humanos 1.6 Competencia profesional 1.7 Asignacin de autoridad y responsabilidades 1.8 rgano de Control Institucional Fecha 03-03-2009 03-03-2009 03-03-2009 03-03-2009 03-03-2009 03-03-2009 03-03-2009 03-03-2009

Evaluacin de Riesgos N Norma bsica Fecha

2.1 Planeamiento de 03-03-2 la gestin de riesgos

2.2 Identificacin de 03-03-2 los riesgos

2.3 Valoracin de los 03-03-2 riesgos 2.4 Respuesta al riesgo

03-03-2

[1] Procesos no mencionados en la tabla anterior (2) Si elige uno de los componentes de control interno especificar con cual norma bsica se relaciona la mejora efectuada

157

IN COMPLEMENTARIA C: PROCESOS

Tipo de Informe IARC VALIDADO POR 5

IFRC REA RESPONSABLE

X 6

A BACIN mm 01 12 12 01 01 12 12 08

3 aa 2008 2009 2009 2010 2010 2009 2009 2009

FECHA 4 PUBLICACIN EN WEB dd mm aa 25 05 05 22 22 05 05 27 01 01 01 01 01 01 01 08 2008 2010 2010 2010 2010 2010 2010 2009

OPP OPP OPP UNIDAD LOGSTICA UNIDAD LOGSTICA OPP OPP UNIDAD DE PERSONAL

OPP OPP OPP UNIDAD LOGSTICA UNIDAD LOGSTICA OPP OPP UNIDAD DE PERSONAL

41 - 50 41 - 50

51 - 60 51 - 60

61 - 70 61 - 70

71 - 80 71 - 80

81 - 90 81 - 90

Ms de 90 Ms de 90

2009

Actividades de control gerencial N Norma bsica 3.1 Procedimientos de autorizacin y aprobacin 3.2 Segregacin de funciones 3.3 Evaluacin costo beneficio 3.4 Controles sobre el acceso a los recursos y archivos 3.5 Verificaciones y conciliaciones 3.6 Evaluacin de desempeo 3.7 Rendicin de cuentas 3.8 Revisin de procesos, actividades y tareas 3.9 controles para las tecnologas de la informacin y comunicaciones (TIC)

Fecha 03-03-2009 03-03-2009 03-03-2009 03-03-2009 03-03-2009 03-03-2009 03-03-2009 03-03-2009 03-03-2009

Informacin y Comunicacin N Norma Fecha bsica 4.1 Funciones y caractersticas de la 03-03-2009 informacin 4.2 Informacin y Responsabilidad 4.3 Calidad y Suficiencia de la Informacin 4.4 Sistemas de Informacin 4.5 Flexibilidad al Cambio 4.6 Archivo Institucional 4.7 Comunicacin Interna 4.8 Comunicacin Externa 4.9 Canales de Comunicacin 03-03-2009 03-03-2009 03-03-2009 03-03-2009 03-03-2009 03-03-2009 03-03-2009 03-03-2009

Supervisin N Norma bsica 5.1.1 Prevencin y Monitoreo 5.1.2 Monitoreo Oportuno del Control Interno 5.2.1 Reporte de Deficiencias 5.2.2 Seguimiento e Implantacin de medidas correctivas 5.3.1 Autoevaluacin 5.3.2 Evaluaciones Independientes Fecha 03-03-2009 03-03-2009 03-03-2009 03-03-2009 03-03-2009 03-03-2009

2009

2009

2009

anexos

159

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO 9C PROCESOS


Conocer la formalidad de los procesos de la organizacin o entidad. Est referido a la documentacin (manuales, flujogramas, etc.), que sustenta cmo debe llevarse a cabo el proceso. En el caso del Poder Legislativo, Poder Judicial y Ministerio Pblico se considera los procesos referidos a los aspectos administrativos que apoyan el accionar de tales entidades. Entre las reas que pueden apoyar a la elaboracin del formato se encuentran principalmente las reas de planeamiento y las que cumplan con las funciones de racionalizacin o la que realice sus veces, conforme a las normas de la organizacin interna de la entidad.

Objetivo

reas Involucradas

Procesos Documentados

Proceso: conjunto de medidas y actividades interrelacionadas para obtener un conjunto de productos, resultados o servicios. Coleccin de actividades que toman uno o varios insumos y crean un producto de valor para el cliente. Se busca conocer si los procesos estn documentados y formalizados. Se considera una lista de los procesos ms comunes en las entidades pblicas. Instrumento por el cual se aprueba el documento de gestin sealado, este puede ser una resolucin suprema, ministerial, etc. Fecha de publicacin del instrumento que aprueba el documento. Fecha de publicacin del documento en la pgina web de la entidad u organizacin. Sealar la unidad orgnica que se encarga de la validacin del documento, tambin puede consignarse el nombre de alguna entidad externa como encargada de validar el documento.

2 3 4

Aprobado por Fecha de Aprobacin Fecha de Publicacin en Web Validado por rea Responsable Nmero Total de Procesos Nmero total de Procesos documentados

5 6 7 8

Se refiere al rea responsable dentro de la organizacin de darle mantenimiento al documento. El nmero total de los procesos que maneja la entidad. Del total de procesos, cuntos de stos, se encuentran debidamente documentados. Mencionar el nombre de los procesos (mximo 10) que tengan ya documentados. No se deben incluir los procesos mencionados en la tabla anterior como documentados. Por ejemplo si se marc que el Proceso de elaboracin del PAAC estaba documentado en la tabla anterior (numeral 1), entonces no se debe repetir ste. en la presente pregunta. Esta informacin permitir conocer el grado de prioridad dado a los procesos a documentar. Aquellos procesos que la organizacin tiene y an no ha documentado y espera hacerlo. No es necesario mencionar nuevamente los procesos que ya fueron declarados en el numeral 1, como no documentados. Marcar en que aspectos del control interno se han adoptado acciones que signifiquen mejoras de acuerdo a lo sealado en la Resolucin de Contralora General N 3202006-CG de 03.Nov.2006. Asimismo, indique la fecha en que se adoptaron tales acciones. Los componentes se detallan a continuacin:

9 10

Indicar Procesos Documentados Indicar Procesos por documentar

160

Balance y cierre de la Gestin Municipal

1. Ambiente de Control 1.1 Filosofa de la direccin 1.2 Integridad y valores ticos 1.3 Administracin estratgica 1.4 Estructura organizacional 1.5 Administracin de recursos humanos 1.6 Competencia profesional 1.7 Asignacin de autoridad y responsabilidades 1.8 rgano de Control Institucional

2. Evaluacin de Riesgos 2.1 Planeamiento de la gestin de riesgos 2.2 Identificacin de los riesgos 2.3 Valoracin de los riesgos 2.4 Respuesta al riesgo

3. Actividades de Control Gerencial 3.1 Procedimientos de autorizacin y aprobacin 3.2 Segregacin de funciones 3.3 Evaluacin costo beneficio 3.4 Controles sobre el acceso a los recursos y archivos 3.5 Verificaciones y conciliaciones 3.6 Evaluacin de desempeo 3.7 Rendicin de cuentas 3.8 Revisin de procesos, actividades y tareas 3.9 Controles para las tecnologas de la informacin y Comunicaciones (TIC)

11 Mejoras en Control Interno

4. Informacin y Comunicacin 4.1 Funciones y caractersticas de la informacin 4.2 Informacin y Responsabilidad 4.3 Calidad y Suficiencia de la Informacin 4.4 Sistemas de Informacin 4.5 Flexibilidad al Cambio 4.6 Archivo Institucional 4.7 Comunicacin Interna 4.8 Comunicacin Externa 4.9 Canales de Comunicacin

5. Supervisin 5.1 Normas Bsicas para las Actividades de Prevencin y Monitoreo 5.1.1 Prevencin y Monitoreo 5.1.2 Monitoreo Oportuno del Control Interno 5.2 Normas Bsicas para las Actividades de Prevencin y Monitoreo 5.2.1 Reporte de Deficiencias 5.2.2 Seguimiento e Implantacin de Medidas Correctivas 5.3 Normas Bsicas para los Compromisos de Mejoramiento 5.3.1 Autoevaluacin 5.3.2 Evaluaciones Independientes

anexos

161

FORMATO 9: INFORMACIN COMPLEMENTARIA FORMATO 9D: CULTURA Y CLIMA ORGANIZACIONAL


Nombre de la entidad: MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA PATRICIA

Tipo de Informe IARC IFRC X

Nombre del Titular: ALFREDO PREZ MARTNEZ 1 2 FECHA EVALUACIN SI X NO dd mm 10 aa 3 FECHA APROBACIN dd mm 12 aa 2008 4 APROBADO POR: (RM, RD, etc.; si aplica) 5 REA RESPONSABLE (Del mantenimiento del proceso) UNIDAD DE PERSONAL UNIDAD DE PERSONAL UNIDAD DE PERSONAL UNIDAD DE PERSONAL UNIDAD DE PERSONAL UNIDAD DE PERSONAL

CULTURA Y CLIMA ORGANIZACIONAL En su gestin: Ha realizado una evaluacin de cultura organizacional? En su gestin: Ha realizado una evaluacin de clima organizacional? En gestiones anteriores: Se ha evaluado la cultura organizacional? En gestiones anteriores: Se ha evaluado el clima organizacional? Existe un proceso documentado de evaluacin de cultura organizacional? Existe un proceso documentado de evaluacin de clima organizacional? COMENTARIOS:

12 2008 15

OFICINA DE ADMINISTRACIN OFICINA DE ADMINISTRACIN OFICINA DE ADMINISTRACIN OFICINA DE ADMINISTRACIN OFICINA DE ADMINISTRACIN OFICINA DE ADMINISTRACIN

10

12 2008 15

12

2008

10

12 2008 15

12

2008

10

12 2008 15

12

2008

10

12 2008 15

12

2008

10

12 2008 15

12

2008

Si ha realizado una evaluacin de cultura 6 organizacional, comentar PERSONAL CON MSTICA E IDENTIFICACIN INSTITUCIONAL. brevemente los resultados (1 prrafo) Si ha realizado una evaluacin de clima 7 organizacional, comentar EXISTE PAZ LABORAL Y DISPOSICIN PARA EL TRABAJO EN EQUIPO brevemente los resultados (1 prrafo)

162

Balance y cierre de la Gestin Municipal

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO 9D CULTURA Y CLIMA ORGANIZACIONAL


Objetivo Conocer si se han evaluado la cultura y el clima organizacional en las entidades. Entre las reas que pueden apoyar a la elaboracin del formato se encuentran principalmente las reas que cumplen las funciones de gestin de recursos humanos o la que realice sus veces, conforme a las normas de la organizacin interna de la entidad. CULTURA ORGANIZACIONAL: Es un sistema de significados compartidos por los miembros de una organizacin y que distingue a una organizacin de otras. Incluye los smbolos, creencias, normas, valores, paradigmas y la forma de conducirse de los miembros de la organizacin. CLIMA ORGANIZACIONAL: es un fenmeno que media entre los factores del sistema organizacional y la aplicacin de las estrategias de la organizacin, que se traducen en un comportamiento que tiene consecuencias sobre la organizacin (productividad, satisfaccin, rotacin, etc.).

reas involucradas

Definiciones del Formato

1 2 3

Preguntas sobre Cultura y Clima Organizacional Fecha de Evaluacin Fecha de Aprobacin

Sealar si se han realizado evaluaciones y si estn documentadas en su entidad. Indicar la fecha en que se han realizado dichas evaluaciones. Indicar la fecha de aprobacin de dichas evaluaciones y/o documentos en la entidad. Indicar el tipo y nmero de documento con el cual se han realizado las aprobaciones de dichas evaluaciones y/o documentos. Indicar el rea Responsable de aprobar dichas evaluaciones y/o documentaciones. Breve comentario con los datos ms resaltantes de la evaluacin sobre cultura organizacional. Breve comentario con los datos ms resaltantes de la evaluacin sobre clima organizacional.

Aprobado por

rea Responsable Comentario sobre Cultura Organizacional Comentario sobre Clima Organizacional

anexos

FORMATO 9: INFORMAC FORMATO 9E: GESTI


Nombre de la entidad: MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA PATRICIA Nombre del Titular: ALFEDO PREZ MARTNEZ 1 Fecha SOBRE GESTIN DE LAS PERSONAS SI En su gestin: Ha realizado una evaluacin de las personas? - A nivel de alta direccin - A nivel de profesionales - A nivel de tcnicos - A nivel de toda la entidad En gestiones anteriores: Se ha realizado una evaluacin de las personas? - A nivel de alta direccin - A nivel de profesionales - A nivel de tcnicos - A nivel de toda la entidad SOBRE DOCUMENTACIN Y FORMALIZACIN DE LA GESTIN DE PERSONAS Existe una poltica documentada de gestin de las personas que se haya implementado? Existe una poltica documentada para capacitacin? Existe poltica documentada para dar facilidades al personal que se capacita por su cuenta? Existe el rea de Bienestar Social? Existe un procedimiento documentado para recoger, analizar, difundir y aplicar sugerencias del personal? Existe un rea de gestin de recursos humanos? (que no sea slo planilla) X X X X X X 18 21 05 05 05 05 X X X X X X X X 31 31 31 31 NO Evaluacin dd

mm

03

03

03

03

09

10

03

03

03

03

COMENTARIOS: Si ha realizado una evaluacin de las personas, por favor hacer un breve comentario de los resultados (1 prrafo) 6

Imp

163

CIN COMPLEMENTARIA N DE LAS PERSONAS


Tipo de Informe IARC IFRC X

2 Fecha Aprobacin aa dd mm

3 Aprobado por

4 rea Responsable

aa

(RM, RD, etc.; si aplica)

(DEL MANTENIMIENTO DEL PROCESO) GERENCIA MUNICIPAL UNIDAD DE PERSONAL GERENCIA MUNICIPAL UNIDAD DE PERSONAL GERENCIA MUNICIPAL UNIDAD DE PERSONAL GERENCIA MUNICIPAL UNIDAD DE PERSONAL

2008 2008 2008 2008

31 31 31 31

03 03 03 03

2008 2008 2008 2008

RESOLUCIN DE ALCALDA RESOLUCIN DE ALCALDA RESOLUCIN DE ALCALDA RESOLUCIN DE ALCALDA

2008 2008 2008 2008 2008 2008

RESOLUCIN DE ALCALDA RESOLUCIN DE ALCALDA REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO ROF REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO ROF

UNIDAD DE PERSONAL UNIDAD DE PERSONAL UNIDAD DE PERSONAL UNIDAD DE PERSONAL UNIDAD DE PERSONAL UNIDAD DE PERSONAL

plementacin de polticas de incentivos. Funcionarios son evaluados en funcin a cumplimiento de objetivos y Planes Institucionales.

anexos

165

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO F9E GESTIN DE LAS PERSONAS


Objetivo Conocer si existe algn sistema formal de gestin de las personas. Entre las reas que pueden apoyar a la elaboracin del formato se encuentran principalmente las reas que cumplen las funciones de gestin de recursos humanos o la que realice sus veces, conforme a las normas de la organizacin interna de la entidad.

reas Involucradas

Preguntas sobre Gestin y Documentacin y Formalizacin de Personas Fecha de Evaluacin

Responder si se han realizado evaluaciones de personal y a qu nivel han llegado; as como, la existencia de polticas formalizadas sobre la gestin de personas. Indicar la fecha en que se ha realizado la evaluacin de los trabajadores de la entidad. Indicar la fecha en que se aprob u otorg conformidad a la realizacin de las evaluaciones de las personas. Respecto a documentacin, indicar la fecha de aprobacin de la documentacin sobre gestin de personas en la entidad. Indicar el tipo y nmero de documento con el cual se han realizado las aprobaciones de dichas evaluaciones y/o polticas sobre gestin de personas. Ejemplo: Resolucin Directoral, Resolucin Ejecutiva, etc. Indicar la unidad orgnica dentro de la entidad que es responsable del mantenimiento del proceso de evaluacin de los trabajadores y de los aspectos adicionales referidos a la gestin de las personas. Breve comentario respecto al resultado de la evaluacin de las personas.

Fecha de Aprobacin

Aprobado por

rea Responsable

Comentario sobre la Evaluacin de las Personas

166

Balance y cierre de la Gestin Municipal

F10 INFORMACIN FINANCIERA


Nombre de la entidad: MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA PATRICIA Nombre del Titular: ALFREDO PREZ MARTNEZ RATIOS RAZONES DE APALANCAMIENTO 1 DEUDA A CAPITAL TRIM 1 = Deuda Total Capital de los accionistas = Deuda Total Activo Total = UAII Intereses Pagados = Activo Circulante Pasivo Circulante Activo Circulante = Inventarios Pasivo Circulante = = = = = Ventas netas anuales a crdito Cuentas por cobrar * 365 RC Costo de los bienes vendidos Inventario * 365 RI Ventas Netas ** Activo Total TRIM 2 TRIM 3 TRIM 4 Tipo de Informe IARC IFRC X

1.7800 0.6100

1.8300 0.6400

2.1000 0.6800

1.4200 0.5700

DEUDA A ACTIVO TOTAL

RAZONES DE COBERTURA 3 COBERTURA DE INTERESES RAZONES DE LIQUIDEZ 4 CIRCULANTE 5 PRUEBA CIDA

92, 159 0000

121,5840000

2,628 0000

826 0000

1.8200 1.5305

1.5600 1.5305

1.2700 1.2525

1.1400 1.2525

RAZONES DE ACTIVIDAD 6 7 8 9 ROTACIN DE CUENTAS POR COBRAR (RC) ROTACIN DE CUENTAS POR COBRAR EN DAS ROTACIN DEL INVENTARIO (RI) ROTACIN DEL INVENTARIO EN DAS (RID) 1.1400 238.0000 1.7300 214.0000 2.0600 182.0000 2.670 135.0000

No aplicable No aplicable 0.4000 0.4400 0.6100 0.6400

10 ROTACIN DEL ACTIVO TOTAL RAZONES DE RENTABILIDAD 11 MARGEN DE UTILIDAD NETA

12 RENDIMIENTO SOBRE LA INVERSIN (RDI)

13 RENDIMIENTO SOBRE EL CAPITAL (RSC)

Utilidad neta despus de impuestos Ventas netas Utilidad neta despus = de impuestos Activo Total Utilidad neta despus = de impuestos Capital de los accionistas =

0.6200

0.3500

0.1800

0.1300

0.1800

0.1700

0.1200

0.0900

0.5400

0.4300

0.3200

0.1700

(*) Puede trabajarse con un saldo promedio, en lugar de un saldo final (**) En caso no sea una entidad que venda, colocar Ingresos Tributarios, No Tributarios y Transferencias Corrientes Recibidas En entidades pblicas que no sean empresas y tengan prstamos (de cualquier fuente) asignados

1. DEUDA A CAPITAL

Deuda Total Hacienda Nacional + Hacienda Nacional Adicional + Reservas + Resultados Acumulados

Tener en cuenta que no todas las entidades pueden elaborar todos los ratios, en caso que su entidad sea una de ellas, llenar el formulario F10A y F10B

anexos

167

F10A INFORMACIN FINANCIERA (RATIOS NO APLICABLES)

Nombre de la entidad: MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA PATRICIA

Tipo de Informe IARC IFRC X

Nombre del Titular: ALFREDO PREZ MARTNEZ


RATIO NO APLICABLE ROTACIN DEL INVENTARIO (RI) ROTACIN DEL INVENTARIO EN DAS (RID) JUSTIFICACIN LA MUNICIPALIDAD NO MANTIENE INVENTARIOS PARA LA VENTA LA MUNICIPALIDAD NO MANTIENE INVENTARIOS PARA LA VENTA

F10 INFORMACIN FINANCIERA (RATIOS SUGERIDOS)

Nombre de la entidad: MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA PATRICIA

Tipo de Informe IARC IFRC X

Nombre del Titular: ALFREDO PREZ MARTNEZ RATIO SUGERIDO JUSTIFICACIN

168

Balance y cierre de la Gestin Municipal

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO 10 INFORMACIN FINANCIERA


OBJETIVO reas Involucradas APALANCAMIENTO 1 2 Deuda a capital Deuda a activo total RAZONES DE COBERTURA 3 Cobertura de Intereses LIQUIDEZ 4 5 Circulante Prueba cida ACTIVIDAD 6 7 8 9 10 Rotacin de las cuentas por cobrar (RC) Rotacin de las cuentas por cobrar en das (RCCD) Rotacin del Inventario (RI) Rotacin del Inventario en das (RID) Rotacin del activo total RENTABILIDAD 11 12 Margen de utilidad neta Rendimiento sobre la inversin (RDI) Rendimiento sobre el capital (RSC) Establece la rentabilidad con respecto a las ventas realizadas, renta neta por nuevo sol de ventas. Determina la eficiencia global en cuanto a la generacin de utilidades con activos disponibles, poder productivo del capital invertido. Mide el poder productivo del valor en libros de la inversin de los accionistas. Mide el nmero de veces que las cuentas por cobrar se han convertido (en efectivo) a lo largo del ao; ofrece informacin con respecto a la calidad de las cuentas por cobrar. Nmero promedio de das que las cuentas por cobrar permanecen pendientes antes de recuperarse. Mide el nmero de veces que el inventario se ha convertido (vendido o dado de baja) a lo largo del ao; proporciona informacin sobre la liquidez del inventario y la tendencia a tener existencias excesivas. Nmero promedio de das que se mantiene el inventario antes de convertirlo en cuentas por cobrar a travs de las ventas. Determina la eficiencia relativa del activo total para generar ventas. Mide la capacidad para cubrir las deudas de corto plazo con activo circulante. Determina la capacidad para cubrir la deuda corriente con el activo circulante ms lquido (disponible) Determina la capacidad de una entidad o empresa pblica para pagar intereses, indica tambin el nmero de veces que se devengan los intereses. Permite conocer el grado en que se recurre al financiamiento de deuda en relacin con el financiamiento de capital. Establece el grado relativo que una entidad usa dinero con financiamiento externo (prstamo) Conocer la situacin econmica y financiera de la entidad. Entre las reas que pueden apoyar a la elaboracin del formato se encuentran principalmente las reas de contabilidad y finanzas o la que realice sus veces, conforme a las normas de la organizacin interna de la entidad.

F10 A INFORMACIN FINANCIERA (RATIOS NO APLICABLES) En este formato se debe indicar cules son los ratios no aplicables de acuerdo a la entidad, se debe mencionar la(s) razon(es) por las cuales, no es vlido el uso del ratio solicitado. F10B INFORMACIN FINANCIERA (RATIOS SUGERIDOS) En este formato se debe indicar cules son los ratios propuestos, de manera que sean ms representativos de los resultados obtenidos en la gestin.

anexos

169

Bibliografa

1.

Arriagada, Ricardo: Diseo de un Sistema de medicin de desempeo para evaluar la gestin municipal: una propuesta metodolgica. Serie manuales N 20, ILPES-CEPAL, Santiago de Chile, 2002. Claros Cohaila, Roberto. Balance y Cierre de la Gestin Municipal. INICAM, Tercera edicin, 2006. Claros Cohaila, Roberto. Transparencia, participacin y rendicin de cuentas en la gestin municipal. Universidad ESAN. Agosto, 2009. Contralora General de la Repblica. Rol de la Declaracin Jurada de Ingresos, y de Bienes y Rentas de funcionarios pblicos, como herramienta en la lucha contra la corrupcin. Octubre, 2005. Defensora del Pueblo. Funciones y atribuciones de los concejos municipales. Lima, 2004. Defensora del Pueblo. Criterios y recomendaciones para la rendicin de cuentas en gobiernos locales. Lima, junio de 2004. Quedena, Enrrique: Indicadores para la Gestin del Buen Gobierno en Municipios Rurales del Per, Editorial: OXFAM, REMURPE; CICDA, diciembre, 2004. Ospina, Sonia: Evaluacin de la gestin pblica: conceptos y aplicaciones en el caso latinoamericano; V Congreso Internacional del CLAD sobre Reforma del Estado y de la Administracin Pblica, Santo Domingo, Repblica Dominicana, octubre, 2000.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

La solucin de los problemas no consiste en hacer ni dejar de hacer, sino, primero en comprender.