CAPACITACIN ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS

Marzo de 2012
Antes de comenzar
Reglas del Juego / Acuerdos
Agenda
Objetivos del Curso
Estructura Organizativa
Gestin de la Organizacin
Administracin de Unidades Organizativas
Administracin de Funciones
Administracin de Posiciones
Preguntas
5
Al finalizar este curso, usted debe estar en capacidad de:
Conocer y administrar el proceso de la estructura organizativa.
Objetivos
Estructura Organizativa
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Sociedad
Unidad jurdicamente independiente que tiene su propio sistema de
contabilidad y maneja sus propios balances. Esta informacin
proviene de lo definido en el componente de finanzas en la creacin y
asignacin de la sociedad.
MANDANTE
SURT GDOC EFIG GDCA
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Divisin de Personal
Las divisiones representan un elemento organizativo de una zona
geogrfica determinada; es un criterio de valoracin para procesos de
nmina y gestin de tiempos (Departamento Geogrfico)
Cdigo
Divisin
Nombre de la divisin
Cdigo de
la Sociedad
Nombre de la Compaa
Agrupacin
de Pas
E001 Divisin Zona 1
EFIG Efigas Gas Natural S.A. ESP 38 E002 Divisin Zona 2
E003 Divisin Zona 3
Estructura Organizativa
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Subdivisin de Personal
Las subdivisiones de personal constituye una unidad organizacional y
representa una parte de una divisin de personal limitada segn puntos
de vista administrativos de personal y organizativos de nmina.
(Municipios oficinas)
Estructura Organizativa
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Cdigo de la Divisin
de Personal
Nombre de la Divisin de
Personal
Cdigo de la Subdivisin de Personal
Nombre de la Subdivisin
de Personal
E001
Divisin Zona 1
(Risaralda)
E001 Ofc Pereira
E002 Ofc Belalcazar
E003 Ofc Dosquebradas
E004 Ofc La Virginia
E005 Ofc Marsella
E006 Ofc Santa Rosa
E007 Ofc Santuario
E008 Ofc Viterbo
E002
Divisin Zona 2
(caldas)
E100 Ofc Manizales
E101 Ofc Anserma
E102 Ofc Aranzazu
E103 Ofc Beln de Umbra
E104 Ofc Chinchin
E105 Ofc Neira
E106 Ofc Pcora
E107 Ofc Riosucio
E108 Ofc Risaralda
E109 Ofc Salamina
E110 Ofc Supa
E111 Ofc Villamara
E003
Divisin Zona 3
(Quindo)
E200 Ofc Armenia
E201 Ofc Barcelona
E202 Ofc Calarc
E203 Ofc Circasia
E204 Ofc Filandia
E205 Ofc La Tebaida
E206 Ofc Montenegro
E207 Ofc Quimbaya
E208 Ofc Salento
Subdivisin de
Personal
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rea de Personal
El rea de personal representa una distribucin detallada del grupo de
personal en donde se encuentran caractersticas particulares.
Cdigo del Grupo de
Personal
Descripcin del Grupo de
Personal
Cdigo del rea de Personal Descripcin del rea de Personal
1 Activos
D6 Directivos
TI Tcticos Integrales
T5 Tcticos
OB Operativos
VT Ventas
4 Aprendices
LT Lectivos
PT Productivos
U2 Universitarios
5 Retirados R2 Retirados
9 Externos EX Otros
Estructura Organizativa
Estructura Gestin Humana
Estructura Organizativa
Gestin de la Organizacin (OM)
Este sub-mdulo se basa en el concepto que cada elemento de una
organizacin representa un objeto independiente con caractersticas
individuales.
Estos objetos se crean y se mantiene por separado, posteriormente son
unidos a travs de relaciones para formar la estructura organizacional de
la compaa.
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Objetos Gestin de la Organizacin
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Tipo de Objeto Clave de Objeto
Unidad Organizacional O
Funcin C
Posicin S
Persona P
Centro de Costo K
Tarea T
Puesto de Trabajo A
Unidad (O)
Las unidades organizativas describen las reas del negocio dentro de la
compaa. La estructura organizacional se crea relacionando unidades
entre s.
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Gerencia
General
Subgerencia
Tcnica
Subgerencia
Comercial
Subgerencia Financiera
Funcin (C)
Son clasificaciones generales del cargo
o agrupaciones para conjuntos de
tareas que son llevadas a cabo por un
empleado. Las funciones sirven para
describir un trabajo que aplica a
diversos cargos con tareas o
caractersticas similares.
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Jefe
Jefe de Ingeniera
Jefe de Ventas
Jefe de RRHH
Posicin (S)
Representan los cargos de la compaa. stas se asocian a las unidades
organizativas y son ocupadas por un empleado. Tambin heredan las
caractersticas de la funcin que las describe.
Ejemplo:
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Gerente General Coordinador de Calidad Auxiliar Financiero
Persona (P)
Es un empleado de la empresa que ocupa una posicin. La informacin de las
personas es administrada en el mdulo del sistema Gestin de Personal
(PA) Personnel Administration.
Ejemplo:
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Auxiliar Administrativa
Angela Andrea Londoo M.
Centro de Costo (K)
Es un elemento de Control / Finanzas que representa el origen de los costos.
Los centros de costos son externos a OM y sern creados y administrados en
el mdulo de control (CO). Los centros de costo pueden estar relacionados
bien sea con unidades o posiciones. La asignacin del centro de costo se
hereda a lo largo de la estructura organizativa.
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Centro de Costo
2000
Transacciones para administrar OM
Transaccin Opcin
PPOME Administracin de Objetos Organizativos
PPOSE Visualizacin de Objetos Organizativos
PQ10 Creacin de Unidades
PQ03 Creacin de Funciones
PQ13 Creacin de Posiciones
PQ01 Creacin de Puestos de Trabajo
PQ14 Creacin de Tareas
PO10 Administracin de Unidades
PO03 Administracin de Funciones
PO13 Administracin de Posiciones
PO01 Administracin de Puestos de trabajo
PFCT Catalogo de Tareas
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Transaccin PPOME
Men SAP
Recursos Humanos
Gestin de Organizaciones
Plan de Organizacin
Organizacin y Ocupacin
PPOME
Campo de comandos
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Transaccin - PPOME
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SECCIN A
SECCIN B
SECCIN C
SECCIN D
Despliega el
resultado de
la bsqueda.
Despliega el
resultado
especifico de
bsqueda que
est
seleccionado en
la seccin B.
Despliega el
tem especfico
seleccionado
en la seccin C.
Permite al
usuario
buscar
objetos en el
sistema.
Administracin de
Unidades Organizativas
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Transacciones Unidades Organizativas
23
Transaccin Opcin
PPOME Administracin de Objetos Organizativos
PPOSE Visualizacin de Objetos Organizativos
PQ10 Creacin de Unidades
PO10 Administracin de Unidades
Recordando
Creacin de Unidades Organizativas
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Una vez realizada la bsqueda, ubicamos la unidad raz (padre) de la unidad
a crear (doble clic).
Creacin de Unidades Organizativas
25
Seleccionar el botn crear.
SECCI
N
A
SECCI
N
B
SECCIN
C
SECCIN
D
Creacin de Unidades (Enlaces)
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Se debe seleccionar el tipo de enlace correspondiente. Este caso, se debe
relacionar la unidad raz (padre) como Superior directo de la nueva unidad
organizativa.
Creacin de Unidades (Datos Bsicos)
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En la parte inferior derecha (seccin D) aparece una forma con diferentes
pestaas. En la pestaa Datos Bsicos se debe registrar la informacin de la
nueva unidad. El campo unidad organizativa se divide en dos: abreviatura y
descripcin.
Se debe tener
en cuenta la
fecha de
validez del
objeto.
Es posible
registrar
informacin
adicional
sobre la
unidad en las
diferentes
opciones de
el campo
Descripcin
Verbal
Creacin de Unidades (Imputacin)
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En la pestaa imputacin es posible registrar la informacin de: Centro de
Costo, Sociedad, Divisin de Personal, Subdivisin de Personal.
El campo
Divisin no
debe
diligenciarse
en ningn
caso.
La unidad
organizativa
hereda el centro
de costo, la
sociedad,
divisin de
personal y
subdivisin de
personal de la
unidad raz
(padre) al
momento de
definir el tipo de
enlace existente
entre ellas.
Creacin de Unidades (Distribucin de Costos)
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En la pestaa Distribucin de Costes, es posible registrar ms de un centro de
costo para la unidad.
Ejemplo:
Recaudo y
Cartera.
Creacin de Unidades (Guardar)
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Finalmente, se deben guardar los cambios realizados.
Se debe verificar el mensaje que aparece en la barra de estado.
Modificacin
Los campos con fondo blanco son susceptibles a modificacin, los campos
con fondo gris, no lo son.
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Susceptible
de
modificacin
No
Susceptible
de
modificacin
Administracin
de Funciones
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Transacciones de Funciones
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Transaccin Opcin
PPOME Administracin de Objetos Organizativos
PPOSE Visualizacin de Objetos Organizativos
PQ03 Creacin de Funciones
PO03 Administracin de Funciones
Recordando
PQ03 Creacin de Funciones
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El campo de
la funcin
debe estar
vaco.
Permite ingresar la fecha a
partir de la cual tendr
vigencia el objeto. Por
defecto trae la fecha del
sistema; por tanto, debe
modificarse.
Administracin
de Posiciones
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Transacciones de Posiciones
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Recordando
Transaccin Opcin
PPOME Administracin de Objetos Organizativos
PPOSE Visualizacin de Objetos Organizativos
PQ13 Creacin de Posiciones
PO13 Administracin de Posiciones
Creacin de Posiciones (PPOME)
1. Ubicar el cursor en el objeto posicin.
2. Realizar bsqueda por estructuras y seleccionar
la unidad a la que pertenece la posicin a crear.
3. Hacer clic en el botn crear.
4. Seleccionar el tipo de enlace Comprende.
5. Registrar la informacin de la posicin.
37
1
4
5
Asignacin de Funcin a Posicin
Seleccionar el Match Code, para buscar la funcin a asignar.
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39
Preguntas??
40
GRACIAS