PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO

CODIGO DEL PROCEDIMIENTO: 4014

VERSIN No. 4.0
FECHA:
REVISADO POR: Contralor Auxiliar Dr. Ernesto Tuta Alarcn
CARGO NOMBRE FIRMA
APROBADO POR: Director Tcnico
Direccin de Planeacin Alirio Rodrguez Ospina
CARGO NOMBRE FIRMA
COPIA No. No. FOLIOS: 12
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO
1. OBJETIVO :
Estandarizar a travs de los elementos de denti!icacin" re!erenciacin" conclusiones #
clasi!icacin" la ela$oracin # entrega de los papeles de tra$a%o" &ue en arc'ivo duro #(o
magntico de$a entregar al concluir el Proceso de Prestacin de )ervicio *icro" cada uno
de los integrantes del e&uipo auditor" de acuerdo con la la$or desarrollada.
2. ALCANCE:
nicia cuando el E&uipo Auditor determina la !orma de realizar la re!erenciacin # las marcas
de auditora a utilizar en la ela$oracin de papeles de tra$a%o # termina cuando el
responsa$le del aprue$a # procede a arc'ivar los papeles de tra$a%o.
3. BASE LEGAL:
Constitucin Poltica de Colom$ia" artculos +,- # +.+.
/e# 0+" de 1223" artculos - # ,4.
Decreto /e# 10+1 de 1223" artculo 154.
6ormas de Auditora 7u$ernamental Colom$ianas8 *ane%o # Custodia de los Papeles de
Tra$a%o
4. DEFINICIONES :
ARCHIVO: Ordenamiento clasi!icado de documentos # arc'ivos magnticos" &ue
correspondan al proceso de Prestacin de )ervicio *icro
ARCHIVO CORRIENTE: Documentos &ue soportan la la$or # evidencias del Proceso de
Prestacin de )ervicio *icro.
ARCHIVO GENERAL: Correspondencia interna reci$ida # enviada durante el tiempo de
realizacin del Proceso de Prestacin de )ervicio *icro
ARCHIVO PERMANENTE: Documentos del su%eto de control o aplica$les a ste" tales
como8 normas" reglamentos" disposiciones" procedimientos" manuales" entre otros" &ue no
son suscepti$les de cam$io !recuente" &ue constitu#en !uente de consulta en posteriores
auditoras.
CONCLUSION: 9uicios de car:cter pro!esional" $asados en las o$servaciones resultantes
del examen e!ectuado.

PA76A + DE 15
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO
MARCAS DE AUDITORIA: )m$olos" numricos" al!a$ticos" gr:!icos registrados en los
papeles de tra$a%o" con el propsito de !acilitar # a$reviar la clasi!icacin" arc'ivo # para
explicar el tra$a%o realizado.
PAPELES DE TRABAJO: Con%unto de documentos" #(o planillas ela$oradas #(o utilizadas
por el auditor en !orma manual o medio magntico" &ue registran" soportan" evidencian e
identi!ican la la$or de auditora realizada" as como las conclusiones a las &ue se 'a llegado
en el desarrollo de su tra$a%o. )irven para sustentar los 'allazgos # como punto de apo#o
para veri!icaciones # !uturas auditoras. /os papeles de tra$a%o est:n con!ormados por los
documentos contenidos en el Arc'ivo Corriente" Arc'ivo 7eneral # Arc'ivo Permanente.
REFERENCIACION: denti!icacin al!anumrica colocada en la parte superior derec'a de
los papeles de tra$a%o. )e asignar: en mesa de tra$a%o" seg;n criterio seleccionado para
agrupar por lneas o componentes de integralidad" como por e%emplo8 C< Contratacin" P<
Presupuesto.
REFERENCIACION CRUZADA: )e re!iere a la interrelacin de asuntos contenidos en uno o
varios documentos analizados o papel de tra$a%o" con las anotaciones de datos" ci!ras" etc."
incluidos en otros papeles de tra$a%o
. REGISTROS
*esa de Tra$a%o.
Papeles de Tra$a%o.
!. ANE"OS
Anexo 18 *odelo de Re!erenciacin de Papeles de Tra$a%o.
Anexo +8 *arcas de Auditora.
Anexo 3. *odelo papeles de tra$a%o.
Anexo 0. Arc'ivo de Papeles de Tra$a%o.
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PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO
#. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO:
No EJECUTOR ACTIVIDAD REGISTRO OBSERVACION
1.
PRO=E)O6A/
>6?ER)TARO"
PRO=E)O6A/
E)PECA/@ADO

AEB>PO A>DTORC
Determina la !orma cmo se
va realizar la re!erenciacin #
las marcas de auditora a
utilizar en la ela$oracin de
papeles de tra$a%o.
*esa de
tra$a%o
/a$or a
realizarse en
mesa de Tra$a%o
de la !ase de
planeacin.
?er Anexo 1 # +
Registra en la parte superior
del papel de tra$a%o &ue
ela$ore" el enca$ezado
registrando la !ec'a inicial #
la re!erenciacin previamente
de!inida.
?er Anexo 3
Anota registros" c:lculos"
resumen de lecturas #(o
an:lisis de documentos #
!uentes de in!ormacin &ue
'an servido para compro$ar #
veri!icar" as como las
conclusiones a las &ue 'a
llegado. =irma el responsa$le
de la e%ecucin del tra$a%o e
indica !ec'a de terminacin"
anexando cual&uier otro
documento &ue soporte lo
indicado en el papel de
tra$a%o.
+
)>DDRECTOR DE
=)CA/@ACE6
PRO=E)O6A/
E)PECA/@ADO o
>6?ER)TARO
A/FDERC
9E=E DE >6DAD
/OCA/ AGC
)olicita en !orma aleatoria los
papeles de tra$a%o para
e%ercer el control de los
soportes de 'allazgos
generados" a travs" de la
auditora &ue se realiza en el
proceso de prestacin de
servicio *icro" en los &ue
consignar: la !irma # !ec'a.
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PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO
No EJECUTOR ACTIVIDAD REGISTRO OBSERVACION
3
PRO=E)O6A/
>6?ER)TARO"
PRO=E)O6A/
E)PECA/@ADO
AEB>PO A>DTORC
Arc'iva papeles de tra$a%o
1
de$idamente !oliados #
clasi!icados seg;n
corresponda en arc'ivo
permanente" general o
corriente.
/a cuenta se
devuelve a la
Direccin con la
misma !oliacin
presentada por
el su%eto de
control.
Ela$ora el ndice seg;n la
clasi!icacin # n;mero de
!olios por componente de
integralidad # entrega al /der
o 9e!e de >nidad /ocal.
?er Anexo 0
0.
PRO=E)O6A/
E)PECA/@ADO o
>6?ER)TARO
A/DERC
9E=E DE >6DAD
/OCA/AGC
Ela$ora ndice !inal # entrega
papeles de tra$a%o al
administrador de arc'ivo #(o
!uncionario designado por el
)u$director de =).
En caso de las unidades
locales los papeles de tra$a%o
se entregan al Arc'ivo
Central" codi!icados seg;n
ta$la de retencin
documental.
Papeles de
Tra$a%o
E$ A%&'()o
P*%+,-*-.* / $,0
R*0o$1&(o-*0 2*$
P%o&*0o M(&%o no
de$en ser
entregados al
Arc'ivo CentralH
de$e reposar en
la direccin para
ser entregado al
/der de la
prxima auditora"
el cual de$er: ser
actualizado una
vez terminada la
misma.
4.
AD*6)TRADOR
DE ARCI?O
J(O
=>6CO6ARO
DE)76ADO POR
E/ )>DDRECTOR
DE =)
Revisa" aprue$a o
desaprue$a los papeles de
tra$a%o codi!icados seg;n
Ta$la de Retencin
Documental de la Direccin.
)i no son apro$ados devuelve
papeles de tra$a%o al E&uipo
Auditor para a%ustes # regresa
actividad 3.
G Aplica para la Direccin de Desarrollo /ocal # Participacin Ciudadana
1
/os Papeles de Tra$a%o est:n con!ormados por los documentos contenidos en los Arc'ivosH Corriente" 7eneral # Permanente.
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ANE"O 1
MODELO DE REFERENCIACIN DE PAPELES DE TRABAJO
R*3*%*-&(, Co-.*-(2o
A5 Fndice o Car:tula del E!ectivo
+
A+ O$%etivos de la evaluacin del E!ectivo
A0 Criterios de Auditora # =uentes de Criterio
AC0 Evaluacin del )istema de Control nterno E!ectivo
A- Procedimientos de Evaluacin del E!ectivo
A15 Desarrollo del Procedimiento 6o. 1
A1+ Desarrollo del Procedimiento 6o. +
A10 Desarrollo del Procedimiento 6o. 3
A1, Desarrollo del Procedimiento 6o. 0
A1- Desarrollo del Procedimiento 6o. 4
A+5 Desarrollo del Procedimiento 6o. ,
.
.
.
A6 Desarrollo del procedimiento 6K
AK Dorrador de n!orme de la lnea o componente de integralidad auditado
=OR*ATO CED7O 0510551
Nota: Seor Auditor este es un modelo por lo tanto, est sujeto a los cambios y sugerencias
para la debida utilizacin en los resultados de su trabajo. La referenciacin se realizar
en color rojo
2
Por lnea o componente de integralidad
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ANE"O 2
MARCAS DE AUDITOR4A
Aun&ue no exista un sistema de marcas est:ndar" a menudo se utiliza una escala limitada de
estandarizacin de sm$olos para un componente de integralidad o para grupos espec!icos
de cuentas" mediante el uso de le#endas o marcas en cdulas determinadas. Dic'os
sm$olos o marcas de$en ser explicados en los papeles de tra$a%o.
/as marcas de$en ser distintivas # en color Ageneralmente ro%oC para !acilitar su u$icacin en
el cuerpo de un papel de tra$a%o" compuesto de anotaciones # ci!ras escritas en l:piz. )i se
ela$oran en computador" de$e escogerse una letra di!erente # o%al: resaltada.
Algunos re&uisitos # caractersticas de las marcas son los siguientes8
/a explicacin de las marcas de$e ser espec!ica # clara.
/os procedimientos de auditora e!ectuados &ue no se evidencian con $ase en marcas"
de$en ser documentados mediante explicaciones narrativas" an:lisis" etc.
=OR*ATO CED7O 051055+
PA76A . DE 15
ANE"O 3
MODELO PAPELES DE TRABAJO
E
N
C
A
B
E
Z
A
D
O
SECTOR """"""""""""""""""""""
PERIODO PAD: FASE:
PERIODO AUDITADO 5V(6*-&(,7:
SUJETO DE CONTROL:
MODALIDAD DE AUDITORIA :
D*0,%%o$$o 2*$ &o-.*-(2o 2*$ 8,8*$ 2* .%,9,:o; AEl !ormato # el contenido de los papeles
de tra$a%o es un asunto relativo al %uicio # criterio pro!esional del auditorH no 'a# sentencias
disponi$les &ue indi&uen lo &ue se de$e incluir en los papeles de tra$a%o" sin em$argo" es
esencial &ue los papeles de tra$a%o contengan su!iciente evidencia del tra$a%o realizado
para sustentar las conclusiones alcanzadasC.
CONCLUSION :
AUDITOR: FECHA INICIO: FECHA TERMINACION:
SUP<RVISADO POR
3
:
No+9%*: C,%6o: F(%+,: F*&',:
=OR*ATO CED7O 0510553
3
)e diligencia cuando aleatoriamente se supervise por parte del )u$director de =)" /der del E&uipo
o 9e!e de >nidad /ocal.
PA76A - DE 15
ANE"O 4
ARCHIVO DE PAPELES DE TRABAJO
/as clases de arc'ivo &ue se mane%an en el proceso de prestacin de servicio micro por
parte de los e&uipos de auditora" son los siguientes8
A=P ARCHIVO PERMANENTE
R*3*%*-&(,&(>-
4
Co-.*-(2o
ndice
=ic'a Tcnica
/e#es
Decretos
Resoluciones
Acuerdos
Actas
Circulares
Antecedentes # actividades de la Entidad
Organigrama general del su%eto de control
Contratos de =ideicomiso
Principios # procedimientos administrativos # conta$les
n!ormes de Auditora anteriores
Directores # !uncionarios claves en la toma de decisiones
Otros
A=G ARCHIVO GENERAL
R*3*%*-&(,&(>- Co-.*-(2o
ndice
Actas resultantes de las *esas de Tra$a%o.
Comunicaciones O!iciales reci$idas externas.
Comunicaciones O!iciales enviadas externas.
Comunicaciones O!iciales reci$idas internas.
Comunicaciones O!iciales enviadas internas.
Cuentas rendidas por los su%etos de control.
nventario parte interesada
Otros.
4
De conformidad con lo acordado en mesa de trabajo.
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A=C ARCHIVO CORRIENTE FASE DE PLANEACIN
R*3*%*-&(,&(>- Co-.*-(2o
ndice
Encargo de Auditoria
*emorando de Planeacin
Programas de Auditoria Apro$ados
Otros
A=C ARCHIVO CORRIENTE FASE DE EJECUCIN
R*3*%*-&(,&(>- Co-.*-(2o
ndice o Car:tula de la /nea de Auditora o componente de integralidad
Programas de Auditoria por componente de ntegralidad de$idamente
diligenciado
Evaluacin del )istema de Control nterno
Procedimientos de Evaluacin
Desarrollo del Procedimiento A)eguimiento Plan de *e%oramientoC 6o. 1
Desarrollo del Procedimiento 6o. +
Desarrollo del Procedimiento 6o. 3
Desarrollo del Procedimiento 6o. 0
Desarrollo del procedimiento 6o. ++
Desarrollo del procedimiento 6K
Dorrador de n!orme de los resultados de la evaluacin de la lnea de
auditoria o del componente de integralidad.
A=C ARCHIVO CORRIENTE FASE DE INFORME
R*3*%*-&(,&(>- Co-.*-(2o
n!orme Preliminar
Respuesta de la Entidad
n!orme =inal
=OR*ATO CED7O 0510550
Nota: La utilizacin de nmeros pares obedece a ue si el auditor ol!ida algn documento
para arc"i!ar o un procedimiento a desarrollar podr "acer uso de los nmeros impares.
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