Orientacin Metodolgica

para la Elaboracin de
Apoyos Grficos I

Introduccin
En el rea de Proyectos los apoyos grficos (llmense diagramas, esquemas, cartas, etc.) son ampliamente
utilizados ya que dan mayor claridad y definicin a las ideas que se plantean. Existen muchos tipos y diversos estilos
que deen ser seleccionados adecuadamente en funcin de sus aplicaciones y venta!as dependiendo de los conceptos
que se deseen mane!ar dentro de los mismos. Esta serie de "rientaciones #etodolgicas pretende curir el grueso de
los apoyos grficos de mayor uso en la Planeacin, dise$o, evaluacin y presentacin de resultados de Proyectos.
Objetivo de esta gua de Orientacin Metodolgica
En la presente orientacin, se explica revemente pero de manera concisa la elaoracin de % tipos de
diagrama que se utilizan para representar la secuencia de actividades que se deen realizar para para alcanzar un fin
determinado, el Diagrama de Flujo de Proceso (o simplemente &iagrama de 'lu!o) y el Diagrama de Gantt (en
honor a su creador (enry ). *antt en +,+-).
Diagrama de Flujo de Proceso (DFP)
Este estilo de diagrama es ampliamente utilizado en las aplicaciones de gestin organizacional, documentacin
de los .istemas de *estin de la /alidad, 0ngenier1a de Procesos, Programacin, Planeacin, etc. .e podr1a definir
como2 3)a representacin grfica, lgica y estructurada de las operaciones, actividades o sucesos que deen llevarse a
cao para otener un resultado predefinido4. )as principales venta!as del uso de este tipo de diagramas son2
/laridad para comprender el funcionamiento del proceso en general
0dentificar el flu!o de informacin, materiales o recursos involucrados en el proceso
0dentificar las etapas del proceso y su interrelacin
0nferir el nivel de criticidad de las operaciones dentro del proceso
)os diagramas de flu!o de proceso pueden ser tan simples como un esquema lineal de ca!as que representen las
operaciones o actividades del proceso interconectadas indicando con flechas la direccin de la secuencia de las mismas
o tan complicado como un enmara$ado plano con simolog1a espec1fica y claves que son referencia para identificar
condiciones del proceso, tipo de informacin o materiales a utilizar, reas responsales, puntos de decisin o
verificacin etc.
0ng. 5ulio /esar #art1nez Espinosa, Ph. &.
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Apoyos Grficos I

En el caso de los procesos de planeacin o para esquematizar metodolog1as, es muy com6n el uso de estos esquemas en
su forma conocida como matricial, la cual hace especial 7nfasis en mostrar las reas responsales de determinadas
operaciones o actividades y que utiliza una simolog1a simplificada pero lgica que indica operaciones, inicio y fin de
las mismas, entradas, salidas, puntos de decisin, puntos o momentos de verificacin y conectores por mencionar los
ms importantes.
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Apoyos Grficos I

En algunos casos este 6ltimo tipo de diagrama de flu!o de proceso se complementa con un 1ndice cronolgico, que
suele ser llevado por horas, semanas o meses
+
, seg6n convenga al tipo de proceso, siempre incluyendo hitos para las
fechas o momentos ms relevantes
%
.
)a simolog1a puede ser la estandarizada por alg6n organismo como son 89.0 (8merican 9ational .tandards
0nstitute), &09 (&eutsches 0nstitut f:r 9ormung), 8.#E (8merican .ociety of #echanical Engineers), 0."
(0nternational "rganization for .tandardization) o ien estalecida por la propia organizacin o empresa siempre y
cuando exista esa especificacin dentro de su manual de operacin. 8 esta orientacin metodolgica se anexa un ;.pdf
con talas de algunos de estos s1molos estandarizados.
<n algoritmo simple para elaorar &iagramas de 'lu!o de Proceso es como sigue2
+ Es com6n temporalizar los procesos o proyectos en semanas !emana"Proyecto# deido a la ingenier1a de costos. )a
semana=proyecto +> es la quinceava semana a partir del inicio del proyecto.
% Estas fechas ayudan a tener presentes entregas, verificaciones, auditor1as, etc. &een indicarse con claridad y mantener el
formato (&&=##=88, ##=&&=88, etc.) en todo el diagrama.
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Apoyos Grficos I

$# .e inicia con una lista de las operaciones o actividades del proceso teniendo en mente los aspectos
relevantes de las mismas sore las que se quisiera dar 7nfasis en el diagrama. Para lo anterior suele ayudar una tala
como la siguiente2
Id% Operacin&
acti'idad
(esponsable
!iglas#
!)&*o
+aracter)sticas
condiciones de
proceso, duracin o
a-uellas -ue se desee
enfati.ar#
+omentarios
Id%
anterior
Id%
posterior
Decisin
anterior
Decisin
posterior
/erificacin (eporte
0# <na vez recopilada la informacin necesaria, se selecciona la simolog1a idnea para representar el proceso.
(vea el anexo 3?alas s1molos &'P.pdf4)
1# .e selecciona el tipo y comple!idad del &iagrama de 'lu!o de Proceso que se desea utilizar.
2# .e elaora manualmente o mediante alguna herramienta de diu!o digital. En el archivo anexo 3?alas
s1molos &'P.pdf4, se encuentran algunos conse!os de forma y organizacin sore el uso de los s1molos.
Diagrama de Gantt
Este estilo de diagrama fue conceido por (erry ). *antt en +,+-, y su principal utilidad es la de la
planificacin de las operaciones o actividades pero con especial 7nfasis en los tiempos de e!ecucin, tami7n es
conocido como cronograma de actividades . @especto a su uso no es muy distinto a un &iagrama de 'lu!o de Proceso
(&'P), pero el dise$o si es radicalmente distinto. <na diferencia fundamental es que se lleva un control estricto del
progreso de las operaciones o actividades en escala temporal y es un poco ms complicado esquematizar la
interrelacin entre las mismas o los recursos destinados a cada una deido a la necesidad de documentos adicionales,
situacin que no se presenta con los &'P. En el me!or de los casos se recomienda el uso de amas herramientas, el &'P
para esquematizar el proceso y me!orar su entendimiento y el &iagrama de *antt para dar seguimiento a sus avances.
)a elaoracin de estos diagramas puede ser de forma manual, mediante una simple ho!a de clculo o alguno de los
muchos programas computacionales que existen para ello, pero sin importar cual sea la herramienta existen algunas
pautas que se recomienda seguir2
a# &ee contener un eje 3ori.ontal donde se estalecer la escala temporal en horas, semanas, meses o a$os.
@ecuerde que para el rea de proyectos es conveniente usar la escala !emana"Proyecto.
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b# 8s1 mismo un eje 'ertical con las operaciones o actividades a e!ecutar. .e suelen incluir algunas claves que
corresponden a identificadores de caracter1sticas (responsales, recursos, condiciones de procesos, etc.) de las mismas
que a su vez aparecen en documentos adicionales en forma de listas.
c# Existe simolog1a especializada para marcar eventos importantes, avances, retrasos, dependencias entre
operaciones o actividades, etc., o ien se puede dise$ar una simolog1a propia pero con la oligacin de crear la
especificacin correspondiente.
<n algoritmo simple para elaoracin del &iagrama de *antt es como sigue2
$# .e inicia con una lista de las operaciones o actividades del proceso teniendo en mente los aspectos
relevantes de las mismas sore las que se quisiera dar 7nfasis en el diagrama pero en el entendido que el tiempo es el
aspecto principal a enfatizar. Para lo anterior suele ayudar una tala como la siguiente2
0ng. 5ulio /esar #art1nez Espinosa, Ph. &.
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Apoyos Grficos I

Id% Operacin&
acti'idad
Duracin
!)&*o
+aracter)sticas
(esponsable,condici
ones de proceso o
a-uellas -ue se desee
enfati.ar#
+omentarios
Id%
anterior
Id%
posterior
Decisin
anterior
Decisin
posterior
/erificacin (eporte
0# .e diu!an los e!es vertical y horizontal con las operaciones o actividades y la escala temporal estalecidas
en la tala anterior.
1# .e diu!an los loques que representan a las operaciones o actividades cuidando que el lado izquierdo del
loque coincida con la l1nea imaginaria vertical que corte al e!e temporal en el momento preciso de inicio de esa
operacin o actividad y el lado derecho con la correspondiente l1nea imaginaria vertical que corte al e!e temporal en el
momento de su finalizacin.
2# .e aplica la simolog1a necesaria2 flechas para indicar interrelacin entre los loques, hitos para momentos
importantes, l1neas o rellenos para avances o retrasos y todas aquellas etiquetas que hagan referencia a caracter1sticas
adicionales (responsales, recursos, condiciones de procesos, etc.) de las operaciones o actividades que se presentan en
forma de listados en documentos anexos.
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