DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD SEMINARIO DE INTEGRACION Y APLICACIN Auditora Operativa CURSANTE: ARIEL MARTIN ABELLA REGISTRO N:136.609 BUENOS AIRES 29 DE JUNIO DE 2001 PROFESOR TUTOR: D. MARIO !AINSTEIN PROFESOR ASOCIADO: JUAN CARLOS MARIOTTI A"#$%&$' O()'%$*' 2 Contenido Introduccin I. Conceptos Bsicos 7 1. Definicin 7 2. Objetivos de la Auditora Operativa 7 . Caractersticas de la Auditora Operativa ! ". #etodolo$a de la Auditora Operativa % &. 'a Auditora ( el Control de la )*presa 1+ II. ,or*as ( -erra*ientas de la Auditora Operativa 11 .. ,or*as de la Auditora 11 i. ,ecesidad de las ,or*as 11 ii. ,or*as de la Auditora Operativa 12 7. /0cnicas1 2rocedi*ientos ( 2ro$ra*as de Auditora 1. i. Concepto de /0cnica 1. ii. /ipos de /0cnica 1. a. )studio 3eneral 1. b. )ntrevistas 17 c. Correlacin con Infor*acin Cone4a 1! d. Confir*acin 1! A"#$%&$' O()'%$*' 3 e. Observacin 1! f. Anlisis 1! $. Otras /0cnicas 1! iii. 2rocedi*ientos de Auditora 1% iv. 2ro$ra*as de Auditora 1% !. Criterios de Auditora 1% i. Concepto 1% ii. 5or*ulacin de ,or*as 2+ III. Ad*inistracin de la Auditora Operativa 22 %. Introduccin 22 1+. 2lanificacin de la Auditora Operativa 22 i. Deter*inacin de los Objetivos 22 ii. Orientacin de la Auditora 22 iii. #etodolo$a de la Auditora Operativa 2 11. Or$ani6acin de la Auditora operativa 2" i. 7eleccin de )8uipos 2" ii. Asi$nacin de tareas 2. 12. )jecucin ( Control de la Auditora 2. i. Control 7obre la #arc9a 2. ii. Desviacin de los Objetivos 27 iii. Correcciones Internas 27 iv. Control del :esultado 5inal 27 I;. #etodolo$a de la Auditora Operativa 2! A"#$%&$' O()'%$*' + 1. ,ecesidad de una #etodolo$a 2ropia 2! 1". Caractersticas Cientficas de la #etodolo$a 2! 1&. )le*entos de Ad*inistracin + 1.. <niversalidad del #odelo 2ropuesto 1 17. #odelo #etodol$ico para la Auditora Operativa 2 i. Introduccin 2 ii. )tapa de )studio 2reli*inar a. Introduccin b. :ecopilacin de Antecedentes c. )stableci*iento de los Objetivos & iii. )tapa de )studio 3eneral & a. Introduccin & b. Conoci*iento 3eneral de la )ntidad . c. )valuacin del Control de 3estin ( Ad*inistrativo 7 d. Anlisis % e. Deter*inacin de las =reas Criticas % iv. )tapa de )studio )specifico % a. Introduccin % b. Conoci*iento )specifico del =rea Critica "+ c. )valuacin del Control Interno Ad*inistrativo ( de 3estin )specifico "1 d. B>s8ueda de :elaciones Causa?)fecto "1 e. Anlisis ( )valuacin de las )videncias "2 f. 2reparacin del Dia$nostico ( 2ronostico "2 v. )tapa de Co*unicacin de :esultados " vi. )tapa de 7e$ui*iento "" 1!. Otros #odelos #etodol$icos "" i. Introduccin "" ii. )s8ue*a #etodol$ico de @es>s 'pe6 Cascante "" a. Introduccin "" b. 2ri*era 5aseA 2asos 2revios al Inicio de la /area "& A"#$%&$' O()'%$*' , c. 7e$unda 5aseA Anlisis ( 2rofundi6acin ". d. /ercera 5aseA Accin Correctiva antes del Infor*e ". e. Cuarta 5aseA )laboracin de 2ropuestas de Ca*bio "7 f. Buinta 5aseA )l Infor*e "7 $. 7e4ta 5aseA 7e$ui*iento de las 2roposiciones "7 9. 70pti*a 5aseA Cuantificacin de los :esultados "7 iii. )s8ue*a #etodol$ico de Bradford Cad*us "! a. Introduccin "! b. )tapa de 5a*iliari6acin "! c. )tapa de ;erificacin "% d. )tapa de )valuacin ( :ecopilacin &+ e. )tapa del Infor*e &+ Conclusin &2 Biblio$rafa & A"#$%&$' O()'%$*' 6 Introduccin 'a auditora inicial*ente se encar$aba de revisar las anotaciones contables de un ne$ocio1 ( se le otor$aba una i*portancia funda*ental a los aspectos *ate*ticos de la contabilidad1 ta*bi0n detectaba fraudes ( *alversacin de fondos. 'a auditora se orientaba a los aspectos de la contabilidad C*ostrar la situacin del capital aportado por los inversionistasD. Cuando ca*bio la visin de la contabilidad1 se considero co*o una infor*acin 8ue per*ite una buena $estin ad*inistrativa1 los auditores a*pliaron su *bito de revisin1 co*o a los anlisis financieros ( las evaluaciones de control interno. De a8u la Auditora Operativa sur$e co*o necesidad de evaluar las decisiones adoptadas en los distintos niveles jerr8uicos respectos de los objetivos1 polticas1 planes1 estructuras1 presupuesto1 canales de co*unicacin1 siste*as de infor*acin1 procedi*ientos1 controles ejercidos1 etc. A trav0s de la auditora operativa se pueden conocer las verdaderas causas de las desviaciones de los planes ori$inales tra6ados. 'a ad*inistracin superior necesita conocer objetiva*ente en 8ue *edida se estn cu*pliendo los objetivos ( co*o se estn utili6ando los recursos en todas las unidades de la e*presa. 2or esto se necesitan profesionales 8ue infor*en en for*a objetiva e independiente de la situacin de la e*presa. )ntonces la atencin de la auditora operativa recae sobre el ejecutivo1 entendiendo co*o este la persona 8ue to*a decisiones ( por ende deter*ina1 afecta o encau6a el dese*peEo de un $rupo 9u*ano 8ue persi$ue un objetivo. De esto trata este trabajo de e4plicar 8ue es la Auditora Operativa1 se trataran te*as co*o las nor*as ( las *etodolo$as1 tratando una en particular. A"#$%&$' O()'%$*' - I. Conceptos Bsicos 1. Definicin -a( *uc9as definiciones de auditora operativa1 pero la 8ue ocupare*os en este trabajo serA El examen crtico, sistemtico e imparcial de la administracin de una entidad, para determinar la eficacia con que logra los objetivos pre-establecidos la eficiencia economa con que se utili!a obtiene los recursos, con el objeto de sugerir las recomendaciones que mejorarn la gestin en el futuro"#Csita te4tual del libro de ,ud*an?2u(ol F#anual de Auditora OperativaD. 2. Objetivos de la Auditora Operativa 'a auditora operativa esA CrticaA el auditor no debe aceptar lo 8ue se le presente a la pri*era1 debe buscar todas las evidencias posibles para tener un buen juicio. 7iste*ticoA por8ue se elabora un plan para lo$rar los objetivos Ceste plan debe ser co9erenteD. I*parcialA nunca debe dejar de ser objetivo e independiente Ctanto en lo econ*ico co*o en lo personalD. 7i por cual8uier *otivo no se e4a*ina toda la e*presa el auditor debe considerar 8ue la or$ani6acin es un siste*a1 por lo 8ue el estudio debe ser co*pleto. 'a auditora operativa necesita deter*inar la eficacia C$rado de cu*pli*iento de la *etaD en el lo$ro de los objetivos pre?establecidos ( la eficiencia ( econo*a en la obtencin ( uso de los recursos. 'a eficiencia busca *edir co*o los ejecutivos utili6an los recursos 8ue disponen. #edir eficiencia es *s co*plejo 8ue *edir eficacia1 (a 8ue no e4iste un padrn de co*paracin. )l auditor debe apo(arse en la teora sobre la ad*inistracin de los recursos 9u*anos ( financieros para saber si estn o no bien1 ade*s debe tener criterio ( e4periencia para poder co*parar la teora con la realidad. A"#$%&$' O()'%$*' . )cono*aA saber si los recursos se obtienen con los *enores costos posibles. 2or lo tanto el auditor debe conocer los precios del *edio ( la tecnolo$a 8ue e4iste ( ade*s de otros valores polticos1 sociales1 culturales1 etc. )valuar Cdia$nsticoDA conocer las verdaderas causas de los proble*as. )sti*ar CpronsticoDA la situacin ad*inistrativa futura. . Caracterstica de la Auditora Operativa i. A(uda a refor*ular los objetivos ( polticas de la or$ani6acin. ii. A(uda a la ad*inistracin superior a evaluar ( controlar las actividades de la or$ani6acin. iii. A(uda a tener una visin de lar$o pla6o a 8uienes to*an las decisiones1 as ellos pueden planificar *ejor. iv. De acuerdo a las circunstancias puede practicarse la auditora operativa en for*a parcial1 considerando una o *s reas especficas peridica ( rotativa*ente. v. 'a Auditora Operativa debe ser 9ec9a por un $rupo *ultidisciplinario1 donde cada profesional se debe incorporar en la *edida 8ue se necesiten sus conoci*ientos. )l Auditor Operativo1 debe basar su preparacin en ad*inistracin $eneral1 teora de la or$ani6acin1 auditora1 econo*a1 costos1 psicolo$a $eneral ( social1 co*erciali6acin1 finan6as1 ad*inistracin de personal1 produccin poltica ( estrate$ia de e*presas entre otras *as. vi. ,o debe entorpecer las operaciones nor*ales de la e*presa. 'as caractersticas del *edio e4terno ( sus iteraciones con la e*presa1 caen dentro del *bito de la auditoria operativa. A"#$%&$' O()'%$*' 9 ". #etodolo$a de la Auditora Operativa 7i supone*os 8ue se trata de auditores e4ternos sin un conoci*iento detallado de la entidad auditada ( sin 8ue sus ejecutivos *anifiesten preferencia al$una para 8ue el e4a*en recai$a en un deter*inado subsiste*a de la or$ani6acin1 la *etodolo$a 8ue usare*os para e4a*inar la entidad serA i. )tapa 2reli*inarA conoci*iento previo de la e*presa. ii. )tapa de )studio 3eneralA definir las reas crticas1 para as lle$ar a establecer las causas >lti*as de los proble*as. 7e debe poner 9incapi0 en los siste*as de control internos ad*inistrativos ( $estin de cada rea. iii. )tapa de )studio )specficoA se puede establecer la relacin entre los proble*as visibles ( potenciales ( las causas 8ue en verdad lo ori$inaron )l auditor debe $enerar un *odelo de control. Con el *aterial ordenado se procede a un anlisis del proble*a1 con el fin de for*ular los juicios 8ue condu6can al dia$nstico real de la situacin ( ta*bi0n a un pronstico. iv. )tapa de Co*unicacin de :esultadosA es un infor*e 8ue proporciona una opinin *editada1 e4perta e independiente en relacin a la *ateria so*etida a e4a*en1 con su evidencia correspondiente. 'a estructura del infor*e debe contenerA Objetivo de la auditora. #etodolo$a. Alcance del trabajo. Dia$nstico. :eco*endaciones. 2ronstico. Ane4os. v. )tapa de 7e$ui*ientoA el auditor debe ver 8ue las debilidades 9an sido solucionadas. A"#$%&$' O()'%$*' 10 &. 'a Auditora ( el Control de la )*presa 7e pueden dar varias definiciones de lo 8ue es el control de e*presasA )s la verificacin de s todo ocurre en una e*presa confor*e al pro$ra*a adoptado1 a las rdenes dadas ( a los principios ad*itidos. )s el anlisis per*anente de las desviaciones entre objetivos ( reali6aciones ( la adopcin de las *edidas correctoras 8ue per*itan el cu*pli*iento de los objetivos o bien su adaptacin necesaria. 'as for*as de control *as utili6adas pueden serA Intervencin Inspeccin Control interno Auditora e4ternaA )s el e4a*en de los estados financieros reali6ado de acuerdo con ciertas nor*as por un profesional calificado e independiente con el fin de e4presar su opinin sobre ellos. Auditora internaA )s la funcin de evaluacin independiente establecida dentro de una or$ani6acin para la revisin de sus actividades co*o un servicio a la direccin. 5unciona *idiendo ( evaluando la confiabilidad ( eficacia del siste*a inte$ral de control interno con *iras a lo$rar su *ejora*iento. Ante esta $ran diversidad de for*as de control1 en la actualidad se consideran co*o las for*as *as sustantivas de control1 las si$uientesA Control de $estinA 5uncin de sntesis reali6ada en el *s alto nivel de la estructura. Auditora internaA 'abor de anlisis 8ue co*pleta en e4tensin ( profundidad la labor del control de $estin. Auditora e4terna A 'abor de co*probacin posterior1 reali6ada por una persona u or$anis*o e4terno a la e*presa A"#$%&$' O()'%$*' 11 II. ,or*as ( -erra*ientas de la Auditora Operativa 1. ,or*as de la Auditora i. ,ecesidad de las ,or*as 'a auditora es una actividad profesional1 por lo tanto el auditor debe procurar 8ue sus servicios sean de calidad ( alto nivel. 7e podra pensar 8ue el nivel profesional se obtiene estudiando ( estableciendo procedi*ientos *ni*os obli$atorios1 pero la auditora no es una actividad *ecnica 8ue acepte la aplicacin de re$las o for*as de actuar r$idas. )l ser auditor e4i$e un juicio profesional slido ( *aduro paraA Deter*inar los procedi*ientos a se$uir. @u6$ar los resultados obtenidos. Adaptarse a circunstancias ca*biantes de los ne$ocios. 2ara satisfacer la necesidad de ase$urar un servicio sobre bases *ni*as de calidad1 ri$idi6arlo *ediante la e4i$encia de cu*plir con deter*inados procedi*ientos1 se acord establecer principios *ni*os funda*entales 8ue puedan definirse en t0r*inos $enerales1 a los cuales se les lla* nor*as de auditora. A *edida 8ue la auditora fue evolucionando1 los or$anis*os pertinentes to*aron conciencia de la necesidad de establecer estas nor*as a las cuales deban ajustarse los profesionales dedicados a esta labor. G ello por8ue la adopcin de nor*as en *ateria de infor*es ( de*s aspectos i*portantes de esta actividad1 contribu(en a *ejorar el servicio 8ue los auditores prestan a sus clientes. 'as nor*as 9acen co*prensibles el alcance de los auditores ( su responsabilidad1 tanto para los auditores co*o para los clientes. 2ero de nin$una *anera estas nor*as i*plican restrin$ir la libertad del auditor. 'a definicin de nor*a en la auditora se puede e4presar co*o lo si$uienteA ,or*as de auditora son los re8uisitos *ni*os de calidad relativos a la persona del auditor ( al trabajo 8ue dese*peEa1 los 8ue se derivan de la naturale6a profesional de la actividad de auditora ( de sus caractersticas especficas. A"#$%&$' O()'%$*' 12 )n conclusin1 la nor*ali6acin de una actividad establece un conjunto de for*alidades ( caractersticas funda*entales 8ue for*an la identidad de dic9a disciplina ( constitu(en los re8uisitos de calidad 8ue ri$en la actividad del auditor1 el desarrollo del trabajo1 las conclusiones ( reco*endaciones 8ue deben co*unicarse a las personas u or$anis*os respectivos. ii. ,or*as de la Auditora Operativa )n un inicio no 9aba nor*as para esta auditora1 la operativa1 pero si se saba lo 8ue se necesitaba ( su *arco conceptual1 se e*pe6aron a adaptar las nor*as de la auditora tradicional. 'a auditora operativa necesita para evaluar nor*as o estndares de co*paracin para ju6$ar ( *edir la funcin 8ue se esta anali6ando. 2or eje*plo para evaluar la funcin ad*inistrativa se necesita1 al i$ual 8ue la Auditoria de )stados 5inancieros 8ue la contabilidad se realice con respecto a lo establecido por la contabilidad $eneral. Debido a 8ue no e4isten nor*as1 cual8uier persona 8ue audite puede estar confundido ante 8ue decisiones to*ar o 8ue ju6$ar. 2or este *otivo desde a9ora1 las nor*as sern las e4i$encias 8ue en*arcan el trabajo profesional del auditor ( 8ue le plantean en su 8ue 9acer re8uisitos de calidad1 respetando en esto el no*bre de la auditora tradicional otor$a a estas re$las de conducta personal. ,or*as 2ersonales )stas nor*as son las *as incon*ovibles1 (a 8ue son propias de las personas. )n toda labor de auditora1 el profesional debe tener adiestra*iento1 pericia1 idoneidad1 independencia ( e4periencia. 'as nor*as 8ue a continuacin se *encionaran son adaptadas de la Auditora de )stados 5inancierosA a. )l auditor debe ser una persona 8ue1 teniendo titulo profesional oficial*ente reconocido ( o la 9abilitacin le$al correspondiente1 debe tener entrena*iento t0cnico1 e4periencia ( capacidad profesional para ejercer la auditora operativa. )n C9ile no e4iste jurisprudencia e4plcita de 8ue un auditor operativo deba tener el titulo de Auditor1 co*o si es el caso de la Auditora de )stados 5inancieros1 pero se considera 8ue si debe tenerlo (a 8ue este profesional tiene especiali6acin en este rea1 aun8ue un in$eniero ta*bi0n tiene especiali6acin en cuanto a la parte ad*inistrativa. A"#$%&$' O()'%$*' 13 'a especiali6acin t0cnica ( profesional es i*prescindible para el auditor operacional. b. )l auditor debe reali6ar su trabajo ( preparar su infor*e con cuidado ( dili$encia profesional. Cuando el auditor entre$a su infor*e1 tiene 8ue avalar todas las conclusiones 8ue en el se encuentran. c. )l auditor debe *antenerse en una posicin de independencia a fin de $aranti6ar la i*parcialidad ( objetividad de sus juicios. 'a independencia del auditor debe abarcar los aspectos econ*icos co*o el personal C*entalD1 es decir no tener influencias. )sta nor*a es difcil de i*ple*entar si el auditor operacional es interno1 por 8ue 0l conoce a sus co*paEeros ade*s por la dependencia econ*ica o jerr8uica 8ue 0l ten$a. d. )l auditor debe ser responsable de trans*itir ( difundir sus conoci*ientos ( e4periencia1 con el objeto de perfeccionar ( presti$iar la profesin. Ga 8ue co*o esta disciplina es relativa*ente nueva necesita de un cuerpo terico inte$ral 8ue la nor*e1 describa ( e4pli8ue. ,or*as a la :eali6acin del /rabajo a. )l trabajo de auditora debe co*prender una adecuada planeacin ( supervisin de los colaboradores. /oda auditora representa la reali6acin de un proceso 8ue debe ser or$nico ( co9erente1 a desarrollarse en un perodo deter*inado ( condicionado a las caractersticas de la e*presa 8ue se audita ( a los objetivos 8ue se persi$uen con el e4a*en. 2ara la reali6acin de estos objetivos el auditor debe tener trabajadores dependientes a 0l para controlar ( planificar las actividades1 ade*s si tiene colaboradores ta*bi0n se deben controlar. 2ara lo anterior se debe preparar un plan $eneral de auditora 8ue incluir1 co*o *ni*oA o 'os objetivos del trabajo o 'os aspectos funda*entales del control interno ( del control de $estin a evaluar. A"#$%&$' O()'%$*' 1+ o )l alcance del trabajo 8ue se considera necesario para per*itir al auditor e*itir responsable ( docu*entada*ente su infor*e. o 'os procedi*ientos de auditora ( el *o*ento 8ue se aplicarn. o 'os recursos *ateriales ( 9u*anos necesarios a su distribucin. b. )l trabajo de auditora debe co*prender un estudio ( evaluacin adecuados de los siste*as de control internos ( de control de $estin vi$entes en la entidad e4a*inada1 para deter*inar la naturale6a1 e4tensin ( oportunidad de los procedi*ientos de auditora a aplicar. 2ara el auditor operativo1 la evaluacin del siste*a de control interno le a(udara a establecer en principio1 las causas de los proble*as en la $estin anali6ada. /a*bi0n el auditor operacional debe evaluar el siste*a de control de $estin e4istente para saber co*o es la calidad de la ad*inistracin ( eficacia1 eficiencia ( econo*icidad de la e*presa. c. )l trabajo de auditora debe co*prender la obtencin1 *ediante la aplicacin de procedi*ientos de auditora1 de evidencia co*probatoria vlida1 pertinente ( suficiente1 8ue per*ita respaldar las aseveraciones contenidas en el infor*e. /oda conclusin debe estar respaldada1 (a 8ue se esta evaluando las decisiones ad*inistrativas. ,or*as :elativas al Infor*e )l auditor operacional tiene 8ue e*itir un infor*e en ca*bio el auditor de estados financieros debe e*itir un dicta*en. )n este infor*e se e4ponen la evaluacin1 su$erencias ( reco*endaciones para *ejorar la $estin ad*inistrativa a. )l infor*e debe contener un pronuncia*iento respecto de la eficiencia1 eficacia ( econo*a de la $estin ad*inistrativa en la *ateria o rea so*etida a e4a*en. 'a auditora operativa busca evaluar estos tres co*ponentes ( por lo tanto se deben decir co*o estn funcionando. A"#$%&$' O()'%$*' 1, /oda la infor*acin 8ue se pone en el infor*e debe ser justificada (a 8ue esta ser leda por los directivos superiores para ocuparlos co*o retroali*entacin. b. )l infor*e debe contener co*o *ni*o lo si$uienteA Objetivo da la auditora ( *otivo de su reali6acin. #etodolo$a utili6ada1 enfati6ando los procedi*ientos 8ue per*itieron reunir la evidencia sustentatoria. Alcance ( li*itaciones del e4a*en. -ec9os o circunstancias i*portantes anali6ados o dia$nstico. 7u$erencias ( reco*endaciones necesarias. 2ronstico de la infor*acin. G todo otro ele*ento o infor*acin 8ue1 a juicio del auditor1 *ejore la co*prensin del infor*e. )sta nor*a *uestra la estructura ( contenido del infor*e. b. )l infor*e debe ser entre$ado oportuna*ente para ase$urar su pti*a utili6acin. 'a din*ica en 8ue se desarrollan las e*presas1 las decisiones 8ue se to*an tienen 8ue ser rpidas (a 8ue las or$ani6aciones ca*bian *u( rpido. )s por este *otivo 8ue el infor*e debe estar en el *o*ento preciso para 8ue se to*en las decisiones pertinentes. c. )l infor*e debe reunir1 co*o *ni*o1 las caractersticas deA *aterialidad1 precisin1 practicabilidad1 inte$ridad1 veracidad1 concisin1 claridad1 oportunidad1 prudencia. #aterialidadA )l infor*e debe estar enfocado 9acia los aspectos funda*entales de la *ateria bajo e4a*en1 sin detenerse en errores o deficiencias 8ue no son si$nificativos en el conte4to total. 2recisinA 'a infor*acin debe ser apta ( convenientes para los re8ueri*ientos del usuario. 7uficienciaA 'a infor*acin1 debe ade*s1 reunir los atributos necesarios para trans*itir su utili6acin1 esto es1 resolver proble*as ( *ejorar la $estin ad*inistrativa. Inte$ridadA )l contenido del infor*e 9a de ser e49austivo1 en el sentido de incluir1 por lo *enos1 todos los ele*entos esenciales de la situacin auditada. A"#$%&$' O()'%$*' 16 ;eracidadA 'a infor*acin presentada debe e4presar fiel*ente los aconteci*ientos reales1 sin o*isiones ni defor*aciones de nin$>n tipo. ConcisinA 'a e4posicin re8uiere estar sinteti6ada en $rado tal 8ue sea co*patible con el tie*po disponible de 8uien lo va a leer ( anali6ar1 sin perder por ello la claridad de las ideas ( conceptos vertidos. ClaridadA )l infor*e debe ser redactado en len$uaje de fcil co*prensin1 para evitar proble*as de co*unicacin derivados de una e4cesiva especiali6acin de la fuente (Ho del receptor. OportunidadA 'a infor*acin debe e*itirse en tie*po ( lu$ar conveniente para el usuario. 2rudenciaA )l auditor debe ser cauto en la infor*acin entre$ada1 evitando infidencias ( ries$os innecesarios. 2. /0cnicas1 2rocedi*ientos ( 2ro$ra*as de Auditora i. Concepto de /0cnica Co*o se 9a dic9o el auditor e*ite un juicio de la e*presa de una parte o en su totalidad1 ( estos juicios deben sustentarse en evidencias sustentables Clos esfuer6os del auditor deben diri$irse 9acia la obtencin de esta evidenciaD. )n la auditora las t0cnicas son1 *0todos o *odos de actuar 8ue per*iten al auditor obtener infor*acin destinada a sustentar1 con evidencia suficiente ( pruebas aut0nticas1 su opinin o juicio sobre al$una *ateria objeto de su anlisis e investi$acin. )n consecuencia1 no es la t0cnica *is*a lo i*portante1 sino 8ue lo es su valide6 co*o 9erra*ienta de investi$acin seria ( confiable1 ( la propiedad ( oportunidad de su aplicacin a cada circunstancia en especial. 'a nor*a es1 en consecuencia1 una re$la de aceptacin $eneral 8ue1 sin ri$idi6ar el trabajo del auditor1 lo condiciona sana*ente. )sto si$nifica 8ue1 en su labor de b>s8ueda de evidencias a trav0s de los cu*pli*ientos de los procedi*ientos apropiados1 debe aplicar a8uellas t0cnicas 8ue la prctica ( su ideonidad profesional le indi8uen co*o convenientes1 en*arcando en las nor*as de auditora. A"#$%&$' O()'%$*' 1- ii. /ipos de /0cnicas 'os tipos de t0cnicas pueden serA a. )studio 3eneral )s el estudio ( anlisis de los aspectos $enerales del proble*a1 situacin (Ho e*presa1 8ue puedan ser si$nificativos en su calidad de infor*acin para el auditor. 7e concentrara *edianteA )l e4a*en de la docu*entacinA :evisin de escrituras1 actas de directorio1 juntas o co*it0sI *anuales de or$ani6acin1 de descripcin de car$os1 de procedi*ientosI correspondencia relacionada con la or$ani6acin ( *arc9a del enteI or$ani$ra*asI declaraciones de polticas ( filosofa de ad*inistracin1 todo lo cual debe otor$ar conoci*iento del rea o entidad e4a*inada. 'a infor*acin ocularA Apreciacin real1 obtenida por el auditor. Descripciones )scritasA 7on las caractersticas del siste*a o de una situacin especfica a evaluar1 pueden ser e4plicaciones sobre las funciones de la e*presa1 procedi*ientos re$istros1 for*ularios1 arc9ivos1 recursos1 etc. 'o i*portante es escribir lo visto aun8ue el auditor debe tener la 9abilidad de escribir en for*a clara ( concisa. b. )ntrevista )s reco$er infor*acin for*ulando pre$untas a los e*pleados relacionados con el proble*a. )ntonces el auditor debe tener *uc9o tacto para plantear las pre$untas ( dar valide6 a las respuestas. 7e deben planificar las entrevistas a efectuar1 ( as aprovec9ar *as el tie*po. 'a respuesta a una sola pre$unta es una parte *in>scula en la for*acin de la opinin1 las respuestas a *uc9as pre$untas1 relacionadas entre si1 pueden su*inistrar ele*entos de juicio *u( satisfactorios. A"#$%&$' O()'%$*' 1. )l >nico proble*a de planificar las entrevistas es 8ue pueden *ecani6ar la infor*acin. /a*bi0n si el auditor no desea tener un cuestionario en la entrevista1 9ace la entrevista *as a*ena ( puede tener un cli*a *as $rato1 ade*s si 9ace esto debe to*ar buenas notas resu*idas 8ue despu0s le a(uden en su labor. c. Correlacin con Infor*acin Cone4a Cada ve6 8ue el auditor obten$a infor*acin 8ue le sirva de evidencia para la for*acin de un juicio1 deber relacionarla con la infor*acin cone4a de la propia e*presa (Ho del *edio relacionado1 con el objetivo de constatar tanto su confiabilidad ( valide6 co*o 8ue sea concordante con el concepto1 polticas1 filosofa de ad*inistracin ( cultura or$ani6acional del ente e4a*inado. 7ervir para tal constatacin 8ue (a estuvo en vista al practicar el e4a*en $eneral1 en especial *anuales ( docu*entos e*itidos por la e*presa sobre su or$ani6acin ( *odo de ad*inistrar. d. Confir*acin )s para tener la confir*acin de la entidades ajenas a la or$ani6acin respecto de ciertos te*as 8ue le interesen al auditor para 8ue le a(uden a su trabajo. 2or ello estas entidades deben ser independientes de la e*presa1 ade*s la infor*acin 8ue ellos e*itan se debe entre$ar directa*ente al auditor. e. Observacin )l auditor debe estar alerta ante cual8uier situacin 8ue se produ6ca ( todas las actividades 8ue se llevan a cabo. 'a idea es ver 8ue nada este fuera de lo nor*al. )s una t0cnica de aplicacin *u( $eneral ( su aporte no es *u( conclu(ente1 pues el auditor no la puede vincular a procedi*ientos especficos de verificacin. f. Anlisis 7e e4a*ina cuidadosa*ente la infor*acin recopilada. 7e co*prueba la calidad de la infor*acin ( su relevancia ante los 9ec9os advertidos en las etapas de investi$acin1 para poder definir el o los proble*as1 precisar su si$nificado ( trascendencia1 identificar sus causas ( buscar las soluciones. A"#$%&$' O()'%$*' 19 $. Otras /0cnicas /0cnicas tales co*o rboles de decisin1 C2#1 2):/ ( otras *as a(udados por las estadsticas1 *ate*ticas1 probabilidades1 pro$ra*acin lineal1 la co*putacin 1etc. a(udan a los ad*inistradores a to*ar *ejores decisiones 1 estas t0cnicas ta*bi0n las utili6a el auditor operativo1 entonces1 el debe saber co*o utili6arlos1 ade*s debe tener un asesor 8ue ten$a este tipo de conoci*ientos. /anto las t0cnicas de pro(eccin ( de control *encionadas1 co*o a8uellas propias de la ciencias de la ad*inistracin o investi$acin operativa1 8ue proporcionan un arsenal *oderno1 principal*ente *ate*tico1 ( 8ue per*iten calcular efica6*ente el valor de polticas directivas alternativas1 son 9erra*ientas o t0cnicas 8ue el auditor debe poder utili6ar cuando e4a*ina la ad*inistracin. Asi*is*o1 ta*bi0n ellas pueden ser objeto de auditora en cuanto a la oportunidad1 propiedad ( eficacia con 8ue se *anejan. iii. 2rocedi*ientos de Auditora )l auditor en $eneral1 no for*a a su juicio de una sola t0cnica1 sino 8ue aplica *uc9as de ellas para un *is*o 9ec9o. )l Instituto #ejicano de Contadores 2>blicos1 en su boletn nu*ero 2 de octubre de 1%&. 9a definido los procedi*ientos de auditora1 diciendo 8ue sonA Fel conjunto de t0cnicas 8ue for*an el e4a*en de una partida o un conjunto de 9ec9os o circunstanciasJ. 7e pueden for*ular pro$ra*as $enerales ( por*enori6ados1 se$>n el $rado de detalle. 'os pri*eros se li*itan a un enunciado $en0rico de los procedi*ientos ( t0cnicas a aplicar1 los se$undos son *as detallados en la descripcin de los procedi*ientos ( t0cnicas de la auditora Cprocedi*ientos es el curso de accin ( de las tareas a reali6arD. )l pro$ra*a de auditora es un e4celente ele*ento de control de avance del e8uipo de auditores. iv. 2ro$ra*as de Auditora )s planificar el trabajo $eneral1 ade*s se debe 9acer una $ua de las tareas del e4a*en en for*a precisa ( orientadas a 9ec9os o reas especficas1 con e4plicacin de lo 8ue debe 9acerse. )l pro$ra*a de auditora es un enunciado1 l$ica*ente ordenado ( clasificado1 de los procedi*ientos de auditora 8ue 9an de e*plearse ( en 8ue oportunidad se aplicarn. . Criterios de Auditora A"#$%&$' O()'%$*' 20 i. Concepto )n *a(o de 1%.!1 @o9n C. Burton escribi en F/9e @ournal of Accountanc(J un artculo deno*inado FAuditora Ad*inistrativaJ1 en el cual *anifestaba 8ue para delinear el *arco dentro del cual pudiera desenvolverse tal tipo de auditora1 deban considerarse varios aspectos1 uno de los cuales era el for*ular nor*as de dese*peEo del $erente si se 8uera al$>n sentido de la evaluacin de su conducta. )stas nor*as deban servirte para poder evaluar lo observado en la realidad. Cual8uier evaluacin i*plica co*parar 1 entonces 9a( 8ue tener una nor*a o pauta contra la cual co*parar la situacin real. 'a auditora operativa no tiene estas pautas 8ue re$ulen el dese*peEo ad*inistrativo1 ( para co*parar se 9an utili6ado las e4periencias personales de cada auditor. Cada ve6 8ue el auditor operativo eval>a una situacin especfica1 una conducta1 una decisin o resultado deter*inado debe efectuar la co*paracin entre lo observado ( un *odelo1 pauta1 nor*a o criterio de dese*peEo ad*inistrativo1 lo 8ue debiera per*itirle e*itir un juicio sobre la *ateria observada 8ue deter*ine si el fen*eno o actividad bajo e4a*en esta siendo bien reali6ado o presenta errores o debilidades 8ue es preciso sean corre$idas. )n )stados <nidos ( Canad1 9an salido publicaciones con nor*as para a(udar a los auditores a co*parar lo observado. ii. 5or*ulacin de ,or*as )l auditor operativo1 en consecuencia1 enfrentado a la necesidad de e*itir un juicio1 para lo cual necesita practicar evaluaciones ( por ende1 ta*bi0n co*paraciones1 si no cuanta con nor*as o criterios de auditora for*uladas previa*ente 8ue re$ulen el dese*peEo ad*inistrativo 8ue se est e4a*inando1 deber abocarse a la tarea de definir tales nor*as1 para lo cual es reco*endable sujetarse al si$uiente itinerarioA 2ri*eroA deter*inar las nor*as tericas 8ue ri$en la *ateria o funcin en e4a*en. 7e$undoA estas nor*as creadas sern sujetas a pruebas. 'a nor*a terica afectada por estas circunstancias ( caractersticas1 dar paso a la nor*a tipo. /erceroA la nor*a tipo a su ve6 es afectada por propias polticas1 planes1 pro$ra*as ( estilo de las operaciones de la e*presa o rea auditada. As1 el auditor corri$e la nor*a tipo1 adecundola al ente o funcin especfica 8ue est bajo e4a*en. A"#$%&$' O()'%$*' 21 'a nor*a obtenida a esta altura se lla*a nor*a corre$ida. CuartoA la nor*a corre$ida1 apropiada para la e*presa o funcin auditada1 deber e4a*inarse en relacin a las condiciones 8ue plantea el *edio a*biente a dic9a e*presa o funcin bajo e4a*en1 'a co(untura poltica ( econ*ica ( los factores e4ternos tales co*o la co*petencia1 la *oda1 los ca*bios tecnol$icos1 etc.1 indudable*ente 8ue influ(en1 ( darn ori$en a la nor*a definitiva o criterio de auditora1 8ue utili6ar el auditor en el proceso de evaluacin al 8ue debe so*eterse el resultado de sus observaciones. )sta *etodolo$a propuesta1 no pretende ser el >nico ca*ino para definir nor*as o criterios de auditora racional*ente for*uladas1 sino 8ue si$nifica una for*a de eli*inar la subjetividad 8ue afecta a las nor*as para la evaluacin ori$inadas sola*ente en la e4periencia ( criterios del auditor. A"#$%&$' O()'%$*' 22 III. Ad*inistracin de la Auditora Operativa 1. Introduccin Co*o la auditora operativa es una actividad1 debe ser planeada ( ad*inistrada por los colaboradores1 para lle$ar en for*a efica6 ( eficiente al objetivo. 2. 2lanificacin de la Auditora Operativa A trav0s de la etapa preli*inar del *odelo *etodol$ico propuesto1 el auditor se interiori6a de los principales antecedentes ( caractersticas de la e*presa1 lo 8ue per*ite diseEar un plan $eneral de la auditora. Con este plan el cliente decide si la investi$acin se 9ace o no. 7i se acepta se debe especificar al cliente cuanto durar la investi$acin Ccon cierta fle4ividadD. i. Deter*inacin de los Objetivos 2ara deter*inar los objetivos 9a( 8ue saber 8ue necesidades del cliente se van a satisfacer. @unto con la deter*inacin de los objetivos1 una buena planificacin i*plica dejar establecidas todas las polticas1 procedi*ientos ( re$las 8ue re$ulan la conducta del $rupo. 7i se tienen claros los objetivos1 al auditor no se le pueden e4i$ir respuestas 8ue no se consideraron. ii. Orientacin de la Auditora Al definir los objetivos1 ta*bi0n 9a( 8ue definir el ca*po de accin 8ue se evaluar. 'a investi$acin deber ceEirse a un *bito de accin l$ica*ente correspondiente con el objetivo. )l $rado de a*plitud del trabajo puede variar desde la or$ani6acin en su totalidad ( sin otra li*itacin 8ue la i*puesta por los dueEos1 9asta deter*inados subsiste*as. A"#$%&$' O()'%$*' 23 7e puede *odificar la orientacin de la auditora si al finali6ar la etapa de estudio $eneral del *odelo *etodol$ico usado1 se ve la necesidad de investi$ar ciertas reas. iii. #etodolo$a de la Auditora Operativa Caractersticas /odas las *etodolo$as deben adaptarse a cada caso de estudio. ,o es lo *is*o auditar la $estin financiera de una co*paEa *anufacturera 8ue la de la $erencia de operaciones de una aerolnea. /a*poco si se trata de la pri*era auditora o si se 9an 9ec9o varias. /a*bi0n si los ejecutivos se ca*bian *uc9o o no. /odas estas situaciones1 deter*inan las caractersticas 8ue reviste la utili6acin de la *etodolo$a para cada auditora especifica. Contenido <na auditora tiene varias etapas ( cuando se obten$an resultados se podr pro$ra*ar con precisin ( en detalle lo 8ue si$ue. /odo *odelo de *etodolo$a1 solo cobra vida al darle sentido real ( pra$*tico. Aun8ue el *odelo terico es $eneral1 va a variar cuando se apli8ue a cada caso Cesto lo 9ace din*icoD. 'os objetivos $enerales de un pro$ra*a de auditora sonA 2lanificar1 $uiar ( diri$ir el desarrollo profundo del e4a*en. Controlar la ejecucin del trabajo. 2roporcionar un ordena*iento siste*tico para definir ( ad*inistrar coordinada*ente la aplicacin de los procedi*ientos de auditora1 evitando o*isiones. Coordinar los recursos 9u*anos ( establecer las autoridades ( responsabilidades1 unifor*ando criterios de accin. )l contenido de los de cada pro$ra*a depender *uc9o del $rado de divisin del trabajo aplicado. Al$unos de los puntos i*portantes 8ue debe incluir sonA Identificacin del objetivo de la AuditoraA se orienta a los encar$ados para *ateriali6ar el pro$ra*a. A"#$%&$' O()'%$*' 2+ Identificacin de las reas a e4a*inarA al separar el trabajo por reas se facilita la distribucin ( ejecucin. Infor*acin ( tareas 8ue debe proporcionar al rea auditadaA se especifica 8ue tareas (Ho infor*aciones deben ser reali6adas (Ho entre$adas al cliente. Definicin de los procedi*ientos seleccionadosA deben ser enunciados en for*a clara1 precisa ( ordenada. )ste ordena*iento es una secuencia l$ica de ejecucin1 estableciendo la coordinacin necesaria con otras actividades o procedi*ientos por aplicarse en distintas reas co*prendidas dentro de la auditora. Indicacin del alcance de los procedi*ientosA debe indicarse la e4tensin con 8ue se utili6arn los procedi*ientos. Cobra a8u especial i*portancia el *uestreo estadstico1 para establecer cientfica*ente la *uestra 8ue se deber seleccionar1 con el objeto de inferir de su e4a*en las conclusiones aplicables al universo de operaciones1 actividades ( sectores considerados en la auditora. Oportunidad en 8ue deben aplicarse los procedi*ientosA la adecuada distribucin de las pruebas ( procedi*ientos con el tie*po per*itir dosificar el desarrollo del trabajo1 evitar las de*oras ( atrasos en el pro$ra*a ( cu*plir con los pla6os estipulados. /ie*po esti*ado para cada procedi*ientoA esta esti*acin posibilita un control per*anente de la labor 8ue se efect>a1 en co*paracin con los tie*pos reales consu*idos. Asi$nacin de tareasA se distribuir el trabajo total a reali6ar entre los co*ponentes del e8uipo de auditora1 en la for*a *s racional posible. )l auditor al *o*ento de planificar el trabajo1 debe esti*ar el tie*po necesario para reali6ar la auditora. Debe afinar esa esti*acin 9asta se$*entarla por etapas ( fases de la *etodolo$a a ocupar. )l $rado de dificultad ( confiabilidad en la obtencin de la infor*acin necesaria1 varia de e*presa en e*presa1 ( en consecuencia1 el tie*po re8uerido ta*bi0n. 2or lo tanto1 el *odelo es vlido en cuanto a su secuencia de etapas1 pero el tie*po debe ajustarse. . Or$ani6acin de la Auditora Operativa i. 7eleccin de )8uipos 'a auditora posee una connotacin fuerte*ente cualitativa1 por lo 8ue no basta con 9acer un listado de los conoci*ientos 8ue el auditor debe poseer1 por el contrario se re8uiere de una conjuncin de factores1 los 8ue se pueden representar porA KBui0nes van a reali6ar la auditora operativaL KBu0 deben saberL A"#$%&$' O()'%$*' 2, KBu0 e4periencia ( condiciones deben tenerL KCul debe ser su perspectiva ( *otivacinL )n cuanto a la pri*era pre$unta se pueden advertir dos $ruposA Auditores1 los 8ue por su for*acin profesional ( e4periencia estn en condiciones de conducir ( reali6ar el trabajo en for*a pti*a en cada una de las etapas. )specialistas1 8ue estn relacionados con la *ateria a auditar1 se inte$ran en for*a per*anente o transitoria. 'a se$unda pre$unta sobre el conoci*iento de las personas1 esta se puede a$rupar en dos $ruposA Conoci*ientos sobre ad*inistracin $eneral1 contabilidad1 costos1 teora de decisiones1 teora de la or$ani6acin1 finan6as1 produccin1 co*erciali6acin1 personal1 poltica ( estrate$ia de e*presa. )stos conoci*ientos dan el conte4to para el desarrollo ( aplicacin de la auditora operativa. Conoci*ientos especficos de las particularidades de la e*presa ( de sus funciones1 para estar en condiciones de concretar el trabajo en for*a objetiva1 pra$*tica ( fle4ible. 'a tercera pre$unta busca definir 8ue e4periencias deben tener los auditores1 es funda*ental 8ue 9a(an vivido los proble*as1 conocer la or$ani6acin1 co*o por eje*plo su $iro1 ta*aEo1 patri*onio1 sector al 8ue pertenece. Ade*s deben saber trabajar en e8uipos ( co*prender los puntos de vista de los otros especialistas. I*portantes condiciones son a8uellas 8ue le per*iten crear ( *antener una buena relacin interpersonal con los inte$rantes de la or$ani6acin. )l tacto1 la cautela ( la discrecin son los atributos ineludibles para cual8uier auditor operativo1 dado 8ue trabaja *s con personas 8ue con docu*entos ( a ellas afectan *s en su infor*e. 2ara la >lti*a pre$unta1 por la *is*a naturale6a de la investi$acin1 el auditor operativo desarrolla la6os naturales de esti*acin con las personas 8ue for*an la e*presa en al$unos casos. Co*o se sabe lo 8ue el cliente espera de 0l1 el auditor debe *irar la situacin a la 8ue se enfrenta ( su conte4to1 la entidad desde una perspectiva a*plia ( constructiva. Debe tener conciencia 8ue debe a(udar1 crtica*ente1 a trav0s de una nueva actitud *ental. A"#$%&$' O()'%$*' 26 )l auditor debe sentir la se$uridad de 8ue la e*presa intentara solucionar los proble*as 8ue 0l encuentre. ii. Asi$nacin de /areas Definidos los objetivos1 deter*inados los planes ( confor*ado el e8uipo1 se procede a asi$nar las 9oras ( las tareas. 2ara ello es necesario considerar al$unos criteriosA Conoci*iento 8ue posee cada uno de los *ie*bros del $rupo. -abilidades ( capacidades personales. )4periencias vividas. 2referencias 8ue pueden tener ( 8ue sean co*patibles con otros criterios. Co*plejidad1 i*portancia ( re8ueri*ientos de cada tarea. 'a direccin del e8uipo sie*pre debe ser ejercida por profesionales 8ue ten$an alta capacidad t0cnica1 9u*ana ( conceptual1 de acuerdo a la labor 8ue se efect>a. 'a estructura interna del e8uipo debe ser clara ( debe *antener una estabilidad durante la auditora. ". )jecucin ( Control de la Auditora i. Control sobre la #arc9a 'os objetivos de una adecuada ejecucin ( control del trabajo sonA Opti*i6ar la coordinacin ( las relaciones 9u*anas entre el e8uipo. 7upervisar las actividades. Anali6ar los avances del pro$ra*a1 solucionando en el *o*ento las dificultades 8ue 9a(. )valuar las situaciones relevantes 8ue se 9a(an detectado1 (a sean ne$ativas o positivas. Bue las evidencias obtenidas sean evaluadas por el profesional con *s e4periencia1 para 8ue los juicios e*itidos sean los *as acertados. )l e8uipo de trabajo encar$ado de ejecutar la auditora debe ser controlado considerando dos planesA A"#$%&$' O()'%$*' 2- Control cuantitativoA en relacin al tie*po 8ue se destina a cada fase ( etapa1 el cual no debe sobrepasarse. Control cualitativoA en relacin al avance ( calidad de lo desarrollado. Debe ser peridica (a 8ue se debe se$uir el pro$ra*a. ii. Desviacin de los Objetivos '$ica*ente ocurrirn desviaciones entre lo 8ue se desea 9acer ( lo 8ue 9a sido posible alcan6ar en la realidad. )stas desviaciones deben ser detectadas a tie*po para intentar solucionarlas con cierta prioridad de acuerdo a su i*pacto. Cabe considerar la naturale6a de cada desviacin1 su frecuencia1 causas 8ue lo ori$inaron ( en 8ue *edida entorpecen el cu*pli*iento de los objetivos. )n el $rupo debe 9aber un siste*a de infor*acin para una buena coordinacin de los tie*pos1 conocer el $rado de avance1 las dificultades del terreno para as poder deter*inar las desviaciones. Ade*s este siste*a de infor*acin debe ser claro ( e4pedito. iii. Correcciones Internas Del anlisis de las desviaciones se deben concluir las *edidas para contrarrestar los efectos. As se en*ienda el ru*bo del trabajo1 para as prote$er la calidad del trabajo. 'a e4istencia de un proceso retroali*entador Cplanificacin M ejecucin M control M planificacinD per*itira to*ar decisiones oportunas. 'a i*ple*entacin 9ec9a por el auditor1 para solucionar los proble*as1 es la 8ue obvia*ente presenta una *a(or ventaja. 'as correcciones dan sentido al control de la auditora1 por8ue constitu(en el eslabn intrnsica*ente positivo ( corrector de la accin. )stas *edidas son internas ( deben trascender al cliente. iv. Control del :esultado 5inal )s la >lti*a etapa del trabajo ( es co*o un control de calidad de un producto ter*inado. )l auditor a car$o ( su e8uipo1 deben pre$untarse si estn satisfec9os por el resultado final 8ue van a entre$ar al cliente. A"#$%&$' O()'%$*' 2. )n este punto de la investi$acin se 9a de evaluar1 con 8ue eficacia se llevo a cabo la auditora1 es decir su calidad1 oportunidad1 costos1 alcance ( valide61 ta*bi0n el rendi*iento 8ue se obtuvo del trabajo1 todo esto con relacin a la planificacin. 7e debe evitar las su$erencias 8ue se dieron en trabajos anteriores1 por8ue la auditora operativa enfrenta situaciones sie*pre distintas ( ca*biantes. A"#$%&$' O()'%$*' 29 I;. #etodolo$a de la Auditora Operativa 1. ,ecesidad de una #etodolo$a 2ropia 'a *etodolo$a se define co*o la ciencia del *0todo1 se$>n el diccionario1 es un *odo ra6onado de obrar o 9ablar1 aplicado en for*a 9abitual. )n este sentido1 la *etodolo$a propuesta es un conjunto ar*nico de *0todos debida*ente estudiados para el desarrollo de la auditora operativa. )s un pro$ra*a de accin1 un ca*ino a utili6ar por el auditor para el lo$ro de los objetivos de la evaluacin. <na *etodolo$a propia para la auditora operativa1 es necesaria por las si$uientes ra6onesA 2ara un *ejor aprovec9a*iento de los recursos. 'a auditora operativa debe ser 9ec9a por un e8uipo *ultidisciplinario. <na buena *etodolo$a per*ite aprovec9ar al *4i*o las capacidades de cada *ie*bro. 2ara ser consecuentes con la auditora. 'a auditora operativa es un proceso siste*tico de evaluacin ( por esto deben ocupar estrate$ias1 tcticas ( *0todos1 recursos1 etc. para efectuar una labor profesional. ,o se puede prescindir1 entonces1 de una *etodolo$a. 2ara refor6ar el desarrollo de la auditora operativa Co*o esta auditora es nueva1 la *etodolo$a 8ue se use debe establecer el *odo en 8ue se 9ace el e4a*en ( se debe docu*entar para poder a(udar a esta rea profesional. 2. Caractersticas Cientficas de la #etodolo$a 7e dice 8ue la ciencia es un estilo de pensa*iento ( de accin1 tal ve6 el *s universal ( provec9oso de todos. )l *odo co*o trabaja la ciencia para alcan6ar su objetivo se deno*ina *0todo cientfico. 'a finalidad de aplicar este *0todo es incre*entar el conoci*iento. )l *0todo cientfico es un *odo de tratar los proble*as intelectuales1 no cosas1 instru*entos o personas. )n consecuencia1 puede utili6arse en todos los ca*pos del conoci*iento. )l *0todo cientfico i*plica se$uir los si$uientes pasosA A"#$%&$' O()'%$*' 30 )nunciar pre$untas bien for*uladas ( veros*il*ente fundadas. 2lantear conjeturas1 fundadas ( contrastables con la e4periencia1 para contestar a las pre$untas Cfor*ulacin de 9iptesisD. Derivar consecuencias l$icas de la conjeturas. 7eleccionar t0cnicas para so*eter las conjeturas a contrastacin. Ase$urarse de la relevancia ( confiabilidad de dic9as t0cnicas. )fectuar la contrastacin e interpretar sus resultados. )sti*ar la pretensin de verdad de las conjeturas ( la fidelidad de la aplicacin de las t0cnicas. )stablecer los do*inios en los cuales valen las conjeturas ( las t0cnicas1 for*ulando los nuevos proble*as ( situaciones derivadas de la investi$acin. )l *0todo propuesto en la pri*era parte de este trabajo Cpa$. .D tiene tres caractersticas del *0todo cientficoA Avan6a $radual*ente a partir del conoci*iento acu*ulado anterior ( el nuevo 8ueda sujeto a prueba ( correccin. )ntre$a verdades parciales1 no finales. )stas son apro4i*aciones. 7e corri$e a si *is*o. 2uede identificar sus errores. 'a *etodolo$a propuesta para la auditora operativa si$ue el *0todo de las apro4i*aciones sucesivas1 en tal for*a 8ue cada una de sus etapas le per*ite al auditor acercarse *s a las soluciones buscadas ( a los 9ec9os 8ue el intenta conocer. 'as etapas a desarrollar i*plican la ejecucin de un plan de conoci*iento $radual de la *ateria bajo e4a*en1 obteniendo cada ve6 *a(or precisin so*etidas a un proceso de revisin ( control reali*entador1 en virtud del cual detecta sus errores ( los corri$e sobre la *arc9a. )sta *etodolo$a separa los proble*as para anali6arlos individual*ente1 pero en for*a si*ultnea1 los co*bina e interrelaciona bajo distintos criterios. )l proceso se inicia por la e*presa Csiste*aD1 la cual es dividida en reas ( funciones Csubsiste*asD para una ve6 identificados los proble*as parciales1 busca las interacciones con la or$ani6acin total. )llo 9abilita al auditor para inte$rar los ele*entos estudiados a la lu6 de las caractersticas de siner$ia ( recursividad1 pudiendo as lle$ar a conclusiones ( reco*endaciones aplicables a los objetivos $enerales de la entidad. A"#$%&$' O()'%$*' 31 . )le*entos de Ad*inistracin A8u se describirn los ele*entos a los 8ue se diri$ir la *etodolo$a a aplicar. )l auditor1 en pri*er lu$ar1 debe ver si los objetivos estn bien establecidos o no1 ta*bi0n las nor*as ( las polticas1 planes de accin ( la estructura de la or$ani6acin1 ta*bi0n lo deben estar. 2ero no basta con deter*inar la e4istencia de a8uellas directrices $enerales Co de referenciaD1 sino 8ue es necesario profundi6ar *as1 in8uiriendo co*o1 cuando ( por8ue fueron for*uladas1 con 8ue bases e infor*aciones1 *ediante 8ue procesos1 en 8ue oportunidades ( con 8ue participacin. Interesa ade*s conocer 8ue co9erencia $uardan los planes1 el $rado en 8ue la estructura or$ani6ativa ( la dele$acin de autoridad a(udan o dificultan el cu*pli*iento de los objetivos ( polticas. )s funda*ental evaluar el proceso de to*a de decisiones ( el estilo de ad*inistrar C8uien to*a las decisiones *s i*portantes1 cuando ( co*oD. )stas directrices traslucen las intenciones e ideas 8ue desean se$uir los ejecutivos. Ade*s se debe saber 8ue relacin tienen los dueEos con los ad*inistrativos1 para deter*inar la adecuacin 8ue tiene ante las contin$encias. )n se$undo lu$ar1 la i*ple*entacin de las decisiones para lo$rar los objetivos ( deter*inar las actividades a desarrollar. )stas directrices para la i*ple*entacin ta*bi0n deben $uardar estrec9a co9esin entre s1 pues no entende*os un pro$ra*a cu(a *eta sea desconocida o procedi*ientos ( t0cnicas de trabajo sin una coordinacin ( planificacin previas. )s ta*bi0n punto obli$ado de anlisis para el auditor la consistencia 8ue e4ista entre el nivel de referencia Csiste*aD ( el de i*ple*entacin Csubsiste*aD1 donde se evidenciar 8ue relacin 9a( entre las declaraciones de la $erencia $eneral ( las *edidas to*adas para 9acer cu*plir sus decisiones. A8u se re8uiere entrar (a en la operatividad de las directrices1 en el sentido de i*pri*ir accin al siste*a ( lle$ar a resultados reales. 2or lo tanto el auditor debe coordinar las directrices (a 8ue ellas dan las conductas de los siste*as1 para el lo$ro de los objetivos $enerales ( esto no es una tarea fcil. 'os siste*as de co*unicacin de la infor*acin proveern los antecedentes para este tipo de coordinacin por lo tanto ta*bi0n debe interiori6arse en este siste*a Cla infor*acin es una entrada con la cual se to*a una decisinD. )stos siste*as de co*unicacin e infor*acin dan las condiciones para una buena interrelacin entre las partes de la e*presa1 ade*s de una A"#$%&$' O()'%$*' 32 retroali*entacin para la *is*a. 2or lo tanto el auditor debe conocer las interacciones del siste*a1 su intensidad1 tipo1 direccin1 oportunidad1 costo ( frecuencia de estas infor*aciones1 de esta for*a el auditor tendr una visin $lobal del siste*a. 'a *otivacin de los ad*inistrativos 9acia su personal es *u( i*portante1 (a 8ue estos >lti*os son los 8ue llevan a cabo las decisiones 8ue to*an los directivos superiores. )ste te*a ta*bi0n es de i*portancia para el auditor operativo. Ade*s es de i*portancia la for*a ( el $rado de control 8ue tienen los ad*inistrativos para evaluar los objetivos1 en los diversos niveles del siste*a. )sto i*plica un anlisis de la eficacia de los resultados ( de la econo*a ( eficiencia en la obtencin ( uso de los recursos. 'a direccin debe procurar 8ue todas las salidas de los siste*as sean las correctas para la or$ani6acin. Interesa conocer 8ue *ecanis*os de control e4isten1 8uien ( co*o fueron establecidos1 8ue pautas de co*paracin utili6an ( 8uien las fijI cuales son los puntos de control identificados en la estructura ( co*o fueron definidos. )n se$uida1 9a( 8ue evaluar el funciona*iento de tales *ecanis*os de control1 co*o asi*is*o identificar labores concretas de evaluacin. )sta puede ser una parte del control1 en la *edida 8ue se anali6an las diferencias entre el lo$ro real ( la pautaI pero una situacin ta*bi0n puede evaluarse desde el punto de vista de la *oral interna o de una decisin1 a las cuales es difcil aplicar un concepto de control. Incluso puede1 ( a *enudo debe1 evaluarse el propio *ecanis*o de control ( sus nor*as de co*paracin. G por >lti*o el auditor operativo debe tener presente las variables e4ternas 8ue tienen una relacin con la or$ani6acin ( 8ue la afectan1 estas son la co*petencia1 las polticas del $obierno Ctributarias1 arancelarias1 laborales1 etc.D1 la inflacin1 etc. 'a or$ani6acin necesita del *edio e4terno las entradas ( el *edio e4terno necesita las salidas de la or$ani6acin1 por esto se debe deter*inar cuales de estas variables afectan *s en un *o*ento dado. 2or lo tanto 9a( 8ue co*prender el *edio a*biente1 por8ue si se tienen situaciones desfavorables no se puede *antener *odelos r$idos de conducta1 sino 8ue 9a( 8ue adaptarlos a la situacin del *o*ento1 pues de otro *odo el siste*a *uere. ". <niversalidad del #odelo 2ropuesto 'a *etodolo$a 8ue se e4plicar es de aplicacin universal. )sta caracterstica1 ineludible para un *odelo de *etodolo$a1 proviene de al$unos de los ele*entos ( conceptos 8ue concurren a su for*ulacin1 co*o sonA 7us caractersticas en el *0todo cientfico. 'os ele*entos propios de la ad*inistracin sobre los cuales se efect>a el e4a*en. A"#$%&$' O()'%$*' 33 )l enfo8ue siste*tico adoptado para concebir ( anali6ar a la or$ani6acin. 'a aceptacin universal del *0todo cientfico1 co*o for*a de investi$acin para anali6ar cual8uier ca*po del conoci*iento 9u*ano1 nos lleva a considerar 8ue la *etodolo$a presentada1 en virtud de ad9erir estructural ( conceptual*ente al linea*iento $eneral de a8uel1 tiene i$uales posibilidades de aplicacin en for*a a*plia ( universal1 al objeto del estudio o auditora. 'a ad*inistracin es universal1 as 8ue de eso no 9a( 8ue dudar. 2or >lti*o1 al aplicar un concepto o enfo8ue de siste*a al ente1 or$ani6acin1 rea o funcin 8ue se so*ete al e4a*en de la auditora operativa1 esta*os utili6ando ta*bi0n un concepto de universalidad para la *ateria auditada1 el cual se adaptar el *odelo de investi$acin. Bajo este concepto de siste*a1 dentro del cual 9e*os concebido la or$ani6acin1 tanto en su estructura co*o en su $estin ad*inistrativa1 cabe e4plicar la idea de universalidad en anlisis ( conoci*iento propios de la *etodolo$a para la auditora. )n conclusin1 el *0todo a utili6ar tiene sus races en el *0todo cientfico1 reali6a el e4a*en sobre la ad*inistracin ( la calidad con 8ue esta se ejerce sobre la or$ani6acin ( conceptuali6a al ente or$ani6ativo co*o un siste*a dentro de un supersiste*a ( co*puesto por subsiste*as so*etidos a jerar8ua ( recursividad propios de la teora $eneral de siste*as de talla universal. &. #odelo #etodol$ico para la Auditora Operativa i. Introduccin )ste *odelo es $eneral ( debe adaptarse a cada caso ( la profundidad de cada etapa depender de cada auditor. )ste *0todo tiene dos supuestosA 'a auditora operativa se reali6ar por parte de auditores e4ternos1 8ue no conocen *a(or*ente la entidad. 'a ad*inistracin superior de ella no *uestra nin$una preferencia para efectuar el e4a*en en al$>n subsiste*a deter*inado de la or$ani6acin. Con este *arco las etapas a se$uir para tener un conoci*iento preciso de la situacin1 el conte4to en 8ue se encuentra la obtencin de las evidencias1 la for*acin de juicios ( opiniones1 proposiciones ( pronsticos por parte del auditorA A"#$%&$' O()'%$*' 3+ )tapa de estudio preli*inar. )tapa de estudio $eneral. )tapa de estudio especfico. )tapa de co*unicacin de resultados. )tapa de se$ui*iento. ii. )tapa de )studio 2reli*inar a. Introduccin )n esta etapa se tiene un conoci*iento $eneral de la entidad ( del *edio e4terno. )sto es necesario para iniciar las conversaciones con el cliente1 anali6ar sus necesidades for*ular un plan *u( $eneral de accin ( eventual*ente lle$ar a un acuerdo con 0l para reali6ar la auditora operativa. )ste plan debe incluir1 al *enos el objetivo del trabajo1 su e4tensin1 el tie*po esti*ado de duracin1 el $rupo 8ue se 9ara car$o de la labor ( ciertos ele*entos *ateriales re8ueridos. Dentro de esta etapa se distin$uen dos fasesA :ecopilacin de antecedentes. )stableci*ientos de objetivos. a. :ecopilacin de Antecedentes 'as pri*eras actividades deben enca*inarse a obtener infor*acin en relacin a aspectos tales co*o :a6n social1 do*icilio ( ubicacin $eo$rfica de la oficina *atri6 ( sucursales. Objetivos funda*entales. 3iro de la e*presa ( productos 8ue fabrica. ,aturale6a jurdica ( re$la*entacin or$nica. 7ector econ*ico al 8ue pertenece ( or$anis*o a cu(a fiscali6acin esta so*etida. Cone4in con $rupos econ*icos. A"#$%&$' O()'%$*' 3, ,o*bre de los ejecutivos superiores1 *ie*bros del directorio ( ori$en de su representacin. Co*posicin del patri*onio. /a*aEo de la entidadA capital1 volu*en de ventas1 n>*ero de personas1 dispersin ( cobertura $eo$rfica1 nu*ero de clientes ( proveedores1 participacin en el *ercado. 2osicin econ*ica ( financiera. )stadsticas respecto a ventas1 produccin1 endeuda*iento ( otras. Diversificacin de productos. 2rincipales pro(ectos de inversin. Caractersticas de la co*petencia. ;ariables polticas1 culturales1 sociales ( econ*icas 8ue la afectan. Con toda esta infor*acin el auditor delinea el diseEo $eneral del trabajo co*o la duracin del e4a*en1 cantidad de personas1 costo de ellas ( aspectos 8ue le interesen al cliente. 'os antecedentes anteriores seEalados pueden ser obtenidos1 entre otras1 de las si$uientes fuentesA #e*orias de la entidad. Balances ( otros estados financieros ( econ*icos p>blicos. Actas del directorio. Conversaciones con directores ( ejecutivos actuales (Ho anteriores de la e*presa. Instituciones financieras ( otros acreedores. Infor*es de otras auditoras. Infor*es de trabajos de consultora. 5ederaciones o confederaciones de las cuales la entidad es *ie*bro. :evistas especiali6adas. Or$ani6aciones $re*iales. Carpeta per*anente de la e*presa. A"#$%&$' O()'%$*' 36 b. )stableci*iento de los Objetivos /al co*o se 9a seEalado1 el auditor debe lle$ar a un acuerdo con el cliente para deter*inarA Bue espera el cliente de la auditora. Bue de ello es posible satisfacer ( cuan factible es la auditora. Bue se va a buscar concreta*ente Cobjetivos ( alcanceD. Bue recursos deben estar en condiciones de proporcionar el cliente ( en 8ue *o*ento. Cuales son las fec9as tentativas de inicio ( t0r*ino del trabajo. Otros aspectos. /odo esto *arca un plan de accin ( de presupuesto1 8ue de ser aceptada por el cliente se da el inicio a la auditora operativa. iii. )tapa de )studio 3eneral a. Introduccin )n esta etapa se definen las reas crticas o estrate$ias en las cuales se va a profundi6ar el estudio1 para despu0s lle$ar a la ra6 de los proble*as o situaciones conflictivas detectadas. Con este objeto1 debe*os conocer el siste*a de ad*inistracin aplicadoI los principales subsiste*as de la or$ani6acin1 sus conductas ( la for*a co*o contribu(en al lo$ro de los objetivos totalesI los siste*as de control e4istentes en $eneral1 ( toda otra infor*acin 8ue se considere >til para el desarrollo de la auditora. )n $randes or$ani6aciones es casi i*posible 8ue la investi$acin recai$a si*ultnea*ente sobre toda la or$ani6acin1 ( por lo tanto se debe aplicar en una parte de ella. )n esta etapa se co*prende de las si$uientes fasesA 5ase de conoci*iento $eneral de la unidad. 5ase de evaluacin del control de $estin ( del control interno ad*inistrativo. 5ase de anlisis. A"#$%&$' O()'%$*' 3- 5ase de deter*inacin de reas crticas. b. Conoci*iento $eneral de la )ntidad. )s profundi6ar la infor*acin $eneral recopilada para obtener un *arco de accin para as poder desarrollar las fases si$uientes. )ntonces el auditor au*entara su conoci*iento en aspectos co*oA Objetivos operativos de la e*presa ( de sus principales unidades. 2olticas $enerales ( de cada rea. )strate$ia ( tcticas en uso. <tili6acin de ndices de $estin. ,o*bre ( caractersticas de sus principales ejecutivos. )structura for*al de la or$ani6acin. )structura infor*al ( caractersticas del personal de la e*presa. )stado de la relacin entre el personal ( la $erencia. )structura de los siste*as de infor*acin ( de co*unicaciones. 2roductos de fbrica (Ho co*erciales. Canales de distribucin. ;ol>*enes de produccin (Ho de co*pras ( ventas por producto. #r$enes de contribucin. <bicacin $eo$rfica de las plantas. Clasificacin ( ubicacin de los clientes. Caractersticas del *ercado ( naturale6a de la co*petencia. ,ivel de los inventarios. /ipos de procesa*iento de la infor*acin utili6ados. 7iste*as de autori6aciones por nivel. ,ivel ( estructura del endeuda*iento. 7ituacin de caja ( pro(ecciones. 2ro(ectos de inversin. Caractersticas del proceso productivo. A"#$%&$' O()'%$*' 3. Caractersticas de la tecnolo$a en uso. 5uentes de *aterias pri*as e insu*os. Influencias polticas1 econ*icas1 sociales ( culturales del *edio1 etc. )l auditor debe verificar en for*a directa el funciona*iento de la e*presa Cco*o los co*putadores1 procesos productivos1 productos 8ue fabrica1 plantas1 etc.Dco*o ta*bi0n entrevistarse con los principales ejecutivos. Ade*s puede tener infor*acin de docu*entos en los cuales 9a$an referencia a decisiones to*adas1 or$ani$ra*as1 *anuales de procedi*ientos ( or$ani6acin1 de las relaciones industriales1 balances1 costos1 listado de cu*pli*iento de *etas1 etc. c. )valuacin del Control de 3estin ( Ad*inistrativo )l control de la $estin abarca todos los subsiste*as de la e*presa ( sus conductas1 ( el siste*a de control debe reflejar cual8uier desvia*iento de estos subsiste*as respecto a sus pro(ecciones. As se puede ver 8ue subsiste*as son los 8ue necesitan un e4a*en. )l control de $estin se apo(a en una efectiva planificacin ( en un siste*a or$ani6ado de infor*acin1 a la ve6 8ue est inte$rado en el proceso decisional1 evaluar dic9o control co*o parte de la auditora i*plica necesaria*ente e4a*inar la e4istencia ( funciona*iento de estos ele*entos1 8ue son las e4presiones pri*arias del proceso de la ad*inistracin de cual8uier ente. Ade*s debe evaluarse el siste*a de control interno ad*inistrativo1 no solo en relacin a la proteccin de los activos ( confiabilidad de la infor*acin financiero ( contable1 sino 8ue ta*bi0n en la eficiencia en las operaciones ( la ad9esin a las polticas. 7e re8uerir e4a*inar si la ad*inistracin 9a adoptado las acciones tendientes a i*ple*entar el siste*a en su estructura ( operacin. 'os aspectos 8ue el auditor operativo debe considerar en esta fase sonA 'a e4istencia de un siste*a de planificacin ( sus principales caractersticas. 'a e4istencia de un siste*a de infor*acin ad*inistrativo ( sus principales caractersticas. 'a i*ple*entacin de los dos siste*as anteriores por niveles1 8ue per*ita actuar por e4cepcin. A"#$%&$' O()'%$*' 39 'a e4istencia de 9erra*ientas de control para evaluar la $estin por reas clave de la e*presa. )l $rado de inte$racin del siste*a de control de $estin en uso ( los ele*entos de 8ue se co*pone. )l uso de indicadores de co*porta*iento cuantitativo ( cualitativo de la $estin. 'as caractersticas del proceso de to*a de decisiones ( su relacin con el control ( la planificacin. 'os controles establecidos acerca de toda la infor*acin 8ue circula en la entidad Crecopilacin1 proceso1 anlisis ( co*unicacinD. 'a adecuacin de la estructura for*al a los objetivos operativos del siste*a e*presa. 'a fle4ibilidad en el diseEo de dic9a estructura. 'a i*plantacin de procedi*ientos for*ales para la necesaria inte$racin ( coordinacin entre las diferentes unidades ad*inistrativas. 'a subordinacin de estos procedi*ientos a los objetivos ( polticas del ente. 'a for*ulacin de presupuestos ( de un siste*a de control presupuestario 8ue cubran todas las reas de i*portancia. 'a e4istencia de un siste*a de costos para *edir la contribucin de cada producto a las utilidades1 valori6ar los inventarios ( a(udar a deter*inar precios de venta. 'a e4istencia de anlisis de car$os1 con sus respectiva descripcin ( especificacin. 'a i*plantacin de polticas ( pro$ra*as co9erentes de seleccin1 capacitacin ( evaluacin del personal. 'a e4istencia de una unidad de auditora interna1 cu(os pro$ra*as inclu(an la evaluacin de la $estin ad*inistrativaI el conoci*iento de los *encionados pro$ra*as ( su aplicacin. A"#$%&$' O()'%$*' +0 'a evaluacin de estos controles se tienen 8ue co*parar con los principios del control1 la teora ad*inistrativa ( or$ani6ativa1 as puede ver las fortale6as ( debilidades del control de la e*presa. d. Anlisis 7e debe co*parar lo observado con los re8uisitos *ni*os de calidad 8ue ase$uran un adecuado control. Ade*s se debe establecer el n>*ero de desviaciones en cada rea ( su i*pacto en la $estin total. De esta for*a se seEala 8ue subsiste*a de la ad*inistracin falla en el control. e. Deter*inacin de las Areas Crticas Con la infor*acin 8ue el auditor posee1 puede jerar8ui6ar las reas crticas para profundi6ar el e4a*en. 'os antecedentes a considerar sonA )l resultado de la evaluacin del control interno ad*inistrativo ( de $estin. )l inter0s de los directivos de la or$ani6acin. 'a i*portancia relativa de cada rea1 en cuanto a la naturale6a de sus operaciones1 su co*plejidad ( los ries$os 8ue involucra. 'os resultados de otras auditoras. 'os juicios 8ue adicional*ente se 9a(a for*ado el auditor respecto de la calidad de la ad*inistracin Con esta infor*acin se puede 9acer un predia$nstico de la situacin ( ca*biar el ru*bo de la investi$acin si es necesario Cprevia conversacin con el clienteD. iv. )tapa de )studio )specfico a. Introduccin )l objetivo de esta etapa es deter*inar cuales son las causas de los proble*as detectados1 ade*s de las operaciones reali6adas en ellas1 sus relaciones con la e*presa ( con el *edio. Ade*s debe evaluarse el control de dic9a rea. 'as fases de esta etapa sonA A"#$%&$' O()'%$*' +1 5ase del conoci*iento especfico del reaCsD criticaCsD. 5ase de evaluacin del control interno ad*inistrativo ( del control de $estin especfico. 5ase de b>s8ueda de relaciones causa?efecto. 5ase de anlisis ( evaluacin de evidencias probatorias. 5ase de preparacin del dia$nstico ( pronstico. b. Conoci*iento )specfico del Area Crtica )l objetivo de esta fase es obtener infor*acin sobre todas las caractersticas internas de ella1 para establecer un *arco de accin. 7e debe saberA 'os objetivos1 planes ( polticas establecidos por la $erencia para el rea. 7us *etas1 pro$ra*as ( presupuestos de operacin1 a *ediano ( lar$o pla6o. 'a coordinacin entre objetivos1 planes1 polticas1 *etas1 pro$ra*as ( presupuestos. 'a estructura for*al del rea. 'a estructura infor*al de la *is*a ( su interrelacin con lo for*al. 'a concordancia entre la estructura for*al ( los objetivos1 *etas ( polticas definidos. 'a infor*acin 8ue e*ite1 procesa ( recibe el rea. 'as caractersticas de sus ejecutivos ( personal correspondiente. 'as relaciones con otras reas1 con la ad*inistracin superior ( con el entorno. )l tipo ( cantidad de recursos 8ue e*plea. 'a autono*a relativa al rea ( su i*portancia en el siste*a total. 'os procedi*ientos ( *0todos de trabajo. 'a *otivacin del personal. )tc. A9ora con esta infor*acin el auditor debe for*ular un *odelo terico de control interno ad*inistrativo ( de $estin del control para el rea. Despu0s con este A"#$%&$' O()'%$*' +2 *odelo se co*para con la realidad. Ade*s este *odelo debe ase$urar el lo$ro eficiente1 efica6 ( econ*ico del rea. 'le$ado a este punto1 el auditor est en condiciones de especificar los re8ueri*ientos de control del rea1 para lue$o proceder a verificar si real*ente se cu*plen. c. )valuacin del Control Interno Ad*inistrativo ( de 3estin )specfico )l objetivo de esta fase es definir el alcance ( profundidad de los procedi*ientos de auditora a aplicar. 2ara evaluar el control se deben basar en los co*ponentes del siste*a ( su operacin a trav0s de su estructura. Con el *odelo terico del control for*ulado ( los datos recopilados1 se deber proceder a definir en for*a $enerali6ada el proble*a1 para poder en se$uida definir el pro$ra*a de auditora a se$uir. d. B>s8ueda de :elaciones Causa?)fecto )n esta fase se re>nen las evidencias suficientes para los juicios 8ue el auditor va a for*ular. 7e define el pro$ra*a de auditora 1 este servir co*o $ua en la evaluacin de los proble*as. Ade*s el objetivo de este pro$ra*a es la b>s8ueda de las fallas. )l alcance del pro$ra*a especfico de auditora estar deter*inado bsica*ente porA 'os resultados de la evaluacin del control interno ad*inistrativo. 'as tendencias 8ue seEale la evaluacin del control de $estin ( los propios indicadores de $estin. 'a e4periencia del e8uipo de auditora. )l pro$ra*a puede ir variando en la *edida 8ue se necesite. 'os procedi*ientos ( t0cnicas del pro$ra*a de auditora deben ser los *s adecuados para reunir las evidencias. 2ara la eleccin de estos es *u( i*portante la e4periencia del auditor. 7e deben acu*ular las evidencias 8ue per*itan e*itir una opinin1 ello i*plica obtener antecedentes del rea auditada ( co*probar su veracidad ( confiabilidad. A"#$%&$' O()'%$*' +3 'a veracidad ( confiabilidad de los antecedentes se co*prueba a trav0s de los procedi*ientos ( t0cnicas 8ue el auditor eli$i. )l auditor en este punto debe estar satisfec9o ( una ve6 8ue lo est0 est listo para e*itir un juicio sobre la situacin. e. Anlisis ( )valuacin de las )videncias <na ve6 finali6ado el pro$ra*a de auditora 9a( 8ue evaluar las evidencias reunidas Ctal co*o se dijo en la fase anteriorD. 'os antecedentes se estudian separada*ente. )ste e4a*en co*prendeA )valuar el alcance del trabajo reali6ado. )valuar la representatividad de los antecedentes reunidos. )valuar la correspondencia e4istente entre los antecedentes en cuestin ( la *ateria *otivo de anlisis. )l alcance deter*ina la suficiencia de las evidencias co*o para sustentar un juicio. 'a representatividad de los antecedentes establece si ellos son vlidos1 es decir1 si reflejan verdadera*ente la situacin real del rea. 'a correspondencia entre evidencias ( *aterias bajo anlisis revela si las pri*eras son pertinentes1 en el sentido de referirse al rea en estudio ( no a otra. f. 2reparacin del Dia$nstico ( 2ronstico <na ve6 verificados los antecedentes se tiene un panora*a preciso de la realidad auditada ( as poder e*itir un dia$nstico de la situacin. )ste dia$nstico debe incluir causas 8ue ocasionaron el proble*a ( la eficacia1 eficiencia ( econo*a con 8ue este proble*a afecta a la e*presa ( los juicios del auditor. Con esta base el auditor seEalar reco*endaciones 8ue per*itan solucionar los proble*as ( sus consecuencias1 para 8ue los ad*inistrativos adopten las *edidas pertinentes1 ade*s estas reco*endaciones deben ser aplicables en la e*presa1 por lo 8ue el auditor debe tener *uc9o criterio en sus proposiciones. 'ue$o1 9a de preparar su pronstico. 2ara ello1 debe esti*ar conversando con el cliente1 la evolucin del *arco e4terno 8ue *as afecte a la or$ani6acin a A"#$%&$' O()'%$*' ++ *ediano ( lar$o pla6o1 ( una ve6 9ec9o esto1 pro(ectar el *anejo de la entidad en t0r*inos de las variables 8ue ella controla. A9ora se confecciona un borrador 8ue debe ser discutido con el cliente ( los afectados por este infor*e1 as se pueden evitar los *alos entendidos ( sorpresas1 ade*s con las conversaciones con estas personas1 le podrn decir al auditor la e4istencia de al$unas evidencias 8ue 0l no consider. v. )tapa de Co*unicacin de :esultados A9ora (a se est en condiciones de 9acer el infor*e de la auditora operativa. )n 0l se e4plicarn los objetivos ( alcance del trabajo1 la *etodolo$a utili6ada1 reas crticas Ccon los proble*as ( causasD ( el enjuicia*iento de ellas en t0r*inos de eficacia1 eficiencia ( econo*a1 ta*bi0n las soluciones ( reco*endaciones. )l ordena*iento del infor*e podra serA Objetivo de la Auditora A al clasificar el propsito del infor*e ( la necesidad 8ue satisface1 es *s fcil darle un sentido de unidad al infor*e ( lo$rar una *ejor recepcin de 0l por 8uienes no estaban cabal*ente infor*ados del ori$en del e4a*en. Metodologa Utilizada A este punto e4pone la ri$urosidad cientfica da la auditora ( la valide6 de los juicios 8ue e*ite. Alcance y Limitaciones del Trabajo A es i*portante seEalar cual fue el *bito so*etido a la evaluacin ( la *uestra anali6ada1 para 8ue el receptor cono6ca el *arco de referencia utili6ado para los juicios 8ue se for*ulan. )s i$ual*ente i*portante consi$nar la ra6ones 8ue 9an podido i*pedir una plena ( libre reali6acin de la auditora 1 li*itando de esta for*a las opiniones 1 del e8uipo profesional. Diagnstico A deben dejarse establecidos los 9ec9os ( circunstancias 8ue caracteri6an la situacin en estudio ( sus aspectos positivos ( ne$ativos1 latentes ( evidentes. )stos 9ec9os pueden clasificarse enA $enerales de la entidad ( especficos de ciertas reas1 en orden descendentes de ur$encia ( relevancia para la entidad. )n este punto1 debe incluirse el juicio sobre el $rado de eficacia1 eficiencia ( econo*a de la $estin. A"#$%&$' O()'%$*' +, )l dia$nstico de la situacin es la base para for*ular las su$erencias ( reco*endaciones del caso. Sugerencias y Recomendaciones A son las *edidas 8ue1 a juicio del $rupo de trabajo1 per*itirn a la or$ani6acin lo$rar *s efica61 eficiente ( econ*ica*ente sus objetivos1 solucionando sus actuales proble*as1 previendo otros ( aprovec9ando al *4i*o las posibilidades 8ue el *edio e4terno ( sus propios recursos le ofrecen. ronstico A la auditora operativa debe for*ar un juicio orientado 9acia el futuro1 a fin de a(udar al usuario a visuali6ar cual ser la situacin del ente evaluado si se adoptan las *edidas correctivas propuestas1 o se to*a la decisin de no considerarlas o de 9acerlo solo parcial*ente. )sta pro(eccin de una situacin en el tie*po es uno de los *a(ores aportes 8ue pueda reali6ar el e8uipo de la auditora operativa a la direccin superior ( para ello debe ponderar cuidadosa*ente las variables internas co*o las e4ternas 8ue deter*inaran el conte4to futuro. Cuando se entre$a el infor*e1 el auditor da constancia del cu*pli*iento del trabajo ( la direccin eval>a el trabajo 8ue 0l 9i6o1 su utilidad1 valori6acin de resultados ( conveniencia de 9aber 9ec9o la auditora. )s i*portante 8ue el infor*e cu*pla los re8uisitos e4puestos en las nor*as. vi. )tapa de 7e$ui*iento <na ve6 entre$ado ( co*entado el infor*e con el cliente1 el auditor debe ver 8ue el infor*e lle$ue a todos los afectados ( ver 8ue sus reco*endaciones se cu*plan1 ade*s debe controlar sus decisiones para 8ue 0stas no se desven. )sta etapa debe ser fijada con el cliente. .. Otros #odelos #etodol$icos i. Introduccin #uc9os de los autores describen *0todos *etodol$icos para la auditora operativa1 pero 8ue no tiene *uc9a diferencia con el *0todo propuesto1 *as bien la diferencia radica en el orden de reali6ar las actividades. 7e detallaran dos *odelos *etodol$icos los de @es>s 'pe6 Cascante ( Bradford Cad*us. A"#$%&$' O()'%$*' +6 ii. )s8ue*a #etodol$ico de @es>s 'pe6 Cascante a. Introduccin )ste es8ue*a se encuentra en el libro Organizacin y Control de Empresas de ;icente 2erel. )l es8ue*a tiene dos etapasA )tapa de dia$nsticoA se conocen las fallas. )tapa de anlisisA causas de las fallas ( se proponen soluciones 2ara desarrollar estas etapas1 se si$ue el si$uiente es8ue*a aplicable a cada una de ellasA 2ri*era faseA pasos al inicio de la tarea. 7e$unda faseA anlisis ( profundi6acin. /ercera faseA accin correctiva antes del infor*e. Cuarta faseA elaboracin de propuestas de ca*bios. Buinta faseA el infor*e final. 7e4ta faseA se$ui*iento de las propuestas. 70pti*a faseA cuantificacin de resultados de la auditora. 'as fases son aplicables a a*bas etapas Cdia$nstico ( anlisisD con las diferencias propias de cada etapa Cen los objetivosD. b. 2ri*era 5aseA 2asos 2revios al Inicio de la /area )sta fase si$nificaA 2lanificacin ( or$ani6acin de las tareas ( actividades. )stablecer las nor*as. Conoci*iento del rea a anali6ar. )l objetivo de estas esA A"#$%&$' O()'%$*' +- Conoci*iento del sector a revisar1 de sus fines1 objetivos ( polticas1 su personal ( la actividad desarrollada. Conoci*iento t0cnicos necesarios para desarrollar la labor. Conoci*iento e4acto de los puntos del pro$ra*a de revisin a aplicar. )sta fase se cu*plir con entrevistas a los responsables del rea1 es8ue*as del siste*a1 etc. c. 7e$unda 5aseA Anlisis ( 2rofundi6acin <na ve6 obtenida la infor*acin en la pri*era fase 9a( 8ue anali6arla ( profundi6arla. AnlisisA es el des*enu6a*iento de la infor*acin1 en esta parte es *u( i*portante la e4periencia del auditor para una *a(or co*prensin de los antecedentes ( correlacionarlos. 2rofundi6acinA para conocer *ejor la seccin en estudio1 el auditor debe considerarse co*o parte de esta ( poder evaluar todos los 9ec9os 8ue acae6can. As ve los proble*as desde distintos n$ulos1 ade*s 8ue cada e*presa es un *undo distinto ( las soluciones son para una e*presa en particular ( para otras1 aun8ue sea el *is*o proble*a. Desde la entrevista el auditor deber ir preparando un dia$ra*a de secuencia del proceso *ediante el cual re$istre la circulacin de la docu*entacin1 los sectores intervinientes ( los for*ularios utili6ados. Con todo lo anterior el auditor for*ula soluciones a los proble*as ( crea nuevos siste*as1 los cuales tienen 8ue ser co*entados con los interesados1 para as poder verificar si las soluciones son buenas. )l auditor debe confeccionar un preinfor*e en detalle1 conteniendo las ventajas ( desventajas vistas. )l poner por escrito las ideas 8ue en teora parecen brillantes1 de*uestra a veces su inaplicabilidad o 8ue los reparos eran justificados. 2or >lti*o1 el auditor deber vencer la resistencia al ca*bio1 pri*ero obteniendo la participacin de los sectores afectados en las etapas precedentes ( lue$o1 cuando el pro(ecto est para ponerse en prctica. d. /ercera 5aseA Accin Correctiva antes del Infor*e A"#$%&$' O()'%$*' +. <na ve6 8ue se tiene la conclusin al o los proble*as se deben poner estas en prctica cuando las circunstancias as lo ad*itan. )l auditor debe utili6ar su buen criterio para poder deter*inar bajo 8ue par*etros se puede iniciar la i*ple*entacin pero con previa autori6acin de los ad*inistrativos de la e*presa ( del cliente. De esta for*a se e4peri*entar un perodo de adaptacin1 si la e4periencia es buena el personal la aceptar ( si se aplicara esta solucin1 el personal estar (a entrenado. e. Cuarta 5aseA )laboracin de 2ropuestas de Ca*bio De todas las soluciones 8ue se probaron se eli$e la *ejor de estas. <na ve6 ele$ida debe ser funda*entada ( cuantificada frente a las otras soluciones. Ade*s deben presentarse las ventajas de la propuesta frente al anti$uo siste*a. /a*bi0n el costo de esta ( las utilidades *onetarias 8ue se obtendrn con este ca*bio. f. Buinta 5aseA )l Infor*e )sta fase corresponde al acto de preparacin del *edio por el cual la direccin superior1 conoce las conclusiones a las 8ue 9a lle$ado el auditor. )ste infor*e debe ser claro para evitar posibles *alos entendidos. 7i el auditor encuentra proble*as *u( $raves los cuales no pueden esperar para solucionarse1 el auditor debe entre$ar infor*es parciales. $. 7e4ta 5aseA 7e$ui*iento de las 2roposiciones 'a labor *as i*portante del auditor operativo es i*ple*entar sus propuestas. <na ve6 ter*inado el anlisis ( el infor*e el paso si$uiente es i*ple*entarlas. )sta fase se 9ace cuando se 9a entre$ado el infor*e a los directivos superiores. )l auditor debe colaborar en todo este proceso1 es decir en cada uno de estos ca*bios. 9. 70pti*a 5aseA Cuantificacin de los :esultados 7e deben cuantificar los resultados de los ca*bios 9ec9os. :espetando el principio de econo*a del control1 deter*inar si sus servicios 9an resultado para la e*presa co*patibles con los a9orros obtenidos en su trabajo. A"#$%&$' O()'%$*' +9 )sta evaluacin debe reali6arse al ter*ino de cada revisin ( sus resultados debe ponerlos en conoci*iento de la e*presa 8ue 9a utili6ado sus servicios. iii. )s8ue*a #etodol$ico de Bradford Cad*us a. Introduccin Del libro del autor Manual de Auditoria Operativa1 es posible e4traer el si$uiente es8ue*a de *etodolo$aA )tapa de fa*iliari6acin. )tapa de verificacin. )tapa de evaluacin ( reco*endacin. )tapa de infor*e. b. )tapa de 5a*iliari6acin )l pri*er paso ser saber de las $erencias lo si$uienteA Cuales son los objetivos de cada departa*ento. 7e conversa con cada jefe de departa*ento para 8ue 0l le cuente los proble*as ( los planes 8ue tiene tal departa*ento1 poniendo 0nfasis en lo 8ue se controla ( no. )l >nico inconveniente es 8ue se debe contar con la buena disposicin de los jefes para 8ue le cuenten al auditor los reales proble*as 8ue 9a(. Co*o funciona para llevarlos a cabo. A"#$%&$' O()'%$*' ,0 Cuando (a se tiene conoci*iento de los objetivos ( los proble*as de los departa*entos1 se deben a9ora conocer los controles internos Cpara el lo$ro de sus objetivos ( operacionesD ( e4ternos C*edio a*bienteD. 2ara estos efectos el auditor deberA :evisar la estructura de la or$ani6acin Csaber 8uien *anda1 8ue relacin tienen los departa*entos ( el or$ani$ra*aD. :evisar las polticas ( procedi*ientos 8ue re$ulan cada departa*ento Cse debe conversar con el supervisor del departa*ento o con 8uien est *as fa*iliari6ado con estas *aterias1 si estos procedi*ientos ( polticas no e4isten el auditor debe to*ar los estndares 8ue e4isten para estas *ateriasD. Co*o deter*ina los resultados )l auditor deber pre$untar a los jefes de los departa*entos co*o eval>an ellos sus resultados1 co*o supervisan ( 8ue es lo 8ue consideran *s relevantes en el control. 7i e4isten infor*es de lo$ros1 son *u( i*portantes de revisar. Al fa*iliari6arse con estos infor*es el auditor pre$untarA KBui0n recibe el infor*eL KBu0 9ace o puede 9acer el receptor con elL KBu0 ane4os arbitrarios usanL KCun bien se coordina con otros infor*esL K7e duplica con 0l otra infor*acin disponibleL KCun vlidas ( utili6ables son las co*paraciones *ostradas en los infor*esL K:e>nen los infor*es los re8ueri*ientos de la $erenciaL KCul sera el resultado si el infor*e es descontinuadoL 'os infor*es son utili6ables en el control solo si son rpidos1 claros1 concisos ( co*pletos. )l auditor deber tener sie*pre en *ente estos factores a *edida 8ue se fa*iliari6a con la estructura de los infor*es del departa*ento operativo. 7i el auditor no tiene un conoci*iento adecuado de los objetivos ( controles del departa*ento operativo1 no puede 9acer una auditora inteli$ente. c. )tapa de ;erificacin A"#$%&$' O()'%$*' ,1 )n esta etapa se esco$e una *uestra Cel ta*aEo de 0sta depende del auditorD del rea e4a*inada1 para observarla en detalle. )n la etapa de verificacin1 el auditor estar interesado en el estableci*iento de los 9ec9os si$uientes1 los 8ue tratar de entender si estn o no en actual prcticaA 'a estructura de or$ani6acin ( la asi$nacin de responsabilidades si$uen los planes de control de la $erencia departa*ental. 7i se si$uen los procedi*ientos prescritos por la $erencia. 'os cotejos internos prescritos estn siendo ejecutados. 'os procedi*ientos ( controles prescritos proporcionan una efectiva coordinacin con otros departa*entos. 'os re$istros e infor*es son co*pletos1 oportunos1 actuales ( si$nificativos. 'as nor*as de ejecucin proporcionan una base efectiva para la evaluacin de los resultados de operacin. d. )tapa de )valuacin ( :eco*endacin Cuando el auditor encuentra una desviacin debe anali6arla en profundidad ( desarrollar *edidas correctivas1 las 8ue puede ir ajustando para 8ue ten$an un *a(or efecto. 'a evaluacin ( reco*endacin est constante*ente en la *ente del auditor a trav0s de toda su auditora operativa. )l auditor relaciona el conoci*iento de la etapa de fa*iliari6acin ( los 9ec9os encontrados en la etapa de verificacin para responder a las si$uientes pre$untasA KOperan efectiva*ente los controles departa*entalesLI si la respuesta es no1 K8ue *edidas constructivas pueden reco*endarseL 7i 9a( nu*erosas desviaciones de los procedi*ientos ( polticas establecidas1 Kla ra6n de estas tiene 8ue ver con ellas o con otros factoresL K'os controles ( prcticas se ajustan a la poltica de la co*paEaLI si no1 K8ue debiera reco*endarseL KA(udan los controles a la $erencia a alcan6ar sus objetivos operacinL 'a $erencia de operacin Kco*prende ( utili6a sus controles con el *4i*o de ventajasL A"#$%&$' O()'%$*' ,2 )l plan de cuentas1 re$istros e infor*es1 Ksi$uen las nor*as de responsabilidades operativa ( se ajustan a la necesidad de infor*acin de la $erenciaL K-a( adecuada coordinacin ( cooperacin con los departa*entos relacionados1 9a( duplicaciones o la$unas en el controlL 7i el auditor 9ace ( piensa las cosas co*o lo 9ace la $erencia1 sus reco*endaciones sern *ejor entendidas ( apreciadas. e. )tapa del Infor*e A continuacin se resu*e un nu*ero de aspectos 8ue debiera considerarse en la preparacin del infor*eA :e*arcar los ite*es 8ue *ejoran la operacin. O*itir ite*es de *enor i*portancia. -acer el infor*e tan corto co*o sea posible. ,o esperar 8ue el $erente operativo piense en t0r*inos de auditoraI redactar el infor*e en sus t0r*inos. ,o 9acer nin$una crtica1 estas se deben 9acer en for*a constructiva. Discutir el bos8uejo del infor*e con los afectados. 7i es posible ase$urar el acuerdo de las reco*endaciones con el $erente. )nviar copias del infor*e a cada afectado. ,o publicar nin$>n *aterial 8ue no est0 en el infor*e. Al finali6ar el infor*e se debera 9acer una reunin con el cliente para discutirlo. A"#$%&$' O()'%$*' ,3 Conclusin )s sabido 8ue el ser 9u*ano posee una adversin natural a ser controlado (1 en consecuencia1 es bastante probable 8ue el auditor operativo no sea aceptado por las personas 8ue trabajan en la e*presa. A *enos 8ue el profesional sea capa6 de crear la confian6a necesaria en el $rupo donde va a actuar1 convenci0ndolos de 8ue solo pretende a(udarlos a *ejorar el trabajo ( no controlar lo 8ue 9acen1 tendr pocas probabilidades de 04ito. 7i el auditor operativo no re>ne los re8uisitos *encionados1 se convertir en una fuente de conflictos ( el e4a*en ser un fracaso. 'a colaboracin de los e*pleados es i*portante (a 8ue la infor*acin 8ue necesita solo podr obtenerla *ediante entrevistas. )l e8uipo 8ue ten$a el auditor operativo debe a(udarlo para obtener la infor*acin 8ue 0l necesita. )ntonces una buena direccin del e8uipo debe incentivar la participacin inte$ral de sus co*ponentes. Debe tenerse en cuenta 8ue ellos ade*s por su nivel tal 8ue su propia *otivacin ( 0tica profesional1 se autodisciplina1 por8ue ellos saben 8ue su labor es i*portante. )so 8uiere decir 8ue las relaciones internas deben ser claras ( precisas. A"#$%&$' O()'%$*' ,+ :eferencias 2):)'1 ;icente '. 1 Organi!acin control de empresas1 )ditorial #acc9i1 Buenos Aires1 1%71. :usenas1 :ub0n 1 #anual de auditora interna ( operativa1 )ditorial Can$allo1 Buenos Aires1 1%! Biblio$rafa 5oNler ,eNton1 )nri8ue 1 Auditora aplicada1 )ditorial #acc9i1 Buenos Aires1 1%%& ,ud*an?2u(ol1 #anual de auditora operativa1 Internet An$el 7e$undo 3*e6 #orales1 Auditora operativa una auditora con valor a$re$ado para la calidad total1 Oeb #aster NNNad*Psanpedro.di. ucn.cl1 Boletn 7eptie*bre del %.. @o9n C. Burton1 //9e @ournal of Accountanc(J1 artculo FAuditora Ad*inistrativaJ *a(o de 1%.! Instituto #ejicano de Contadores 2>blicos1 Boletn n>*ero 21 octubre de 1%&.. A"#$%&$' O()'%$*' ,,