LA GESTION DE COBRO EN FACTUSOL.

La gestin de cobro en FACTUSOL; Es totalmente diferente a la forma tratada desde FACTURAPLUS, ya que FACTUSOL en esta materia lleva activada varias opciones que FACTURAPLUS no dispone. Por ejemplo en FACTURAPLUS los cobros solo se gestionan desde los recibo, la opcin de cobro no esta habilitada ni en el fichero de albaranes ni en el de las facturas para poder emitir un cobro hay que acceder al fichero de RECIBO. En cambio en FACTUSOL. La opcin de cobro es accesible desde cualquier fichero ya sea desde albaranes; facturas o recibos.

Sin embargo a pesar de la amplitud de opciones de cobros que ofrece FACTUSOL, hay que tener cuidado con el uso de esta opcin, ya que presenta una desventaja y es que no existe sincronizacin automtica de los pago en documento con trazabilidad; esto quiere decir que si por ejemplo, generamos un cobro desde albaran, la factura de este albaran seguir como estado No Cobrado y esto es, porque el programa no cambia el estado de pendiente a cobrado de forma automtica en los documentos con trazabilidad (Albarn Factura Recibo.) Y en consecuencia para coordinar el pago

entre estos documentos hay que acceder al documento que se desea cambiar y hacerlo de forma manual.

Documento con Trazabilidad Albaran Factura Recibo

Cobrado

Pendiente

Pendiente

Cuando hablamos aqu de trazabilidad de documentos. Nos referimos a que un documento ha surgido de otro previamente creado, como en este caso emitimos un albaran y desde este generamos la factura, hasta llegar al recibo

En todo caso Para evitar mayores confusiones en futuro sobre el resultado de la generacin de un cobro, a continuacin analizamos sus efectos sobre cada documento. I. GESTION DE COBROS FACTURAS Si nuestra actividad comercial no necesita emitir albaranes. En este nico caso la funcin de cobro es muy simple y un poco similar a la utilizada por FACTURAPLUS Por ejemplo Para generar los pagos desde el fichero de Factura podemos hacerlos de dos forma: 1.1.-PAGO EN EFECTIVO En el fichero de factura en la opcin de la barra de titulo ir a configuraciones activamos la opcin Utilizar siempre la ventana de cambio, con esta opcin activada cada vez que creemos una factura al guardar los cambio nos aparecer de forma automtica una ventana que nos indica registrar pago en efectivo.

NOTA: el uso de pago en efectivo, aunque se cobra la factura y es muy practico su uso, en caso de que queramos llevar un control de caja; esta opcin no es til para ello ya que no genera movimiento en nuestro control de caja (Administracin>Control de caja)

1.2.- COBRAR FACTURA Este botn esta disponible en la barra de titulo del fichero de factura, seleccionamos la factura que deseamos cobrar y a continuacin presionamos el botn Cobrar

Factura nos aparecer una ventana para contabilizar el cobro . Fjese que en esta ventana si se coloca en fecha y presiona: F3, el programa le mostrara los anticipos disponible del cliente, F1 para cobrar todo F2 para cobrar todo y cerrar

Y en la seccin contrapartida en caso de que este trabajando con el control de caja, puede seleccionar la contrapartida que generara el movimiento en su control de caja.

1.3.- MODIFICACIN DE COBROS Si desea revisar los cobros emitidos o modificar un cobro para ello debe acceder a : Administracin > Cobros > Cobros de factura. En este Fichero podr visualizar todos los cobros de factura emitidos, pendiente y modificarlo. O cobrar facturas pendientes. Tambin puede emitir intento de cobro , para ello sigua el siguiente ejemplo: Colquese sobre el cobro que desea modificar y presione el Botn Modificar cobro en la nueva ventana que se ha abierto presione Nueva lnea de cobro ahora imagnese que el cliente no le paga y le pide pasar el prximo lunes; Usted puede poner en importe cero y en observacin escribe lo que le dijo el cliente.

Al volver al fichero de cobro observara que en el apartado estado seguir como pendiente y en el apartado PRIMER COBRO; aparece una fecha, eso significa que hemos hecho un intento de cobro, y podemos visualizarlo para ver el seguimiento del cliente, Podemos crear cuantos intentos de cobros como sean necesarios.

NOTA: Para un mejor control sobre el seguimiento del cobro de un cliente podemos configurar FACTUSOL, para que no los indique. Para ello podemos utilizar dos opciones: 1. Administracin>Cobros>Calendario y 2. Utilidades> Tareas pendiente con esta ultima opcin podemos indicar que nos avise de la tarea al entrar en el fichero de cliente

II. GESTION DE RECIBOS

Con cada factura que realicemos en FACTUSOL el programa creara los recibos de forma automtica y si no lo hace, en el fichero de FACTURA presionamos el botn de la barra de titulo Generar Recibo De La Factura Seleccionada

Nota : Para que FACTUSOL genere los recibos de forma automtica hay que configurarlo en la ficha de cada cliente en la Pestaa: OTROS DATOS, Y marcar la opcin Crear recibo al emitir factura

III. GESTION DE COBROS DESDE ALBARANES Y PEDIDOS

Para emitir un cobro desde cualquiera de estos documentos hay dos posibilidades. La primera seleccionamos el documento a cobrar, Y a continuacin presionamos el botn COBRAR. Opcin muy similar a la indicada al cobro en factura. Y la otra forma de cobro, es abrir el documento y cambiar la pestaa desplegable referente a ESTADO aqu podemos cambiar el documento en: Parcial; cobrado; cobrado parcial. Es de tener en cuenta que el uso de esta ltima opcin de cobro es solo de carcter informativo, esto significa que no podemos dejar observacines sobre la gestin del pago, ni generar movimiento en tesorera o caja en caso que estemos trabajando con ello. IV.- ENLAZAR LOS PAGOS ENTRE DOCUMENTOS CON TRAZABILIDAD Como indicamos al inicio de este tema con Factusol podemos generar cobros desde Albaranes, Pedidos o facturas. Pero con la nica desventaja que el programa no sincroniza de forma automtica los pagos entre documentos con trazabilidad.

Para corregir siguientes:

este detalle entre muchas otras soluciones podra aplicar las

1.- Crese una metodologa de cobro, con el fin de evitar posibles futuras confusiones, por ejemplo utilice el botn COBRAR solo en albaranes (recuerde que con esta opcin se puede indicar la fecha del pago, el importe cobrado etc.) Y en las facturas simplemente cambien la pestaa del ESTADO a cobrado o cobrado parcial, segn sea el caso. 2.- Utilice la casilla de SU REF (su referencia, casilla disponible dentro de los documentos) pudiendo escribir pistas sobre el cobro por ejemplo en facturas: SU REF: COBRADO VER ALBARAN ; COBRADO EN PEDIDO, etc IV. LA GESTION DE COBROS EN DOCUMENTOS DE COMPRAS Por ltimo hemos de indicar que hasta ahora hemos estudiado la gestin de cobro en documento de salida es decir: facturas de compras, albaranes de salida, pedido de clientes, etc. Y en cuanto a la gestin de cobro en documentos de entradas es decir: facturas de compras, pedidos a proveedores etc., Es muy similar no teniendo mayores diferencias a

lo que ya hemos estudiado , salvo que el botn COBRAR se llama PAGAR y solo est disponible en la SECCION DE FACTURAS RECIBIDAS. Pero la metodologa a utilizar es la misma.