MANUAL DEL MANEJO DE CAJA CHICA

1. Objetivo: a. Los fondos de caja chica se utilizan para realizar compras inmediatas de gastos menores de las diferentes Unidades del CNA, evitando as el trmite de emisin de cheques. 2. Responsable de los Fondos de Caja Chica: a. El responsable de la caja chica ser en ltima instancia el Jefe de la Unidad Administrativa, ste podr consignar el manejo del fondo de caja chica, si as lo considera. Sin embargo solamente el responsable podr solicitar y retirar el fondo asignado y sus correspondientes desembolsos. 3. Desembolso, reembolso y liquidacin: a. Para el establecimiento de la caja chica y su primer desembolso, el Director Ejecutivo autorizar por escrito el monto de los fondos, previa solicitud del Jefe de la Unidad Administrativa, a quien se le extender un cheque por el monto total. En el caso de considerar un aumento, ste deber de justificarse por el Jefe de la Unidad Administrativa, tomando en cuenta el costo de vida, y deber de ser aprobado por el Director Ejecutivo e informado al coordinar. b. El reembolso de caja chica podr ser reembolsado cuando se haya utilizado por lo menos el 40% del fondo asignado, previa presentacin de un cuadro que detalle los gastos y sus respectivos comprobantes, dicho reembolso se realizar mediante cheque emitido a nombre del responsable de la caja chica.

c. Cada ao se deber de liquidar el fondo de caja chica, a ms tardar el da 31 de Diciembre. Una vez se haya liquidado y obtenido notificacin de solvencia por parte de Auditoria Interna, se podr efectuar la apertura de un nuevo fondo.

4. Generales: a. Todos los gastos debern de ser amparados por facturas y/o recibos de compra, y debern de especificarse detalladamente el concepto del gasto, as como el lugar de su utilizacin o ubicacin del mismo. b. El gasto mximo a desembolsar en una compra es del 15% del monto total de caja chica. c. El responsable de la caja chica podr emitir vales, los cuales ampararn el efectivo entregado a otro empleado, el cual tendr carcter transitorio. d. Se deber evitar el fraccionamiento del gasto, es decir dividir una compra para evadir los montos mximos de gastos autorizados con fondos de caja chica. e. El encargado de la caja chica llevar un registro especial de las transacciones realizadas, los pagos se registrarn al momento de ser efectuados. 5. Arqueos: a. La Unidad de Auditoria Interna es la responsable de fiscalizar y controlar la debida utilizacin de los fondos. Quien es responsable de realizar arqueos sorpresivos de caja chica, en la cual la suma del efectivo, comprobantes registrados y vales deber de ser el monto total asignado. En caso de faltante

en caja chica, se deducirn responsabilidades al Jefe de la Unidad Administrativa, como responsable final del manejo de estos fondos. 6. Gastos autorizados: a. La utilizacin de los fondos de caja chica ser nica y exclusivamente para atender necesidades urgentes, por gastos menores de funcionamiento administrativo como ser: i. Papelera ii. tiles de Oficina iii. Pago de transporte iv. Atencin a reuniones oficiales v. Compra de peridicos vi. Botes de agua vii. Gastos de correo viii. Materiales menores de limpieza ix. Compras menores de combustible b. Los gastos que se efectuaren fuera de estos rubros, podrn ser motivo de un reparo administrativo, al responsable del manejo de estos fondos. 7. Prohibiciones: a. Es prohibido que los responsables de los fondos de caja chica utilicen estos fondos, para prstamos personales o vales personales para l u otra persona. b. No se reconocen gastos de viticos, honorarios y salarios, as como cualquier gasto que exceda el equivalente de 15% del monto total de caja chica.