Glosario administrativo.

Carlos Universidad de Costa Rica. ACTIVIDAD/TAREA:

Por: Hern ndez Orozco,

Trminos sin!nimos, aunque se acostumbra tratar a la tarea como una acci! n componente de la actividad. En general son acciones humanas que consumen tiempo y recursos, y conducen a lograr un resultado concreto en un plazo determinado. Son finitas aunque pueden ser repetitivas. ALGORITMO: Procedimiento por medio del cual se resuelve cierta clase de problemas. Es la representaci!n gr$fica de una sucesi! n l!gica de operaciones o pasos que conducen a la soluci! n de un problema o a la producci!n de un bien o a la prestaci!n de un servicio. AN#LISIS: Acci! n de dividir una cosa o problema en tantas partes como sea posible, para reconocer la naturaleza de las partes, las relaciones entre stas y obtener conclusiones objetivas del todo. CONTROL: Tipos: 1. control de calidad; 2. control de cantidad; 3. control de costos; 4. control de tiempo. Es el acto de registrar la medici! n de resultados de las actividades ejecutadas por personas y equipos en un tiempo y espacio determinado. Se ejerce Ex-ante, Durante y Ex-post respecto a la ejecuci! n de las actividades. CONTROL DE CALIDAD: El control de calidad se ocupa de garantizar el logro de los objetivos de calidad del trabajo respecto a la realizaci! n del nivel de calidad previsto para la producci!n y sobre la reducci!n de los costos de la calidad. CONTROLAR: Acto de medir y registrar los resultados alcanzados por un agente del sistema organizacional en un tiempo y espacio determinados. COORDINAR: Acto de intercambiar informaci! n entre las partes de un todo. Opera vertical y horizontalmente para asegurar el rumbo arm!nico y sincronizado de todas los elementos que participan en el trabajo. DEPARTAMENTALIZACI%N:

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Fase del an$lisis administrativo que se ocupa de analizar y dividir el trabajo como un todo, estableciendo los niveles de especializaci! n y complejidad de todas las partes o componentes del trabajo y dando figura al organigrama. DESARROLLO ORGANIZACIONAL: Acci! n de mantenimiento y actualizaci! n permanente de los cambios aplicados a una organizaci! n y respecto a su medio ambiente. DIAGN%STICO: Identificaci! n y explicaci! n de las variables directas e indirectas inmersas en un problema, m$s sus antecedentes, medici! n y los efectos que se producen en su medio ambiente. DIRIGIR: Acto de conducir y motivar grupos humanos hacia el logro de objetivos y resultados, con determinados recursos.

DIVISI%N DEL TRABAJO: Acto de segmentar el trabajo total de una organizaci!n, por especializaciones y niveles de dificultad. EFICACIA: Indicador de mayor logro de objetivos o metas por unidad de tiempo, respecto a lo planeado. EFICIENCIA: Indicador de menor costo de un resultado, por unidad de factor empleado y por unidad de tiempo. Se obtiene al relacionar el valor de los resultados respecto al costo de producir esos resultados. ESTRATEGIA: En un proceso regulable; es el conjunto de las reglas que aseguran una decisi! n !ptima en cada momento. Una estrategia por lo general abarca los objetivos, las metas, los fines, la pol'tica y la programaci! n de acciones de un todo organizacional o individual. EVALUAR:

& PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Acto de comparar y enjuiciar los resultados alcanzados en un momento y espacio dados, con los resultados esperados en ese mismo momento. Es buscar las causas de su comportamiento, entenderlas e introducir medidas correctivas oportunas. FINES: Son los efectos que se obtienen con el logro de los objetivos. FLUXOGRAMA: Gr$fica que muestra el flujo y n*mero de operaciones secuenciales de un proceso o procedimiento para generar un bien o un servicio. Pertenece a la ingenier'a de sistemas y tambin se le conoce como algoritmo, l!gica o diagrama de flujo. La ingenier'a industrial emplea otro diagrama conocido como de "proceso, recorrido u hoja de ruta" con una simbolog'a diferente a la de sistemas. Al igual que el primero, se aplica al dise,o de procesos y procedimientos. FODA: Tcnica de valoraci!n de potencialidades y riesgos organizacionales y personales, respecto a la toma de decisiones y al medio que afecta. Significa: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. FORMULARIO: Documento impreso que contiene informaci! n estructurada "fija" sobre un determinado aspecto, para ser complementada con informaci! n "variable" seg*n cada aplicaci!n y para satisfacer un objetivo espec'fico. FUNCION: Mandato formal permanente e impersonal de una organizaci! n o de un puesto de trabajo. GERENCIA: Funci! n mediante la cual las empresas y el Estado logran resultados para satisfacer sus respectivas demandas. 'NDICE: Relaci! n matem$tica de un valor respecto a otro valor. El resultado puede ser un n*mero absoluto o relativo. LOG'STICA: 1. Explica el proceso de c!mo se han de allegar los recursos necesarios en el lugar, cantidad y tiempo adecuados. 2. Alguien se preocupa de lo que requiere cada situaci!n y asegura adem$s de que todos los recursos necesarios estar$n disponibles en el momento adecuado. ) PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

MACROAN#LISIS ADMINISTRATIVO: Estudio global de m$s de una instituci!n, vistas como unidades de un sistema total de administraci!n general. Es el an$lisis del "sistema del Estado" constituido por la totalidad de instituciones y !rganos que lo forman. MANUAL: Documento que contiene informaci! n v$lida y clasificada sobre una determinada materia de la organizaci! n. Es un compendio, una colecci! n de textos seleccionados y f$cilmente localizables. MANUAL DE FUNCIONES: Documento similar al Manual de Organizaci! n. Contiene informaci! n v$lida y clasificada sobre las funciones y productos departamentales de una organizaci! n. Su contenido son y descripci! n departamental, de funciones y de productos MANUAL DE ORGANIZACI%N: Documento que contiene informaci! n v$lida y clasificada sobre la estructura, funciones y productos departamentales de una organizaci! n. Su contenido son organigramas y descripci! n departamental, de funciones y de productos. MANUAL DE POL'TICAS: Documento que contiene informaci! n v$lida y clasificada sobre las pol'ticas, normas e instrucciones que rigen el quehacer de corto, mediano y largo plazo de los funcionarios de una organizaci! n. Su contenido son pol'ticas, normas e instrucciones. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Documento que contiene informaci! n v$lida y clasificada sobre la estructura de producci!n, servicios y mantenimiento de una organizaci! n. Su contenido son los procedimientos de trabajo, que conllevan especificaci!n de su naturaleza y alcances, la descripci! n de las operaciones secuenciales para lograr el producto, las normas que le afectan y una gr$fica de proceso (hoja de ruta, fluxograma). MANUAL DE PUESTOS: Documento que contiene informaci! n v$lida y clasificada sobre la naturaleza y funciones de cada puesto o cargo de trabajo, con sus respectivos requisitos de ingreso y valoraci!n, de una determinada organizaci! n. Su contenido son los puestos de trabajo, que conllevan especificaci! n de su naturaleza y alcances, valoraci! n, la descripci!n de sus funciones y el perfil de los productos de salida. MANUAL T)CNICO:

/ PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Documento que contiene informaci! n v$lida y clasificada sobre la estructura y modo de operar un aparato. Su contenido destina un porcentaje menor a la descripci! n y uno mayor a la gr$fica. Ejemplos Manuales de TV y Sonido, CPU, veh'culos, etc. META: Es la cuantificaci! n del objetivo espec'fico. Indica la cantidad y unidad de medida del resultado deseado y el tiempo y lugar para lograrlo. Se compone de Verbo+cantidad+unidad de medida+tiempo+localizaci!n. M)TODO: Sucesi! n l!gica de pasos o etapas que conducen a lograr un objetivo predeterminado. MICROAN#LISIS ADMINISTRATIVO: Estudio minucioso de una instituci!n o de un !rgano, desde lo general hasta el menor detalle operativo. Eval*a la naturaleza doctrinaria del ente, sus fines, estructura, funciones, puestos, sistemas, formas, normas, recursos y planta, para asegurar su congruencia con las funciones del Estado y con las demandas de la poblaci! n. MODELO: Conjunto de variables relacionadas entre s' e interactuantes, que en bloque din$mico conducen a obtener un resultado predeterminado o a solucionar un problema. OBJETIVO ESPEC'FICO: Es la especificaci! n de una parte del objetivo general. El conjunto de objetivos espec'ficos logran el objetivo general. OBJETIVO GENERAL: Se define como "un deseo a lograr". ORGANIZAR: Acto de acopiar e integrar din$mica y racionalmente los recursos de una organizaci! n o plan, para alcanzar resultados previstos mediante la operaci!n. ORGANIGRAMA: Es la representaci! n gr$fica de la estructura formal de una organizaci! n, seg*n divisi! n especializada del trabajo y niveles jer$rquicos de autoridad. PLAN ANUAL OPERATIVO: Plan institucional de corto plazo pero vinculado al plan de mediano y largo plazos. Es el conjunto arm!nico de pol'ticas, estrategias, objetivos, metas, actividades y el

0 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

presupuesto institucionales, programadas en el tiempo y conducentes a un objetivo com*n. Se ejecuta en un a,o (corto plazo) y con determinados recursos. PLAN: Conjunto de programas y proyectos relacionados entre s' y conducentes a un objetivo com*n. Tambin conjunto arm!nico de actividades para lograr un resultado concreto. PLANIFICACI%N: Proceso racional y sistmico de preveer, organizar y utilizar los recursos escasos para lograr objetivos y metas en un tiempo y espacio predeterminados. PLANIFICACI%N ADMINISTRATIVA: Proceso racional de previsi! n, estructuraci!n, dise,o y asignaci! n !ptima de recursos de las organizaciones, para que alcancen resultados en un tiempo y espacio dados. PLANIFICACI%N SOCIOECON%MICA: Proceso racional y continuo de previsi! n, organizaci!n y uso de recursos escasos, para alcanzar objetivos y metas sociales y econ! micas en un tiempo y espacio predeterminados. POL'TICA: Conjunto de estrategias, normas y par$metros de una organizaci! n, que orientan la actuaci!n de los funcionarios para alcanzar sus objetivos y metas en un lugar y plazo dados. Es un marco general de actuaci!n. PRESUPUESTO: Plan financiero de ingresos y egresos de corto plazo conformado por programas, proyectos y actividades a realizar por una organizaci!n, present$ndose en determinadas clasificaciones. PROBLEMA: Situaci!n anormal respecto a las conductas o hechos considerados "normales" en un momento hist!rico determinado y un lugar dado. PROCEDIMIENTO: Ciclo de operaciones que afectan a varios empleados que trabajan en sectores distintos y que se establece para asegurar el tratamiento uniforme de todas las operaciones respectivas para producir un determinado bien o servicio. PRODUCTO:

1 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Es el resultado parcial o total (bienes y servicios), tangible o intangible, a que conduce una actividad realizada. PROGN%SIS: Juicio valorativo de costo/beneficio, respecto a la informaci!n aportada por un diagn!stico o situaci!n de problema concreto, para definir distintas alternativas futuras de acci!n. PROGRAMA: Conjunto arm!nico de objetivos, pol'ticas, metas y actividades a realizar en un tiempo y espacio dados, con determinados recursos. Sus resultados son "servicios". PROYECTO: Conjunto arm!nico de objetivos, pol'ticas, metas y actividades a realizar en un tiempo y espacio dados, con determinados recursos. Sus resultados son "bienes de capital". PUESTO: Conjunto de deberes y responsabilidades a ejecutar por una persona que posee determinados requisitos y a cambio de remuneraci!n. RECURSOS: Son los medios que se emplean para realizar las actividades. Por lo general son seis: humanos, financieros, materiales, mobiliario y equipo, planta f'sica y tiempo. REINGENIER'A: Trata de la reingenier'a de procesos administrativos o de producci!n. Implica ingeniar con apoyo de las ciencias y la tecnolog'a. Aplicada a las organizaciones significa redise,ar sus estructuras, procesos, mtodos, formas, planta y equipos, para hacerla m$s eficiente y eficaz y acorde con las exigencias futuras de los mercados. Su primer principio es ignorar los modos actuales de hacer las cosas y empezar de nuevo, ingeniando nuevas alternativas. El segundo es lograr resultados con menos operaciones, en menor tiempo, menor costo, mayor calidad y obtener mayor satisfacci! n del cliente. RESPONSABLES: Son los funcionarios que reciben !rdenes de sus superiores o las tienen en virtud del puesto que ocupan, sobre actividades a su cargo. Pueden ser de dos clases: unidades organizativas o funcionarios. SALUD OCUPACIONAL:

2 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Ciencia encargada del estudio interdisciplinario de los accidentes y enfermedades del trabajo. El estudio se divide en tres $reas: Higiene Industrial, Seguridad Industrial y Medicina del Trabajo. SISTEMA: Proceso c'clico que consiste en un conjunto de partes relacionadas entre s', capaces de transformar insumos en productos para satisfacer demandas de su ambiente. Consta de insumos-proceso-productos-ambiente. Los hay abiertos y cerrados. SISTEMA ABIERTO: Se caracteriza porque su estado original se modifica constantemente por la acci! n retroalimentadora del ambiente, desde su nacimiento hasta su extinci! n. Su vida *til depende de su adaptabilidad a las exigencias del ambiente (homeostasis). SISTEMA CERRADO: Se caracteriza porque no tiene capacidad de cambio por s' mismo para adaptarse a las demandas del ambiente. Es irreversible y su estado presente y final est$ determinado por su estado original. Son perecederos por desgaste (entrop'a). SUPERVISAR: Acto de vigilar que los hechos de un trabajo sucedan conforme a las normas preestablecidas y en el tiempo y lugar determinados. T#CTICA: Sistema especial que se emplea para disimular y h$bilmente para conseguir un fin. TRABAJO: Acci! n humana, individual o colectiva, que conduce a la obtenci!n de un producto o a la prestaci!n de un servicio en un tiempo y espacio determinado y con el apoyo de otros recursos. UNIDAD DE MEDIDA: Identificaci! n clara del medio u objeto (kilos, casas, informes, visitas, d!lares) con el cual se va a medir la cantidad de bienes o servicios de la meta. Bibliograf+a: Hern$ndez Orozco, Carlos. An$lisis Administrativo: Tcnicas y Mtodos. EUNED, Costa Rica, 1998.

3 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com