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Oficio
Oficio
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Para otros usos de este trmino, vase oficio (desambiguacin). El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, rdenes, informes, o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin, de felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento, etctera. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales,sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.
ndice
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1 Clases
o o
2 Partes
La palabra transcripcin nos indica la finalidad de este tipo de redaccin: es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, ntegramente y sin ninguna alteracin. Todo el fragmento o prrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original. Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros casos del mismo oficio. El tipo de trato y/o relacin que se cumple por medio de este documento es el de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este documento servir para transcribir informes relevantes e importantes.
Membrete Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.
Lugar y fecha
Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se enva, el da, el mes y el ao en curso.
Numeracin
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorndum; la palabra oficio con maysculas, seguida del nmero de expedicin y separada por una lnea oblicua y, a continuacin, las siglas de la oficina de procedencia con letras maysculas, separada por una lnea oblicua y el ao en curso.
Destinatario
Es la parte que abarca cuatro lneas o ms, segn lo requerido. Aqu se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
Asunto
Es la cuarta parte y se escribe con maysculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicar en el cuerpo.
Referencia
Es la quinta parte que se usa, slo cuando es necesario mencionar la numeracin del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra tambin se escribe con mayscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.
Cuerpo o texto
Es la parte central del documento, donde se dar a conocer el mensaje de la comunicacin, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como: "Tengo a bien comunicarle..." "Me es muy grato comunicarle..." "Tengo el honor de dirigirme..."
Despedida
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesa. Existen, tambin, expresiones conocidas como: Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideracin y estima personal. Atentamente,
Firma y posfirma
Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, ms el sello respectivo.
Iniciales
Al igual que en el memorndum, las iniciales del remitente se escriben con letras maysculas y, en minsculas, las de la persona que mecanografi el documento.
Aqu se indica la documentacin que se adjunta al oficio, como catlogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
Anexo
Un anexo es una pgina que constituye un tipo de informacin de soporte enciclopdico, que aporta informacin relacionada
con artculos, pero que no es un artculo en s mismo. Este tipo de pginas utilizan el espacio de nombres especfico Anexo:, y se categorizan en la Categora:Anexos.
Distribucin
Se usa, generalmente, en los oficios mltiples; aqu se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio