Oficio (documento)

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Este aviso fue puesto el 11 de diciembre de 2013.

El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar

disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo
gestiones de acuerdos, de disposiciones, de felicitación, de colaboración, de
agradecimiento, etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones
como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y
oficinas de gobierno, entre otros.

Índice

 1Tipo de oficios
o 1.1Oficio múltiple
 2Partes del oficio
 3Referencias

Tipo de oficios[editar]
Oficio múltiple[editar]
Es un documento1 que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a más
de un destinatario, por esta razón las instituciones o dependencias incluyen el
número de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el
cargo , para especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto sirve, además, para
agilizar el proceso que dure la documentación.
El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes,
instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes
oficinas o despachos simultáneamente que nos ayuda a la compresión del
lector
El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y
horizontal. Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones
del mismo nivel o jerarquía.
La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple,
no obstante lo cual es importante recordar que:
El número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a
distribuir; en el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la
palabra distribución, que viene a ser la última parte de este tipo de oficio (véase
ejemplo). se da en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el
fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original.
Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros
casos del mismo oficio.
El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento es el
de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y
fuera. Este documento servirá para transcribir informes relevantes e
importantes.

Partes del oficio[editar]

 Membrete
Es el primero. Todas las empresas tienen
membrete, lo cual es muy importante para un
oficio.

 Año
Es la denominación que se le da al año actual.

 Lugar y fecha
Es la primera parte, en la que se escribe: el
lugar de donde se envía, el día, el mes y
el año en curso.

 Numeración
En esta parte se escriben los tres datos, al igual
que el memorándum; la palabra oficio con
mayúsculas, seguida del número de expedición
y separada por una línea oblicua y, a
continuación, las siglas de la oficina de
procedencia con letras mayúsculas, separada
por una línea oblicua y el año en curso.

 Destinatario
Es la parte que abarca cuatro líneas o más,
según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre
completo, el cargo y el lugar de la persona a
quien se dirige.

 Asunto
Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas
la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y
luego, en resumen, se indica con claridad el
mensaje del texto, que se explicará en el
cuerpo.

 Referencia
Es la quinta parte que se usa, solo cuando es
necesario mencionar la numeración del
documento recibido con anterioridad, a cuyo
contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra
también se escribe con mayúscula y debajo del
asunto.
En algunos casos esta parte del oficio se usa
para mencionar decretos, resoluciones,
directivas o convenios.

 Cuerpo o texto
Es la parte central del documento, donde se
dará a conocer el mensaje de la comunicación,
en forma clara y precisa y muy brevemente.
"Tengo a bien comunicarle..."
"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme..."

 Despedida
En la despedida debemos
demostrar amabilidad, cortesía.

 Firma y
posfirma
Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.
Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de
la persona que firma el documento, y a su vez
el cargo que le distingue, más
el sello respectivo.

 Inici
ales
Al igual que en el memorándum, las iniciales del
remitente se escriben con letras mayúsculas y,
en minúsculas, las de la persona que
mecanografió el documento.

 A
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Aquí se indica la documentación que se adjunta
al oficio,
como catálogos, revistas, tarjetas, programas,
etc.
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Se usa, generalmente, en los oficios múltiples;
aquí se menciona a las personas y las
dependencias a quienes va dirigido el oficio.

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