UNIVERSIDAD DE ANTOFAGASTA FACULTAD DE INGENIERIA PROGRAMA CISPI

Cmo confeccionar buenos informes?

1. Axiomas de la informacin: Informar consiste en entregar datos significativos a otras personas para que tomen conocimiento de algo, se den cuenta de lo que ocurre en un momento y lugar determinados, entiendan cmo y por qu suceden algunas cosas, saquen conclusiones y, eventualmente, tomen decisiones a partir de esos datos. Entregar datos es la manifestacin ms bsica de la comunicacin humana. Una persona tiene algo importante que decir a otro y el otro necesita saberlo. As, los datos fluyen de uno a otro en forma sucesiva y viceversa generando un intercambio que llamamos conversacin. La conversacin que entrega datos significativos es vital para el desarrollo de las relaciones humanas y permite el progreso de las organizaciones. Cuando muchas personas deben saber algo o cuando el tema a informar es relativamente complejo y su explicacin debe permanecer en el tiempo, es necesario elaborar un informe escrito de la manera ms clara y ordenada posible. Con todo, al escribir un informe hay que tener muy claro lo que se quiere informar, a quin se va a informar y cmo se va a informar. 2. Qu informar? Datos significativos son los datos importantes, los que son relevantes para comprender lo que se quiere comunicar, son los datos que no pueden faltar para que cualquier persona entienda lo que se quiere informar. Responden a las preguntas: Qu?, Quin?, Cundo?, Dnde?, Cmo?, Por qu?, Para qu?. De manera que en el informe se escriben las actividades realizadas o por realizar, las personas responsables de llevar a cabo esas actividades, cundo sern o fueron realizadas, dnde tuvieron o tendrn lugar, cmo deben ser desarrolladas. Una explicacin del por qu se hace lo que indica el informe y una clara definicin de los objetivos que persigue toda la accin. 3. A quin informar? Vale la pena detenerse en analizar cmo es el pblico que recibir el informe, porque el lenguaje que se ocupe, los ejemplos, las descripciones dependern en gran medida de lo que el pblico pueda entender. No es lo mismo elaborar un informe tcnico destinado a expertos es una materia, que entregar un informe a los operadores de un rea que no tienen el conocimiento especifico de algunos temas. Como regla general, conviene utilizar un lenguaje simple en ambos casos, y explicar los procesos complejos, a travs de tablas estadsticas, grficos, esquemas, fotos, mapas o planos.

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4. Cmo informar?: Lenguaje claro, conciso y correcto: Al escribir el informe es necesario ocupar un lenguaje claro, conciso y correcto, poniendo nfasis en las palabras clave, es decir, los verbos, los sustantivos y los adjetivos, usando oraciones simples y explcitas del tipo: sujeto + verbo + predicado. Para que el lenguaje sea claro es necesario conocer el verdadero significado de los verbos, sustantivos y adjetivos que sern ocupados en el informe. No conviene poner palabras muy rebuscadas que no pueda entender la mayora. Tampoco conviene usar siglas sin explicarlas, ni palabras en idioma extranjero que no sean ampliamente conocidas. La concisin tiene que ver con los aspectos especficos del tema a desarrollar en el informe. Se trata de ir al grano sin dar rodeos. Tratar especficamente el tpico que se quiere informar y no darle muchas vueltas al asunto. Un lenguaje correcto es el de la pureza gramatical, el ms adecuado para el auditorio que leer el informe, con palabras precisas que no impliquen un significado equvoco, sin errores de ortografa, puntuacin, acentuacin ni de redaccin. 5. Tipos de informe Definicin: Un informe es un documento que contiene datos significativos ordenados de manera clara y comprensible, destinados a un pblico o audiencia determinada con el propsito de darle a conocer, explicar o demostrarle algn asunto, problema, proceso, fenmeno, hecho o situacin. Los datos significativos son palabras claves (Verbos, sustantivos, adjetivos) ordenados en oraciones simples (Sujeto + verbo + predicado), que son apoyados por Tablas estadsticas, grficos, fotos, dibujos, mapas, planos y esquemas. Informe expositivo: Es el que sirve para exponer datos, hechos, situaciones, acciones pero sin mayor anlisis o interpretacin. No tienen conclusiones. Informe interpretativos: Es agregar una interpretacin o explicacin a los datos, hechos o situaciones. Generalmente se trata de una explicacin que aporta un experto en un tema y es preliminar para tomar decisiones, porque las recomendaciones de los expertos conducen la opinin de los receptores del informe. Informe demostrativo: Es aquel que utiliza todos los medios disponibles para probar determinados hechos, situaciones, fenmenos o procesos. Este tipo de informes siempre guan a una conclusin en la que se expresa la prueba de una hiptesis planteada como motivo de investigacin.

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6. Estructura de los informes a) Introduccin: Debe ser breve y consistente (una sola carilla). En ella se expone en sntesis: - La situacin o hecho que motiva el informe - El objetivo propuesto - El mtodo utilizado - Las fuentes de informacin - Se presenta el trabajo y, - A veces, se incluyen las dificultades o ventajas en la realizacin del trabajo. b) Texto y conclusiones: Constituyen la parte medular del trabajo y dependen del tipo de informe que estemos elaborando. En trminos generales, en el desarrollo de informes con conclusiones al final la estructura del texto es como sigue: - Objetivo general del informe - Objetivos especficos - Fundamentacin (Motivacin de la investigacin o planteamiento de hiptesis) - Explicacin de la metodologa adoptada - Presentacin de datos recopilados de las fuentes de informacin - Aplicacin de la metodologa - Resultados obtenidos - Conclusiones o recomendaciones. c) Apndices: Algunos datos recopilados, las entrevistas con fuentes de informacin vivas y todo el material de apoyo como planos, mapas, grficos, ilustraciones y tablas estadsticas, muchas veces constituye un material de referencia muy extenso, por lo que conviene anexarlo al final del informe como apndices, a menos que su extensin sea tan pequea que quepan dentro del desarrollo del informe sin entorpecer la lectura y la comprensin del mismo. d) Bibliografa: En esta seccin deben sealarse todos los libros, publicaciones, revistas o artculos utilizados en la preparacin del informe. Incluyendo a sus respectivos autores y fechas de edicin. e) Tapa: Es la presentacin inicial del informe. En ella debe incluirse el membrete o logo de la empresa, el ttulo del informe, el nombre completo del autor o de los autores y la fecha en que se entreg el documento. f) Indice: Debe incluir en forma secuencial todos los ttulos y subttulos contenidos en el documento, indicando la pgina donde se encuentran. Naturalmente se escribe cuando el texto final est impreso. g) Fe de errata: Revisin posterior a la impresin en caso necesario de rectificar algn error involuntario de tipeo o redaccin. 7. Recomendaciones finales Argumentar en forma clara y comprensible Fundamentar las aseveraciones con datos precisos o hechos comprobados Apoyar las conclusiones con datos especficos Ms vale describir hechos que abundar en palabras

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Considerar la posibilidad de haberse equivocado en apreciaciones y basar las opiniones en las pruebas que entrega el informe. La extensin del documento debe ser proporcional a la complejidad del tema Los informes sirven para mostrar y demostrar En la redaccin conviene hablar de manera impersonal (Ej. : Se trata de...) o en primera persona plural (Ej. : Creemos que...) Ir directo al grano, evitar el lenguaje florido con trminos rebuscados. Usar frases cortas, sencillas y claras. (Sujeto + Verbo + Predicado) El lenguaje debe ir de acuerdo a quien leer el informe, evitando tecnicismos y palabras extranjeras. Cuidar la ortografa, puntuacin, acentuacin y redaccin. Las citas textuales deben ser puestas entre comillas y numeradas correlativamente. No olvide sealar toda la bibliografa utilizada en el trabajo. Procurar una buena presentacin esttica del documento. (Limpieza, pulcritud) Los tipos o letras deben ser legibles no muy grandes ni muy pequeos (Entre 10 y 12 puntos evitando los tipos fantasiosos, cmicos o estilos manuscrito).