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FORMATO 1

Modelo de la pasta de informe

CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO


(arial 16)

UNIDAD ADMINISTRATIVA DE CONTROL


(arial 12)

NMERO DEL INFORME (arial 12) (Siglas de la unidad administrativa de control, guin, nmero secuencial de 4 dgitos, guin, ao de presentacin de 4 dgitos)

NOMBRE DE LA ENTIDAD EXAMINADA


(arial 12)

INFORME GENERAL (arial 10)

Informe de Auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica o EXAMEN ESPECIAL a: nombre de la cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.) de (nombre de la entidad); por el ejercicio econmico (o a una fecha determinada o por el perodo comprendido entre el y el ) (incluir fecha en forma de texto). (arial 10)

FORMATO 1a

Modelo de cartula de informe

NOMBRE DE LA ENTIDAD QUE FUE INTERVENIDA

Auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica o EXAMEN ESPECIAL a: nombre de la cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.) de (nombre de la entidad); por el ejercicio econmico (o a una fecha determinada o por el perodo comprendido entre el y el ) (incluir fecha en forma de texto).

NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE CONTROL Ciudad - Ecuador

FORMATO 2

Modelo de carta de presentacin

Ref: Informe aprobado el (fecha de aprobacin, cargo y firma)

Ciudad, Seor/a Cargo Entidad Presente o ciudad (cuando sea la misma ciudad del remitente) Nombre de la ciudad y provincia (cuando sea fuera de la ciudad) De mi consideracin: La Contralora General del Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efecto la auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica o el examen especial a nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.), de (nombre de la entidad), por el perodo comprendido entre el y el (o a una fecha determinada) (sealar las fechas en forma de texto). Nuestra accin de control se efectu de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditora Gubernamental emitidas por la Contralora General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la informacin y la documentacin examinada no contienen exposiciones errneas de carcter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, polticas y dems normas aplicables. Debido a la naturaleza de la accin de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el artculo 92 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carcter de obligatorio. Atentamente, Dios, Patria y Libertad,

f) Servidor/a a cargo de la unidad administrativa de control que suscribe la carta de presentacin y el informe
NOTA: Se excepta este modelo de carta de presentacin para la auditora financiera; en el Manual respectivo, constan los tipos de dictamen que se pueden utilizar.

FORMATO 3

Modelo de informe de examen especial

CAPTULO I INFORMACIN INTRODUCTORIA Motivo del examen Se sealar el nombre de la entidad examinada y el nmero y fecha de la orden de trabajo; adems se precisar si el examen se realiz en cumplimiento del plan operativo de control del ao, de la unidad de auditora o si obedece a un imprevisto autorizado, citando el nmero y fecha de tal autorizacin, as como las modificaciones si las hubiere. Para el caso de las auditoras internas, en los exmenes imprevistos, se sealar la autorizacin expresa de la autoridad competente. Objetivos del examen Se indicarn los objetivos generales incluidos en la orden de trabajo, que tendrn relacin directa con la naturaleza del examen; as como los objetivos especficos establecidos en la planificacin del examen. Alcance del examen Se describir el trabajo realizado, con indicacin de: componentes, reas, rubros, cuentas, obras, proyectos, contratos, procesos o actividades examinadas y el perodo cubierto. Deber guardar conformidad con la orden de trabajo y sus modificaciones o ampliaciones debidamente autorizadas. Se indicar en un prrafo informativo, lo relacionado con exmenes realizados por la Contralora General del Estado y/o por la unidad de auditora interna de la entidad examinada y/o por firmas privadas de auditora, relacionados con alcance del examen que se ejecut. Limitacin al alcance Se sealarn limitaciones nicamente en los casos en que exista imposibilidad prctica de aplicar un procedimiento de auditora por restricciones o impedimentos impuestos por la administracin de la entidad o terceros relacionados. Base legal Se consignar la disposicin legal en la cual consta la creacin o constitucin de la entidad y sus reformas. Estructura orgnica Se sealar la estructura orgnica vigente de la entidad o de la unidad o rea examinada, segn corresponda, con el propsito de ubicar al lector en el campo de accin del examen, a la fecha de corte de la auditora. Objetivos de la entidad A fin de dar a conocer los objetivos que la entidad pretende alcanzar a travs de sus unidades, reas o actividades, se revelarn aquellos que constan en la normativa de creacin o en el plan estratgico de la misma y que estn relacionados con el objeto de la accin de control. 1

Monto de recursos examinados Se consignar el monto de los recursos analizados en el examen especial al rubro, componente, rea o proyecto. La informacin incluir las fuentes de financiamiento de la entidad, en valores efectivos correspondientes al perodo examinado. Pudiendo ser indeterminado, para el caso que involucra aspectos ambientales no susceptibles de una valoracin directa. Informacin del proyecto En los informes de examen especial de ingeniera, se incluir como parte de la informacin introductoria, el detalle de cada una de las obras y/o proyectos que fueron examinados en la ejecucin de la accin de control, con sus respectivos montos. Servidores relacionados Se realizar un detalle de los nombres, apellidos, cargo y perodo de gestin de los servidores principales, que actuaron durante el perodo de las operaciones examinadas y se presentar como anexo al informe. CAPTULO II RESULTADOS DEL EXAMEN En este captulo se desarrollarn los comentarios sobre cada una de las reas, rubros, cuentas, obras, proyectos, contratos, componentes, procesos y actividades examinadas, bajo un ttulo que identifique la naturaleza de los hallazgos y guarde concordancia con los asuntos tratados. Los comentarios contendrn los cuatro atributos del hallazgo: condicin, criterio, causa y efecto, sern redactados con claridad y objetividad, sin revelar los procedimientos de auditora empleados; se organizarn y se presentarn de acuerdo a la importancia relativa o materialidad y, de ser el caso, sern complementados con el uso de grficos, cuadros comparativos y explicaciones. No se incluirn trminos como a la fecha o en la actualidad, se precisar la fecha del evento o hecho, su efecto en lo posible ser cuantificado y las conclusiones y recomendaciones guardarn relacin directa con lo comentado. En los comentarios no se detallar los nombres de los servidores o ex servidores de la entidad examinada, ni de las personas naturales relacionadas con el examen, sino, nicamente, la denominacin del cargo o funcin que desempearon; en el caso de transcripciones, en lugar de los nombres, se pondrn tres puntos suspensivos. No se especificar el grado de responsabilidad que podra derivarse del examen, ni se tipificar penalmente los hallazgos. El primer comentario se referir al cumplimiento de las recomendaciones formuladas en los informes de exmenes especiales o auditoras realizadas, anteriormente, por la Contralora General del Estado, por la unidad de auditora interna o por firmas privadas de auditora, haciendo referencia concreta a los informes relacionados con el examen que se ejecuta, las fechas de aprobacin y de recepcin en la entidad. Se detallarn las recomendaciones incumplidas, la opinin de los servidores de la entidad sobre su falta de cumplimiento y la descripcin de la situacin actual que sustenta el criterio del auditor respecto al incumplimiento o cumplimiento parcial. De existir un nmero considerable de recomendaciones incumplidas, stas sern presentadas en un anexo al informe. 2

A continuacin, se revelarn los comentarios sobre las deficiencias de control interno identificadas y no solucionadas en el transcurso del examen. Los dems comentarios, conclusiones y recomendaciones se organizarn y se presentarn de acuerdo con la naturaleza del examen en el siguiente orden: a) En exmenes especiales de carcter financiero, los comentarios se expresarn de acuerdo al orden de presentacin de las cuentas en los estados financieros y, dentro de stos, de acuerdo a su importancia.
b) En exmenes especiales de carcter administrativo, operacional y de proyectos, los

comentarios constarn de acuerdo a su importancia. Las opiniones de los servidores o de terceros, recibidas durante el desarrollo del examen, como respuesta a requerimientos del auditor o por voluntad propia, sern parte integrante del comentario. El auditor emitir su opinin y expresar si los puntos de vista de los servidores o de terceros ratifican o rectifican el criterio de auditora. Las acciones tomadas por la entidad sern consideradas por el auditor a fin de fortalecer las conclusiones y recopilar mayor evidencia documental sobre los resultados reflejados en el informe. Los hechos posteriores a la fecha de corte del perodo examinado que pueden tener efecto sobre los resultados del examen, previo el anlisis de su importancia y pertinencia, sern revelados en el informe, considerando la evidencia documental existente, se presentarn despus de la conclusin, bajo el subttulo: Hecho Subsecuente, cuando se relacione con el comentario; caso contrario, sern revelados al final del informe. Las conclusiones son juicios profesionales que realiza el auditor como resultado de los hallazgos y se estructurarn tomando en cuenta la condicin, causa y efecto del mismo. Las conclusiones resumen el resultado del trabajo realizado y debern ser redactadas en forma separada y bajo el ttulo de Conclusin o Conclusiones. A continuacin constarn las recomendaciones que contribuirn a presentar soluciones para resolver los problemas o desviaciones identificados y estarn dirigidas a los servidores responsables de implantarlas y de asegurar su cumplimiento. Las recomendaciones estarn numeradas en forma ascendente, de acuerdo a su presentacin, bajo el ttulo de Recomendacin o Recomendaciones, se redactarn en oraciones afirmativas y simples, evitando incluir expresiones como inmediatamente o sin demora o cualquier otra expresin con tono imperativo. No se sugerir el acatamiento de disposiciones legales, reglamentarias o normativas o, en general, de acciones cuyo cumplimiento dependa de un tercero. Si en el transcurso de la ejecucin del examen especial se desprendieren hechos que ameriten la emisin de informes con indicios de responsabilidad penal, stos, dichos o enunciados de manera general y sin sealamiento de responsables, se debern incluir en el informe general, para la determinacin de las responsabilidades administrativas y civiles a que haya lugar. Anexos del informe Contendrn informacin relacionada con asuntos tratados en el cuerpo del informe que permitan aclarar aspectos tcnicos y sustentar hallazgos significativos, generalmente cuadros o detalles. Sern, entre otros, los siguientes: 3

Anexo 1.- Nmina de servidores relacionados con el examen. Anexo 2.- Recomendaciones incumplidas si el caso amerita.

Cuando sea estrictamente necesario, se elaborarn anexos adicionales siempre que stos sean realmente imprescindibles. Es recomendable incluir, en forma resumida, todo el material explicativo dentro de los comentarios o en el texto del informe.

f) Servidor/a a cargo de la unidad administrativa de control que emite el informe


NOTA: por tratarse de un modelo especfico de informe de examen especial, para las dems actividades de control (auditora financiera, de gestin, ambiental o informtica), se considerar lo establecido en los manuales, guas, reglamentos o instructivos de auditora respectivos, que para el efecto se hayan emitido y se encuentren vigentes.

FORMATO 4

Sntesis del informe

CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO SNTESIS DEL INFORME


1. Informacin general Unidad Administrativa de Control: Ciudad: Accin de control: Perodo examinado: Nombre: Direccin: Monto de recursos examinados: 2. Principales hallazgos Ttulo del comentario y breve resumen de la conclusin y recomendacin, incluyendo datos referentes a las desviaciones detectadas Ref. Pg. Inf. Desde: Hasta: No. NIS: O/T No. Fecha: Imprevisto Entidad examinada Planificado Motivo del examen

3. Presuntos sujetos de responsabilidad Nombres y apellidos No. de la responsabilidad segn el oficio resumen Cargos
No. Administrativa culposa Multa Destitucin USD No. de la Responsabilidad Civil culposa Directa Solidaria Principal Subsidiaria Valor USD

Responsabilidad civil culposa

Indicios de responsabilidad penal Resumen de hecho (s) o hallazgo (s) que consta (n) en el informe de indicios de responsabilidad penal.

Detalle de personas que tienen relacin directa con los hechos constitutivos del indicio: Hacer referencia a los nombres, apellidos y cargos.

4. Resumen de montos totales de las responsabilidades sugeridas Tipo de responsabilidad: V/parcial USD Total responsabilidades administrativas culposas Total responsabilidades civiles culposas Responsabilidad civil o glosa Orden de reintegro Total indicios de responsabilidad penal TOTAL USD 5.- Equipo de auditora multidisciplinario Nombres y apellidos Supervisor: Jefe de equipo: Personal operativo:

V/total USD

f).. (Servidor/a a cargo de la unidad administrativa de control que emite la sntesis)


Ciudad:_______________________________ Fecha:_______________________________

FORMATO 5

Memorando para remitir informe para aprobacin de la autoridad

NIS: MEMORANDO: (nmero y siglas)


Para: De: Asunto: Fecha: Contralor General del Estado, Subcontralor General o Director Regional Servidor/a a cargo de la unidad administrativa de control que suscribe el informe, Supervisor y Jefe de Equipo Se remite informe para aprobacin.

Para su conocimiento y aprobacin, adjunto al presente memorando encontrar los originales del informe correspondiente a la orden de trabajo NIS, sntesis, notificaciones de inicio, convocatorias a conferencia final, actas y documentos de respaldo, de la auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica) (o el examen especial) a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.), en (nombre de la entidad), por el perodo comprendido entre el y el. (o a una fecha determinada) ( sealar las fechas en forma de texto). Nuestra accin de control se efectu de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditora Gubernamental emitidas por la Contralora General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable que la informacin y la documentacin examinada no contiene exposiciones errneas de carcter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, polticas y dems normas aplicables. Como resultado del anlisis, el informe se encuentra sustentado en los respectivos papeles de trabajo.

f) Servidor/a a cargo de la unidad administrativa de control que emite el informe

f) Supervisor/a

f) Jefe/a de Equipo

Adjunto:

1 informe original Sntesis Notificaciones de inicio, convocatorias a conferencia final, actas y documentos de respaldo, originales

FORMATO 5

Oficio para remitir informe para aprobacin de la autoridad emitido por las unidades de auditora interna

Oficio (Nmero y siglas de la unidad administrativa de control) Seccin: (Sealar el nombre de la unidad de auditora interna) Asunto: Se remite informe para aprobacin. (Ciudad), (fecha) Seor o ttulo Nombres y apellidos Director de Auditoras Internas o Director Regional Contralora General del Estado Ciudad.De mi consideracin: En cumplimiento a lo establecido en el artculo 26 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, para su conocimiento y trmite de aprobacin, remito un ejemplar del informe y la documentacin que se detalla a continuacin, del examen (o auditora, sealar la modalidad) efectuada a.. (sealar el rea, rubro, programa, proyecto o actividad examinada) de.. (sealar la entidad), por el perodo comprendido entre. (sealar en forma literal la fecha de inicio y trmino del perodo bajo examen): Descripcin del documento Informe suscrito por el titular de la UAI Sntesis del informe Notificaciones de inicio Comunicaciones provisionales de resultados Convocatorias para la conferencia final Acta (s) de conferencia final Anexos del Informe Proyecto de oficio resumen Anexos del oficio resumen No. de Pginas

El informe y documentacin antes referida se encuentran sustentados en los respectivos papeles de trabajo, se efectuaron bajo principios de calidad aplicados en todo el proceso de la auditora, en cumplimiento de las Normas Ecuatorianas de Auditora y observando el debido proceso. Atentamente,

(Nombre y firma) Titular de la Unidad de la Unidad de la Auditora Interna

(Nombre y firma) Supervisor

(Nombre y firma) Jefe de Equipo

FORMATO 6

Notificacin de inicio de auditora o examen especial a la mxima autoridad de la entidad a examinar

OFICIO
Seccin: Asunto:

No. (Nmero y siglas unidad administrativa de control) (UNIDAD ADMINISTRATIVA DE CONTROL) Notificacin de inicio de accin de control

Ciudad, Ttulo acadmico o seor/a Nombres y apellidos Cargo de la mxima autoridad Nombre de la entidad Direccin comercial o domicilio Presente o Ciudad (cuando sea la misma ciudad del remitente), Ciudad y provincia (cuando sea fuera de la ciudad) De mi consideracin: De conformidad con lo dispuesto en los artculos 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y 20 de su Reglamento, notifico a usted, que la (nombre de la unidad administrativa de control), iniciar la auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica) (o el examen especial) a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.), en (nombre de la entidad), por el perodo comprendido entre el y el. (o a una fecha determinada) ( sealar las fechas en forma de texto). Los objetivos generales de la accin de control son: Para esta accin de control el equipo de auditores estar conformado por los seores: NN, Supervisor, NN, Jefe de Equipo y NN, auditores; por lo que se servir disponer se preste la colaboracin necesaria para la ejecucin del trabajo indicado. Agradecer enviar respuesta a nuestra oficina ubicada en (direccin de la unidad administrativa de control), sealando sus nombres y apellidos completos, direccin domiciliaria completa, nombre y direccin de su lugar de trabajo, nmeros de telfono del domicilio, trabajo y celular; cargo y perodo de gestin y copia legible de su cdula de ciudadana. Atentamente, Dios, Patria y Libertad,

f) Servidor/a a cargo de la unidad administrativa de control

FORMATO 6

Notificacin de inicio de auditora o examen especial a los dignatarios, servidores, ex servidores y dems personas relacionadas con el examen

OFICIO
Seccin: Asunto:

No. (Nmero y siglas unidad administrativa de control) (UNIDAD ADMINISTRATIVA DE CONTROL) Notificacin de inicio de accin de control

Ciudad, Ttulo acadmico o seor/a Nombres y apellidos Cargo desempeado (o que desempe) Nombre de la entidad Direccin comercial o domicilio Presente o Ciudad (cuando sea la misma ciudad del remitente), Ciudad y provincia (cuando sea fuera de la ciudad)

De mi consideracin: De conformidad con lo dispuesto en los artculos 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y 21 de su Reglamento, notifico a usted, que la (nombre de la unidad administrativa de control), se encuentra realizando la auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica) (o el examen especial) a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.), en (nombre de la entidad), por el perodo comprendido entre el y el (o a una fecha determinada) (sealar las fechas en forma de texto). Los objetivos generales de la accin de control son: Agradecer enviar respuesta a nuestra oficina ubicada en (lugar donde se encuentran realizando las labores de control o a la (nombre de la unidad administrativa de control) de la Contralora General del Estado, direccin postal de la matriz para Quito y la correspondiente a las Delegaciones Provinciales, para el resto del pas o del edificio en el cual funcione la unidad de auditora interna), sealando sus nombres y apellidos completos, direccin domiciliaria completa, nombre y direccin de su lugar de trabajo, nmeros de telfono de casa, trabajo y celular, cargo y perodo de gestin y copia legible de su cdula de ciudadana. Atentamente,

Nombre del Jefe/a de Equipo Auditor/a de (identificar la unidad administrativa de control externo o interno)

FORMATO 7

Para la publicacin por la prensa en caso de desconocer domicilio de ex servidores, personas naturales o jurdicas y herederos del servidor/es fallecido/s o terceros relacionados con la accin de control, se observarn los siguientes pasos: 1.- Elaboracin del Memorando de solicitud de publicacin por la prensa

NIS: MEMORANDO: (Nmero y siglas de la unidad administrativa de control) Para: De: Asunto: Fecha: Servidor/a que autoriza la publicacin por la prensa. Servidor/a a cargo de la unidad administrativa de control que solicita la publicacin Se solicita publicacin por la prensa

La (unidad administrativa de control), en cumplimiento a la Orden de Trabajo de, (sealar la fecha en forma de texto) est realizando la auditora (financiera, de gestin , ambiental) (o el examen especial) a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.), en la (nombre de la entidad), por el perodo comprendido entre el y el . (o a una fecha determinada) (fechas en forma de texto) . En razn de que se desconoce la direccin actual de los (detallar los nombres, apellidos, cargos de los ex servidores/as, personas naturales o jurdicas y herederos del servidor/es fallecido/s relacionados con la accin de control), quienes participaron en el perodo de gestin del examen citado, solicito autorizar la publicacin por la prensa de la notificacin de inicio de la auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica) (o del examen especial) (o convocatoria a lectura del borrador del informe), en cumplimiento a lo que dispone el artculo 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado.

f) Servidor/a a cargo de la unidad administrativa de control que solicita la publicacin Adj.: Notificacin

FORMATO 7a

2.- Llenar el formulario de antecedentes para la publicacin por la prensa

ANTECEDENTES PARA LA PUBLICACIN POR LA PRENSA NOTIFICACIN. CONVOCATORIA. OTRAS. ESPECIFIQUE...................

INSTITUCIN EXAMINADA: UNIDAD RESPONSABLE:.

PERSONAS A LAS QUE SE DEBE NOTIFICAR O CONVOCAR

No. 1 2 3 4 5 6 7

NOMBRES Y APELLIDOS

CARGO

PERIODO DE GESTIN

SERVIDORES/AS RESPONSABLES DE NOTIFICAR O CONVOCAR. .

f) Servidor/a a cargo de la unidad administrativa de control que solicita la publicacin

FORMATO 7b

3.- Notificaciones de inicio de la accin de control, a ser publicadas por la prensa.

CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO NOTIFICACIN

De conformidad con lo que disponen los artculos 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y 21, letras b) y c) de su Reglamento, por desconocer sus domicilios actuales, se notifica a los seores/as: (detallar los nombres, apellidos, nmeros de cdula de ciudadana, cargos de los ex servidores/as o personas naturales o jurdicas relacionadas con la accin de control), que la Contralora General del Estado, a travs de la (nombre de la unidad administrativa de control), se encuentra realizando la auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica) (o el examen especial), a (nombre de la entidad), por el perodo comprendido entre el y el (o a una fecha determinada) (sealar las fechas en forma de texto), a fin de que ejerzan su derecho a la defensa, proporcionen los elementos de juicio que estimen pertinentes y sealen domicilio para futuras notificaciones.

Nombre del Servidor/a autorizado para la publicacin CARGO

(Siglas del servidor/a a cargo de la unidad administrativa de control que solicita la publicacin) (AAAA-MM-DD)

FORMATO 7c

Notificaciones de inicio de la accin de control a herederos, a ser publicadas por la prensa.

CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO NOTIFICACIN A HEREDEROS

De conformidad con lo que disponen los artculos 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado; 21, letras b) y c) de su Reglamento y artculo 82 del Cdigo de Procedimiento Civil, se notifica a los herederos/as del seor/a (nombres y apellidos del servidor/es fallecido/s, nmero de cdula de ciudadana y cargo que desempe) que la Contralora General del Estado, a travs de la (nombre de la unidad administrativa de control que realiza la accin de control), se encuentra realizando una auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica) (o examen especial) a (nombre de la entidad), por el perodo comprendido entre el y el( o a una fecha determinada) (sealar las fechas en forma de texto), a fin de que ejerzan su derecho a la defensa, proporcionen los elementos de juicio que estimen pertinentes y sealen domicilio para futuras notificaciones.

Nombre del Servidor/a autorizado para la publicacin CARGO

(Siglas del servidor/a a cargo de la unidad administrativa de control que solicita la publicacin) l(AAAA-MM-DD)

FORMATO 7d

Convocatoria a la conferencia final para la publicacin por la prensa

CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO CONVOCATORIA

De conformidad con lo que disponen los artculos 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y 23 de su Reglamento, por desconocer sus domicilios actuales, se convoca a al seor/es: (detallar los nombres, apellidos, nmeros de cdula de ciudadana, cargos o razn social de los ex servidores/as o personas naturales o jurdicas relacionadas con la accin de control), a la conferencia final de comunicacin de resultados, mediante la lectura del borrador de informe de la auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica) (o del informe del examen especial) practicado por (nombre de la unidad administrativa de control que realiza la accin de control) de la Contralora General del Estado a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.), del (nombre de la entidad), por el perodo comprendido entre el y el (o a una fecha determinada) (sealar las fechas en forma de texto). Diligencia que se realizar el da (fecha en forma de texto) y hora., en (lugar, direccin y ubicacin de la sala en que se realizar la conferencia).

Nombre del Servidor/a autorizado para la publicacin CARGO

(Siglas del servidor/a a cargo de la unidad administrativa de control que solicita la publicacin) (AAAA-MM-DD)

FORMATO 7e

Convocatoria a la conferencia final para la publicacin por la prensa a herederos

CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO CONVOCATORIA A HEREDEROS

De conformidad con lo que disponen los artculos 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y 23 de su Reglamento y 82 del Cdigo de Procedimiento Civil, se convoca a los herederos del seor/a: (nombres y apellidos del servidor/a fallecido, nmeros de cdula de ciudadana y cargo desempeado), a la conferencia final de comunicacin de resultados, mediante la lectura del borrador del informe de la auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica) (o del examen especial) practicado por (nombre de la unidad administrativa de control que realiza la accin de control) de la Contralora General del Estado a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.), del (nombre de la entidad), por el perodo comprendido entre el y el (o a una fecha determinada) (sealar las fechas en forma de texto). Diligencia que se realizar el da, (fecha en forma de texto) y hora, en (lugar, direccin y ubicacin de la sala en que se realizar la conferencia).

Nombre del Servidor/a autorizado para la publicacin CARGO

(Siglas del servidor/a a cargo de la unidad administrativa de control que solicita la publicacin) (AAAA-MM-DD)

FORMATO 8

Convocatoria a la conferencia final

OFICIO
Seccin: Asunto:

No. (Nmero y siglas unidad administrativa de control) (UNIDAD ADMINISTRATIVA DE CONTROL) Convocatoria a la conferencia final

Ciudad,

Ttulo acadmico o seor/a Nombres y apellidos Cargo que desempea o desempe Nombre de la entidad Direccin comercial o domicilio Presente o Ciudad (cuando sea la misma ciudad del remitente), Ciudad y provincia (cuando sea fuera de la ciudad) De mi consideracin: De conformidad con lo dispuesto en los artculos 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y 23 de su Reglamento, convoco a usted a la conferencia final de comunicacin de resultados mediante la lectura del borrador del informe de la auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica) o (del examen especial a nombre de la cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.) de (nombre de la entidad examinada), por el perodo comprendido entre el y el ( o a una fecha determinada) (sealar las fechas en forma de texto), realizado por (nombre de la unidad administrativa de control) mediante orden de trabajo (nmero) de (fecha en forma de texto). La diligencia se llevar a cabo en (lugar donde se realizar la lectura del informe), ubicado en (direccin), el da.(indicar la fecha en forma de texto y la hora). En caso de no poder asistir personalmente, agradecer notificar por escrito, indicando los nombres, apellidos y nmero de cdula de ciudadana de la persona que participar en su representacin.

Atentamente,

Nombre del Jefe/a de Equipo Auditor/a de (identificar la unidad administrativa de control externo o interno)

FORMATO 9

Modelo de acta de comunicacin de resultados y conferencia final

ACTA DE CONFERENCIA FINAL DE COMUNICACIN DE RESULTADOS CONTENIDOS EN EL BORRADOR DEL INFORME DE LA AUDITORA (FINANCIERA, DE GESTIN, AMBIENTAL O INFORMTICA) O (DEL EXAMEN ESPECIAL A nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.), DE (nombre de la entidad). POR EL PERODO COMPRENDIDO ENTRE EL Y EL.(o a una fecha determinada) (fechas en forma de texto) En la ciudad de , provincia de , a los (poner fecha y ao en letras), a las (hora en letras), los/as suscritos/as: (nombres y apellidos del servidor/a a cargo de la unidad administrativa de control o su delegado/a, supervisor/a y jefe/a de equipo), se constituyen en (indicar el lugar donde se efectu la lectura), con el objeto de dejar constancia de la comunicacin final de resultados mediante la lectura del borrador del informe de la auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica) (o del examen especia) a (nombre de la cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.), de (poner el nombre de la entidad), por el perodo comprendido entre el y el (o a una fecha determinada) (sealar las fechas en forma de texto), que fue realizado por (nombre de la unidad administrativa de control) de conformidad a la orden de trabajo (nmero) de (fecha en forma de texto). En cumplimiento del inciso final del artculo 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, se convoc mediante oficio circular (nmero) de (fecha en forma de texto), a los servidores, ex servidores y personas relacionadas con el examen, para que asistan a la presente diligencia, misma que se cumpli en los trminos previstos por la ley y las normas profesionales sobre la materia. Al efecto, en presencia de los abajo firmantes, se procedi a la lectura del borrador del informe y se analizaron los resultados del examen constantes en los comentarios, conclusiones y recomendaciones. Para constancia de lo actuado, las personas asistentes suscriben la presente acta en dos ejemplares de igual tenor.
NOMBRES Y APELLIDOS CARGO FIRMA CDULA DE CIUDADANA

FORMATO 10
<

Resumen de documentos

ENTIDAD EXAMINADA: ____________________________________________________


RESUMEN DE DOCUMENTOS DE: NOTIFICACIN DE INICIO DE LA ACCION DE CONTROL, COMUNICACIN DE RESULTADOS Y CONVOCATORIA A LA CONFERENCIA FINAL
NOTIFICACIN DE INICIO DEL EXAMEN FC No. OFICIO FECHA FC COMUNICACIN RESULTADOS No. OFICIO FECHA RESPUESTA AUDITADO No. OFICIO FECHA PROCESAMIENTO EQUIPO AUDITORA AT AP NA FC CONVOCATORIA A LA CONFERENCIA FINAL No. OFICIO FECHA RESPUESTA DEL AUDITADO AL BORRADOR DE INFORME No. FECHA OFICIO PROCESAMIENTO EQUIPO DE AUDITORA AT AP NA

PERSONAS RELACIONADAS CON EL EXAMEN O MATERIA DE ANLISIS Cdula de ciudadana Perodo gestin Direccin domicilio

APELLIDOS Y NOMBRES

CARGO

AUDITOR/A JEFE/A DE EQUIPO

.. SUPERVISOR/A DEL EQUIPO

Servidor/a a cargo de la unidad administrativa de control

. LUGAR Y FECHA

EXPLICACIN DE SIGLAS EMPLEADAS: FC = FORMA DE COMUNICACIN: 1: NOTIFICACIN PERSONAL; 2: NOTIFICACIN POR CORREO CERTIFICADO 3: NOTIFICACIN POR LA PRENSA (Inicio, convocatoria) AT: ACEPTACIN TOTAL AP: ACEPTACIN PARCIAL NA: NO HUBO ACEPTACIN

FORMATO 12

Oficio resumen

Oficio (Nmero y siglas de la unidad administrativa de control) Seccin: Asunto: (Unidad Administrativa de Control) Resumen (informe No. aprobado el )

(Ciudad), (fecha)

Ttulo acadmico o seor/a Nombres y apellidos Cargo de la mxima autoridad Nombre de la entidad Direccin comercial o domicilio Presente o Ciudad (cuando sea la misma ciudad del remitente), Ciudad y provincia (cuando sea fuera de la ciudad)

De mi consideracin: La auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica o el examen especial) efectuada a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.), por el perodo comprendido entre el y el (o a una fecha determinada) (sealar las fechas en forma de texto), de (nombre de la entidad), se realiz con cargo al plan operativo de control del (o con cargo a imprevistos del) ao de la (unidad administrativa de control de la Contralora General del Estado) (o unidad de auditora interna de la entidad respectiva) y en cumplimiento a la orden de trabajo (nmero) de (sealar las fechas en forma de texto). De conformidad con lo dispuesto en los artculos 12 y 14, reformados, del Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades, 39, 45, 52 y 53, (segn corresponda) de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, a continuacin se detallan los hechos que ameritaran la predeterminacin de responsabilidades administrativas y civiles culposas (segn corresponda). I. ADMINISTRATIVAS CULPOSAS Ttulo del comentario (Pg. Inf.) Breve descripcin de los hechos que motivaron la incorporacin de los comentarios y conclusiones pertinentes en el informe, con especificacin de los cargos y perodos de actuacin, sin sealar nombres ni utilizar la frase en contra de. Se revelarn las disposiciones legales inobservadas en el siguiente orden: Constitucin de la Repblica del Ecuador, leyes, reglamentos, normas de control interno, manuales, instructivos y disposiciones administrativas. 1

Por los actos y hechos relatados, fundamentado en las disposiciones contenidas en el nmero 2, del artculo 212 de la Constitucin de la Repblica del Ecuador; y, en la facultad determinada en los artculos 31, nmero 34, y 46 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, comunico a usted que se est notificando a los servidores/as responsables sobre las desviaciones administrativas detectadas, que hacen mrito para el prestablecimiento de responsabilidades administrativas, concedindoles el plazo improrrogable de treinta das, para que ejerzan su derecho a la defensa, conforme lo dispone el artculo 56 letra a) del Reglamento de la referida Ley Orgnica, luego del cual se expedir la Resolucin que corresponda. II. CIVILES CULPOSAS (GLOSA U ORDEN DE REINTEGRO PAGO INDEBIDO) Ttulo del comentario (Pg. Inf.) Breve descripcin de los hechos que motivaron los comentarios y conclusiones contenidos en el informe, estableciendo la accin contraria al ordenamiento jurdico de los servidores o del tercero relacionado con la administracin pblica, con especificacin de los cargos y perodos de actuacin, sin sealar nombres ni utilizar la frase en contra de y el perjuicio econmico o patrimonial ocasionado a la entidad. Responden solidariamente o subsidiariamente: (servidores o del tercero relacionado con la administracin pblica, con especificacin de los cargos y perodos de actuacin, sin sealar nombres) Se revelarn las disposiciones legales inobservadas en el siguiente orden: Constitucin de la Repblica del Ecuador, leyes, reglamentos, normas de control interno, manuales, instructivos y disposiciones administrativas. Por los actos y hechos relatados, fundamentado en las disposiciones contenidas en el nmero 2, del artculo 212 de la Constitucin de la Repblica del Ecuador, y en la facultad sealada en los artculos 31, nmero 34, 53 y 55 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, comunico a usted que se est notificando a los servidores/as responsables sobre las glosas (y/o rdenes de reintegro), concedindoles el plazo improrrogable de sesenta (y/o noventa das), para que ejerzan su derecho a la defensa, conforme lo dispone el artculo 56 letras b) y c) respectivamente del Reglamento de la referida Ley Orgnica. Agradecer a usted seor disponer, se adopten de manera inmediata los correctivos necesarios que impidan la reincidencia de las desviaciones administrativas relatadas, lo que les permitir contar con un slido sistema de control interno, administrativo y financiero; y verificar la aplicacin de las recomendaciones que constan en el informe en referencia, las que sern objeto de seguimiento en una nueva accin de control. Su inobservancia ser sancionada de acuerdo a lo dispuesto en los artculos 31 nmero 12; y, 92 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado.

f) Servidor/a a cargo de la unidad administrativa de control que emite el oficio resumen 2

FORMATO 13

Oficio individual de Predeterminacin administrativa culposa

Oficio (Nmero y siglas de la unidad administrativa de control) Seccin: Asunto: (Unidad Administrativa de Control) Predeterminacin responsabilidad administrativa culposa

(Ciudad), (fecha) Ttulo acadmico o seor/a Nombres y apellidos Direccin comercial o domicilio Presente o Ciudad (cuando sea la misma ciudad del remitente), Ciudad y provincia (cuando sea fuera de la ciudad) La auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica o el examen especial efectuado a nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.), por el perodo comprendido entre el y el .(o a una fecha determinada) (sealar las fechas en forma de texto), de (nombre de la entidad), se realiz con cargo al plan operativo de control del (o con cargo a imprevistos del) ao de la (unidad administrativa de control de la Contralora General del Estado) (o unidad de auditora interna de la entidad respectiva), y en cumplimiento a la orden de trabajo de de de . De conformidad con lo dispuesto en los artculos 12 y 14, reformados, del Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades, 39 y 45 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, a continuacin se detallan los hechos que ameritaran la predeterminacin de responsabilidad administrativa culposa incurrida por usted, en el ejercicio de sus funciones en el perodo de gestin comprendido entre el y el (sealar las fechas en forma de texto). 1. Ttulo del comentario (Pg. Inf.) Por haber dispuesto (no verific, no coordin, etc, descripcin de los hechos que motivaron la/s deficiencia/s administrativa/s, y citar las disposiciones legales inobservadas en el siguiente orden: Constitucin de la Repblica del Ecuador, leyes, reglamentos, normas de control interno, manuales, instructivos y disposiciones administrativas). 2. Ttulo del comentario (Pg. Inf.) Por haber dispuesto (no verific, no coordin, etc, descripcin de los hechos que motivaron la/s deficiencia/s administrativa/s, y citar las disposiciones legales inobservadas en el siguiente orden: Constitucin de la Repblica del Ecuador, leyes, reglamentos, normas de control interno, manuales, instructivos y disposiciones administrativas). Por lo expuesto, Usted incumpli los deberes previstos en el artculo 77, numero letras y de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, e incurri en las causales establecidas en los numerales , y del artculo 45 de la citada Ley.

El (Los) hecho/s administrativo/s detallado/s, amerita/n la sancin de DESTITUCIN y/o multa de (valor en forma de texto) dlares de los Estados Unidos de Amrica, valor en nmeros, equivalente a salarios bsicos unificados del trabajador en general, de USD cada uno, vigente a la fecha de aprobacin del informe del examen especial. En consecuencia, de conformidad con lo dispuesto en los artculos 46 (y 48 cuando haya destitucin) de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y 56, letra a) de su Reglamento, se le concede el plazo improrrogable de hasta treinta das para que ejerza su derecho a la defensa, y conteste esta predeterminacin y remita los descargos que estime pertinentes, luego de lo cual, la Contralora General del Estado una vez vencido el citado plazo, expedir la resolucin que corresponda. Atentamente Dios, Patria y Libertad Por el Contralor General del Estado (si firma el Subcontralor General, Director de Auditora o Delegado Provincial)

f) Servidor(a) a cargo de la unidad administrativa de control o autoridad, segn a quien est dirigida la predeterminacin

FORMATO 13a

Oficio individual de Predeterminacin civil culposa - Glosa

Oficio (Nmero y siglas de la unidad administrativa de control) Seccin: Asunto: (Ciudad), (fecha) Ttulo acadmico o seor/a Nombres y apellidos Direccin comercial o domicilio Presente o Ciudad (cuando sea la misma ciudad del remitente), Ciudad y Provincia (cuando sea fuera de la ciudad) La auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica, o el examen especial efectuada a nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.), por el perodo comprendido entre el y el (o a una fecha determinada) (sealar las fechas en forma de texto), de (nombre de la entidad), se realiz con cargo al plan operativo de control del (o con cargo a imprevistos del) ao de la (unidad administrativa de control de la Contralora General del Estado) (o unidad de auditora interna de la entidad respectiva), y en cumplimiento a la orden de trabajo de de de . De conformidad con lo dispuesto en los artculos 12 y 14, reformados, del Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades, 39, 52 y 53 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, a continuacin se detallan los hechos que ameritan la predeterminacin de responsabilidad civil culposa: Por XXXX USD, en su contra, en calidad de (cargo), por cuanto en el ejercicio de sus funciones y en su respectivo perodo de actuacin, (motivacin o fundamentacin de hecho respecto al sujeto; luego motivacin de derecho). Responde solidariamente en XXXX USD el (nombres, apellidos y cargo), por cuanto en su respectivo perodo de actuacin, (motivacin o fundamentacin de hecho respecto al sujeto; luego motivacin de derecho). En consecuencia, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 53 nmero 1 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, se le concede el plazo perentorio de sesenta das, a fin de que conteste esta predeterminacin y remita las correspondientes pruebas de descargo que estime pertinente conforme lo establece el artculo 27 del Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades. Una vez vencido este plazo, se expedir la resolucin que corresponda. Atentamente, Dios, Patria y Libertad Por el Contralor General del Estado (si firma el Sub Contralor General, Director de Auditora o Delegado Provincial) (Unidad Administrativa de Control) Predeterminacin de responsabilidad civil culposa

f) Servidor(a) a cargo de la unidad administrativa de control o autoridad, segn a quien est dirigida la predeterminacin y por el monto.

FORMATO 13b

Oficio individual de Predeterminacin civil culposa Orden de reintegro

Oficio (Nmero y siglas de la unidad administrativa de control) Seccin: Asunto: (Ciudad), (fecha) Ttulo acadmico o seor/a Nombres y apellidos Direccin comercial o domicilio Presente o Ciudad (cuando sea la misma ciudad del remitente), Ciudad y Provincia (cuando sea fuera de la ciudad) La auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica, o el examen especial efectuada a nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.), por el perodo comprendido entre el y el (o a una fecha determinada) (sealar las fechas en forma de texto), de (nombre de la entidad), se realiz con cargo al plan operativo de control del (o con cargo a imprevistos del) ao de la (unidad administrativa de control de la Contralora General del Estado) (o unidad de auditora interna de la entidad respectiva), y en cumplimiento a la orden de trabajo de de de . De conformidad con lo dispuesto en los artculos 12 y 14, reformados, del Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades, 39, 52 y 53 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, a continuacin se detallan los hechos que ameritan la predeterminacin de responsabilidad civil culposa: Por XXXX USD, se presume su responsabilidad civil, en calidad de (cargo), por cuanto en el ejercicio de sus funciones y en su respectivo perodo de actuacin, se benefici (motivacin o fundamentacin de hecho respecto al sujeto; luego motivacin de derecho). Se presume que responde subsidiariamente en XXXX USD (o en la totalidad de la orden de reintegro) el (nombres, apellidos y cargo), por cuanto en su respectivo perodo de actuacin, (motivacin o fundamentacin de hecho respecto al sujeto; luego motivacin de derecho). En consecuencia, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 53 nmero 2 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, se le concede el plazo perentorio de sesenta das, a fin de que conteste esta predeterminacin y remita las correspondientes pruebas de descargo que estime pertinente conforme lo establece el artculo 27 del Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades. Una vez vencido este plazo, se expedir la resolucin que corresponda. Atentamente, Dios, Patria y Libertad Por el Contralor General del Estado (si firma el Sub Contralor General, Director de Auditora o Delegado Provincial) (Unidad Administrativa de Control) Predeterminacin de responsabilidad civil culposa

f) Servidor(a) a cargo de la unidad administrativa de control o autoridad, segn a quien est dirigida la predeterminacin y por el monto.

FORMATO 14

Modelo de la pasta de informe del examen con indicios de responsabilidad penal

CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO


(arial 16)

UNIDAD ADMINISTRATIVA DE CONTROL


(arial 12)

NMERO DEL INFORME (arial 12) (Siglas de la unidad administrativa de control, guin, nmero secuencial de 4 dgitos, guin, ao de presentacin de 4 dgitos)

NOMBRE DE LA ENTIDAD EXAMINADA


(arial 12)

INFORME CON INDICIOS DE RESPONSABILIDAD PENAL (arial 10)

Como parte de la auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica) (o del examen especial a nombre de la cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.) de la (nombre de la entidad), por el perodo comprendido entre el. y el. (o a una fecha determinada) (incluir fecha en forma de texto), se analiz (describir el hecho analizado).

FORMATO 14a

Modelo de cartula de informe con indicios de responsabilidad penal

NOMBRE DE LA ENTIDAD QUE FUE AUDITADA

Como parte de la auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica o del examen especial a nombre de la cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.) de la (nombre de la entidad), por el perodo comprendido entre el. y el. (o a una fecha determinada ) (incluir fecha en forma de texto), se analiz (describir el hecho analizado, adquisicin de orden de compra nmero, etc.)

NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE CONTROL Ciudad Ecuador

FORMATO 15

Memorando de presentacin de informes con indicios de responsabilidad penal

NIS: MEMORANDO: (Nmero y siglas de la unidad administrativa de control)


Para: De: Asunto: Fecha: Contralor/a General del Estado (o su delegado) Servidor/a a cargo de la unidad administrativa de control que suscribe el informe Informe con indicios de responsabilidad penal

Como parte de la auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica) (o del examen especial a nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.), en la (nombre de la entidad), por el perodo comprendido entre el.y el. (o a una fecha determinada) (sealar la fecha en forma de texto), se analiz (poner el hecho del que se desprenden los indicios). Nuestra accin de control se efectu de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditora Gubernamental emitidas por la Contralora General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable que la informacin y la documentacin examinada no contienen exposiciones errneas de carcter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, polticas y dems normas aplicables. Como resultado del anlisis se presume que existen indicios de responsabilidad penal, por lo que, en cumplimiento de los artculos 65 y 67 (*) de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, se emite el siguiente informe.

f) Servidor/a a cargo de la unidad administrativa de control que emite el informe

(*) Cuando el indicio de responsabilidad penal sea evidenciado por las unidades de auditora interna, se citar el artculo 66 en lugar del 65, de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado.

FORMATO 16

Modelo de informe de examen con indicios de responsabilidad penal

CAPTULO I INFORMACIN INTRODUCTORIA

Motivo del examen Este prrafo se iniciar de la siguiente manera: Como parte de la auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica) (o del examen especial a nombre de la cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.), por el perodo comprendido entre el y el (o a una fecha determinada) (sealar las fechas en forma de texto), de (nombre de la entidad), en cumplimiento de (nmero y fecha de la orden de trabajo), precisando si el examen se realiza en cumplimiento del plan operativo de control del ao de la unidad de auditora o si obedece a un imprevisto autorizado, citar el nmero y fecha de tal autorizacin, as como las modificaciones si las hubiere, se sealarn tambin en forma resumida los aspectos que se analizaron. Para el caso de las auditoras internas, en los exmenes imprevistos, se sealar la autorizacin expresa del Contralor General del Estado. Objetivos del examen Se indicarn los objetivos generales incluidos en la orden de trabajo, que estarn en relacin directa con la naturaleza del examen y los especficos establecidos en la planificacin de la accin de control. Alcance de la accin de control Se describir con precisin el trabajo analizado y ejecutado, con indicacin de: componentes, reas, rubros, cuentas, obras, proyectos, contratos, procesos o actividades examinadas y el perodo cubierto, guardando conformidad con la orden de trabajo y sus modificaciones o ampliaciones debidamente autorizadas. Se indicar en un prrafo informativo lo relacionado con las auditoras o exmenes realizados por la Contralora General del Estado, por la unidad de auditora interna o por compaas privadas de auditora, que cubran parte del alcance de la intervencin de auditora. 1

CAPTULO II DESARROLLO DE LOS HALLAZGOS En este captulo se describirn los hechos en forma narrativa, en el orden que se suscitaron y se mencionarn los nombres de las personas que por haber participado en el procedimiento administrativo examinado, tienen conocimiento de sus particularidades, a fin de facilitar la accin del Fiscal. Los auditores y/o abogados del equipo de control se abstendrn de mencionar el posible delito cometido, ni realizarn tipificacin penal alguna. En cumplimiento de los artculos 65, 66 (cuando sea aplicable) y 67 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, se remitir estos antecedentes a la Fiscala para que, de encontrar mrito, se inicie la accin legal que corresponda. No deber transcribirse el criterio jurdico del abogado de la unidad como sustento para el establecimiento del indicio de responsabilidad penal. Luego de cada hecho comentado, deber especificarse el nmero del anexo en el que se sustenta.

f) Servidor/a a cargo de la unidad administrativa de control que emite el informe

FORMATO 17

Anexo al Informe de indicios de responsabilidad penal

DETALLE DE LAS PERSONAS QUE TIENEN RELACION DIRECTA CON LOS HECHOS CONSTITUTIVOS DEL INDICIO

Nombres y apellidos completos

Cargo desempeado

Cdula de ciudadana

Perodo de gestin

Direccin domiciliaria

Telfono

Lugar habitual de trabajo Entidad Direccin

FORMATO 18

Oficio para remitir informes con indicios de responsabilidad penal a la Fiscala

Oficio (Nmero y siglas de la unidad administrativa de control) Seccin: (Direccin de Patrocinio, Recaudacin y Coactivas o Delegacin Provincial) Asunto: Se remite informe No.

(Ciudad), (fecha)

Doctor Nombres y apellidos Fiscal Provincial de Ciudad.-

De mi consideracin: La Contralora General del Estado, en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, aprob el de de , el informe (siglas de la unidad administrativa de control, guin, nmero secuencial de 4 dgitos, guin, ao de presentacin de 4 dgitos), derivado de la auditora (financiera, de gestin, ambiental o informtica o el examen especial a nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, rea, etc.), de (nombre de la entidad), por el perodo comprendido entre el y el (o a una fecha determinada) (sealar las fechas en forma de texto), realizado por (unidad administrativa de control de la Contralora General del Estado) (o unidad de auditora interna de la entidad respectiva), en el que se analiz (poner el hecho del que se desprenden los indicios), del cual se desprende la existencia de indicios de responsabilidad penal. Con estos antecedentes y conforme a lo previsto en los artculos 195 y 212 de la Constitucin de la Repblica, 282 nmero 1 del Cdigo Orgnico de la Funcin Judicial, 65 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, 25, 33 y 216 nmero 1 del Cdigo de Procedimiento Penal; remito en (nmero de hojas en letras y en parntesis en nmeros) fojas tiles, copias certificadas del informe y sus anexos, para que se sirva dirigir y promover la investigacin preprocesal y procesal pertinente. Han intervenido en la elaboracin del informe antes referido, los siguientes servidores de la (unidad administrativa de control que emite el informe): (ttulo acadmico, nombres, apellidos y cargo del supervisor/a, jefe/a de equipo, apoyo tcnico, apoyo legal, operativos, etc., que hayan intervenido), a quienes sugiero receptar sus versiones libres y sin juramento dentro de las investigacin que se inicie. Para los efectos previstos en el nmero 3 del artculo 31 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, sealo la casilla judicial del Palacio de Justicia. Atentamente Dios, Patria y Libertad Por el Contralor General del Estado

f) Servidor(a) a cargo del Direccin de Patrocinio, Recaudacin y Coactivas o Delegado Provincial Adjunto: de fojas tiles (informe y sus anexos)