Modulo de Tiempos PDF

Gua Prctica para la Implementacin de Gestin de Tiempos en el Mdulo HR de SAP R/3
GUA PRCTICA PARA LA IMPLEMENTACIN DE GESTIN DE TIEMPOS EN EL MDULO HR DE SAP R/3

MONICA ALICIA VILLABLANCA VERGARA
Resumen
Resumen-- Este trabajo corresponde a una recopilacin de las actividades desarrolladas para la puesta en marcha del submdulo Gestin de Tiempos en el marco de la implementacin del mdulo Recursos Humanos de SAP R/3, que permite llevar el control de asistencia del personal. El objetivo propuesto es presentar una forma de abordar un proyecto de implementacin SAP, basado en la experiencia adquirida en lo que constituy la tercera etapa del proyecto SAP en Refinera de Petrleo Concn (RPC). En este trabajo se describe la situacin de RPC previa y durante el desarrollo del proyecto, la metodologa utilizada, la conformacin del equipo de trabajo, las etapas involucradas, el diseo conceptual con una referencia a los principales conceptos que permiten establecer los pilares del mdulo Recursos Humanos (HR), como son la estructura de Desarrollo de Personal (PD) y la estructura de Administracin de Personal (PA). Tambin, se describe una forma para especificar el diseo detallado, una gua para realizar la parametrizacin y la construccin de esquemas de evaluacin de tiempos, se mencionan los desarrollos y localizaciones efectuados, los problemas encontrados durante el avance del proyecto y sus soluciones. Una vez conformada la solucin de este proyecto, se describe la forma de traspasar la parametrizacin y los desarrollos al entorno productivo, la puesta en marcha, los cambios y ajustes posteriores, los resultados de la evaluacin de tiempos y la interaccin de SAP HR con el liquidador de Nmina.
Abstract
Abstract-- This work corresponds to a summary of the activities developed for the setting in march of the Administration of Times submodule in the mark of the implementation of the Human Resources module of SAP R/3, that allows to carry off of control of the personnel's attendance. The proposed objective is to present a way of approaching an implementation project SAP, based on the experience acquired in what constituted the third stage of the project SAP in Refinera de Petrleo Concn (RPC). In this work the situation of RPC is described previous and during the development of the project, the used methodology, the conformation of the work team, the involved stages, the conceptual design with a reference to the main concepts that allow to establish the pillars of the Human resources (HR) module, like they are the structure of Development of Personal (PD) and the structure of Administration of Personal (PA). Also, a form is described to specify the detailed design, a guide to carry out the customizing and the construction of outlines of evaluation of times, the developments and localizations stablished are mentioned, the problems founded during the advance of the project and their solutions. Once conformed the solution of this project, the way is described of passing over the customizing and the developments to the productive environment, the setting in march, the changes and later adjustments, the results of the evaluation of times and the interaction of SAP HR with the payer of Payroll. Keywords--Proyecto; Implementacin ; SAP ; Tiempos Humanos, correspondiente a la tercera etapa del proyecto de implementacin SAP en Refinera de Petrleo Concn (RPC). Despus de haber integrado el equipo de desarrollo en las etapas anteriores, en esta ltima se dio la posibilidad de una participacin mixta, funcional y base, para el mdulo Gestin de Tiempos, que permiti adquirir experiencia y conocimientos ms integrales del mdulo.
I.
INTRODUCCION
Este trabajo est basado en la experiencia de implementacin del mdulo Recursos
Mnica Villablanca
El trabajo describe la situacin existente en la empresa RPC anterior a la implementacin de SAP, con el objetivo de insertarlo en el contexto de un proyecto SAP desde la seleccin hasta su puesta en marcha. Gestin de Tiempos corresponde a lo que se conoce como Control de Asistencia y la funcionalidad ofrecida por SAP, lo hace un producto muy robusto. En el tema Recursos Humanos, RPC es una empresa con alto grado de complejidad y variabilidad, por lo que requiere disponer de una herramienta flexible que permita adaptarse a los cambios. SAP cubri los requerimientos de RPC y actualmente el mdulo lleva cuatro aos de funcionamiento exitoso. El objetivo principal planteado para este trabajo es describir un proyecto de implementacin SAP, presentar la metodologa utilizada, describir las etapas involucradas y mostrar la diferencia con respecto a un proyecto tradicional de TI. Los objetivos especficos relacionados con la implementacin de Gestin de Tiempos son: describir las alternativas presentadas por SAP para cubrir los requerimientos de Gestin de Tiempos, presentar el desarrollo del proyecto de implementacin en el entorno SAP y en el mbito del mdulo Recursos Humanos que sea necesario cubrir dentro del alcance del proyecto Gestin de Tiempos, generar una gua de parametrizacin y una introduccin a la construccin de un esquema de evaluacin de tiempos, presentar las herramientas que ofrece SAP para enfrentar la funcionalidad no cubierta y mostrar los problemas que se presentaron y sus soluciones.
Arquitectura Cliente/Servidor, Escalabilidad, Modularidad e Integracin. Durante la seleccin se analizaron diversas opciones entre las cuales tambin se consider mejorar los sistemas existentes. Entre los productos evaluados estuvieron algunos sistemas de empresas nacionales y sistemas del mercado de aplicaciones ERP (Planificacin de Recursos Empresariales), como Oracle Financial, JD Edwards y SAP R/3. El costo de implementacin y mantenimiento anual fue otro factor considerado en la evaluacin. El anlisis costo/beneficio arroj a SAP como la mejor propuesta destacndose por sus ventajas funcionales y tcnicas. Tambin por comparacin con sistemas similares y por recomendacin de SAP, se seleccion el producto Meta-4 Mind para cubrir la Nmina de Recursos Humanos. A. Evolucin de la Implementacin SAP en RPC Hasta el momento de iniciar el proyecto SAP, la empresa contaba con sistemas desarrollados internamente, algunos con mucho tiempo de funcionamiento, tales como los sistemas: Contable, Control y Gestin de Materiales, Cuentas Corrientes, Presupuesto, Facturacin, Pedidos de Trabajo, Pago y Gestin de Personal, entre otras aplicaciones. La preocupacin por la integracin no pasaba slo por las aplicaciones, era necesario llegar a producir un cambio cultural, pasar de una organizacin jerrquica a una organizacin trabajando por procesos. En Julio de 1996 se inicia el proceso de implementacin de SAP R/3 en versin 3.1.F, con un plazo de 7 meses para su entrada en produccin, contemplando los mdulos Finanzas (FI), Controlling (CO) y Gestin de Materiales (MM). La implementacin de SAP se organiz mediante un equipo interdisciplinario formado por profesionales de diferentes reas: Contable Financiera, Costos, Abastecimiento e Informtica, con dedicacin a tiempo completo e integrados con el equipo de consultores funcionales proporcionados por la empresa implantadora. En paralelo, el rea de Recursos Humanos, inici la implementacin de Meta-4 para reemplazar la aplicacin que efectuaba el pago de la nmina del personal, y algunas otras aplicaciones satlites como Control de Feriado, Prstamos, Cuentas Corrientes del Personal. Posteriormente en 1997 como segunda etapa del proyecto SAP, se efectu la implementacin del mdulo Comercial (SD) y el submdulo de
II.
DESCRIPCION SITUACION ACTUAL
Refinera de Petrleo Concn S.A. (RPC) perteneciente al holding de empresas ENAP, define las actividades de su negocio como comprar, vender, importar, exportar, refinar, comercializar, industrializar, transportar y almacenar hidrocarburos, en especial petrleo crudo y sus derivados. En 1994, RPC preocupada por la creciente competencia que vena afectando al mercado nacional e internacional de combustibles decide desarrollar un proyecto denominado Integracin liderado por la Gerencia General, que consisti en el rediseo de procesos crticos, con el objeto de hacer coincidir los procesos de gestin con la visin de negocios y la implementacin de soluciones informticas de ltima generacin. Entonces se dio inicio al proceso de seleccin del software teniendo como requisitos:
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Servicios (ESM), integrndolos a los mdulos que ya estaban funcionando a esa fecha. B. Decisin por la Implementacin del Mdulo HR de SAP A fines de 1997 como parte del plan para enfrentar el problema del ao 2000, se efectu un catastro y un plan de pruebas para todas las aplicaciones existentes y en uso, especialmente las que no se encontraban en el entorno SAP ni Meta-4, y que en su mayora correspondan a desarrollos propios que operaban en un computador Mainframe IBM S/390 o a aplicaciones en el entorno Red PC. De las aplicaciones de Recursos Humanos, la considerada ms crtica fue el Control de Asistencia residente en el computador IBM, y que tambin reciba informacin de ingreso y autorizacin de horas extras y ausentismos desde una aplicacin en red, con llegada a un gran nmero de usuarios con diferentes niveles de acceso. Otra fuente de informacin eran las marcas del personal, extradas de los relojes del sistema Control de Acceso. Toda esta informacin se procesaba con el objeto de determinar horas de ausentismo y sobretiempo, desglosada en campos denominados Tipos, los cuales son enviados al proceso de pago. La alternativa de corregir las aplicaciones del entorno mainframe fue descartada, por la decisin de eliminar la plataforma IBM, fundada en que el sistema no cumpla con el ao 2000 y adems porque el costo de licencias no era menor. Dado que ya se haban adquirido los producto SAP R/3 y Meta-4, la solucin deba venir por una de las siguientes alternativas: Implementar el mdulo Factor Humano de Meta-4 para Desarrollo de Personal, Capacitacin, Evaluacin de Desempeo, y complementarlo con el desarrollo de una aplicacin para el Control de Asistencia. Implementar el mdulo Recursos Humanos (HR) de SAP R/3, considerando los siguientes submdulos: Gestin de Personal (PA), Desarrollo de Personal (PD), Gestin de Tiempos (TIM), Planificacin y Gestin de Actos. Meta-4 es una aplicacin Cliente-Servidor parametrizable que adems ofrece herramientas que permiten construir nuevos desarrollos. Si bien Meta-4, ya contaba con la nmina y su entorno de aplicaciones, esta alternativa fue descartada por no contemplar un mdulo para Control de Tiempos, en este caso era necesario construir una aplicacin similar al Control de Asistencia. La segunda alternativa, el mdulo HR de SAP como aplicacin integrada, si contempla un submdulo denominado Gestin de Tiempos
(TIM), es la opcin que cuenta con la ventaja que el producto SAP y su esquema de trabajo, ya eran conocidos por muchos usuarios a travs de Gestin de Materiales del mdulo MM, y adems ya se contaba con gran parte de las licencias que demandara el mdulo HR, razones por las cuales se opt por la implementacin del mdulo Recursos Humanos de SAP. C. Por qu seleccionar Gestin de Tiempos como tema del trabajo Al plantearse las posibilidades como tema para este trabajo, y por la experiencia en el entorno R/3, se pens desarrollar un tema relacionado con SAP y entre las alternativas se seleccion el mdulo Recursos Humanos (HR) por tener una doble participacin en la implementacin del submdulo Gestin de Tiempos. Participacin Funcional en la especificacin de requerimientos, diseo y parametrizacin, y participacin como Especialista Base responsable de los desarrollos y adecuaciones necesarias. Las siguientes razones fundamentan la decisin de efectuar este trabajo: Participacin en un equipo interdisciplinario para la implementacin del mdulo HR. Desde la entrada en produccin se ha dado soporte Funcional y Base al mdulo HR. Haber efectuado el desarrollo de la aplicacin anterior, Control de Asistencia, la que fue reemplazada por Gestin de Tiempos de SAP. Se considera un tema novedoso y original. Dado que pertenece a un mdulo menos conocidos de SAP R/3, existe menos literatura al respecto. Conocimientos de la interaccin con el sistema Meta-4 (Nmina). Experiencia en desarrollos para el rea Recursos Humanos. D. Objetivos del Trabajo Con la experiencia obtenida al participar en un equipo de trabajo interdisciplinario para la implementacin del submdulo Gestin de Tiempos de SAP R/3, se pretende generar una gua de implementacin del componente Gestin de Tiempos, mostrar las etapas por las que pasa un proyecto SAP, y transmitir la experiencia de los problemas enfrentados y las soluciones dadas. Los objetivos planteados con este trabajo son: Describir el mdulo HR y cmo se sita Gestin de Tiempos en el entorno SAP R/3. Mostrar el alcance de un proyecto de implementacin SAP, estrategias de
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implementacin, etapas del proyecto, y las diferencias entre un proyecto de implementacin SAP y un proyecto TI tradicional. Describir el proceso de implementacin de Gestin de Tiempos, considerando los requerimientos de la empresa, los problemas que se presentaron y las soluciones dadas. Describir la forma de trabajo de SAP para permitir nuevos desarrollos o modificaciones al estndar. Forma en que se abordaron los requerimientos que el estndar no cubri y que fueron requisito. Mostrar la ventaja de conocer funcional y tcnicamente los componentes de SAP. y
Las aplicaciones R/3 trabajan de un modo integrado de manera que existe una conexin implcita entre los procesos logsticos y financieros, as como con los de Recursos Humanos. El flujo de datos por ende es ms eficiente, ya que los datos se ingresan una nica vez, encargndose el sistema de lanzar o actualizar otros datos o funciones relacionadas lgicamente. Un sistema como SAP R/3 se puede considerar como transaccional, pero tambin tiene un sentido estratgico, pues como es un sistema integral de administracin, puede ofrecer servicios o productos diferenciados al cliente, lo que puede ser la base para que aquellas compaas que posean este recurso, logren ventajas competitivas. Adems, SAP resulta muy atractivo en el mbito de los sistemas de gestin por la rpida adaptacin a los constantes cambios organizacionales, ya sea de estructura o de objetivos de la empresa, lo que puede hacer gracias a que maneja muy bien la unin inherente que debe existir entre los procesos de negocios y los sistemas de informacin que los soportan. F. Alcance de un Proyecto Implementacin SAP R/3 de
E. SAP R/3 (Sistemas, Aplicaciones Productos para el proceso de datos)
SAP R/3 es un producto de reconocido pretigio en el mercado de productos ERP (Enterprise Resource Planning), est basado en sistemas abiertos y en el concepto cliente-servidor. Es un software de negocios que ha llegado a situarse en mercados muy diversos de empresas: fabricacin, distribucin, qumicas, salud, servicios pblicos, petrleo, telecomunicaciones, etc. Su xito se debe en gran medida a: Una estrategia rpida y bien orientada: software, servicios, funcionalidad, evolucin, misin, objetivos, etc. Una slida integracin de los procesos empresariales, que traspasan los tradicionales lmites departamentales de las empresas. A pesar de ser un paquete estndar se puede configurar en mltiples reas y adaptar en gran parte a las necesidades especficas de cualquier empresa. Una clara actitud y esfuerzo por estar presente en todos los frentes y ser una fuerza innovadora en cada una de las reas tecnolgicas, tales como Internet, Data Ware-housing, herramientas cooperativas (Workflow), integracin de aplicaciones de sobremesa, orientacin a objetos, etc. Los mdulos funcionales de SAP se dividen en 3 grandes reas: Financiera, Logstica y de Recursos Humanos. Adicionalmente, SAP desarrolla algunos componentes especiales que interactan con los mdulos estndar destinados a determinados sectores empresariales, los que se denominan Soluciones Industriales (IS). Tambin existe un conjunto de componentes denominados CS (Cross Applications) o componentes vlidos para todas las aplicaciones que se ubican entre las reas tcnicas y funcionales del sistema, cubriendo aspectos tales como Business Workflow, Integracin con sistemas CAD, Gestin documental (DMS) y SAPOffice.
Los proyectos SAP no se pueden gestionar como proyectos TI tradicionales en los que el informtico interpreta las necesidades de los usuarios y disea los sistemas. Por el contrario, los proyectos de implementacin SAP son proyectos en los que los usuarios toman el control para configurar sus procesos empresariales, dejando que los departamentos informticos presten apoyo en temas tcnicos. Este es el motivo principal para que la implementacin SAP deba considerarse como un proyecto empresarial, conducido e incentivado por una gestin superior, ya que puede afectar a los procesos y estructuras tradicionales de las empresas. En los proyectos de implementacin de SAP, el problema es normalmente, la implementacin en si misma. La implementacin no se reduce solamente a la instalacin de SAP R/3 en el sistema, sino que comienza desde la planificacin hasta los upgrades posteriores. Existen bsicamente tres tipos de estrategias de implementacin: Step by Step: Se caracteriza por la implementacin del software en etapas, normalmente con mdulos relacionados cada vez. Big Bang: Se reemplazan los sistemas existentes en la compaa por el nuevo software, en una sola operacin. Roll-out: En este caso, se crea un modelo en un lugar, que luego es replicado en otros sitios. Para el desarrollo del modelo se
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puede usar cualquiera de las 2 estrategias anteriores. Un proyecto de implementacin SAP, normalmente se divide en las siguientes etapas: 1. Organizacin del Proyecto 2. Diseo Conceptual 3. Diseo Detallado 4. Preparacin para Entrada en Produccin 5. Entrada en Produccin y Soporte G. Descripcin del Mdulo Humanos (HR) de SAP R/3 Recursos
PD-RPL . Planificacin y Reservas de salas. PD-SCM. Formacin y Gestin de Eventos. PD-WFP. Planificacin del Trabajo. G.3. Descripcin de Gestin de Tiempos (TIM) El componente Gestin de Tiempos de SAP hace posible la representacin flexible de todos los procedimientos de personal relacionados con el registro y la evaluacin de los datos de tiempos del empleado. Tambin permite la transferencia de datos de presencias y ausentismos hacia otras aplicaciones de SAP. El sistema SAP permite la representacin de estructuras de tiempos en la empresa, segn las condiciones reales y utilizando el calendario como base. Estas incluyen: Modelos de horario de trabajo, como el horario de trabajo flexible, el horario de trabajo normal y la operacin de turnos. Horarios de trabajo terico, planes de pausas, horas trabajadas con compensacin en tiempo, etc. para los distintos modelos de horario de trabajo. Excepciones, como por ejemplo, suplencias, disponibilidad y viajes de negocios. Reglamentaciones para la retribucin de presencias y ausentismos, pausas y trabajo en das no hbiles, etc.
El mdulo HR de R/3 incluye todos los procesos de negocio requeridos para controlar y gestionar de una manera eficaz las necesidades de recursos humanos de las empresas: desde gestin de candidatos a puestos de trabajo a la elaboracin de nminas o el desarrollo de personal, as como el control de tiempos. Al igual que en el resto de las aplicaciones de R/3, el objetivo del mdulo HR es que los usuarios introduzcan los datos una nica vez, con lo que estarn disponibles de forma inmediata para cualquier otra aplicacin relacionada, como la contabilidad, el mantenimiento de planta, el sistema de proyectos o el workflow. Los componentes del mdulo HR abarcan la administracin de salarios y nminas, modelos de turnos, planificacin de trabajo, gestin de actos, gestin de gastos de viajes, etc. Es bastante habitual escuchar que el mdulo de HR y todos los procesos de negocio asociados estn en relacin directa con los pases especficos, dado que el software debe ser compatible con las leyes de cada pas en materia laboral, impuestos, beneficios sociales, etc. Por este motivo SAP incluye procedimientos, transacciones y variables diferentes para los distintos pases. Dentro del rea de HR se distinguen dos componentes o mdulos principales:
III.
DESCRIPCION DE LA SOLUCION PROPUESTA
A. Metodologa usada Implementar SAP R/3 significa instalar y configurar el software SAP R/3, con el objeto de satisfacer y resolver las necesidades de informacin que tienen las empresas para poder realizar su trabajo. La estrategia de implementacin para el mdulo HR fue la misma utilizada al implementar los primeros mdulos de SAP en RPC, es decir, Step by Step. Para el proceso de implementacin, SAP cuenta con varias metodologas, siendo las ms utilizadas, el modelo de implementacin SAP (Procedure Model) y el AcceleratedSAP, ms conocida como ASAP. El modelo de implementacin es considerado uno de los mejores mtodos porque integra el conocimiento del entorno organizacional con las actividades especficas necesarias en los proyectos R/3. El segundo mtodo, ya ms fuertemente aceptado, ASAP, es especialmente til si se desea realizar una implementacin rpida cuando se requiere un menor esfuerzo en reingeniera. ASAP incluye un asistente de
G.1. Mdulo PA. Administracin de Personal. Comprende los submdulos: PA-APP. Reclutamiento o Gestin de candidatos. PA-BEN. Beneficios. PA-INW. Incentivos. PA-PAD. Administracin de Personal. PA-PAY. Contabilidad de Salarios o nmina. PA-SAD. Administracin de Compensaciones. PA-TIM. Gestin de Tiempos. PA-TRV. Gestin y Gastos de viajes.
G.2. Mdulo PD. Desarrollo y Planificacin Personal. Incluye los siguientes componentes: PD-OM. Gestin de la Organizacin. PD-PD. Desarrollo de personal.
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implementacin, una base de datos de preguntas y respuestas, plantillas, herramientas y documentacin. La metodologa utilizada en la implementacin del mdulo HR fue el modelo de implementacin SAP, el que se justifica ampliamente porque en especial este mdulo debe contemplar muchas particularidades de la organizacin. El desarrollo del proyecto contempl las siguientes etapas: Planificacin del Proyecto Diseo Conceptual General Diseo Detallado Parametrizacin Desarrollos y Localizaciones Pruebas Preparacin para Entrada en Produccin Entrada en Produccin y Soporte B. Planificacin del Proyecto En esta etapa se organizan las actividades a realizar en el proyecto de implementacin, estableciendo una carta Gantt con la planificacin de las actividades, recursos y tiempos contemplados. El equipo de trabajo se conform de la siguiente forma: Por parte de la empresa implantadora: Un Gerente de Proyecto que debe velar por el cumplimiento del contrato y por el avance del programa establecido. Un Jefe de Proyecto encargado de coordinar las actividades del equipo de trabajo y de responder ante el Gerente de Proyecto y ante la parte Cliente. Un Consultor especializado en el mdulo Administracin de Personal (PA). Un Consultor especializado en el mdulo Desarrollo y Planificacin de Personal (PD). Por parte del Cliente, RPC: Un Gerente responsable del proyecto Se organizaron 4 equipos de trabajo con a lo menos un especialista por cada rea participante en el proyecto: - Desarrollo Organizacional y Capacitacin - Gestin de Tiempos - Servicio Mdico y Prevencin Riesgos - Seguridad Un Especialista Base con experiencia en ABAP/4 para efectuar desarrollos y resolver problemas que el estndar no contempla.
C. Diseo Conceptual General La estructura organizacional de Recursos Humanos tiene consideraciones orientadas a dos grandes reas, Desarrollo de Personal(PD) y Administracin del Personal (PA). La primera define vnculos entre las diferentes unidades organizacionales, puestos, cargos etc., la segunda define conceptos, reglas de equivalencia referentes a nmina, tiempos, y otras gestiones. La figura 1 muestra un ejemplo de estructura organizacional con los componentes de PA y PD.
PD UNIDAD ORGANIZATIVA
REQUISITOS
GERENCIA DE VENTAS
LIDERAZGO 7 CON.VENTAS 5
FUNCION
GERENTE
PA PERSONA
INFOTIPOS PERSONALES -NOMBRE -DIRECCION
REQUISITOS
POSICION
GERENTE DE VENTAS
JUAN PEREZ
NOMINA
S.BASE 2.500
TIEMPOS
VACACION 15/1/98 13/2/98
Fig.1. Estructura Organizacional PA-PD. C.1. Estructura Organizacional de Desarrollo de Personal (PD). Corresponde al esquema organizacional en el que figuran las relaciones entre los diferentes departamentos y grupos de personas, lo que se representa mediante unidades de organizacin. La asignacin de puestos de trabajo permite determinar donde debe desarrollarse una actividad y cada persona desempea una funcin. Contempla los siguientes elementos: Unidad Organizacional: Representa a una determinada Gerencia, Unidad, rea, Departamento o Divisin de la empresa. Funcin: Describe una especificacin de cargo, un perfil genrico de las responsabilidades, tareas, cualificaciones. Posicin: A una posicin se transfieren las propiedades y asignaciones de una funcin. Las posiciones se asignan a unidades de organizacin y se conectan entre s para la representacin de instancias. C.2. Estructura Organizacional para Gestin de Personal (PA). En el rea de datos maestros, se entiende por jerarquas de organizacin, la clasificacin de una empresa en identificador de sociedad, divisiones de personal y subdivisiones de personal, quedando determinada por: Sociedad
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Divisin de Personal Subdivisin de Personal Esta estructura permite definir un rango de validez desde una sociedad a un grupo de empresas en su totalidad. La Sociedad es una definicin a nivel contable, por ejemplo, el balance se elabora a nivel de sociedad. La Sociedad al igual que Pas, Moneda, Calendario de Festivos son definiciones globales que en el caso de la implementacin en RPC, fueron definidos en la primera fase. La estructura organizacional de Gestin de Personal contempla los siguientes elementos: Divisin de Personal: Constituye un rea de la estructura de la empresa, limitada desde el punto de vista de la Gestin de Personal, de la Gestin de Tiempos y la organizacin del clculo de la nmina. Las divisiones de personal en SAP generalmente se utilizan para definir una planta o bien un grupo de plantas con un denominador comn que luego se vincula con el mdulo Financiero. Subdivisin de Personal: Constituye una unidad que representa una parte limitada de la Divisin de Personal, desde puntos de vista administrativos de personal, de gestin de tiempos y tcnicos de la nmina. Grupo de Personal: Conjunto de personas dentro de la organizacin que responden a un tratamiento equivalente en lo que respecta a su ejecucin de nomina, en la definicin de sus horarios, tipos de ausentismos permitidos, horas extras admitidas, etc. rea de Personal: Es una conjunto comn dentro de un grupo de personal para la cual se han fijado reglamentaciones de personal. Un Sistema de Gestin de Personal debe ser capaz de reproducir las jerarquas de la organizacin y las relaciones entre ellas y permitir la administracin de los datos de los empleados. En SAP, la asignacin del empleado a una posicin en la estructura de la empresa es primordial en el ingreso de datos especficos de los empleados. C.3. Conceptos Relevantes en Gestin de Personal. Conceptos y Definiciones importantes de mencionar correspondientes a Gestin de Personal. rea de Nmina: Constituye un conjunto comn para el cual se han fijado reglamentaciones unvocas relevantes para la nmina y la evaluacin de tiempos de personal. Relacin Laboral: En el caso de RPC, este campo se defini para indicar la pertenencia del funcionario a un sindicato.
Infotipo: Conjunto de informacin coherentemente ordenada denominada Tipo de Informacin, que existe para PA y PD. Los infotipos se identifican con una clave de 4 dgitos y se dividen segn rangos: Infotipo 0000-0999 Datos personales que corresponden a Administracin de Personal (Datos Personales, Direccin, etc.). Infotipo 1000-1999 Datos relativos a planificacin, que pertenecen a Desarrollo de Personal (Objetos PD, Vinculaciones, etc.). Infotipo 2000-2999 Datos de Gestin de Tiempos, (Ausentismos, Horas extras, etc.) Infotipo 4000-4999 Datos de Candidatos, (Solicitudes de Empleo, Asignacin a Vacante). Subtipo: Clasificacin dentro de un infotipo para distinguir registros. Por ejemplo, para el infotipo 2001 Ausentismos, se crean subtipos para Permiso, Vacaciones, Licencia Mdica, etc. Medida: Secuencia lgica de informacin provocada ante una accin relevante en la historia laboral de un trabajador en la empresa, Conjunto de infotipos que deben ser tratados ante un evento. Por ejemplo, Contratacin de Funcionario, Baja de Funcionario, Cambio Organizacional. Status de Actividad: Define el estado en el cual se encuentra la persona en la empresa. Por ejemplo, Activo, Inactivo, Jubilado. Clase de Contrato: Define la situacin contractual que tiene la persona en la empresa desde el punto de vista jurdico. Tipo de Convenio: Define el sector de la industria para el cual el acuerdo laboral es vlido. Grupo Profesional: Constituye un criterio de divisin de la valoracin del trabajo (grupo de sueldos por convenio). Un grupo profesional se divide en varios Subgrupos profesionales. C.4. Definicin de Escenarios Empresariales Un escenario empresarial es un conjunto de procesos que abarca toda la funcionalidad y casustica requerida por la empresa dentro de un rea en particular. A partir de cada rea de la empresa dentro del alcance del proyecto, se disean los escenarios empresariales. Para la definicin de los escenarios empresariales se puede utilizar como base el modelo de referencia de SAP R/3, y a partir de ste, se disea la matriz de seleccin de escenarios que detalla los escenarios empresariales a implementar para cada rea. Escenarios empresariales de Recursos Humanos inicialmente considerados en RPC:
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Gestin de la Organizacin: Se realiza todo el proceso de edicin y cambio de la estructura organizativa, esto puede comprender el procesamiento de funciones, perfiles de requisitos, staffing, como as tambin alimentar datos relevantes para la planificacin de costos. Gestin de Actos: Se realiza todo el proceso de creacin de eventos de capacitacin, comprendiendo tambin lo que respecta a reservas de sala, planificacin de eventos y su ejecucin. Desarrollo de Personal: Involucra el proceso de determinacin de ascensos y suplencias segn cadenas de mando lgico. Datos Maestros: Corresponde a la gestin de administracin de los datos personales individuales. Contratacin: Corresponde al proceso de ingreso de personal, pudiendo ser personal interno o externo. Gestin de Tiempos: Corresponde a todo el procesamiento del horario de trabajo, como ausencias y horas extras. Gastos de Viaje: Corresponde al proceso de rendicin de gastos del personal dada alguna comisin fuera de su puesto de trabajo. C.5. Definicin de Procesos Empresariales A partir de los escenarios seleccionados en el punto anterior, se definen los procesos de negocio para cada escenario, donde se puede utilizar como base el modelo de referencia de SAP R/3. Como el trabajo est centrado en Gestin de Tiempos, slo se mencionarn los procesos involucrados con dicho submdulo. En escenario Gestin de la Organizacin: Gestin de Organizacin y Personal. Procesamiento del Plan Organizacional. En escenario Datos Maestros: Administracin de Personal. En escenario Gestin de Tiempos: Procesamiento de Gestin de Tiempos. Procesamiento del Status del Empleado para la Gestin de Tiempos. Procesamiento de Datos Bsicos para la Gestin de Tiempos. Procesamiento del Calendario de Trabajo. Procesamiento de Planes de Horario de Trabajo. Registro de Asistencias. Registro de Desviaciones del Plan de Horario de Trabajo Diario. Contabilizacin de Tiempos con Conexin al Subsistema.
Contabilizacin de Tiempos: Entrada Manual de Horas. Contabilizacin de Tiempos: Procesamiento Final. Interfaces con Sistema de Nmina.
D. Diseo Detallado Se efecta un anlisis detallado de procesos y funciones, generando como resultado el diseo de procesos y funciones. La descripcin de procesos la realizan los usuarios funcionales que conocen cada proceso, en un formato narrativo y apoyado por los elementos que desee usar como tablas, diagramas, grficos con un formato como el de la figura 2. PROCESO:<Nombre proceso> 1. 2. Requerimientos/Expectativas. Concepto General del Proceso/Explicacin de Funciones
2.1. Explicaciones Generales 2.2. Explicaciones de Funciones y Eventos 2.3. Consideraciones Especiales de la Organizacin 2.4. Modelo de Negocio 3. Consideraciones sobre la Organizacin. Fig.2. Formato Descripcin de Proceso En Anexo 1 se incluye un ejemplo con la descripcin del proceso Procesamiento de Gestin de Tiempos. D.1. Funcionalidad requerida a Gestin de Tiempos en la implementacin RPC Extrada de la descripcin de procesos efectuada, se presenta la funcionalidad ms relevante requerida para este proyecto y la alternativa SAP para cubrirla:
a) En Registro de Informacin
Registro de Ausentismos: Infotipo 2001 Ausentismo diferenciado por subtipo, por ejemplo: 1LEC Enfermedad Comn, 3ADM Permiso Administrativo, 4VAC Vacaciones. Registro de Presencias: Infotipo 2002 Presencias diferenciadas por subtipo, por ejemplo: 2CAP Permiso Capacitacin, 3CT Cambio de Turno, 2DSB Descanso Jornada Abonada.
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Registro de Horas Extras a otro Centro de Costo: Infotipo 2005 Horas Extras Especiales. Registro de Horas Extras al Centro de Costo del empleado: Infotipo 2007 Horas Extras Normales. Registro de Marcas: Infotipo 2011 Hechos Temporales. Registro de Horas Extras uso exclusivo Remuneraciones: Infotipo 2012 Correccin de Saldos. Permite ingresar directamente horas extras sin su determinacin desde el proceso de evaluacin. Asignacin de Horario de Trabajo: Infotipo 7 Horario de Trabajo Terico. Informacin para Relojes Control: Infotipo 50 Informacin de Entrada de Tiempos. Calendario de Turnos: Consiste en jornadas de 8 horas de trabajo durante 6 das, y 1, 2 3 das de descanso segn la jornada realizada. Se genera con la parametrizacin. Calendario Administrativo: Jornada de Lunes a Viernes desde 08:00 a 17:15 17:30, dependiendo de Festivos RPC. Se genera con la parametrizacin. Calendario de Festivos: Definido en SAP desde la primera etapa. Se incorporan das festivos RPC para personal administrativo.
En el Proceso de Evaluacin de Tiempos
b)
Se considera la evaluacin de tiempos slo para personal RPC. El personal RPC tiene un rea de nmina diferente del personal externo. Existe personal que marca, para quienes su asistencia se controla a travs de las marcas registradas por los relojes. Se contempla un esquema de evaluacin para personal que marca. Existe personal que no marca, para quienes el control de asistencia se lleva presumiendo presencia y en caso de existir ausencias, stas son informadas. Se contempla, otro esquema de evaluacin para personal que no marca. De acuerdo al rgimen de trabajo debe ser capaz de determinar la forma correcta de pagar las horas extras. Por ejemplo, para rgimen administrativo: Horario extra Forma de pago En da Las 2 primeras con un hbil recargo tipo 1 y el exceso con un recargo tipo 2. En sbado Todas las horas con el recargo tipo 2. En domingo o Las 8 primeras con un festivo recargo tipo 3 y el exceso con un recargo tipo 4. Para rgimen de turno, la situacin es ms compleja porque si bien participan los 4 tipos de horas antes mencionados, su
determinacin depende del horario de trabajo segn calendario de turno y de la jornada en que se realizan las horas extras. Adems aparece el concepto de doblona, que corresponde a 2 tipos diferentes de horas para uso exclusivo del personal de turno. Para la determinacin de horas extras, SAP cuenta con 3 elementos fundamentales: ccnminas, tipo de tratamiento y reglas de determinacin de cc-nminas, los que sern descritos en la parametrizacin. Para el caso de ausentismo, existen prioridades, por ejemplo, un ausentismo por licencia mdica debe suspender a un ausentismo por vacacin. SAP maneja el concepto de colisiones entre infotipos, para ello es importante definir diferentes enlaces temporales segn las acciones que se quiera otorgar a cada infotipo- subtipo. Tanto los ausentismos como las horas extras deben quedar almacenados en forma diferenciada. Para los tipos de ausentismo que es necesario hacer llegar a Meta-4, y para todos los tipos de horas extras que deben llegar al Pago en Meta-4, se contempla la creacin de cc-nminas y para aquellos tipos de ausentismo que slo son relevantes en SAP, se considera la creacin de clases de tiempo. De acuerdo al plan de horario de cada empleado, el proceso debe ser capaz de detectar y registrar atrasos. SAP permite controlar un rango de tolerancia para la entrada y/o salida de la jornada normal de trabajo.
En la interfaz usuario
c)
Debe contemplar habilidades para algunos usuarios que ingresan informacin y otros que puedan liberarla, accin que se considera como autorizacin, con el objetivo de eliminar las autorizaciones escritas firmadas. Al ingresar un registro de ausentismo, presencia u hora extra, existe la posibilidad de crearlo con un indicador, bloqueado o liberado. Esta funcionalidad es la que se defini para distinguir un registro ingresado de uno autorizado. Para el caso de ausentismo por Permiso Administrativo, existe un tope anual de horas dependiente del estamento del empleado, el que una vez excedido debe ser asignado a otro tipo que ser descontado del sueldo. SAP provee componentes llamados variables de nmina, donde es posible definir los topes establecidos y utilizando acumuladores como clases de tiempo, se dirigen las horas excedidas a una ccnmina diferente.
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Para el personal de turno es importante distinguir el motivo por el cual se realizan horas extras. SAP no provee esta funcionalidad en forma natural, se considera la utilizacin del campo clase de imputacin para los infotipos 2005 y 2007.
Fig.5. IMG Estructura de la Empresa, Definicin Una vez creada la Divisiones de Personal es necesario asociarlas a una Sociedad FI, que corresponde a un identificador de sociedad contable definido en el mdulo Finanzas (FI). La Figura 6 muestra las actividades del punto siguiente del rbol de parametrizacin, Asignacin, despus de seleccionar Gestin de Personal.
E. Parametrizacin La parametrizacin es una etapa que se trabaja en un entorno de desarrollo. Se efecta en el Customizing de SAP, tambin conocido como IMG (Gua de Implementacin o Implementation Guide). Es un modelo interactivo que ayuda a los usuarios y consultores a configurar el sistema introduciendo las entradas necesarias para satisfacer los parmetros y definiciones solicitados en funcin de las necesidades especficas del negocio. Se presenta como una estructura de rbol que se va abriendo hasta llegar a un elemento denominado Actividad. La Figura 3 muestra la Gua de Implementacin de SAP, que contiene las opciones de parametrizacin de todos los mdulos, por ejemplo, Gestin Financiera corresponde al mdulo FI, Controlling al mdulo CO. Las opciones destacadas sern abordadas en esta gua.
Fig.6. IMG Estructura de la Empresa, Asignacin En el caso de RPC se consider las Divisiones de Personal como los distintos centros de trabajo (ubicacin geogrfica). Las Divisiones de Personal creadas son:
El campo Ag.Pai corresponde a una agrupacin de pases desde el punto de vista de Gestin de Personal segn la legislacin del pas. Chile no tiene una agrupacin definida, por lo tanto se utiliza la agrupacin 99 Resto del mundo. La Subdivisin de Personal, dependiente de una Divisin de Personal, se consider como el rgimen de trabajo, que corresponde a las diferentes agrupaciones de jornadas de turno existentes:
Fig. 3. Gua de Implementacin La primera actividad considera parametrizar la estructura de Gestin de Personal, compuesta por: Divisiones de Personal, Subdivisiones de Personal, Grupos de Personal y reas de Personal. Estos elementos se crean en el grupo de actividades Estructura de la Empresa que se muestra en la Figura 4. Grupo de Personal se defini para distinguir entre Funcionarios RPC, Personal Holding ENAP, Personal Contratista y Estudiantes en Prctica:
Fig.4. IMG - Estructura de la Empresa En la opcin Definicin, al seleccionar Gestin de Personal aparecen las actividades que se muestran en la Figura 5, donde se define la Estructura de PA.
rea de Personal es una agrupacin que va asociada a Grupo de Personal, por lo tanto se muestra slo las reas de personal asociadas al grupo Funcionarios. rea de Personal en el caso de los funcionarios, se utiliz para definir los estamentos, que son agrupaciones relacionadas con los contratos colectivos. La siguiente imagen muestra la asociacin que se establece entre Grupo de Personal y rea de Personal:
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Unidades de tiempo, se utiliza en Gestin de Actos(Capacitacin) para indicar duracin de cursos y en el infotipo 22 Formacin para indicar duracin de estudios.
En Datos Personales
b)
Las definiciones efectuadas hasta aqu forman la estructura de PA y son fundamentales para las actividades posteriores. Las parametrizaciones siguientes se realizan en el segundo grupo de actividades marcado en la Figura 3 y cuyo desglose se muestra en la Figura 7.
Definiciones de caractersticas asociadas a los empleados (Tratamiento Personal, Estado Civil, Religin, Datos de Direccin, etc.). Definicin de caractersticas para Familiares. Fijar y Asignar a Programas un Formato de Edicin de Nombre (Apellido1, Apellido2, Nombres). Definiciones para el infotipo 28, Servicio Mdico de la Empresa (Clases de Reconocimiento, reas de Reconocimiento, Valores y Resultados posibles para cada rea de Reconocimiento.
En Datos de Organizacin
c)
Fig.7. IMG - Gestin de Personal y Clculo de la Nmina. Antes de llegar al tema central que es Gestin de Tiempos, es necesario revisar previamente algunas definiciones que se efectan en Gestin de Personal. E.1. Gestin de Personal Se definen los infotipos que se utilizarn para contener la informacin del Personal y las particularidades que cada uno requiera. Las opciones de parametrizacin se muestran en la Figura 8.
Definir Relacin Laboral (aqu se definen los sindicatos existentes). Crear rea de Nmina de Personal (su definicin es importante para la Evaluacin de Tiempos). Crear Registro de Gestin (su definicin es importante para Evaluacin de Tiempos). Definir Objetos de la Organizacin de Estructura (Unidades de Organizacin, Funciones, Posiciones).
Las opciones siguientes de la Figura 8 permiten definir otros conceptos de Gestin de Personal que no afectan a Gestin de Tiempos. E.2. Gestin de Tiempos Corresponde al submdulo TIM que permite definir el control de asistencia y acceso del personal. La Figura 9 muestra los grupos de actividades que contempla Gestin de Tiempos.
Fig.8. IMG Gestin de Personal Las principales definiciones que se realizan en Gestin de Personal son:
a) En Parametrizaciones Bsicas
Fig.9. IMG Gestin de Tiempos

a) Planes de Horario de Trabajo
Rango de nmeros de personal. Asociacin de campos que harn referencia a la clave Pas, por ejemplo, Nmero de cuenta bancaria.
En este grupo de actividades se definen los componentes necesarios para la generacin de los calendarios correspondientes a las jornadas de trabajo. Considera las actividades IMG que muestra la Figura 10.
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Fig.10. IMG Gestin de Tiempos, Planes de Horario de Trabajo La actividad Fijar Categora de Festivos permite distinguir tipos de festivos en el calendario, festivo de da completo, como el 1 de Mayo, de un festivo de medio da, como el 24 de Diciembre. En Agrupaciones de las Subdivisiones de Personal se definen agrupaciones para plan de horario de trabajo y plan de horario de trabajo diario. En Planes de Horario de Trabajo Diario (PHTD), se crean las diferentes jornadas de trabajo, asociada a una agrupacin de subdivisiones de personal con un perodo de validez.
Los nombres dados a los das de descanso son diferentes para poder distinguir el tiempo extra ocurrido en ese da, pues su forma de pago depende del da y horario, lo mismo ocurre para el ltimo da de trabajo en cada turno, el que se distingue con un nombre que incluye como ltimo caracter la letra U. Para el horario administrativo, la secuencia ocupa 7 das, es el caso del PHTP ADMN, que corresponde al horario administrativo normal que tiene 5 das laborables y 2 de descanso.
Por ejemplo, el detalle de la jornada TU16 es:
El PHTP ADME, se utiliza cuando el horario de salida se extiende en 15 minutos, por acuerdos de la empresa con el personal administrativo, se suman 15 minutos durante algn tiempo estimado para pagar das puente de descanso entre un festivo y el fin de semana. Como el cambio de horario no tiene una fecha fija, se utiliza el plan horario ADMN para la salida normal y el plan horario ADME para la salida extendida en 15 minutos. Los planes ADMX y ADMY que contemplan 5 semanas, se crearon para cubrir el mes mixto de inicio y fin del horario extendido, ya que en estos casos no existe una periodicidad. En Tipos de Da se realizan varias definiciones: - Tipos de Da segn forma de pago.
donde se pueden definir varias caractersticas como horario de trabajo terico, rango de tolerancia de entrada, rango de tolerancia de salida, cantidad de horas de trabajo mnimo y mximo. En Plan de Horario de Trabajo por Perodo (PHTP) se conforma una secuencia de planes de horario de trabajo diario (PHTD), de tal forma que se genere un perodo repetitivo:
Por ejemplo, tipo de da 1 significa da libre pagado, aplicable a un festivo normal y tipo de da 3 es aplicable a un festivo RPC. Reglas de Determinacin Segn Tipos de Da:
Por ejemplo, un Plan de Horario de trabajo por perodo (PHTP) es TURR que est formado por la secuencia de 6 das en Turno de 00:00 a 08:00, 3 das de descanso, 6 das en turno 08:00 a 16:00, 2 das de descanso, 6 das en turno 16:00 a 24:00 y 1 da de descanso.
Su definicin considera das de semana, sbados y domingos, utilizando los tipos de da definidos previamente.
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Tipo de da para fechas especficas que estn asociados a una regla de determinacin: Fijan reglas de Plan de Horario de Trabajo (PHT) y Planes de Horario de Trabajo. Se asocia una agrupacin de reas de Personal, con una agrupacin de Subdivisiones de Personal a una Regla PHT, con un perodo de validez.
Por ejemplo, podra usarse para los das puente. En Reglas de Plan de Horario de Trabajo y de Horario de Trabajo Mensual se definen las siguientes actividades: Agrupaciones de las reas de Personal. Asocia Grupos de Personal y reas de Personal. Por ejemplo, la Agrupacin rea de Personal 1, est compuesta por el grupo de personal Funcionarios con sus estamentos y el grupo Holding asociado al rea de Personal Administrativo.
Las reglas creadas en esta actividad son las que posteriormente se asignan a los empleados en el infotipo 7. Por ejemplo, la regla PHT TURNO-A
Agrupaciones para Calendario de Festivos. Asocia Divisiones de Personal, con Subdivisiones de Personal y Calendario de Festivos. Por ejemplo, la Divisin de Personal RPC1 es asociada al rgimen de trabajo y al calendario de festivos CL.
El Calendario de Festivos se define en Parametrizaciones Globales (ver Figura 3) y en l se definen los das festivos:
En Horario de trabajo se puede definir datos estadsticos como horas de trabajo por da, por semana, cantidad de das laborables. Se indica la regla de determinacin para tipos de da y la agrupacin para PHTD. En Plan de Horario de Trabajo por Perodo, se define el PHTP, que en el ejemplo es TURR y un punto de arranque, que en este caso es 08.04.2003, datos necesarios para la generacin del calendario de la regla TURNO-A. Generar Manualmente Planes de Horario de Trabajo Mensual. En esta actividad se generan los calendarios para las diferentes reglas.
Por ejemplo, la definicin para el festivo 26 de Diciembre de 2003 que corresponde a un Festivo RPC, con tipo de da 3, de fecha fija y tiene validez slo para el ao 2003.
El caso del festivo Viernes Santo es un festivo tipo 1, con fecha calculada y tiene una validez abierta.
Por ejemplo, los parmetros dados permiten generar 3 meses del calendario TURNO-A, asociado a la agrupacin de reas de personal 1, al calendario de festivos CL, a la agrupacin de subdivisiones de personal 01, con la regla de plan de horario de trabajo TURNO-A.
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El calendario generado para el TurnoA durante el mes de Noviembre 2003 es:
En el calendario cada da tiene asociado 5 casilleros: El casillero de arriba a la izquierda corresponde al nmero del da dentro del mes, el casillero de arriba a la derecha indica si corresponde a una categora de festivo, el casillero de abajo a la izquierda indica si es un tipo de da laborable, el casillero central contiene el plan de trabajo diario y el casillero de abajo a la derecha corresponde a la variante de un plan de trabajo diario.
b) Entrada de Tiempos
Ausentismos Contempla definir las siguientes actividades: - Agrupaciones para Subdivisiones de Personal. Corresponde a la agrupacin de Divisin de Personal con Subdivisin para clases de Ausentismos y Presencias. - Clases de Ausentismo. Corresponde a los subtipos del infotipo 2001, por ejemplo:
El detalle de la clase de ausentismo 3ADM es:
Se realizan las parametrizaciones necesarias para las diferentes fuentes de entrada de informacin. La Figura 11 muestra los grupos de actividades IMG que contempla.
Fig.11. IMG Gestin de Tiempos, Entrada de Tiempos Los 3 primeros Items, Suplencias, Ausentismos y Presencias tienen una definicin similar en el esquema de parametrizacin, los diferencia su orientacin: Suplencia: Es utilizada para la sustitucin de puestos de trabajo. Ausentismo: Para definir las faltas al trabajo por motivos personales, por ejemplo, enfermedad, vacaciones. Presencia: Corresponde a un ausentismo de su puesto habitual para estar en otros trabajos o en capacitacin. Por ejemplo, capacitacin, cambio de turno. Ausentismo se presenta con mayor detalle. Suplencias Si se desea implementar este concepto, las actividades son similares a Ausentismo, con la diferencia que en este caso se definen las Clases de Suplencias, que corresponden a los subtipos del infotipo 2003, con una clase de enlace temporal y asociadas a agrupaciones de subdivisin de personal. Posteriormente se debe definir la reaccin que tendrn los infotipos considerando su clase de enlace temporal cuando se produzcan colisiones. -
En la parte inferior se definen las verificaciones que se desea tenga al ausentismo, como son: Inicio no laborable: indicar una reaccin si el ausentismo puede comenzar en un da no laborable. Final no laborable: indicar una reaccin si el ausentismo puede finalizar en un da no laborable. Perodo no laborable: indicar una reaccin si el ausentismo est en un perodo no laborable. Para los 3 casos se puede indicar una reaccin que corresponde a un mensaje con los siguientes valores posibles: E: Mensaje Error, W: Advertencia, I: Informacin, o blanco. La validacin actuar en el momento que se ingresa el ausentismo, mostrando el mensaje correspondiente. Tambin es posible definir una cantidad mnima y mxima de das. Fijar Pantalla de Entrada y Clases de Enlace Temporal. Por ejemplo para 3ADM, se asigna la pantalla (dynpro) 2001 y la clase de enlace temporal 03.
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Presencias En forma anloga a Ausentismo se pueden crear Presencias. En tal caso, se definen: - Clases de Presencias, que corresponden a los subtipos del infotipo 2002, como por ejemplo:
Las reacciones de Colisiones son vlidas para todos los infotipos de Gestin de Tiempos, como Ausentismos, Horas Extras, Hechos Temporales, etc. Es recomendable mantener una planilla para documentacin de Colisiones, tipo matriz con la reaccin definida para cada infotipo y clase de enlace temporal, como muestra la Figura 12.
Fijar Pantalla de Entrada y Clases de Enlace Temporal. Se efecta la definicin de pantalla y clase de enlace temporal.
Fig.12. Documentacin de Colisiones En columnas se ubica el infotipo y clase de enlace temporal que llega y en las filas se ubica el infotipo y clase de enlace temporal que est ingresado previamente, y en cada casillero de cruce indicar la reaccin que se ha establecido, que puede ser: A: Se limita el registro anterior y se muestran las colisiones. E: Error, no es posible ingresar el nuevo registro, se muestran las colisiones. W: Es posible ingresar un nuevo registro y ste no modifica el registro anterior, se muestran las colisiones. N: Es posible ingresar el nuevo registro y no se muestran las colisiones. La parametrizacin se ingresa por el Infotipo y Clase de Enlace Temporal que llega:
Horas Extras En este opcin se pueden crear Clases de Imputacin. En RPC este concepto se utiliz para definir los motivos que originan el trabajo en tiempo extra.
Servicios de Guardia Consiste en un grupo de actividades IMG, en que se define: - Agrupaciones para Subdivisiones de Personal. Corresponde a la agrupacin de Divisin de Personal con Subdivisin para Servicio de Guardia. - Clases de Servicio de Guardia. Con funcionalidad similar a Suplencias y que corresponden a los subtipos del infotipo 2004. Epecificacin de Reacciones en Caso de Superposicin de Infotipos de Tiempos. Permite otorgar precedencia a un ingreso de informacin sobre otro. Por ejemplo, esto ocurre si existe una vacacin y se trata de ingresar para la misma fecha una licencia mdica, sta debe suspender la vacacin desde el momento en que se origina la licencia (cortar el registro anterior).
Por ejemplo, para el Infotipo 2001 con Clase de enlace temporal 01:
La interpretacin es: Si llega un ausentismo del infotipo 2001 con clase de enlace temporal 01 y se produce una colisin, es decir, ya existe previamente un registro para el empleado con la misma fecha, en alguno de los infotipos y enlaces temporales sealados en la lista, entonces
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se le indica como debe reaccionar el sistema. Integracin de Gestin de Tiempos con otras aplicaciones de R/3. En este grupo de actividades es importante mencionar: - Creacin del Rango de nmeros para los Hechos Temporales. Hechos Temporales corresponde al registro de marcas. En la medida que van ingresando registros, se le asigna un nmero de notificacin, el que se va incrementando secuencialmente.
Entrada/Salida respectivamente en el Control de Asistencia. P15 y P25 se utiliza para distinguir Entrada/Salida del personal de Brigada. Definir Agrupaciones para Conexin de Subsistema. Se pueden definir agrupaciones de objetos con la finalidad de hacer download a un subsistema, por ejemplo para motivos de presencia o ausentismo. En el caso de RPC, se utiliz para distinguir las posibilidades de acceso por los diferentes relojes, para control de asistencia del personal RPC:
Definir integracin con otros mdulos. Por ejemplo: Con el mdulo Gestin de Actos, de tal forma que al ingresar una capacitacin, automticamente se genere una Presencia. Con el mdulo Gestin de Personal, al ingresar una licencia mdica desde el Servicio Mdico, ingresar un ausentismo en Gestin de Tiempos.
La Agrupacin 001 se defini para permitir marcar en todos los relojes destinados a Control de Asistencia, en cambio la agrupacin 007 slo permite marcar en el reloj de Quintero. Esta agrupacin se define para cada empleado en el infotipo 50. Funciones Especiales en la Terminal. Esta actividad se utiliza cuando existe una integracin con un sistema de Relojes, los que son denominados relojes homologados. En el proyecto RPC se consider continuar con el mismo sistema de relojes (no homologados), y slo se utiliz la definicin de agrupaciones para control de acceso, tanto para personal RPC, contratistas y estudiantes en prctica.
Limitar Status Empleado para Gestin de Tiempos de Personal. Se definen los posibles valores de status de tiempos, valor que es asignado a cada empleado en el infotipo 7.
c)
Captura de Datos en Produccin
Este grupo de actividades se orienta a definir la interaccin con sistemas de captura de informacin, por ejemplo, con Relojes de Acceso. La Figura 13 muestra el grupo de actividades IMG con las actividades que contempla.
Fig.13. IMG Gestin de Tiempos, Captura de Datos en Produccin Fijar Grupos de Clase de Hecho de Horario de Trabajo. Las clases de hechos temporales pueden agruparse mediante clases de hecho de horario de trabajo.
En este caso la agrupacin est orientada al Control de Acceso con un sentido similar al caso anterior. La agrupacin 01 permite acceder por todos los puntos controlados por el rea de Seguridad. En cambio la agrupacin 07 slo permite acceder por Recepcin. Esta agrupacin se define para cada empleado en el infotipo 50.
d) Evaluacin de Tiempos
La Evaluacin de Tiempos permite evaluar y contabilizar los tiempos de Presencias, Ausentismos y Horas Extras de los empleados. Para el proceso de evaluacin se efectan algunas parametrizaciones adicionales propias del proceso, y se utiliza lo descrito anteriormente. La evaluacin de tiempos permite constituir saldos de clases de tiempo y cc-nminas as como actualizar contingentes de
P10 y P20 corresponden a Clases de Hecho Temporal definidos para distinguir
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presencias/ausentismos. La Figura 14 muestra los grupos de actividades contemplados.
Fig.14. IMG Gestin de Tiempos, Evaluacin Tiempos Opciones Generales. Considera las siguientes actividades: - Fijar Parametrizaciones para la Conformacin de Pares (entradasalida):
diarios, saldos acumulados por perodo y si se desea trasladar el saldo acumulado de un perodo a otro y de un ao al siguiente. Una clase tiempos debe estar asociada a una agrupacin de subdivisiones de personal y debe tener un perodo de vigencia.
Fijar Nivel de Retroactividad para la Conformacin de Pares:
Por ejemplo, el detalle de la Clase de Tiempo 3ADM que corresponde a Permiso Administrativo, est asociada a la agrupacin de Subdivisin de Personal 01 y tiene las caractersticas: grabar saldos diarios y acumular saldos en perodos.
Fijar Nivel de retroactividad significa definir hasta donde puede actuar hacia atrs el nivel correspondiente. Tambin es posible fijar nivel de retroactividad para la Evaluacin de Tiempos y para el Registro de Gestin. Crear Perodos de Liquidacin: Liquidaciones de Tiempos con Datos Subsistema. Este grupo de actividades permite realizar definiciones propias del proceso de Evaluacin de Tiempos, del Esquema de Evaluacin y las Reglas. Slo se mencionarn las ms relevantes: - Especificar Horario de Trabajo Mximo.
Corresponde a los perodos en los cuales se distinguir y agrupar informacin de Tiempos. Por ejemplo, puede ser mensual, quincenal. Lo ms comn es que el perodo sea mensual. Las CC-Nminas y las Clases de Tiempos ofrecen la posibilidad de totalizar por el perodo definido. Opciones del Control de la Liquidacin. Contempla las siguientes actividades: - Agrupar Subdivisiones de Personal para Entrada de Tiempos. Corresponde a la misma agrupacin que se defini para Ausentismos y Presencias. Definir Clases de Tiempos Clases de tiempo son acumuladores que sirven para almacenar tiempos por alguna condicin establecida. Su definicin permite sealar si requiere contabilizar por ejemplo, saldos
Se define la cantidad mxima de horas para una jornada de trabajo. Definir Tipos de Tratamiento.
Un Tipo de Tratamiento se define para ser asignado a pares de tiempo. Es utilizado en las Reglas de Generacin
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de cc-nminas, donde se realiza la seleccin de cc-nminas en funcin del tipo de tratamiento. Tambin se utiliza en las reglas y esquemas de evaluacin de tiempos. Crear Catlogo de CC-Nminas Las cc-nminas son acumuladores similares a las clases de tiempo, pero con la ventaja de manejar el concepto de retroactividad, lo que significa que ocupa mayor almacenamiento con respecto a una clase de tiempo, por lo que se recomienda que su utilizacin sea justificada. Para crear una cc-nmina se debe indicar un nombre, una descripcin y un perodo de validez.
rango de horas, con lmites para las horas asignadas. Es recomendable documentar las reglas definidas, en una planilla para facilitar la mantencin posterior, donde en las columnas se especifican todos los campos posibles de definir en una regla de generacin y en las filas se ingresan los valores de las reglas creadas, como se muestra en la Figura 15.
Fig.15. Documentacin Reglas Generacin de CC.Nmina.

e) Esquema Evaluacin de Tiempos
La Evaluacin de Tiempos se realiza a travs del procesamiento de uno o ms esquemas de evaluacin y corresponde al cerebro de Gestin de Tiempos, porque es donde se junta y evala la informacin de las diferentes fuentes, y se determina que acontecimientos ocurrieron. Un esquema de evaluacin de tiempos describe la secuencia y el contenido de un proceso programado. Se compone de una lista de instrucciones y referencias a esquemas parciales o bien funciones que se aplican mediante parmetros. Existe un driver de evaluacin de tiempos, el programa RPTIME00, que procesa un esquema paso a paso, considerando que los datos de tiempos se evalan a diario y por cada empleado. Se puede definir uno o ms esquemas de evaluacin de tiempos, por ejemplo, en el caso de RPC se contempl 2 esquemas, uno para el personal que marca y el otro para el personal que no marca. Construir Esquemas y Reglas no es tarea fcil, porque si bien existen muchas funciones y operaciones posibles de usar, tambin resulta complicado porque no es un lenguaje de programacin, y tiene estructuras de decisin rgidas. Lo ms comn es efectuar una copia de un esquema estndar y comenzar a adaptarlo a los requerimientos. Para dar una idea de lo que es un esquema, se muestra un trozo con una breve explicacin: Aqu se incorporan los elementos definidos previamente como tipo de tratamiento, condiciones de da, condiciones de hora. Puede usarse para un caso simple, por ejemplo, para un tipo de tratamiento X definir un cantidad de horas fija. Para un caso complejo, por ejemplo, con varios tipos de tratamiento, condiciones de da, condiciones de
Fijar Reglas de Generacin. En esta actividad IMG se especifica cmo se generan las cc-nminas para pares de tiempos. Se debe indicar un nmero de secuencia:
Por ejemplo, la regla de generacin 610 para una cc-nmina de determinacin de sobretiempo:
La funcin PTIP llama a la regla que tiene como argumento a su derecha. En el caso de la lnea 640 corresponde a la regla ZPRR con el
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argumento GEN que le indica que no retorne valor. La funcin ACTIO llama a la regla que se encuentra a su derecha sin considerar si hay pares de tiempo. La funcin PRINT imprime un bloque estndar de datos. Un esquema puede invocar a otro esquema, usar directamente funciones o invocar reglas. Reglas: Son utilizadas en los esquemas de evaluacin de tiempos para establecer estructuras de decisin y para definir operaciones, como por ejemplo, actualizar valores en una clase de tiempo o una ccnmina. Por ejemplo, la regla ZPRR se utiliza para actualizar valores en las clases de tiempo de presencias:
F. Desarrollos, Field Exit, Localizaciones, Aplicacin de Notas, PU12. Producto del diseo detallado se definen desarrollos y modificaciones a programas estndar que es necesario efectuar. F.1. Desarrollos Se entiende como Desarrollos la construccin de funcionalidad que SAP no trae incorporada y es requerimiento indispensable del cliente. Esta puede ser del tipo Interfaces, Reportes y desarrollos para nueva funcionalidad. Un tipo de desarrollo propio y especial de SAP es el Batch-Input, el que se utiliza para interfaces y que corresponde a un programa en lenguaje ABAP/4, que contempla la secuencia de pasos que realiza un usuario para ingresar informacin al sistema. La ventaja de utilizar la tcnica del Batch-Input es que utiliza la misma forma de ingreso que efectuara un usuario, es decir, debe pasar por las mismas validaciones que en un ingreso manual con la ventaja que se realiza en forma batch, ms rpido y para un gran nmero de registros, y no existe la preocupacin de estar poblando todas las tablas que corresponda, porque interacta con una transaccin. Se distinguen 2 tipos de desarrollos: Desarrollos para efectuar cargas iniciales. Desarrollos permanentes para la aplicacin. Los Desarrollos para efectuar cargas iniciales, se realizan a travs de Batch-Input para cargas masivas de informacin, que se ejecutan slo una vez para poblar con informacin el mdulo, como son: Creacin de Objetos PD (Unidades de Organigrama, Funciones, Posiciones). Vinculacin de Objetos PD (Posiciones a Unidades Organigrama, Personas a Posiciones). Carga de Datos Maestros. Historial Mdico. Historial de Capacitacin. La carga de Datos Maestros se efecta a travs de una Medida de Contratacin, previamente creada en la parametrizacin, la que contempla el paso por varios infotipos, por ejemplo en el caso de RPC, contempl el paso por los siguientes Infotipos: 0 Medidas, 1 Asignacin Organizacional, 2 Datos Personales, 6 Direcciones, 7 Horario Trabajo Terico, 8 Emolumentos Bsicos, 50 Informacin Entrada, 37 Registro Sence y 41 Datos de Fecha. En especial los infotipos 7 y 50 son muy importantes para Gestin de Tiempos. El infotipo 7 contiene el Status de Evaluacin y la Regla de Plan de Trabajo asignada al empleado.
La columna ArgVar corresponde al argumento variable que sirve para definir reglas de decisin. La columna NL se utiliza para indicar continuacin de lnea. La columna T permite sealar el tipo de regla, por ejemplo, el tipo de regla D indica que sigue una operacin de decisin y luego vienen las columnas destinadas a las operaciones. La lnea 10 a travs de la operacin OUTTPORIGS indica que recupere el status de origen del par de tiempos. El argumento * de la lnea 20 se usa para derivar la accin de la regla si el argumento es diferente a los mencionados a continuacin, el nico argumento contemplado es el status P, en tal caso pasa a la operacin OUTTPTYPE para recuperar el tipo de par, que si es 3, pasa a la operacin OUTTPPRTYP para recuperar el tipo de presencia, que si es 2CAP, agrega la cantidad de tiempo que corresponda a la clase de tiempo 2CAP, y si es 3CT ejecuta la funcin FILLPVD, donde FILLP cambia informacin del par de tiempos, V indica cambiar el tipo de tratamiento por el valor D. La operacin COLOP transferir datos de la tabla interna TIP a la tabla interna TOP.
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El infotipo 50 contiene informacin relacionada con el sistema relojes, como nmero de tarjeta y la agrupacin que define en que relojes puede marcar el empleado.
longitud, etc.). Se puede crear un field-exit sobre un elemento de datos asociado a una dynpro (pantalla), por ejemplo para efectuar validaciones o para establecer un valor por defecto segn el contenido de otro campo. En el caso de Gestin de Tiempos se crearon Field-Exit para la validacin de fechas de inicio y fin de las autorizaciones de horas extras en los infotipos 2005, 2007 y 2012 asociadas a las pantallas para entrada individual, entrada de lista y entrada rpida. Se valida que la fecha de inicio sea igual a la fecha de fin, es decir, con este field-exit no se permite ingresar una autorizacin de sobretiempo para ms de un da. F.3. Localizaciones Las localizaciones corresponden a modificaciones sobre el estndar de SAP. En lo posible es recomendable evitarlas, pero si es imprescindible hacerlas, es importante que sea un trabajo cuidadoso y documentado para cuando ocurran cambios de release tener presente volver a realizarlas, si es que la nueva versin no cubre la funcionalidad de la modificacin. Para efectuar un cambio en el cdigo estndar es necesario solicitar autorizacin a SAP, para ello SAP cuenta con un servicio denominado OSS (Online Service System), que entre otros servicios mantiene el registro de modificaciones realizadas en cada instalacin. Esta peticin debe efectuarla un usuario que cuente con una clave de desarrollador y debe ingresar el cdigo del objeto a modificar (programa, pantalla, etc.), entonces OSS retorna un cdigo de modificacin que debe ser ingresado para habilitar el objeto para su modificacin, accin que se denomina Reparacin. En la implementacin de RPC, por ejemplo algunas reparaciones fueron: Validacin de RUT en infotipo 2 Datos Personales. Cambio de atributos en etiquetas en varios infotipos para cambiar la descripcin de campo. Traduccin de Textos en Elementos de Datos. Habilitar indicador G en campo origen de infotipo Hechos Temporales para marcas que han sido modificadas y dejar el indicador M para marcas ingresadas manualmente. Modificacin para submitir el programa de Evaluacin de Tiempos RPTIME00, con parmetros obtenidos de la fecha de retroactividad CDP del infotipo 3 Status de Nmina. Bloqueo de registro para usuario con autorizacin para ingreso de informacin. Los usuarios que tiene autorizacin de ingreso de informacin trabajan con el
Los Desarrollos Permanentes corresponden a aquellas aplicaciones, reportes e interfaces que continuarn trabajando en forma peridica. Por ejemplo: Interfaz desde Relojes de Registro de Asistencia con las marcas del personal. Interfaz hacia Relojes de Asistencia con las personas que pueden marcar en cada reloj. Interfaces desde Meta-4 (Sistema de Remuneraciones). Por ejemplo, Ingreso/Baja de empleados, Cambios Organizacionales, Actualizacin de Ausentismos Vacaciones y Das Turno. Reportes Gestin de Tiempos (Ausentismo segn Marcas, Autorizaciones Sobretiempo, Marcas Impares, Inspectores de Paro). Una particularidad de RPC es el horario de un turno que se inicia a la 00:00 y finaliza a las 08:00. Este horario complic la evaluacin de tiempos, porque lo ms comn es que los empleados lleguen antes de las 00:00, lo que corresponde al da anterior. La complicacin aparece porque no es posible definir un rango fijo donde se inicia y termina una jornada durante un da, por ejemplo, la persona que le corresponde trabajar de 00 a 08, puede efectuar horas extras antes de su jornada. Para este caso, la solucin establecida fue particionar las marcas, por ejemplo, si una persona llega a las 23:50, entonces se crean 2 pares de marcas, una salida a las 24:00 y una entrada las 00:00. Esta solucin fue aplicada en la interfaz que recibe informacin de los relojes. Las interfaces de salida de SAP generan archivos planos segn especificacin dada por el sistema destino. F.2. Field Exit Esta es una forma que SAP ofrece para efectuar adecuaciones y validaciones. Cada campo de pantalla est asociado a un Elemento de Datos, que corresponde a una definicin de campo la que incluye un Dominio y textos asociados. Un dominio es la definicin propiamente tal del campo (tipo de dato,
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registro desbloqueado para permitir que acten las colisiones y en el momento de grabar el registro, ste se deja bloqueado, para permitir su liberacin. Validacin de Centro de Costo para usuario que libera. Se utiliza para las autorizaciones de sobretiempo ingresadas en el infotipo 2005, de tal forma que valida que el centro de costo asociado a la autorizacin, sea un centro de costo permitido para el usuario que est liberando.
Sobretiempos: Considera la exportacin de ccnminas para los 4 tipos de sobretiempo y 2 tipos de doblona.
IV.
VALIDACION SOLUCION PROPUESTA
En el contexto del proyecto de implementacin del mdulo HR, el submdulo Gestin de Tiempos fue considerado crtico, porque tiene estrecha relacin con el proceso de pago. A. Pruebas En la medida que el proyecto avanzaba, se fueron realizando las parametrizaciones y los desarrollos necesarios segn cada tema, y se efectuaron las siguientes pruebas: A.1. Infotipos Despus de parametrizar y definir las pantallas que tendr cada infotipo que se decidi usar, stos se prueban ingresndoles informacin. Con el ingreso de informacin en el infotipo 1 Asignacin organizacional, adems se prueba el funcionamiento de la estructura organizacional. Con el ingreso de informacin en el infotipo 7 se prueba la parametrizacin de la regla plan de horario de trabajo. A.2. Medidas Se prueba el funcionamiento de las medidas creadas, despus de haber probado los infotipos en forma inidividual: Contratacin Funcionarios Reingreso Funcionarios Baja Funcionarios Cambio Organizacional A.3. Desarrollos Las modificaciones y desarrollos se prueban en el entorno de desarrollo, por ejemplo, la interfaz de Marcas y la interfaz de Vacaciones y Das Turno, fueron los primeros desarrollos requeridos porque era necesario contar con las marcas y los ausentismos generados en Meta-4, para las pruebas de evaluacin de tiempos. Las Localizaciones tambin fueron probadas en la medida que apareca el requerimiento y se desarrollaba. Algunas interfaces y reportes como Baja de Funcionarios, Actualizacin Nivel de Mercado fueron requeridas estando ya en productivo. A.4. Evaluacin de Tiempos Esta es la parte ms complicada de probar, porque existe un gran nmero de casos posibles con sus variantes. Por ejemplo, para probar la generacin de horas de sobretiempo, se prepar una lista de casos de prueba, contemplando
F.4. Aplicacin de Notas El sistema OSS de SAP pone a disposicin las Notas como herramienta de ayuda a problemas. Las Notas son soluciones SAP a problemas planteados por usuarios de las diferentes instalaciones SAP del mundo. Por lo general contienen modificaciones al estndar, con la validez de versin SAP indicada en cada nota. Por ejemplo, en RPC se aplic la nota 80769 que acta sobre el programa RPTMAS02 para corregir un problema en la evaluacin de tiempos relacionado con el rango horario para sobretiempo. F.5. PU12 Es una aplicacin dentro de SAP llamada Caja de Herramientas que permite construir interfaces tanto para Nmina como para Gestin de Tiempos, para ello se define un nombre de formato que pasa por las opciones de Definicin de Datos, Conversin, Generacin y Export e Import. Al generar una interfaz con PU12, el sistema genera automticamente una serie de programas para la interfaz, los cuales pueden ser complementados por rutinas creadas con funciones especficas, por ejemplo para formatear un campo fecha o para incorporar el centro de costo por defecto cuando un sobretiempo no ha sido asignado a un centro de costo especfico. Adems es capaz de llevar un control retroactivo porque cada vez que se ejecuta una interfaz genera una imagen de los datos extrados, los que junto a ejecuciones anteriores, sern considerados en la prxima ejecucin de la interfaz. Por ejemplo, si en una primera ejecucin PU12 detecta un sobretiempo que gener 3 horas y luego se modifica la marca de salida para que sean 2 horas y se evala la situacin del empleado, la prxima ejecucin de la interfaz PU12 generar un registro para la fecha correspondiente por la diferencia, es decir, -1 hora. En la implementacin de RPC se generaron 2 interfaces: Ausentismos: Contempla la exportacin de ccnminas para atraso, permiso administrativo, motivo mdico, permiso sin goce de remuneracin.
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primero los ms genricos y luego casos ms rebuscados, para ellos se inventaron datos de prueba. Una vez depurados los detalles que aparecan y contando con que llegaban las marcas reales de los relojes, se efectuaron evaluaciones que se comparaban con el sistema anterior. Los resultados no eran comparables exactamente porque el sistema anterior siempre contabilizaba al da del sobretiempo, en cambio SAP lo hace al da de la marca de ingreso. B. Preparacin para Entrada en Produccin Una vez que el proyecto est parametrizado, con sus esquemas de evaluacin y desarrollos indispensables creados y probados, y se han depurado los detalles encontrados, se puede entrar a Produccin. La primera preocupacin para la etapa de Entrada en Produccin es tener la parametrizacin y los desarrollos en Ordenes de Transporte, es la forma segura que ofrece SAP para actualizar el entorno productivo. Tambin es importante realizar las siguientes actividades: Capacitacin de Usuarios: Es una tarea significativa cuando la cantidad de usuarios es relevante. En RPC se organizaron capacitaciones por grupos de trabajo. Transporte al Entorno Productivo: Se transporta desde el entorno de desarrollo al ambiente productivo la parametrizacin, los desarrollos y modificaciones efectuadas. Carga inicial de datos maestros: Una vez chequeados los transportes en el entorno productivo, el sistema est listo para recibir los datos maestros con los que debe comenzar a operar la aplicacin, se procede a efectuar las cargas iniciales de los datos maestros. Para este efecto se construyeron programas batch-input que simulan las transacciones de entrada de datos, con la informacin extrada del sistema anterior o generada segn el requerimiento SAP. Las cargas iniciales realizadas en RPC fueron: Datos Maestros (Datos Personales, Direccin, Nivel de Mercado, Datos Acceso, etc.). Actividades Histricas de Capacitacin. Ficha Mdica de los empleados. Tambin se efectu la carga del contingente del permiso administrativo que lleva hasta ese momento consumido cada empleado.
C. Entrada en Produccin y Soporte En esta etapa se requiere dedicacin hacia los usuarios y los problemas que se van planteando, de tal forma de dar la ms pronta solucin. La Administracin de Autorizaciones es una actividad que se inicia en el entorno desarrollo, pero tiene una fuerte demanda en el entorno productivo, en especial durante los primeros das. En el caso de Gestin de Tiempos, existen 3 tipos de autorizaciones que atender: Las autorizaciones comunes a todos los mdulos de SAP. Las autorizaciones segn estructura PD. La autorizacin creada para controlar los Usuarios que liberan y los Usuario que ingresan. La Documentacin es una actividad que est presente desde el inicio del proyecto y sigue acompaando al Sistema durante su vida til. Como resultado de la Implementacin debe quedar la siguiente documentacin: Diseo Conceptual. Manual de Parametrizacin. Manual de Procedimientos. Manual del Usuario. Diseo Tcnico Detallado de Desarrollos, User Exit, Field Exit y Modificaciones al estndar. Despus de la Entrada en Produccin y como parte de la actividad de Soporte, se recomienda seguir documentando: Problemas y sus soluciones. Decisiones tomadas y su responsable. Cambios efectuados en parametrizacin y Desarrollos. La actividad Soporte se inicia con la entrada en produccin y sigue presente durante la vida til del sistema. En el caso de este proyecto, tuvo un mayor soporte inicial para cubrir nuevos requerimientos, como reportes e interfaces, y posteriormente cuando aparecen cambios, ya sea por negociaciones colectivas o cambios estructurales. D. Cambios Posteriores a la Entrada en Produccin Un problema que apareci estando la solucin en el entorno productivo fue que inicialmente se definieron los perodos de nmina, los utilizados por el Registro de Gestin, con la misma definicin dada para la Nmina de Meta-4, stos van del da 21 de un mes al da 20 del mes siguiente. Durante los 3 primeros meses de operacin en productivo, las interfaces creadas con PU12, Sobretiempos y Ausentismos, no trabajaron bien el concepto de retroactividad, lo que gener un problema crtico llegando a ser necesario realizar la retroactividad en forma manual. La solucin
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consisti en cambiar la definicin del perodo a mes calendario, es decir, de 1 a 31. Otro problema que apareci en el entorno productivo fue que no realizaba bien el corte de permiso administrativo, el que tiene un contingente anual, que si es excedido debe ir a una cc-nmina que va a descuento. La forma en que se manej el control del permiso administrativo fue cambiada desde utilizar un contingente de permiso administrativo por empleado, a utilizar un subtipo del infotipo 2012 que pone una marca con validez, por ejemplo 21.12.2002 a 31.12.2002 para que la evaluacin lo considere como inicializacin del permiso administrativo del siguiente ao. E. Actividades Peridicas E.1. Diario Ingreso de informacin a los diferentes infotipos, tanto por usuarios como por personal del rea Remuneraciones. Una actividad necesaria es llevar a SAP las marcas registradas por los relojes, para ello se utiliza la interfaz que lee informacin desde un archivo plano que previamente dej el sistema de relojes. Si los registros pueden ingresar a SAP, stos son borrados del archivo plano, en caso contrario quedan en l hasta la prxima recogida. Otra actividad que se efecta diariamente es la evaluacin de tiempos con los 2 esquemas: personal que marca y personal que no marca. La evaluacin entrega un reporte por cada empleado donde se muestran los pares de tiempos, un resumen de clases de tiempos, un resumen de cc-nminas y una estadstica de los empleados evaluados:
Se cierra el perodo en el Registro de Gestin, dejndolo en opcin Libre para Nmina.
Se ejecutan las interfaces PU12 de Sobretiempo y Ausentismo. Se fija la opcin Final de la Nmina, y entonces se produce el desplazamiento de perodo.
Otra actividad mensual es ejecutar algunas interfaces de entrada a SAP provenientes de Meta-4. Altas del Personal. Bajas del Personal. Cambio Organizacional. Actualizacin de Niveles de Mercado. Actualizacin de infotipo franquicia SENCE. Actualizacin Datos Personales y Direccin. Otra actividad es ejecutar 2 batch-input para: Desplazar fechas en infotipo 130 Procedimiento/Verificaciones, las que permiten controlar el perodo en el cual los usuarios pueden ingresar informacin. Se defini 3 meses hacia atrs. Cambiar fechas de retroactividad en infotipo 3 para permitir el ingreso de informacin tanto para los usuarios, como para el personal del rea Remuneraciones. Se defini dejar 6 meses hacia atrs. E.3. Anual Anualmente es necesario generar un indicador para inicializar el conteo del permiso administrativo, porque ste no corresponde a un ao calendario. Esto se defini como un sulbtipo del infotipo 2012, el que es considerado en los esquemas de evaluacin de tiempos.
E.2. Mensual La principal actividad mensual es el proceso de cierre de tiempos que contempla: Efectuar una evaluacin completa para los 2 esquemas, depurando los casos que queden con la evaluacin incompleta (casos rechazados y finalizados antes de tiempo).
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V.
CONCLUSIONES
La funcionalidad de SAP R/3 est basada en el concepto de Proceso de Negocio, que corresponde a una cadena funcional completa para desarrollar un proceso de gestin, sea cual sea el rea que tenga que manejar dicho proceso, lo que significa que la cadena funcional puede ser procesada por diferentes mdulos de aplicacin. Por ello, es muy importante tener presente que un proyecto de implementacin SAP debe verse como un Proyecto Empresarial. El apoyo y el compromiso de la gestin superior de la empresa, es vital para enfrentar el cambio cultural y la tendencia natural al rechazo que se produce en la organizacin. SAP es un sistema parametrizable, es decir, est diseado para adaptarse a los procesos de negocios de la empresa, caracterstica que resulta atrayente sobre el enfoque tradicional de desarrollo de sistemas, por las siguientes razones: contar con un sistema ms flexible para responder en el menor tiempo posible a los cambios que exige el entorno organizacional, menor tiempo para efectuar una Implementacin respecto al tiempo requerido para realizar un desarrollo equivalente, y minimizar la ocurrencia de errores por no tener que efectuar desarrollos o modificaciones en el cdigo fuente. Un factor preponderante en un proyecto SAP es la participacin de los usuarios Funcionales quienes en definitiva, son los determinantes para un correcto Diseo Conceptual. El apoyo informtico en un proyecto SAP normalmente se presenta como un recurso Especialista Base, que conoce tcnicamente el sistema y aporta soluciones a requerimientos que el estndar no cubre. No es de menor importancia que exista el adecuado soporte funcional, ya que los requerimientos pudieran estar cubiertos con funcionalidad estndar y as evitar desarrollos adicionales. Si el especialista informtico adquiere conocimientos funcionales y tcnicos del mdulo, es decir, una combinacin Funcional-Base, obtiene un importante valor agregado. El perfil ptimo de un Analista Informtico para trabajar con SAP es, contar con la formacin Informtica, adquirir el adecuado conocimiento funcional y cultivar la capacidad de comunicarse con los usuarios o clientes, en el lenguaje que ellos manejan y entienden. Es comn encontrarse con problemas o requerimientos de usuarios que afectan o son afectados por la accin funcional de otro mdulo, por ello es importante llegar a reconocer el sistema con sus interrelaciones.
Tanto para Funcionales como Especialistas Base, la experiencia de participar en un proyecto de implementacin SAP es muy valiosa, siendo recomendable, en especial para los usuarios funcionales, que sigan como responsables de sus respectivos mdulos, lo que permite a la organizacin contar con un soporte interno y as requerir menos servicios de consultora especializada del proveedor SAP. Un factor crtico para el xito del proyecto, es contar con un Jefe de Proyecto con la experiencia adecuada para guiar el desarrollo del proyecto y la resolucin de los problemas que se van presentando. Una tarea importante, es definir el correcto y factible alcance del proyecto. En el caso de RPC, se emple mucho tiempo en la definicin de qu contemplara el proyecto de implementacin del mdulo HR y la relacin con Meta-4. Es difcil establecer la frontera cuando el liquidador de nmina est fuera del proyecto, por lo tanto es importante definir claramente cuales sern las interfaces que se requiere tener y en qu sentido fluye la informacin. La implementacin del Submdulo Gestin de Tiempos en RPC, cumpli con las expectativas establecidas previamente, siendo destacable la capacidad de cubrir los requerimientos planteados, y dejando abierta la posibilidad futura de desarrollar un proyecto para incorporar la Nmina. Algunas recomendaciones para un informtico que por primera vez debe trabajar con SAP son: comprender que aunque el rea de trabajo sea el Desarrollo, es necesario conocer funcionalmente la aplicacin, o al menos el mdulo o entorno donde se est trabajando. Es aconsejable verlo bajo un enfoque Top-Down, primero distinguir las reas en que se agrupan sus mdulos, adquirir un conocimiento general de la funcionalidad de SAP, identificar sus componentes, familiarizarse con el estilo de trabajo que no es muy intuitivo pero si es comn a toda la aplicacin, luego, comenzar a reconocer las interrelaciones existentes entre los diferentes mdulos y su potencialidad de uso, en definitiva el objetivo es llegar a conocer la parte de funcionalidad de SAP que se requiera, donde un buen punto de ayuda pueden ser los usuarios funcionales. Si el rea de trabajo es Desarrollo, en paralelo, es aconsejable conocerlo internamente, identificando sus componentes, y los elementos que provee en este mbito, pero que sin duda, resultan ms familiares al tener una formacin informtica. En ambos mbitos, lo importante es ir acumulando conocimiento y experiencia. Es muy usual que un informtico se inicie trabajando en el rea de desarrollo y luego derive hacia un mdulo funcional.
Mnica Villablanca
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ANEXOS
[SAP-98] [SAP-97] [SAP-96] [PU12-97]
R/3 Online Documentation (Release 3.1H), SAP AG. "Entrada de Tiempos" Curso HR306, Sistema R/3. "Gestin de Personal". Curso HR050, Sistema R/3. "Human Resource-Interface Toolbox (NA)". Curso HR497, SAP AG. "Technical Basics of Time Evaluation". R/3 System, SAP AG.
Anexo 1: Ejemplo de Descripcin de Procesos PROCESO:PROCESAMIENTO DE GESTION DE TIEMPOS 1. Requerimientos.
El procesamiento de Gestin de Tiempos tiene una gran relevancia para todos los estamentos de la Empresa, ya que ste es el que en definitiva determina los das a pagar o descontar por concepto de remuneraciones o por una bonificacin determinada, as como tambin tiene directa implicancia en la valorizacin y pago de las horas trabajadas en exceso, conocidas tambin como horas extraordinarias. 2. Concepto General del Proceso/Explicacin de Funciones 2.1. Explicaciones Generales El sistema de Gestin de Tiempos funciona por una parte con la informacin de ausentismo o presentismo proporcionado por los relojes electrnicos de marcada, y por otra parte, con la informacin de autorizacin de los diferentes conceptos de ausentismos (desviaciones) o sobretiempos realizados por un funcionario en una determinada jornada de trabajo. 2.2. Explicaciones de Funciones y Eventos Ver HRDC16B (flujograma de Gestin de Tiempo en RPC) 2.3. Consideraciones Organizacin Especiales de la
[TIM-97]
GLOSARIO DE TERMINOS
Batch-Input: Tcnica provista por SAP para el ingreso masivo de informacin Customizing: Concepto dado por referirse a parametrizacin. SAP para
Download: Concepto SAP para referirse a la accin de generar un archivo plano. Dynpro: Trmino usado por SAP para referirse a pantallas. Doblona: Tipo de hora RPC asociado a hora extraordinaria del personal de turno . Dominio: Componente del Diccionario de Datos de SAP que se asocia a Elemento de Datos. Elemento de Datos: Componente del Diccionario de Datos de Sap que se asocia a campos de tablas. Estamento: Concepto RPC para agrupacin de personal relacionada con un Sindicato. Infotipo: Conjunto ordenado de informacin del mdulo HR de SAP. Mandante: rea de informacin en SAP. almacenamiento de
Este proceso es nico y por lo tanto es aplicable a toda la Sociedad. 2.4. Modelo de Negocio N/A 3. Consideraciones Sobre la Organizacin. Es importante tener en consideracin que los procesos pueden sufrir modificaciones cada dos o tres aos, ya que es la periodicidad con que negocian los sindicatos con la Empresa.
Nivel de Mercado: Concepto RPC que hace referencia a una escala de remuneraciones. Orden de Transporte: Esquema que provee SAP para transportar objetos del rea desarrollo y parametrizaciones, desde una mquina a otra. Sociedad FI: Identificador de Sociedad dado en el mdulo Finanzas de SAP. Rgimen de Trabajo: Concepto RPC que hace referencia a la jornada de trabajo.
REFERENCIAS
[HER-99]
Hernndez Jos Antonio, Roca Enric, Andreu Salvador, Sierra Jos Ramn. "Implementacin de SAP R/3". Editorial McGraw-Hill, Espaa, 1999.
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GUA PRCTICA PARA LA IMPLEMENTACIN DE GESTIN DE TIEMPOS EN EL MDULO HR DE SAP R/3

Este trabajo est basado en la experiencia de implementacin del mdulo Recursos

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DESCRIPCION SITUACION ACTUAL

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E. SAP R/3 (Sistemas, Aplicaciones Productos para el proceso de datos)

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DESCRIPCION DE LA SOLUCION PROPUESTA

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VACACION 15/1/98 13/2/98

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Fig.9. IMG Gestin de Tiempos

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Por ejemplo, el detalle de la jornada TU16 es:

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El calendario generado para el TurnoA durante el mes de Noviembre 2003 es:

El detalle de la clase de ausentismo 3ADM es:

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Captura de Datos en Produccin

P10 y P20 corresponden a Clases de Hecho Temporal definidos para distinguir

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presencias/ausentismos. La Figura 14 muestra los grupos de actividades contemplados.

Fijar Nivel de Retroactividad para la Conformacin de Pares:

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Fig.15. Documentacin Reglas Generacin de CC.Nmina.

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VALIDACION SOLUCION PROPUESTA

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Se cierra el perodo en el Registro de Gestin, dejndolo en opcin Libre para Nmina.

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[SAP-98] [SAP-97] [SAP-96] [PU12-97]

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