METODOLOGA DE LAS CINCO S APLICAD AS A LOS TALLERES DE S ERVICIO DE COMPA A AZUCARERA VALDEZ S .A.

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M endoza Haro Edgar Italo. In g. Msc.

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Director de M antenimiento de la Compaa Azucarera Valdez.

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Garc a Moreno y Roberto Astudillo, Barrio Miraflores Villa # 1 Ingenio Valdez, Cdigo postal 09-09-25, Milagro, Guayas, Ecuador, Email(s): imendoza@valdez.com.ec; edgaritalo@gmail.com

RES UMEN El mtodo de las 5S, as deno minado p or la p rimera letra del no mbre qu e en jap ons designa a cada una de sus cinco etap as, es una tcnica de gestin japonesa basada en cinco principios simples. Se d io inici con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor or ganizados, ms ordenados y limpios de forma perman ente para conseguir una mayor p roductividad y un mejor entorno laboral. Las 5S han tenido una amplia difusin y son numerosas las organizaciones de diversa ndole que la utilizan, tales como, emp resas indust riales, de servicios, hosp itales, centros comerciales, educativos y asociaciones. La metodologa de las 5S p retende:

M ejorar la calidad de la produccin. Seguridad en el trabajo.

Las 5S aunque son conceptualmente sencillas y no requieren que se imparta una formacin comp leja a toda la plantilla, ni expertos que posean conocimientos sofisticados, es fundamental implantarlas mediante una metodologa rigurosa y disciplinada. Se basan en gestionar de forma sistemtica los elementos de un rea de trabajo de acuerdo a cinco fases, conceptualmente muy sencillas p or medio de la metodologa. 1. OBJETIVO GENERAL El mov imiento de las 5S es universal, su objetivo es mejorar y mantener las condicion es de: or ganizacin, orden, limpieza y seguridad en el lugar de trabajo junto con la motivacin del personal y la comp etitividad de la organizacin. 2. OBJETIVOS ES PECFICOS Describir la filosofa de 5S.

Mejorar las condiciones d e trabajo y la moral del personal. Es ms agradable y seguro trabajar en un sitio limp io y ordenado.

Reducir energa.

gastos de tiempo y

Reducir riesgos de accidentes o sanitarios.

 List ar los beneficios ms importantes de la utilizacin de 5S. Explicar el porqu de la importancia de las 5S en las organizaciones como la nu estra. Discut ir cmo implementar y mantener los talleres de servicios de Compaa Azucarera Valdez S.A. comprometidos con la filosofa de 5 S. Describir las funciones y resp onsabilidades de los equipos de 5S. Describir la experiencia desarrollada en Comp aa Azucarera Valdez S.A. 3. DES CRIPCION DEL PROYECTO La Ca. Azucarera Valdez S.A. Buscando el modo para mejorar la eficiencia de sus talleres de serv icios, tanto or ganizacional como productivamente se vio en la obligacin de adoptar alguna metodologa que ayude a avanzar en estos campos. Por este motivo los Directivos de la organizacin cono ciendo de la metodologa de las 5S creado por Masaaki Imai y su filosofa de la mejora continua impartieron en el autoaprendizaje e implementacin de la metodologa a sus trabajadores, para obtener un rendimiento eficiente de estos para la mejora continua de la empresa. 4. METODOLOGA La implementacin de las 5S es netamente relacionado con le tica y la esttica, personas con una autodisciplina y autoestima elevada, resp etuosa de sus

semejantes y de su entorno, preservando el medio ambiente. El objetivo comn de todos es del de buscar la superacin permanente a travs de la mejora continua, por medio del respeto a las normas de higiene, seguridad personal e industrial. El programa de las 5S es muy sencillo de entender pero su implementacin representa un gran desafo p ara la organizacin. El origen de las 5S, son cinco palabras japonesas, que tienen la correspondiente traduccin como se la puede ver en la tabla 1. TAB LA 1
Metodologa de las 5 S SEIRI UTILIZACIN SEITON ORGANIZACIN SEI SO LIMPIEZA SEIKET SU PAT RONIZACIN SHITSUKE AUTODISCIPLINA

Elaborado por: Italo M endoza. a. UTILIZACIN (SEIRI) El primer paso de la metodologa de las 5S es la Utilizacin, entonces: Qu es el sentido de UT ILIZACIN? UTILIZACIN = CLASIFICACIN Esto nos lleva a definir criterios para eliminar lo no necesario, aquello que no es til para nosotros diariamente y est ocupando espacio, aidentificar las causas de lo no necesario y llevar en consideracin que aquello que no es til, no debe ser necesariamente basura, puede ser til para otras reas o personas. Clasificar objetos conforme a su frecuencia de utilizacin (frecuentemente, de vez en cuando, raramente) y definir

formas para su almacenamiento, como se lo p uede ver en la figura 1. FIGURA 1

Controlar compras de M ateria Prima Controlar Stock de M ateria Prima Controlar Stock en Proceso Controlar Stock en Productos Acabados Si a pesar de todos los esfuerzos todava contina la Acumulacin de Objetos: Buscar las causas de Raz Sist emas para evitar la acumulacin de objetos Sentido de utilizacin preventivo Resultados de la Aplicacin El separar lo necesario de lo innecesario nos ayuda a obt ener: M s espacio Descubrimiento de objetos y documentos Reduccin de la p rdida de tiempo Eliminacin de desperdicios Evita compras innecesarias. b. ORGANIZACIN (S EITON) Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera qu e sea fcil y rpido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos como se p ueden observar en la figura 2. Para esto se debe considerar: Seguridad Practicidad Flujo de p ersonas y materiales. Organizando tcnicas simples como: Implementacin de Placas de Sealizacin Adicionar Color al Lugar de Trabajo Disear Lneas de Piso TECNICAS PARA ORGANIZAR Guardar las herramientas utilizadas con ms fr ecuencia junto al lugar de trabajo.

Fuente: Metodologa de las 5S

Dist inguir lo ne cesario de lo innecesar io: Para identificarlos debemos mirar cada objeto a nuest ro alrededor y p reguntarnos: Debemos tirarlo? Algn otro departamento lo ut iliza? Debe ser enviado para reparacin/mantenimiento? Debemos colocarlos en lugares distantes del lugar de trabajo? Debe quedar prximo al lugar de trabajo? Debe quedar en el lugar de trabajo? Contestando estas preguntas elaborar una lista de los Objetos que sern Rematados con identificacin numrica y distribuir para todos los funcionarios con un precio mnimo (Simblico) para cada pieza y fijarlo en el objeto. Oferta Cerrada: Los funcionarios presentan ofertas en sobres cerrados, para el coord inador del remate y al trmino del plazo de remate, los sobres son abiertos y los funcionarios que dieron las mejores ofertas se llevan los objetos. Como evitar la acumulacin de objetos. Se pueden seguir los si guientes p asos:

 Guardar herramientas con un hilo o un imn en la mquina en que se est trabajando. Guardar las herramientas en un Cuadro de Herramientas que contenga la identificacin de la misma, or ganizar p or colores. FIGURA 2

Facilidad de acceso a objetos e informacin para todos (Rastreabilidad) Prevencin de Incendios/Accidentes. M ejora el control de herr amientas y equipos. Facilita la disposicin fsica Disminucin de cost os con Stock Disminucin de p aradas de lneas por falta de p iezas. c. LIMPIEZA (S EISO) Limpiar es mucho ms que conservar todo limpio, es una filosofa, un compromiso de mantener las cosas en orden y en buenas condiciones y sobre todo debe ser encarada como una forma de insp eccin. LIMPIEZA = COMO SINNIMO DE INSPECCIN Podemos dividir la Limpieza en 3 (tres) fases a. Definir zonas y responsabilidades. b. Definir e implementar la limpieza e insp eccin c. Imp lementar la limpieza, inspeccin y mantenimiento. Cmo mantener la limpieza? Identificar la Suciedad Descubrir donde st a se origina (fuentes de contaminacin) Como llego hasta el lugar (con qu medios) Estudiar medios p ara evitarla. Diseminacin de la suciedad

Fuente: Orden y limpieza de una Bodega. Como Evitar la Desorganizacin Creando sistemas para que la organizacin obtenida se a permanente, tales como en la Tabla 2 y Tabla 3. TABLA 2

Elaborado p or: Italo M endoz a TABLA 3

Elaborado p or: Italo M endoz a Resultados de la Aplicacin La or ganizacin nos ayuda en: Optimizar el tiempo

 Viento, Agua; Aceite; Uniformes de los Operarios; Suelas de Zapatos, Neumticos. Resultados de la Aplicacin Reduccin d e la Tasa de Fallas. Disminucin del Nmero de Accidentes. Prevencin de Incendios. Mejora del Ambiente de Trabajo. Cambio del Comportamiento. Integracin Total con el TPM .

Resultados de la Aplicacin M ejora de la Calidad Productos y Servicios. de los

M ejora del Desemp eo y Control de Tareas. Prevencin de Incendios. Reduccin d e Burocracia. Disminucin de la Variabilidad. e. MANT ENER - DIS CIPLIN A (SHITS UKE) Con esta etapa se pretende trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas, comprobando el seguimiento del sistema 5S y elaborando acciones de mejora continua. Si esta etap a se aplica sin el rigor necesario, el sistema 5S pierde su eficacia. M ediante est a etapa se pretende obtener una comp robacin continua y fiable de la aplicacin del mtodo de las 5S y el apoyo del personal implicado, sin olvidar que el mtodo es un medio, no un fin en s mismo. DISCIPLINA = HACER LAS COSAS BIEN NATURALMENTE Estrategias p ara el M antenimiento de la Autodisciplina. Entrenamientos peridicos con los op erarios on the job Cuadros dispersos por la fbrica con fotos y resultados del 5S antes y despus de su implementacin

d. PAT RONIZAR (S EIKETS U) Consiste en detectar situaciones irregulares o anmalas, mediante normas sencillas y visibles p ara todos. Aunque las etapas previas de las 5S pueden aplicarse nicamente de manera puntual, en esta etapa (SEIKETSU) se crean estndares que recuerdan que el orden y la limpieza deben mantenerse cada da. ESTANDARIZAR = MANTENER ORGANIZADO/LIMPIO/ORDENADO Regularizar las Actividades de las 5S p ara que las anormalidades aparezcan. Evidenciar las anorma lidades y normalidades del proceso para que las personas puedan distinguirlas y obrar correctament e. Ejercitar la creacin y mantenimiento de controles visuales.

 Fajas con frases del 5S, p romociones, concursos, eventos, boletines, etc. Cuadro de los 5S, Auditorias, Equipo de 5S (gerencia) y CheckLists. Resultados de la Aplicacin Facilita la comunicacin Reduccin d e cost os Aumento de la participacin de los empleados Trabajo en equipo con buenos resultados Mejora del Ambiente de Trabajo Reduccin/Eliminacin de Auditorias Confianza en datos e informaciones Reduccin d e actos inseguros Mejora del grado de satisfaccin de los empleados 5. RES ULTADOS La metodologa de las 5S aplicada al Taller de M ecnico de CA VSA a partir del 2010 permiti una mejor utilizacin de los esp acios dentro del taller, beneficindose de esta manera con un ahorro de esp acio y una mejor ubicacin de la maquinaria como se puede observar el antes y el desp us en la figur a 3 y figur a 4. Al ver el desempeo que gener la implementacin de este mtodo en el Taller M ecnico se proy ectar su aplicacin a otros departamentos de CAVSA tales como Taller Elctrico, Taller de Inst rumentacin, M antenimiento de Maquinaria, y Bodegas de Azcar, lo cual se proyecta terminar para Julio del 2012. Por medio de la aplicacin de la metodologa 5S tambin se puede destacar los siguientes beneficios obtenido en CAVSA: Fuente: Antes de la aplicacin d e la M etodologa 5 S en el Taller M ecnico de CAVSA FIGURA 4

Fuente: Despus de la aplicacin de la M etodologa 5 S en el Taller M ecnico de CAVSA.

FIGURA 3

 Dentro de los beneficios que nos otorga la Metodologa de las 5S es reducir tiemp o, espacio y p resupuesto; lo cual se puede verificar en el presup uesto de Taller M ecnico con una reduccin del 46,51% entre los aos 2009 y 2010 como se observa en la tabla 4. TABLA 4
Presupuesto de Taller Mecnico Ao Presupuesto 2009 $ 56093 2010 $ 30000

En CAVSA se puede notar el cambio de actitud de la gente del Taller M ecnico al trabajar en un ambiente ms seguro y mejorado. Se disminuy en un 50% el esp acio ocup ado por la maquinaria, y el esp acio remanente se lo proy ect para recibir y entregar trabajos relacionados con estas maquinas, apoyndonos con la reubicacin de una gra existente de 2 ton. Se redujo los accidentes de trabajo en un 50%. La implementacin de las 5 S es una tcnica a largo plazo, en la cual su primer paso es el cambio de actitud hacia la mejora continua. 8. RECOMENDACIONES Se sugiere aplicar esta metodologa a Talleres de Servicio, procesos indust riales, oficinas de administracin, campo, y en cualquier otro lugar donde exista actividad Industrial o de negocios como: hoteles, hospitales, clnicas, supermercados, estaciones de servicio, ya que el resultado se mide tanto en productividad como en satisfaccin del cliente respecto a los esfuerzos realizados para mejorar las condiciones de trabajo.

Elaborado p or: Italo Mendoza Se dism inuy los accidentes de trabajo en el taller mecnico desde el ao 2009 al 2010 como se p uede ver en la grfica 1. GRFICA 1

Fuente: Ingenio Valdez, Paola Palomeque 6. COS TOS DE IMPLEMENTACIN El cost o de implementacin para las mejoras en el Taller Mecnico la cual consiste en el ordenamiento y reubicacin de maquinas para su mejor aprovechamiento es de $20000, el cual fue planificado en 1 ao. 7. CONCLUSIONES

9. BIBLIOGRAFA

1. EUSKALIT, M etodologa de las 5S; M ayor Productividad, M ejor Lugar de Trabajo. En: www.euskalit.net/p df/folleto2.p df 2. MATA GALINDEZ, ANA. Curso Como Aumentar la Productividad en tu Lugar de Trabajo: Las 5 S. En: www.mailxmail.com/curso-comoaumentar-productividad-lugartrabajo-5-s 3. VENEGAS SOSA, Ro lando Alfredo. Manual de la 5 Ss. En: www.gestiop olis.com/recursos5/doc s/ger/cincos.htm