EL DIAGNSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIN

Por Jorge Everardo Aguilar Morales

Network de Psicologa Organizacional Asociacin Oaxaquea de Psicologa A.C.

El diagnstico de necesidades de capacitacin Network de Psicologa Organizacional

El diagnstico de necesidades de capacitacin Aguilar-Morales, Jorge Everardo 2010. Asociacin Oaxaquea de Psicologa A.C. Calzada Madero 1304, Centro, Oaxaca de Jurez, Oaxaca, Mxico. C.P. 68000 Tel. (951)5010653, (951) 5495923 www.conductitlan.net E-mail: jorgeever@yahoo.com.mx, comentarios@conductitlan.net OPEN ACCESS: Se promueve la reproduccin parcial o total de este documento citando la fuente y sin fines de lucro.

En caso de citar este documento por favor utiliza la siguiente referencia: Aguilar-Morales, J.E. (2010) El diagnstico de necesidades de capacitacin. Network de Psicologa Organizacional. Mxico: Asociacin Oaxaquea de Psicologa A.C.

www.conductitlan.net Asociacin Oaxaquea de Psicologa A.C.

El diagnstico de necesidades de capacitacin Network de Psicologa Organizacional

EL DIAGNSTICO DE NECESIDADES El diagnstico de necesidades de capacitacin (DNC) es el procedimiento a partir del cual se obtiene informacin necesaria para elaborar un programa de capacitacin. El objetivo del DNC es identificar las discrepancias entre lo que es y lo que debera de ser . Son cuatro las preguntas que debe permitir obtener el DNC: Quines necesitan capacitacin? En que necesitan capacitacin? Con qu nivel de profundidad? Cundo y en qu orden deben ser capacitados? (Gonzlez, 2001) En el procedimiento para realizar el DNC: Se determinan en primer lugar las actividades, los puestos o las temticas en las que se realizar el diagnstico, enseguida Se seleccionan las tcnicas a utilizar y Se elaboran los instrumentos necesarios para recabar la informacin.

Durante la realizacin del diagnstico se aplican los instrumentos previamente diseados. A partir de la informacin recabada se determinan las reas en las que existen las discrepancias, Se diferencia entre los problemas de capacitacin y los que son de tipo administrativo, Se especifican las necesidades de capacitacin y el nivel de profundidad que se requiere, Se analiza la gravedad del problema y los costos de resolverlos, Se jerarquizan los problemas, Se determina quienes son los trabajadores con dichas necesidades y con toda la informacin Se integra un informe final.

Existe una diversidad de tcnicas para realizar el diagnstico de necesidades de capacitacin, pero en todas ellas se compara lo que es contra lo que debera de ser, el DNC se puede realizar a partir de: La revisin de los anlisis de puestos, El anlisis del inventario de habilidades que tenga la empresa, El anlisis del desempeo del los trabajadores, Las quejas de los clientes, El anlisis de problemas de la empresa, www.conductitlan.net Asociacin Oaxaquea de Psicologa A.C.

El diagnstico de necesidades de capacitacin Network de Psicologa Organizacional

Exmenes de conocimientos, Entrevistas estructuradas o abiertas, Encuestas, observacin directa en el puesto, Anlisis de tareas, A travs de la revisin de los planes de desarrollo del personal o Utilizando las diferentes tcnicas de discusin dirigida: corrillos, lluvias de ideas, foro, mesa redondas, paneles, dilogos, etc. ( Mendoza, 1998)

www.conductitlan.net Asociacin Oaxaquea de Psicologa A.C.

El diagnstico de necesidades de capacitacin Network de Psicologa Organizacional

El DNC A TRAVS DEL ANLISIS DE PUESTO Un mtodo sencillo de realizar DNC es a travs de la revisin del anlisis de puesto. En un anlisis de puesto se incluyen varios apartados de los que se puede desglosar los requerimientos de capacitacin que puede tener un trabajador. En la tabla 1 se ilustran las necesidades de capacitacin para el puesto de responsable de capacitacin: REAS DEL ANLISIS DE PUESTO REQUIERE CAPACITACIN EN: DESCRIPCIN GENRICA: Planear, organizar, ejecutar y evaluar el Administracin de la capacitacin desarrollo de acciones de capacitacin DESCRIPCIN ESPECFICA: Planear las actividades de capacitacin Elaboracin de cartas descriptivas elaborando: cartas descriptivas (planes de Elaboracin de instrumentos de evaluacin clase), exmenes o evaluaciones, recursos Elaboracin de recursos didcticos didcticos (textos de apoyo, presentaciones, etc.) . CONOCIMIENTOS REQUERIDOS: Explicar el modelo de sistematizacin de la Modelos de sistematizacin de la enseanza enseanza en que sustentan las acciones que realiza en su prctica docente HABILIDADES REQUERIDAS: Redaccin de objetivos de de aprendizaje Elaboracin de objetivos de aprendizaje Habilidades de exposicin Habilidades de exposicin. Comunicacin asertiva Habilidades de comunicacin asertiva. ESCOLARIDAD: Nivel Superior: Licenciatura con ttulo Estudios de licenciatura (Obligatorio) o comprobar experiencia en el rea en que impartir cursos. MANEJO DE EQUIPO: Manejo equipo de cmputo y audiovisual Preferentemente manejo del equipo de cmputo y audiovisual (proyector de acetatos, proyector de can, cmara de video, DVD) IDIOMA: Lectura en ingls Preferentemente Lectura en ingls. EXPERIENCIA PROFESIONAL: Haber impartido cursos de capacitacin Formacin de instructores www.conductitlan.net Asociacin Oaxaquea de Psicologa A.C.

El diagnstico de necesidades de capacitacin Network de Psicologa Organizacional

EQUIP DE SEGURIDAD Extintor REQUISITOS PSICOLGICOS: Habilidades o aptitudes especificas: Habilidades docentes.

Manejo del extintor Planeacin didctica Diseo de experiencias de aprendizaje

Como se puede observar en la tabla entre mejor elaborado este el anlisis de puesto mas fcilmente se podrn determinar las necesidades de capacitacin. Este procedimiento resulta relativamente fcil aunque tiene la desventaja de que las necesidades identificadas aun resultan muy gruesas y requerir de un trabajo posterior el poder especificar con claridad las necesidades de capacitacin.

www.conductitlan.net Asociacin Oaxaquea de Psicologa A.C.

El diagnstico de necesidades de capacitacin Network de Psicologa Organizacional

El DNC A TRAVS DEL INVENTARIO DE HABILIDADES Un inventario de habilidades es un documento que posee informacin sobre los conocimientos y habilidades de los empleados de tal manera que tenga informacin inmediata sobre empleados que pueden ser promovidos a puestos laterales o de mayor nivel. El inventario usualmente contiene informacin sobre el puesto que ocupa actualmente el trabajador, sus habilidades, conocimientos capacitacin y la educacin formal que ha recibido. Al revisar los inventarios es posible identificar las necesidades de capacitacin. Por ejemplo en los siguientes cuadros se observan los estudios realizados por personal directivo y el nmero de cursos recibidos por dicho personal: Estudios realizados por personal directivo
Preparatoria Arquitectura Sin terminar Contadura Informtica Sociologa Psicologa Economa Ingeniera Geografa Medicina Tcnicos Derecho Admn.. Biologa

10

14

54

Cursos recibidos por personal directivo en los dos ltimos aos Total de directivos Capacitacin en temas Tcnicas Habilidades directivas tcnicos administrativas 54 201 2 89 5.4. cursos por 68.83% 0.68% 30.47% directivo

De la informacin contenida en dichos cuadros se desprende la necesidad de capacitar al personal en temas relacionados con la administracin y el manejo de personal. As como en el ejercicio anterior podemos evaluar diferentes aspectos de la informacin contenida en los inventarios y determinar las necesidades de capacitacin. El nivel de detalle de la informacin que obtengamos depender de la calidad de la informacin contenida en el inventario. Por esta razn resulta importante unificar los criterios con los que se elabora el curriculum y contar con una base de datos que nos permita poder realizar anlisis de los datos .

www.conductitlan.net Asociacin Oaxaquea de Psicologa A.C.

Total

El diagnstico de necesidades de capacitacin Network de Psicologa Organizacional

EL DNC A TRAVS DE LA EVALUACIN DEL DESEMPEO La evaluacin de desempeo puede ser otro buen elemento para determinar las necesidades de capacitacin. Cuando se utiliza este procedimiento re revisa el desempeo de los trabajadores y se ubican las necesidades de capacitacin en los aspectos que tenga una menor evaluacin. Las siguientes son unas tablas de la evaluacin que obtuvieron los instructores de una empresa: Tabla 1. Resultados de la evaluacin de instructores en cuanto a planeacin de curso. ASPECTO INTERNO EXTERNO Cumplimiento de intereses y expectativas 91 88 Desarrollo de los temas 87 88 Actividades acordes al objetivo 87 85 Actividades que permitieron la socializacin 87 82 Ajustes despus de cada evaluacin 87 78 Dinmicas de trabajo 86 85 Planeacin y distribucin del tiempo 79 82 Aplicables a su actividad 77 87 Material didctico 75 80 Evaluaciones constantes 74 74 Promedio 83 82

www.conductitlan.net Asociacin Oaxaquea de Psicologa A.C.

El diagnstico de necesidades de capacitacin Network de Psicologa Organizacional

Tabla 2. Resultados de la evaluacin de instructores en cuanto a habilidades de exposicin ASPECTO INTERNOS EXTERNOS Observacin a los participantes Desplazamientos en el aula y ademanes apropiados Despert y mantuvo el inters Ejemplos, analogas, ancdotas, etc. Imagen agradable Informacin clara, completa y correcta Participacin de la mayora del grupo Sntesis, resmenes y conclusiones Relaciones amistosas con los participantes Lenguaje, un ritmo de exposicin y un tono de voz Esquemas generales y objetivos del curso Informacin actualizada Recompens los aciertos y seal los errores Promedio 93 92 91 91 90 90 90 90 89 88 88 85 85 89 88 90 88 82 92 88 86 84 90 91 83 91 82 87

Del anlisis de estas tablas se desprende que los instructores necesitan capacitacin en el rea de planeacin didctica, sobre todo en los aspectos relacionados con la evaluacin. La ventaja de contar con instrumento objetivo para evaluar las necesidades de capacitacin se observa cuando al final del programa de capacitacin se comparan los resultados. Las grficas siguientes se obtuvieron al someter a los instructores evaluados a un programa de entrenamiento

www.conductitlan.net Asociacin Oaxaquea de Psicologa A.C.

El diagnstico de necesidades de capacitacin Network de Psicologa Organizacional

10

Grfica 2. Planeacin didctica.

120 100 80 60 40 20 0
Cumplimiento Desarrollo de Actividades Dinmicas de de intereses y los temas que permitieron trabajo expectativas la socializacin Aplicables a su actividad Actividades acordes al objetivo Planeacin y distribucin del tiempo Ajustes despus de cada evaluacin Material didctico Evaluaciones constantes

96 89.5 87.5

94 84.5

94 85.5

93 82

92

86

91 80.5

91 82.5

90 77.5

86 74

86

Primer ao

Segundo ao

Grfica 3. Actuacin de la enseanza.

100 98 97 96 95 95 91 90 90.5 89.5 88 86.5 85 87 85.5 83.5 89 89.5 89.5 88 91 95 95 95 95 95 95 94 94 93

80

75

Ejemplos, analogas, ancdotas, etc.

Desplazamientos en el aula y ademanes apropiados

Sntesis, resumenes y conclusiones

Relaciones amistosas con los participantes

Observacin a los participantes

Esquemas generales y objetivos del curso

Informacin clara, completa y correcta

Participacin de la mayora del grupo

Despert y mantuvo el inters

Informacin actualizada

Imagen agradable

Primer ao

Segundo ao

www.conductitlan.net Asociacin Oaxaquea de Psicologa A.C.

Lenguaje, un ritmo de exposicin y un tono de voz

Recompens los aciertos y seal los errores

El diagnstico de necesidades de capacitacin Network de Psicologa Organizacional

11

DNC A TRAVS DE ENCUESTA

Realizar una encuesta puede ser otra forma de determinar las necesidades de los trabajadores. Por ejemplo al formular una pregunta abierta a un grupo de educadoras sobre que temticas necesitaban capacitacin de manera prioritaria estas fueron sus respuestas:
Temtica Iniciacin musical Lecto-escritura Educacin sexual Danza Pintura (Artes plsticas) Educacin Fsica Ciencias naturales (ecologa) Problemas de conducta problemas de aprendizaje Problemas del lenguaje Proyectos Primeros auxilios Guiol Teatro Trabajo con padres (maltrato, escuela para padres ) Psicomotricidad Construccin del conocimiento Material (Reuso) Desarrollo psicolgico del nio Cantos y juegos Educacin para la salud Matemticas % 48 48 26 23 23 23 23 23 19 19 16 13 10 6 6 6 6 5 3 3 3 3

De la tabla realizada se pueden desprender con relativa facilidad las necesidades de capacitacin. La desventaja de utilizar este tipo de herramientas es que puede reflejarse las temticas que son mas populares y no necesariamente las que requieren mayor capacitacin como por ejemplo en matemticas que en este caso aparece al final de la lista.

www.conductitlan.net Asociacin Oaxaquea de Psicologa A.C.

El diagnstico de necesidades de capacitacin Network de Psicologa Organizacional

12

DNC A TRAVS DE TCNICAS ADMINISTRATIVAS En ocasiones es til utilizar algunas herramientas administrativas para realizar el DNC. Por ejemplo un grupo de instructores se reunieron para tratar de averiguar cules eran las causas de los problemas que enfrentaban en su trabajo cotidiano. El siguiente diagrma de Ishikama refleja los resultados de su discusin. Anlisis de problemas de capacitacin entre instructores.
MANO DE OBRA No se cuenta con instructores con el perfil apropiado para desarrollar actividades de capacitacin Hace falta plumones, etc. Hacen falta elementos acerca de cmo planear, ejecutar y evaluar las clases. La mayor parte de los instructores no han sido capacitados en habilidades de instruccin PROBLEMA CAPACITACIN Hacen falta elementos para planear ejecutar y evaluar los cursos No se cuenta con suficientes proyectores. Los equipos audiovisuales presentan falla Muchos de ellos no funcionan MAQUINARIA Pocos instructores asisten a las juntas de planeacin. Los instructores tienen escasa interaccin. Los directivos no apoyan las actividades MEDIO AMBIENTE MISCELNEOS Es complicado llegar a las instalaciones en las que se realizan los cursos DE Las copias estn en mal estado Los instructores desconocen como se les evala. MATERIALES No se tienen suficiente material en la biblioteca. MTODOS Nunca se proporciona retroalimentacin a los instructores

De esta manera tambin es posible identificar que conocimientos y habilidades se necesitan desarrollar en estos trabajadores.

www.conductitlan.net Asociacin Oaxaquea de Psicologa A.C.

El diagnstico de necesidades de capacitacin Network de Psicologa Organizacional

13

DNC A TRAVS DEL ANLISIS DE LOS PROBLEMAS DE LA EMPRESA

Otra forma de identificar necesidades de capacitacin es analizando los problemas de una empresa. Por ejemplo aqu presentamos una tabla en el que se concentran los incidentes de una empresa durante una semana de trabajo. Tipo de Reporte Material enviado incorrecto Factura equivocada Dao de material Los clientes se quejaron por el servicio Cliente no encontrado Tardaron el pedido Envo a cliente incorrecto No se envo ayudante Charlas en el trabajo Asistencia Alcohlico Otros % 51 15 10 10 9 4 2 2 2 2 3

Como se observa en la tabla una necesidad de capacitacin probablemente sea de servicio al cliente, aunque como se ha comentado es importante recordar que los problemas de actitudes se resuelven en segunda instancia a travs de la capacitacin primero se tendr que tomar una medida administrativa y luego desarrollar las actividades de capacitacin.

www.conductitlan.net Asociacin Oaxaquea de Psicologa A.C.

El diagnstico de necesidades de capacitacin Network de Psicologa Organizacional

14

DNC A TRAVS DE DISCUSIN DIRIGIDA Cualquiera de las tcnicas de discusin dirigida como corrillos, lluvias de ideas, foro, mesa redondas, paneles, dilogos, etc. puede ser utilizada para realizar un DNC, aqu lo importante es que adems de cumplir la metodologa de cada tcnica se sistematice la intervencin para evitar que la sesin se convierta en solo una sesin de lamentos. Este es un ejemplo de un formato que puede ser utilizado en la discusin.

Qu problemtica se estn presentado actualmente en el trabajo? Errores y retrabajo en la elaboracin de contratos marcados por auditora

Se trata de un problema administrativo o de capacitacin?

En caso de que sean problemas de capacitacin Qu conocimientos habilidades o actitudes se requieren para resolver esta problemtica?

Qu aspectos especficos se requieren desarrollar en la capacitacin?

Quines tiene esta problemtica?

Qu tan grave es el problema del 1 al 100? 60

En qu orden debe ser atendido el problema? 1

Capacitacin

Conocimiento de la ley adquisiciones y obra pblica

de

Licitaciones

Departamento jurdico Juan N Rodrigo S

El diagnstico tendr dos fases: una discusin en pequeos grupos de los problemas de capacitacin y a continuacin una sesin plenaria para llegar a un acuerdo. DNC POR EXMENES DE CONOCIMIENTO

La forma mas sistemtica de realizar un DNC es a travs de un examen de conocimientos, lo cual implica que un grupo de expertos determine cuales son los conocimientos u habilidades que debe dominar alguien que cuente con la capacitacin deseada, luego a partir de ese anlisis se elabora un examen o prueba. Todos aquellos que obtengan una calificacin satisfactoria no requerirn de capacitacin, en cambio aquellos que no acrediten el examen sern quienes necesiten capacitacin. En el captulo de seleccin de personal podemos encontrar un examen y una lista de verificacin til para el DNC

www.conductitlan.net Asociacin Oaxaquea de Psicologa A.C.

El diagnstico de necesidades de capacitacin Network de Psicologa Organizacional

15

INFORME DE UN DIAGNSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIN Una vez que se ha concluido el Diagnstico de Necesidades de capacitacin es importante elaborar un documento final en el que resuman los datos obtenidos. El informe de un DNC debe tener al menos los siguientes elementos:

1. 2. 3. 4. 5.

6. 7. 8. 9. 10.

Portada Presentacin : Un breve resumen de lo que contiene el documento ndice Antecedentes: Caractersticas generales de la organizacin, la forma en que tradicionalmente se ha realizado el DNC, la importancia de la temtica que se aborda en diagnstico, las razones para realizar este nuevo DNC. Mtodo a. Participantes, b. Instrumentos utilizados, c. Procedimiento Resultados: En que se necesita capacitacin, quienes necesitan y en que orden. Discusin de los resultados Conclusiones y sugerencias Referencias Anexos: formatos y documentos de trabajo

Es importante considerar al redactar el informe del DNC, que se trata de un documento ejecutivo por lo que la informacin deber ser muy concreta. Los lectores de este documento usualmente sern jefes de departamento con muchas responsabilidades. El documento entonces debe elaborarse pensando en que el destinatario tendr poco tiempo para realizar la lectura. La buena presentacin del documento tambin resulta fundamental.

www.conductitlan.net Asociacin Oaxaquea de Psicologa A.C.