Anlisis de Puesto y Planeacin de Recursos Humanos

Anlisis de Puesto

Proceso sistemtico que consiste en determinar las habilidades, deberes y conocimientos requeridos para desempear trabajos especficos en una organizacin

Anlisis de Puesto

Puesto: grupo de tareas que se deben llevar a cabo para que una organizacin logre sus metas

Anlisis de Puesto

Posicin: conjunto de tareas y responsabilidades que desarrolla una persona

Anlisis de Puesto
1.

2. 3. 4. 5. 6.

PROPSITO Qu tareas mentales y fsicas desempea el trabajador? Cundo se realizar el trabajo? Dnde se llevar a cabo el trabajo? Cmo realiza el empleado su trabajo? Por qu se realiza el trabajo? Qu competencias se necesitan para realizar el trabajo?

Organizacin se funda

Anlisis del Puesto se realiza en tres ocasiones

Se crean nuevos puestos

Puestos cambian debido a la tecnologa, mtodos, Procedimientos o sistemas

Tareas Tareas

Responsabilidades Responsabilidades

Deberes Deberes

Descripcionesdel del Descripciones puesto puesto Anlisis de puesto

Especificacionesdel del Especificaciones puesto puesto

Conocimientos Conocimientos

Habilidades Habilidades

Capacidades Capacidades

Descripcin del Puesto

Documento que proporciona informacin con respecto a las tareas, deberes y responsabilidades de un puesto

Anlisis de Puesto
Razones para realizar el Anlisis del Puesto

Proceso Empleo: reclutar y seleccionar empleados sin tener instrucciones claras sera un desorden Capacitacin y Desarrollo: Si la especificacin del puesto requiere conocimientos, habilidades o capacidades particulares se debe de ayudar a los trabajadores para que desempeen mejor y con mayores responsabilidades

Anlisis del Puesto

Razones para realizar el Anlisis del Puesto

Compensaciones y Prestaciones: conocimiento del valor relativo de un puesto para la empresa antes de asignarle un valor en dinero. Cuanto mas sean sus deberes y responsabilidades mayor valor tendr el puesto

Anlisis del Puesto

Razones para realizar el Anlisis del Puesto

Seguridad social y salud: Informacin que proviene del anlisis de puesto es valiosa para identificar aspectos de seguridad social y salud. En ciertos puestos peligrosos los trabajadores necesitan informacin sobre riesgos que enfrentan para desempear su trabajo de manera segura

Anlisis del Puesto

Razones para realizar el Anlisis del Puesto

Relaciones laborales y con empleados: toma de decisiones mas objetiva cuando los empleados son considerados para promocin , transferencia o descenso

Consideraciones legales: anlisis de puesto preparado adecuadamente es importante para apoyar la legalidad de las prcticas de empleo

Anlisis del Puesto

Anlisis de puesto para equipos: Histricamente las empresas han establecido puestos permanentes pero en la actualidad contratan a personas como miembro de equipo Descripcin del puesto cualquiera

Tcnicas para recabar datos

El analista pregunta al empleado en forma individual respecto al puesto que revisa

Tcnicas para recabar datos

Observacin El analista aprende sobre los puestos al observar las actividades de quienes los realizan y registra en una forma estandarizada. Algunas organizaciones graban los puestos en video para su estudio posterior.

Tcnicas para recabar datos

Diario o Bitcora

Es posible pedir a los ocupantes del puesto que lleven un diario o Bitcora de sus actividades durante todo un ciclo laborar. El diario se llena en momentos especficos del turno de trabajo. Cada media hora o cada hora. Durante un periodo de dos a cuatro semanas.

Tcnicas para recabar datos

Cuestionario o Formato diseado para que los empleados que desempean el puesto y el jefe inmediato a quien reportan los llenen por separado

Se utilizan para obtener datos: reas de obligaciones Tareas desempeadas en el puesto Propsito del mismo Entorno fsico Requerimientos para desempear el puesto (habilidad, educacin, experiencia, requerimientos fsicos y mentales). Equipo y materiales utilizados y aspectos especiales de salud y seguridad.

INSUMOS PARA LA ELABORACIN DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS

REGLAMENTO INTERIOR LEYES Y DECRETOS DE CREACIN ESTATUTOS ORGANICOS

DEFINICION DE MACRO-PROCESOS DE LA INSTITUCIN

FORMATO PARA RECOPILAR INFORMACIN

DESCRIPCIN DE PUESTOS

MANUAL DE ORGANIZACIN PLANEACIN ESTRATGICA MISIN, VISIN Y OBJETIVOS ESTRATEGICOS DE LA INSTITUCIN ORGANIGRAMA ACTUALIZADO

REGLAS PARA LA DESCRIPCIN Y PERFIL DE PUESTOS

1. Iniciar la descripcin de forma descendente.

Grupo organizacional superior Grupos subsecuentes Grupo de menor jerarqua

Alineacin y congruencia organizacional

2. Describir el puesto, no al ocupante. 3. Describir hechos objetivos, no opiniones e interpretaciones subjetivas. 4. Ajustar los contenidos de las afirmaciones a la estructura del formato, para evitar duplicidades y redundancias innecesarias.

REGLAS PARA LA DESCRIPCIN Y PERFIL DE PUESTOS 5. En la descripcin cuando se indique la relacin con otra rea o puesto debe especificarse su denominacin formal.
6. Buscar lo esencial de cada funcin , para no caer en detalles innecesarios.

7. Una buena descripcin depender del conocimiento que tenga el ocupante y su jefe inmediato sobre el objetivo del proceso y sobre la informacin que le solicitemos. 8. Evitar que el ocupante del puesto maximice las funciones y las caractersticas necesarias para desempear el puesto.

REGLAS PARA LA DESCRIPCIN Y PERFIL DE PUESTOS

CLARIDAD

SENCILLEZ

CONCISIN

PRECISIN

VIVEZA

Utilizar verbos en infinitivo y acciones especficas.

Utilizar un lenguaje accesible para que se entienda fcilmente lo que se hace en el puesto

Utilizar el menor nmero de palabras.

Evitar palabras ambiguas

La descripcin debe despertar el inters de quien lo est leyendo.

CONSIDERACIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE DESCRIPCIN Y PERFIL DE PUESTOS

Deber ser efectuado por el ocupante del puesto

con la supervisin del jefe directo del mismo

apoyado por el especialista en descripcin y perfil de puestos y el rea de recursos humanos de la dependencia, rgano desconcentrado o entidad.

DESCRIPCIN DEL PUESTO

Es el proceso de ubicacin, identificacin y anlisis del mismo en el contexto organizacional. Se integra por:

La Misin Los Objetivos Las Funciones El Entorno Operativo que incluye el tipo de relaciones que el puesto mantiene con su entorno y las caractersticas de la Informacin a la que tiene acceso, maneja o administra.

DESCRIPCIN DEL PUESTO

MISIN DEL PUESTO
Es la razn de ser o existir del puesto Para la elaboracin de la misin pueden considerarse las siguientes interrogantes, considera que adems de lo que respondas, el puesto tiene un impacto en la ciudadana:
Qu haces en tu puesto? Quines son tus principales usuarios/beneficiarios/clientes

y servicios o productos que les proporcionas?

Finalmente , considerando las respuestas anteriores se redacta la misin contestando a la pregunta

PARA QU EXISTE EL PUESTO?

MISIONES VALIDADAS

CHOFER QUE EL SERVICIO DE TRANSPORTE DE PERSONAL, DOCUMENTOS Y/O BIENES MUEBLES CONTRIBUYA AL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DEL REA DE ADSCRIPCIN.

SECRETARIA EJECUTIVA QUE LOS PROCEDIMIENTOS SECRETARIALES Y ASPECTOS LOGSTICOS APOYEN AL CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES DEL REA DE ADSCRIPCIN.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO QUE LOS RECURSOS HUMANOS, FINANCIEROS, MATERIALES Y SERVICIOS, SEAN ADMINISTRADOS DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD VIGENTE PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA.

MISIONES VALIDADAS

RECURSOS HUMANOS QUE LA DIRECCIN Y PLANEACIN INTEGRAL DE LOS RECURSOS HUMANOS, FACILITE A LA INSTITUCIN EL LOGRO DE SUS OBJETIVOS Y CONSOLIDE SU TRASCENDENCIA EN LA APF.

RECURSOS MATERIALES QUE SE ADMINISTREN LOS RECURSOS MATERIALES QUE LA INSTITUCIN REQUIERA PARA SU OPERACIN, EL DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS Y EL LOGRO DE METAS EN BENEFICIO DE LA CIUDADANA, ASEGURANDO SE CUMPLAN LOS CRITERIOS DE AUSTERIDAD, EFICIENCIA Y CALIDAD.

DESCRIPCIN DEL PUESTO

OBJETIVOS Son los resultados cuantificables y medibles a ser alcanzados por el ocupante del puesto y contribuyen al logro de la misin del mismo. USOS
Determinar las metas de evaluacin del desempeo de los

servidores pblicos que ocupan el puesto.

Para

determinar la unidad de medida que verifique la efectividad de la organizacin y sus trabajadores. trabajo para alcanzarlo.

Presentar una situacin deseable y establecer un plan de

DESCRIPCIN DEL PUESTO

ENTORNO OPERATIVO
Tipo de relacin.- Se refiere al tipo de contactos que establece el puesto de manera ms sustantiva o prioritaria.

INTERNA

EXTERNA

AMBAS

Explicacin de la relacin seleccionada.- Es una breve descripcin, a captura libre, de las relaciones establecidas y el objetivo de las mismas. Caractersticas de la informacin.- Es la identificacin de la naturaleza del impacto que la informacin que se maneja puede tener en el entorno del puesto.

PERFIL DEL PUESTO

ESCOLARIDAD Y/O REAS DE CONOCIMIENTO
Primaria Secundaria Preparatoria o Bachillerato Bachillerato Tcnico o especializado Normal Carrera tcnica o comercial Tcnico superior universitario Licenciatura o Profesional Diplomado Posgrado Maestra Doctorado Pasante y carrera terminada Titulado

Se compone del nivel de estudio

y grado de avance alcanzado

PERFIL DEL PUESTO

En este apartado se deben identificar las condiciones en las que se debern desarrollar las actividades del puesto:

PERFIL DEL PUESTO

Disponibilidad para viajar

Condiciones de Trabajo

Cambio de residencia Condiciones especiales de trabajo Condiciones de estrs y riesgo

Observaciones / Observaciones del Especialista

Se refiere a consideraciones adicionales aportadas ya sea por el ocupante del puesto o por el especialista, mismas que enriquecen o clarifican el contenido del puesto tanto en su descripcin como en el perfil.

Especificacin del Puesto

Documento que contiene las competencias mnimas aceptables que debe tener una persona para desempear un trabajo en particular Incluye: requisitos educativos, experiencia, rasgos de la personalidad y habilidades fsicas

Especificacin del Puesto

Competencia: Palabra polismica La palabra tiene muchos significados:

En el contexto legal: mbito de accin; facultad o potestad para tratar un asunto Como trmino de marketing: competidor, persona o institucin que ofrece un servicio similar En el deporte para hablar de una competencia deportiva

desempear un conjunto de actividades de acuerdo a criterios establecidos

En recursos humanos: conocimiento, habilidad y actitud para

Como identificar las competencias?

Anlisis Constructivista Anlisis Funcional Anlisis Conductista

a.

b.

a.

Anlisis Constructivista

Este enfoque toma a la persona como un ser integral construyendo la teora a travs de la prctica Promueve la participacin de los trabajadores en los procesos de enseanza-aprendizaje como formacin continua y permanente Trabajadores con menor nivel de desempeo

Anlisis Constructivista

Formacin en Alternancia

Pedagoga de la disfuncin

- Construido a partir del hacer

- La persona tiene que estar consciente de lo que est aprendiendo, as como los conocimientos requeridos para generar el saber hacer - Utilizan las experiencias piloto

Anlisis Constructivista

Limitaciones: a. No hay medida estandarizada para evaluar a los trabajadores b. Requiere de un perodo prolongado para su implementacin c. Proceso largo significa prdida de tiempo y dinero y una vez capacitado el personal busca otros trabajos o exija mejores condiciones laborales

Anlisis Funcional

Consiste en el desglose y ordenamiento lgico de las funciones productivas de un sector, empresa o rea ocupacional, a partir de la misin del rea analizada hasta llegar a las funciones productivas realizadas en forma individual por una persona Se representa en forma grfica de un Mapa Funcional o rbol de Funciones

Anlisis Funcional

El propsito principal es describir la razn de ser de la actividad productiva, empresa o sector

Para una organizacin: Construir obras que satisfagan las necesidades de los clientes,

cumpliendo la normativa y legislacin vigentes

Para una Divisin Operar sistemas de capacitacin y educacin tcnica basados

en las normas de competencia

Anlisis Funcional

Es ideal realizarlo con un grupo de trabajadores (grupos tcnicos) que conozcan la funcin analizada, ya que su valor como herramienta parte de su representatividad Se centra en los logros del trabajador, en sus resultados, jams en el proceso para obtenerlos

Anlisis Conductista

Mtodo que identifica los conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes que influyen en el comportamiento laboral de la persona y lo relaciona con las actividades, puestos y ocupaciones que demanda el mercado de trabajo

el buen funcionamiento de una empresa, no depende tanto de que todos tengan asignadas claramente sus funciones, sino, ms bien, de las actitudes de los trabajadores ante el trabajo. (...). Al SABER y PODER trabajar hay que aadir el QUERER trabajar, y esto no depende de un buen anlisis de tareas, sino de la motivacin de los que ocupan estos puestos de trabajo

Bsicas

Tipos de Competencias para Guatemala

Genricas

Especficas

Competencias Bsicas
Comportamientos elementales que posee y deber demostrar un individuo y que estn asociados con conocimientos relacionados con la educacin formal, como son las destrezas , habilidades y capacidades de: Lectura Expresin Comunicacin Anlisis Sntesis Evaluacin Transformacin de situaciones o hechos

9 9 9 9 9 9 9

Competencias Bsicas
Las competencias bsicas son adquiridas sistemtica y gradualmente: A lo largo de la vida, ya que la persona 1. pertenece a un grupo social e interacta Educacin formal cuando acude a la 2. escuela: leer, escribir, reglas de clculo, operaciones aritmticas bsicas, sumar, restar, etc.

Competencias Bsicas
En Guatemala el INTECAP, identific seis campos de competencias bsicas: Aplicacin de la matemtica 1. Dominio de la lectura 2. Adaptacin al ambiente 3. Dominio de la escritura 4. Comunicacin oral 5. Localizacin de la informacin 6.

Competencias Genricas

Competencias Genricas
Son comportamientos comunes a diversas funciones productivas de acuerdo a su complejidad, autonoma y variedad. Trabajar en equipo, planear, programar, negociar y entrenar Estas competencias se pueden adquirir en forma autodidacta, experiencia obtenida en el trabajo y pueden mejorar a travs de la capacitacin

Competencias Genricas
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Tipos de competencia genrica Planificacin de actividades Calidad en el trabajo Administracin de actividades Administracin de la informacin Trabajo en equipo Servicio al cliente Productividad en el trabajo Innovacin en el trabajo Uso de tecnologa Conservacin del ambiente y seguridad laboral

Competencias Especficas

Son comportamientos laborales de ndole tcnica, vinculados a un rea ocupacional especfica; estn asociados a un rea laboral tcnica y relacionados con el uso de instrumentos y lenguaje tcnico de una determinada funcin productiva o rea funcional Las competencias especficas son adquiridas a travs del estudio y la experiencia Estas competencias crean un valor para la organizacin, ya que la diferencian de las dems creando una ventaja competitiva

Competencias Bsicas

Competencias Genricas

Competenc ias Especficas

Aplicacin de matemtica

Dominio de lectura

Planificacin

Servicio al cliente

Funciones

Herrero

Nivel 1

Nivel 1

Nivel 2

Nivel 3

Soldar pieza (Ver norma)

Secretaria Nivel 2

Nivel 3

Nivel 2

Nivel 2

Mecanogra fiar documento s (ver norma)

BENEFICIOS PARA LOS TRABAJADORES

Fomento de la formacin Continua y para toda la vida Desarrollo de multihabilidades

Trabajadores

Reconocimiento de la experiencia

Mayores oportunidades De empleo

Mejora la calidad De vida

Beneficios para la Empresa

Mayor compromiso y Responsabilidad de y con los trabajadores

Mejora el flujo de informacin

Empresa

Dispone del Recurso humano competente

Mejora la gestin Del Recurso humano Mejora de calidad, Productividad y Competitividad de la organizacin

Optimiza el trabajo En equipo en la empresa

Identificacin de Competencias
a. b.

c.

d. e.

Identificar las actividades esenciales del puesto Calificar las actividades sobre la base de: frecuencia, impacto de errores y complejidad Identificar los conocimientos formales e informativos Identificar destrezas necesarias para el puesto Determinar competencias para Seleccin y Capacitacin

Enumere todas las actividades del puesto 1

Frecuencia

Impacto de errores

Complejidad

Total

4, etc.

Estructura bsica par la redaccin de actividades

Verbo en Indicativo 1. Asiste 2. Atiende 3. Elabora 4. Redacta 5. Inspecciona Objeto del Verbo (Qu/ Quin) a las reuniones semanales del rea a los clientes que llegan al mostrador los balances de situacin general Las funciones de los puestos La calidad de los productos

Descripciones Incorrectas
1. Elabora informes

Problema de descripcin
Genrico, especificar tipo de informe Falta un verbo, confuso, describe funcin no actividad No debe contener adverbios, adjetivos, ni indicadores de logro o eficacia Falta un verbo, no dice nada significativo

Descripcin corregida
Elabora los informes de produccin mensual Controla el proceso operativo en planta Contesta las llamadas telefnicas

2. Control operativo

3. Contesta rpidamente las llamadas telefnicas 4. Todas las actividades que el asignen

No usar esta forma

Descripciones Incorrectas
Redact los informes de venta No abandona la recepcin durante la jornada Concreta cinco ventas del producto X al mes Revisa diariamente los despachos efectuados Instala el sistema elctrico de los vehculos

Problema de descripcin
Verbos no pueden estar en primera persona Descripciones no deben empezar con negativo, es una normativa no actividad Descripcin de resultados no actividades Descripcin no debe tener adverbio de lugar o tiempo Si se trata de trabajo en equipo debe usar verbos como: colabora, apoya soporta, participa

Descripcin corregida

Categoras de verbos que Ejemplos de verbos tipo no deben usarse en la redaccin de actividades especficas
Verbos genricos que resumen muchas actividades Verbos que hacen referencia al logro de resultados Verbos que hacen referencia al cumplimento de normativas Verbos de conducta interiorizada Procesar, tramitar, ejecutar, administrar, realizar Lograr, concretar, alcanzar, obtener, etc. Cumplir, observar (una ley), velar, garantizar Conocer, comprender, entender, interiorizar, darse cuenta, concientizar

No se deben confundir actividades con normativas y resultados

9

Normativas: sealan deberes u obligaciones sobre que hacer y que no hacer Resultados: especifican lo que debe lograrse, obtenerse o alcanzarse Actividades: describen acciones o comportamientos que deben ejecutarse como parte del trabajo. Las acciones deben ser observables y verificables

Planeacin estratgica y proceso de planeacin de recursos humanos

Planeacin Estratgica: proceso mediante el cual la gerencia de alto nivel determina los propsitos y objetivos generales de la organizacin y la manera de lograrlos

Planeacin estratgica y proceso de planeacin de recursos humanos

Planeacin de recursos humanos: proceso que consiste en revisar sistemticamente las necesidades de recursos humanos para garantizar que el nmero requerido de empleados con las habilidades requeridas, estn disponible cuando y donde se necesite

Planeacin Estratgica

Planeacin de Recursos Humanos

Pronstico de las Necesidades de Recursos humanos

Comparacin de las Necesidades y la disponibilidad

Pronstico de la Disponibilidad de Recursos humanos

Demanda = Oferta

Exceso de trabajadores

Escasez de trabajadores

No se requiere Ninguna accin

Contratacin restringida, Reduccin de horas, Jubilacin anticipada, Despidos, recorte de personal

Reclutamiento

Seleccin

Pronstico de necesidades de recursos humanos

Es el clculo del nmero y tipo de empleados que la organizacin necesitar en el futuro para lograr sus objetivos establecidos Ejemplo: la manufactura de 1000 computadoras laptop por semana podra requerir 10000 horas de trabajo de los ensambladores en una semana de 40 horas. 10000/40= 250 se requieren 250 ensambladores

Pronstico de disponibilidad de recursos humanos

Proceso para determinar si una empresa tendr capacidad de proporcionar a los empleados las habilidades necesarias y de que fuentes provendrn Los empleados se pueden obtener dentro de la empresa, del exterior de la organizacin o de ambas fuentes.

Contratacin restringida

Exceso de empleados pronosticado

Reduccin de horas

Jubilacin anticipada

Despidos

Exceso de empleados pronosticado

Contratacin restringida: cuando la empresa implementa esta poltica, reduce al fuerza laboral al no reemplazar a los empleados que se van. Slo se contratan nuevos trabajadores cuando el desempeo general de la organizacin se puede afectar

Exceso de empleados pronosticado

Reduccin de horas: La empresa puede reducir el nmero de horas trabajadas, solo a los empleados que trabajan por hora ya que los profesionales y la gerencia estn exentos Jubilacin anticipada: otra forma de reducir el nmero de empleados, siempre y cuando el paquete de jubilacin sea suficientemente atractivo Despidos: Cuando la empresa no tiene otra opcin despide a su fuerza laboral especialmente con los cambios que afectan la economa local e internacional

Reclutamiento creativo

Escasez de trabajo pronosticada

Incentivos de compensacin

Programas de capacitacin

Diferentes estndares De seleccin

Escasez de trabajadores pronosticada

Reclutamiento creativo: cuando existe escasez de personal, la empresa debe reclutar en diferentes reas geogrficas, explorar nuevos mtodos y buscar diferentes tipos de candidatos Incentivos de Compensacin: primas, semanas de trabajo de cuatro das, horarios de trabajo flexibles, trabajo desde casa, empleo de tiempo parcial y centros de cuidado infantil

Exceso de empleados pronosticado

Programas de capacitacin: educacin compensatoria y capacitacin en habilidades son dos formas de atraer a las personas a una empresa en particular Diferentes estndares de seleccin: reducir los estndares de empleo y contratar a personal inexperto y capacitarlo para que realice el trabajo

Conceptos de diseo de puestos

Diseo de puesto: proceso para determinar las tareas especficas que se llevarn a cabo, los mtodos utilizados para desempear estas tareas y como se relaciona el puesto con otros trabajos de una organizacin

Conceptos de diseo de puestos

Enriquecimiento del puesto: cambios bsicos en el contenido y nivel de responsabilidad de un puesto con el fin de plantear un reto mayor al trabajador El trabajador puede tener una sensacin de logro, reconocimiento, responsabilidad y crecimiento personal al desempear el trabajo

Conceptos de diseo de puestos

Principios de implementacin del enriquecimiento del puesto:
1. 2. 3. 4. 5.

Aumentar las demandas del puesto Aumentar la responsabilidad del trabajador Proporcionar libertad para programar el trabajo Proporcionar retroalimentacin Proporcionar nuevas experiencias de aprendizaje En la actualidad, el enriquecimiento de puestos se dirige al nivel de equipos, a medida que mas equipos se vuelven autnomos y autodirigidos

Conceptos de diseo de puestos

Crecimiento del puesto: incremento del nmero de tareas que realiza un trabajador sin aumentar el nivel de responsabilidad Reingeniera: reconcepcin fundamental y el rediseo radical de los procesos de los negocios para lograr mejoramientos drsticos de las medidas decisivas y contemporneas de desempeo, como el costo, la calidad, el servicio y la velocidad