MINISTERIO DE PLANIFICACION NACIONAL Y POLITICA ECONOMICA REA DE MODERNIZACIN DEL ESTADO

Gua de Manuales Administrativos

Mayo, 2009

Tabla de Contenidos
Tabla de Contenidos .................................................................................. ii Presentacin ............................................................................................ iii Introduccin .............................................................................................. 1 Objetivo de la Gua .................................................................................... 1 1. Los Manuales Administrativos en general ............................................. 2 1.1. Objetivos de los Manuales Administrativos ..................................................... 2 1.2. Ventajas de contar con Manuales Administrativos .......................................... 3 1.3. Clasificacin de los Manuales Administrativos ................................................ 3
1.3.1 1.3.2 Por su contenido ....................................................................................................... 3 Por su funcin especfica .......................................................................................... 4

1.4.
1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.4.4 1.4.5 1.4.6 1.4.7 1.4.8

Elaboracin de Manuales Administrativos....................................................... 4

Planificacin del Trabajo. .......................................................................................... 4 Bsqueda de la Informacin. .................................................................................... 4 Anlisis de la Informacin. ........................................................................................ 5 Elaboracin del Manual. ........................................................................................... 5 Validacin del Manual. .............................................................................................. 5 Autorizacin del Manual............................................................................................ 5 Difusin y distribucin del Manual. ........................................................................... 5 Revisin y Actualizacin del Manual. ........................................................................ 6

2.

Manual de Organizacin....................................................................... 6 2.1. Objetivos del Manual de Organizacin ............................................................ 6 2.2. Contenido bsico del Manual de Organizacin................................................ 6 3. Manual de Procedimientos ................................................................... 8 3.1 Objetivos del Manual de Procedimientos ........................................................ 8 3.2. Contenido bsico del Manual de Procedimientos ............................................ 9 4. Manual de Funciones ........................................................................... 9 4.1 Objetivos del Manual de Funciones............................................................... 10 4.2 Contenido bsico del Manual de Funciones .................................................. 10 5. Manual de Servicios al Usuario ........................................................... 11 5.1 Objetivos del Manual de Servicios al Usuario ................................................ 11 5.2 Contenido bsico del Manual de Servicios al Usuario.................................... 11 6. Manual de Polticas ........................................................................... 12 6.1 Objetivos del Manual de Polticas ................................................................. 12 6.2 Contenido bsico del Manual de Polticas ..................................................... 12 7. Manual de Estructura......................................................................... 13 7.1 Objetivos del Manual de Estructura .............................................................. 13 7.2 Contenido bsico del Manual de Estructura .................................................. 13 8. Manual de Puestos ............................................................................ 13 8.1 Objetivos del Manual de Puestos .................................................................. 14 8.2 Contenido bsico del Manual de Puestos ...................................................... 14 9. Otros tipos de Manuales .................................................................... 14 9.1 Manual de Organizacin y Funciones............................................................ 14 9.2 Manual de Polticas y Procedimientos ........................................................... 15 9.3 Manual de Normas y Procedimientos............................................................ 15 9.4 Manual de Puestos y Funciones .................................................................... 15 Bibliografa ............................................................................................. 16

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ii

Presentacin

El Ministerio de Planificacin Nacional y Poltica Econmica (MIDEPLAN) se ha propuesto apoyar y fortalecer el Sistema Nacional de Planificacin en todos sus componentes, desde las Unidades de Planificacin Institucional y el personal que trabaja en ellas, hasta los diferentes mecanismos de coordinacin existentes entre estas dependencias y MIDEPLAN. En este contexto, es grato poner a disposicin de las Unidades de Planificacin de las Instituciones Pblicas, el presente documento, como un apoyo tcnico destinado a coadyuvar con la mejora en la gestin de las instituciones pblicas costarricenses. El establecimiento de Manuales Administrativos en las Instituciones Pblicas contribuye a mejorar la gestin en las instituciones, pues estos suministran a los funcionarios un medio para recibir instrucciones, informaciones, y mtodos para realizar sus tareas, as como instruirse en los detalles de las polticas generales y administrativas de la institucin. La elaboracin de este tipo de instrumentos tcnico administrativos es una actividad necesaria para continuar con el fortalecimiento del esquema orgnico - funcional de las Instituciones Pblicas, de tal manera que los diferentes niveles de competencia garanticen la congruencia y coordinacin de sus acciones, eviten duplicidad y/o desagregacin innecesaria de funciones, y se consecuentemente se facilite la prestacin de los servicios con los niveles de calidad y efectividad requeridos. Es as como se presenta este documento, como una sencilla recopilacin sobre los contenidos genricos que deben presentar los manuales administrativos en las instituciones pblicas, lo cual constituye un nuevo esfuerzo de la Direccin de Modernizacin del Estado del Ministerio de Planificacin Nacional y Poltica Econmica por apoyar los procesos de reorganizacin institucional e incentivar en las instituciones procesos de mejora continua.

Maribel Sequeira Gutirrez Directora

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iii

Introduccin
Las Instituciones Pblicas costarricenses, tradicionalmente han ejecutado sus funciones con base en lo establecido en su normativa, normalmente sin contar con un instrumento tcnico administrativo que integre, agrupe y normalice la forma en la cul estas acciones deben ser ejecutadas, especficamente en cuanto a las funciones de cada unidad organizacional, los responsables de ejecutarlas, la estructura que se cuenta para llevarlas a cabo, y las polticas institucionales en que se enmarcan, solo por citar algunos aspectos que deberan abordarse en los manuales administrativos institucionales. Es por estas razones que se pone a disposicin la presente Gua, dirigida especialmente a los responsables de las Unidades de Planificacin, como instancias encargadas de conducir y acompaar los procesos de modernizacin institucional, segn se desprende del Decreto 33713MP-PLAN-MTSS. El presente documento contiene informacin bsica necesaria para orientar a las Instituciones Pblicas (Instituciones Centralizadas, Descentralizadas, Autnomas y Gobiernos Locales) en la elaboracin y actualizacin de los instrumentos de organizacin del trabajo. Ha sido diseado bajo un esquema de fcil consulta e interpretacin, tal y como deben ser concebidos tambin los Manuales Administrativos. En una primera parte de la Gua se indica informacin bsica acerca del concepto, objetivos, ventajas, clasificacin y elaboracin de los Manuales Administrativos en general. En la segunda parte del documento se muestra el concepto, objetivos y contenido bsico de algunos tipos de Manuales, realmente, los que son de ms utilidad, importancia y uso en las Instituciones Pblicas, como parte de la labor de apoyo que realiza MIDEPLAN a las Instituciones del Sector Pblico costarricense.

Objetivo de la Gua
Brindar a las Instituciones Pblicas (Instituciones Centralizadas, Descentralizadas, Autnomas y Gobiernos Locales) los criterios tcnicos generales, necesarios para el diseo, elaboracin y actualizacin de los distintos manuales administrativos que pueden ser tiles en una institucin pblica, as como establecer uniformidad en la informacin contenida en los mismos.

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1.

Los Manuales Administrativos en general

Si una institucin, sea de naturaleza pblica o privada no tiene una herramienta tcnica en la cual se agrupen todas las acciones y funciones que debe desarrollar, o la manera en que debe de realizarlas, esta deficiencia hace que el riesgo de brindar los bienes y/o servicios a los usuarios de forma ineficiente se incremente exponencialmente. Dentro de los problemas que esta situacin puede acarrear se pueden mencionar: que la estructura orgnica que funciona en la prctica difiera de la estructura aprobada por los jerarcas institucionales; que la forma en la cual se ejecutan las actividades sea producto de la costumbre, la tradicin o la ocurrencia, existiendo en algunos diversidad de maneras de brindar un mismo bien y/o servicio; que no exista un mecanismo para transmitir el conocimiento de un funcionario a otro, teniendo entonces que dedicar largas horas al entrenamiento de nuevos funcionarios, ya que estos no cuenta con una herramienta prctica que le muestre los pasos bsicos para desempear sus labores; que no existan elementos bsicos para medir el desempeo, ya que al no estar normadas las formas correctas de realizar las tareas, no es posible sealar objetivamente los defectos en la ejecucin de las mismas, entre otros. Este tipo de problemas que presentan las Instituciones se pueden solucionar con la realizacin de Manuales Administrativos que les permitan registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin y servir como medio de comunicacin y coordinacin entre los funcionarios de la misma. El uso de manuales administrativos en la administracin pblica contribuye a solucionar problemas tales como la falta de comunicacin adecuada en la cadena de mando en todos los niveles jerrquicos institucionales, ya que suministrar a los funcionarios el medio de recibir instrucciones e informaciones, de estudiarlas metdicamente e instruirse en los detalles de las directivas generales y administrativas de la institucin. Para efectos de esta Gua, los Manuales Administrativos son instrumentos que apoyan el funcionamiento de la institucin, por medio de la especificacin de bases jurdicas, atribuciones, estructuras, objetivos, polticas, determinacin de campos de competencia, deslindamiento de responsabilidades, funciones, actividades, operaciones o puestos en general; en ellos se concentra informacin amplia y detallada acerca del quehacer de la misma, sin embargo no son duplicados de los instrumentos normativos o legales, tales como leyes, decretos, directrices o reglamentos. Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicacin. El principal propsito de los manuales administrativos deber ser el de instruir al personal acerca de aspectos como: funciones, relaciones, procedimientos, polticas, objetivos y normas para lograr una mayor eficiencia en el trabajo.

1.1.

Objetivos de los Manuales Administrativos

Los objetivos que se persiguen con la elaboracin de los manuales administrativos en una institucin son diversos, entre ellos se encuentran los siguientes: Instruir a los colaboradores de la Institucin acerca de aspectos tales como objetivos, visin, misin, estrategias, funciones, relaciones, polticas, procedimientos, responsabilidades, normas, etc. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y detectar omisiones. Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas a la institucin y los colaboradores, as como, propiciar la uniformidad en la ejecucin de las labores. Servir como medio de integracin y orientacin a los colaboradores de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin a las distintas funciones. Servir para el anlisis o revisin de los procesos y/o procedimientos de una institucin. Constituye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procesos, procedimientos y mtodos de trabajo. Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implantacin de reformas administrativas. Simplificar la determinacin de responsabilidades por fallas y errores. 2

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 Aumentar la eficiencia de los funcionarios indicndoles que es lo qu deben hacer y cmo deben hacerlo. Ayudar a la coordinacin del trabajo y evitar duplicaciones o cuellos de botella.

1.2.

Ventajas de contar con Manuales Administrativos

La elaboracin de manuales administrativos genera ventajas a las Instituciones que los realizan, dentro de las ms importantes podemos citar: Servir como un compendio de la totalidad de funciones, procesos, procedimientos y actividades que desarrolla la organizacin. La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento, sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trmite a travs del tiempo. Clarifican la accin a seguir o la responsabilidad por asumir, en aquellas situaciones especficas, en las que pueden surgir dudas con respecto a las reas organizacionales que deben tomar decisiones o proceder con acciones. Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin administrativa y evitan la formulacin de excusas basadas en el desconocimiento de las normas vigentes. Son elementos informativos para instruir o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no haba accedido. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a travs del tiempo.

1.3.

Clasificacin de los Manuales Administrativos

Los manuales administrativos pueden ser elaborados para toda la organizacin, un rea, una direccin, un departamento, o una unidad, segn los diferentes requerimientos de estas unidades organizacionales. Los manuales, de esta forma, se pueden clasificar en diferentes tipos, segn la informacin que sea requerida, el propsito y la necesidad que presente la organizacin. Dentro de la variedad existente de los manuales administrativos podemos encontrar los siguientes tipos:

1.3.1 Por su contenido

El contenido de los manuales depende del asunto que se trata y del uso que se piensa darle. Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de esta clasificacin se pueden encontrar los siguientes:

Tipo de Manual
Manual de Organizacin

Descripcin
Exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a travs de la descripcin, funciones, autoridad y responsabilidades de los distintos puestos, y las relaciones. Describe en forma detallada los lineamientos seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organizacin proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Es una gua de trabajo para los funcionarios de cmo hacer las tareas y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. Sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos establecidos para realizar su trabajo. Agrupa informacin sobre todas las clases, naturaleza, objetivos, funciones y requisitos de cada uno de los cargos de la organizacin, con sus respectivos perfiles de productos (bienes y/o servicios) resultantes de cada puesto. Detalla informacin sobre un conjunto de leyes, normas e instructivos de aplicacin institucional. Por lo general, son las ms relevantes y poseen mayor plazo de vigencia. Presenta informacin sobre la operacin o estructura de un determinado equipo y sobre su mantenimiento. Por lo 3

Manual de Polticas

Manual de Procedimientos

Manual de Puestos

Manual de Normas Manual Tcnico

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Manual de Contenido Mltiple

general contiene mucha informacin grfica, con breves indicaciones tericas. Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboracin y utilizacin de distintos manuales, puede ser conveniente la confeccin de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de polticas y procedimientos, el de historia y organizacin, en si consiste en combinar dos o ms categoras que se interrelacionan en la prctica administrativa.

1.3.2 Por su funcin especfica

Los manuales que se encuentra dentro de esta clasificacin se refieren a una funcin operacional especfica a tratar, dentro de ellos tenemos los siguientes:

Tipo de Manual
Manual de Compras

Descripcin
Consiste en definir el alcance de las compras, definir la funcin de comprar, los mtodos a utilizar que afectan sus actividades, entre otros. Consiste en definir por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administracin. Contiene instrucciones especficas a quienes, en la organizacin, estn involucrados con el manejo de dinero, proteccin de bienes y suministro de informacin financiera. Contiene la definicin uniforme respecto al reclutamiento y seleccin de personal en la organizacin. Agrupa lineamientos, instrucciones de aplicacin especfica a determinados tipos de actividad de una unidad administrativa, entindase Auditora Interna, Planificacin Institucional, Direccin Ejecutiva, Recursos Humanos, entre otra. Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de una unidad administrativa especfica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo.

Manual de Finanzas

Manual de Seleccin Manual de Administrativa

Reclutamiento

una

Unidad

Manual de Procedimientos de una Unidad Administrativa

1.4.

Elaboracin de Manuales Administrativos

Para elaborar un manual administrativo, cualquiera que sea, se deben desarrollar una serie de fases. Estas fases o etapas se explican brevemente a continuacin:

1.4.1 Planificacin del Trabajo.

En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboracin de los manuales, este puede ser conformado por un representante de cada una de las unidades administrativas de la institucin o por un grupo de funcionarios determinado por el jerarca. Se deber nombrar un coordinador o responsable quin conducir el trabajo del grupo con el fin de mantener homogeneidad en el contenido y la presentacin de la informacin. Tambin en esta fase se establece cules sern las herramientas metodolgicas que se utilizarn para obtener la informacin para elaborar los manuales, as como el tipo de informacin que se va a requerir y el cronograma de las actividades a desarrollar para la elaboracin de los manuales.

1.4.2 Bsqueda de la Informacin.

Una vez que se tiene la planificacin del trabajo, se comienza a recabar la informacin necesaria para la elaboracin de los manuales, segn las herramientas metodolgicas establecidas

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previamente y las tcnicas investigativas seleccionadas. La bsqueda de esta informacin se puede realizar mediante: Investigacin documental: trata de buscar todos aquellos documentos impresos o electrnicos en los cuales se obtenga informacin relevante para la elaboracin del manual respectivo, ya sea normativa, estudios tcnicos que respalden un proceso de reorganizacin administrativa, manuales anteriores de procedimientos, informes de labores, manuales de servicio, memorias institucionales, entre otros. Investigacin monumental: trata de toda aquella informacin que no se encuentra escrita en algn documento y ante lo cual se debe recurrir a entrevistas, encuestas, observaciones, test, entre otros, para obtener dicha informacin por parte de los funcionarios que la conocen.

1.4.3 Anlisis de la Informacin.

Una vez que se haya obtenido la informacin necesaria para la elaboracin del manual, esta deber ser organizada y analizada de manera que presente un orden lgico para el desarrollo del manual. Para guiar el proceso de ordenar la informacin, pueden ser utilizadas las siguientes preguntas: Qu trabajo o actividad se hace?, Quin es el responsable realizarlo? O en determinado caso si no se posee el dato del responsable Quin lo hace?, Cules son los medios que posee para hacer el trabajo?, Para qu se realiza el trabajo?, Cmo se ejecuta o realiza el trabajo?, Cundo o en qu momento se hace?, Por qu se hace? Estas preguntan facilitan el trabajo de anlisis de la informacin y permiten conocer las actividades de la institucin, explicar su comportamiento, identificar las relaciones que se presentan entre cada hecho, comprender el funcionamiento de la institucin y mantener la secuencia y lgica de la informacin.

1.4.4 Elaboracin del Manual.

Se establece, en esta fase, el diseo y la presentacin que se utilizar para elaborar el manual administrativo, para ello se debe considerar: a) la redaccin del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para manejar un vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los usuarios del mismo; b) la elaboracin de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de distribucin de espacio fsico, estructura organizacional, mapa de procesos, entre otros. Se elaboran segn las formas ms sencillas y establecidas ya sea a nivel institucional o las recomendadas por MIDEPLAN; c) el formato, asegurndose de que la informacin presentada guarde una secuencia lgica, que haya uniformidad de letra, y que su redaccin sea comprensible, entre otros aspectos de forma.

1.4.5 Validacin del Manual.

Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al jerarca y a los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual, para que procedan a validar si la informacin presentada corresponde con las responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades que le corresponde realizar tanto a la Institucin; como a la o las unidades administrativas a las que va dirigido el manual.

1.4.6 Autorizacin del Manual.

Cuando se cuente con la validacin del manual se debe formalizar el Jerarca Institucional o el responsable de la unidad administrativa autorizar el manual, de manera que se pueda comenzar con la distribucin del mismo a nivel institucional en general o de las correspondientes. mismo. En este punto, el correspondiente, deber reproduccin, difusin y unidades administrativas

1.4.7 Difusin y distribucin del Manual.

Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo entre las unidades administrativas correspondientes, con el propsito que los funcionarios lo tengan a su disposicin, conozcan el documento, y lo utilicen en la prctica. As tambin, la versin

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electrnica del documento podr ser incorporado al portal electrnico de la Institucin, con el fin de proveer a la ciudadana libre acceso a la informacin organizacional de la institucin.

1.4.8 Revisin y Actualizacin del Manual.

Los Manuales son objeto de revisiones peridicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que se produzcan en la Institucin, para ello, se debo mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional. Es importante dejar claro, que no existe un nico modelo establecido para realizar un Manual Administrativo, sin embargo, mediante este documento se presentan algunos de los ejemplos utilizados con mayor frecuencia en la prctica. A continuacin detallamos algunos de estos ejemplos de manuales, con el contenido bsico de cada uno de ellos.

2.

Manual de Organizacin

El Manual de Organizacin es un documento normativo que contiene, de forma ordenada y sistemtica, informacin sobre el marco jurdico-administrativo, atribuciones, antecedentes histricos, misin, visin, objetivos, organizacin y funciones de una dependencia o entidad. De este modo se constituye en un instrumento de apoyo para describir las relaciones orgnicas que se presentan entre los diferentes unidades de la estructura organizacional, Este manual define concretamente las funciones encomendadas a cada una de las unidades administrativas que integran la institucin, asimismo, explica de forma integral y condensada, todos aquellos aspectos de observancia general en la institucin, cuyo fin es lograr que todos sus integrantes logren conocer, familiarizarse e identificarse con la misma. Los Manuales de Organizacin por el alcance de su informacin se pueden clasificar en: Manual General de Organizacin: refleja la estructura orgnica de la organizacin en su totalidad. Manual Especfico de Organizacin: comprende las funciones y responsabilidades de una unidad administrativa en especial, de acuerdo a la divisin administrativa que se posea en la Organizacin.

2.1.

Objetivos del Manual de Organizacin

Los objetivos que persigue este tipo de manual son los siguientes: Esquematizar los puestos, relaciones y funciones para presentar una visin de conjunto de la organizacin, o sea, la organizacin como un sistema. Precisar las funciones encomendadas a cada unidad organizativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. Apoyar a la ejecucin correcta de las labores encomendadas a los colaboradores y propiciar la uniformidad en el trabajo. Servir como orientacin a los colaboradores de nuevo ingreso, para facilitar su incorporacin a las diferentes unidades organizativas. Definir el flujo de informacin que permita la aplicacin del sistema de informacin y comunicacin. Permitir realizar la tarea principal de un directivo: organizar, delegar, supervisar y motivar al personal.

2.2.

Contenido bsico del Manual de Organizacin

El contenido de un Manual de Organizacin es muy variado y depender de la informacin que la organizacin considere prudente publicar, la informacin bsica que debe contener este tipo de Manual es la siguiente:

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Portada: en dicha seccin se debe incorporar el logotipo de la institucin, el tipo de manual que se presenta, nombre de la institucin o unidad administrativa, la fecha y el lugar de elaboracin del Manual de Organizacin. Introduccin: es la explicacin del contenido del Manual: qu es, cmo est estructurado, objetivos o propsitos del Manual, mbito de aplicacin, periodicidad o circunstancias que ameritan su actualizacin para que siga vigente. Objetivo y Alcance: es la intencin o propsito que tiene la Institucin o unidad administrativa al elaborar el Manual de Organizacin. En el alcance se indican las unidades administrativas en las que aplican las disposiciones contenidas en el documento. Antecedentes Histricos: se refiere a una descripcin del origen, antecedentes o hechos pasados sobresalientes sobre la existencia de la Institucin o la unidad administrativa de la que trata el Manual. Se menciona la normativa (leyes, decretos, directrices, entre otros) que crearon y han modificado aspectos de su organizacin; este apartado puede suprimirse si la unidad administrativa es de creacin reciente, si la informacin es confusa, de difcil recopilacin o presenta imprecisiones. Marco Jurdico: en este apartado se relacionan los principales ordenamientos jurdicos vigentes que regulan la operacin y funcionamiento de la Institucin o de las unidades administrativas comprendidas en ella. Es importante clasificar y analizar los documentos legales vigentes que definan el marco jurdico del cual se deriven las unidades administrativas y sus respectivas funciones. Estos se consideran importantes para verificar, a su vez, si las funciones asignadas se encuentran respaldadas en las bases normativas de la institucin. Se deber anotar de forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos jurdicos y administrativos, indicando la fecha de publicacin y el nmero de Boletn Oficial (Diario Oficial La Gaceta). Misin, Visin, Objetivos y Valores Institucionales: la misin se describe en un breve enunciado que sintetiza los principales propsitos y los valores esenciales que sern conocidos, comprendidos y compartidos por todas los colaboradores que participen en el desarrollo de la organizacin. La visin es la imagen del futuro que se quiere crear, deber trascender mtodos y tcnicas, fijar una meta, ser clara, inspiradora, alentadora, conocida y compartida por los colaboradores de la organizacin. Los objetivos describen el propsito que pretende alcanzar la institucin o unidad administrativa para el cumplimiento de una actividad institucional que corresponde por atribucin. Los valores, son las concepciones compartidas y consensuadas de lo que es importante, y por lo tanto, deseable, que al ser aceptadas por los miembros de una Institucin, influyen en su comportamiento y orientan sus decisiones. Atribuciones: se considerarn las atribuciones conferidas en la Ley o Decreto de Creacin y del Reglamento Interno de la misma, las atribuciones representan el medio para alcanzar los fines. Estructura Orgnica Actual: se refiere a la descripcin, ordenada jerrquicamente, de las unidades administrativas de una institucin. La descripcin de la estructura orgnica debe coincidir con su representacin grfica en el organigrama, tanto en lo referente a la denominacin de las unidades administrativas, como a su nivel jerrquico. Se deber representar en primer lugar las reas sustantivas y posteriormente las reas de apoyo. Es importante que la estructura representada en esta Gua sea un fiel reflejo de la que ha sido registrada en al Ministerio de Planificacin Nacional. Organigrama: Es la representacin grfica de la estructura orgnica y refleja en forma esquemtica la posicin de los rganos que la conforman, niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin y lneas de autoridad; as como sus respectivas relaciones. Normas y Polticas Generales: Criterio o directriz de accin elegida como gua en el proceso de toma de decisiones al poner en prctica o ejecutar las estrategias, programas, y proyectos especficos del nivel institucional. Son orientaciones generales que pretenden facilitar la coordinacin de las actividades de la Institucin para mantener coherencia en la organizacin y en las decisiones institucionales. Descripcin de Puestos: contempla las actividades inherentes a cada uno de los puestos contenidos en la estructura orgnica autorizada y aprobada, que le permite a la Institucin cumplir con sus atribuciones legales. Glosario de Trminos: En este apartado sern definidos aquellos trminos que resulten desconocidos al lector y que causen una mala interpretacin del contenido. Se incluir cuando la terminologa descrita lo amerite. 7

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Firmas de autorizacin: en este apartado se Indica el nombre, cargo y firma de los titulares de la Institucin que autorizan el manual, as como de las unidades administrativas que los elaboran y revisan. Bibliografa: Es la enumeracin de libros, revistas, pginas electrnicas u otras fuentes de informacin utilizadas para la elaboracin del documento. Deber contener al menos los siguientes puntos: nombre del autor(es), ttulo del libro, volumen y edicin, lugar de impresin, editorial y fecha, prrafos o ttulos consultados. En el caso de pginas electrnicas, deber escribirse la direccin exacta consultas y agregarle la fecha y hora en que se realiz la consulta.

3.

Manual de Procedimientos

El Manual de Procedimientos es un documento que describe en forma lgica, sistemtica y detallada las actividades de una institucin o unidad organizativa de acuerdo con sus atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para la ejecucin eficiente de las mismas, generalmente sealan quin, cmo, cundo, dnde y para qu han de realizarse estas actividades. Este tipo de Manual se orienta a especificar detalles de la ejecucin de actividades organizacionales, con el fin de unificar criterios a lo interno de la institucin sobre la manera correcta en que deben ser realizadas. Al recuperar la informacin de la forma ms adecuada de desempear las tareas se logra asegurar su calidad, as como agilizar la circulacin de la informacin para que esta llegue oportunamente a las unidades organizativas que la requieran. Los manuales de procedimientos contienen un conjunto de definiciones operacionales, sealando la secuencia lgica de las acciones o pasos a seguir para la consecucin de bienes o servicios determinados. Adems, contienen ilustraciones a base de formularios, fluxogramas y diagramas, cuyo objetivo es recurrir a la representacin grfica de la secuencia de actividades para hacerla mas fcilmente comprensible. En el manual de procedimientos se especfica: Quin debe hacer una actividad; Qu debe hacerse en esa actividad; Cmo debe hacerse la actividad; Dnde debe hacerse; y Cundo debe hacerse la actividad. En este manual se enfatiza quin debe hacer y cmo debe hacerse alguna actividad. Los Manuales de Procedimientos por el alcance de su informacin se clasifican en: Manual General de Procedimientos: contiene la descripcin de los procedimientos de toda la Institucin. Manual Especfico de Procedimientos: comprende las actividades a realizarse en una unidad organizacional especfica de la Institucin, por ejemplo: direccin, departamento, unidad, etc.

3.1

Objetivos del Manual de Procedimientos

Los objetivos que persigue este tipo de manual son los siguientes: Es un medio de induccin para los nuevos funcionarios. Brinda direccin a los funcionarios. Comunica los objetivos y metas de la organizacin. Sirve como un conducto de comunicacin oficial del jerarca institucional. La uniformidad de polticas y procedimientos aseguran los recursos de la organizacin que sern utilizados hacia el logro de las metas y objetivos institucionales. Sirve como un excelente instrumento interno de fiscalizacin para exigir el cumplimiento de las polticas o procedimientos y controles de la institucin. Se puede revisar polticas y procedimientos para determinar si ciertas personas o unidades administrativas estn necesariamente realizando operaciones que incumben a otra persona o unidad administrativa (duplicidad de funciones).

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3.2.

Contenido bsico del Manual de Procedimientos

La informacin que integrar el Manual de Procedimientos va a depender de lo que la Institucin pretenda mostrar o dar a conocer con este documento, como objetivo de esta Gua se mostrar la informacin bsica que debera contener este tipo de Manual a continuacin: Portada: en dicha seccin se debe incorporar el logotipo de la institucin, nombre de la institucin o unidad administrativa, el tipo de manual que se presenta, la fecha y el lugar de elaboracin del Manual de Procedimientos, denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma, unidad (es) responsable (s) de su elaboracin, revisin y/o autorizacin. Introduccin: se indica una breve exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin o alcances e importancia de su revisin y actualizacin. Objetivo de los procedimientos: es una explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos. Alcance de los procedimientos: representa la esfera de accin que cubren los procedimientos. Responsable (s): en este apartado se indican las unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases. Polticas o Normas de Operacin: se incluyen, en esta seccin, los criterios o lineamientos generales de accin que se determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos. Conceptos: se indican las palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especializacin requieren de mayor informacin o ampliacin de su significado, para hacer ms accesible al usuario la consulta del manual. Procedimientos: se realiza la presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripcin del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias reas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operacin. Si se trata de una descripcin detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operacin. Se debe indicar el objetivo del procedimiento, la base jurdica, los rganos que intervienen, las polticas y normas de operacin. Diagramas de flujo: se incluye la representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operacin descrita. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin clara de las operaciones, lo que facilita su comprensin. Formularios: se adjunta todos los formularios e instructivos empleados para el desarrollo de los procedimientos. Se incluye una muestra de los formularios que se utilizan en el procedimiento y sus respectivas instrucciones de llenado. Glosario de trminos: es la lista de conceptos de carcter tcnico relacionados con el contenido y tcnicas de elaboracin de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Firmas de autorizacin: en este apartado se Indica el nombre, cargo y firma de los titulares de la Institucin que autorizan el manual, as como de las unidades administrativas que los elaboran y revisan.

4.

Manual de Funciones

Un Manual de Funciones es un documento que se prepara en una organizacin con el fin de delimitar las responsabilidades y las funciones de sus funcionarios. En este Manual se agrupan todas las actividades relacionadas con el funcionamiento y operacin de la Institucin o de unidad organizativa especfica. Este manual documenta los conocimientos, experiencia y tecnologa de la institucin, para hacer frente a sus retos y funciones, con el propsito de cumplir adecuadamente con su misin.

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4.1

Objetivos del Manual de Funciones

Los objetivos que persigue este tipo de manual son los siguientes: Describir con claridad todas las actividades de una organizacin y distribuir las responsabilidades compartidas. Precisar las funciones encomendadas a cada cargo, logrando con ello deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. Propiciar la uniformidad en el trabajo. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecucin del trabajo evitando repetir instrucciones sobre lo que tiene que hacer cada funcionario. Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso, ya que facilita su incorporacin a las diferentes unidades.

4.2

Contenido bsico del Manual de Funciones

Un Manual de Funciones deber contener al menos la siguiente informacin bsica: Portada: en dicha seccin se debe incorporar el logotipo de la institucin, el tipo de manual que se presenta, nombre de la institucin o unidad administrativa, la fecha y el lugar de elaboracin del Manual de Funciones. Introduccin: es la explicacin del contenido del Manual, en este apartado se abordan aspectos relacionados con la forma en que est estructurado, objetivos o propsitos del Manual, su mbito de aplicacin, periodicidad, y hasta las circunstancias que ameritan su actualizacin, en el orden de mantener su vigencia. Objetivo y Alcance: es la intencin o propsito que tiene la Institucin o unidad administrativa al elaborar el Manual de Funciones. En el alcance se indican las unidades administrativas en las que aplican las disposiciones contenidas en el documento. Estructura Organizacional: se refiere a la descripcin jerarquizada de las unidades organizativas de una institucin. La descripcin de la estructura orgnica debe coincidir con su representacin grfica en el organigrama, tanto en lo referente a la denominacin de las unidades administrativas, como a su nivel jerrquico. Se deber representar en primer lugar las reas sustantivas y posteriormente las reas de apoyo. Descripcin bsica del puesto: el formato se encabeza describiendo el nombre del puesto, la ubicacin orgnica a la que pertenece, la indicacin que quin es el superior inmediato y si posee alguna responsabilidad sobre otros funcionarios. Objetivo estratgico del puesto: se refiere a la actividad genrica que define el grupo de funciones, actividades y responsabilidades, por las cuales se hace necesario la existencia de un cargo en la estructura de la institucin. Relaciones del puesto: en este apartado se tomo como referencia la ubicacin de un puesto en la estructura organizacional, para determinar con que otros funcionarios o unidades administrativas debe de interactuar para dar cumplimiento a sus funciones y responsabilidades asignadas. Funciones generales y especficas: en este tem se deben incluir brevemente cada una de las funciones y responsabilidades bsicas, que describan adecuadamente los lmites y la esencia del cargo. En esta descripcin de funciones bsicas no debe caerse en detalles de como hacer para cumplir con las funciones, ya que este tema debe ser tratado con ms profundidad en el Manual de Procedimientos. Se debe realizar una enunciacin de funciones para cada unidad organizativa que integra la Institucin. Perfil del puesto: en este punto se debe hacer referencia a las caractersticas esenciales que debe reunir un funcionario para desempear el puesto de manera eficiente. Firmas de autorizacin: en este apartado se Indica el nombre, cargo y firma de los titulares de la Institucin que autorizan el manual, as como de las unidades administrativas que los elaboran y revisan.

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5.

Manual de Servicios al Usuario

El Manual de Servicios al Usuario integra informacin real y concisa acerca de los servicios y trmites que una Institucin proporciona a sus usuarios, as como la forma en que se pueden presentar sugerencias, quejas e inconformidades por el servicio prestado. Este Manual debe ser un documento de fcil consulta con informacin clara, redaccin sencilla y evitar usar trminos tcnicos que dificulten la comprensin de los usuarios.

5.1

Objetivos del Manual de Servicios al Usuario

Los objetivos que persigue este tipo de manual son los siguientes: Recopilar en un documento informacin real, referente a los diversos servicios y trmites que la Institucin proporciona, as como de los requisitos que el usuario solicitante debe realizar para obtenerlos. Proporcionar a las unidades administrativas encargadas de atender usuarios, un documento que sirva de gua para orientar e informar correctamente a estos usuarios sobre los servicios que proporciona la institucin. Contribuir a fortalecer la relacin existente entre la Institucin y la sociedad civil, ya sea para el ejercicio de los derechos o en el cumplimiento de sus deberes de ambas partes.

5.2

Contenido bsico del Manual de Servicios al Usuario

La informacin que integrara un Manual de Servicios al Usuario, es variable de una institucin a otra, esto por cuando depende de decisiones de carcter discrecional por parte de los jerarcas institucionales. Para efectos del presente manual, a continuacin mostramos algunos aspectos bsicos que un manual de este tipo debera contener: Portada: en esta seccin se debe incorporar el logotipo de la institucin, el tipo de manual que se presenta, nombre de la institucin o unidad administrativa, la fecha y el lugar de elaboracin del Manual de Servicios al Usuario. Introduccin: consiste en la explicacin del contenido del Manual, cmo est estructurado este contenido, objetivos o propsitos del Manual, mbito de aplicacin, incluyendo la periodicidad o circunstancias que deben mediar para que este sea actualizado y conserve su vigencia. Objetivo y Alcance: es la intencin o propsito que tiene la Institucin o unidad administrativa al elaborar el Manual. En el alcance se indican las unidades administrativas en las que aplican las disposiciones contenidas en el documento. Marco Jurdico: en este apartado se relacionan los principales ordenamientos jurdicos vigentes que regulan la operacin y funcionamiento de la Institucin o de las unidades administrativas comprendidas en ella. Es importante clasificar y analizar los documentos legales vigentes que definan el marco jurdico del cual se deriven los servicios que brinda la Institucin o las unidades administrativas. Organigrama: Es la representacin grfica de la estructura orgnica y refleja en forma esquemtica la posicin de los rganos que la conforman, niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin y lneas de autoridad; as como sus respectivas relaciones. Cdula del servicio al usuario: se refiere a la informacin bsica de cada uno de los servicios que se brinda al usuario: a) nombre del servicio; b) el tiempo de respuesta o solucin al mismo; c) el objetivo del servicio; d) la unidad administrativa responsable de brindar el servicio; e) el costo del servicio (si es gratuito, es conveniente indicarlo); f) la vigencia del servicio; g) los documentos que comprueban que el servicio se brindo; h) los usuarios a quienes se encuentra dirigido el servicio; i) el horario de atencin para brindar el servicio; j) las oficinas en las cuales se brinda el servicio y su ubicacin; k) los requisitos necesarios para obtener el servicio; l) el fundamento jurdico del mismo; m) los formularios que necesarios; n) el nombre del funcionario que valid la cdula; y, o) la fecha de elaboracin y autorizacin de la misma. Firmas de autorizacin: en este apartado se Indica el nombre, cargo y firma de los titulares de la Institucin que autorizan el manual, as como de las unidades administrativas que los elaboran y revisan.

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6.

Manual de Polticas

El Manual de Polticas es el contiene escritas en l las polticas establecidas por una institucin, en este documento se indican la forma de proceder y los lmites dentro de los cuales deben enmarcarse las actividades tendientes a alcanzar los resultados Institucionales. Toda poltica debe estar orientada hacia el objetivo primario o razn de ser de la institucin. Este Manual puede incluir las polticas generales de la institucin, as como de las unidades administrativas de la misma. Un manual de polticas es fundamental para asegurar la uniformidad de accin de una institucin. Los Manuales de Polticas por el alcance de su informacin se clasifican en: Manuales Generales de Polticas: abarcan a toda la Institucin, incluye como elemento primario todas aquellas disposiciones generales, las cuales las establece cada unidad administrativa a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad funcional. Manuales especficos de Polticas: se ocupan de una funcin operacional o una unidad administrativa en particular.

6.1

Objetivos del Manual de Polticas

Los objetivos que persigue este tipo de manual son los siguientes: Presentar una visin de conjunto de la organizacin para su adecuada organizacin. Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa. Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio. Ser instrumento til para la orientacin e informacin de los funcionarios. Facilitar la descentralizacin, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones. Servir de base para una constante y efectiva revisin administrativa.

6.2

Contenido bsico del Manual de Polticas

Un Manual de Polticas deber contener al menos la siguiente informacin bsica: Portada: en dicha seccin se debe incorporar el logotipo de la institucin, el tipo de manual que se presenta, nombre de la institucin o unidad administrativa, la fecha y el lugar de elaboracin del Manual. Introduccin: se constituye en la explicacin del contenido del Manual, cmo se encuentra estructurado, determina sus objetivos o propsitos, su mbito de aplicacin, y la periodicidad o circunstancias que ameritan las actualizaciones que aseguren su vigencia. Objetivo y Alcance: es la intencin o propsito que tiene la Institucin o unidad administrativa al elaborar el Manual. En el alcance se indican las unidades administrativas en las que aplican las disposiciones contenidas en el documento. Organigrama: Es la representacin grfica de la estructura orgnica y refleja en forma esquemtica la posicin de los rganos que la conforman, niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin y lneas de autoridad; as como sus respectivas relaciones. Declaraciones de Poltica: en este apartado se debern presentar por escrito, de manera narrativa las polticas por cada una de las unidades administrativas de que se trate. Se indica, de esta forma, el propsito, la definicin, el contenido y el responsable de observar el cumplimiento de cada una de las polticas. Firmas de autorizacin: en este apartado se Indica el nombre, cargo y firma de los titulares de la Institucin que autorizan el manual, as como de las unidades administrativas que los elaboran y revisan.

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7.

Manual de Estructura

El Manual de Estructuras contiene informaciones generales sobre la divisin del trabajo, as como de la integracin y relaciones existentes entre las distintas unidades organizativas de una Institucin. La estructura organizativa de una Institucin se representa grficamente por medio de un organigrama, en el cual se pueden visualizar los distintos niveles jerrquicos y las lneas de comunicacin formales entre las unidades organizacionales.

7.1

Objetivos del Manual de Estructura

Los objetivos que persigue este tipo de manual son los siguientes: Esquematizar los puestos, relaciones y funciones para presentar una visin de conjunto de la organizacin, o sea, la organizacin como un sistema. Brinda direccin a los funcionarios. Comunica los objetivos y metas de la organizacin. Servir como orientacin a los colaboradores de nuevo ingreso, para facilitar su incorporacin a las diferentes unidades organizativas.

7.2

Contenido bsico del Manual de Estructura

Un Manual de Estructura deber contener al menos la siguiente informacin bsica: Portada: en dicha seccin se debe incorporar el logotipo de la institucin, el tipo de manual que se presenta, nombre de la institucin o unidad administrativa, la fecha y el lugar de elaboracin del Manual. Introduccin: es la explicacin del contenido del Manual: qu es, cmo est estructurado, objetivos o propsitos del Manual, mbito de aplicacin, periodicidad o circunstancias que ameritan su actualizacin para que siga vigente. Objetivo y Alcance: es la intencin o propsito que tiene la Institucin o unidad administrativa al elaborar el Manual. En el alcance se indican las unidades administrativas en las que aplican las disposiciones contenidas en el documento. Estructura Orgnica Actual: se refiere a la descripcin ordenada por jerarqua de las unidades administrativas de una institucin. La descripcin de la estructura orgnica debe coincidir con su representacin grfica en el organigrama, tanto en lo referente a la denominacin de las unidades administrativas, como a su nivel jerrquico. Se deber representar en primer lugar las reas sustantivas y posteriormente las reas de apoyo. Organigrama General: es la representacin grfica de la estructura orgnica y refleja en forma esquemtica la posicin de los rganos que la conforman, niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin y lneas de autoridad; as como sus respectivas relaciones. Organigramas Parciales: es la representacin grfica de la estructura orgnica de cada unidad administrativa que conforma la institucin (direcciones, departamentos, unidades, entre otras). Se puede incluir los objetivos generales de cada unidad administrativa, la autoridad y la responsabilidad inherente. Firmas de autorizacin: en este apartado se Indica el nombre, cargo y firma de los titulares de la Institucin que autorizan el manual, as como de las unidades administrativas que los elaboran y revisan.

8.

Manual de Puestos

El Manual de Puestos documenta informacin ordenada y especfica sobre la ubicacin, descripcin de funciones, responsabilidades, condiciones de trabajo y caractersticas necesarias para que cada puesto dentro de la organizacin sea desempeado de la mejor forma. Este tipo de Manual es un instrumento tcnico de trabajo, el cual se usa comnmente en las instituciones con el fin de mejorar la gestin de la administracin de recursos humanos.

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8.1

Objetivos del Manual de Puestos

Los objetivos que persigue este tipo de manual son los siguientes: Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa estableciendo las lneas de autoridad en sus distintos niveles. Establecer una descripcin clara y concisa del puesto para que los funcionarios tengan una visin oportuna y objetiva de sus funciones. Determinar los perfiles de puestos, conforme a las funciones obtenidas en el formato de descripcin de los mismos, con objeto de que contribuya a normar criterios para la toma de decisiones dentro de la planeacin del desarrollo profesional de los servidores pblicos. Adecuar las polticas de seleccin de personal, induccin al puesto y capacitacin de personal. Mejorar la funcionalidad de las actividades administrativas de la institucin. Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin al puesto asignado.

8.2

Contenido bsico del Manual de Puestos

Un Manual de Puestos deber contener al menos la siguiente informacin bsica: Portada: en dicha seccin se debe incorporar el logotipo de la institucin, el tipo de manual que se presenta, nombre de la institucin o unidad administrativa, la fecha y el lugar de elaboracin del Manual. Introduccin: es la explicacin del contenido del Manual, donde se incluye cmo est estructurado, objetivos o propsitos, mbito de aplicacin, y periodicidad o circunstancias que ameritan que el manual deba actualizarse para mantenerse vigente. Objetivo y Alcance: es la intencin o propsito que tiene la Institucin o unidad administrativa al elaborar el Manual. En el alcance se indican las unidades administrativas en las que aplican las disposiciones contenidas en el documento. Descripcin de puestos de trabajo: abarca informacin en relacin con a) la identificacin del puesto de trabajo; b) nombre del puesto; c) unidad administrativa en la cual se desempea; d) codificacin del puesto; e) descripcin genrica (objetivo); f) listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto; g) periodicidad de cada una de esas funciones (diaria, semanal, quincenal, mensual, etc.); h) requisitos del ocupante del puesto o perfil del ocupante, tales como: nivel acadmico, habilidades y destrezas, conocimientos tcnicos y/o especficos, i) requisitos legales. Firmas de autorizacin: en este apartado se Indica el nombre, cargo y firma de los titulares de la Institucin que autorizan el manual, as como de las unidades administrativas que los elaboran y revisan.

9.

Otros tipos de Manuales

Una institucin pueden tambin Manuales Mltiples dependiendo del tamao y el nivel de complejidad de la Institucin. Estos Manuales son realizados con la unin de dos o ms de los tipos de manuales antes indicados, como es el caso de un Manual de Organizacin y Funciones o el Manual de Polticas y Procedimientos, entre otros. Los objetivos y el contenido de los mismos resulta ser la integracin de los apartados de los Manuales que se unieron. A continuacin, exponemos de qu trata cada uno de estos Manuales:

9.1

Manual de Organizacin y Funciones

El Manual de Organizacin y Funciones describe la organizacin formal mencionando, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad. Es as, como un Manual de Organizacin y Funciones constituye un documento que contiene, ordenada y sistemticamente la informacin y/o las instrucciones sobre el marco jurdico-administrativo, atribuciones, antecedentes histricos, organizacin, objetivo y funciones de la institucin, constituyndose en un instrumento de apoyo administrativo, que describe los objetivos,

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funciones, autoridad, responsabilidad y relaciones orgnicas de los distintos puestos de trabajo que componen la estructura de una organizacin.

9.2

Manual de Polticas y Procedimientos

Un Manual de Polticas y Procedimientos documenta la tecnologa que se utiliza dentro de la Institucin o una unidad administrativa que la conforma. En este se debe contestar las preguntas sobre las polticas y lo qu hace la Institucin o la unidad administrativa, especificando cmo lo hace (procedimientos) y las acciones que lleva a para controlar los procesos asociados con la calidad del producto o servicio ofrecido.

9.3

Manual de Normas y Procedimientos

El Manual de Normas y Procedimientos describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecucin y las normas a cumplir por los miembros de la organizacin compatibles con dichos procedimientos. Este manual describe las tareas rutinarias de trabajo, por medio de la descripcin de los procedimientos que se utilizan dentro de la organizacin y la secuencia lgica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. El Manual de Normas y Procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una de las reas que integran la estructura organizacional de la institucin, ya que elaborar uno solo en forma general representara ser un documento muy complejo, por pequea que sea la organizacin.

9.4

Manual de Puestos y Funciones

El Manual de Puestos y Funciones contiene las responsabilidades y obligaciones especficas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a travs de la descripcin de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos. Describe el nivel jerrquico de cada puesto dentro de la organizacin, as como su relacin de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura organizacional, a que posiciones est subordinado directa e indirectamente y cual es su relacin con otros puestos de trabajo.

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Bibliografa
Banco Central de Costa Rica. Gua para la Elaboracin de Manuales Administrativos. Oficina de Anlisis y Planeamiento Administrativo. San Jos, Costa Rica, 1980. Chiavenato, Idalberto. Introduccin a la Administracin General. Editorial Mc Graw Hill, Mxico, 1993. Chiavenato, Idalberto. Introduccin a la Teora General de la Administracin. Tercera Edicin, Editorial Mc Graw Hill, Mxico, 1988. Flor Romero, Martn. Fundamentos, Tcnicas y Procedimientos de Organizacin y Mtodos. Segunda Edicin, Editora Litocolor, Paraguay, 1989. Hernndez Orozco, Carlos. Anlisis Administrativo: Tcnicas y Mtodos. Primera Edicin, Editorial EUNED, San Jos, Costa Rica, 1996. Jimnez Castro, Wilburg. Teoras y Tcnicas organizativas y de representacin grfica de estructuras, de relaciones formales y de procedimientos. Editorial EDNASSS, San Jos, Costa Rica, 1996. Mena Redondo, Oscar. Anlisis Administrativo. Segunda Edicin, Artes Finales y Ediciones Grficas, San Jos, Costa Rica, 1994. Palacios Echeverra, Alfonso Jos. Investigacin Administrativa. 1ed. Instituto Latinoamericano de Investigacin y Capacitacin Administrativa, San Jos, Costa Rica, 2002.

Consulta de pginas electrnicas:

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Direccin General de Desarrollo Administrativo. Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos. Contralora General, Gobierno del Estado de Veracruz, Mxico, 2005. Disponible en el sitio electrnico: http://portal.veracruz.gob.mx/pls/portal/docs/PAGE/CGINICIO/PDFS_MARCOLEGAL/METODOLOGIA %20MANUALES%20ADMINISTRATIVOS_2.PDF Amador, Juan Pablo. Manuales Administrativos. El Prisma, Portal para Investigadores y Profesionales. 2009. Disponible en el sitio electrnico: http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadministrativos/default 3.asp Universidad Tecnolgica Nacional. Manuales Administrativos. Presentacin de PowerPoint. Sede Regional Ro Grande, Argentina, 2009. Disponible en el sitio electrnico: http://www.frrg.utn.edu.ar/frrg/Apuntes/II2/ManualesAd.ppt

Elaborado por: Jorge Ortega Vindas Revisado por: Diego Mora Valverde Maribel Sequeira Gutirrez Mayo, 2009 Direccin electrnica: www.mideplan.go.cr

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