ESCUELA DE GETIN EN EMPRESAS TURSTICAS Y HOTELERA

Msc. Gloria Daza N.

INTRODUCCIN

La organizacin de un evento requiere una amplia planificacin y una serie de preparativos, ya que gran parte del trabajo suele realizarse a escasos meses de la celebracin del evento. En la mayora de las ocasiones, la organizacin parece que funciona como un reloj, ya que los eventos se desarrollan sin problemas y de acuerdo con el programa. La planificacin anticipada es la clave para que un evento de un Captulo sea todo un xito.

INTRODUCCIN A LA ORGANIZACIN DE CONGRESOS Y EVENTOS

METODOLOGA:
- Mtodo socrtico, es un dilogo compartido entre el profesor y los estudiantes. La investigacin y el aprendizaje progresa interactivamente. Para trabajar en este mtodo los estudiantes deben haber ledo o realizado las tareas que se encuentran en el syllabus de la asignatura.

COMPETENCIA DE LA PRIMERA UNIDAD

Reconocer la importancia y tipos de eventos que se desarrollan en el mercado de reuniones.

RESULTADO DE APRENDIZAJE
Determinar los conceptos fundamentales en la organizacin de congresos y los tipos de eventos.

Construir los conceptos bsicos sobre las herramientas de gestin en el desarrollo del mercado de reuniones. Considerar los elementos que intervienen en la organizacin de congresos y eventos.

PROGRAMA DEL CURSO:

1.- CONSIDERACIONES GENERALES.
1.1 1.2 1.3 1.5 1.6 Conceptos sobre los distintos tipos de eventos Reuniones de asociaciones y empresariales Caractersticas principales Terminologa Protocolo de los eventos precedencias

TIPOS DE EVENTOS Por qu elegir Jan?

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ASAMBLEA
A
Se trata de una reunin peridica en la que el Consejo de Administracin convoca a sus accionistas o socios con el fin de informar, analizar resultados, repartir dividendos o resolver problemas. Su organizacin suele llevarse a cabo en los locales de la propia entidad.

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CONFERENCIAS

conferencia es una reunin de gente que debate o que expone sobre un determinado asunto, y puede referirse a diferentes temas polticos, acadmicos, culturales, sociales etc. Se trata en la mayor parte de los casos de debates sobre temas al ms alto nivel.

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Seminario
Serie de conferencias sobre un tema determinado. Se renen personas de un mismo sector, rama o giro para hacer un estudio sistemtico de un tema o una problemtica planteada. Es formativo e informativo.

CONGRESOS

 Consiste en reuniones de gran escala, la organizacin y responsabilidad est adjudicada un Comit Organizador, que se constituye en rgano de decisin. La organizacin de un Acontecimiento Especial no tiene nada de "eventual" por lo que debe ser concebido y ejecutado de acuerdo a los ms altos estndares de calidad organizativa y estilo. La organizacin de una Acontecimiento especial demanda gran profesionalismo y dedicacin
esmerada.

MESA REDONDA
Est formada por un nmero limitado de tcnicos o expertos, as como de participantes que tratan de intercambiar sus experiencias y conocimientos bajo la gua y control de un conductor o coordinador.

SIMPOSIOS

En esta reunin un grupo de expertos o tcnicos que dominan un campo, profesin o tema, tiene el propsito de exponer ante un auditorio que comparte un inters especfico.

PANEL O FORO
Reunin enfocada a propiciar el intercambio de opiniones y conceptos por parte de los integrantes del presidium, quienes interiormente discuten o responden temas especficos de sus ponencias con el auditorio participante, controlado y guiado por un presidente. En el panel, los ponentes comparten los mismos o similares conceptos.

WORKSHOP
Un nmero limitado de personas intercambian conocimientos o experiencias en temas delineados especficamente. Los resultados o trabajos obtenidos de este tipo de reunin pueden ser temas de discusin en otras reuniones.

CARACTERSTICAS SOBRESALIENTES DE LAS REUNIONES DE EMPRESARIALES

Las reuniones se dividen primordialmente en dos tipos. a) De asociaciones mdicas, cientficas, comerciales, industriales, de servicio, profesionales, etc. b) Empresariales de alta gerencia, ventas, accionistas, produccin, distribuidores, etc.

 Las reuniones se manifiestan en los planos local, estatal, regional, nacional, continental e internacional.

CARACTERSTICAS DE LAS REUNIONES DE ASOCIACIN

a) La asistencia de sus delegados es voluntaria, en la mayora de los casos. b)Numricamente, la asistencia de esas reuniones es mayor que a las de carcter empresarial, pero sin ninguna garanta. c) Se financian mediante cuotas de registro, subsidios de diferentes fuentes, contribuciones y en ocasiones por prstamos.

Qu es un EVENTO?

El termino Evento es utilizado para hacer referencia a congresos, seminarios, convenciones, conferencias, foros, coloquios y reuniones; planificados y organizados con cierta anterioridad para de esta forma lograr una excelente ejecucin y un xito en el mismo.

Eventos Deportivos
Los Eventos deportivos conforman en s mismos un gnero especfico y cuenta con unas caractersticas especiales, por ejemplo, en el mundo del Protocolo.
Lo que resulta cierto y especial es que, por tratarse de actos a los que suelen acudir numerossimas personas, la preparacin de los mismos demanda el estudio de su programacin en muchos aspectos, y con el tiempo suficiente seguridad, sanidad, planes de emergencia.

Actos Institucionales y Culturales

Actividades Culturales (rutas histricas, exposiciones, Catas de vino, )

Comisariado de Exposiciones Gestin Cultural Inauguraciones (Primera Piedra,Izado de bandera, Corte de Cinta)

Banquetes y Celebraciones
El trmino Banquete implica un servicio de comida y bebida que se desarrolla en conmemoracin de un acontecimiento especial. Suele ser el acto social de mayor relevancia en el mercado de reuniones.

Banquetes y Celebraciones
- Bodas - Comuniones - Bautizos - Aniversarios - Catering - Fiestas en general

Banquetes y Celebraciones

Fuente: Fotografas Federico Zanfagnini.

Banquetes y Celebraciones

Fuente: Fotografa Eventos en Plural y Federico Zanfagnini

Evento Cultural
FESTIVAL SOS 4.8 2010

Evento Organizativo

Eventos de Empresa
EVENTOS CORPORATIVOS INTERNOS

Convenciones Seminarios Aniversarios de Empresa Outdoor training

Eventos de Empresa
EVENTOS CORPORATIVOS EXTERNOS

Presentaciones de producto Inauguracin de nuevas instalaciones Ferias Workshops Ruedas de Prensa

Eventos de Empresa
-Incentivos Eventos Especiales Cruceros a Medida Golf & Resorts Destinos Exticos Programas Antiestrs Acceso a Espectculos Shows Exclusivos Concentraciones

ETAPAS DE UN EVENTO

PRE-EVENTO

EVENTO

POST-EVENTO

Pre-Evento

1.- Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre.

Determinar QU se quiere alcanzar con la realizacin del Evento

Pre-Evento
El nombre debe ser:
Corto y llamativo.

1.- Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre.

Adecuado al propsito que se persigue con la realizacin del Evento. En algunos casos es conveniente ubicarlo en el contexto, local, regional, nacional o internacional
Ejemplo: 1er Congreso Nacional de Turismo y Deportes de Aventura

Pre-Evento
200 195
of Dollars

2.- Nombrar Comit Organizador

Production Costs Unit Price Profits

190 185 180 175 170 165

Millions

160 155 150 1990 1991 1992

Comisiones de Trabajo

Coordinador General
Es el responsable general del desarrollo del evento. Supervisa las labores de las Comisiones, y es el enlace de stas con la mxima autoridad de la institucin responsable del Evento

Son equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos del Evento sistematizadamente

Pre-Evento

2.- Nombrar Comit Organizador

Comisiones de Trabajo

Comisin de Logstica

Transporte

Alojamiento
Alimentacin Secretara

Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que operativisa y hace posible la ejecucin del evento

Servicios Generales

Pre-Evento

2.- Nombrar Comit Organizador

Comisiones de Trabajo

Comisin Tcnico-Acadmica
Entre sus responsabilidades se pueden mencionar:

Elaborar las normas para la presentacin de trabajos en el evento, y seleccionarlos en funcin de stas.
Revisar el temario a desarrollar.

Determinar metodologa de trabajo.

Coordinar la reproduccin y distribucin de las ponencias.

Pre-Evento

2.- Nombrar Comit Organizador

Comisiones de Trabajo

Comisin de Promocin, Relaciones Pblicas y Protocolo

Atiende las actividades que abarcan la promocin y difusin del evento. Se encarga de las relaciones interinstitucionales que derivan de la ejecucin del Evento. Todo lo relacionado con protocolo y asistencia a lo participantes en el evento.

Pre-Evento

2.- Nombrar Comit Organizador

Comisiones de Trabajo

Comisin de Festejos y Recreacin

Planifica y coordina: Lo relativo a la ccteles y fiestas. celebracin de

Los tours y excursiones para los participantes en el evento.

La presentacin de grupos artsticos y culturales en el evento.

Pre-Evento

3.- Seleccionar la Fecha

19 89

1
Se debe tener en cuenta: Si hay suficiente margen de tiempo para la
organizacin requerida. Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de pblico. Horario y frecuencia de los transportes. Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de sta.
1989

25

Pre-Evento

4.- Determinar el Nmero y el Tipo de Asistentes al Evento

Participantes:

Expositores o Ponentes:
Son los encargados de hacer las disertaciones durante el evento.

Personas que asisten al evento en calidad de pblico.

Acompaantes:
No estn directamente relacionados con el evento, acompaan a ponentes, delegados o invitados especiales.

Delegados:
Asisten al evento en representacin de una empresa, institucin o grupo particular.

Invitados Especiales:
Personas que por su prestigio, reconocimiento cientfico, social o poltico ,le confieren notoriedad al evento

Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un evento

Pre-Evento

5.- Seleccionar el Lugar o Lugares de Realizacin.

Ciudad Sede.
Instalaciones

especficas donde se realizar el evento:

Capacidad
Comodidad Iluminacin

Equipos
Acceso
Lcda. Maribel Lrez Salazar.Msc

Pre-Evento

6.- Elaborar Cronograma de Actividades

Programas: Tcnico o Cientfico

DURACIN
OBJETIVOS

Social Para Acompaantes De Visitas Tcnicas Turstico

Pre-Evento

7.- Estimacin de Recursos

HUMANOS:
Personal profesional, especializado y obrero que se requiere para la realizacin del evento Recursos

TCNICOS: MATERIALES:
Implementos necesarios (Ejemplo: lpices, carpetas, mesas, sillas), y las instalaciones a utilizar. Equipos de sonido, grabacin, interpretacin simultnea, apoyo audiovisual, computacin, comunicaciones y reproduccin; as como formatos, fichas, programas, cronogramas, etc.

Pre-Evento

8.- Elaborar Presupuesto y Determinar Fuentes de Financiamiento

Egresos:
Publicidad y Promocin Impresos y Originales Alojamiento Alquiler y Montaje Salones Transporte Eventos Sociales
5 7.1

Ingresos:
Espacios Publicitarios Actividades especiales Venta de comidas y bebidas Concesiones para venta

0 2.9 5 1.7 3.1

Recursos Humanos Servicios Profesionales

% *M -= x
M +M -M

Cuotas de registro al evento

Donativos y patrocinios Venta de boletos para actividades sociales, artsticas, Culturales y Deportivas.

.99
6

.03 28

ON CE

1 4 7 C

2 5 8

3 6

Papelera Alquiler de Equipos Otros Imprevistos

+ 9 =

00

Pre-Evento

9.- Promocin del Evento

Medios de Comunicacin Correo Directo

Publicidad Impresa

Volante

Aviso de Prensa

Pre-Evento

10.-Diseo y Elaboracin de Impresos

Pre-Evento 11.- Seleccin y Capacitacin del Personal

DIRECCIN
Comienza justo al iniciar el evento, aqu se realizan todas aquellas actividades que fueron programadas y planificadas en la etapa anterior. Va a consistir en la reunin de todas las personas involucradas en el mismo, en el lugar y hora estimada guiadas por la programacin que el comit organizador prepar como evento.

EVALUACIN
Recopilacin y archivo de la informacin pertinente al evento Agradecimientos Evaluacin Cumplimiento de los compromisos adquiridos Memoria y Cuenta

Lic. Cristina Marcano Lrez

En general para organizar cualquier evento o reunin es necesario seguir unos pasos bsicos para su realizacin y obtener el xito sin contratiempos, estos pasos son: Programacin (pre-evento), Realizacin (evento) y finalizacin del evento (pos- evento).
Programacin: Corresponde a la organizacin, lo que debe realizarse en equipo mediante la asignacin de funciones y tareas para coordinar ejecutar y evaluar: Nombra comits para asignar tareas especficas. Elaborar la lista de asistentes de acuerdo con los objetivos del evento. Definir la fecha exacta de realizacin.

Determinar el sitio o lugar de acuerdo con el N de participantes y objetivos del evento. Coordinar actividades sociales extra evento: cctel o copa de champaa, recorrido por la ciudad y lugares tursticos. Si algunos participantes llegan de otras ciudades deben tenerse en cuenta alojamientos, desplazamientos, reservaciones de reas, etc.

Elaborar y distribuir invitaciones oportunamente, puede hacerse por cartas, Tarjetas, Memorando, telefnicamente con tres das de anticipacin como mnimo. Disponer de recursos necesarios: papel, televisor, marcadores, proyectores, lapiceros, computadoras, etc. Organizar oportunamente el sitio teniendo en cuenta nmeros de sillas, notacin en cada puesto de libreta, lpiz, bolgrafo, etc. Determinar la duracin de cada sesin de 90 a 120 min. Recursos financieros

Si se va a adornar el recinto con flores estas deben ser naturales y colocadas en mesas auxiliares ubicadas en tal manera que no obstaculicen el recorrido del pblico. La temperatura ambiental debe ser agradable y adecuada al sitio de una reunin. La iluminacin debe ser ptima. .

Retirados los asistentes se recogern carpetas, equipos y lo que se haya utilizado. Aclarar inquietudes que hayan durante la ejecucin de evento. sucedido

Elaborara una lista por separado de acciones que deben seguirse.

Comunicar a los interesados sobre decisiones derivadas de la reunin. las

Enviar el borrador por separado a la persona encargada de su revisin, el cual mecanografiarse a doble interlnea con el fin de dejar espacio para hacer correcciones si es necesario. Agradecer a las personas que colaboraron a la realizacin del evento.

FLEITMAN, Jack. Eventos y Exposiciones una Organizacin Exitosa. Editorial McGraw-Hill. Mxico. FOSTER, Dennis. Operaciones, Mtodos y control de costos. Editorial McGraw-Hill. Mxico.

Organizacin Interna del Evento

Organizacin Interna del Evento

- Logstica y Soporte Tcnico:
Desde el punto de vista de la logstica cada evento especial es interesante. La logstica une la produccin y el marketing.
La misin de la logstica es la de llevar los bienes o servicios correctos al lugar adecuado, en el tiempo adecuado y en la condicin deseada.

Organizacin Interna del Evento

- Importancia de los Proveedores:
La seleccin del proveedor equivocado puede causar grandes costos. De ah reside la importancia de elegir a buen proveedor.
Debemos realizar una ficha tcnica en la que aparezcan los datos del proveedor y la calidad del trabajo, adems de la relacin calidad-precio.

Reuniones, Incentivos, Congresos y Convenciones

- Secretara Tcnica:

PROYECTO DE VIABILIDAD Y PRESUPUESTO PROVEEDORES:

Reserva y confirmacin de servicios a proveedores

OFICINA TCNICA:

Puesta en marcha del evento Prospeccin Sedes Control de invitados Organizacin del Programa Social Etc.

DOCUMENTACIN OFICIAL:

Preparacin, entrega y seguimiento de la documentacin oficial necesaria para Ayudas Econmicas

Reuniones, Incentivos, Congresos y Convenciones

PUBLICIDAD Y COMUNICACIN:

Gabinete de diseo creando la imagen del evento Elaboracin y envo de mailings (1, 2, 3 segn importancia del evento). Envo de documentacin a prensa especializada Convocatoria de ruedas de prensa Confeccin y presentacin de la Pgina web

Reuniones, Incentivos, Congresos y Convenciones

EXPOSICIN COMERCIAL Y MONTAJE DE FERIAS:

Gestin y coordinacin de la exposicin comercial y patrocinadores

PERSONAL AUXILIAR OTROS SERVICIOS:

Seguros. Elementos Auxiliares: Decoracin floral, iluminacin, mobiliario. Servicios de audiovisuales.

Traduccin simultnea e intrpretes.

Etc

Reuniones, Incentivos, Congresos y Convenciones

-

Secretara Cientfica:

Reuniones, Incentivos, Congresos y Convenciones

Secretara Cientfica:
-

Programa Cientfico Recepcin de Comunicaciones cientficas, posters y dems trabajos. Correspondencia con los autores de las comunicaciones de recepcin y confirmacin de la aceptacin o rechazo.

- Envo de Comunicaciones a Referees.