Formatos administrativos

El escudo de la Ciudad de Buenos Aires

Las caractersticas del escudo de la Ciudad de Buenos Aires fueron definidas a travs de la ordenanza sancionada el 3 de diciembre de 1923. Desde ese momento, el escudo se convirti en un smbolo oficial de la Ciudad de Buenos Aires, que debe ser utilizado en comunicaciones oficiales y documentacin administrativa. En 1997, se realiz un concurso para elegir un nuevo logo que reemplazara al antiguo logo de la Municipalidad de la Ciudad de Buenos Aires. ste haba estado formado por las siluetas de algunos edificios caractersticos de la ciudad. El ganador de este concurso fue presentado por el Gobierno de la Ciudad como el nuevo escudo, cuando en realidad se trataba de un "nuevo logo". A partir de ese inconveniente, muchos creyeron que esa imagen reemplazara al que, an hoy, es el nico escudo oficial. Por este motivo, en el membrete de las hojas del GCABA se utiliza el escudo oficial de la Ciudad de Buenos Aires. Los membretes de la documentacin administrativa deben guardar el siguiente formato:

1) Escudo oficial de la Ciudad de Buenos Aires. No est permitido ni es correcto reemplazar este escudo por el logo visto ms arriba. 2) Leyenda obligatoria en maysculas sostenidas: GOBIERNO DE LA CIUDAD AUTNOMA DE BUENOS AIRES. 3) Leyenda opcional en maysculas sostenidas (que no aparece en los actos digitalizados): NOMBRE DE LA REPARTICIN. 4) Leyenda obligatoria, segn indique la ley vigente, referente al ao en curso. En 2011, esa frase es 2011, Buenos Aires Capital Mundial del Libro. Esta leyenda debe ser copiada textualmente del cuerpo de la Ley N 3433 (en el caso de 2011).

Los formatos administrativos

En la actualidad, conviven diferentes normas que regulan la produccin de escritos administrativos. Por un lado, estn los diferentes decretos, resoluciones y disposiciones que apuntan a la digitalizacin de documentos administrativos, con el fin de alcanzar en el corto plazo la gestin de expedientes en forma electrnica.

Por otro lado, se mantiene en vigencia el antiguo Manual General 1 (ms conocido como MG1), que data del ao 1979, previamente a la constitucin de Buenos Aires como Ciudad Autnoma.

Comunicaciones Oficiales Internas

A partir de la sancin del Decreto N 287-GCABA/2010, se implement el mdulo Comunicaciones Oficiales en el marco del Sistema de Administracin de Documentos Electrnicos (SADE). Este mdulo, que se supone universalizado en el GCABA desde 2010, se constituy a partir de ese momento como el medio de creacin, comunicacin y archivo de notas y memorandos (memos). Las Notas (NO) y Memorandos (ME) presentan las siguientes particularidades Se numeran en forma automtica, a travs del sistema SADE.

Comunican (no tramitan). Una de las reglas bsicas para distinguir

cundo es necesario generar una nota y cuando un expediente es: si el documento que se pretende generar va a originar ms de 3 (tres) pases, es muy probable que se est frente a una situacin de trmite y por lo tanto se debe crear un expediente 1.

Son creados y circularizados a travs del mdulo Comunicaciones Oficiales (CO). El mdulo CO resuelve para las notas y
memorandos del GCABA su creacin, numeracin, firma, comunicacin y archivo; de un modo seguro, controlado, automtico; con soporte y registro digital y que por ende, elimina la necesidad de su registro y conservacin en soporte papel.

En este entorno no existe la continuacin de nota o la foliacin. Cada nota genera un nmero y las notas que contestan otra originaria llevan numeracin propia. La aplicacin muestra una bandeja de Comunicaciones Asociadas que hace visible la cadena de notas vinculadas.
A partir de la implementacin de esta tecnologa, los modelos y formatos utilizados actualmente en papel para las actuaciones administrativas se ven modificados. Con la utilizacin del mdulo de Comunicaciones Oficiales, el usuario slo debe encargarse de redactar el cuerpo del mensaje: los formatos, encabezados, saludos, firmas y otros elementos que solan incorporarse en los escritos se completan automticamente.

Basado en las Preguntas frecuentes del apartado de Comunicaciones Oficiales de la Intranet del GCABA, http://10.10.1.50

Imagen: Pantalla de creacin de Comunicaciones oficiales en SADE

La nota Instrumento de comunicacin oficial referente a asuntos de servicio de carcter menor.2

Vemos cmo se estructura, en el mdulo de Comunicaciones Oficiales, el formato de la nota:

Artculo 17.1 de la Resolucin N 138/GCABA/SECLYT/2010

3 2

1. El membrete, al igual que las oraciones De mi consideracin: y Sin otro particular

saluda atte. aparecen automticamente y por defecto. Que el encabezado y el saludo se impriman automticamente es un dato importante a tener en cuenta, a fin de no duplicar esa informacin (es decir, no debe incorporar ninguno de estos datos en el texto que redacte).

2. El nmero de nota, la fecha, el motivo, los destinatarios y el remitente aparecen

automticamente, a partir de los datos que cada uno completa en el momento de generacin de la nota.

3. Finalmente, el texto que aparecer en el cuerpo central de la nota ser el que usted haya
redactado en el espacio asignado para tal fin en la pantalla de creacin de notas.

Generacin Electrnica de Documentos Oficiales (GEDO)

As como el Decreto 287/GCABA/2010 dio origen a las Comunicaciones Oficiales, y digitaliz de este modo las notas y los memos, a partir del Decreto 765/GCABA/2010 se crea el mdulo Generador de Documentos Electrnicos Oficiales GEDO como medio de creacin, registro y archivo de informes y providencias. stos llevan numeracin SADE, tal como ocurre con los anteriores.

Con la utilizacin del mdulo GEDO, el usuario debe encargarse de redactar el cuerpo del mensaje: los formatos, fechas y rtulos se completan automticamente. Es importante tener en cuenta que, a diferencia de las CCOO, la generacin de informes y providencias no contempla entre los campos de completado automtico a la reparticin destinataria del documento. Por ello, es importante incluir el encabezado en el texto que redactamos.

Imagen: Pantalla de creacin del mdulo GEDO en SADE

El informe Intervencin administrativa asentada en un expediente o documentos, sobre un asunto determinado, para dar a conocer su situacin y permitir la formacin de decisiones en cuestiones de trmites o peticiones. 3
Informe modelo:

Artculo 18.1 de la Resolucin N 138/GCABA/SECLYT/2010

La providencia Intervencin administrativa de remisin y/o elevacin asentada en un expediente o documento.4

Providencia modelo:

PV

Veamos, a continuacin, un ejemplo prctico de informe y de providencia.

1. Para ejemplificar el informe, tomaremos el caso de una supuesta contratacin de personal. El presupuesto ya ha sido aprobado y distribuido, y se han realizado las afectaciones preventivas de los gastos que demandarn estas contrataciones. En este momento, es necesario devolver el expediente a la Direccin General Tcnica Administrativa y Legal a fin de que se dicte el acto administrativo correspondiente, y se hagan efectivas las contrataciones.

Artculo 18.1 de la Resolucin N 138/GCABA/SECLYT/2010

GOBIERNO DE LA CIUDAD DE BUENOS AIRES 2011, Buenos Aires Capital Mundial del Libro Informe Nmero: IF-2011-00000001-XXXXX Buenos Aires, martes 1 de marzo de 2011 Motivo: EXP. N 1.111.111/2010. S/ Contratos Direccin General Tcnica Administrativa y Legal Ministerio de Hacienda Atento haberse distribuido por jurisdiccin los gastos aprobados por la Ley de Presupuesto, conforme el Decreto N XX/11, y atento lo dispuesto en el Informe N XXXXXXXX, esta reparticin ha procedido a incorporar la afectacin preventiva del gasto que demanden las contrataciones dispuestas en el presente trmite administrativo. Habindose dado cumplimiento a lo solicitado, se remiten nuevamente estos actuados a fin de que se dicte el acto administrativo pertinente y se proceda a afectar el gasto en forma definitiva. Paula Prez Coordinadora Tcnica, Administrativa y Legal XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
2. La providencia. Dado que las providencias se utilizan nicamente en casos de mero trmite, ejemplificaremos a partir de un pase sencillo. Digamos, del expediente de contratacin al que pertenece el informe anterior.

GOBIERNO DE LA CIUDAD DE BUENOS AIRES 2011, Buenos Aires Capital Mundial del Libro
Providencia

Nmero: PV-2011-00000001-XXXXX Buenos Aires, martes 1 de marzo de 2011 Motivo: EXP. N 1.111.111/2010. S/ Contratos Direccin General Tcnica Administrativa y Legal Ministerio de Hacienda Atento lo solicitado por XXXX, pase a XXXX para la correcta prosecucin del trmite.

Paula Prez Coordinadora Tcnica, Administrativa y Legal XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX