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Contenido 1. Ciclo virtuoso de la gestin 2. Planeacin sectorial

2.1Cobertura 2.2 Calidad

3. Ejecucin 4. Evaluacin: Tablero de Indicadores de Gestin

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1.Ciclo virtuoso de la gestin

Articulacin permanente y continua de los procesos de planeacin, ejecucin, seguimiento y evaluacin para dar cumplimiento a las metas establecidas y atender de forma oportuna, integral, transparente y eficiente las necesidades de la ciudadana.

P H A V

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CICLO VIRTUOSO DE LA GESTIN

I N T E G R A L

PART ICIPATIVO
1. PLANEAR
RETROALIMENTACI RETROALIMENTACIN CONTINUA (Actuar)

S I S T E M A T I

GESTIN
3. EVALUAR (Verificar) 2. HACER (Ejecutar)

RESULTADOS

C O

Cadena de valor Secretaria de Educacin

MACROPROCESOS DIRECCIONAMIENTO

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A. Gestin estratgica de la secretaria de educacin

MACROPROCESOS MISIONALES

B. Gestin de Programas y Proyectos

C. Gestin De la Cobertura del Servicio Educativo

D. Gestin de la calidad del Servicio educativo

E. Atencin al ciudadano

F. Gestin administrativa de establecimientos educativos G. Gestin de sistemas de informacin

MACROPROCESOS DE APOYO

H. Gestin del talento humano I. Gestin Administrativa de bienes y servicios J. Gestin financiera K. Control Interno L. Gestin de tecnologa Informtica M. Asuntos legales y pblicos N. Administracin del Sistema de Gestin de Calidad

E S T A B L E C I M I E N T O S

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Jefe de planeacin gerencia procesos

Orientar el macroproceso de gestin estratgica de la poltica Anlisis de la informacin del sector y el servicio educativo Formulacin y aprobacin del plan de desarrollo educativo Evaluacin de resultados Gerenciar programas y proyectos, direccionamiento de procesos misionales apoyar

Articulacin con los macroprocesos de apoyo.

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Rol por procesos

Gestin estratgica: sectorial Anlisis de la informacin
Realizar el anlisis estratgico del sector, identificar y priorizar las fortalezas y debilidades con el fin de establecer estrategias y metas que permitan alcanzar mejoras en las condiciones de la poblacin objetivo (Alimenta la elaboracin de los planes). Consolidar y analizar continuamente la informacin estratgica del sector (cobertura, calidad, eficiencia), con el fin de alimentar los sistemas de seguimiento y evaluacin del desempeo de la poltica. Mantener actualizado el compendio de estadsticas educativas del sector. Brindar anlisis de la informacin de los factores de entorno (migracin poblacional, docentes amenazados, pobreza, etc.) que inciden en el desempeo del sector, con el objeto de internalizar sus efectos con el fin de mitigar su impacto en la prestacin del servicio educativo.

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Rol por procesos

Gestin estratgica: Formulacin y aprobacin del Plan de Desarrollo Educativo
Participar en el diseo de estrategias encaminadas a garantizar el acceso y permanencia, la calidad y eficiencia del sector y consolidar la elaboracin del Plan de Desarrollo en el componente educativo. Verificar la alineacin estratgica del plan de desarrollo educativo, con los planes nacionales y territoriales. Consolidar la elaboracin del plan indicativo y los planes de accin y participar en los planes de inversin y el presupuesto del sector.

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Rol por procesos

Gestin estratgica: Evaluacin de resultados
Realizar la evaluacin y seguimiento peridico de las metas definidas mediante la utilizacin de indicadores, interpretacin de resultados e impactos. Elaborar el informe de gestin anual de la secretara de educacin con base en los resultados obtenidos (matriz de eficacia e indicadores de gestin). Coordinar los ajustes necesarios al periodo de gobierno. Plan de Desarrollo Educativo en el

Mantener una visin estratgica del sector monitoreando los avances y tomando los correctivos oportunamente.

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Rol por procesos

Gerenciar programas y proyectos
Coordinar el proceso de anlisis, identificacin, formulacin e inscripcin de programas y proyectos en el Banco de Programas y Proyectos; conforme a las directrices del plan de desarrollo educativo y la articulacin con la poltica nacional. Hacer seguimiento y evaluacin de la ejecucin de los proyectos y su contribucin a las metas estratgicas del sector.

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2. PLANEACIN SECTORIAL

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Planear es.
Prever y decidir hoy las acciones que puedan conducir a un futuro deseable o posible, con la utilizacin eficiente y racional de los recursos disponibles. El principal instrumento de planeacin es el Plan de Desarrollo Educativo, el cual debe ser la gua permanente del proceso de direccionamiento de la gestin estratgica de la secretara de educacin.

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Planear es.
Mejores resultados en la gestin territorial estn asociados a una adecuada formulacin de los planes de desarrollo. Los planes de desarrollo no deben ser vistos como el simple cumplimiento de un requisito legal sino un instrumento permanente de como sector.

direccionamiento estratgico de la gestin del

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Qu debe contener un plan de desarrollo educativo? Ley 152 de 1994

Los planes de las entidades territoriales estarn conformados por una parte estratgica y un plan de inversiones de mediano y corto plazo, plazo en los trminos y condiciones que de manera general reglamenten las Asambleas Departamentales y los Concejos Distritales y Municipales (Art. 31).

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Caractersticas de un plan de desarrollo

Estructura definida Evaluabilidad Coherencia entre la parte programtica y el plan de inversiones Componente de seguimiento y evaluacin Articulacin con la poltica nacional

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Estructuracin de la parte estratgica del Plan de Desarrollo

1. DIAGNSTICO
Problemas y potencialidades

DESCRIPTORES

CAUSAS

2. OBJETIVOS
Propsitos que espera alcanzar la administracin

QU HACER?

3. ESTRATEGIAS
Mecanismos y acciones para alcanzar los objetivos

CMO HACERLO?

4. PROGRAMAS
Conjunto de acciones para alcanzar un objetivo

METAS DE RESULTADO

5. PROYECTOS
Conjunto de actividades y recursos

METAS DE PRODUCTO

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PROBLEMA: ALTA PROPORCIN DE NIOS POR FUERA DEL SISTEMA DESCRIPTOR DEL PROBLEMA Tasa de cobertura bruta del 60%

CAUSAS Falta de alternativas de acceso y permanencia para sectores de bajos ingresos Espacios inadecuados y subutilizados Distancias largas entre los hogares de los alumnos y los E.E. P R O Y E C T O S

METAS DE PRODUCTO
1000 cupos nuevos para nios de estratos 1 y 2, mediante la aplicacin de metodologas + flexibles 200 Nios atendidos con programas de alimentacin escolar +

+
10% de E.E. con acciones de adecuacin y mejoramiento de la infraestructura (500 cupos) 50 aulas dotadas.

PROGRAMA TODOS A LAS AULAS META DE RESULTADO: AUMENTO DE LA TASA DE COBERTURA BRUTA A 70% EN EL CUATRIENIO

+
=
500 nios de las zonas rurales beneficiados con programas de transporte escolar

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Evaluabilidad del Plan de Desarrollo

Un plan de desarrollo es evaluable si presenta metas cuantificables que permitan medir los logros alcanzados frente a las metas propuestas. La evaluabilidad permite medir la eficacia de la entidad territorial.

La existencia de metas medibles permite:

Logro Eficacia = Meta

Rendicin de cuentas/ informes de gestin. Transparencia y control social. Autoevaluacin para mejorar la gestin (replanear).

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Coherencia entre la parte estratgica y el Plan Plurianual de Inversiones

Incluye las proyecciones de recursos financieros disponibles para su ejecucin, la descripcin de los principales programas con indicacin de sus metas, los proyectos de inversin y los mecanismos de ejecucin. Un plan de inversiones bien elaborado, garantiza la ejecucin de la propuesta estratgica contenida en la parte programtica del plan educativo.

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Componente de seguimiento y evaluacin

En el que se especifiquen los instrumentos (indicadores de gestin, informes de rendicin de cuentas, boletines estadsticos) a partir de los cuales se podr revisar peridicamente los logros respecto de las metas propuestas y obtener los insumos para la rendicin de cuentas.

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Articulacin con la poltica nacional

Una de las condiciones para consolidar el proceso de descentralizacin es la accin articulada de los diferentes niveles de gobierno en la gestin de los asuntos de su competencia. El plan de desarrollo debe tener en cuenta las directrices del nivel nacional enmarcadas en el plan nacional, lo que facilita sinergias y el desarrollo de los principios de coordinacin, concurrencia y subsidiariedad.

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2.1. COBERTURA

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Proceso: Gestin de la Cobertura

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PROCESO DE PLANEACIN
Plan de Desarrollo

DIAGNSTICO
(poblacin dentro y Fuera del sistema)

Analiza indicadores de eficiencia interna

SEGUIMIENTO Y EVALUACIN

SOSTENIBILIDAD DE LA ESTRATEGIA

DEFINE LA ESTRATEGIA (cobertura y permanencia)

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ANLISIS PARA DEFINIR ESTRATEGIAS DE COBERTURA

Determinar la oferta de acuerdo con la capacidad instalada en instituciones oficiales Identificar la demanda y establecer faltantes o excesos de oferta por zonas y municipios y tipo de poblacin a atender

Determinar estrategias que permitan ampliar la oferta y atender en especial la poblacin vulnerable Garantizar la continuidad de alumnos antiguos y la ampliacin para nuevos alumnos.

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ESTRATEGIAS PARA AMPLIACIN DE COBERTURA EDUCATIVA

1. Reorganizacin y uso eficiente de recursos:
humanos, fsicos y financieros priorizando atencin a poblacin vulnerables (rural, vctima del conflicto y con necesidades educativas especiales)

2. Contratacin de la prestacin del servicio

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1 REORGANIZACIN Y USO EFICIENTE

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A. Recursos Humanos
Planta de personal viabilizada Matrcula por establecimiento, sede, jornada, nivel, y grupos por grado. Parmetros alumno/docente y docente/grupo de acuerdo con Decreto 3020 de 2001, caractersticas socioeconmicas de la poblacin y capacidad de establecimientos. Con base en esta informacin se debe redistribuir docentes para ampliar la oferta educativa o definir la necesidad de contratar la prestacin del servicio Posteriormente se debe realizar seguimiento a asistencia al sitio de trabajo y cumplimiento de jornada laboral.

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1 REORGANIZACIN Y USO EFICIENTE

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B. Recursos Financieros
Recursos Totales: SGP, propios y otras fuentes Gastos recurrentes: Nmina, funcionamiento bsico de establecimientos, contratos existentes de prestacin del servicio educativo, de aseo y vigilancia, de alimentacin y transporte escolar, bsicos para mantener la cobertura actual. Recursos Disponibles para otros proyectos Recursos Disponibles para Ampliacin de Cobertura: contratacin del servicio, ampliacin de infraestructura o acciones que mejoren permanencia frente poblacin por atender Definir indicadores de costo por servicio contratado para verificar eficiencia en uso de recursos y sobrecostos a eliminar.

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1 REORGANIZACIN Y USO EFICIENTE

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C. Recursos Fsicos
Capacidad instalada no utilizada por zona con base en el inventario de infraestructura: aulas habilitables, jornadas no utilizadas y espacios alternativos para compartir (bibliotecas, laboratorios y espacios recreativos) o rotar espacios Poblacin por atender por zona Recursos disponibles para reparaciones menores

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1 REORGANIZACIN Y USO EFICIENTE

C. Recursos Fsicos
Con base en esta informacin se debe trabajar: a. Con los rectores para utilizar espacios disponibles y ampliar la oferta teniendo en cuenta la reorganizacin de grupos para garantizar la culminacin del ciclo educativo. b. Con el grupo de infraestructura para definir un plan de ampliacin y mejoramiento de la infraestructura existente o creacin de nuevos establecimientos y su sostenibilidad.

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REORGANIZACIN Y USO EFICIENTE

El anlisis de los recursos y la informacin sobre poblacin por atender permitir definir las estrategias a seguir y las modalidades de atencin a implementar, entre los cuales se encuentran los modelos pedaggicos para atencin de poblacin rural dispersa desplazada o adultos iletrados

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2. Contratacin de la prestacin del servicio

Departamento, Distrito y Municipio certificado Presenta proyecto cumpliendo los siguientes requisitos: Reporte proyeccin de cupos para la vigencia en curso. Poblacin total de nios en edad escolar discriminada por tipo de poblacin vulnerable. Dficit de la oferta por cada una de estas poblaciones.

Decreto 4313

Banco de Oferentes

Ministerio de Educacin Nacional Viabiliza, aprueba y asigna recursos mediante celebracin de convenios. Entidad Territorial, celebra convenios con sus recursos

Busca beneficiar a poblacin rural dispersa, nios con necesidades educativas especiales, indgenas y poblacin desplazada

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Contratacin de la prestacin del servicio

Prestacin
Con quin puede celebrar contratos?

Concesin

Administracin
Con las iglesias y confesiones religiosas que cumplan con los requisitos de que trata el artculo 11. Requisitos exigidos contratacin entre particulares (artculo 200 Ley 115/94)

Misional Contratada
Iglesia Catlica

Con personas Con personas jurdicas de jurdicas de derecho pblico o derecho pblico o privado, privado, de reconocida de reconocida trayectoria e trayectoria e idoneidad. idoneidad. Banco de Oferentes Licitacin

Procedimiento de seleccin

Decreto 4313 de Diciembre de 2004

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2.2. CALIDAD

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POLTICA DE CALIDAD
Est orientada al mejoramiento y fortalecimiento institucional para lograr los aprendizajes y el desarrollo de las competencias bsicas, ciudadanas y laborales de los estudiantes.

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EL CICLO DE LA CALIDAD
ESTNDARES de competencias bsicas EVALUACIN

Pruebas SABER Evaluacin de docentes. Evaluacin Institucional

MEJORAMIENTO Planes de Mejoramiento Institucional Planes de Apoyo al Mejoramiento

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Sobre el ciclo de la calidad: Conocer los estndares. Analizar e interpretar las evaluaciones de estudiantes, docentes e instituciones El plan de apoyo al mejoramiento de su E.T. Criterios para establecer metas de calidad

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MEJORAMIENTO EDUCATIVO
El mejoramiento centra su atencin en: El fortalecimiento de la Gestin Educativa El uso y comprensin de los medios audiovisuales y las nuevas tecnologas El desarrollo de los ejes transversales La organizacin de proyectos pedaggicos. Aplicacin de modelos poblacin vulnerable pertinentes para

Articulacin educativa e intersectorial

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3. EJECUCIN

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La ejecucin es .
El segundo momento de la gestin pblica en el cual se ejecutan las estrategias del d Plan de Desarrollo, mediante la implementacin de los programas y proyectos, proyectos el cumplimiento de los presupuestos de rentas y gastos y de la contratacin.

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La ejecucin debe .
estar orientada a cumplir oportunamente las metas, por tanto, el conjunto de acciones realizadas a travs de los proyectos debe estar articulado con el seguimiento.

Medicin de Eficacia PLAN INDICATIVO

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4. EVALUACIN

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La evaluacin es .
El tercer momento de la gestin pblica; consiste en evaluar las metas propuestas a partir de un seguimiento peridico y continuo para retroalimentar la planeacin, darle sostenibilidad a los logros y analizar qu factores estn impidiendo alcanzar las metas con el objeto de tomar los correctivos necesarios y facilitar el proceso de rendicin de cuentas y de control social.

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SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALAUCIN DE LA GESTIN: TABLERO DE INDICADORES

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OBJETIVOS
Fortalecer en las secretaras la capacidad de gestin por resultados basada en una visin estratgica del sector para monitorear los avances y tomar los correctivos oportunamente. Promover la utilizacin de la informacin en la toma de decisiones basada en el mejoramiento continuo de los sistemas de informacin. Fortalecer el anlisis sistmico de la poltica educativa (cobertura, calidad, eficiencia y equidad) y su relacin con el entorno. Contribuir al diseo e implementacin de incentivos y promover mejores prcticas

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El Tablero permitir:
A las Entidades Territoriales Al Ministerio
Fomentar una cultura de Evaluar la gestin educativa territorial autoevaluacin como mecanismo de con miras a analizar su aporte a la mejoramiento continuo de la gestin consecucin de los objetivos educativa. sectoriales. Identificar las fortalezas y debilidades en el desarrollo de procesos y obtencin de productos que permitieron o impidieron el logro de los resultados, Identificar las fortalezas y debilidades con el fin de tomar las acciones de la gestin territorial para focalizar las necesarias. acciones de asistencia tcnica y Focalizar acciones de asistencia promover el uso de mejores prcticas. tcnica y promover el uso de mejores prcticas entre sus instituciones educativas. Facilitar la rendicin de cuentas y el Mejorar los esquemas de rendicin de control social sobre la gestin educativa cuentas de la nacin, soportados en la desarrollada por la entidad territorial. informacin de la gestin territorial.

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DISEO CONCEPTUAL DEL TABLERO

CONTEXTO DE LA GESTIN
P O L I T I C A S N A C I O N A L E S Objetivos y Metas Plan de Desarrollo Educativo

Cobertura

Resultados de la Gestin

EFICACIA

Calidad Insumos y Recursos Gestin EFICIENCIA

Procesos PHVA

Productos

EFECTIVIDAD

FACTORES DEL ENTORNO

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ESTRUCTURA DEL TABLERO DE INDICADORES

Eje de poltica
Cobertura Acceso Permanencia Calidad Estndares Evaluar Mejorar Gestin Planeacin Gestin Financiera Sistemas de informacin R. Humanos Infraestructura Atencin al ciudadano Control interno

Encadenamiento resultado producto proceso Resultado Producto Proceso

Medicin de eficacia: resultado, producto, proceso

Indicadores complementarios

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TABLERO DE INDICADORES

PR OC ES OS

Indicadores de Soporte Estratgico

Indicadores de Soporte Operativo

RBOL DE INDICADORES

Ministerio de Educacin Nacional COBERTURA

Variacin de la tasa de cobertura Bruta
Variacin de la poblacin en edad escolar

Repblica de Colombia PROCESOS

Uso efectivo de la oferta RAD Urbana ajustada a parmetros RAD Rural ajustada a parmetros Area construida cubierta por estudiante Area de lote por estudiante Cobertura en alimentacin escolar Cobertura en transporte escolar Instituciones educativas con programas para fomentar la retencin escolar

R E S U L T A D O S

PRODUCTOS
Variacin de la tasa de cobertura neta Equidad en la matrcula en grupos vulnerables Tasa de cobertura bruta en grado transicin Variacin porcentual de la matrcula oficial Tasa de retencin escolar

Instituciones ajustadas al reglamento territorial de costos educativos Variacin porcentual de la matrcula no oficial Sustitucin de la matrcula

Variacin resultados pruebas SABER frente al puntaje promedio nacional Variacin de la desviacin estndar SABER

Ministerio de Educacin Nacional CALIDAD

PRODUCTOS
Inclusin de estndares en Planes de estudio Planes de mejoramiento ajustados a evaluaciones

Repblica de Colombia PROCESOS

Cobertura de evaluacin de desempeo de docentes y directivos docentes oficiales

R E S U L T A D O S

Variacin de los resultados del examen de Estado frente al puntaje promedio nacional Variacin de la desviacin estndar Estado Variacin % de I.E. que se ubican en categoras alta, superior y muy superior Estado Variacin del % de estudiantes que se ubica en cada uno de los distintos niveles SABER Egresados de la educacin media que obtienen certificacin de formacin laboral basada en competencias

Establecimientos educativos oficiales de bajo logro con programas de acompaamiento de la calidad Tiempo efectivo de clase Disponibilidad de medios Ejes transversales incorporados al PEI Inst. de media tcnica en programas de articulacin con el SENA u otras entidades de educacin superior tcnica o del sector productivo

Cobertura en evaluaciones de logro de estudiantes (SABER) Cobertura de autoevaluacin institucional Cobertura en planes de mejoramiento de la calidad

% de instituciones educativas con programas de formacin de docentes segn resultados de evaluaciones de logro

GESTIN
PRODUCTOS

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PROCESOS

Nivel de ejecucin presupuestal ndice de Eficacia del Plan de Desarrollo Educativo Nivel de satisfaccin del cliente frente a la prestacin del servicio educativo Inversin por alumno Composicin del gasto para calidad Hallazgos auditorias Contralora Servicios prestados por pgina Web Consistencia de la informacin reportada Oportunidad en el cubrimiento de vacantes Permanencia personal directivo S.E. Respuestas oportunas a PQR

Nivel formulacin PDE Repblica dede Colombia Incorporacin de recursos Conpes al presupuesto Destinacin SGP Ejecucin de reservas Composicin del ingreso por fuente para calidad % avance del plan de mejoramiento Funcionarios por equipo de cmputo Equipos de cmputo conectados a Internet Subprocesos o actividades apoyadas en tecnologa Calidad de la informacin generada por la S.E. Tiempo promedio de espera y recepcin de PQR

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