FLUJOGRAMA

LOS FLUJOGRAMAS
Los diagramas de flujo o flujogramas son representaciones grficas que emplean elementos geomtricos para representar secuencias de un proceso, de igual modo permiten describir la secuencia y su interaccin de las distintas etapas de un procedimiento.

Estos diagramas utilizan smbolos con significados bien definidos que representan los pasos de alguna actividad dentro de una organizacin, y representan el flujo de ejecucin mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de fin de proceso. Las trabajadores o personas que no estn directamente involucradas en los procesos de realizacin del producto o servicio, tienen imgenes idealizadas de los mismos, que pocas veces coinciden con la realidad, para ello es imprescindible

la utilizacin del diagrama de flujo, la cual es una actividad que agrega valor, pues el proceso que representa est ahora disponible para ser analizado, no slo por quienes lo llevan a cabo, sino tambin por todas las partes interesadas que aportarn nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo. Otras definiciones importantes:

Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1997; El Flujograma o Fluxograma, es un diagrama que expresa grficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronolgica. Segn su formato o propsito, puede contener informacin adicional sobre el mtodo de ejecucin de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc. Segn Chiavenato Idalberto. Ao 1993; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es una grfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestin, las unidades involucradas y los responsables de su ejecucin. Segn Gmez Rondn Francisco. Ao 1.995; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es la representacin simblica o pictrica de un procedimiento administrativo.

IMPORTANCIA

DE

LOS FLUJOGRAMAS

Son de suma importancia en las organizaciones grandes o pequeas ya que ayudan a designar cualquier representacin grfica de un procedimiento o parte de este; el diagrama de flujo como su nombre lo indica representa el flujo de informacin de un procedimiento. En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayora de las empresas o departamentos (reas) como uno de los principales instrumentos en la realizacin de cualquier mtodo o sistema. Son importantes los diagramas de flujo en toda organizacin y departamento, ya que este permite la visualizacin de las actividades innecesarias y verifica si la distribucin del trabajo esta equilibrada, es decir, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura. De igual modo estas representaciones geomtricas son importantes para el diseador por que le ayudan en la definicin, formulacin, anlisis y solucin del problema. El diagrama de flujo ayuda al anlisis a comprender el sistema de informacin de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidos, le ayudara analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de informacin para la administracin.

VENTAJAS DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO

Ayuda a comprender un proceso o varios simultneamente a travs de un dibujo representado por figuras geomtricas. El cerebro humano procesa con facilidad los dibujos. Un buen diagrama de flujo es como un resumen de varias pginas de texto. Permiten identificar con mayor facilidad los problemas y las oportunidades de mejora en cada uno de los procesos representados. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los procesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisin. Muestran la relacin cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el anlisis de las mismas. Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y tambin a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

DESVENTAJAS DE LOS FLUJOGRAMAS

Diagramas complejos y detallados suelen ser laboriosos en su planteamiento y diseo. Acciones a seguir tras la salida de un smbolo de decisin, pueden ser difciles de seguir si existen diferentes caminos . No existen normas fijas para la elaboracin de los diagramas de flujo que permitan incluir todos los detalles que el usuario desee introducir.

QU SMBOLOS SE DIAGRAMAS DE FLUJO?

EMPLEAN

EN

LOS

Los smbolos tienen significados especficos y se conectan por medio de flechas que indican el flujo entre los distintos pasos o etapas. Los a) Las acciones smbolos ms comunes son:

Una accin (etapa del proceso) se graficara un rectngulo dentro del cual breve o sintticamente se describir el acontecimiento.

b) Traslado

Transporte

Representar traslado o desplazamiento o sealar el sentido del procedimiento, para se utilizar una flecha.

c) Formulario

documento

Representar formularios, correspondencia expedientes, comunicaciones, etc., se graficara un rectngulo con base cortada por curva semisinoidal anotando en su interior los rasgos del documento. Si documento tuviera varias copias stas se graficarn en forma escalonada una tras otra, en la parte posterior derecha del original. Distintos documentos con sus respectivas copias en un mismo expedientillo, los rectngulos semisinoidales se graficarn sucesivamente.

d) Inspeccin

verificacin

Representar una accin vinculada a una inspeccin, control o monitoreo, se representar con un cuadrado semicrculo a uno de sus lados horizontales en relacin al Flujograma en su totalidad.

e) Archivo

Almacenamiento

Representar el almacenamiento o archivamiento de un documento o de un bien; se graficar con un tringulo con el vrtice hacia abajo. Puede haber almacenamientos transitorios o definitivos.

f) Dinero

en

efectivo,

cheques

Utilizar la figura del pabelln de una bandera dentro del cual se anotar el smbolo que corresponda.

g) Decisin Rombo dentro del cual se describir la accin a decidirse. En los ngulos se colocarn las alternativas. En el caso que se presenten decisiones en forma escalonada, se graficarn rombos sucesivos.

h) Inicio

trmino

Inicio o trmino a un diagrama de flujo, la figura de un rectngulo con los extremos semicirculares.

i) Conector De pgina para unir o continuar diagrama de flujo en la pgina siguiente se usar un pentgono pequeo. De proceso se usar un crculo al pie del paso del proceso inicial y otro unido al proceso siguiente, colocando en el interior un nmero referencial donde fluye el proceso.

j) Bienes,

Mercaderas

Mercaderas, maquinarias, se representar con la figura de un pequeo cubo dentro del cual se especificar las caractersticas del bien.

Los

pasos

seguir

para

construir

el

diagrama

de

flujo

son:

Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedar fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.

Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que estn incluidos en el proceso a describir y su orden cronolgico. Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas tambin. Identificar y listar los puntos de decisin.

Construir el diagrama respetando la secuencia cronolgica y asignando los correspondientes smbolos. Asignar un ttulo al diagrama y verificar que est completo y describa con exactitud el proceso elegido.

ENFOQUE MACRO FLUJOGRAMAS

MICRO

DE

LOS

Cuando se desarrolla el diagrama de flujo es importante considerar el tipo y cantidad de informacin requerida por el usuario del mismo. Probablemente la direccin de la empresa no est interesada en los detalles y le sea suficiente una descripcin genrica del proceso. Este es el caso del ejemplo anterior, un diagrama de flujo a nivel macro. En cambio, si el objetivo del diagrama es la capacitacin de nuevos empleados o la bsqueda de oportunidades de mejora, ser necesario disponer de una descripcin detallada del proceso y hablamos de un diagrama de flujo a nivel micro, como muestra el ejemplo siguiente. Entre ambos niveles, el macro y el micro, se ubican los diagramas con una cantidad media de detalles.