PROGRAMA INSTITUCIONAL: ORDEN Y LIMPIEZA

Soportada con Metodologa 5S Material didctico

Unidad de Evaluacin de Delegaciones.

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Objetivo general

Lograr la aplicacin efectiva de la metodologa 5S, en las operaciones, que permita con la participacin activa y sistmica del personal, mejoras duraderas en el ambiente de trabajo generando orden,

limpieza e imagen institucional.

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Contenido:

Caractersticas de un ambiente de no Calidad

Caractersticas de un ambiente de Calidad

Metodologa de las 5S Objetivo General Qu son y en qu consisten las 5S Beneficios

Acciones generales de implantacin

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Un ambiente de no calidad

Existen numerosos ejemplos de ambientes de trabajo improductivos: o Lentitud de respuesta y deficiente calidad en el servicio o Objetos y/o documentos innecesarios acumulados en el proceso y en el servicio. o Condiciones fsicas adversas y suciedad o Crisis recurrentes y urgencias en el trabajo. o Desorden en el lugar de trabajo ocasionando accidentes y daos. o Malas relaciones interpersonales, con baja participacin del personal. o Obsolescencia frecuente de materiales. o Capacidad limitada para detectar anomalas.
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Un ambiente de calidad

Brinda seguridad, confianza y bienestar Es despejado, ordenado, limpio y productivo Material y equipo ordenado, en donde se previenen situaciones indeseables

Flujos giles de procesos y servicios

Personal participativo y facultado para tomar decisiones

Es intimo y amigable

Metodologa 5S
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Metodologa de las 5s Para la creacin de espacios Limpios, Ordenados y Seguros

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Qu son las 5s

Es una filosofa de trabajo para lograr ambientes o sitios donde se respire la calidad Es una metodologa que tiene su origen en prcticas gerenciales japonesas

Su aplicacin es sencilla y fcil de entender, pero requiere

compromiso, disciplina y constancia Son principios universales que debemos fomentar para lograr ser mejores personas y tener calidad de vida
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Metodologa de las 5s

Nombre
Seiri Seiton

Traduccin
Seleccionar Organizar

Descripcin
Separar todas las cosas, eliminarlas o enviarlas a donde se usen. Ordenar los artculos esenciales de manera que sea fcil y rpido el tomarlos y regresarlos.

Seiso
Seiketsu Shitsuke

Limpieza
Estandarizar Disciplina

Mantener el equipo, materiales y el rea de trabajo ordenada y limpia

Hacer del orden y la limpieza una prctica de rutina; mantener un ambiente agradable de trabajo. Estandarizar los cuatro pasos anteriores y mejorarlos constantemente.

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Porque implementar las 5S

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Beneficios de aplicar las 5s

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SEIRI Seleccionar

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SEIRI Seleccionar

Es separar las cosas tiles de las innecesarias, las suficientes de las excesivas y dejar en nuestro sitio de trabajo slo lo indispensable para realizar eficientemente nuestras labores.

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SELECCIONAR (MANTENER SOLO LO NECESARIO)

SELECCIONE SU MATERIAL O EQUIPO DE TRABAJO DE ACUERDO A LA FRECUENCIA DE USO:

a)

A CADA MOMENTO TODOS LOS DAS TODAS LAS SEMANAS

UBQUELO EN LA OFICINA Y/O CONSULTORIO, SOBRE LA MESA DE TRABAJO O CERCA DE ELLA.

b)

UNA VEZ AL MES. CADA TRES MESES.

UBQUELO CERCA AL SITIO DE TRABAJO.

c)

ESPORDICAMENTE UNA VEZ AL AO

UBQUELO EN EL ALMACN O DEPSITO. DESCRTELO. SUPRMALO. DESCHELO.

EN UN

d) 13

LO QUE NO ES NECESARIO.

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Diagrama apoyo implantacin 5s

Organizarlos

Objetos necesarios

Objetos daados

Son tiles? No

Si

Repararlos

Objetos obsoletos

Separarlos

Descartarlos

Objetos de ms

Son tiles para alguien ms ?

No
Donar

Si

Transferir

Vender
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SELECCIONAR
(MANTENER SOLO LO NECESARIO)

SIMULTNEAMENTE, EN TODAS LAS REAS DE SERVICIO, CADA TRABAJADOR LLEVA A CABO LA CLASIFICACION. EN UN DA SEALADO CON ANTICIPACIN, EN PASILLOS, OFICINAS, ESPACIOS COMUNES, ARMARIOS, GAVETAS, ESTANTES, ESCRITORIOS ASI COMO EN CONSULTORIOS, LIBREROS Y MUEBLES DE USO. LA SELECCION PUEDE SER: ES UTIL ?

SOBRANTE

FUNCIONAL

DESCOMPUESTO REPARABLE NO REPARABLE

SE DESECHA

SE CLASIFICA SE CLASIFICA DESECHAR

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CUANTO MS SE AMPLIE EL ESPACIO, HABR MS COMODIDAD, FACILIDAD PARA LIMPIAR Y ORDENAR EL REA Y ELLO REDUNDAR POSITIVAMENTE EN NUESTRO BIENESTAR.

RECUERDE SIEMPRE

NO OLVIDE QUE ESTE ESPACIO ES NUESTRO LUGAR DE RESIDENCIA.

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Metodologa 5S

SIN SEIRI

CON SEIRI

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Metodologa 5S

Beneficios de SEIRI: Mayor seguridad al liberar espacio til en hospital y oficinas Reducir los tiempos de acceso al material, documentos, herramientas y otros elementos de trabajo.

Mejorar el control visual de niveles de inventario de repuestos y elementos para el servicio, carpetas con informacin, guas, etc.

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SEITON Organizar

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SEITON Organizar

Una vez que con SEIRI nos hemos desecho de los objetos que no tenan uso, ahora con SEITON vamos a organizar todo, para que tengan, con algn principio lgico un lugar asignado dentro del rea de trabajo y sean fciles de localizar, tomar y regresar a su sitio.

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ORGANIZACIN FUNCIONAL (MANTENGA TODO EN ORDEN)

ORDENAR POR CARACTERSTICAS DE TAMAO, COLOR, FUNCIONAMIENTO COMO SERA EL CASO DE ARTCULOS DE PAPELERA DEJANDO EN EL ESCRITORIO LOS DE USO DIARIO

ORDENAR MEDIANTE CLAVES ALFA NUMRICAS O NUMRICAS Y DETERMINAR LOS LUGARES DE ALMACENAMIENTO POR PERODOS DE UTILIZACIN: A LA MANO LO QUE SE UTILICE DIARIAMENTE, LUEGO LO DE USO SEMANAL, MENSUAL, ANUAL . . .

DECIDA CMO VA A GUARDAR, TENIENDO EN CUENTA LO SIGUIENTE:

FCIL DE IDENTIFICAR PARA CUALQUIER PERSONA FCIL DE GUARDAR

QUE SEA:

FCIL DE SACAR
FCIL DE VOLVER A SU UBICACIN ORIGINAL

Recuerde siempre
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LO QUE EST PRIMERO ES LO QUE MAS SE USA

AL TERMINAR LA TAREA CADA USUARIO DEBER COLOCAR EN SU JUSTO LUGAR EL ARTCULO QUE UTILIZ.

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BOTE

ARCHIVERO

SILLA
PERFORADPRA VASO RATON TECLADO TELEFONO TAPETE VITRINA MONITOR BOCINAS LAPICERO ESCRITORIO CALENDARIO CAFETERA BANCO MESA

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VENTILADOR

ENGRAPADORA

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Metodologa 5S

Beneficios de SEITON: * Orden en las cosas, con un acceso rpido a elementos que se requieren para el trabajo * Facilita el regresar a su lugar los objetos que hemos utilizado * Ayuda a identificar cuando falta algo * Se mejora la informacin en el sitio de trabajo para evitar errores y acciones de riesgo potencial * El aseo y limpieza se pueden realizar con mayor facilidad y seguridad * Da una mejor apariencia e imagen
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SEISO Limpiar

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SEISO Limpiar

Hay que limpiar el polvo, grasa o suciedad que se ha ido acumulando con el tiempo en: Pasillos, baos, consultorios, oficinas, escritorios, estantes, ventanas, puertas y dems elementos del sitio de trabajo, manteniendo permanentemente las condiciones adecuadas de aseo. Debemos identificar las fuentes de suciedad como: fugas, averas, partes faltantes, etc. y corregirlas para evitar daos mayores y eliminar esa fuente de contaminacin, con lo que el rea de trabajo ser ms fcil de mantener. El objetivo es crear un ambiente de trabajo limpio donde la gente pueda trabajar a gusto y por ende se levante la eficiencia. Trabajar en un sitio sucio y desordenado, adems de ser desagradable, puede ser peligroso y atenta contra la salud fsica y mental del personal e incide en la calidad de los servicios.

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LIMPIEZA

ALTO

(MANTENGA TODO LIMPIO)

LIMPIE LOS INSTRUMENTOS O APARATOS, ANTES Y DESPUS DE SU USO, VERIFIQUE SU FUNCIONALIDAD.

SI DURANTE EL PROCESO DE LIMPIEZA ENCUENTRA CONDICIONES INDESEABLES, IDENTIFIQUE LAS CAUSAS PRINCIPALES Y ESTABLEZCA ACCIONES PREVENTIVAS.

ANTES DE SALIR, DEJAR TODO ORDENADO Y LIMPIO COMO SE QUIERE ENCONTRAR AL DA SIGUIENTE: RETIRAR LO INNECESARIO DEL PUESTO DE TRABAJO PARA FACILITAR LA LIMPIEZA GENERAL; COLOCAR CADA COSA EN SU SITIO ..

LIMPIEZA ES NO ENSUCIAR CADA UNO DE NOSOTROS MERECEMOS UN SITIO LIMPIO PARA TRABAJAR.

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SEISO Limpiar

La limpieza debe hacerse a detalle y en un corto periodo de tiempo. La limpieza debe incorporarse al trabajo lo ms posible. La limpieza debe compartirse equitativamente entre todos.
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Metodologa 5S

Beneficios de SEISO: * Salud e imagen, reduciendo el riesgo potencial de contraer enfermedades y de que se produzcan accidentes. o * Mejora el bienestar fsico y mental del personal. o * Se incrementa la vida til del equipo e instalaciones al evitar su deterioro por contaminacin y suciedad. o * Las averas se pueden identificar ms fcilmente cuando el equipo se encuentra en estado optimo de limpieza

o * Recordemos que un ambiente limpio no es el que ms se asea. Es el que menos se ensucia.

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SEIKETSU Estandarizar

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SEIKETSU Estandarizar

Estandarizar se refiere a crear condiciones de uniformidad dentro de la unidad, tanto de espacios fsicos, mobiliario, colores y sealizacin, as como en los hbitos para el manejo del equipo y documentos a fin de mantener el ambiente de trabajo organizado, ordenado y limpio. Unificar los acuerdos tomados de la evaluacin 5S, con formatos y reglamentos practicando continuamente las 3 primeras S . Debemos trabajar en el estado fsico y mental del personal, que les permita desempear su trabajo de manera segura, cmoda y eficaz. Para lograr que los esfuerzos sean perdurables, es necesario que la accin sea simultnea, que se sincronicen los esfuerzos de todos y que todos acten de acuerdo a su responsabilidad. El reglamento que se establezca, puede contener mecanismos para lograr la participacin del personal en la prevencin y mejora del ambiente de trabajo.

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SEIKETSU Estandarizar

La ambientacin, pintura, decoracin, y el mobiliario, son fuertes aliados de la estandarizacin.

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Metodologa 5S

Beneficios de SEIKETSU: * Generalizar las mejores prcticas para la identificacin, orden y limpieza de equipos, materiales e instrumentos de trabajo. * Lograr que no solo se d el cambio, sino que adems se mantenga y se realicen mejoras. * Se desarrolle mejor el trabajo en un ambiente de corresponsabilidad. * Facilita las relaciones de trabajo y personales con los demas. * El personal se siente y se ve mejor.
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SHITSUKE Disciplina

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SHITSUKE Disciplina

Disciplina es actuar en apego a un conjunto de normas y/o reglamentos que rigen a una comunidad, a la organizacin o a nuestra propia vida, significa convertir en hbitos el empleo y la utilizacin de los mtodos establecidos y estandarizados. Podemos obtener los beneficios alcanzados con las primeras S por largo tiempo si se logra crear un ambiente de respeto a las normas y estndares establecidos.

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SHITSUKE Disciplina

Disciplina es hacer algo de forma natural, como un hbito

El arte de hacer cosas correctas naturalmente.

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Metodologa 5S

Beneficios de SHITSUKE: * Crea una cultura de sensibilidad, respeto y cuidado

de los recursos de la institucin. * Se siguen los estndares establecidos, existe una mayor sensibilizacin y respeto entre las personas. * Mejora nuestra eficacia y auto imagen.

* Evita reprimendas y sanciones.

* La moral en el trabajo se incrementa
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Metodologa 5S
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Acciones Generales de Implantacin

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Acciones generales de implantacin

El cuerpo de gobierno y equipo involucrado: 1. Identificarn los aspectos bsicos de la metodologa 5S y establecern acciones para su difusin, capacitacin y prctica entre todo el personal buscando su involucramiento y participacin cotidiana. 2. Promovern la participacin de la representacin sindical. 3. Determinarn unidades objetivo y reas prioritarias, considerando evaluaciones locales y normativas (Coordinacin de Conservacin y Servicios Generales, Unidad de Evaluacin de Delegaciones, Comisin Mixta de Seguridad e Higiene, etc.). 4. Conformarn equipos de trabajo de las 5S por rea, servicio o departamento y establecern acta de integracin (aprovechar comisiones existentes). 5. Documentarn el estado actual como punto de partida, tomarn fotografas de detalles importantes, siguiendo el flujo del trabajo, donde exista un apoyo visual que refleje una perspectiva de las mejoras o desviaciones. 6. Analizarn los hallazgos e intercambiarn impresiones entre los participantes del proceso, utilizando herramientas administrativas de calidad para establecer planes de mejora. 7. Generarn un plan de trabajo que permita dar seguimiento (controlar y evaluar peridicamente) el grado de implantacin de cada una de las etapas de la metodologa 5S. 8. Programarn reparaciones rpidas de conservacin, a detalles que ocasionan que la limpieza no se d totalmente, por ejemplo: fugas de agua, lmparas descompuestas, puertas descarapeladas, pasamanos desgastados, etc.
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Acciones generales de implantacin

9. Identificarn el equipo, material y dispositivos obsoletos, fuera de funcionamiento o no utilizados (Colocar una tarjeta roja de rechazo). 10. Identificarn el equipo, material y dispositivos que requieran ser reparados o mejorados (Colocar una tarjeta amarilla). 11. Habilitarn a nivel delegacional un rea que sirva como bodega para que durante la clasificacin, todas las unidades lleven lo que ya no utilicen y el departamento administrativo se encargue de dar trmite para la baja o traspaso del material, dando oportunidad de adquirirlos a quien los requiera.

Nota: Se recuerda que para dar de baja bienes muebles, materiales y archivos, se debe considerar lo previsto en la normativa respectiva.

12. Darn seguimiento al menos de manera mensual, tanto a la implantacin de la metodologa como a los resultados de mejora y las registrarn en los formatos establecidos.

13. Apoyarn a las unidades para que cuenten con los recursos necesarios en el mejoramiento de la imagen, el orden y la limpieza.
14. Cruzarn las mediciones de avance de los servicios con los resultados de Satisfaccin del usuario. 15. Comunicarn a todo el personal los avances, mejores prcticas y logros obtenidos (antes, durante y despus). 38

Nosotros cumplimos la
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disciplina en las 5S cuando:

Poner las cosas en orden Seleccionar -Retirar lo que no se necesita -Guardar lo necesario

Arreglo apropiado Colocar las cosas de forma que se puedan obtener fcilmente cuando se necesitan, y por quin lo requiera

Compromiso Inspirar orgullo y confianza por el lugar de trabajo y adhesin a los estndares desarrollados, para los cuatro componentes

Limpieza Mantener las cosas limpias sin desperdicios o suciedad, en ninguna parte del lugar de trabajo.

Mantenimiento Mantener la limpieza despus de limpiar

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Enfoque Integral Programa 5S

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ORGANIZACIN
SEITON

3
LIMPIEZA
SEISO

MANTENER Y ESTANDARIZAR
SEIKETSU

5
DISCIPLINA
SHITSUKE

1
CLASIFICACIN SEIRI

ENTORNO EN EL TRABAJO CAMBIO EN EL ENTORNO LABORAL

PERSONA

40

 MUCHAS GRACIAS !

Fuentes: Gemba Kaizen Masaaky Imai Mxico Kenshu Center, Sistema Japons de Administracin y Calidad Ral Castan Martnez Manuales y presentaciones Delegaciones de: Nuevo Len, Baja California Sur, Durango, Mxico Oriente Presentacin ITESM Nuevo Len