ADMINISTRACIN

Soporte para Decisiones Estratgicas

Andrs Snchez Prieto
Administrador de Empresas

La Planeacin Financiera
La planicacin nanciera y la elaboracin del presupuesto son herramientas que ayudan a estructurar el manejo y administracin de los recursos econmicos en una organizacin.

n nuestro papel de directivos de una organizacin empresarial estamos inuenciados constantemente, por fuerzas internas y externas que nos incitan a generar cambios de forma consciente o inconsciente a nivel personal, familiar, social, laboral y profesional.

Cuando hablamos empresarialmente de elaborar un plan nanciero, nos referimos bsicamente a reconocer la existencia de unas variables que inciden positiva o negativamente en nuestros planes futuros. En otras palabras, es necesario tener plena consciencia de las opciones que se nos presentan, teniendo la clari-

dad mental para seleccionar la mejor alternativa de acuerdo a la situacinproblema que se enfrenta y sobre la cul se est decidiendo. Siendo consecuentes con este proceso, es necesario que como promotores y emprendedores del negocio, identifiquemos paralelamente una

Foto: Revista Microstation World.

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serie de requisitos tcnicos, administrativos, organizacionales, productivos y de mercadeo indispensables para poner en funcionamiento el proyecto, as como las fuentes de nanciacin que harn realidad dicha idea en el tiempo. Es aqu en donde entra a jugar el concepto y aplicacin de la planeacin nanciera, entendido no slo como un modelo de proyecciones financieras que arroja los estados nancieros de resultados, balance y ujos de recursos con sus respectivos indicadores; sino tambin como un conjunto de actividades que se desarrollan principalmente en el nivel estratgico (tanto de negocio como funcional) y en menor grado, en el nivel operativo. Bajo estas consideraciones se puede decir que la planeacin nanciera es un proceso en el cul se transforma, en trminos nancieros, los planes estratgicos y operativos del negocio en un horizonte de tiempo determinado; suministrando informacin que soporta las decisiones tanto estratgicas como nancieras propiamente dichas. Un proceso integral y consciente de planeacin nanciera como herramienta empresarial, nos permite comprender y visualizar la estrategia global del negocio a la luz de los siguientes tres tipos de decisiones a nivel nanciero: la de comprometer recursos (inversiones), la de estructura de capital (capital y/o prstamos requeridos, riesgo) y la de los dividendos para los accionistas. En esta oportunidad el tema ser cmo construir y hacer realidad esa planeacin nanciera, haciendo nfasis en las tres decisiones que afectan la rentabilidad y liquidez del negocio. En primer lugar es bsico que las personas encargadas de la direccin general y nanciera de la empresa, a la luz de las tres decisiones fundamentales y desde la perspectiva nanciera, comprendan y compartan profundamente la estrategia; sobre todo los planes de crecimiento (si los hay) y el contexto competitivo (acciones probables de los competidores y la postura competitiva de la empresa) en el que se va a operar el negocio. En segundo lugar el equipo de trabajo interdisciplinario de la organizacin debe comprender profundamente el entorno econmico futuro, probable y sus impactos en la operacin del negocio. Esto se reeja en los supuestos clave de crecimiento de la economa, inacin, tipos de cambio, tasas de inters, y todos aquellos aspectos que se necesitan para realizar la proyeccin nanciera. En tercer lugar, la proyeccin nanciera necesita de una base sobre la cual formular las hiptesis y fundamentos de proyeccin. Dicha base es la historia de la empresa y especficamente el estado de situacin nanciera o balance general del ao inmediatamente anterior, que permite a la proyeccin nanciera arrojar los resultados numricos esperados. La historia, da la informacin que se hereda al futuro. Por ejemplo, el monto de la deuda existente, sus programas de pago y la historia nanciera puede proporcionar informacin y datos basados en la experiencia de cmo se han comportado ciertas variables en funcin de otras, siendo esta una de las tantas tareas nancieras que se deben hacer. Del pasado se toma lo que es relevante y necesario para el futuro y sobre esto, se hacen todos los cambios que implican las

Antes de la Aplicacin
Pero antes de entrar en materia identiquemos algunos puntos crticos para la aplicacin del proceso de planeacin nanciera al interior de las organizaciones, independientemente de su tamao y enfoque de negocio.

Foto: Revista Doing Business.

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El PPTO parte de decisiones estratgicas ya tomadas, mientras que la PF sirve para el anlisis y la decisin de dichas estrategias. Igualmente los usos del PPTO son totalmente internos (relacionados con las metas para el ao), mientras que la PF puede tener usos internos o externos por ejemplo, para negociar crditos, etc. El Pronstico y la Administracin del Flujo de Efectivo
Foto: Revista Sam.

El proceso de administracin del ujo de efectivo, tiene caractersticas muy propias. Su propsito es precisamente, la administracin ptima de dicho ujo haciendo tambin una planeacin que se conoce como pronstico y sirve entre otros motivos para: Cobrar y pagar oportunamente. Invertir rentablemente el efectivo disponible. Administrar los saldos en las cuentas bancarias en forma ptima.
Es bsico que las personas encargadas de la direccin general y nanciera de la empresa, comprendan y compartan la estrategia, de lo contrario cualquier planeacin est destinada al fracaso.

Planear la disposicin de crditos. Evaluar la efectividad de los prestadores de servicios nancieros. La Administracin del Flujo de Efectivo, La PF y el PPTO La administracin del ujo de efectivo es la herramienta o modelo nanciero ms operativo o tctico, ya que analiza desde el detalle por partida, de ingreso o egreso y en trminos de horizonte de tiempo hasta el pronstico de ujo del da; es decir y haciendo un paralelo con la economa familiar, el ujo de caja esta ligado a la liquidez o plata en efectivo de la que se dispone, da a da, para los gastos diarios (1). La liquidez se debe planear para evitar quiebras en los negocios. Considerar este indicador a tiempo, es til para saber si el negocio puede crecer, mantenerse al mismo ritmo, modicarse, si se puede emprender

estrategias de los negocios y los planes operativos. Para una mejor claridad de los conceptos es fundamental establecer un marco conceptual que enmarque la diferencia entre la planeacin nanciera y el presupuesto, y entre la planeacin nanciera, el pronstico y la administracin del efectivo, buscando as claricar la importancia de la planeacin nanciera tanto a nivel de las nanzas personales como empresariales. Planeacin Financiera, Presupuesto En cuanto al horizonte o tiempo de planeacin, el presupuesto comprende por lo regular, un ao, y la

planeacin nanciera, los aos que se requieran en funcin de la naturaleza del negocio y de sus estrategias. De otro lado, la planeacin nanciera (PF) tiene un carcter estratgico, mientras que el presupuesto (PPTO) es operativo, de hecho, en el ao de presupuesto se ejerce un control estricto de cumplimiento. Lo anterior se debe a que el PPTO es un compromiso de la direccin del negocio ante su consejo de administracin, y es ms un conjunto de propsitos que de compromisos. La PF, en cambio, es un proceso exible que puede hacerse en cualquier instancia y tiempo y no slo una vez al ao como es el caso del presupuesto.

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un nuevo proyecto, ubicar los recursos de nanciamiento en el momento preciso colocar los excedentes en condiciones favorables. El Flujo de Caja Cuando consideramos la elaboracin del ujo de caja como una herramienta de la PF, que apoya la toma de decisiones suministrando informacin permanente y oportuna, estamos considerando en forma anticipada las entradas y salidas de efectivo teniendo en cuenta la operacin normal del negocio. En este orden de ideas, es necesario considerar que los potenciales items por los cuales se generan los ingresos en los diferentes tipos de organizaciones, son las siguientes: 1. Ingresos por ventas: El presupuesto o ujo de efectivo de la empresa depende en forma directa del presupuesto de ventas, lo que implica que se deben considerar como entradas de recursos los siguientes criterios: Que lo vendido en un periodo no siempre representa entradas de efectivo inmediato. La cultura de pago de los clientes. La Poltica de cartera de la compaa. La poltica de descuentos La Venta de cartera.

2. Otros ingresos: Este tipo de ingresos en ocasiones son relevantes en las organizaciones y se deben tener en cuenta al momento de planear la liquidez y rentabilidad del negocio. Algunos ejemplos pueden ser: Los dividendos y participaciones. Los rendimientos nancieros. Los ingresos por venta de activos jos. El recaudo de deudas de los empleados. Nuevos aportes de socios. Emisin de deuda. Venta de inversiones.

3. Efectivo mnimo: Considerado como el margen de seguridad para garantizar la liquidez del negocio. Normalmente hay algo que no se cumple en la planeacin y son las entradas, pero los compromisos siempre se llevan a cabo. Este efectivo -que puede ser jo o variable- le permitir a la empresa cumplir con sus compromisos aunque sus clientes no le paguen en forma oportuna.

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4. Egresos de efectivo: Pero as como hemos hecho una relacin detallada de los diferentes tipos de ingresos obtenidos, desde la ptica nanciera en la organizacin, tambin es fundamental y complementario detallar los gastos, buscando su agrupamiento en categoras para su posterior control y anlisis. Se generan egresos de dos tipos: a) Operativos: Pago a Proveedores. Pago de Nmina. Pago de Servicios pblicos. Pago de Honorarios. Pago de Impuestos. Pago de Retenciones. b) Financieros: Servicio de la deuda. Pago dividendos y participacio nes. Compra de inversiones. Tambin se consideran como egresos sujetos a presupuestar la reposicin y compra de activos jos. Elaboracin del Flujo de Caja Con toda la informacin anterior ya consolidada, podemos pasar a construir, con el apoyo de herramientas nancieras y tecnolgicas, el informe nal del ujo de caja; cuyo resultado en forma continua y oportuna nos va a ir monitoreando la falta o exceso de efectivo en determinados momentos, buscando as optimizar la operacin nanciera de la empresa, maximizando la liquidez y rentabilidad de los accionistas.
Saldo Inicial (+) Ingresos de Efectivo (-) Saldo Mnimo (-) Egresos de Efectivo
Foto: Revista Sam.

Lo anterior, nos lleva a tener claridad en que hacer cuando se presenta sobrante de liquidez cuando se presenta faltante de liquidez. Finalmente, y en el contexto de entender la importancia de la planeacin nanciera como soporte estratgico y operativo de la organizacin, podemos decir que existe una relacin lgica entre la estrategia y la operacin y por lo tanto es importante visualizar de manera integral los grandes procesos nancieros, tales como: la planeacin financiera, el presupuesto y la administracin del ujo de efectivo.

Consideraciones Finales
El efecto nanciero de las estrategias y de las operaciones planeadas al interior de la organizacin y sus respectivas reas, slo puede apreciarse a travs de la PF. Nuestra primera tarea como directivos es la de alinear y comunicar a toda la organizacin, en forma correcta, la estrategia con la operacin y por ende, lograr que la cuanticacin numrica propia de dicha planeacin nanciera, reeje justamente esa coherencia. La condicin de incertidumbre, riesgo y cambio que implica el futuro desde diferentes perspectivas se pueden manejar a travs de la construccin de escenarios estratgicos y sus respectivos anlisis de sensibilidades, teniendo claridad en las variables internas y externas que pueden incidir con mayor impacto en nuestras intenciones y decisiones futuras. Los propsitos del presupuesto y de la planeacin nanciera son diferentes. El primero representa un compromiso por parte de cada una de las reas organizacionales por cumplir metas especcas dentro de un corto plazo. Es la herramienta ms importante de control administrativo la cual nos permite evaluar el cumplimiento de

(=) Faltante o Sobrante de efectivo

Financiacin del Flujo de Caja A veces nos preocupamos porque no tenemos efectivo para cubrir la nmina o los gastos jos propios de la operacin del negocio, debiendo recurrir a fuentes alternas de nanciacin o a sobregiros bancarios, a costos que pocas veces somos conscientes. Pero en pocas de bonanza, en donde contamos con excesos de dinero en efectivo superiores a los requerimientos mnimos para operar el negocio, no visualizamos las oportunidades que se pueden dar en el mercado para invertir ese dinero, generando una liquidez y rentabilidad adicional para los accionistas.

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la operacin del da a da y que, por tanto, implica un mayor anlisis y detalle de cada una de las variables que inciden en los resultados y las nanzas del negocio. La planeacin nanciera en cambio, es una herramienta que nos permite visualizar el resultado nanciero de las estrategias y las operaciones planteadas para un horizonte de tiempo mayor al del presupuesto, contemplando en forma integral todas las variables relevantes y llegando a obtener una comprensin del negocio ms profunda que la estrictamente operativa. En este sentido, nos permite conrmar que si tales o cuales estrategias y modos de operacin se llevan a cabo, conforme a lo planeado, tendremos un futuro financiero semejante al previsto. M M
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Transformar en trminos nancieros, los planes estratgicos y operativos del negocio, eso es Planeacin Financiera.

Foto: Revista Doing Business.

(*) Andrs Snchez Prieto:

Administrador de empresas. Especialista en Mercadeo. Egresado de Universidad Escuela de Administracin, Finanzas y Tecnologa EAFIT. Actualmente se desempea como Coordinador de Mercado Visin de la Universidad de la Sabana. Correo electrnico: andres. sanchez@unisabana.edu.co

Citas:
1. Liquidez: Disponibilidad de Plata o dinero que debe tener un negocio para cumplir con sus compromisos a corto plazo y poder llevar, sin preocupaciones, sus operaciones normales.

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EL MUEBLE Y LA MADERA

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