La importancia del Ciclo Contable

El ciclo contable es el proceso de registro de las transacciones comerciales y el procesamiento de los datos contables para generar informacin financiera til, es decir los estados financieros incluyendo las cuentas de resultados, balance general, estado de flujos de efectivo y estado de cambio en el patrimonio. El principio de perodo de tiempo requiere que una empresa debe preparar sus estados financieros despus de un perodo especificado de tiempo, digamos un ao, un trimestre o sobre una base mensual. Esto se consigue siguiendo el ciclo contable durante cada perodo. El ciclo contable se inicia con la grabacin de las transacciones individuales en los libros de contabilidad y termina en la preparacin de los estados financieros y el cierre del proceso. Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de registros que va desde el registro inicial de las transacciones hasta los estados financieros finales. Adems de registrar las transacciones explcitas conforme van ocurriendo, el ciclo contable incluye los ajustes para las transacciones implcitas. El ciclo contable comienza con el anlisis de las operaciones registradas en los documentos bsicos tales como facturas y cheques, y termina con la realizacin de un balance de comprobacin posterior al cierre. Este ciclo consta de los pasos siguientes:

Analizar y registrar las transacciones a travs de las entradas de diario Registrar transacciones en cuentas mayores Preparacin de balance de comprobacin sin ajustar Preparar asientos de ajuste al final del perodo Preparacin de balance de comprobacin ajustado Preparacin de los Estados Financieros Cierre de cuentas temporales a travs de las entradas de cierre Balance de Comprobacin posterior al cierre

Los pasos, segn el orden en que se presentan, son los siguientes:

1.- Proceso de anlisis de las transacciones y registro en el diario: Consiste en el anlisis de cada una de las transacciones para proceder a su registro en el diario. 2.- Pase del diario al libro mayor: Consiste en registrar en las cuentas del libro mayor los cargos y crditos de los asientos consignados en el diario. 3.- Elaboracin del Balance de Comprobacin no ajustado o una hoja de trabajo: Consiste en determinar los saldos de las cuentas del libro mayor y en comprobar la exactitud de los registros. Con la hoja de trabajo se reubican los efectos de los ajustes, antes de registrarlos en las cuentas; transferir los saldos de las cuentas al balance general o al estado de resultados, procediendo por ltimo a determinar y comprobar la utilidad o prdida. 4.- Analizar los ajustes y las correcciones, registrarlos en el diario y transferirlos al mayor: Consiste en registrar en el libro diario los asientos de ajuste, con base en la informacin contenida en la hoja de trabajo, en sus columnas de ajustes; se procede luego a pasar dichos ajustes al libro mayor, para que las cuentas muestren saldos correctos y actualizados. 5.- Elaboracin de un balance de prueba ajustado El balance de comprobacin ajustado es un documento interno y no es un estado financiero. El propsito de la balanza de comprobacin ajustada es estar seguro de que el importe total de los saldos deudores en el libro mayor es igual a la cantidad total de los saldos de crdito. Para los contadores es sumamente importante realizar el balance de comprobacin ajustado, debido a que proporciona un listado completo de los saldos de las cuentas que deben utilizarse al preparar los estados financieros

6.- Elaboracin de los estados financieros formales

Consiste en reagrupar la informacin proporcionada por la hoja de trabajo y en elaborar un balance general, un estado de resultados, un estado de flujo de efectivo y un estado de cambio en el patrimonio como indica la NIC/NIIF 7.- Cierre de libros Consiste en contabilizar en el libro diario los asientos para cerrar las cuentas temporales de capital, procediendo luego a pasar dichos asientos al libro mayor, transfiriendo la utilidad o prdida neta a la cuenta de capital. Los saldos finales en el balance general se convierten en los saldos iniciales para el perodo siguiente. 8.-Balance de Comprobacin posterior al cierre Relacin de las cuentas del mayor y sus saldos al final del periodo, despus de asentar en el diario y pasar al mayor los asientos de cierre. Es el ltimo paso del ciclo contable, posterior al cierre del perodo (cierre de las cuentas nominales), asegura que el mayor est balanceado para el inicio del siguiente periodo contable, consta nicamente de las cuentas de Activos, Pasivos y Capital. Conclusin Al final de un perodo fiscal, el departamento de contabilidad debe preparar los estados financieros anuales para los inversores y accionistas. El ciclo contable asegura que los datos presentados en los estados financieros fueron realizados correctamente y que los errores fueron corregidos, y estos se consiguen realizando todos los pasos del ciclo contable. Un departamento de contabilidad debe conocer la situacin actual de la empresa, incluso al final de un perodo fiscal. Parte del ciclo incluye la planificacin para el prximo ciclo de contabilidad, para que todas las cuentas y todas las entradas estn cerradas antes de un perodo fiscal nuevo. Esto es til para propsitos de impuestos e informes documento anual. Estas acciones se realizan en el pasos ocho del ciclo.

Fases del desarrollo contable del ejercicio.

1) Fases
Tres son las fases que abarca el ciclo contable: A.- Apertura o inicial: supone la apertura de los libros de contabilidad, tanto en el caso de una empresa que inicia su actividad por primera vez, como en el de aqulla que ya ha venido desarrollando una actividad productiva en ejercicios precedentes. B.- Desarrollo o gestin: se extiende a lo largo del ejercicio econmico anual y tiene la finalidad de interpretar y registrar contablemente las operaciones que surgen como consecuencia de la actividad de la empresa. C.- Conclusin o cierre: consiste en un trabajo de recopilacin y sntesis, por el cual se introducen determinadas modificaciones o ajustes a las cuentas que permitan elaborar una informacin contable de sntesis, los estados financieros, que se ponen a disposicin de todos los usuarios

1.A) Fase de apertura o de iniciacin

1. INVENTARIO Cuando una empresa inicia su actividad y, posteriormente, al cierre de cada ejercicio, es necesaria la confeccin de un inventario Inventario: es la relacin detallada y valorada de los bienes, derechos y obligaciones que constituyen el patrimonio de una entidad en una fecha determinada. Para su elaboracin se precisan las siguientes etapas: a) Determinar los elementos que han de inventariarse b) Clasificacin y ordenacin de los elementos inventariados c) Valoracin econmica de los bienes inventariados A efectos prcticos podemos decir que es similar a un Balance de Situacin pero ms desagregado 2. APERTURA DE LA CONTABILIDAD Una vez realizado el inventario, que es el mismo que el inventario final del ejercicio anterior, ste servir de base para la realizar el primer asiento en el Libro Diario, es decir, el asiento de apertura. Este asiento es el inverso al asiento de cierre que se habr realizado en el ejercicio anterior:

1.B) Fase de desarrollo contable del ejercicio

Los asientos de los hechos contables que hayan ocurrido durante el ejercicio, de los cuales se tiene constancia a travs de los documentos correspondientes,

seregistrarn peridicamente en el Libro Diario. Por tanto, esta fase consiste en el registro de las operaciones del ejercicio. Legalmente, se contempla la posibilidad de que las operaciones se registren da a da, aunque se admite tambin la realizacin de asientos mensuales de carcter global, siempre que se detallen en libros auxiliares. Todos los asientos del Libro Diario deben ser traspasados al Libro Mayor, esta operacin no es obligatoria legalmente, pero s es indispensable en el proceso contable. Una vez registradas todas las operaciones relativas a los hechos contables que han tenido lugar en el ejercicio, es habitual realizar un Balance de Comprobacin de Sumas y Saldos. Este estado contable permite indagar sobre los posibles errores aritmticos o de traslacin que se hayan podido cometer en la contabilizacin de los hechos acaecidos durante el ejercicio, bien en los asientos del Diario o bien en el Libro Mayor. No obstante, el Balance de Sumas y Saldos puede realizarse en cualquier momento del proceso contable, si bien es aconsejable en trminos generales prepararlo en los momentos clave de dicho proceso.

1.C) Fase de conclusin o de cierre del ejercicioEl Balance de Comprobacin de Sumas y Saldos realizado al cierre del ejercicio, despus de haber registrado todas las operaciones del mismo presenta graves deficiencias, ya que no ofrece: - ni los resultados habidos en el ejercicio - ni una visin ajustada de la situacin patrimonial de la empresa en ese momento Para conocer el resultado del ejercicio y la autntica situacin patrimonial, es preciso realizar tres etapas ms, la de regularizacin, la que conlleva el clculo del resultado del ejercicio y la del cierre de la contabilidad 1. REGULARIZACION Esta fase exige realizar una serie de operaciones que pueden incidir bien en la presentacin de la situacin patrimonial o bien en el clculo del resultado. a) Reclasificacin de partidas: tiene por objeto traspasar cantidades de unas cuentas a otras cuando los importes contabilizados en una cuenta tienen una significacin que no se corresponde con el ttulo de la misma, como consecuencia, por ejemplo, de: - Vencimientos a corto plazo de partidas catalogadas a largo plazo - Necesidad de corregir asientos errneos

b) Regularizacin de cuentas especulativas: se trata de adecuar el saldo de las cuentas, normalmente de las de existencias, al valor de las existencias finales, calculadas extracontablemente mediante el inventario fsico. c) Periodificacin de ingresos y gastos: tiene por objeto imputar al resultado del ejercicio nicamente los gastos e ingresos que corresponden al mismo. Ello exige: - Anular los gastos e ingresos contabilizados que no correspondan al ejercicio actual, sino a ejercicios posteriores: gastos e ingresos anticipados - Contabilizar como ingresos y gastos del ejercicio aqullos que correspondan al mismo, an cuando estn pendientes de la correspondiente documentacin mercantil: gastos e ingresos no formalizados d) Correcciones de valor: se trata, por aplicacin del principio de prudencia, de registrar contablemente todas prdidas de valor, tanto reales como potenciales, que afecten a los elementos de activo Una vez regularizada la contabilidad, puede elaborarse un Balance de Sumas y Saldos, para verificar la ausencia de errores dentro de esta fase 2. CALCULO DEL RESULTADO DEL EJERCICIO Consiste en anular las cuentas de gastos e ingresos y las de prdidas y beneficios, en su caso, y trasladar su saldo a la cuenta de resultados, que legalmente recibe el nombre de Cuenta de Prdidas y Ganancias. As, las cuentas de gastos e ingresos quedarn saldadas 3. CIERRE DE LA CONTABILIDAD Una vez realizado el proceso anterior, slo quedan abiertas las cuentas representativas de la riqueza de la empresa y sus correspondientes saldos, es decir, la riqueza final. Con el asiento de cierre todas las cuentas quedarn saldadas y la contabilidad cerrada: La informacin de la fase de conclusin sirve de base para la elaboracin de los estados contables que informan del patrimonio de la unidad econmica, as como del resultado obtenido en el ejercicio, es decir, el Balance y la Cuenta de Resultados. A travs de ellos se comunica la informacin contable a los usuarios interesados en la misma