SOLICITUD%20DE%20VIAJE[2]

Bizagi Process Modeler

Table of Contents
1 SOLICITUD DE VIAJE ................................................................................. 4 1.1 SOLICITUD DE VIAJE .................................................................................... 5 1.1.1 Process Elements ............................................................................. 5 1.1.1.1 1.1.1.2 1.1.1.3 1.1.1.4 1.1.1.5 1.1.1.6 1.1.1.7 1.1.1.8 1.1.1.9 1.1.1.10 1.1.1.11 1.1.1.12 1.1.1.13 1.1.1.14 1.1.1.15 1.1.1.16 1.1.1.17 1.1.1.18 1.1.1.19 1.1.1.20 1.1.1.21 Enviar Notificacin de Rechazo .................................................. 5 Comprar Tiquetes .................................................................... 6 Solicitud Aprobada? ............................................................... 7 Anticipo de Viaje Requerido ...................................................... 8 Reportar Gastos ...................................................................... 8 Registrar Solicitud de Viaje ....................................................... 8 Element ................................................................................. 9 Element ............................................................................... 10 Gestionar el Anticipo de Viaje ................................................. 10 Desembolsar Anticipo de Viaje ............................................. 11 Element ............................................................................ 13 Element ............................................................................ 13 Registrar reservas .............................................................. 13 Notificar al Empleado .......................................................... 14 Aprobar Solicitud de Viaje .................................................. 15 Notificar al Empleado .......................................................... 16 Notificar Reservaciones ....................................................... 17 Empleado .......................................................................... 17 Jefe .................................................................................. 17 Departamento Administrativo .............................................. 17 Solicitar ............................................................................ 17

1.1.1.22 1.1.1.23 2

Reservar y Comprar ........................................................... 17 Reporte de Gastos .............................................................. 17

REPORTE DE GASTOS ............................................................................... 18 2.1 REPORTAR GASTOS .................................................................................... 19 2.1.1 Process Elements ........................................................................... 19 2.1.1.1 2.1.1.2 2.1.1.3 2.1.1.4 2.1.1.5 2.1.1.6 2.1.1.7 2.1.1.8 2.1.1.9 2.1.1.10 2.1.1.11 2.1.1.12 Registrar Reporte de Gastos ................................................... 19 Aprobado? .......................................................................... 21 Element ............................................................................... 21 Revisar Politicas .................................................................... 21 Aprobar Reporte de Gastos ..................................................... 22 Registrar Gastos ................................................................... 24 Element ............................................................................... 26 Polticas Ok? ....................................................................... 27 Empleado ............................................................................. 27 Jefe .................................................................................. 27 Departamento Administrativo .............................................. 27 Element ............................................................................ 27

PERFORMERS ........................................................................................... 28

1/15/2013

SOLICITUD DE VIAJE

Version: 1.0 Author: Bizagi Business Process Modeler.

Description <p>&nbsp;</p>

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1.1

SOLICITUD DE VIAJE

Description <p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">Este proceso inicia cuando un empleado presenta una solicitud de viaje a la compa&#241;&#237;a. El empleado especifica la informaci&#243;n referente al vuelo y determina si son o no necesarios anticipos para gastos y reservaci&#243;n de hotel, para que posteriormente el jefe revise esta informaci&#243;n y apruebe o rechace la solicitud. </span></p> <p>&nbsp;</p> <p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">El Departamento Administrativo gestiona las reservas y anticipos requeridos as&#237; como la compra de los tiquetes e informa los detalles y estado de cada requerimiento al empleado. Al final del proceso, el subproceso de Reporte de Gastos estar&#225; habilitado, all&#237; el empleado debe registrar los gastos en los que incurri&#243; durante el viaje y su jefe inmediato deber&#225; aprobar o rechazar dicho reporte. Una vez aprobado, el Departamento Administrativo deber&#225; comprobar si los gastos reportados encajan dentro de las pol&#237;ticas de la compa&#241;&#237;a, y si lo hacen, deber&#225; finalmente, registrar los gastos.</span></p> <p>&nbsp;</p>

1.1.1 PROCESS ELEMENTS

1.1.1.1 Description Se enva un correo electrnico al solicitante notificando el rechazo de su solicitud Enviar Notificacin de Rechazo

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Script Estimado <TravelRequest.Applicant.fullName>, Su Jefe <TravelRequest.Applicant.idBossUser.fullName> ha rechazado su solicitud de viaje desde <TravelRequest.DepartingFrom> en la fecha <TravelRequest.LeavingDate>. Saludos Cordiales, Equipo Administrativo Estimado <TravelRequest.Applicant.fullName>,Su Jefe <TravelRequest.Applicant.idBossUser.fullName> ha rechazado su solicitud de viaje con ciudad de partida <TravelRequest.DepartingFrom> en la fecha <TravelRequest.LeavingDate>.

1.1.1.2 Description

Comprar Tiquetes

<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">En esta actividad se carga el tiquete electr&#243;nico generado por la aerol&#237;nea una vez se confirma la reservaci&#243;n del vuelo.</span></p> Performers Administrative Assistant Duracin 1 Da Acciones ejecutadas al entrar <p>&nbsp;</p> Acciones ejecutadas al guardar <p>&nbsp;</p> Acciones ejecutadas al salir <p>&nbsp;</p> Forma

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1.1.1.3 Description

Solicitud Aprobada?

<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">Esta compuerta eval&#250;a si la Solicitud de Viaje fue aprobada o rechazada por el Jefe del solicitante</span></p> Transitions <p>&nbsp;</p> Gates SI

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Condition La solicitud fue aprobada NO Condition La solicitud fue rechazada Cambios Requeridos Condition Es necesario realizar cambios a la solicitud.

1.1.1.4 Gates No

Anticipo de Viaje Requerido

1.1.1.5 Description

Reportar Gastos

El subproceso de Reporte de Gastos estar habilitado al final del proceso de solicitud de viajes para que el empleado registre los gastos en los que incurri durante el viaje y su jefe inmediato deber aprobar o rechazar dicho reporte. Una vez aprobado, el Departamento Administrativo deber comprobar si los gastos reportados encajan dentro de las polticas de la compaa, y si lo hacen, deber finalmente, registrar los gastos. Process Reporte de Gastos - Reportar Gastos

1.1.1.6 Description

Registrar Solicitud de Viaje

<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">En esta actividad el solicitante debe llenar la forma de Registro de Solicitud de Viaje ingresando la informaci&#243;n referente al vuelo, as&#237; como de la reserva de hotel y anticipos si son requeridos.</span></p> <p><span style="font-family:Tahoma;font-size:8pt;"> </span></p> <p><span style="font-family:Tahoma;font-size:8pt;"> </span></p> Performers Applicant Duracin 4 Horas Acciones ejecutadas al entrar

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<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">Regla para establecer la fecha, solicitante y la ciudad origen basandose en la ubicaci&#243;n del solicitante.</span></p> Acciones ejecutadas al guardar <p><span style="font-family:Tahoma;font-size:8pt;"> </span></p> Acciones ejecutadas al salir <p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">Regla para establecer el total del anticipo requerido</span></p> Forma

1.1.1.7

Element

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1.1.1.8

Element

1.1.1.9 Description

Gestionar el Anticipo de Viaje

<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">En esta actividad se deben ingresar los valores de los anticipos aprobados de acuerdo a las pol&#237;ticas de la compa&#241;&#237;a para gastos en el pa&#237;s destino, discriminados por tipo, para la solicitud de viaje y se calcula de manera autom&#225;tica el monto total del anticipo a desembolsar.</span></p> Performers Administrative Assistant Duracin 1 Da Acciones ejecutadas al entrar <p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">-Regla para establecer los gastos permitidos por la pol&#237;tica de la compa&#241;ia basados en el pa&#237;s destino.</span></p> <p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">-Regla para establecer los valores de anticipos aprobados basados en los anticipos solicitados.</span></p> Acciones ejecutadas al guardar <p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">-Regla para establecer el anticipo total aprobado</span></p> Acciones ejecutadas al salir <p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">-Regla para establecer el anticipo total aprobado</span></p> <p>&nbsp;</p> Forma

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1.1.1.10 Description

Desembolsar Anticipo de Viaje

<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">Se realiza el desembolso del anticipo al empleado y se carga el registro de desembolsos</span></p> Performers Administrative Assistant Duracin 1 Da

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Acciones ejecutadas al entrar <p>&nbsp;</p> Acciones ejecutadas al guardar <p>&nbsp;</p> Acciones ejecutadas al salir <p>&nbsp;</p> Forma

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12

1.1.1.11 Gates Gate Gate

Element

1.1.1.12

Element

1.1.1.13 Description

Registrar reservas

<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">El asistente administrativo debe ingresar en esta actividad, la informaci&#243;n para vuelos y hoteles si es requerido. </span></p> Performers Administrative Assistant Duracin 1 Da Acciones ejecutadas al entrar <p>&nbsp;</p> Acciones ejecutadas al guardar <p>&nbsp;</p> Acciones ejecutadas al salir <p>&nbsp;</p> Forma

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1.1.1.14 Description

Notificar al Empleado

Se enva un correo electrnico al solicitante con la informacin del tiquete.

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Script Asunto: Su tiquete de VueloEstimado <TravelRequest.Applicant.fullName>,Adjunto se encuentra el tiquete electronico para su viaje asociado al nmero de caso: <RadNumber>.Saludos Cordiales,Equipo Administrativo<TravelRequest.ETicket>

1.1.1.15 Description

Aprobar Solicitud de Viaje

<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">El jefe del solicitante deber&#225; revisar la Solicitud de Viaje y aprobarla, rechazarla o solicitar cambios si lo considera necesario.</span></p> Performers Boss Duracin 4 Horas Acciones ejecutadas al entrar <p>&nbsp;</p> Acciones ejecutadas al guardar <p>&nbsp;</p> Acciones ejecutadas al salir <p>&nbsp;</p> Forma

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1.1.1.16 Description

Notificar al Empleado

Se enva un correo electrnico al solicitante con la informacin de los anticipos aprobados. Script Su informacin de anticipo solicitadoEstimado <TravelRequest.Applicant.fullName>,Los siguientes montos han sido aprobados para su viaje asociado al nmero de caso <RadNumber>:Anticipo de Alimentacin <TravelRequest.TravelAdvance.ApprovedMealsAdvance>Anticipo de Transporte <TravelRequest.TravelAdvance.ApprovedTransportationAd>Otros Gastos <TravelRequest.TravelAdvance.ApprovedAdvanceOthers>Total del Anticipo <TravelRequest.TravelAdvance.TotalAdvanceApproved>Moneda

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<TravelRequest.Country.PolicyCurrency.Currency>Por favor dirijase al Departamento Administrativo para recibir el anticipo.Saludos Cordiales,Equipo Administrativo

1.1.1.17 Description

Notificar Reservaciones

Se enva un correo electrnico al solicitante, y una copia de ste al asignado con la informacin de la reserva. Script 1. Su Reservacin de Vuelo Estimado <TravelRequest.Applicant.userName>, Adjunto se encuentra la reservacin de vuelo para la solicitud asociada con el nmero de caso <RadNumber>. Si lo desea, un cambio es posible a los siguientes vuelos: Origen: (departing grid) Destino: (Arriving grid) <TravelRequest.FlightReservation>Por favor contctenos si usted tiene algn comentario con respecto a la reservacin. Saludos Cordiales, Equipo Administrativo 2. Su reservacin de Hotel Estimado <TravelRequest.Applicant.userName>, Esta es la reservacin de Hotel para su viaje asociado al nmero de caso <RadNumber>: Hotel <TravelRequest.Hotel.HotelName> Direccin<TravelRequest.Hotel.Address> Telfono <TravelRequest.Hotel.Telephone> Ciudad <TravelRequest.Hotel.City.City> Pas <TravelRequest.Hotel.City.State.Country.Country> Fecha de Ingreso <TravelRequest.LeavingDate> Fecha de Salida <TravelRequest.ReturningDate> Saludos Cordiales, Equipo Administrativo

1.1.1.18

Empleado

1.1.1.19

Jefe

1.1.1.20

Departamento Administrativo

1.1.1.21

Solicitar

1.1.1.22

Reservar y Comprar

1.1.1.23

Reporte de Gastos

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REPORTE DE GASTOS

Version: 1.0 Author: Bizagi Business Process Modeler.

Description <p>&nbsp;</p>

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2.1

REPORTAR GASTOS

2.1.1 PROCESS ELEMENTS

2.1.1.1 Description <p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">En esta actividad el solicitante debe ingresar la informaci&#243;n de todos los gastos efectuados durante el viaje.</span></p> Performers Applicant Duracin Basado en la fecha de llegada Acciones ejecutadas al entrar <p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">Regla para establecer la duraci&#243;n de la tarea</span></p> Acciones ejecutadas al guardar <p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">Regla para establecer el total de gastos reportados en efetivo y tarjeta de cr&#233;dito</span></p> Acciones ejecutadas al salir Registrar Reporte de Gastos

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<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">Regla para establecer el total de gastos reportados ene fectivo y tarjeta de cr&#233;dito.</span></p> Forma

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2.1.1.2 Description <p>&nbsp;</p> Gates Si Condition

Aprobado?

Si la solicitud ha sido aprobada el proceso contina con la siguiente actividad. No Condition Si la solicitud fue rechazada el proceso regresa a la actividad Reportar Gastos para realizar los cambios pertinentes.

2.1.1.3

Element

2.1.1.4 Description

Revisar Politicas

<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">El Departamento Administrativo debe revisar la informaci&#243;n aprobada, teniendo en cuenta que todos los gastos deben ser v&#225;lidos dentro de la pol&#237;tica de la compa&#241;&#237;a.</span></p> Performers Administrative Assistant Duracin 1 Da Acciones ejecutadas al entrar <p>&nbsp;</p> Acciones ejecutadas al guardar <p>&nbsp;</p> Acciones ejecutadas al salir <p>&nbsp;</p> Forma

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2.1.1.5 Description

Aprobar Reporte de Gastos

<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">En esta actividad el Jefe del solicitante debe aprobar o rechazar el reporte de gastos hecho por el solicitante.</span></p>

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Performers Boss Duracin 1 Da Acciones ejecutadas al entrar <p>&nbsp;</p> Acciones ejecutadas al guardar <p>&nbsp;</p> Acciones ejecutadas al salir <p>&nbsp;</p> Forma

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2.1.1.6 Description

Registrar Gastos

<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">En esta actividad se debe chequear la opci&#243;n de Gastos Registrados para evidenciar que se efectu&#243; el registro de los mismos.</span></p> Performers

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Administrative Assistant Duracin 1 Da Acciones ejecutadas al entrar <p>&nbsp;</p> Acciones ejecutadas al guardar <p>&nbsp;</p> Acciones ejecutadas al salir <p>&nbsp;</p> Forma

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2.1.1.7

Element

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2.1.1.8 Description

Polticas Ok?

<p><span style="font-family:Segoe UI;font-size:8pt;">Esta compuerta eval&#250;a si los gastos reportados est&#225;n dentro del marco de las pol&#237;ticas de la compa&#241;&#237;a.</span></p> Gates Si Condition Si el reporte de gastos es acorde con las polticas de la compaa, el proceso contina. No Condition Si el reporte de gasto no concuerda con las polticas de la compaa, el proceso regresa a la actividad Registrar Gastos.

2.1.1.9

Empleado

2.1.1.10

Jefe

2.1.1.11

Departamento Administrativo

2.1.1.12

Element

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PERFORMERS

Applicant (Role) Boss (Role) Administrative Assistant (Role)

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