CARACTERES

INTERNOS & EXTERNOS

DE UN DOCUMENTO
¿QUÉ SON LOS CARACTERES DE UN
DOCUMENTO?

• Los caracteres documentales son en términos apropiados los descriptores por su función y
utilidad en los AUXILIARES DESCRIPTIVOS. El conocimiento de los distintos
componentes de el documento, nos permite comprender mejor su naturaleza y realizar
análisis de elementos que se pueden tomar como descriptores.
 CARACTERES EXTERNOS

• Los caracteres externos consisten en las distintas propiedades que conforman la

apariencia y estructura física del DOCUMENTO, como ser color, tamaño, grosor, etc.;
son aquellos que a simple vista nos dan un indicio de que trata el DOCUMENTO. Es
decir, que la parte físi­ca nos da una idea aproximada sobre el contenido documental que
tratamos, si es un formulario, plano, mapa, nota, carta, oficio, etc.; forma, tamaño, color,
etc. son señas particulares del DOCUMENTO, agilizan la identificación visualmente
relacionada a la función que se realiza y nos dan pautas aproximadas de sus contenidos.
 CARACTERES INTERNOS

• Los caracteres internos se refieren más al contenido del DOCUMENTO pero para hacer
una DESCRIPCIÓN del contenido de cada DOCUMENTO resultaría una labor pesada e
innecesaria, por lo que se ha visto conveniente resumir aquellos caracteres comunes en
todos los DOCUMENTOS y que a su vez indiquen una referencia do­cumental que nos
permite ubicar y conocer su sentido en el auxiliar descriptivo. Así tenemos que las
propiedades principales de todo DOCUMENTO son: la enti­dad productora, los orígenes
funcionales, la fecha y lugar de producción (denominada también datación) y el
contenido sustantivo.
SE IDENTIFICAN ASÍ:

• CARACTERES INTERNOS: Entidad productora, fecha y lugar de producción,

contenido sustantivo y orígenes funcionales.
• ENTIDAD PRODUCTORA: Persona o corporación que realizó el documento.
• FECHA Y LUGAR DE PRODUCCIÓN: Dónde y cuándo fueron producidos los
documentos.
• CONTENIDO SUSTANTIVO: Asunto o tema que trata el documento.
• ORIGENES FUNCIONALES: Indica el cargo o la función de la persona que realizó el
documento. (Firma y cargo del responsable).
• CARACTERES EXTERNOS: clase, tipo, formato, cantidad.
• CLASE: Textual o no textual, iconográficos, sonoros, audiovisuales etc.
• TIPO: Carta, memorando, circular, Informe, acta, etc.
• FORMATO: Unidad archivable, expediente, legajo, libro.
• CANTIDAD: 1,2,34… ejemplares.
PRESENTADO POR:

Jessica Fruto Cuadro.

Julieth Yánez Díaz.
Anggy Sierra Alfaro.