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Control Interno

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Control Interno y Organizacin

Visin

Hacia dnde se dirige la organizacin? Dnde debera de estar?

Estrategia

Planes de accin.
Factores Crticos de xito
Financiero Procesos Internos

Cmo llegamos ah? Qu requerimos para hacerlo bien y alcanzar la estrategia? Cmo medimos que tan bien vamos? Cmo lo alcanzamos?
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Indicadores Clave de Desempeo / Medidas

Financiero Procesos Internos

Ambiente de Control

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Componentes de Control Interno

Monitoreo
Informacin y Comunicacin

3 4 5
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Actividades de Control

Evaluacin de Riesgos

Ambiente de Control

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Responsabilidad Frente al Control Interno

Alta Direccin de la Entidad Servidores Pblicos

Quin es el Responsable del Control Interno?

Delegados

Oficina de Control Interno

Directores Operativos Estado FREDDY W. OLAYA

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Control Interno en las Entidades Estatales

Sistema de Control Interno

Sistema de Planeacin y Estrategia Vision FREDDY W. OLAYA

Sistema Operativo
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Coordinacin del control

Acciones de control Sin Coordinacin

Con coordinacin
O b j e t i v o

Cual es el objetivo?

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CONTROL INTERNO CONTABLE

RESOLUCION 048 DE 2004

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REQUERIMIENTOS DE LA INFORMACIN CONTABLE PBLICA 1. OPORTUNA 2. OBJETIVA 3. CONSISTENTE

4. RELEVANTE 5. VERIFICABLE

6. COMPRENSIBLE

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PROCESO CONTABLE
EN EL MUNICIPIO

LIBROS AUXILIARES HECHOS ECONMICOS FINANCIEROS Y SOCIALES REVISIN VERIFICACIN Y CLASIFICACIN DE TRANSACCIONES DE DOCUMENTOS FUENTE Y SOPORTE

LIBROS AUXILIARES ELABORACIN COMPROBANTES AJUSTE

LIBROS AUXILIARES

IMPUTACIN SOPORTES CONTABLES

ELABORACIN COMPROBANTES DIARIO

ELABORACIN COMPROBANTES DE CIERRE

ELABORACIN ESTADO E INFORMES CONTABLES

DIARIO

LIBRO DIARIO MAYOR Y BALANCES

LIBRO DIARIO

SUBSISTEMAS DE : -PLANEACIN -PRESUPUESTO -RENTAS Y CUENTAS POR COBRAR -CUENTAS POR PAGAR -NMINA -TESORERA -INVENTARIOS -ACTIVOS FIJOS

MAYOR Y BALANCES UTILIZACIN CATLOGO DE CUENTAS

MAYOR Y BALANCES

CONTROL INTERNO
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OBJETIVOS

Mediante

el sistema de control interno fortalecer las reas contables y administrativas, con el nimo de obtener una informacin financiera que sea insumo para la toma de decisiones de las entidades pblicas.

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QUE ES ?
CONTROL INTERNO
Conjunto de planes, mtodos y medidas adoptadas dentro de la entidad para salvaguardar sus activos, promover una eficiencia en sus operaciones para el logro de un objetivo programado.

CONTROL INTERNO CONTABLE

EXISTENCIA Y EFECTIVIDAD DE MECANISMOS DE CONTROL Y VERIFICACION EN LAS ACTIVIDADES PROPIAS DEL PROCESO CONTABLE, CON EL OBJETIVO DE GARANTIZAR UNA INFORMACIN FINANCIERA, ECONOMICA Y SOCIAL DE ACUERDO A LAS NORMAS CONCEPTUALES, TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS. FREDDY W. OLAYA
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PARTICIPANTES DEL CONTROL INTERNO CONTABLE DIRECCION Orientacin general y evaluacin global de resultados. AREAS BASICAS A travs de normas y procedimientos establecidas para desarrollar sus actividades. AREAS DE APOYO Uso adecuado de los procesos administrativos tales como planeacin, control de gestin, evaluacin.

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El Proceso contable

Toma de decisiones

SISTEMA DE CONTABILIDAD

Actividades Financieras, Econmicas y Sociales

Informacin contable
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Contabilidad
Presupuesto

Almacen e Inv.

Oficina Jurdica
INFORMACION CONTABLE.

Recursos Humanos

Tesoreria

Oficina cuentas

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ANTECEDENTES Y SITUACION ACTUAL

DUPLICIDAD DE INFORMACION Almacn Tesorera Presupuesto

NO AUTONOMIA ADMINISTRATIVA Control previo Coadministracin AUSENCIA NORMATIVIDAD CONTABLE Definicin clara de parmetros Falta criterios de evaluacin de desempeo
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SITUACION ACTUAL
INTEGRIDAD DE INFORMACION POR ENTIDAD Control y seguimiento a Gestin. Definicin de parmetros de cambio de administracin Evaluacin a Control interno.

AUTONOMIA ADMINISTRATIVA Control POSTERIOR Procesos de modernizacin y mejoramiento

ESTABLECIMIENTO DE CONTABILIDAD Generacin de estados de Resultado Parmetros Homogneos Suministra criterios de evaluacin de desempeo
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Premisas o Particularidades

Integro:
comprende todas aquellas actividades que implican un movimiento financiero

El sistema debe posibilitar su modificacin permanentemente debido a cambios institucionales y legales

gil, practico permanente y en continua supervisin y evaluacin

Debe permitir la participacin de todos los que intervienen en los procesos

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Alcance
AREAS

OPERACIONES CONTABLES

FINANCIERAS

ADMINISTRATIVAS

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Ciclos o Procesos

Planeacin

NOMINA

CUENTAS POR PAGAR

PRESUPUESTO

COMPRAS O ADQUISICIONES

ACTIVOS FIJOS

CUENTAS POR COBRAR

DEUDA PUBLICA

INVERSIONES

TESORERIA INGRESOS FREDDY W. OLAYA

COSTOS 19 19

Fundamentos
Identificacin

1. IDENTIFICACIONDE PROCESOS

Clasificacin Medicin

A. FASE RECONOCIMIENTO

REGISTRO

Identificacin
B. FASE DE EVALUACIN.

Clasificacin Medicin

REGISTRO
C. FASE DE REVELACIN

Preparacin de estados financieros Anlisis de informacin

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Fundamentos
2. IDENTIFICACIONDE ACTIVIDADES

3. DEFINICION DE PROCEDIMIENTOS.

3.DEFINICION DE TAREAS

4. INDICADORES

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TIPOS DE CONTROL
DE LEGALIDAD

Basados en los procedimientos, normas y dems directrices

Registros de acuerdo a normas conceptuales, tcnicas y procedimientos establecidos Seguimiento procesos administrativos y seguimiento sistema. Administracin correcta de los recursos y destinacin de los mismos.
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FINANCIERO

Operativo, informtico

De gestion
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OPERATIVIDAD DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

Estructura del Control Interno Contable

1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATGICO.
Establece las bases para que el Control Interno Contable sea una prctica continua que garantice la consecucin de sus objetivos, en forma eficiente, eficaz y econmica, en el planeamiento y direccionamiento de la accin contable de la entidad. El Subsistema de Control Estratgico est compuesto por:

1.1. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL 1.2. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO 1.3. COMPONENTE ADMINISTRACIN DE RIESGOS
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OPERATIVIDAD DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

Estructura del Control Interno Contable

2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN
Su funcin es permitir el adecuado control sobre el proceso Contable de la entidad, teniendo en cuenta las acciones y mecanismos de prevencin de riesgos y los indicadores que permiten verificar la obtencin de los resultados esperados. El Subsistema de Control de Gestin est compuesto por:

2.1. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL 2.2. COMPONENTE INFORMACIN 2.3. COMPONENTE COMUNICACIN PBLICA
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OPERATIVIDAD DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

Estructura del Control Interno Contable

3. SUBSISTEMA DE EVALUACIN A LA GESTIN
Permite la evaluacin continua de los planes, programas, procesos, actividades y registro de las operaciones de la entidad posibilitando la medicin de la gestin contable. El Subsistema de Evaluacin a la Gestin est compuesto por:

3.1. COMPONENTE AUTOEVALUACIN 3.2. COMPONENTE EVALUACIN INDEPENDIENTE

3.3. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO

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Elementos del Control Interno Contable

Ambiente de control
Operacionalizacin de los procesos Administrativos Sistema de informacin y documentacin Retroalimentacin y mejoramiento continuo

Todos permiten la operacin de un sistema de control interno contable adecuado.

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Elementos del Control Interno Contable

Generar

AMBIENTE DE CONTROL INTERNO CONTABLE

procesos de reflexin y autocontrol dirigidos a generar conductas ticas, de disciplina y estructura en los servidores pblicos.
Promover

el desarrollo integral, profesional y humano generando una cultura de control interno contable incluyendo reas, personas, procesos,procedimientos, informes y controles entre otros
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Elementos del Control Interno Contable

OPERACIONALIZACION

DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Coherencia e interrelacin existente en los procesos fundamentales de la administracin y las actividades relacionadas con proceso contable.

el

Vincular los elementos de la planeacin, ejecucin, seguimiento y control de las actividades con el proceso contable, hasta la generacin de los estados financieros.
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Elementos del Control Interno Contable

SISTEMA DE INFORMACIN Y DOCUMENTACION

Existencia de sistemas de informacin que integren las distintas funciones, fuentes, reas, actividades y procesos para el reconocimiento de las transacciones contables con adecuada consistencia, objetividad y transparencia.

Necesidad y obligacin de elaborar manuales de procesos y funciones que especifiquen claramente que debe cumplirse al interior de cada rea para la emisin de los estados financieros de la entidad.

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Elementos del Control Interno Contable

RETROALIMENTACION Y MEJORAMIENTO CONTINUO

.La utilizacin de herramientas de mejoramiento continuo y solucin de problemas de acuerdo a las teoras administrativas que se imponen en la actualidad, son herramientas tiles para realizar una retroalimentacin y un mejoramiento, a los procesos administrativos, y por ende mejora el flujo de informacin a contabilidad.
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Auditora al sistema de control interno contable FASES

PLANEACION

EJECUCION

COMUNICACION DE HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES

EVALUACION

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Auditoria al sistema de control interno contable

Definir procesos crticos de flujo de informacin
Notas a los estados financieros Manuales de procesos

Evaluacin y verificacin

Flujo de informacin

Seguimiento al proceso

Definir puntos crticos

Evaluar incidencia en la informacin contable

Casos especificos

Informe de auditoria con recomendaciones

Presentar propuestas de correccin

oym

Seguimiento

peridico

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INFORMES DE CONTROL INTERNO CONTABLE

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Marco legal
INFORME ANUAL DE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE.

Debe ser suscrito por el Jefe Oficina de Control Interno

El jefe de la oficina de CI tiene la responsabilidad de evaluar cuatrimestralmente, segn lo dispuesto por el Contador General, que haga sostenible el proceso de saneamiento contable efectuado. (Art. 7 Dec. 1914 de 2003).
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OTROS INFORMES
INTERMEDIOS
Debe presentarse por lo menos 3 veces al ao en las siguientes fechas:

mayo 31 Septiembre 30

Enero 31

Sobre la efectividad de los controles del periodo examinado

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OTROS INFORMES
EVENTUALES

Debe presentarse en diferentes oportunidades cuando y ante situaciones que lo ameriten, con el animo de corregir deficiencias en el proceso de financiero examinado

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OTROS INFORMES
DE OBSERVACIONES

Debe presentarse a los jefes de cada rea para poner en conocimiento, deficiencias significativas en el control interno contable, irregularidades, fraudes. Etc. Informe que se presentara dentro de los 5 das hbiles siguientes a la ocurrencia del hecho.
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Composicin del informe

Introduccion Conclusiones

INFORME

Observaciones

Firma y remission

Recomendaciones

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1.Introduccin informe Control Interno

Relativa a la entidad
ANTECEDENTES Y BASE LEGAL

Breve resumen de la estructura organizacional de la entidad, definir cual es su cometido estatal y su vinculacin al plan de desarrollo, de igual forma sus metas y objetivos de acuerdo a la administracin, es bsico presentar claramente las disposiciones legales que la regulan, antecedentes histricos y procesos por los cuales atraviesa.

Motivo.
RELATIVA AL EXAMEN Expresar claramente la motivacin del examen si se encuentra dentro del desarrollo del trabajo de control interno, o si es una herramienta de mejoramiento continuo de un proceso, o si es un replanteamiento de los procesos y evaluacin a las metodologas existentes.

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1.Introduccion informe Control Interno

Naturaleza y Objetivos
RELATIVA AL EXAMEN

Se debe definir claramente que se pretende lograr con el desarrollo del trabajo si es subsanar inconsistencias en procesos y es redisear metodologas o simplemente est dentro de las actividades normales de las funciones de control interno.

Metodologa de trabajo y Alcance

RELATIVA AL EXAMEN

Esta es la parte mas importante en cuanto a lo que tiene que ver con la realizacin del trabajo y presentacin del informe. Como premisa fundamental para la realizacin del trabajo se debe tomar como base fundamental las normas de auditoria generalmente aceptadas
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1.Introduccion informe Control Interno

Metodologa de trabajo y Alcance.
De acuerdo a stas normas el trabajo debe ser perfectamente planeado, definiendo claramente su cobertura, profundidad, periodo examinado, mbito geogrfico, reas involucradas dentro del examen y las limitaciones que se presenten ( precisarlo claramente en el informe)

RELATIVA AL EXAMEN

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Fases de una auditoria

Anlisis

Planificacin Inicial

de la entidad entorno, situacin legal, objetivos.

Revisin

analtica y general a los estados financieros. rojas sobre cifras significativas. de puntos crticos o inconsistencias detectadas

Banderas

Identificacin

Anlisis de Riesgo

Identificacin Evaluacin Prueba

de los sistemas de control interno vinculados a los puntos crticos detectados preliminar del riesgo sobre el sistema de control interno

Evaluacin

definitiva de riesgo

Ejecucin del trabajo

Elaboracin

de programas de trabajo

Ejecucin

trabajo

del

Generar Informe Control interno

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2. Conclusiones
Generales

Se suministra un criterio global acerca de la informacin contable generada por la entidad, si es confiable y til. Lo mas importante es definir si las operaciones son registradas en forma exacta, veras y oportuna. Adicional a esto si los estados financieros son presentados de acuerdo a las normas.
Reportar

Especficas

si existe rea funcional responsable de las actividades de contabilidad en el ente. Si se da cumplimiento a las circulares emitidas por la Contadura. En especial la relacionada con bienes inmuebles. Si la entidad se encuentra sujeta al mbito de aplicacin del SIIF se debe reflejar el estado de su implantacin en cuanto a procesos funcionales
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3.Observaciones
Teniendo en cuenta, la ejecucin del trabajo en este punto se deben citar todas aquellas circunstancias o hechos que incidan significativamente en el proceso de suministro y registro de informacin contable por parte de la entidad.
Estos hechos deben estar perfectamente soportados y documentados con papeles de trabajo y deben ilustrase de manera generosa de tal forma que permitan su fcil comprensin.

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4. Recomendaciones
Las recomendaciones deben dirigirse al representante legal de la entidad, las cuales deben ser orientadas a promover un ambiente de control y mejorar los procesos detectados como deficientes Estas recomendaciones deben ser constructivas y fundamentadas en los papeles de trabajo realizados, adems deben permitir que al ser implantadas mejoren significativamente el desempeo de los funcionarios para el logro de metas y objetivos propuestos.

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5.Anexos
Una

vez ejecutado el trabajo como fruto de este se generan papeles de trabajo los cuales deben estar debidamente soportados, los cuales pueden ser suministrados como anexos para el informe y de esta forma facilitar su comprensin.

Papeles de trabajo

Dentro

de ellos tenemos: de trabajo de arqueos de caja fsicos tomados

Planillas

Inventarios Diagrama Copias

de procesos existentes vs. los documentados

de contratos y documentos soportes de actuaciones econmicas del ente entre otros.

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5. Firma y Remision

El

informe debe ser firmado por el jefe de control interno, asesor, Coordinador, Auditor interno o quien haga sus veces, posterior a esto deben ser remitido al representante legal de la entidad, de acuerdo a la ley 87 de 1993, articulo 14.

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MUCHAS GRACIAS

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