SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

DE BUCARAMANGA
SOCIALIZACIÓN PROCESO DE AUDITORÍA A LA INFORMACIÓN
REPORTADA POR LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS AL SISTEMA
INTEGRADO DE MATRÍCULA – SIMAT.

Jahir Gilberto Aparicio Barragán Jolman Leandro chavarro

Profesional Universitario - Matricula Profesional Universitario – Población vulnerable
OBJETIVOS

Realizar auditoría y seguimiento a la información

reportada por los establecimientos educativos y ETC, Anexo1_Informe de Hallazgos e Inconsistencias -
en el Sistema Integrado de Matrícula – SIMAT del FASE I
Ministerio de Educación Nacional para la vigencia
2021 para la toma de decisiones. ID_Regla Nombre regla # registros
R1.1_Oficial Duplicados S. Oficial 46
R1.1_Privado Duplicados S. Privado 25
Este documento tiene por objeto dar a conocer la R2 Grados 663
metodología establecida por el MEN, y demás R3 Edades 414
aspectos institucionales, sobre los cuales se R4 Residencia 51
desarrollará el proceso. R5 Eficiencia 1.610
Total Registros 2.809
 REGLAS DE VALIDACIÓN
REGLA 1: DUPLICADOS:
Subregla 1.2: Duplicados con cambio de información
Subregla 1.1: Duplicados:
Verifica los registros reportados en la R1 – Fase.I que
Permite identificar posibles duplicidades en el
tuvieron algún cambio en la información registrada en
registro de matrícula utilizando las variables de
SIMAT para el corte del Informe Fase II y que
identificación del alumno.
conservaron el mismo PER_ID.

Posibles Duplicidades vs. Base Datos RNEC

1. Registros en SIMAT sin información en Base Datos de RNEC (utilizando
los campos: número de documento, nombres, apellidos y fecha de
nacimiento)
• Uno de los dos registros con posible duplicidad no se encuentra en
Base Datos RNEC.
• Los dos o mas registros con posible duplicidad no se encontraron en
Base Datos RNEC.
2. Registros a nivel nacional que, si cruzan contra la base de Registraduría
utilizando estos campos, sin embargo existe una posible duplicidad.
 REGLAS DE VALIDACIÓN
REGLA 2 – GRADOS
Identificar posibles inconsistencias en el registro del grado del alumno en la vigencia anterior (2020) y el
registrado en el presente año (2021).

Casos de Inconsistencias de Validación

Caso_1: estudiantes de preescolar que son
promocionados en dos grados o más (No se incluye
aceleración del aprendizaje e incluye ciclos de adultos) .
Caso_2: estudiantes de prejardín y jardín que son
promocionados a aceleración del aprendizaje (Primaria)
sin haber cursado el grado de Transición 1.
Caso_3: estudiantes de educación regular que son
promocionados en más de dos grados1.
Caso_4: Estudiantes de primaria de grados entre 1 y 3,
de 12 años o menos, que son promovidos a ciclos de
adultos de secundaria y media1.
Caso_5: Estudiantes de 14 años o menos que aprueban
grado 5 y son promovidos a ciclos de adultos1.
Caso_6: Estudiantes de grados 6, 7 y 8 que son
promovidos a ciclos de adultos1.
Caso_7: Estudiantes normalistas en el sector oficial que
pasan a ciclos de adultos en la siguiente vigencia.
Caso_8: Estudiantes en ciclos de adultos que son
promocionados en dos o más ciclos1.
Caso_9: Estudiantes que retroceden en un grado o más
en la siguiente vigencia

(No se incluye aceleración del aprendizaje, Grado = 99) .

1 No se consideran estudiantes marcados con algún tipo de discapacidad o capacidad excepcional, decreto 1920
 REGLAS DE VALIDACIÓN
REGLA 3 – EDAD
Identificar registros de estudiantes en estado matriculado con edades atípicas en relación con el grado académico cursado, para
el caso de los estudiantes sobre los cuales la ETC realizó algún tipo de marcación de discapacidad, no son incluidos en las
validaciones realizadas dentro la regla.
Parámetros de Edad de los Estudiantes para Cada Grado Académico
1. Estudiantes de 0 años en cualquier Grado (Edad = 0, Grado =
Todos).
2. Niños de primera infancia con edad mayor o igual a 4 años.
Niños de grado jardín con edad menor o igual a 2 años o mayor o
igual a 6 años. Niños de grado jardín con edad menor o igual a 2
años o mayor igual a 7 años.
3. Niños de grado 0 con edad menor o igual a 3 o mayor o igual a 8
años. Niños de grado 1 con edad menor o igual a 4 o mayor o igual
9 años. Niños de grado 2 con edad menor o igual a 5 o mayor o
igual a 10 años.
4. Niños de grado 3 con edad menor o igual a 6 o mayor o igual a
11 años. Niños de grado 4 con edad menor o igual a 7 o mayor o
igual a 12 años. Niños de grado 5 con edad menor o igual a 8 o
mayor o igual a 13 años.
5. Estudiantes de grado 6 con edad menor o igual a 9 o mayor o igual a 14 años.
Estudiantes de grado 7 con edad menor o igual a 10 o mayor o igual a 15 años.
Estudiantes de grado 8 con edad menor o igual a 11 o mayor o igual a 16 años.
6. Estudiantes de grado 9 con edad menor o igual 12 o mayor o igual a 17 años.
Estudiantes de grado 10 con edad menor o igual a 13 o mayor o igual 18 años.
Estudiantes de grado 11 con edad menor o igual a 14 o mayor o
igual 19 años. 10 y 11 con edades menores a 12 años y mayores a 19 años.
7. Estudiantes de grado 12 con edad menor o igual 15 o mayor o igual a 20 años.
Estudiantes de grado 13 con edad menor o igual a 16 o mayor o igual 21 años.
Estudiantes de grado 21, 22, 23, 24, 25 o 26, con edad menor o
igual a 12 años.
8. Estudiantes de grado 99 (aceleración del aprendizaje) con edad menor o igual 9
años y mayor o igual a 17 años.
 Criterios adicionales de validación
REGLA 3 – EDAD

CRUCE CON BASE DE DATOS MAESTRA-MEN

• Menor: La edad es inferior a la que se esperaría, según la edad

registrada en el año inmediatamente anterior.
• OK: La edad es la correcta, según la edad registrada en el año
inmediatamente anterior.
• Mayor: La edad es superior a la que se esperaría, según la edad
registrada en el año inmediatamente anterior.
• N.V. (No Validable): corresponde a aquellos registros en los cuales no
se puede estimar su comportamiento debido a que el estudiante no
aparece matriculado en uno o ambos de los años analizados
 REGLAS DE VALIDACIÓN

REGLA 4 – RESIDENCIA
Identificar los estudiantes a quienes no se les ha actualizado la dirección de residencia a nivel de departamento y
municipio. Reporta los alumnos matriculados en instituciones y cuyo lugar de residencia (Municipio –
Departamento) es muy distante a la institución donde está matriculado.

REGLA 5 – EFICIENCIA
Identificar los estudiantes que aparecen como aprobados en el año 2020, pero en al año 2021, están registrados en
el mismo grado, o alumnos reprobados año 2020 y están registrados en un grado superior para el año 2021 (no se
consideran ciclos de adultos).
INFORME DE HALLAZGOS E INCONSISTENCIAS
Anexo 1
IDENTIFICACIÓN DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA

• Filtrar:

Para la regla 1 solo se puede filtrar con el numero

del código DANE de la institución educativa o sede

Para las demás reglas se puede filtrar por los códigos

DANE o directamente con el nombre de la
institución educativa o sede
IDENTIFICACIÓN DE ALUMNOS
NOM_TIPO_ FECHA_
PER_ID NRO_DOCUMENTO APELLIDO1 APELLIDO2 NOMBRE1 NOMBRE2
DOCUMENTO NACIMIENTO

PER_ID: corresponde al numero único de identificación del registro en SIMAT

NOM_TIPO_DOCUMENTO: corresponde al tipo de documento con el que se encuentra registrado el

alumno en SIMAT

NRO_DOCUMENTO: corresponde al numero de documento con el que se encuentra registrado el

alumno en SIMAT

FECHA_NACIMIENTO: corresponde a la fecha de nacimiento con la que se encuentra registrado el

alumno en SIMAT

APELLIDO1 APELLIDO2 NOMBRE1 NOMBRE2: corresponde al nombre con el que se encuentra

registrado el alumno en SIMAT
Los datos contenidos en el anexo 1 corresponden a los del SIMAT con corte de agosto del 2021
Justificaciones y Observaciones en Anexo 1
Informe de Hallazgos e Inconsistencias

Para las columnas JUSTIFICACION /

OBSERVACIÓN se debe desplegar la lista
de respuestas y seleccionar la mas adecuada
según sea el caso.

si fue necesario realizar alguna

modificación en el SIMAT en la columna
AJUSTÓ INFORMACION se debe
desplegar la lista de respuestas y marcar SI,
en caso contrario se debe marcar NO.

Para realizar observaciones adicionales para

explicar la selección de la justificación
puede utilizarse la columna
COMPLEMENTO OBSERVACIÓN
 SUBSANACIÓN DE HALLAZGOS
Para los registros reportados como HALLAZGOS en la Hoja “R1.1_Oficial”
remitir mínimo una de las evidencias que se relacionan en la Tabla:

Nota: Para el caso de los estudiantes provenientes de otros

países y que no cuenten con los documentos de Identificación
válidos en nuestro país mencionados en la Tabla, se tendrán en
cuenta como evidencia de la atención del estudiante por parte de
la IE los documentos de identidad presentados por los acudientes,
expedidos por una Entidad Gubernamental reconocida en el país
de origen. En caso tal, que el estudiante no cuente con documento
de identidad alguno, la Institución educativa deberá presentar la
documentación de matrícula y el último boletín de calificaciones
expedido por el Establecimiento Educativo debidamente suscrito y
con las variables mínimas de identificación del estudiante
(nombres, apellidos, fecha de nacimiento y NES) que corresponda
a la vigencia 2021.

Tabla: Documentos de Identificación válidos para el proceso de subsanación

de hallazgos en la Subregla 1.1 Duplicados, dentro del proceso auditor 2021.
 VERIFICACIÓN SIMAT
1. Ingresar al sistema 2. Buscar el registro por consulta de alumnos

3. Realizar la consulta del alumno por 4. Revisar el historial académico por ESTADOS y
documento o por apellidos y nombres actualizar el registro del alumno por VER
ALUMNO
 PLAZO DE JUSTIFICACIÓN Y SUBSANACIÓN
• Se debe enviar al correo electrónico cobertura.educativa@bucaramanga.gov.co con copia a
jgaparicob@bucaramanga.gov.co la respectiva justificación y subsanación antes del 5 de
noviembre del 2021.

VERIFICACIÓN DOCUMENTO DE ESTUDIANTES EN RNEC

• Link: https://consultasrc.registraduria.gov.co:28080/ProyectoSCCRC/
Cobertura.educativa@bucaramanga.gov.co