COMUNICADO COB. No.

53

DE: DIRECCIÓN DE COBERTURA

PARA: RECTORES (AS) DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES

Y ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS NO OFICIALES,
DIRECTORES DE NUCLEO Y FUNCIONARIOS ADMINISTRATIVOS
QUE APOYAN EL PROCESO DE MATRÍCULA DE LOS MUNICIPIOS
NO CERTIFICADOS DEL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

ASUNTO: AJUSTE REGLAS AUDITORIA MEN CALIDAD DE LOS REGISTROS

EN SIMAT VIGENCIA 2023.

FECHA: AGOSTO 28 DE 2023

Cordial saludo desde el Gobierno Cundinamarca Región que Progresa en Educación,

La Secretaria de Educación – Dirección de Cobertura, publico en el mes de agosto el

comunicado COB No 050 de agosto 10 de 2023 con asunto “Inicio Auditoria MEN
Calidad De Los Registros En Simat Vigencia 2023”, donde se informaba que el
Ministerio de Educación Nacional realizo una serie de cruces de la información
registrada en el Sistema Integrado de Matriculas SIMAT para la vigencia 2022 y mayo
de 2023, encontrando 17.667 inconsistencias (Reglas 1 a la 5) y 194.777
inconsistencias (Reglas 6 a la 8) para las Instituciones Educativas Oficiales y los
Establecimientos Educativos No Oficiales, dando como plazo para corregir la
información en SIMAT hasta el día 1 de septiembre de 2023.

Así mismo es importante mencionar que en la Resolución 4350 del 02 de junio de

2022 “Por medio de la cual se establece el proceso de gestión de la cobertura educativa para
la vigencia 2023 en las Instituciones Educativas Oficiales ubicadas en los municipios no
certificados del Departamento de Cundinamarca y se dictan otras disposiciones para las
Instituciones Educativas no oficiales”, en el artículo No 33 y 35 mencionan lo siguiente:

ARTÍCULO 33. Etapa de Auditoría de la Secretaría de Educación La auditoría que realice la

Secretaría de Educación tiene los siguientes objetivos:

1. Evaluar la ejecución del proceso de gestión de la cobertura educativa en las instituciones

educativas que hayan sido focalizadas.
2. Identificar las inconsistencias y proponer una ruta para el mejoramiento continuo
3. Validar la veracidad de la información reportada en el SIMAT

ARTÍCULO 35. Responsabilidades de los rectores de las Instituciones educativas oficiales. En

la etapa de auditoría, los rectores de las Instituciones educativas tendrán las siguientes
responsabilidades:

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 1. Proporcionar toda la información requerida por la Secretaría de Educación para la ejecución
del proceso de auditoría.
2. Establecer con la Secretaria de Educación el plan de mejoramiento que sea necesario.
3. Actualizar la información en el SIMAT, cuando sea necesario
4. Ejecutar el plan de mejoramiento propuesto por la Secretaría de Educación como resultado
de la Auditoría.
5. Realizar auditorías internas de seguimiento a la matricula reportada en el sistema de
Matricula Estudiantil de Educación Básica y media — SIMAT, mínimamente una vez al año

Adicionalmente y una vez verificada la información enviada se encontró que aún está
pendiente la siguiente información:

Regla Descripción Colegios Registros

Pendientes de Pendientes de
realizar ajuste ajustes
Registros con posible duplicidad según la
información de identificación del estudiante
(tipo de identificación, número de Oficiales 26 Oficiales 56
1. Duplicados identificación, fecha de nacimiento, Privados 33 Privados 59
municipio de nacimiento, nombres y
apellidos) y número de identificaciones
iguales.
Identificar posibles inconsistencias en el
2. Grados registro del grado del alumno en la vigencia
anterior (2022) y el registrado en el presente 281 1.177
año (2023)., identificados con los códigos
que se presentan en el anexo 1.
Identificar registros de estudiantes en
estado matriculado con edades atípicas en
3. Edades relación con el grado académico cursado,
para el caso de los estudiantes sobre los 133 415
cuales la ETC realizó algún tipo de
marcación de discapacidad, no son
incluidos en las validaciones realizadas
dentro de la regla.
Identificar los estudiantes a quienes no se
4. Residencia les ha actualizado la dirección de residencia
a nivel de departamento y municipio.
Reporta los alumnos matriculados en 128 469
instituciones y cuyo lugar de residencia
(Municipio–Departamento) es muy distante
a la institución donde está matriculado.
Identificar los estudiantes que aparecen
como aprobados en el año 2022, pero en al
5. Eficiencia año 2023, están registrados en el mismo
grado, o alumnos reprobados año 2022 y 358 6.231
están registrados en un grado superior para
el año 2023 (no se consideran ciclos de
adultos).
6. Completitud Hace referencia a la completitud de la
información de las variables en SIMAT
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 Apoyo académico especial, Sistema de 520 46.200
responsabilidad penal para adolescentes
(SRPA), Trastornos Específicos del
aprendizaje
7. Calidad de Esta regla busca identificar los registros
datos en la inconsistentes en el tipo de documento del
variable “tipo estudiante. El ajuste de esta variable en el 128 586
de sistema puede realizarse a través de los
identificación” menús: Estudiantes/ Consulta de alumnos o
matrícula/ Novedades y la Opción “Ver
alumno”.
8. Calidad de Verificar los registros que NO tuvieron algún
datos en la cambio en la información registrada en el
variable SIMAT con corte noviembre 2022, con
“Direccion de respecto a la información reportada en la
residencia” matrícula con corte a mayo 2023, es decir, 112 7.107
siguieron conservando la misma dirección
de residencia, sin embargo, actualizaron el
departamento y municipio de residencia

Por lo anteriormente mencionado y teniendo en cuenta que aún faltan muchos

Colegios por reportar la información, la Direccion de Cobertura realizara un plan de
mejoramiento con el fin de que las Instituciones Educativas oficiales y
Establecimientos Educativos no oficiales a través del siguiente link
https://cundinamarcatic-
my.sharepoint.com/:f:/g/personal/oortegon_cundinamarca_gov_co/Ei8CA2r1v-
xGmwKMDq9G34QB1kxfiA0p5i8KUjItj9V-CA?e=kpsQaQ ajuste en línea el archivo en
Excel con las inconsistencias encontradas por parte del equipo auditor del Ministerio
de Educación Nacional en cada una de las reglas mencionadas anteriormente con el
ánimo de ser verificadas y ajustadas en SIMAT

Una vez la Institucion educativa o establecimiento educativo realice la verificación y

ajuste en SIMAT según corresponda, se deben diligenciar en los archivos la última
columna justificación / observación donde deben seleccionar una de las opciones
de la lista desplegable y la columna ajustó información en SIMAT seleccionando la
opción sí o no, esta información debe estar ajustada antes del viernes 01 de
septiembre.

Adicionalmente para las inconsistencias de la regla 1 duplicidad se debe ajustar la

información en SIMAT y enviar el documento de identificación en formato PDF o el
Folio o ficha de matrícula y último boletín de calificaciones con las variables mínimas
de identificación del estudiante, en caso de no contar con ningún tipo de
documentación al equipo de la Direccion de Medios y Nuevas Tecnologías, así
mismo, el archivo enviado debe ser renombrado con el nombre de la Institucion
Educativa o del Establecimiento Educativo seguido del nombre del estudiante,
ejemplo: IED Solecito - Pepito Perez.

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Así mismo, es importante recordar que la matrícula reportada por la Secretaria de
Educación a través del SIMAT es la principal fuente de información para el giro de
recursos que realiza el Ministerio de Educación por concepto de la población atendida,
por tanto, la calidad y veracidad de la información reportada en el sistema es
responsabilidad de los rectores (as) o directores (as) de los establecimientos
educativos, conforme a lo establecido en los Artículos 33 y 35 mencionados
anteriormente.

En consecuencia, quienes no den cumplimiento al proceso de auditoria se realizará la

respectiva comunicación de incumplimiento ante la dirección de Inspección, Vigilancia
y Control de la Secretaria de Educación, teniendo en cuenta las consecuencias que le
podrían acarrear a la secretaría.

GENNY MILENA PADILLA REINOSO

DIRECTORA DE COBERTURA EDUCATIVA

NOMBRE CARGO ACTIVIDAD FIRMA

Iris Valbuena López Técnico Operativo Proyectó

“Los aquí firmantes manifestamos que hemos leído y revisado toda la información que obra en este documento, el cual
se encuentra ajustado a la ley, por lo que se presenta para firma de la Directora de Cobertura”

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