Anexo 1.

GUÍA PARA EL ANÁLISIS DE CAUSAS DE

ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS DERIVADAS
DE PLANES DE MEJORAMIENTO EN LA ENTIDAD
Procedimientos:
• Formulación y modificación planes de mejoramiento de origen interno (PCD-PE-017)
• Formulación y modificación planes de mejoramiento de origen externo (PCD-PE-021)

SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL

Fecha: Memo I2023038074 - 06/12/2023

Versión: 0
 1.Objetivo

2.Análisis inicial

3.Metodologías

3.1 Lluvia de ideas

3.2. Los 5 por qué?

Índice 3.3. Análisis de datos

3.4 Benchmarking

3.5 Espina de pescado

3.6 Árbol de problemas

4. Preguntas finales y definición de causa raíz

1. Objetivo

Aportar alternativas metodológicas para la realización del análisis

de causas en la Secretaría Distrital de Integración Social, para que
sean tenidas en cuenta durante la formulación de planes de
mejoramiento de origen interno o externo y se pueda llevar a cabo
un análisis consciente en cada caso particular de hallazgo y
contexto en las distintas dependencias o grupos de trabajo.
 2. Análisis inicial.
Con base en la información de todos los hallazgos a analizar se debe evaluar
la afinidad entre hallazgos: Si es posible y para optimizar el análisis de
causas, se agrupan hallazgos que tengan incumplimientos en común, de lo
contrario se analizan de manera individual.

Utilice las siguientes preguntas para reunir información adicional e iniciar el

análisis de las posibles causas:

• ¿Cuál es el incumplimiento o la situación? (Incumplimiento total, por ejemplo

“Ausencia de…”, Incumplimiento parcial, por ejemplo: “Deficiencia en…”)
• ¿Cuáles requisitos no se están cumpliendo o se incumplirán en el futuro?
• ¿Cómo se evidenció?
• ¿Qué NO debió haber sucedido?
• ¿En qué momento se presentó?
• ¿Bajo qué circunstancias se presentó?
• ¿Con qué frecuencia se presenta?
• ¿Cuál ha sido el costo?
• ¿Qué puede suceder en caso de no hacer nada?
 3. Metodologías
Una pregunta obligatoria que nos debemos
realizar es:

¿Qué métodos se deben emplear para diseñar

un plan de mejoramiento concreto y
completo?

Las metodologías que se pueden implementar

y que se recomienda en esta guía son;
3.1 - Lluvias de ideas
3.2 – Los 5 por qué?
3.3 - Análisis de datos
3.4 - Benchmarking
3.5 - Espina de pescado
3.6 - Árbol de problema
3.1 Lluvia de
ideas
¿Qué es?
Definida como una estrategia de trabajo grupal,
facilita el surgimiento de ideas sobre un tema o
problema determinado, cualquier persona
puede aportar las ideas que crea convenientes.
Hay que contemplar que en esta estrategia se
prioriza la cantidad más que la calidad de las
ideas que aporta el grupo.
 ¿Como se utiliza?
 Escoja un miembro del equipo como facilitador y motivador del proceso.
 Exponga el problema.
 Haga énfasis en que todas las ideas son válidas.
 Establezca un tiempo límite para la exposición de las ideas.
 Escriba cada idea en el menor número posibles de palabras.
 Verifique con el miembro del equipo la idea expuesta para evitar
repeticiones e interpretaciones.
 Fomente la creatividad. Ni el Facilitador, ni los demás miembros del equipo
deben criticar las ideas expuestas.
 Revise la lista para verificar su comprensión.
 Evalúe las ideas para priorizarlas.
 Realice una lista breve de ideas priorizadas
 Escoja la idea (causa) generadora del problema con las ideas priorizadas.

Con este ejercicio, se recopilarán aquellas ideas que a criterio del grupo formulador
resulten más ajustadas a la realidad de lo que pudo haber ocurrido.
3.2. Los 5 por qué?

¿Qué es?

Para Bjørn Andersen (2006), el concepto clave de la técnica

de los cinco por qué es seguir planteando las preguntas "¿por
qué?" siempre que se haya identificado una nueva causa.
Cada vez que se responde a la pregunta de por qué trayendo
otra causa a un nivel más alto en la jerarquía de causas,
inmediatamente se vuelve a preguntar “¿por qué?”. Este
enfoque implacable mantiene alerta a quienes trabajan en
el problema, por lo que no les permite conformarse con
nada menos que la causa raíz.
 Reúna un equipo de personas que conozcan el área donde se presentó la no
conformidad y que, de ser posible, se hayan visto afectadas con el problema.

Utilice un tablero de presentación, en el que se escribirá una descripción del

problema, de la manera más completa posible. Es importante que el equipo llegue
a un consenso con respecto a la descripción del problema y sus detalles.

¿Como se Haga que los miembros del equipo se pregunten por qué ocurrió el problema y
utiliza? anote la respuesta en el tablero.

Repita la operación, siempre fundamentando el nuevo porqué en la última

respuesta. Cada nueva respuesta ha de anotarse en el tablero.

Consulte al equipo sobre si consideran que han encontrado la causa raíz después
de cada respuesta. Esta decisión debe ser unánime y de común acuerdo. De no
haber consenso se repetirá la pregunta hasta la 5 vez hallar la causa raíz.
3.3 Análisis de datos

¿Qué es?
Otra estrategia que se recomienda consultar es
el tablero de Power BI que ha consolidado la
Subdirección de Diseño, Evaluación y
Sistematización a partir del reporte publicado
por la Oficina de Control Interno en la página
web de la entidad mensualmente, este tablero
en su lienzo 3, cuenta con un motor de
búsqueda de palabras clave de acciones de
mejora y/o hallazgos que ya han sido ejecutadas
y cuyo estado es “cerrada” y que fueron
efectivas. La consulta podrá realizarse como un
ejercicio de apoyo a la formulación de la causa
raíz tomando como ejemplo lo planteado en
hallazgos anteriores que podrían haber sido
similares y cuya causa permitió el desarrollo de
acciones que al final de su ejecución fueron
efectivas.
¿Como se utiliza?

Se consultan a través del Power Bi lienzo 3 los ejemplos exitosos que pueden haber servido
en estos hallazgos anteriormente .
A su vez, se insta a las dependencias que tengan a su cargo la formulación de planes de
mejoramiento, que hagan un ejercicio de análisis de información para aquellos hallazgos
que sean de carácter global y que puedan tener injerencia con temas de escala distrital y
que puedan estar contenidos en planes de mejoramiento de otras entidades del distrito,
tomando como referencia y ejemplo aquellas causas establecidas por otras entidades y
que puedan llegar a ser similares en contexto a los eventos analizados al interior de la
dependencia o proceso a cargo de la formulación.
Con las consultas realizadas se logra identificar una causa raíz registrada en los histórico.
3.4 Benchmarking

¿Qué es?
El Benchmarking consiste en un estudio
profundizado sobre otras entidades
públicas distritales o nacionales para
entender las estrategias y mejores
prácticas utilizadas por ellos en la
formulación de planes de mejoramiento.
Siendo así, este análisis permite que tu
dependencia reproduzca o adapte
algunas de las acciones que pudieron ser
efectivas en otras entidades y pueden
ayudarnos en la resolución de un
hallazgo.
¿Como se utiliza?
 Identifique el hallazgo a analizar.
 Elija las entidades públicas a consultar.
 Revise los planes de mejoramiento formulados por estas
entidades en relación con el hallazgo analizar.
 Haz una recopilación de datos.
 Compara los datos recolectados.
 Analizar la información y lograr identificar las mejores acciones
a implementar.
 3.5 Espina de Pescado
¿Qué es?

El diagrama de espina de pescado o diagrama de Ishikawa es una

herramienta de visualización para clasificar las posibles causas de
problemas e identificar la causa raíz. Muestra visualmente muchas
causas potenciales de un problema o impacto en particular.
Este esquema también conocido como diagrama de causa-efecto se
basa en la premisa de que todo problema tiene una causa; de algo
que está mal en un proceso. Entonces hay que identificar de dónde
surgen las acciones que están conformando ese problema.
¿Cómo se utiliza?
 Determine el nombre del problema.
 Encuentre todas las causas posibles que puedan
afectar las características del problema, se
puede lograr bajo una lluvia de ideas.
 Organice las causas y haga un diagrama causas –
efecto.
 Marque las espinas grandes que correspondan a
las causas principales.
 Marque y relacione en las espinas grandes las
causas menores (Causas raíz).
 Asigne la importancia de cada factor y señala los
factores en orden en el diagrama.
 identificar los factores correlacionados y las
posibles causas fundamentales.

Nota: Cuando el diagrama ya esté finalizado, el equipo de trabajo debe discutirlo, analizarlo. La discusión debe estar
dirigida a identificar las causas más probables, y a formular las acciones para eliminar las causas identificadas.
 3.6 Árbol de problemas
¿Qué es?
Es una forma de representar el problema
logrando de un vistazo entender qué
Es una forma de representar el problema logrando
de un vistazo entender qué es lo que está ocurriendo
(problema principal), por qué está ocurriendo
(causas) y que es lo que esto está ocasionando (los
efectos o consecuencias), lo que nos permite logra
una mayor comprensión del problema, desglosarlo en
situaciones más manejables y definibles y, en
definitiva, representa una visión simplificada que
permitirá obtener información más concreta y
ordenada de cada causa, su impacto y ponderación
en el problema.
¿Cómo se utiliza?

 Identificar los principales problemas con respecto a

la situación en cuestión.
 Formular en pocas palabras el problema central.
 Anotar las causas del problema central.
 Anotar los efectos provocados por el problema
central.
 Elaborar un esquema que muestre las relaciones de
un Árbol de Problemas.
 Revisar el esquema completo y verificar su lógica e
integridad.
 4. Preguntas finales y definición de
causa raíz.

Una vez se haya realizado la aplicación

metodológica escogida, con los resultados, es
pertinente plantarse las siguientes preguntas
como ejercicio de autoevaluación de la
formulación de la causa raíz.

 Si la causa definida no se hubiera presentado,

¿habría tenido lugar el evento por el que se
definió el hallazgo?
 Si la causa definida no es eliminada o
solucionada, ¿se repetiría el evento?
 Si la causa definida no es eliminada o
solucionada, ¿reaparecerían los factores o
condiciones que dieron lugar al evento por el
que se definió el hallazgo?

Después de que se aplique cualquiera de las metodologías es importante que quede definida una sola
causa raíz.