TRABAJO

INVESTIGATIVO
SOBRE EL AREA
DE ARCHIVO
Michelle Polanco Cardozo
Angie Aldana Hernández
Lizeth Acosta Díaz
ana Peralta Salcedo
melys Zambrano Rios
 CONTENIDO
01 02 03
Presentación del Objetivos del proyecto Misión y visión
proyecto

04 05 06
Valores corporativos Preguntas de la entrevista y Evidencia y propuesta
políticas de calidad hallazgos
 PRESENTACIÓN
En el siguiente trabajo de investigación nosotros como estudiantes del área de la salud quisimos
conocer como es el manejo del área de archivo del hospital regional nuestra señora de las
mercedes de corozal, a través de una minuciosa visita que se nos permitió en esta área.

Pudimos preguntar, observar y dar opiniones sobre el manejo que se da a las historias clínicas
ya que es de vital importancia tener un buen manejo de ellas, lo que con una implementación
del programa de gestión documental en el proceso archivístico, sistemático encaminado hacia la
organización y manejo técnico, óptimo y efectivo de la documentación producida y recibida por
el hospital, desde su origen hasta su destino final, facilitando su producción, trámite,
transferencia, utilización y conservación; además debe asegurar la asignación de recursos
humanos y físicos, permitiendo el desarrollo de las distintas fases archivísticas.
 OBJETIVOS
Planificar y tomar medidas correctivas adecuadas para garantizar la conservación y la seguridad
de los documentos que se tendrán en custodia en el lugar de depósito, que reúna las
características estructurales propias de un archivo que establece la resolución 839 de 2017.

Planificar los lineamientos técnicos de la conservación documental en corto, mediano y largo

plazo.
Garantizar de forma precisa el acceso a la información y su consulta. Con el mejoramiento del
manejo de la documentación, prestación de servicios archivísticos y la conservación del
patrimonio documental de la entidad.
 MISIÓN
El hospital regional de II nivel nuestra señora de las Mercedes de Corozal
(sucre), somos una empresa social del estado de mediana complejidad que
ofrece servicios de salud a toda la población y la de su área de influencia,
por lo cual contamos con talento humano altamente calificado e inspirado
en una filosofía ética, humanística y científica, que garantiza en todas las
fases de diagnóstico, tratamiento y rehabilitación, la calidad y satisfacción
de las expectativas y necesidades de los usuarios, soportada en los
principios normativos del sistema de salud.
 VISIÓN
El hospital regional de II nivel nuestra señora de las Mercedes de
Corozal (Sucre), empresa social del estado aspira consolidarse como la
primera opción de atención en salud de la población general y de su
área de influencia por su calidad tecnológica y científica, la
confortabilidad de sus instalaciones, la calidez, el buen trato y el respeto
a la dignidad de sus pacientes.
 VALORES
CORPORATIVOS
PERTENECÍA: compromiso con las realizaciones de nuestra organización,
asumimos la empresa como propia y difundimos sus logros y realizaciones.
LEALTAD: fidelidad en el cumplimiento de la misión y propósitos de nuestra
empresa.
CREATIVIDAD: capacidad de tomar iniciativas, desarrollar actitud de
autonomía, de confianza y acrecentamos las facultades innovadoras.
HONESTIDAD: transparencia en nuestros pensamientos, sentimientos,
actitudes y comportamiento dentro y fuera de nuestra entidad.
RESPONSABILIDAD: aceptación plena de las funciones asignadas aportando
para su desempeño altas dosis de creatividad y compromiso personal.
CONCIENCIA SOCIAL: capacidad de interpretar la necesidad de los demás y
ofrecer alternativas de solución desde nuestro servicio.
 POLÍTICAS DE
CALIDAD

Garantizar la prestación de servicios de salud con excelente actitud,

fundamentada en la mejora de nuestros procedimientos con el fin de
lograr la satisfacción y seguridad de nuestros usuarios al cumplir con
sus necesidades y expectativas.
PREGUNTAS DE LA
ENTREVISTA
1. Nos puede explicar en qué consiste el proceso de archivo.
R/ El proceso de archivo es fundamental ya que consiste en la organización y conservación de
documentos, en el cual tenemos pasos que se siguen para gestionar de forma eficiente la
información producida por una persona o institución.

2. Como está distribuida el área de archivo.

R/ El área de archivo está distribuido por: archivo central, estadísticas, archivo de historias
clínicas y depósito.

3. Como se realiza el proceso de trazabilidad de historia clínica.

R/ La trazabilidad de la historia clínica es un proceso fundamental para garantizar la calidad de la
atención médica y la seguridad del paciente. En nuestro hospital regional nuestra señora de las
Mercedes llegan al área de archivo, se ordenan, se digitaliza y se archivan por carletas.
4. Que tipo de archivo de manejan dentro de la institución.
R/ manejamos archivo central y archivo de urgencias.
5. Nos puede mostrar como tiene identificado su proceso, las entradas y salidas.

6. Conoce usted las políticas de calidad de la institución

7. Conoces la estructura jerárquica de la institución.
8. Desde su cargo como coordinador de archivo a quien le rinde cuentas y a través de que
mecanismo rinde esas cuentas.
R/ ahora en estos momentos le rendimos cuentas al hospital universitario de Sincelejo ya que
hubo una fusión con todos los hospitales del departamento yke rindo cuentas a la jefe de archivo
de de ducho hospital.

9.Que riesgos ha identificado en su proceso.

R/ el mayor riesgos que se ha identificado es que si se llegará a meter la superintendencia y el
área de archivo no esta bien organizado, porque nos falta calidad, personal capacitado, más
estanterías y carpetas para archivar.

10. Desde el proceso de archivo, cual es su contribución a la eficacia del SGC.

R/ Mi contribución de una otra manera a la eficacia del SGC serían en la organización,
digitalización y eliminación de documentos innecesarios.
11. Como realiza usted el proceso para la creación, modificación y/o eliminación
dentro del SGC
R/ para la realización de la creación, modificación o eliminación dentro del SGC
sigo los siguientes directrices:
• creación de documento.
• identifico la necesidad la necesidad para crear un nuevo documento.
• identifico el tipo de documento que se necesita ( política, procedimiento,
instructivo).
• redactó el contenido del documento de acuerdo con las normas y requisitos del
SGC.
• solicito la revisión y aprobación del documento por parte de las personas
responsable del SGC.
• asignó un código y una versión al documento.
• modificación de documentos.
• identifico la necesidad de modificar un documento existente.
• determinó las modificaciones y solicito la revisión y aprobación de las
modificaciones.
• actualizo el código y versión del documento.
• público el documento modificado en el reposito documental.
12. Como mides la eficiencia de tu proceso.
R/ yo mido ni eficacia con distintos indicadores como la efectividad y
satisfacción de los usuarios, es importante destacar que la mediación de
eficiencia en el proceso de archivo es un proceso continuo que debe
realizarse de forma regulada.

13. Como realizan ustedes el proceso de eliminación de una historia clínica.

R/ En el hospital nunca se ha eliminado una historia clínica desde que
empezó a funcionar se conservan todas, pero es un proceso que no es tan
fácil, ya que se tendría que hacer una subasta, publicarla ya sea en un
periódico o página web donde su visualización sea mayor y si a los 8 días de
tal publicación no aparece nadie se procede a triturar o quemar.

14. Quienes hacen parte del comité de eliminación de historia clínica en la

institución.
R/ en este proceso hacen parte el subgerente, director administrativo,
subdirector científico, calidad y comité de historia clínica.
15. Que medidas se implementan para proteger la confidencialidad y privacidad de la
historia clínica.
R/ primero el personal que trabaja en el área debe ser un funcionario que tenga
calidad, que sea reservado, que no esté divulgado información, que el personal sea
acreditado y capacitado que tenga la confidencialidad, por otra parte el software que
tenga su seguridad ya que no todos pueden acceder a las historias clínicas y que sean
personas autorizadas.

16. Cual es el tiempo estipulado para acceder a una historia clínica.

R/ son 10 días hábiles para acceder a las historias clínicas.

17. Que capacitación recibe el personal encargado del archivo de historias clínicas,
para mantenerse al tanto de las regulaciones y prácticas actuales.
R/ en este hospital como tal no recibimos capacitación de nada que tenga que ver con
el área, nos mantenemos al tanto ya es por nuestro propios medios e investigaciones.
 HALLAZGOS

Durante la visita que se le hizo al Hospital Nuestra Señora de las Mercedes de Corozal en el área de archivo,
pudimos encontrar los siguientes hallazgos.

1. no cumple con las condiciones que establece las resoluciones 1995 de 1999 y 839 de 2017 sobre las historias
clínicas.
2. El área de archivo del hospital nunca ha hecho eliminación de historias clínicas.
3. El personal del área de archivo no cuenta con capacitaciones por parte del hospital.
4. Existe hacinamiento de historias clínicas, debido a que el espacio no está organizado.
5. El personal que labora en el área de archivo no cuenta con estudios de gestión documental.
6.Desde el punto de vista estructural y físico-mecánico se identificó que el archivo.
7. no dispone de unas dimensiones físicas apropiadas para el almacenamiento
de la documentación.
8. los documentos se hallan ubicados en el piso lo que ocasiona que se deterioren y con ello el ingreso de polvo
roedores que deterioran los registros.
 PROPUESTA

• El archivo del Hospital Regional Nuestra señora de las mercedes de corozal es una dependencia de vital
importancia como cualquier otro servicio de apoyo, ya que es un lugar donde se resguarda información de
pacientes que es de carácter privado, que se atienden día a día en las diferentes especialidades, conllevando al
incremento de la actividad asistencial donde radica el problema de almacenar las historias clínicas, las cuales
se encuentran desorganizadas.

• Es por ende que se llega a la conclusión de realizar la siguiente propuesta en aras de tener una mejor calidad
humana y una mejor organización que conlleven al mejoramiento en el área de archivo.

• Implementación de Tablas de Retención Documental (TRD).

Adecuación de la infraestructura física y optimización de espacios de almacenamiento con las condiciones
técnicas apropiadas para el archivo.

• Organización de los Archivos Acumulados.

• contar con el personal idóneo en el área de archivo persona con estudios de manejo de archivo para un mejor
funcionamiento y que sea capacitado constantemente ya que en el hospital no los capacitan.

• Implementación del Programa de Gestión Documental (transferencias documentales, socialización y

aplicación de la normatividad archivística institucional, guías, procedimientos, formatos, entre otros).

• Implementar el comité de archivo

Finalmente, con todo lo anteriormente propuesto se pretende tener mayor oportunidad en el acceso a la
información, contribuyendo a la continuidad en la gestión administrativa que soporta los procesos misionales
del hospital igualmente que garantiza la organización, conservación y control de los documentos desde su
producción o recepción, esto con el fin de Facilitar el control y acceso a la información de una manera
precisa, oportuna y de fácil manipulación, lo que asegura la permanencia y durabilidad de los documentos en
el tiempo, evitando la pérdida de información valiosa para el hospital.
NUESTRO EQUIPO
GRACIAS A
TODOS