Ministerio de Salud Pública

Sistema Nacional de
Inventarios

Parametrización
SALIDA EN VIVO

Noviembre 2023
Desarrollo de la Capacitación:

1. Administrador de Usuarios

2. Administrador de Bodegas Inventarios

3. Transacciones

4. Homologaciones

Ministerio de Salud Pública

Roles

• Los roles de acceso otorgan autorizaciones y permisos

dentro del Sistema Nacional de Inventarios.

• Se pueden utilizar los roles para proporcionar acceso

directo o indirecto a una acción específica o módulo.

• Los roles son asignados a cada persona según su

cargo o delegación, no pueden ser creados de forma
indiscriminada.

• Los roles deben ser usados de manera responsable y

proactiva en función de su trabajo.

Ministerio de Salud Pública

 Roles: Test vs Productivo

MODO PRODUCTIVO
MODO TEST

• Los usuarios son predeterminados y responsables de su rol.

• Los usuarios pueden cambiar sus roles.
• Creación de bodegas bajo la lógica de la zona, distrito, EOD
• Creación de bodegas sin ninguna estructura lógica. y centro de salud.

• Realizar transacciones si afectar al costo promedio • Las transacciones se determinan de acuerdo a la bodega
del medicamento, dispositivo e insumo médico. y la responsabilidad de las mismas recae sobre el encargo de
• Creación de lotes ficticios. la bodega.

• Ingreso de fechas de producción y caducidad de los • La creación de lotes debe estar alineada a la información del
medicamentos, dispositivos e insumos médicos ficticias . medicamento, dispositivo e insumo medico.

• La información de fechas de producción y caducidad debe

ser el mismo del medicamento, dispositivo e insumo médico
a ingresar al sistema

Ministerio de Salud Pública

Administrador de Usuarios

1 Encargado de la creación y
parametrización de usuarios.

Administrador de Bodegas Inventarios

2 Encargado de la creación y
parametrización de Bodegas.

Ministerio de Salud Pública

Administrador de Usuarios

Responsable de la Administración de Gestión de Usuarios, en todos los procesos

inherentes con la operación del módulo de Usuarios dentro del Sistema Nacional de
Inventarios.

Cambio /
Creación Modificación
Desactivación

Ministerio de Salud Pública

Roles Planta Central
Administrador de Usuarios Planta Central

Administrador
Auxiliar de
Bodegas Guardalmacén
Bodega OPERACIÓN
Inventarios

Administrador General Bodegas GRUPOS DE BODEGAS

Inventarios Planta Central - Nacional Y TRANSACCIONES

Regulador de Regulador de
Regulador Componente
Medicamentos y Dispositivos e Insumos
Sanguíneo PRODUCTOS
Fórmulas Magistrales Médicos y Otros

Ministerio de Salud Pública

Roles Desconcentrado
Administrador de Usuarios Desconcentrados

Administrador
Bodegas Guardalmacén Auxiliar de
Inventarios Bodega

Responsable de Auxiliar de
Farmacia Farmacia

Responsable de
OPERACIÓN
Servicio

Administrador
de Farmacia de
Centro de Salud
tipo A
Ministerio de Salud Pública
Creación de Nuevo Usuario

• Los perfiles de usuario permiten a los

administradores gestionar la información de
los usuarios; las entidades, los roles y los
accesos dentro del sistema.

• La creación de perfiles de usuario es la

principal tarea del Administrador de
Usuarios.

Ministerio de Salud Pública

 Flujo de Creación de Usuario

Diagrama de flujo De Gestión de Nuevos Usuarios – Sistema Nacional de Inventarios

Funcionario

Ingreso de Llenar Recepción de Cambio de

nuevo

Iniciar nuevo formulario formulario de Roles contraseña y Terminar

funcionario de Roles SNI SIN (INCORRECTO) operación

Formulario Devolución de
de Roles SNI formulario para Confirma creación
corrección Recibe
de nuevo usuario y
notificación de
entrega
TTHH

NO creación
Verificación de credenciales
Recepción de Datos Envío formulario de
Datos de
formulario de completos y Sí Roles para creación de
formulario de
Roles SNI correctos nuevo usuario SNI
Roles SNI
de usuarios SIN
Administrador

Recepción formulario Ingreso al módulo Notificacón de

Creación
de Roles para creación de Gestión de usuario creado
de usuario
de nuevo usuario SNI Usuarios SNI correctamente

Ministerio de Salud Pública

Cambio / Modificación de Usuario

• El Gestor de usuarios puede realizar los

cambios necesarios para otorgar los
accesos y permisos a los funcionarios,
puede editar los detalles de usuario que se
requiera la Entidad para la correcta
operación.

• En caso de Cambio de Entidad, la nueva

Entidad debe realizar el respectivo cambio y
asociación a su estructura.

Ministerio de Salud Pública

 Flujo de Cambio /
Modificación de Usuario

Diagrama de flujo De Gestión de Nuevos Usuarios – Sistema Nacional de Inventarios

Funcionario

Notifica Llenar Recepción de Cambio de

nuevo

Iniciar cambio de formulario formulario de Roles contraseña y Terminar

Entidad de Roles SNI SIN (INCORRECTO) operación

Formulario Devolución de
de Roles SNI formulario para
corrección Recibe Confirma
notificación de modificación de
TTHH

NO modificación usuario
Verificación de Envío formulario de
Recepción de Datos
Datos de Roles para
formulario de completos y Sí
formulario de modificación de
Roles SNI correctos
Roles SNI usuario SNI
de usuarios SIN
Administrador

Recepción formulario
Ingreso al módulo Notificación de
de Roles para Modificación
de Gestión de modificación
modificación de de usuario
Usuarios SNI correcta
usuario SNI

Ministerio de Salud Pública

Desactivación de Usuario

• La desactivación de un usuario le
permite suspender temporalmente o
permanentemente la cuenta del
usuario.

• El usuario podrá ser reactivado en

cualquier momento si así lo requiere la
misma entidad u otra entidad.

Ministerio de Salud Pública

 Flujo de Desactivación de
Usuario

Diagrama de flujo De Gestión de Nuevos Usuarios – Sistema Nacional de Inventarios

Funcionario

Notifica la Solicita de
nuevo

Iniciar
Salida desactivación

Formulario
de Roles SNI Recibe Confirma
notificación de desactivación de Terminar
TTHH

desactivación usuario
Envío formulario de
Recepción de
Roles para
formulario de
desactivación de
Roles SNI
usuario SNI
de usuarios SIN
Administrador

Recepción formulario
Ingreso al módulo Notificación de
de Roles para Desactivación
de Gestión de desactivación
desactivación de de usuario
Usuarios SNI correcta
usuario SNI

Ministerio de Salud Pública

Secuencia de Pantallas
del Módulo de Gestión
de Usuarios

Ministerio de Salud Pública

Pantallas

Paso 1.

Pantalla para ingreso

de credenciales

Ministerio de Salud Pública

Pantallas

Paso 2.

Pantalla para ingreso

a gestión de usuarios

Ministerio de Salud Pública

Pantallas

Paso 3.

Pantalla para búsqueda

por número de cédula

Ministerio de Salud Pública

Pantallas

Paso 4.

Pantalla de asignación
de Entidad

Ministerio de Salud Pública

Pantallas

Paso 5.

Pantalla de asignación
de Rol

Ministerio de Salud Pública

Administrador Bodegas Inventarios

Responsable de la creación y parametrización de Bodegas.

Ministerio de Salud Pública

 SISTEMA NACIONAL DE INVENTARIOS

INICIO DE SESIÓN
El usuario en estado Activo debe
ingresar los siguientes datos:

• Usuario
• Contraseña

Esto le permite acceder al

módulo de inventarios.

Ministerio de Salud Pública

SISTEMA NACIONAL DE INVENTARIOS
Panel de Control – Sistema de
Gestión de Suministro de
Medicamentos

Luego de ingresar al módulo de

“Administración-Parametrización”, el
usuario debe dar clic en la opción menú
que le permitirá realizar la
parametrización de o las bodegas que
vaya a crear.

Ministerio de Salud Pública

 SISTEMA NACIONAL DE INVENTARIOS

CREAR BODEGA  Dar clic en el botón Nueva Bodega.

 Completar la información de Datos Generales de acuerdo con lo siguiente:

Entidad/Establecimiento: Entidad a la que pertenece la bodega.

Nombre Bodega: colocar la palabra “Bodega”, seguido por el tipo de bodega y una
identificación.
Tipo Almacenamiento: Seleccionar tipo: Medicamentos, Insumos, Dispositivos o de
Uso General.
Tipo Bodega: Seleccionar tipo Física o virtual.
Grupo: Seleccionar grupo padre: Bodega General, Farmacia, Servicio o Transito.
Descripción: razón de ser de la bodega.
Usuarios vinculados: Asociación de usuarios que operarán la bodega.
Tipo Transacciones: Seleccionar las transacciones entre ingreso y egreso que
requiere la bodega en creación.

 Dar clic en botón Guardar.

 SISTEMA NACIONAL DE INVENTARIOS
ASOCIAR PRODUCTO - ENTIDAD
 Dar clic en el botón Asociar Productos.
 Completar la información de Datos para Búsqueda de acuerdo con lo
siguiente:

Tipo Producto: se debe escoger el tipo de producto que vamos asociar

entre: Medicamento – Dispositivo – Insumo.
Categoría: se debe escoger la categoría a la que pertenece el producto.
Sub-Categoría: si el producto tiene esa característica.
Damos clic en el botón BUSCAR.
Listado de Productos: se debe escoger el producto que vamos asociar
dando clic en el cuadro.

 Dar clic en botón GUARDAR y luego en el botón ACEPTAR.

 Dar clic en el botón de acciones y dar clic en el visto.
 Dar clic en botón GUARDAR y luego en el botón ACEPTAR.
Ministerio de Salud Pública
 SISTEMA NACIONAL DE INVENTARIOS
ASOCIAR PRODUCTO - BODEGA
 Dar clic en el botón Acciones.
 Completar la información de Datos para Búsqueda de acuerdo
con lo siguiente:

Tipo Producto: se debe escoger el tipo de producto que vamos

asociar entre: Medicamento – Dispositivo – Insumo.
Categoría: se debe escoger la categoría a la que pertenece el
producto.
Sub-Categoría: si el producto tiene esa característica.

 Damos clic en el botón BUSCAR.

Listado de Productos: se debe escoger el producto que vamos
asociar dando clic en el cuadro.
 Dar clic en botón GUARDAR y luego en el botón ACEPTAR.
Ministerio de Salud Pública
Transacciones de Ingresos y Egresos por tipo de Bodega

INGRESOS EGRESOS

Guardalmacén, Responsable de Farmacia, Responsable de Servicios y Auxiliares.

Ministerio de Salud Pública

TRANSACCIONES DE INGRESO POR TIPO DE BODEGA

Ministerio de Salud Pública

TRANSACCIONES DE INGRESO POR TIPO DE BODEGA

Ministerio de Salud Pública

TRANSACCIONES DE EGRESO POR TIPO DE BODEGA

Ministerio de Salud Pública

TRANSACCIONES DE EGRESO POR TIPO DE BODEGA

Ministerio de Salud Pública

PASOS A SEGUIR PARA LA HOMOLOGACION DE
PRODUCTOS

Stock Inicial de Bodega:

Paso 1: Solicitar el listado de existencias de los medicamentos, dispositivos e insumos

médicos de las bodegas existentes. Esto implica que el guardalmacén presentará un
archivo que permitirá la revisión en cualquiera de los siguientes formatos:

• Matriz Excel
• Matriz del Sistema eSByE
• Matriz de Productos del Sistema alterno al eSByE

Ministerio de Salud Pública

PASOS A SEGUIR PARA LA HOMOLOGACION DE
PRODUCTOS

Paso 2: Comparar los códigos CUM,

CUDIM, INMUG e INLAB del listado de
medicamentos, insumos y dispositivos
médicos de la bodega de la entidad vs el
maestro de productos, para realizar la
homologación de los productos. Para este
trabajo se recomienda que se realicen en
conjunto el Guardalmacén y el Químico
Farmacéutico de la Unidad Médica.

Ejemplo para homologar los

productos.

Ministerio de Salud Pública

PASOS A SEGUIR PARA LA HOMOLOGACION DE
PRODUCTOS

Paso 3: Definir y actualizar el listado definitivo de medicamentos, dispositivos e

insumos médicos a nivel de SKU, en el caso de tener dentro del maestro de productos
varios tipos de SKU de un mismo producto unificar en el SKU que más tenga mayor
cantidad de stock.

Formar una matriz de Excel

con los Códigos CUM, CUDIM, Maestro de Productos de
INMUG e INLAB, para Medicamentos, Dispositivos e
preparar la homologación Insumos Médicos

Ministerio de Salud Pública

 SIGUIENTES PASOS

Parametrización
completa del SNI a nivel Publicación del Inicio de operación Obligatoriedad de
Nacional incluida Planta Acuerdo Ministerial en el sistema Uso
Central

15 de Noviembre 17 de Noviembre 20 de Noviembre 01 de diciembre del 2023

 Es responsabilidad de los Directores, Gerentes y Coordinadores de las unidades desconcentradas el cumplimiento de la

parametrización del sistema en todas sus unidades que administren, en las fechas especificadas
 La coordinación y administración de recursos y claves del sistema es responsabilidad de los Jefes Administrativos o sus
delegados y debe guardar relación con las políticas y designaciones que actualmente tiene el personal con los sistemas
ESBYE, SISA, SGI, o cualquiera que corresponda, es decir, las designaciones y administración de la unidad no se debe alterar.
 Considerar que las unidades desconcentradas solo tienen dos caminos: 1. Implementar y usar el SNI, 2. Si el sistema de
control de inventarios está dentro de un sistema de administración de historia clínica digital y si así lo decide el Coordinador
Zonal pueden interoperar con directrices del equipo de desarrollo del Task Force de Planta Central (notificarlo por Quipux)
 Se aclara que el SNI no reemplaza los procesos de planillaje y que el equipo que ejecuta este proceso ahora puede contar
con reportería e información fiable que ayude a alimentar esta data.
 Considerar que el sistema es una herramienta que tiene 3 etapas adicionales de desarrollo y que paulatinamente se irán
Ministerio de Salud Pública
integrando funcionalidades para beneficio de los usuarios
 Ministerio de Salud Pública

GRACIAS