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Proceso de DIgitalizacion
Proceso de DIgitalizacion
INSTRUCTIVA
PARA EL
PROCESO DE
DIGITALIZACIÓN
GUÍA INSTRUCTIVA PARA EL
PROCESO DE DIGITALIZACIÓN
¿QUÉ ES DIGITALIZACIÓN?
LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ES UN PROCESO
TECNOLÓGICO QUE PERMITE, MEDIANTE LA APLICACIÓN
DE TÉCNICAS FOTOELÉCTRICAS O DE ESCÁNER,
CONVERTIR EL CONTENIDO DE UN DOCUMENTO EN PAPEL,
A UNA IMAGEN DIGITAL.
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PROCESO DE DIGITALIZACIÓN
VENTAJA DE LA DIGITALIZACIÓN
1.- EL SERVICIO INMEDIATO Y DIRECTO DE CONSULTA.
2.- AHORRO DE TIEMPO.
3.- ASEGURAR LA EXISTENCIA DEL CONTENIDO DE UN
FONDO
FRENTE A POSIBLES DESTRUCCIONES O PERDIDAS
MATERIALES.
4.- LOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS SON DE FÁCIL
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PROCESO DE DIGITALIZACIÓN
¿QUÉ HERRAMIENTAS NECESITAMOS PARA ESTE PROCESO?
A.- LOS DOCUMENTOS
CONOCERLOS BIEN
B.- LOS EQUIPOS
COMPUTADORAS, ESCANER
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PROCESO DE DIGITALIZACIÓN
LOS DOCUMENTOS
DEBEMOS DE CONOCER LA DOCUMENTACIÓN QUE
GENERAMOS, TODA AQUELLA DOCUMENTACIÓN QUE
TENEMOS Y MANEJAMOS EN NUESTRA OFICINAS,
DEBEMOS DE ESTAR CLAROS DEL TIPO Y LA VARIEDAD DE
LOS MISMO, SU VALOR, SU IMPORTANCIA RECORDEMOS
QUE MANEJAMOS UNA GRAN VARIEDAD DE DOCUMENTOS,
PERO CON DIFERENTES VALOR.
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PROCESO DE DIGITALIZACIÓN
RECORDEMOS QUE DEBEMOS :
A.- CONOCER, Y RECONOCER LOS DOCUMENTOS.
B.- CLASIFICARLOS.
C.- REVISARLOS.
D.- FOLIARLOS, PREPARAR LOS DOCUMENTOS.
E.- SABER COMO DIGITALIZARLOS.
F.- RESPETAR LA NOMENCLATURA OFICIAL AL MOMENTO
DE GUARDAR LA DOCUMENTACIÓN.
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PROCESO DE DIGITALIZACIÓN
Por qué Digitalizar
ELIMINA EL EXTRAVÍO DE DOCUMENTOS.
PERMITE UN ACCESO RÁPIDO Y FÁCIL A LA INFORMACIÓN.
PERMITE ALMACENAR INFORMACIÓN EN MÚLTIPLES
FORMATOS ELECTRÓNICOS.
CONTROLA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN.
MEJORA LOS TIEMPOS DE ACCESO PARA LA BÚSQUEDA DE
DOCUMENTOS.
PERMITE SIMULTANEIDAD DE USUARIOS EN EL MISMO
DOCUMENTO.
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PROCESO DE DIGITALIZACIÓN
Por qué Digitalizar
PROTEGE LA INFORMACIÓN
AGILIZA EL SERVICIO A LOS CLIENTES.
PERMITE UNA FÁCIL DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS VÍA
INTERNET O INTRANET.
PROTEGE LOS DOCUMENTOS CONTRA LA ACCIÓN DE
AGENTES EXTERNOS Y DETERIORO DE LOS MISMOS.
OPTIMIZA EL ESPACIO FÍSICO CONVIRTIENDO MONTONES
DE PAPEL EN SOPORTES ÓPTICOS.
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PROCESO DE DIGITALIZACIÓN
Aspectos Fundamentales de la Digitalización
1. FORMATO DE LAS IMÁGENES