GUÍA INSTRUCTIVA PARA EL

PROCESO DE DIGITALIZACIÓN
¿QUÉ ES DIGITALIZACIÓN?
LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ES UN PROCESO
TECNOLÓGICO QUE PERMITE, MEDIANTE LA APLICACIÓN
DE TÉCNICAS FOTOELÉCTRICAS O DE ESCÁNER,
CONVERTIR EL CONTENIDO DE UN DOCUMENTO EN PAPEL,
A UNA IMAGEN DIGITAL.
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VENTAJA DE LA DIGITALIZACIÓN
1.- EL SERVICIO INMEDIATO Y DIRECTO DE CONSULTA.
2.- AHORRO DE TIEMPO.
3.- ASEGURAR LA EXISTENCIA DEL CONTENIDO DE UN
FONDO
FRENTE A POSIBLES DESTRUCCIONES O PERDIDAS
MATERIALES.
4.- LOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS SON DE FÁCIL
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¿QUÉ HERRAMIENTAS NECESITAMOS PARA ESTE PROCESO?
A.- LOS DOCUMENTOS
CONOCERLOS BIEN
B.- LOS EQUIPOS
COMPUTADORAS, ESCANER
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LOS DOCUMENTOS
DEBEMOS DE CONOCER LA DOCUMENTACIÓN QUE
GENERAMOS, TODA AQUELLA DOCUMENTACIÓN QUE
TENEMOS Y MANEJAMOS EN NUESTRA OFICINAS,
DEBEMOS DE ESTAR CLAROS DEL TIPO Y LA VARIEDAD DE
LOS MISMO, SU VALOR, SU IMPORTANCIA RECORDEMOS
QUE MANEJAMOS UNA GRAN VARIEDAD DE DOCUMENTOS,
PERO CON DIFERENTES VALOR.
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RECORDEMOS QUE DEBEMOS :
A.- CONOCER, Y RECONOCER LOS DOCUMENTOS.
B.- CLASIFICARLOS.
C.- REVISARLOS.
D.- FOLIARLOS, PREPARAR LOS DOCUMENTOS.
E.- SABER COMO DIGITALIZARLOS.
F.- RESPETAR LA NOMENCLATURA OFICIAL AL MOMENTO
DE GUARDAR LA DOCUMENTACIÓN.
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Por qué Digitalizar
 ELIMINA EL EXTRAVÍO DE DOCUMENTOS.
 PERMITE UN ACCESO RÁPIDO Y FÁCIL A LA INFORMACIÓN.
 PERMITE ALMACENAR INFORMACIÓN EN MÚLTIPLES
FORMATOS ELECTRÓNICOS.
 CONTROLA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN.
 MEJORA LOS TIEMPOS DE ACCESO PARA LA BÚSQUEDA DE
DOCUMENTOS.
 PERMITE SIMULTANEIDAD DE USUARIOS EN EL MISMO
DOCUMENTO.
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Por qué Digitalizar
 PROTEGE LA INFORMACIÓN
 AGILIZA EL SERVICIO A LOS CLIENTES.
 PERMITE UNA FÁCIL DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS VÍA
INTERNET O INTRANET.
 PROTEGE LOS DOCUMENTOS CONTRA LA ACCIÓN DE
AGENTES EXTERNOS Y DETERIORO DE LOS MISMOS.
 OPTIMIZA EL ESPACIO FÍSICO CONVIRTIENDO MONTONES
DE PAPEL EN SOPORTES ÓPTICOS.
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Aspectos Fundamentales de la Digitalización
1. FORMATO DE LAS IMÁGENES

2. RESOLUCIÓN DE LAS IMÁGENES

3. CALIDAD DE LAS IMÁGENES

4. MEMORIA QUE OCUPA UNA IMAGEN

5. COMPRESIÓN DE LAS IMÁGENES

6. OCR: LA CONVERSIÓN DE DOCUMENTOS ESCRITOS A

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
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PROCESO DE DIGITALIZACIÓN
ANTES DE DIGITALIZAR LOS DOCUMENTOS DEBEMOS:
A.- RECONOCER EL DOCUMENTO GUÍA
B.- FOLIARLOS EN EL ORDEN CORRECTO.
C.- QUITAR GRAPAS, POST IT, HULES, OTROS MATERIALES QUE TAPEN
LA INFORMACIÓN.
D.- PREPARAR EL PAPEL / SIN DOBLECES.
E.- MANTENER LIMPIA Y LIBRE DE POLVO LA SUPERFICIE DE ESCANER.
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CONSEJOS CON LOS ESCÁNERES:
DECIDE LA RESOLUCIÓN DE LAS IMÁGENES
LO PRIMERO QUE HAS DE DETERMINAR ES LA
RESOLUCIÓN DE ESCANEO Y EL FORMATO EN QUE DESEAS
ALMACENAR LA IMAGEN.
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CONSEJOS CON LOS ESCÁNERES:
LA RESOLUCIÓN:
SE MIDE NORMALMENTE EN PUNTOS POR PULGADA (PPP,
O SU ABREVIATURA EN INGLÉS DPI: DOTS PER INCH). A
MAYOR RESOLUCIÓN EN UN DOCUMENTO, LOS DETALLES
SE APRECIAN CON MÁS FACILIDAD
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CONSEJOS CON LOS ESCÁNERES:
LA RESOLUCIÓN: DEPENDE DEL TIPO DE ESCÁNER Y LA
MARCA
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CONSEJOS CON LOS ESCÁNERES:
LA RESOLUCIÓN:
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CONSEJOS CON LOS ESCÁNERES:
EL FORMATO CORRECTO O DE TU PREFERENCIA.
EXISTEN UNA GRAN CANTIDAD Y VARIEDAD DE FORMATOS
AL MOMENTO DE GUARDAR O DIGITALIZAR NUESTROS
DOCUMENTOS.
BMP, JPG, JPEG, TIFF, PDF, ETC
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CONSEJOS CON LOS ESCÁNERES:
EL FORMATO CORRECTO O DE TU PREFERENCIA.
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CONSEJOS CON LOS ESCÁNERES:
CONSERVA ESTOS AJUSTES PARA ESCANEOS FUTUROS.
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3.- TIPOS DE ESCÁNER
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3.- TIPOS DE ESCÁNER
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3.- TIPOS DE ESCÁNER
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3.- TIPOS DE ESCÁNER
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3.- TIPOS DE ESCÁNER
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3.- TIPOS DE ESCÁNER
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Muchas Gracias