Asistencia en Organización de Archivos

Instructor: Carlos Mario Vides Mercado

Ficha: 2673911

Aprendices:
Yaniris De Alba Gutiérrez
Arturo Rodríguez
Claudia Ochoa
Laura Medina
Ley 1437 de 2011
Articulo 7° Deberes de las
autoridades en la atención al
público

los deberes de las autoridades

en la atención pública tienen
como objetivo primordial
garantizar el bienestar y la
seguridad de los ciudadanos,
promoviendo la igualdad, la
inclusión, la participación
ciudadana y la eficiencia en la
administración de los recursos
públicos. Les mostrare los
siguientes deberes:
1. Dar trato respetuoso, considerado y diligente a todas las
personas sin distinción.
La empresa se asegura de que todas las personas sean tratadas con
respeto y consideración, sin importar su raza, género, religión, orientación
sexual, discapacidad o cualquier otra característica personal. Esto se
refleja en diversas prácticas y acciones que demuestran el compromiso de
la empresa con la igualdad de oportunidades y el respeto a la dignidad de
cada individuo.

2. Garantizar atención personal al público, como mínimo durante

cuarenta (40) horas a la semana, las cuales se distribuirán en
horarios que satisfagan las necesidades del servicio.
Es importante para asegurar que las necesidades de los clientes sean
satisfechas de manera adecuada y oportuna. Esto implica que la empresa
o entidad estará disponible para atender consultas, brindar información,
recibir sugerencias y resolver cualquier problema o inconveniente que
puedan tener los clientes.
3. Atender a todas las personas que hubieran ingresado a sus
oficinas dentro del horario normal de atención.
Eso sirve para brindar un servicio completo y satisfactorio a los
clientes o visitantes.

4. Establecer un sistema de turnos acorde con las necesidades

del servicio y las nuevas tecnologías, para la ordenada atención
de peticiones, quejas, denuncias o reclamos, sin perjuicio de lo
señalado en el numeral 6 del artículo 5 de este Código.
Al tener un sistema de turnos, se evitan las largas filas y las esperas
innecesarias, ya que cada persona puede solicitar un turno y ser
atendida en el momento asignado. Esto permite una distribución
equitativa de la atención y reduce el tiempo de espera para los
usuarios.
5. Expedir, carta de trato digno al hacer visible y actualizar anualmente al
usuario donde la respectiva autoridad especifique todos los derechos de los
usuarios y los medios puestos a su disposición para garantizarlos
efectivamente.
carta de trato digno al usuario es fundamental para informar a los usuarios sobre
sus derechos, garantizar la transparencia y la rendición de cuentas de las
autoridades, y facilitar el acceso a los medios de garantía de derechos. Esto
contribuye a mejorar la calidad de los servicios públicos y fortalecer la relación entre
las autoridades y los usuarios.

6. Tramitar las peticiones que lleguen vía fax o por medios electrónicos, de
conformidad con lo previsto en el numeral 1 del artículo 5 de este Código.
tramitar las peticiones que lleguen vía fax o par medios electrónicos permite una
gestión ágil, eficiente y segura de las solicitudes, facilitando la comunicación con los
usuarios y optimizando los procesos internos de una organización.
7. Atribuir a dependencias especializadas la función de atender quejas y
reclamos, y dar orientación al público.
Al asignar a dependencias especializadas la tarea de atender quejas,
reclamos, y proporcionar orientación al público, se mejora la eficiencia en la
resolución de problemas, se brinda una atención a la cliente más efectiva y se
fortalece la comunicación entre la entidad y el público.

8. Adoptar medios tecnológicos para el trámite y resolución de

peticiones, y permitir el uso de medios alternativos para quienes no
dispongan de aquellos.
Brinda ventajas coma la agilidad, eficiencia y mejora en la comunicación, pero
también es esencial garantizar opciones alternativas para aquellos que no
tienen acceso a dichos medios. De esta manera, se busca promover la
inclusión y asegurar que todos tengan la oportunidad de realizar sus trámites
de manera adecuada.
9. Habilitar espacios idóneos para la consulta de
expedientes y documentos, así como para la atención
cómoda y ordenada del público.
contar con espacios adecuados para la consulta de expedientes y
documentos permite que los usuarios puedan acceder de manera rápida
y sencilla a la información que necesitan. Esto agiliza los trámites y evita
demoras innecesarias, lo que se traduce en una mayor satisfacción por
parte del público.

10. Todos los demás que señalen la Constitución, la ley y

los reglamentos.
Todos los demás que señalen la Constitución, la ley y los reglamentos
tienen la función de establecer y regular las normas y principios que
rigen la convivencia en una sociedad. Estas normas y principios son
fundamentales para garantizar el orden, la justicia y el respeto a los
derechos y libertades de los ciudadanos.