ExcelenCYS

Sistema de Mejora Continua

 Es un sistema que impulsa la mejora
continua a todo nivel de la
¿Qué es organización a través de iniciativas
ExcelenCYS? que crean valor al negocio, para
alcanzar la Excelencia a nivel de
seguridad, calidad, tiempos y costos.
Objetivo
Tener una Cultura de
trabajo orientada a la
Excelencia en los 360
grados de nuestra
operación.
 Categorías de ExcelenCYS
INPUTS CATEGORIAS DEFINICIÓN BENEFICIOS

Excelencia
CSI / CSE
1. Proyectos liderados por Gerencia
Voz del cliente
2. Requiere de inversión / Pay Back ⬆ Seguridad
C3 3. Alineadas a indicadores del Plan estratégico
Brechas en KPI
del Plan Kai
Estratégico zen ⬆ Ventas
Reclamos de 1. Proyectos liderados por Jefaturas o Gerencia
cliente 2. Inversión baja o nula (inversión está dentro ⬆ Calidad de
C2 del presupuesto interno del área) servicio
3. Alineadas a un indicador
Mapeo de procesos Smart Team ⬆ impacto en KPI
del Plan
Estratégico
Ideas del personal: 1. Gestión de una persona para arreglar el
Gemba / Otros problema
C1 2. Acciones de contención inmediata o ⬇ Costos
Encuéntralo y Arréglalo reparaciones por terceros con ticket
3. La mayoría no requiere inversión
Benchmark
 KPI de ExcelenCYS

Por Gerencia - 10% (NEGOCIOS, OPERACIONES, GAF, PRODUCTO)

Indicador KPI 75% 100% 125%
Personal: E&A - 2% 0 1 por persona orientado a: 1 por persona orientado a:
Mensual 5S (orden y limpieza) Seguridad o
Ahorros (gastos o tiempo)
Gerencia: Líder ST / 4% <2 ST o acciones no 2 ST y acciones en fecha 1K y acciones en fecha
Kaizen – Trimestral* cumple en fecha (S o K)
Gerencia: Soporte ST 4% < 100% acciones en fecha 100% de acciones en > 100% acciones en fecha
/ Kaizen – Trimestral* fecha

Consideración: (*) Si un Kaizen dura más de 3 meses será validado por el Comité ExcelenCYS
Encuéntralo y Arréglalo
“Pequeñas cosas generan grandes cambios”
Ruta Encuentralo y Arréglalo

Seguridad

5S Ahorros

1. Encuentra el 2. Corrección del 3. Reporte del

Problema Problema “Encuéntralo y
Arréglalo”
Persona Persona Persona

4. Aprobación del
reporte E&A

Procesos
Semanal
2v x semanal para Retail

8. Reconocimiento de 6. Comunicación del 5. Feedback del

E&A destacados indicador reporte
Persona / Gerente Procesos Procesos
Mensual Semanal
2v x semana para Retail

100%
5S: Correcciones que afecten al
orden y limpieza
Encuentra: En la sala de directorio
hay sillas de la sala 2 y 4
Arréglalo: Trasladé las sillas sobrantes
a sus salas respectivas
Encuentra: Tengo cajas de muestra
debajo de mi escritorio
Arréglalo: Designé una ubicación para
muestras dentro del área de forma
ordenada y las reubiqué
Casos de E&A
125%
Seguridad: Correcciones a actos y
condiciones inseguras
Encuentra: Vi que mi compañera
estaba bajando las escaleras mientras
usaba el celular
Arréglalo: Le di feedback que estaba
teniendo un acto inseguro
Encuentra: Bajando las escaleras la
luz parpadea
Arréglalo: Generé ticket con el usuario
de mi área
Ahorros: Orientados a evitar gastos
innecesarios y tiempo perdido
Encuentra: ingresé a la sala 2 y el aire
acondicionado estaba prendido
Arréglalo: Apagué el aire acondicionado
e informé a vigilancia que verifique en
su última ronda que todo esté apagado
Encuentra: Constantemente me
solicitan la información que manejo
en un excel
Arréglalo: Se dio acceso a las personas
interesadas para que puedan consultar y
se agregó al procedimiento
 75% - Se rechaza como reporte de
E&A

Cuando se delega una Acciones elementales

actividad que puede ser
corregida por mi mismo
Ejemplo: solicitar que
limpien X
referido a 5S “orden y
Acciones repetitivas cada limpieza”
mes por la misma Ejemplo: Recoger un papel
persona del piso o coloque mi
Ejemplo: Encontré lapicero en mi cajón
desordenado mi escritorio
o la zona X

Nota: En caso se rechace se debe reportar nuevamente

Consideraciones E&A

• Para acciones de corrección, se requiere evidencia fotográfica del antes y después

• Para eventos de reparaciones c/ticket, se requiere evidencia fotográfica del problema.

• Si un evento de reparaciones c/ ticket es reportado por varias personas, se aprobará el E&A de la 1era persona
que lo ha reportado.

• Si el E&A es una reparación y no tiene ticket, no se aprobará valido como E&A.

• Los eventos repetitivos que son generados por la misma persona, solo serán válidos la primera vez.

• Si un E&A se reporta como Seguridad o Ahorros pero aplica como reporte 5S, se considera el KPI normal
en 100%
Entonces…
¿Desde cuándo puedo reportar E&A?

HOY
Es el mejor momento
https://n9.cl/Encuentralo_Arreglalo

ExcelenCYS
Sistema de Mejora Continua
 Proyectos
Smart Team y Kaizen
Ruta ExcelenCYS de proyectos: Smart Team y Kaizen

1. Identificación del 2. Generación de 3. Selección y Preparación de 4. Envío de la Hoja de

Problema iniciativas Hoja de proyecto proyecto

Personas Áreas Áreas Áreas

DEFINIR

CONTROLA
R Mejora MEDIR

continua

MEJORAR ANALIZAR

8. Reconocimiento 7. Desarrollo del 6. Evaluación 5. Revisión de la Hoja de

anual de resultados Proyecto de Proyectos Proyecto

Áreas y Comité ExcelenCYS Áreas Comité ExcelenCYS / GAF Procesos

Soporte por Procesos
 Casos de Smart Teams
CASO 1:
•Oportunidad de Mejora: En tienda cuando se ofrecen productos de la categoría baños (importado y nacional) y el
stock no está actualizado, se genera esperas al cliente mientras el asesor busca productos similares para ofrecerle.
•Posibles Soluciones: Optimizar la actualización de productos cuando cambian de estatus (reposición, stock final, etc.)

CASO 2:
•Oportunidad de Mejora: Las generación de G/R por el planner se ve retrasada cuando el operario de picking realiza la
confirmación todas las OT al final y no en línea, se podrían eliminar reprocesos y HH
•Posibles Soluciones: Modificar procedimientos de picking, extracción, confirmación y retorno para unificar criterios y
tareas estandarizadas.
 Casos de KAIZEN
CASO 1:
Oportunidad de Mejora: Indicador de ERI está en 82% y tenemos un GAP del 17%

CASO 2:
Oportunidad de Mejora: El desmedro ha venido aumentando en promedio de 60K mensuales a 80K mensuales

CASO 3:
Oportunidad de Mejora: Mejoramiento de los días de cuentas por pagar a proveedores en 5 días puede generar
ahorros de gastos financieros de aproximadamente 150K

CASO 4:
Oportunidad de Mejora: Existe rotura de inventarios en productos A y B que tiene como consecuencia la pérdida de
ventas
 Alto impacto Alto impacto
Baja inversión Alta inversión
¿Dónde enfocar

Impacto
nuestros
esfuerzos?
Consideración para la
Selección de proyectos Bajo impacto Bajo impacto
Baja inversión Alta inversión

Inversión
 HOJA DE PROYECTO
1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
¿qué ocurre?, ¿dónde se registra? ¿a quién le ocurre? ¿desde cuándo? ¿Cómo impacta?

2. INDICADOR DEL PROYECTO

N° Indicador Valor Actual Valor Objetivo

3. INVERSIÓN DEL PROYECTO INVERSIÓN (soles) 10k

Registro para la
N° Recursos Area Inversión

Evaluación de 4. PAYBACK Monto (Soles) Tiempo

proyectos 5. EQUIPO DE TRABAJO

N° Actividades de Soporte Area

6. BENEFICIOS DEL PROYECTO

7. RIESGOS
N° ¿Cuáles son los riesgos de no desarrollar el proyecto?

Nota: Para el caso SMART TEAM no aplica el punto 4 - Payback

 Registro para el Desarrollo del proyecto
SMART TEAM NOMBRE DEL
KAIZEN PROYECTO:

1- DEFINICIÓN DEL PROBLEMA DEFINIR 4- PLAN DE MEJORAS MEJORAR

¿en que parte del ¿Por qué debe N° Actividad de mejora Responsable Inicio Fin Inversión Estado
¿qué ocurre? ¿A quién le ocurre? ¿desde cuándo ocurre?
proceso ocurre? solucionarse? Pendiente

en proceso

Fechas se coordinan entre el Líder y el área de soporte Implement

ado

2- INDICADORES DEFINIR
Grafica del indicador N° Indicador Principal Tipo Actual Objetivo

5- RESULTADOS (antes - durante - después) CONTROLAR

Indicador:

3- ANALISIS DE CAUSA: ANALIZAR

causa 1 causa 2 causa 3 causa 4 causa 5
N°
1ro ¿por qué? 2do ¿por qué? 3ro ¿por qué? 4to ¿por qué? 5to ¿por qué?

6- PLAN DE CONTROL CONTROLAR

N° Actividad a controlar Ejutado por Rev 1 Rev 2 Rev 3 Rev 4 Rev 5
Cumple No -
cumple
 Consideraciones de Proyectos

• Antes de generar un ST o Kaizen, cada líder debe revisar/ • Si un Kaizen dura más de 3 meses y paralelamente se inicia
validar los recursos con las áreas de soporte con 2 ST en el siguiente trimestre:
• Cada líder debe validar las fechas del Gantt con el área de - Si el K y ST cumple en acciones en fecha  KPI es de 125%
soporte involucrada - Si el K cumple en acciones en fecha y ST no se cumple así 
KPI es de 100%
• Sí un Kaizen dura más de 3 meses será validado por el
Comité ExcelenCYS Proyecto Acciones en fecha
1er 2do mes 3er mes 4to mes 5to mes 6to mes
• Si una gerencia no tiene participación como soporte, se mes
replica el valor del KPI como líder Kaizen 125% 125% 125% 125% 125%
ST N°1 100% 100% 100%
• Si dentro del Gantt del proyecto existe acciones que no se 100 100 100
ST N° 2 100%
% 100%
% 100%
%
cumple por el área de soporte, no afectará el KPI del líder
Caso 1 125% 125% 125% 125% 125% 100%
Kaizen 125% 125% 125% 125% 125%
ST N°1 100% 100% 100%
ST N° 2 75%
75% 75%
75% 75%
75%
Caso 2 125% 125% 125% 100% 100% 75%
 LINK:
Proyectos Smart Team y Kaizen

RUTA DE SHAREPOINT:
 CALENDARIO EXCELENCYS
ENERO FEBRERO MARZO
Lun Mar Mié Jue Vie Sáb Dom Lun Mar Mié Jue Vie Sáb Dom Lun Mar Mié Jue Vie Sáb Dom
1 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
2 3 4 5 6 7 8 6 7 8 9 10 11 12 6 7 8 9 10 11 12
9 10 11 12 13 14 15 13 14 15 16 17 18 19 13 14 15 16 17 18 19
16 17 18 19 20 21 22 20 21 22 23 24 25 26 20 21 22 23 24 25 26
23 24 25 26 27 28 29 27 28 27 28 29 30 31
30 31 Actividad Responsable
Difusión ExcelenCYS Procesos
ABRIL MAYO JUNIO Límite para enviar Hoja de proyectos Areas
Lun Mar Mié Jue Vie Sáb Dom Lun Mar Mié Jue Vie Sáb Dom Lun Mar Mié Jue Vie Sáb Dom Revisión de Hojas de proyecto Procesos
1 2 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 Evaluación de proyectos Comité ExcelenCYS
3 4 5 6 7 8 9 8 9 10 11 12 13 14 5 6 7 8 9 10 11 Análisis y Armar el plan de acción Areas
10 11 12 13 14 15 16 15 16 17 18 19 20 21 12 13 14 15 16 17 18 Implementación de mejoras Areas
17 18 19 20 21 22 23 22 23 24 25 26 27 28 19 20 21 22 23 24 25 Armar Plan de control Areas
24 25 26 27 28 29 30 29 30 31 26 27 28 29 30 Cierre en Reportes de E&A Areas

Talleres ExcelenCYS
JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE LM: 3,6,7,20,22,27 marzo 3 abril
Lun Mar Mié Jue Vie Sáb Dom Lun Mar Mié Jue Vie Sáb Dom Lun Mar Mié Jue Vie Sáb Dom CD: 1,2,8,10,13,15,17,21,23,24 marzo / 4,5 abril
1 2 1 2 3 4 5 6 1 2 3
3 4 5 6 7 8 9 7 8 9 10 11 12 13 4 5 6 7 8 9 10
10 11 12 13 14 15 16 14 15 16 17 18 19 20 11 12 13 14 15 16 17
Talleres ExcelenCYS:
17 18 19 20 21 22 23 21 22 23 24 25 26 27 18 19 20 21 22 23 24
24 25 26 27 28 29 30 28 29 30 31 25 26 27 28 29 30 Facilitar la adopción del ExcelenCYS,
31 desarrollando las base de una cultura de mejora
continua e innovación y su implementación.
OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
Lun Mar Mié Jue Vie Sáb Dom Lun Mar Mié Jue Vie Sáb Dom Lun Mar Mié Jue Vie Sáb Dom
1 1 2 3 4 5 1 2 3
2 3 4 5 6 7 8 6 7 8 9 10 11 12 4 5 6 7 8 9 10
9 10 11 12 13 14 15 13 14 15 16 17 18 19 11 12 13 14 15 16 17
16 17 18 19 20 21 22 20 21 22 23 24 25 26 18 19 20 21 22 23 24
23 24 25 26 27 28 29 27 28 29 30 25 26 27 28 29 30 31
30 31
 Sistema de Reconocimiento

E&A Smart team Kaizen

Reconocimient Mensual: Almuerzo + Foto del Anual: Vale consumo x persona Anual: Vale consumo x persona
o destacado del mes

Operaciones (2), Producto (1), 3 Equipos (4 a 6 participantes c/u) 3 Equipos (6 a 8 participantes c/u)
Cantidad Administración (1), Negocios (5)

1er reporte orientado a Seguridad o Evaluación del comité ExcelenCYS: Evaluación del comité ExcelenCYS:
Criterios Ahorros (gastos y tiempos) Mayor impacto Mayor Payback tangible
 ¡Hoy mejor
que ayer,
mañana mejor
que hoy!