PROCESOS

PLATAFORMA IOPS
Para revisión de informes (Apoyo a la supervisión) y para Cargue de
informe propio
 Ingreso por el buscador. En
ocasiones hay que acceder
en el modo incógnito.

Ingreso de Usuario y
contraseña, solicitada a
Javier Pascagaza
(jpascagaza@sdis.gov.co)
 Crear: opción para crear y
cargar su informe mensual
Gestionar informes: opción
para acceder, como Apoyo a la
supervisión, a la revisión de
contratos de su equipo.

Vamos a ver como se

revisan/gestionan los informes de
nuestro equipo…
Gestionar informes

Click en Gestionar para En esta opción se pueden

acceder a los documentos ver los comentarios que el
del informe y su revisión. Referente técnico haya
realizado.
 Luego de dar click en Gestionar, aparece esta pantalla.
Debemos descargar Bitácora y Evidencias, dando click en la
opción Descargar.
 En la misma pantalla, más abajo, aparece la Click en opción Actividades. Debemos verificar que las actividades
información de las obligaciones de la contratista consignadas en la bitácora, las de las Evidencias y las que aparecen
a la cual estamos revisando. aquí, sean coherentes.

En todas las obligaciones se debe poner un

Una vez revisada la coherencia, se despliega este menú,
comentario. Por ej. “Da cumplimiento a la
escogiendo las opciones Satisfactorio, Sobresaliente o No aplica
obligación” o, para el caso de la póliza, que
para cada una de las obligaciones. No se puede poner A
casi no se activa, se escribe por que no se
mejorar, ya que esto conlleva acción de incumplimiento.
activó.
Para continuar con la aprobación del informe, más abajo en la
misma pantalla, se diligencian el resto de espacios:
 Se da click en SI- entrego informe de ejecución. En el último
espacio, se registra el porcentaje de ejecución física y
financiera de la contratista, el cual aparece en la bitácora y se
da click en Guardar Calificación.

Por último, se vuelve al inicio de esta pantalla y

se da click en Aprobar.
 PARA DEVOLVER EL
INFORME…
Si es necesario devolver el informe por algún error, se vuelve al inicio y se
da click en Rechazar. Posteriormente debe salir una pantalla para poner la
información de la devolución. Se escoge una opción de la lista desplegable.
Lo que se ponga en “Agregar comentario” lo podrá ver la contratista a quien
se devuelve, para que sepa qué debe corregir. Se da click en Guardar
comentario y automáticamente se devuelve al contratista.

Motivos de devolución:
- Evidencias ilegibles
- Incoherencia entre la obligación y la actividad registrada
- Incoherencia entre lo registrado en la plataforma y lo
registrado en Bitácora o Evidencias (fechas, nombre de la
actividad, etc.)
Ahora, para cargar nuestro propio informe…
NOTA: Antes de iniciar el proceso en la
plataforma, debemos tener listos nuestros
formatos de Bitácora, de evidencias y los soportes
de pago de seguridad social.

Click en Crear.
Ahora, para cargar nuestro propio informe…

Aparecerá esta pantalla. Allí

aparecen todos los informes ya
subidos en meses y contratos
anteriores.
CLICK EN NUEVO INFORME
 Consignamos número de
contrato y año, la mayoría de
campos se llenan
automáticamente. Lo que
quede en blanco, nosotras lo Click en Guardar y Continuar
debemos diligenciar.
Para el primer informe, nosotras mismas En la descripción de la actividad, debemos
ponemos cada obligación, previamente copiar y pegar tal cual, lo que pusimos en la Nuevamente en click en
solicitadas al Referente técnico. bitácora de actividades. Guardar y continuar.
Aparece pantalla de seguridad social. Se diligencian los campos de
acuerdo a la información de planilla de pago. Todo debe coincidir
con la misma, de lo contrario el informe será devuelto por el
Referente técnico. Nuevamente en click en
Guardar y continuar.
Para finalizar, se marca si es el único contrato con el estado o si hay
Para cada soporte se da Guardar.
más; y se cargan los documentos solicitados en la lista desplegable.
Cuando esté listo, se da click en He
terminado.
 Notas:
• Una vez terminado, el informe pasa al
Referente técnico, quien revisa soportes de
seguridad social y porcentajes de ejecución.
Posteriormente al apoyo a la supervisión,
quien revisa bitácora y evidencias; y
finalmente al supervisor, que es el
subdirector local.
• Cuando damos click en Crear, al inicio de la
plataforma, aparece este listado. Allí también
podemos ver en qué etapa está nuestro
informe. Contratista es cuando lo estamos
haciendo y no lo hemos terminado. GEM es
cuando ya pasó todos los filtros y está
aprobado. También aparece si está en Ref.
Técnico, Apoyo a la Sup. O Supervisor.
Cualquiera de ellos lo puede devolver.
 Notas:
• Ninguno de los documentos puede pesar más de 2 megas. El documento de evidencias, por lo
general, pesa más, por lo que es necesario usar recursos web para comprimirlo.
• Podemos iniciar el diligenciamiento de la plataforma, dejarla sin terminar y retomarlo tiempo
después. Para retomarlo, damos click en CARGAR y luego en EDITAR INFORME.