Unidad Temática VI

TÉCNICAS DE RACIONALIZACIÓN
ADMINISTRATIVA Y DE DISEÑO O
REDISEÑO ORGANIZACIONAL.

Curso 2021

Organización y Sistemas - LAE noct. Cr. 1

Lic. Ricardo Martínez
Conceptos generales sobre técnicas de OyM

• Se requieren en todo proyecto de racionalización

administrativa.
• Estas técnicas permiten detectar anomalías en el
funcionamiento de las organizaciones.
• En general no es suficiente con la utilización de sólo
una de ellas.
• El conjunto de instrumentos a utilizarse dependerá
de las necesidades del análisis y de las características
del proyecto de OyS.

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Cr. Lic. Ricardo Martínez
 Conceptos generales sobre técnicas de OyM

Las Técnicas que estudiaremos son :

1.Cuadro de Distribución del Trabajo (CDT)

2.Diagramas de Procedimientos
3.Diseño de Formularios (portadores de información)
4.Distribución espacial de oficinas
5.Diseño de Sistemas de Información

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Cr. Lic. Ricardo Martínez
 CUADRO DE
DISTRIBUCIÓN DEL
TRABAJO

Organización y Sistemas - LAE noct. Cr. 4

Lic. Ricardo Martínez
 Conceptos previos al CDT
• El estudio del CDT está dirigido al nivel operativo de
las unidades organizativas : función-actividad-tarea

• Una Función es un grupo de Actividades afines y

coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos
de un órgano.

• Las Tareas son trabajos que se encomiendan a un

puesto de trabajo particular.

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 Conceptos previos al CDT
El siguiente cuadro nos ejemplificará los conceptos
anteriores:
Forma
Qué significa Ejemplo
operativa
Función Misión encomendada a un ÓRGANO: Gerencia Comercial

Actividades Trabajos afines y coordinados que Actividades de promoción, venta

constituyen una FUNCIÓN y directa, facturación, distribución.
permiten cumplir los objetivos de un
ÓRGANO.

Tareas Conjuntos de operaciones afines y Dentro de la actividad de

secuenciales que se encomiendan a facturación: emitir facturas,
una persona y permiten cumplir las controlarlas, entregarlas,
ACTIVIDADES. archivarlas

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 Cuadro de Distribución del Trabajo
Qué razones nos pueden llevar a analizar la distribución
del trabajo de una Unidad Organizativa:
1.Hay quejas del personal por sobrecarga de trabajo al no existir una
distribución equitativa de tareas entre los empleados.
2.Las operaciones parecen estar excesivamente divididas entre
muchas personas o demasiado centralizadas en pocas.
3.Los trabajos no se cumplen con la eficiencia debida.
4.Se necesita información para una reorganización de la Unidad.
5.Se quiere analizar si la cantidad y el perfil del personal son
adecuados.
6.Se busca determinar si las actividades son adecuadas a los objetivos
de la Unidad.
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Cr. Lic. Ricardo Martínez
 Cuadro de Distribución del Trabajo
El análisis funcional que permite el CDT, ofrece 2 enfoques :

1.A nivel de la unidad muestra las principales actividades

que la misma desarrolla, tendientes al cumplimiento de su
objetivo.

2.A nivel de los puestos de trabajo, muestra qué tareas se

realizan conducentes al cumplimiento de esas actividades
principales.

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 Cuadro de Distribución del Trabajo
Este instrumento tiene como objetivo analizar la
relación entre:

•QUÉ se hace, QUIÉN lo hace, CUÁNTO significa y en CUÁNTO

tiempo se hace.

•QUÉ debe hacerse, QUIÉN debe hacerlo, CUÁNTO debe

hacerse y en CUÁNTO tiempo hay que hacerlo.

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 Cuadro de Distribución del Trabajo
Concepto:

Es una técnica de racionalización administrativa que

permite analizar el funcionamiento de una Unidad en un
determinado momento, desde el cumplimiento de los
objetivos de la misma y a través de las tareas
desarrolladas por los trabajadores.
Seguramente será aplicada en conjunto con otras
técnicas de OyS.

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 Cuadro de Distribución del Trabajo
Cómo aplicamos esta técnica:

1.Relevando información que permita completar el cuadro y diagnosticar el

funcionamiento de una Unidad en un momento dado.
2.La información debe contener :
a. Actividades que realiza la Unidad por orden de importancia, que en suma permitan lograr sus
objetivos.
b. Tareas que realiza cada empleado, con indicación de cuál es la actividad a la que contribuyen.

3.Se utilizarán formularios diseñados a tales efectos:

a. Lista de Actividades
b. Lista de Tareas
c. Cuadro de Distribución del Trabajo, a partir de los anteriores

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 LISTA DE LISTA DE
ACTIVIDADES TAREAS

CUADRO DE DISTRIBUCIÓN
DEL TRABAJO

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 CDT: Lista de Actividades
LISTA DE ACTIVIDADES
FECHA
IDENTIFICACION DE LA UNIDAD CICLO

GERENCIA IDENTIFICACION DEL RESPONSABLE

DEPARTAMENTO
SECCION NOMBRE
SECTOR CARGO

NRO DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD ORDEN DE IMPORTANCIA

TOTAL

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 Confección del CDT
Características de la Lista de
ACTIVIDADES :
1.Se establecerán las actividades
encomendadas a la Unidad objeto del
estudio
2.Los orígenes de la información de las
actividades serán:
a. Reglamentos de la empresa
b. Manuales de Organización y Funciones
c. Información de niveles jerárquicos
superiores
3.Se recopilarán las actividades
vigentes y se anotarán por orden de
importancia en el formulario previsto.

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 Confección del CDT
Características de la Lista de
ACTIVIDADES :
4.La fuente de información principal a
quien se recurrirá será el Jefe de la
Unidad.
5.Deben anotarse las principales
actividades y luego las demás podrán
resumirse en un ítem “Varios”.
6.Deben anotarse de forma concisa y
clara y en forma codificada.

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 Confección del CDT
Datos de la Lista de
ACTIVIDADES :
1.Fecha en que se toman los datos
2.Identificación de la Unidad, y
Gerencia de la que depende.
3.Nombre y Cargo del responsable de la
Unidad.
4.Ciclo o período al que están referidas
las actividades (día, semana, mes)

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 Confección del CDT
Datos de la Lista de
ACTIVIDADES :
5.Descripción breve y clara de las
actividades.
6.Detalle por orden de importancia de
cada una de acuerdo al Jefe y en tanto
aporten al objetivo de la Unidad.
7.Código de actividad, p. ej. nro.
correlativo.

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 EJEMPLO
LISTA DE ACTIVIDADES

FECHA 10/4/2018

IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD CICLO Semanal

GERENCIA ------------------------------------------------------- IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

DEPARTAMENTO -------------------------------------------------------

SECCIÓN Administración NOMBRE Stella Pasos

SECTOR ------------------------------------------------------- CARGO Encargada

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD ORDEN DE IMPORTANCIA

1 Facturar las ventas 3
2 Realizar cobranzas y pagos 2
3 Efectuar las compras de mercadería 5
4 Efectuar registros contables 6
5 Atender relaciones con clientes y proveedores 4
6 Confeccionar estadísticas 7
7 Supervisar 1
8 Varias 8

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Organización y Sistemas - LAE noct. Cr.
Lic. Ricardo Martínez
 CDT: Lista de Tareas

LISTA DE TAREAS
FECHA
IDENTIFICACION DE LA UNIDAD CICLO

GERENCIA IDENTIFICACION DEL EMPLEADO

DEPARTAMENTO
SECCION NOMBRE
SECTOR CARGO

NRO DESCRIPCION DE LA TAREA TIEMPO DE DEDICACION

HORAS %

TOTAL 100%

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 Confección del CDT
Características de la Lista de
TAREAS :
1.Se establecerán los trabajos encomendados a
un puesto de trabajo en un momento dado.
2.Se puede confeccionar de 2 formas:
a. Indicando a los empleados las actividades
que detalló su Jefe, para que desarrollen las
tareas a partir de aquellas, ó
b. Solicitando todas las tareas que realiza el
empleado, y luego el analista las ordenará
por cada actividad.
3.La fuente de información será cada empleado
que desarrolla las tareas, explicándoles el motivo
del trabajo. El Jefe también las detallará, como
forma de validación de las anteriores.

20
 Confección del CDT
Características de la Lista de
TAREAS :
4.Para la descripción de las tareas, se
considerará un período de tiempo, que
abarque un ciclo completo de trabajo
(semana, mes, día).
5.Podría agregarse información de costo de
los trabajos, volúmen de trabajo y tiempo
que requiere la tarea y el total del ciclo.
6.Deben anotarse las tareas principales y
luego las demás en “Varios”.
7.Deben anotarse de forma concisa y clara
y en forma codificada.

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 Confección del CDT
Datos de la Lista de TAREAS :

1.Fecha en que se toman los datos

2.Identificación de la Unidad, y Gerencia de la
que depende.
3.Nombre y Cargo del empleado de la Unidad.
4.Ciclo o período al que están referidas las
tareas (día, semana, mes)
5.Descripción breve y clara de las tareas.
6.Asignación de tiempos de dedicación a cada
una de las tareas.
7.Código de tarea, generando una relación
con las actividades.

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 EJEMPLO
LISTA DE TAREAS

FECHA 10/4/2018

IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD CICLO Semanal

GERENCIA ------------------------------------------------------- IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEADO

DEPARTAMENTO -------------------------------------------------------

SECCIÓN Administración NOMBRE Luis Avila

SECTOR ------------------------------------------------------- CARGO Auxiliar B

TIEMPO DE DEDICACIÓN
N° DESCRIPCIÓN DE LA TAREA
HORAS PORC.
1 Colabora en el almacenamiento de las mercaderías 8 20%
2 Controla los stocks 8 20%
3 Registra libros auxiliares de contabilidad 14 35%
4 Atiende a clientes por saldos en cuenta 2 5%
5 Colabora en la liquidación de sueldos del personal 2 5%
6 Realiza controles de la facturación 6 15%
       
TOTAL 40 100%

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CUADRO DE DISTRIBUCION DEL
TRABAJO
GERENCIA / DPTO. _____________________ FECHA / CICLO ____________
SECCIÓN / SECTOR _____________________ NOMBRE / CARGO ______________
ACTIVIDADES SR A SR B SR C TOTAL
Tiempo Tiempo Tiempo Tiempo %

TOTAL

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 Confección del CDT

Características del CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DEL

TRABAJO:

1.Es el detalle de las actividades y tareas que se realizan en esa

Unidad en un momento dado.
2.El cuadro permite conocer la razón de ser de cada tarea, la
participación de los empleados y el volumen de trabajo.
3.Es una aproximación a los costos por actividad (al menos tiempo).
4.Se elabora un cuadro de doble entrada, Tareas por Puesto de
Trabajo, incluido el Jefe, por orden jerárquico. 25
 Confección del CDT

Datos del CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO :

1.Fecha en que se toman los datos
2.Identificación de la Unidad, y Gerencia de la que depende.
3.Identificación del responsable.
4.Ciclo o período al que están referidas las actividades (día, semana,
mes)
5.Descripción breve y clara de actividades y tareas.
6.Columnas para las Actividades y su tiempo total.
7.Columnas para cada puesto de trabajo, con Tareas y tiempo.
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 EJEMPLO
ADMINISTRACIÓN
LUIS MEJORA 11/04/2018

%
18%

5%

21%

15%

5%
y clientes

0%

4%

32%

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Lic. Ricardo Martínez 100%
 Análisis del CDT

Consideraciones del análisis del CDT:

1.No necesariamente debe aportar por sí mismo resultados sobre el

funcionamiento de la Unidad, sino que debe servir de orientación
para el análisis de situación de la Unidad, junto a otros elementos de
estudio.

2.A partir de un análisis objetivo de los datos recopilados, se podrá

realizar un primer diagnóstico de la Unidad y establecer algunos
aspectos que requieran un estudio más profundo.

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 Análisis del CDT
Conocimientos que aporta el CDT:

1.Respecto a las ACTIVIDADES

i. Adecuación de las mismas a los objetivos de la Unidad
ii. Tiempo dedicado a cada actividad y capacidad de trabajo de la Unidad
iii. Adecuación del tiempo dedicado a cada actividad (valoración relativa y absoluta)
iv. A partir de la remuneración de los empleados, puede tomarse una idea del costo de las actividades
v. En consideración a tiempo y costo, podrían analizarse las actividades a racionalizar

2.Respecto a las TAREAS

i. Adecuación de las Tareas al cumplimiento de la Actividad
ii. Si las Tareas de apoyo ocupan demasiado tiempo
iii. El grado de concentración o dispersión de las Tareas en cuanto a los empleados que las realizan (cantidad
de empleados que participan en la tarea)

3.Respecto a las TAREAS POR PUESTO DE TRABAJO

i. Adecuación de la Tarea a la categoría del empleado
ii. Especialización o polivalencia del personal
iii. Cargas de trabajo por empleado, especialmente en las tareas más importantes

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 Limitaciones del CDT
• La información puede no ser un reflejo fiel de lo que realmente
sucede. Es importante una verificación cruzada (empleado-Jefe) y
la observación directa, como métodos de chequeo de la
información.
• Los tiempos de cada tarea son estimados, por lo que si ofrecieran
dudas, deberíamos recurrir a técnicas de medición del trabajo.
• Si la contribución de las tareas a las actividades descrita no fue
adecuada, los resultados del análisis pueden quedar desvirtuados.
• Es una visión estática (en un momento determinado) de la
organización. Antes de proponer cambios, puede ser adecuada la
aplicación del CDT en otro momento o de otras técnicas que
ofrezcan nuevos puntos de vista (procedimientos) .

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