COSTOS Y PRESUPUESTOS.

Alexander Tobón Tobón.

Instructor SENA.

GC-F-004 V.01
Objetivo general

Costos en las empresas

comerciales

GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
 ”La contabilidad ayuda a la toma de decisiones a partir
de una amplia gama de datos e información trascendente
que consta en registros y reportes preparados
sistemáticamente, en periodos que cada usuario interno
desee.”1

GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
CAPÍTULO

GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
Constituyen el primer elemento del costo y
el de mayor incidencia en el costos total de
producción. Son todos los bienes
observables, cuantificables y tangibles en
el producto final, pueden estar en su
estado natural o pueden haber sufrido
algún tipo de transformación previa, y son
necesarios para la producción de un bien.
Por ejemplo: al elaborar una cajonera de
madera, la materia prima será la madera y
los materiales directos serán las
correderas, las manijas, las rodachinas, las
chapas.

GC-F-004 V.01
Se denomina a la fuerza física y mental o a
la creatividad del hombre, requerida para
transformar las materias primas y
materiales en productos terminados, con la
ayuda de tecnologías, maquinarias y
equipos. Por ejemplo: en la elaboración de
la cajonera intervienen en forma directa
los operarios de corte, ensamble,
acabados, etc.

GC-F-004 V.01
 Constituyen aquellos ingredientes
materiales e inmateriales complementarios
que son indispensables para terminar el
producto, pero que no son tangibles ni
cuantificables fácilmente. Por ejemplo:
servicios públicos, los arriendos, la mano
de obra indirecta como: supervisores,
almacenistas, gerentes de producción; los
otros costos indirectos como: lijas,
remaches, tornillos, pegante, etc.

GC-F-004 V.01
CAPÍTULO

GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
 1. Concepto y objetivos

Definición de Contabilidad
 Como Ciencia: La ciencia que estudia el patrimonio de una
unidad económica

Familia, empresa, Conjunto de bienes y derechos a disposición de una

ayuntamiento, Estado, etc. unidad económica frente a los que se encuentran un
conjunto de obligaciones y deudas.

1. Concepto y objetivos; 2. Divisiones de la Contabilidad; 3. El Marco Conceptual; 4. Usuarios de la información

contable; 5. Características cualitativas de la información contable; 6. Las cuentas anuales; 7. Los principios
contables. GC-F-004 V.01
 1. Concepto y objetivos

Definición de Contabilidad
 Como Ciencia: La ciencia que estudia el patrimonio de una
unidad económica

Familia, empresa, Conjunto de bienes y derechos a disposición de una

ayuntamiento, Estado, etc. unidad económica frente a los que se encuentran un
conjunto de obligaciones y deudas.

1. Concepto y objetivos; 2. Divisiones de la Contabilidad; 3. El Marco Conceptual; 4. Usuarios de la información

contable; 5. Características cualitativas de la información contable; 6. Las cuentas anuales; 7. Los principios
contables. GC-F-004 V.01
 1. Concepto y objetivos

Definición de Contabilidad

 Definición más completa: la contabilidad es una ciencia económica

que tiene por objeto, mediante un método específico,

METODO CONTABLE

elaborar una información sobre la realidad económico-patrimonial de las

unidades económicas

con el fin de que los usuarios de dicha información puedan tomar sus
decisiones en las mejores condiciones.
Internos y Externos

1. Concepto y objetivos; 2. Divisiones de la Contabilidad; 3. El Marco Conceptual; 4. Usuarios de la información

contable; 5. Características cualitativas de la información contable; 6. Las cuentas anuales; 7. Los principios
contables. GC-F-004 V.01
 6. Las Cuentas Anuales

Los Estados Contables en el Marco Conceptual

El Marco Conceptual debe definir qué tipo de informes contables regula y de

qué modo lo hace, teniendo en cuenta que el listado de estados contables
es muy amplio y más aún la información complementaria a los mismos

Los estados contables básicos que las empresas deben presentar a los
usuarios externos de forma obligatoria se denominan
Balance
Cuenta de Pérdidas y Ganancias
Memoria

Forman las CUENTAS ANUALES

1. Concepto y objetivos; 2. Divisiones de la Contabilidad; 3. El Marco Conceptual; 4. Usuarios de la información

contable; 5. Características cualitativas de la información contable; 6. Las cuentas anuales; 7. Los principios
contables. GC-F-004 V.01
 6. Las Cuentas Anuales

El Balance de Situación: una fotografía

Representa la situación patrimonial y financiera de la empresa

en un determinado momento.
BALANCE Consiste en una relación de bienes y derechos a favor de una
unidad económica y de las deudas que recaen sobre la misma,
resultando por diferencia el valor neto de su patrimonio.

Ej. Una familia posee la vivienda, valorada en 100.000 u.m. y financiada

con una hipoteca en el Banco de Santander que asciende a 70.000 u.m.
Dispone también de un coche que compró por 20.000 u.m. Para poder
adquirir el vehículo tuvo que solicitar un préstamo personal de 30.000 u.m.
El resto de bienes que posee la familia son un terreno en el campo,
valorado en 60.000 u.m. y 6.000 u.m. en una cuenta corriente .

1. Concepto y objetivos; 2. Divisiones de la Contabilidad; 3. El Marco Conceptual; 4. Usuarios de la información

contable; 5. Características cualitativas de la información contable; 6. Las cuentas anuales; 7. Los principios
contables. GC-F-004 V.01
 6. Las Cuentas Anuales

Un informe similar al balance que presenta una empresa, para esta

familia, sería el siguiente informe

BIENES DEUDAS

Piso 100.000 Préstamohipotecario 70.000

Coche 20.000 Préstamo personal 30.000
Terreno 60.000
Dinero 6.000 NETO 86.000
TOTAL 186.000 TOTAL 186.000

PATRIMONIO FAMILIAR EN UNA FECHA DETERMINADA (32-12-2003)

1. Concepto y objetivos; 2. Divisiones de la Contabilidad; 3. El Marco Conceptual; 4. Usuarios de la información

contable; 5. Características cualitativas de la información contable; 6. Las cuentas anuales; 7. Los principios
contables. GC-F-004 V.01
 6. Las Cuentas Anuales
La Cuenta de Pérdidas y Ganancias: el resultado de un periodo

Recoge los ingresos obtenidos por una unidad económica y los

CUENTA DE gastos necesarios realizados para la obtención de aquéllos
PÉRDIDAS Y
GANANCIAS durante un periodo de tiempo determinado, generándose por
diferencia el resultado neto del periodo (beneficio o pérdida)

GASTOS 27.100 INGRESOS 30.000

Comida y ropa 13.000 Sueldo padres
Vacaciones 3.000 30.000
Gasolina 1.500
Electricidad, agua, teléfono 1.500
Colegio y libros 1.100
Intereses bancarios 5.000 Un informe similar a la Cuenta de P y G para una
empresa sería una relación de ingresos y gastos
de nuestra familia del ejemplo
AHORRO 2.900

1. Concepto y objetivos; 2. Divisiones de la Contabilidad; 3. El Marco Conceptual; 4. Usuarios de la información

contable; 5. Características cualitativas de la información contable; 6. Las cuentas anuales; 7. Los principios
contables. GC-F-004 V.01
 6. Las Cuentas Anuales

La Memoria

Complementa a los dos estados anteriores.

Contiene una serie de apartados donde se informa sobre los
MEMORIA principios contables aplicados y normas de valoración, se amplia
la información contenida en el Balance y en la Cuenta de
P y G y se ofrece información adicional.

En el ejemplo de la familia ¿qué información adicional al Balance y a la

Cuenta de Resultados anterior podría ser de utilidad para evaluar la
situación económico-financiera de la familia, tanto la presente como su
posible evolución futura?

Por ejemplo: ¿cuál es la antigüedad del coche?; ¿cuál es plazo de

devolución de los préstamos?; ¿el valor que se nos da del terreno es lo
que costó o es su valor de mercado?

1. Concepto y objetivos; 2. Divisiones de la Contabilidad; 3. El Marco Conceptual; 4. Usuarios de la información

contable; 5. Características cualitativas de la información contable; 6. Las cuentas anuales; 7. Los principios
contables. GC-F-004 V.01
 7. Principios contables
Tipos de normas contables según su grado de concreción

Principios contables Normas concretas Consultas

Enunciados teóricos Desarrollan los principios Ayudan a los

compatibles con los contables abordando profesionales a aclarar
resultados derivados de aspectos específicos de dudas que pudiera
las etapas previas del la preparación de la suscitar una norma
Marco Conceptual información financiera concreta sobre aspectos
Alto grado de Relacionadas puntuales regulados en
generalidad básicamente la misma
con el reconocimiento,
valoración y agregación
de
los elementos de los
estados financieros
1. Concepto y objetivos; 2. Divisiones de la Contabilidad; 3. El Marco Conceptual; 4. Usuarios de la información
contable; 5. Características cualitativas de la información contable; 6. Las cuentas anuales; 7. Los principios
contables. GC-F-004 V.01
 7. Principios contables
Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados...
...son un conjunto de reglas marco ampliamente aceptadas por los
profesionales, mercados financieros, organismos reguladores y empresas
que aseguran la homogeneidad en el tratamiento contable y por lo tanto la
comparabilidad de la información entre empresas

Ej. RECONOCIMIENTO Ej. VALORACIÓN

Una empresa compra el 1 de febrero un
terreno (coste 30.000). El pago se
efectuará el próximo 1 de junio.
¿Cuándo debe registrarse la compra? ¿En
el momento del intercambio de la
propiedad o en el momento del pago?
SOLUCIÓN: PRINCIPIO DE DEVENGO
El anterior terreno costó 30.000 pero
posteriormente aumenta su valor en el
mercado
¿Debe modificarse periódicamente el
valor para reflejar el valor de mercado?
SOLUCIÓN: PRINCIPIO DEL PRECIO DE
ADQUISICIÓN y PRUDENCIA

1. Concepto y objetivos; 2. Divisiones de la Contabilidad; 3. El Marco Conceptual; 4. Usuarios de la información

contable; 5. Características cualitativas de la información contable; 6. Las cuentas anuales; 7. Los principios
contables. GC-F-004 V.01
La consideración del concepto de “partida
doble” que se basa en el principio de que
toda entrada tiene una salida. Dicho
concepto fue planteado, en el año 1494,
por Fray Luca Paccioli en la Summa
Arithmética, Geometría Proportioni et
Proportionalit.

GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
CAPÍTULO

GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
 Según su función
Materia prima directa
Costos directos de
Mano de obra directa fabricación

GC-F-004 V.01
Según su función

GC-F-004 V.01
Según su función

GC-F-004 V.01
Según actividad

GC-F-004 V.01
Según actividad

GC-F-004 V.01
Según tiempo de cálculo

GC-F-004 V.01
Según tiempo de cálculo

GC-F-004 V.01
Según comportamiento

GC-F-004 V.01
Según comportamiento

GC-F-004 V.01
Según tiempo de ingresos

GC-F-004 V.01
Según tiempo de ingresos

GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
 ELEMENTOS DEL COSTO

Para la fabricación de un producto o una parte de este, se

requieren tres elementos: materiales, mano de obra y costos
indirectos de fabricación.

GC-F-004 V.01
 ELEMENTOS DEL COSTO

MATERIALES

Son aquellos productos naturales, semielaborados o elaborados básicos que, luego

de la transformación preconcebida, se convertirán en bienes aptos para el uso o
consumo. En el sistema de costos por órdenes de producción, objeto de estudio,
los materiales se clasifican en directos e indirectos.

Materiales directos: Son aquellos que intervienen directamente en el proceso

productivo; por ejemplo: tela

Materiales indirectos: Son aquellos que intervienen en el proceso productivo,

pero no en forma directa; por ejemplo: hilo, botones, cierres
GC-F-004 V.01
 ELEMENTOS DEL COSTO

MANO DE OBRA
Representa el esfuerzo físico o intelectual que realiza el hombre con el objeto de
transformar los materiales en bienes o artículos acabados, utilizando su destreza,
experiencia y conocimiento, y dejándose ayudar de máquinas y herramientas
dispuestas para el efecto. Al igual que la materia prima, se clasifican en directa o
indirecta.

Mano de obra directa: Es aquella que interviene directamente en el proceso

productivo (obreros).

Mano de obra indirecta: Es aquella que interviene en el proceso productivo pero

no en forma directa; por ejemplo: supervisores, contador de costos.
GC-F-004 V.01
 ELEMENTOS DEL COSTO

COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN

Constituyen productos naturales, semielaborados o elaborados complementarios,

servicios públicos, servicios personales y demás aportes indispensables que
ayudan a la terminación adecuada del producto final, por ejemplo: luz, agua,
teléfono, aporte de máquinas y herramientas, espacio físico, servicios, materiales
indirectos y mano de obra indirecta, etc

GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
Contabilidad y Finanzas

GC-F-004 V.01
Los Estados Financieros

•Balance General
•Estado de Resultados (P&G)
•Estado de Flujos de Efectivo

GC-F-004 V.01
 El Balance General
Definición

Estado financiero que muestra el valor de lo que la empresa tiene (activos) y lo que
la empresa debe (pasivos) en un momento específico de tiempo (desde el punto de
vista contable).

GC-F-004 V.01
 El Balance General
Activo Corriente Pasivo Corriente

Propiedad, Planta y Equipo Deuda Largo Plazo

Otros Activos No Corrientes Patrimonio

Total Activo Total Pasivo y Patrimonio

GC-F-004 V.01
 Activo Corriente

Bienes o derechos que pueden convertirse en dinero en un tiempo inferior a un

año a partir de la fecha del balance.

GC-F-004 V.01
 Tipos de Activos Corrientes
Disponible (caja, cuentas corrientes y de ahorros) - 11
Inversiones (acciones, bonos, certificados de depósito a término - CDTs, etc) -
12
Deudores (clientes, CxC a socios, anticipos y avances a proveedores, anticipo de
impuestos, CxC trabajadores, deudores varios) - 13
Inventarios (mercancía, materia prima, producto en proceso, producto
terminado, inventarios en transito) - 14
Diferidos, Gastos pagados por Anticipado (seguros, intereses) - 17

GC-F-004 V.01
 Propiedad, Planta y Equipo - 15
Bienes construidos, en proceso de construcción o adquiridos con la intención de
usarlos en la administración de la empresa, para la producción o para arrendarlos. Su
vida útil debe exceder una año y no estar destinado para la venta.

GC-F-004 V.01
 Tipos de P, P & E
Vehículos
Muebles y Enseres
Maquinaria y Equipo
Edificios
Terrenos
Construcciones en Curso

GC-F-004 V.01
 Depreciación
Teniendo en cuenta que algunos de estos bienes se deterioran, la norma fiscal
permite un “ahorro” durante la vida útil del mismo con el fin de renovar el bien al fin
de su ciclo, la depreciación. Existen varios métodos de depreciación tal como línea
recta, suma de números dígitos y doble saldo decreciente.

GC-F-004 V.01
 Otros No Corrientes

Los activos que no pueden ser clasificados como corrientes ni como propiedades,
planta y equipo.

GC-F-004 V.01
 Tipos de Otros No Corrientes
Inversiones permanentes (bonos, acciones, etc) - 12
Deudores no corrientes (acreencias largo plazo) - 13
Intangibles (patentes) - 16
Cargos diferidos (costo/gasto prepagado) - 17
Valorizaciones (mayor valor de activos) - 19

GC-F-004 V.01
 Pasivos
Obligaciones presentes que la empresa tiene con terceras personas derivadas de
eventos pasados por lo cual se reconoce que en el futuro se deberá transferir recursos
o servicios.

Se clasifican según el grado de exigibilidad.

GC-F-004 V.01
 Pasivo Corriente
Exigibles antes de un año:

Sobregiros bancarios - 21
Deudas con proveedores - 22
Cuentas por Pagar – 23 (Socios, dividendos, retenciones)
Impuestos, gravámenes y tasas - 24
Obligaciones laborales – 25 (Primas y salarios pendientes por pagar)
Pasivos estimados y provisiones – 26 (vacaciones, cesantías, etc)
Diferidos – 27 (impuestos)
Otros pasivos – 28 (anticipos, ingresos de otros)
Bonos y papeles comerciales - 29

GC-F-004 V.01
 Pasivo a Largo Plazo
Representa las deudas exigibles a largo plazo. Las porciones de las deudas a largo
plazo exigibles antes de un año deben registrarse en el Pasivo Corriente.

Préstamos bancario a largo plazo - 21

Bonos emitidos - 29

GC-F-004 V.01
 Patrimonio
Representa los compromisos que la empresa tiene con sus dueños respaldado en
la escritura y las ganancias obtenidas. El dinero realmente invertido por los dueños.

GC-F-004 V.01
 Tipos de Patrimonio
Capital social (aportes de los socios: ordinarias, preferenciales,
privilegiadas) - 31
Superávit de capital (mayor monto pagado por socios) - 32
Reservas (legal – 10% y otras) -33
Divedendos decretados - 35
Utilidad del ejercicio -36
Utilidades acumuladas (ejercicios anteriores) - 37
Superávit por valorización - 38

GC-F-004 V.01
El Balance General
Activos 2007 2008

Efectivo 7,282 14,000

Títulos 20,000 71,632
CxC 632,160 878,000
Inventarios 1,287,360 1,716,480
Activo Cte 1,946,802 2,680,112

AFB 1,202,950 1,220,000

-Dep. Acum. 263,160 383,160
AFN 939,790 836,840

Activo Total 2,886,592 3,516,952

Pasivos

CxP 324,000 359,800

NxP 720,000 300,000
OxP 284,960 380,000
Pasivo Cte 1,328,960 1,039,800
DLP 1,000,000 500,000
Pasivo Total 2,328,960 1,539,800

Acc. Pref. - -
Acc. Com. 460,000 1,680,936
Util. Ret. 97,632 296,216
Patrimonio 557,632 1,977,152

P&P 2,886,592 3,516,952

GC-F-004 V.01
 Estado de Resultados
Informe financiero que presenta de manera analítica los ingresos obtenidos y los
egresos incurridos por la empresa en desarrollo de su actividad mercantil durante un
periodo contable determinado.

GC-F-004 V.01
 Esquema General del P&G
Estado de Resultados

Ingresos $ xxx
Menos: Egresos $ xxx
Utilidad (o pérdida) $ xxx

GC-F-004 V.01
 Ingresos
Representan los beneficios operativos y financieros que percibe la empresa por la
venta de bienes o por la prestación de servicios o por la ejecución de otras actividades
realizadas durante un periodo contable.

GC-F-004 V.01
 Tipos de Ingresos
Ingresos por ventas
Ventas brutas
Ventas netas (menos rebajas, descuentos, devoluciones)
Otros ingresos
Percibidos por conceptos diferentes a la actividad principal de la empresa
Intereses ganados, dividendos, venta de activos, etc.

GC-F-004 V.01
 Egresos
Representa las salidas de dinero de la empresa en la operación de la misma.

Existen tres tipos principales:

Costo de ventas
Gastos
Otros egresos

GC-F-004 V.01
 Costo de Ventas
Representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la
adquisición o producción de los bienes o la prestación de servicios de los cuales la
empresa obtuvo sus ingresos.
Empresas de servicios
Empresas comerciales
Empresas industriales

GC-F-004 V.01
 Gastos
Representan los flujos de salida de recursos efectuados durante el
periodo que generan disminuciones patrimoniales diferentes de retiro de
capital o utilidades.

Gastos de ventas (sueldos, comisiones, publicidad, fletes)

Gastos de administración (sueldos administrativos y derivados)
Gastos de depreciación (no es desembolso real)
Otros egresos (gastos financieros, pérdidas por venta de equipos)
Impuesto sobre la renta

GC-F-004 V.01
Estado de Resultados
2007 2008

Ventas netas 5,834,400 7,035,600

Costos 4,980,000 5,800,000
Gastos 720,000 612,960
UAIIDA 134,400 622,640
Depr. 116,960 120,000
Amort. - -
D&A 116,960 120,000
UAII 17,440 502,640
Intereses 176,000 80,000
UAI - 158,560 422,640
Impuestos - 63,424 169,056
UDI ant DP - 95,136 253,584
Div. Pref. - -
UDI - 95,136 253,584
Dividendos 11,000 55,000
Ad. U.R. - 106,136 198,584

GC-F-004 V.01
Estado de Resultados
DM_FORMATO 31/12/2006
41 Ingresos Operacionales 520,232,887
61 MENOS: Costos de Ventas y de Prestación de
Servicios 438,429,679
UTILIDAD BRUTA 81,803,208
51 MENOS: Gastos Operacionales de Administración 12,039,214
52 MENOS: Gastos Operacionales de Ventas 26,568,148
UTILIDAD OPERACIONAL 43,195,846
42 MAS: Ingresos No Operacionales 45,130,325
53 MENOS: Gastos No Operacionales 42,277,798
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS Y AJUSTE POR
INFLACION 46,048,373
47 Ajustes Por Inflación 896,063
54 MENOS: Impuestos de Renta y Complementarios 8,747,520
59 GANANCIAS Y PERDIDAS 38,196,916

GC-F-004 V.01
 Estado de Flujos de Efectivo
Estado financiero básico que presenta la información relacionada con los
recaudos y desembolsos en efectivo que se derivan de las actividades de operación,
inversión y financiación llevadas a cabo por la empresa durante un periodo contable.

GC-F-004 V.01
 Formato General
Actividades de operación
P&G $xx1
Capital de Trabajo $xx2
Actividades de inversión $yyy
Actividades de financiación $zzz

Saldo caja inicial $xxx

Cambio en el período $xxx
Saldo caja final $xxx

GC-F-004 V.01
 Actividad.
Defina los siguientes términos según la contabilidad, busque y
mencione algunos ejemplos:

Activos circulantes. Inversiones permanentes.

Activo a largo plazo. Activo fijo.
Cargos o gastos diferidos. Otros activos.
Pasivos. Pasivo circulante o pasivo a corto plazo.
Pasivo a largo plazo. Créditos diferidos.
Otros pasivos. Capital contable o patrimonio.

GC-F-004 V.01
Ecuación Contable.

GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
Estructura de la ecuación contable

Una característica fundamental de la información financiera es que la cifra total de los activos,
siempre debe ser igual a la cifra total de los pasivos más el patrimonio.
Este equilibrio se observa en la ecuación contable que es un mecanismo que permite
determinar la proporción que existe entre los elementos de los estados financieros: activos,
pasivos y patrimonio.

Esta ecuación da cuenta del concepto de partida doble que se sustenta sobre el principio de
que, en contabilidad, cada entrada tiene una salida; es decir, todo lo que tiene una compañía se
lo debe a alguien.
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
Algunos ejemplos de activos son las oficinas,
bodegas, cultivos y vehículos, entre otros
elementos que son de propiedad de la
compañía.

GC-F-004 V.01
Los pasivos, que se clasifican de acuerdo con su
exigibilidad, representan las obligaciones que tiene
la empresa. Un ejemplo de un pasivo real es una
obligación financiera o las deudas que tienen las
compañías por el sistema de seguridad social de sus
empleados.
GC-F-004 V.01
Al suponer que una empresa tiene un activo de 900 millones de pesos y un pasivo de 200
millones de pesos, su patrimonio neto será de 700 millones de pesos. Este último valor es lo
que se conoce como patrimonio neto y será la cantidad real de la que son dueños los socios
en caso de vender las propiedades de la empresa y si se pagaran todas sus deudas. De una
manera más sencilla, patrimonio es la diferencia entre activo y pasivo.

GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
 Definición, características, naturaleza y composición de las
cuentas

Ingresos, gastos y costos

Los ingresos representan los incrementos en los recursos de la empresa que se han logrado

por el desarrollo de su actividad económica durante un periodo determinado, que por lo
general corresponde al de un ejercicio económico.
Estos ingresos se clasifican en ingresos operacionales y no operacionales y obedecen a
incrementos por actividades diferentes.

GC-F-004 V.01
 Definición, características, naturaleza y composición de las
cuentas

Por su parte, los gastos corresponden a las disminuciones de los recursos de la

compañía que se dan por el desarrollo normal de su actividad durante un periodo
contable determinado. Al igual que los ingresos, se clasifican en operacionales y no
operacionales.

Por último, los costos son los que representan las erogaciones necesarias para la
elaboración de productos o la prestación de servicios, de acuerdo con la actividad
económica desarrollada por la compañía durante su ejercicio contable.

GC-F-004 V.01
 Definición, características, naturaleza y composición de las
cuentas

Cuentas de orden
El decreto 2650 de 1993 establece que las cuentas de orden reflejan hechos o
circunstancias que pueden afectar la estructura financiera de la compañía e incluyen
cuentas que se manejan para fines de control y de conciliación, como es el caso de las
diferencias originadas en declaraciones tributarias (contables vs. tributarias).
La anteriores cuentas representan los principales derechos y responsabilidades
contingentes de la compañía como son bienes o documentos entregados en custodia a
terceros y garantías otorgadas o dadas por la compañía, entre otras.

GC-F-004 V.01
 Definición, características, naturaleza y composición de las
cuentas

Las cuentas de orden, de acuerdo con el decreto 2649 de 1993 – artículo 10, registran los
contratos sobre los que se pueden derivar derechos u obligaciones para la compañía, y NO
pueden emplearse como sustitutos para omitir registro de pérdidas probables del negocio.
Algunos ejemplos de cuentas de orden son: activos castigados, créditos autorizados no
utilizados y promesas de compraventa.
De otra parte, es necesario además tener presente que en las cuentas existe un valor de medición
que es conocido como valor razonable que proporciona un panorama más cercano de la
situación financiera y el rendimiento de una empresa.

GC-F-004 V.01
 TIPOS DE CUENTAS DE ORDEN

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE ORDEN

SEGÚN LA NORMATIVA DEL DECRETO 2650 DE 1993 LAS CUENTAS DE

ORDEN PUEDEN SER DE CUATRO CLASES.

CONTINGENTES

FIDUCIARIAS

FISCALES

DE CONTROL

GC-F-004 V.01
 TIPOS DE CUENTAS DE ORDEN

Contingentes

Hace referencia a los bienes y

valores en poder de terceros o
recibidos de terceros, litigios o
demandas, al igual que las
promesas de compreventas.

GC-F-004 V.01
TIPOS DE CUENTAS DE ORDEN

Fiduciarias

Activos, pasivos o patrimonio

que se encuentren bajo la
administración de la compañía
por un negocio de Fiducia.

GC-F-004 V.01
 TIPOS DE CUENTAS DE ORDEN

Fiscales

Diferencias de las
declaraciones de
impuestos con las
cifras contables.

GC-F-004 V.01
TIPOS DE CUENTAS DE ORDEN

De control

Activos castigados y activos

totalmente depreciados.

GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
Plan Único de Cuentas (PUC)

El Plan Único de Cuentas, que en adelante se denominará PUC, busca la uniformidad

en los registros de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes.

El PUC está compuesto por un catálogo de cuentas que incluye una codificación, sus

descripciones y dinámicas. Éste se ha constituído con el fin de alcanzar la uniformidad
en el registro de los hechos económicos de las compañías de manera que la información
sea más clara, comprensible, comparable y transparente.

Este catálogo de cuentas, descripciones y dinámicas es de cumplimiento obligatorio en

el registro contable de las operaciones económicas de un negocio; y en Colombia está
contenido en el Decreto 2650 de 1993: PUC para Comerciantes.

GC-F-004 V.01
Cuentas reales o de balance Open or Close

Característica:

Estas cuentas manejan la clase 1: activos, la

clase 2: Pasivos y la clase 3: patrimonio.

Se trata de las cuentas que están el en balance

general de la empresa, luego de cerrar el
ejercicio contable. A esta clase pertenecen la
caja, los bancos, las inversiones y las
obligaciones financieras.

GC-F-004 V.01
Cuentas nominales o de resultadoOpen or Close

Característica:

Estas cuentas manejan las clases 4 y 5 : ingresos y

gastos; la clase 6: costos de ventas y la clase 7:
Costo de producción u operación.

Estas son las cuentas que permiten evidenciar el

registro del desarrollo del objeto social de la
empresa. También son conocidas como cuentas de
pérdidas y ganancias. A esta clase pertenecen las
cuentas de ingresos, gastos, costo de ventas y costo
de producción.

GC-F-004 V.01
Cuentas de orden Open or Close

Característica:

Estas cuentas manejan la clase 8: cuentas

deudoras y la clase 9 : cuentas de orden
acreedoras.

Estas cuentas registran aquellos movimientos

de valores cuando no afecta los estados
financieros de la empresa, pero que es
necesaria para recordar derechos o deberes
contables. Su presentación está en la parte
inferior del balance general.

GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
Casos de estudio

Ecuación contable

GC-F-004 V.01
Caso 1

Consideremos que un grupo de empresarios constituyó una empresa dedicada a

la compra y venta de artículos de oficina, y para ello los accionistas aportaron a la
empresa la cantidad de $50,000 en efectivo. Por lo tanto, la ecuación contable
debe reflejar lo siguiente:

Activo = Pasivo + Capital contable

Caso 1 $50,000 = $0.00 + $50,000

Observemos que derivado de la aportación de $50,000 realizada por los socios a la

empresa, los elementos de la ecuación contable necesariamente deben verse afectados.
Esto se debe a que los $50,000 aportados pasan a formar parte de los activos de la
empresa, y simultáneamente la aportación de los socios quedará representada en el rubro
correspondiente a capital por lo que podemos decir que el capital de la empresa se
encuentra integrado por $50,000, mismos que se encuentran representados en activos.
GC-F-004 V.01
Caso 2
Ahora bien, supongamos que en una segunda transacción la administración de la empresa decidió
comprar una camioneta para la distribución y entrega de las mercancías que comercializa; sin
embargo, no se incurrió en ningún desembolso de efectivo, ya que la compra se realizó a crédito;
el valor total de la camioneta es de $30,000. La ecuación contable nuevamente tendría que
modificarse de acuerdo con lo siguiente:
Activo = Pasivo + Capital contable
Caso 1 $50,000 = $0.00 + $50,000
Caso 2 $30,000 = $30,000 + $ 0.00

Obsérvese que la cantidad correspondiente a la suma de los activos de la empresa ha mantenido

en todo momento su igualdad numérica respecto del resultado de sumar los pasivos y el capital
contable, ya que ahora la suma total de los activos es de $80,000, y de igual forma obtenemos
$80,000 más, si sumamos la cantidad de $30,000 correspondiente a pasivos más los $50,000 de
aportaciones de los socios. Por lo tanto, en términos netos la ecuación contable muestra las
siguientes cantidades:
Activo = Pasivo + Capital contable
$80,000 = $80,000 GC-F-004 V.01
Caso 3

Consideremos ahora una tercera transacción, consistente en el pago en efectivo de

$10,000 a cuenta de la deuda que le generó a la empresa la compra de la camioneta
descrita anteriormente.
La ecuación contable se vería afectada de la siguiente manera:

Activo = Pasivo + Capital contable

Caso 1 $50,000 = $ 0.00 + $ 50,000
Caso 2 $30,000 = $ 30,000 + $ 0.00
Caso 3 –$10,000 = –$ 10,000 + $ 0.00

En este caso, como la empresa adquirió una deuda (pasivo) derivada de la compra de una
camioneta, a través de la cual el monto de los pasivos se incrementó, al momento de liquidar o
hacer pagos a cuenta de esa deuda, en el nivel de la ecuación contable debe ocurrir lo contrario,
es decir, la cantidad de pasivos debe disminuir, ya que el pago de $10,000 redujo la deuda que
originalmente se había contratado, por lo que en términos netos y después de descontar el pago,
la empresa adeuda únicamente la cantidad de $20,000.
GC-F-004 V.01
Caso 3

Los valores netos de la ecuación contable estarían representados de la siguiente manera:

Activo = Pasivo + Capital contable
$70,000 = $20,000 + $50,000
Por lo tanto:
$70,000 = $70,000
En este momento, y considerando que la empresa ha realizado únicamente tres transacciones,
podemos decir que los $70,000 de activos que forman parte de su propiedad se integran de la
manera siguiente:
Aportación en efectivo de los socios $ 50,000 (caso 1)
+ Compra de una camioneta a crédito $ 30,000 (caso 2)
– Pago realizado en efectivo $ 10,000 (caso 3)
= Total $ 70,000
Por otra parte, el pasivo más el capital contable total se integran por:
Aportación en efectivo de los socios $ 50,000 (caso 1)
+ Deuda por la compra de una camioneta $ 30,000 (caso 2)
– Pago a cuenta de la deuda de la camioneta $ 10,000 (caso 3)
= Total $ 70,000
GC-F-004 V.01
Caso 3

En el concepto de capital contable incluido en la ecuación deben verse reflejadas las

utilidades, o en su caso las pérdidas en que incurren las empresas. En términos
generales, podemos decir que las utilidades o pérdidas se determinan de la siguiente
manera:

Ingresos $ 10,000 Ingresos $ 10,000

– Costos y gastos $ 6,000 – Costos y gastos $ 12,000
= Utilidad $ 4,000 = Pérdida $ 2,000

Al igual que en los activos, pasivos o el capital contable, los conceptos relacionados
con ingresos generados por la empresa y los costos y gastos en que se incurra afectan la
ecuación contable, ya que puede decirse que los ingresos representan un incremento al
capital contable y, por el contrario, los costos y gastos representan una disminución dentro
del mismo.
GC-F-004 V.01
Caso 4

Consideremos una cuarta transacción donde la empresa generó un ingreso derivado de

un servicio que prestó, y por el cual recibió la cantidad de $20,000. La ecuación
contable se afectaría de la siguiente manera:

Activo = Pasivo + Capital contable

Caso 1 $ 50,000 = $ 0.00 + $ 50,000
Caso 2 $ 30,000 = $ 30,000 + $ 0.00
Caso 3 –$ 10,000 = –$ 10,000 + $ 0.00
Caso 4 $ 20,000 = $ 0.00 + $20,000

Al representar el ingreso de $20,000 en la ecuación contable, observamos que la

cantidad de activos se incrementó en $20,000; esto es así debido a que se produjo una
entrada de efectivo y, de manera simultánea, el capital contable se incrementó,
reflejando el ingreso percibido, ya que al prestar el servicio se generó un ingreso.
GC-F-004 V.01
Caso 5

Ahora consideremos dentro de la ecuación contable un gasto de $5,000, derivado del

pago en efectivo hecho por la empresa a sus empleados por concepto de sueldos.

Activo = Pasivo + Capital contable

Caso 1 $ 50,000 = $ 0.00 + $ 50,000
Caso 2 $ 30,000 = $ 30,000 + $ 0.00
Caso 3 –$ 10,000 = –$ 10,000 + $ 0.00
Caso 4 $ 20,000 = $ 0.00 + $ 20,000
Caso 5 –$ 5,000 = $ 0.00 + –$ 5,000

Como se observa en la ecuación contable, la cantidad de activos propiedad de la

empresa sufrió una disminución de $5,000 derivada de la salida de efectivo que le
ocasionó el pago a sus trabajadores por concepto de sueldos. La ecuación contable
mantiene su igualdad numérica, ya que de manera simultánea se disminuyó dentro del
capital contable la cantidad de $5,000 para reflejar el gasto en que se incurrió con el fin
de pagar a los empleados de la empresa. GC-F-004 V.01
Caso 5

Considerando las cinco transacciones realizadas hasta este momento por la

empresa, comprobemos si la igualdad numérica de la ecuación contable se
ha mantenido.

Los activos de la empresa se encuentran integrados de la siguiente manera:

Aportación en efectivo de los socios $ 50,000

+ Compra de una camioneta a crédito $ 30,000
– Pago realizado a cuenta de la camioneta $ 10,000
+ Efectivo generado por servicios $ 20,000
– Efectivo pagado por pago de sueldos $ 10,000
=Total $ 80,000

GC-F-004 V.01
Caso 5

Por su parte, el pasivo más el capital contable total está conformado por los
siguientes conceptos:
Aportación en efectivo de los socios $ 50,000
+ Deuda por la compra de una camioneta $ 30,000
– Pago a cuenta de la deuda de la camioneta $ 10,000
+ Ingreso generado por servicios $ 20,000
– Gasto generado por pago de sueldos $ 10,000
= Total $ 80,000
Como se puede observar, en todo momento la igualdad entre los elementos de
la ecuación contable se ha mantenido, por lo que es posible representar los
valores netos de dicha ecuación en el esquema siguiente:
Activo = Pasivo + Capital contable
$85,000 = $20,000 + $65,000
Por lo tanto:
$85,000 = $85,000 GC-F-004 V.01