FUNDAMENTOS

DEL PROYECTO
Inicio del proyecto
La iniciación de proyectos, la determinación de la
factibilidad del proyecto, la calendarización del
proyecto y la administración de las actividades y de los
miembros del equipo para lograr la productividad, son
capacidades muy importantes que debe dominar el
analista de sistemas. Por lo tanto son fundamentales en
el proyecto.

Un proyecto de sistema comienza con problemas

y oportunidades de mejora dentro de la organización,
eso implica que la organización se va adaptando a los
nuevos cambios. *
Una vez que es sugerido un proyecto, el analista trabaja
rápidamente con los tomadores de decisiones, para
determinar si es factible.

Si es aprobado un proyecto se hará un estudio de

sistema completo. Las actividades del proyecto son
calendarizadas mediante el uso de herramientas tales
como gráficas de Gantt y PERT, para que el proyecto
pueda ser realizado a tiempo. *
 INICIO DEL PROYECTO

I. Cómo comienzan los proyectos de sistemas.

Las aplicaciones se originan en todas las áreas de negocio con diferentes
problemas.

1.1 Razones para iniciar un proyecto.

Los usuarios solicitan proyectos de sistemas de información por diferentes
razones. A veces es para solucionar un problema, como la reducción de costos,
realizar ciertas tareas o mejorar el control del trabajo que se lleva a cabo.

Algunas de la razones son :

Mayor velocidad
Mayor exactitud y mejor consistencia
Consulta más rápida de la información
Integración de la áreas del negocio
Reducción de costos
Mayor seguridad
Mayor velocidad

La razón fundamental por que se busca el desarrollo de proyectos de

sistemas es la velocidad, ya que las computadoras procesan los datos
muy rápidamente.

Si se requiere un proceso rápido, el sistema automatizado es lo más

útil, siempre que se diseñe y se utilice en forma apropiada y efectiva.

Por ejemplo: El uso de cajeros para mejorar la velocidad.

Mayor exactitud y mejor consistencia.

En ocasiones se solicitan los proyectos de sistemas de

información para mejorar la exactitud de los datos procesados o
para asegurar que siempre se siga un procesamiento que
prescribe como realizar una tarea especifica.

Por ejemplo, un proceso común es el de facturas: Lo que lleva

consigo el cálculo de cada una de ellas, lo que significa una
exactitud matemática. *
 Proceso de las facturas.
Facturas para su proceso
Etapas:
Verificar la exactitud aritmética.
Artículos desglosados.
Proveedor Costo total de todos los
artículos.
Facturas
Sumar los costos de embarque.
Sumar los impuestos de venta.
Sumar el total de esta factura al
gran total de todas.

Calcular la cantidad de dólares

totales de todas las facturas en el
lote de factura.
Comparar el gran total del lote. (Si
existe una diferencia se ha
cometido un error)
Proveedor
Mejorar la exactitud y la eficiencia del proceso de facturación utilizando procedimientos de control en lote.
Consulta mas rápida de la información.

Esta razón nos ayuda a la cantidad de información.

Por ejemplo
Las empresas almacenan grandes cantidades de datos sobre sus
operaciones, empleados, clientes, proveedores y finanzas. Existen dos
aspectos: donde almacenar los datos y cómo consultarlos cuando se
necesitan lo que se vuelve más complejo cuando existen varias formas de
consultar por algún dato en particular.

Todas las preguntas pueden dar una respuesta a una empresa sin
necesidad de tener una computadora, lo que implica buscar en cada registro
hasta encontrar la información que se solicita.

Entonces aparecen los costos de tiempo y espacio de almacenamiento para

cada opción de consulta. Al realizar cada búsqueda a través de un sistema
de información la posibilidad de obtener las respuesta para cualquiera de
las preguntas es más rápida. *
 Pregunta: ¿qué partes y materia prima se utilizan en la
producción del 74- A- 68?
Pregunta: ¿Cuál es el nombre del proveedor
de la parte 10- JAC??
Listado de partes y materia prima.
Producto Partes Proveedor
74-A-68 10-JAC 1000
Lista de proveedores
13-5BC 1118
Proveedor Nombre
14-XXA 2164
1000 Compañía proveedora ABC
15-C-94 1828
2500 Southern Materials
3142 General Steels Works
Pregunta: ¿en que producto se
utiliza la parte 13-5-BC? Lista de productos fabricados

Articulo Descripción
74-A-68 Maquina de escribir eléctrica 13”

Pregunta: ¿Cuál es el 82-B-68 Placa de identificación del nombre de la marca

producto 82-B-68 ?
Integración de la áreas de negocio

Los sistemas de información se utilizan para integrar las

actividades que se expanden alrededor de diferentes áreas de la
empresa.

En muchas empresas el trabajo hecho en determinada área

es coordinado con el que se lleva a cabo en otra.

Por ejemplo: Los Sistemas de Policía Internacional *

 Reducción de costos.

La idea de la reducción de costos es aceptar la ventaja del

calculo automatizado y de las capacidades de recuperación que se
puedan incluir. Donde se realizará el mismo trabajo pero a un tiempo
mas pequeño lo que implica bajar los costos, porque toda la parte
tediosa se llevará a cabo en forma automática y quedará menos que
hacer en la parte manual.

Entonces el personal se capacitará y la empresa no tendrá

que reducir a sus empleados, ya que la creación de un sistema
automatizado permitirá a ellos la posibilidad de experimentar sobre
aplicaciones nuevas, luego su trabajo puede llegar a convertirse en
algo más interesante si todas aquellas tareas tediosas se
automatizan. *
Mayor seguridad

Esta razón se refiere fundamentalmente a la seguridad de los

datos, en un proceso no automatizado la información esta a la vista
de cualquier persona aunque ella no la necesite, y se repite en todos
lados dependiendo quién la desee. Al tener un ambiente automatizado el
acceso a la información es controlado a través de claves, O sea el
acceso a la base de datos es restringido.

Por otro lado los datos son confiables porque al no

repetirse la misma información en diferentes lados
permite que no halla errores, por lo tanto cualquier
cambio de un dato modificará automáticamente toda
la información relacionada con él.

Por ejemplo: Si se
desea cambiar el costo de un
ingrediente, cambiará inmediatamente
aquellos costos que involucren a ese
ingrediente en forma automática. *
Las solicitudes de proyectos se incluyen por más de una
razón.
Lo que no sería una razón valida o justificable es
desarrollar un proyecto que porque parece más
avanzado al tener un sistema automatizado.
Las razones amplias de la sugerencia de un estudio de sistema, se
pueden sintetizar en dos:

 Para experimentar en problemas que les lleven por sí mismos a

soluciones de sistemas.
 Para reconocer oportunidades y hacer mejoras mediante la
actualización, alteración o instalación de nuevos sistemas.

Ambas situaciones pueden darse cuando la

organización se adapta y enfrenta a cambios
naturales y evolucionados.
Problemas dentro de la organización

A los administradores no les gusta pensar

que su organización tiene problemas (menos
hablar de ellos o compartirlos con
externos).*
Sin embargo, los buenos administradores se dan cuenta que el
reconocimiento de síntomas de problemas o, en un momento
posterior, el diagnosticar los problemas por ellos mismos y
enfrentarlos, es imperativo si el negocio va a seguir funcionando a
su más alto potencial.

Los problemas salen a la superficie

de muchas formas diferentes.
******
 Dificultades
El no cumplimiento de objetivos dentro de la
El cumplimiento a medias (demasiados errores) organización
Cambio de comportamiento en los empleados. (interno)

Retroalimentación
¿qué también la organización
esta satisfaciendo sus
objetivos?

• Quejas o sugerencias de los clientes, Ambiente

proveedores vendedores externo
• Ventas perdidas
• Ventas bajas

La retroalimentación a partir del

ambiente externo es
extremadamente importante y no
debe ser ignorada
Para identificar problemas
Revise la salida contra los
criterios de desempeño
Observe comportamiento
de los empleados
Escuche retroalimentación
externa:
•Vendedores
Clienes
Proveedores
Busque estos signos específicos
Demasiados errores
Trabajo terminado lentamente
Trabajo hecho incorrectamente
Trabajo hecho en forma incompleta.
Trabajo que no se ha realizado del
todo
Alto ausentismo
Alta insatisfacción en el trabajo
Alta rotación de personal
Quejas
Sugerencias de mejoras
Perdida de venta
Menores ventas.
Oportunidades de mejora

Las mejoras a los sistemas pueden ser definidas como cambios que
darán como resultado beneficios aumentados y que valen la pena.
Como por ejemplo:

 Mejora de facilidad de interacción con el cliente.

 Mejora de la satisfacción del trabajador con el sistema.
 Mejora en la integración de sistemas y subsistemas.
 Etc.
1.2 Origen de las solicitudes de proyectos

Existen cuatro orígenes para solicitar un proyecto

ya sean estos aplicaciones totalmente nuevas o cambios
de las ya existentes dependiendo del origen y la razón
de la solicitud.

Gerentes de departamentos
Altos ejecutivos

Analistas de Sistemas

Grupos externos.
Gerentes de Departamentos.

Los gerentes de departamentos buscan una ayuda dentro de su

departamento. Las actividades de operación diaria necesitan
mejoras, ya sea para solucionar un problema por errores
excesivos, por costos o trabajos inconsistentes o tal vez para
mejorar la eficiencia del trabajo.

Las solicitudes de los gerente se enfocan a aspectos

específicos.

El gerente de departamento que solicita un proyecto puede no

considerar la interacción de otros departamentos, aún cuando
en la realidad esa interacción exista, lo que también implica
que pueden beneficiar a otros departamentos. *
 Grupo de producción
Grupo de compras

Orden
de
compras

Línea de producción

Requisición de proyecto
A: Comité directivo
Sistema de Pronostico de
inventario

Razón: Para eliminar

condiciones que conducen a
carencias de inventario.

Gerente de inventarios
Costo del Formas de
producto contabilidad

Las solicitudes de proyectos aislados a

menudo afectan otras áreas de la
empresa. Grupo de contabilidad de costos
Ejecutivos de Alto Nivel.

Los ejecutivos de alto nivel son los presidentes, presidentes de

consejos y vicepresidentes.

Ellos tienen información que por lo general no manejan los

gerentes de departamentos, ellos influyen en los proyectos que
ellos solicitan, tienen amplias responsabilidades.

Las solicitudes de sus proyectos en sus objetivos son más

amplios que los que prepara en gerente de departamento

Los proyectos que incluyen a muchos departamentos son

difíciles de controlar y administrar, no así a los proyectos
departamentales y por lo tanto tienen más probabilidad de
éxito.
******
Analistas de Sistemas.

Los analistas de sistemas detectan áreas donde los sistemas se

deben desarrollar, mediante una propuesta o a través del gerente.

Por ejemplo:
Si el se da cuente que algún sistema de búsqueda de
registros es muy lento, provocando errores y es ineficiente puede
elaborar una propuesta. Dando un conocimiento de la tecnología que
hará que el sistema sea más rápido.

Se debe tener en cuenta que los analistas de sistemas y los

desarrolladores también pueden ser usuarios.
******
Grupos Externos.

Por ejemplo:
La presencia de organismos públicos en las empresas requiere de los
sistemas de información para revisar la retención de impuestos.

Estos organismos públicos muchas veces son ellos quienes

determinan el tipo de formato para la entrega de información.

Estos proyectos tienen la misma importancia que el generado por la

empresa misma.

*****
1.3. Administración de la revisión y selección de
proyectos.

Es cierto que en una empresa se generan muchos proyectos y no

todos pueden ser aprobados por diferentes motivos, algunos valen
la pena otros no.

Los no aprobados se dejan de lado para un reestudio más adelante.

La decisión de aceptar o rechazar una solicitud depende

mayormente de los miembros de la empresa los que se dividen
generalmente en comités. Ellos son:
 Método de comité directivo
 Método del comité de sistema de información
 Método del comité del grupo de usuarios
Método del comité directivo
Un comité directivo consta generalmente de gerentes claves de diversos
departamentos de la empresa, al igual que de miembros del grupo de sistemas de
información. (no dominado por ellos).

Donde los miembros pueden ser:

 Miembros de altas gerencias:
 Vicepresidente ejecutivo
 Vicepresidente de producción
 Gerencias departamentales:
 Gerente de comercialización al menudeo
 Gerente de crédito
 Gerentes técnicos:
 Gerente de investigación y desarrollo
 Coordinador de control de calidad
 Grupo de sistemas de información
 Gerente de procesamiento de datos
 Analistas de sistemas con experiencia.

El comité recibe propuestas y las evalúa, su responsabilidad es tomar una

decisión.
El comité consta de gerentes importantes, quienes tienen tanto la
responsabilidad como la autoridad de decidir cuales proyectos son
de principal interés para la compañía en su conjunto. Porque esto
favorece ya que los proyectos de sistemas son inversiones de
negocios.

Los gerentes tienen la información y criterio sobre cada uno de

ellos, porque están involucrados en el trabajo.

Los especialistas de sistemas del comité proporcionan la

información técnica y de desarrollo, útil en la decisión de la
administración de proyecto.

Los gerentes son los que seleccionan los proyectos a desarrollar, no

los analista, porque son ellos quienes ven las decisiones en base al
costo de proyectos, al beneficio de la empresa, y a la factibilidad
de llevar a cabo el desarrollo en la empresa . *
Método del comité de sistemas de información.

En algunas empresas la responsabilidad de revisión de

las solicitudes se asignara al comité de gerentes y
analistas de departamentos de sistemas de información.

El comité de sistemas de información aprueba o

desaprueba los proyectos y les asigna prioridades,
indicando cuales son más importantes y deben recibir
atención inmediata.

Pero cuando se deben tomar decisiones como compra de

equipos o proyectos de desarrollo a largo plazo para
realizar un proyecto, se necesita la decisión compartida
con los ejecutivos de alto nivel. *
Método del comité del grupo de usuarios.

En este método la responsabilidad de las decisiones de proyectos se

distribuye en los usuario.

Los departamentos, en forma individual o las divisiones, contratan a

sus propios analista y diseñadores, quienes manejan la selección de
proyectos y llevan a cabo un desarrollo. Los departamentos formas
sus propios comités de selección, controlan lo que se ha
desarrollado y cuando se pondrá en marcha.

Toda esta realización de sistemas de información por

departamentos trae una desventaja enorme, como también las
posibilidades de éxito son pocas. *
 Criterios para la selección de proyectos:
Hay que considerar la motivación que impulsa la propuesta del
proyecto. Es necesario asegurarse de que el proyecto bajo
consideración no este siendo propuesto simplemente para mejorar
la propia reputación política, o poder de la persona o grupo que lo
propone, debido ha que hay mucha probabilidad de que el proyecto
esté concebido inadecuadamente y hasta que sea mal aceptado.

Por lo tanto los proyectos deben de tener una perspectiva de

sistemas, de tal forma que se considere el impacto del cambio
propuesto sobre la organización completa.

Además de estas consideraciones generales existen cinco criterios

específicos que debe tener para la selección de proyectos. *
Respaldo de la administración
. El más importante, el respaldo de la administración. No se puede
lograr absolutamente nada sin la aprobación de las personas que, al
final de cuentas, pagarán la cuenta.

Temporización adecuada para comprometerse con el proyecto.

Saber si en realidad el negocio será capaz actualmente de hacer
compromiso de tiempo para la instalación de nuevos sistemas o la
mejora de los existentes.

Posibilidad del logro de mejoras de los objetivos de la

organización.
El proyecto debe poner a la organización hacia su destino y no
desalentarla de sus objetivos finales. *
Que sea práctico en términos de recursos para los analistas de
sistemas y la organización.
Que sea posible llevar a la práctica, de acuerdo con los recursos y
capacidades propias así como las del negocio. Algunos proyectos no
caerán dentro del campo de experiencia propia y se debe ser capaz
de reconocerlo.

Que el proyecto sea valioso comparado con otras formas en que

la organización pueda invertir los recursos.
Se debe llevar a un acuerdo básico con la organización acerca del
valor del proyecto de sistema ante cualquier otro proyecto posible
que esté siendo considerado. *
 La solicitud del proyecto.

La solicitud de un proyecto es un elemento crítico para iniciar el

estudio de sistemas, aunque esto es diferente entre las empresa,
existe una estandarización sobre que se debe entregar.

En la propuesta se identifica:

 La situación donde se necesita ayuda, con detalles

 Conocer porqué se cree que el proyecto es importante
 La descripción del significado del problema
 Si surgió por un evento o es recurrente
 Nombres de personas que puedan dar más información
¿ Cual es el problema?
Los registros de Inventarios a menudo son inexactos y ocasionan faltantes en el proceso de producción,
y variaciones en el costo de los productos vendidos.

Detalles del problema.

La cantidad a mano y el registro de conteo físico no siempre concuerda, ningún modelo parece evidente.
A veces la cantidad en le registro es alta y otras baja. La cantidad debe siempre concordar si las
requisiciones de material se colocan en forma apropiada. Los dos compradores normalmente aseguran que
se ordenara suficiente material y se entregara a tiempo.

¿Qué tan significativo es el problema?

El déficit ocasiona problemas mayores. A veces se tienen que parar las líneas hasta que ocurra un pedido
de emergencia.
El contralor se molesta mucho cuando los costos son excesivos a final del mes. El gerente del inventario
se enoja cuando los libros no concuerdan con sus cifras reales de mercancía.

¿Cuál cree el usuario que es la solución?

Se necesita automatizar la recepción, salida, registro de inventario y envío para eliminar los errores
aritméticos.

¿Cómo ayudaran los sistemas de Información?

Reducción de errores aritméticos, también información más rápida.

¿Quién mas que conozca acerca de esto, pudiera contactarse?

El contralor
Los compradores
La gerencia de inventarios
Firmado por
Gerente de producción