Dirección de Protección

y Servicios Especiales

Policía Nacional
de
Colombia
Grupo de Gestión Documental
 GESTIÓN
TERCER COMITÉ VIGENCIA DOCUMENTAL
2022

Coronel
JHON HARVEY ALZATE DUQUE
Presidente Segundo Comité Gestión Documental DIPRO

OCTUBRE 2022
SOPORTE NORMATIVO: GESTIÓN
DOCUMENTAL

Integrantes del Comité:

 Compromisos:
No COMPROMISO RESPONSABL CUMPLIMIENTO
E
Realizar las acciones pertinentes e inmediatas para solucionar el tema de la elaboración de las
ACTAS de instrucción, socialización e interiorización, la cual fue un proyecto propuesto por TELEM
1 DIPRO. En caso de no recibir respuesta avisar directamente a mi Coronel Jhon Harvey Alzate
Duque para que él se comunique con el señor Coronel Carlos Alberto Benites Rojas de OFITE.
Verificar el tema de los responsables de Archivo de Gestión en el nivel central, respecto a los
2 Patrulleros con fecha de resolución 2021 quienes fueron asignados en dicha función y no GUTAH
cuentan con la idoneidad ni experiencia para desplegar el proceso de Gestión documental.
Realizar confidencial al señor Jefe ARPRO Y GURJU, en el cual expongan los motivos por los
cuales no se dio cumplimiento en la fecha definida para la entrega de la transferencia de la GUGED GURJU GS-2022-033339-DIPRO
3 vigencia 2019, de acuerdo a la orden de servicio 034 DIPRO-PLANE de fecha 16/04/2022. ARPRO GS-2022-033315-DIPRO

Cumplir con lo ordenado por la Secretaría General respecto a la reorganización de la vigencia

4 2006 con plazo 30 de septiembre de 2022 GUGED
Realizar solicitud al señor Director para exonerar del servicio al personal adscrito a GUGED
hasta el mes de septiembre, teniendo en cuenta las novedades administrativas expuestas en el
5 presente comité, y de acuerdo a los compromisos que son de estricto cumplimiento ante la GS-2022-033407-DIPRO del
Secretaría General. GUGED 09/07/2022
Realizar confidencial a las Dependencias del nivel central y Seccionales de Protección que no
6 cumplieron con las actividades del Sistema Integrado de Conservación, las cuales tenían plazo GUGED SE DIO CUMPLIMIENTO
27/06/2022 de acuerdo a lo ordenado mediante comunicación oficial GS-2022-009453-DIPRO (08/07/2022)
de fecha 24/02/2022
 Cumplimiento comunicación oficial GS-2022-009453-DIPRO de fecha 24 de febrero de
2022 “Orden Seguimiento al Sistema Integrado de Conservación - SIC”

 Mediante comunicación oficial GS-2022-0032923-DIPRO de fecha 06/07/2022, se informo las novedades del
cumplimiento por parte de las seccionales y unidades del nivel central, ordenando el señor Director lo
siguiente:
NIVEL CENTRAL NIVEL DESCONCENTRADO
UNIDAD CONFIDENCIAL RESPUESTA SECCIONAL CONFIDENCIAL RESPUESTA
SEGUR GS-2022-033338-DIPRO GS-2022-034765-DIPRO DEARA GS-2022-033324-DIPRO GS-2022-033964-DEARA
CPRES GS-2022—033322-DIPRO GE-2022-001361-DIPRO DEBOL GS-2022-033321-DIPRO GS-2022-034352-DEBOL
ARPRO GS-2022-033315-DIPRO GS-2022-033398-DIPRO DECAU GS-2022-033317-DIPRO GS-2022-058462-DECAU
GREDA GS-2022-033323-DIPRO GS-2022-033469-DIPRO DECHO GS-2022-033318-DIPRO GS-2022-034604-DIPRO
GUPES GS-2022-033320-DIPRO GS-2022-033449-DIPRO DEMAM GS-2022-033319-DIPRO GS-2022-040168-DEMAM

CONFIDENCIAL TRANSFERENCIAS 2019

RESPUESTA AL SEÑOR DIRECTOR
UNIDAD CONFIDENCIAL RESPUESTA
Comunicación oficial fecha
ARPRO GS-2022-033341-DIPRO GS-2022-033449-DIPRO
GS-2022-034835-DIPRO 18/07/2022
GURJU GS-2022-033339-DIPRO GS-2022-033440-DIPRO
 TEMAS A TRATAR: GESTIÓN
DOCUMENTAL
Avance transferencias primarias tercer trimestre 2022
1
3er Trimestre 4er Trimestre
DEPENDENCIA DEPENDENCIA
S S
TRANSFERENCIAS VIGENCIA 2019 (35)
GUFIN ARTUR
GUCON GSTUR
6 GULOG GUPAN
10 GUTAH UNIPEP
GREIN SEPROS
SUSES UNPEC
11
APIAD
8
GPRIN
ARPAE
GCOAM
1 Trimestre 2º trimestre 3er trimestre 4º trimestre
GEDAM
 TEMAS A TRATAR: GESTIÓN
Avance visitas de acompañamiento archivos de
DOCUMENTAL
2
gestión 2022 3er Trimestre
DEPENDENCIAS
ADMIN
DEPENDENCIAS A VISITAR (37) 4er Trimestre
GUFIN
DEPENDENCIA
GUCON S
GULOG Grupo Control
6 ambiental
GUTAH
7 ARTUR
GREIN
SUSES GSTUR

12 APIAD GUPAN
12 GPRIN SEPRO MEBOG
ARPAE SEPRO DECUN
GCOAM
1 Trimestre 2º trimestre 3er trimestre 4º trimestre GEDAM
 ACTIVIDADES REALIZADAS
3

Cumplimiento Orden de Servicios Nro. 019 /SEGEN-GUSAP-38.9

3.1 “VERIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS DOCUMENTALES EN EL MARCO DE LA HERRAMIENTA
DE SEGUIMIENTO “ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL”, de fecha 09 de junio de 2022.

En atención al seguimiento realizado por el Área de Archivo General al proceso de Gestión

Documental, a fin de verificar los criterios archivísticos del acervo documental que reposa de los
archivos centrales, e intermedios de las unidades policiales, de conformidad con los parámetros
establecidos en la guía identificada bajo el código 1GD-GU-0004 "Organización de Archivos",
correspondiente a la vigencia 2006.

ORGANIZACIÓN 2006
Total 93 cajas, 920 carpetas, 196 libros
 ACTIVIDADES REALIZADAS
Firma y entrega de las Tablas de Valoración Documental DIPRO
3.2

GS-2022-035390-DIPRO del 21/07/2022 GS-2022-039880-SEGEN del 29/09/2022

Atendiendo radicado de entrada Nro. 2-2022-5443 emitido por el Archivo General
de la Nación, mediante el cual se da a conocer el resumen de la sustentación de
las Tablas de Valoración Documental de la Dirección Protección y Servicios
Especiales - DIPRO ante el Comité Evaluador de Documentos.
Documento de radicado AGN Nro. 2-2022-9458 del 19/09/2022, emite oficio de
validación e implementación de las Tablas de Valoración Documental - TVD- de la
Dirección de Protección y Servicios Especiales -DIPRO-, con el fin de iniciar el
proceso de identificación y organización documental de la información producida
desde 1984 hasta 2001.

3.3 Cumplimiento Orden de Servicios 025 SEGEN-GUSAP del

21/07/2022

GS-2022-041768-DIPRO
O.S Nro. 025 SEGEN-GUSAP del 21/07/2022 “MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL EN LA SECRETARÍA GENERAL”, formato 1DS-FR-0021 “Lista de
chequeo para la autoevaluación del control de procedimientos y guías” de los
procedimientos; 1GD-GU-0006 “Sistema Integrado de Conservación -SIC” y 1GD-GU-
0010 “Transferencias Documentales”, debidamente diligenciados.
 ACTIVIDADES REALIZADAS
Cumplimiento a la Resolución 05456 del 29/11/2019 “Por medio de la cual se actualiza el Índice de
3.4 Información Clasificada y Reservada para la Policía Nacional y se dictan otras disposiciones”.

GS-2022-043574-DIPRO
Se envío matriz del índice de información
clasificada y reserva de las dependencias y
unidades desconcentradas que conforman la
DIPRO, la cual fue elaborada de manera
conjunta con cada jefe de dependencia y
seccional, teniendo en cuenta que se
actualizaron las Tablas de Retención
Documental-TRD; previa revisión por parte de
las oficinas de Gestión Documental y Asuntos
Jurídicos.
 ACTIVIDADES REALIZADAS
Capacitación y sensibilización a todos los funcionarios que cumplen la función de
responsables de archivo intermedio y de gestión en cada una de las dependencias unidades
3.5
adscritas al nivel central y desconcentrado de la Dirección, acerca de la normatividad,
documentos y lineamientos asociados al proceso de Gestión Documental, en atención a la
comunicación oficial GS-2022-011065-DIPRO

ACTA - 185 - DIPRO – GUGED del ACTA - 187 - DIPRO -

12/09/2022 GUGED del 20/09/2022
 NOVEDAD GULOG EN VISITAS DE
4 ACOMPAÑAMIENTO 2022

Y el
Mas de 250 rotulo?
folios
 GESTIÓN ANTES NOVEDADES VISITAS ARCHIVOS
DE GESTIÓN 2022

AREA O FECHA DE VISITA NOVEDAD COMPROMISO

GRUPO

GULOG 25/07/2022
5 OBSERVACIÓN ARCOI ARCHIVO GUGED
2
TUBO DE AGUA
1

PUESTO DE TRABAJO
jefe GUGED
 5.1 ILUMINACIÓN ARCHIVO CENTRAL

1 2

ARCHIVO (DEPOSITO)
PUESTOS DE TRABAJO
 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL ARCHIVO CENTRAL EN EL
6 NUEVO EDIFICIO DIPRO
La Policía Nacional en el marco de las directrices previstas en el Artículo 61 del Reglamento
General de Archivos, desarrollado en el Acuerdo No. 049 del de 05 de mayo de 2000 “ Por el cual
se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” los edificios de archivos y
locales destinados como sedes de archivos de la Policía Nacional, deberán cumplir con las
condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiente, seguridad y de mantenimiento
que aseguren la conservación, custodia, salvaguarda, disponibilidad, autenticidad, fiabilidad y
acceso a la documentación producida por la Policía Nacional, teniendo en cuenta lo siguiente:
Condiciones generales de los depósitos.
 Se recomienda instalar filtros y/o anjeos que impidan la entrada de insectos o mamíferos
en los depósitos documentales.
 Las ventanas deben utilizar películas con filtros UV o persianas para evitar el paso de la
entrada de luz solar directa sobre el ambiente de los depósitos o los documentos.
 Las locaciones deben estar provistas de alarmas contra incendios y de sistema cerrado de
televisión.
 Deberán estar aislados entre sí y del resto de los espacios por pasillos, protegidos contra
riesgos exteriores y comunicados con las demás áreas administrativas, protegidas con
puertas corta fuego.
 Contarán con salidas de emergencia y evacuación.
 No es recomendable ubicar los depósitos de archivo en lugares subterráneos.
 No podrá haber puestos fijos de trabajo al interior de los depósitos de archivo.
 Deberán contar con sistemas seguros de detención y extinción de incendios.
 Mantener condiciones constantes y controladas de temperatura y humedad relativa.
 Dotarlos de instrumentos o mecanismos de ventilación, climatización o deshumidificación
según sea necesario.
 La iluminación en los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben
cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad
relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación.
1GD-GU-0006 “SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN – SIC
• Para la iluminación artificial de los archivos centrales, es
necesario contar con lámparas de luz fluorescente, las cuales
deben estar protegidas por un acrílico. Asimismo, deben situarse
sobre los pasillos y alejadas de la documentación.
• Las puertas de los depósitos deben contar con guardapolvo para
minimizar la entrada del mismo.
• Evitar instalar muebles, modulares, escritorios, mesas de trabajo o
locker pegados a las paredes ya que esta práctica eleva la
cantidad de humedad, si se dejan despegados el aire circulará
mejor previniendo la humedad
 La capacidad y espacio de los depósitos deben estar construidos
para soportar diferentes cargas así:
750 Para instalaciones de estante metálicos fijos de 2.20
kg/m2 metros de altura
1.300
kg/m2 Para estantes deslizantes o compactos.
 Ubicación Geográfica
 
 Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o
problemas de inundación y que ofrezca estabilidad.
 Deben estar situados lejos de industrias contaminantes y posible
peligro por atentados u objetivos bélicos.
 Se debe prever el espacio suficiente para albergar la documentación
acumulada y su natural incremento (transferencias), proyectadas para
un periodo no inferior a diez o quince años.
 Ubicación del archivo central en el nuevo edificio DIPRO Segundo piso, costado derecho
6.1

Oficinas Archivo

ARTICULO 13. INSTALACIONES PARA LOS ARCHIVOS. La administración pública deberá garantizar los espacios y las  Polarizado con filtro UV,
instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios  no hay redes eléctricas expuestas
públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas  y tien Sistema de incendios
existentes sobre áreas de archivos.
 MEDIDAS PARA TEMPERATURA ARCHIVO GUGED
7
El control de temperatura se realiza tres (3) veces al día, dejando
registro en el formato denominado “Registro de Control Ambiental”,
estandarizado en la Suite Vision Empresarial (SVE) bajo el código
1GD-FR 0015. Se recomienda realizar esta medición, en el siguiente
horario, así:
 
 Entre 08:00 a 09:00 horas
 Entre 12:00 a 13:00 horas
 Entre 17:00 a 18:00 horas.

Temperatura (T)

Una temperatura superior a 20°C y una humedad relativa (HR)

superior al 60% estimulan el crecimiento de microorganismos e
insectos, adicionalmente ocurre mayor daño cuando las condiciones
climáticas son más extremas; una “HR” elevada aumenta la
formación de ácido; una “HR” inferior al 30% puede volver
quebradizo el papel, el pergamino, los adhesivos, las emulsiones
fotográficas y otros materiales.
 

Temperatura (T) De 15 a 20 oC.

Humedad Relativa (HR) Entre 45% y 60%.

1GD-GU-0006 “SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN – SIC

 RECOMENDACIÓN ARCOI ARCHIVO GUGED
8

¿PLAN DE NECESIDADES 2023?

1GD-GU-0006 “SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN – SIC

 DIPRO-GUGED
“DISCIPLINA Y PROBIDAD ”