RECOLECCION DE DATOS

 Es la fase más amplia y compleja de un estudio.

 Consiste en recoger todos los datos, informaciones y documentos.
 Se inicia una vez que se ha aprobado el programa general y sea aceptado por
las autoridades de la empresa.
 El analista procederá a obtener todos los datos que sean necesarios para el
desarrollo del trabajo de acuerdo de los objetivos previstos.
 En esta fase se registran los hechos tal como ocurren.
 El proceso consiste en obtener los datos e informaciones de fuentes escritas,
de las entrevistas con los gerentes, jefes y empleados, de las encuentas, de la
observación directa y la preparación de notas y resúmenes de datos,
informaciones y documentos para uso posterior.
 Esta etapa se inicia con la revisión de todos los materiales escritos existentes
en el sector o sectores de la empresa.
 La revisión de los materiales escritos, le permite al analista conocer la razón
de la existencia de un sector, las funciones y/o pasos de un proceso o
procedimiento, quien o quienes son los responsables de una tarea.
 En esta etapa se produce el primer encuentro del analista con los empleados.
 En este primer encuentro “cara a cara”, del analista con el empleado, éste
debe explicar los objetivos del estudio, a fin de disipar cualquier
malentendido.
 Las entrevistas deben realizarse en un ambiente amistoso, sin prisa ni
formalidades, a fin de lograr la mayor cooperación de los empleados.
 Se debe tener en cuenta que en las entrevistas informales salen a la luz las
informaciones más significativas, por lo que el analista debe propiciarlas.
 Se pueden obtener informaciones útiles en las horas de descanso, en la
cafetería, en los encuentros deportivos y otros.
 Durante la entrevista el analista no debe omitir ninguna opinión.
 El analista solo debe escuchar, observar el trabajo, el ambiente de trabajo, los
elementos utilizados, así como el tiempo que le demanda la tarea.
PRIME
PRIMER
RCONTACTO
CONTACTO DE
DEANAL
ANALISTA
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CON
CON FUNCIONARIOS
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CON FUNCIONARIOS DE LA EMPRESA
 PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR
LA RECOLECCION DE DATOS
•Debe considerar:
1- Qué tipos, calidad y cantidad de datos y documentos debe recoger
2- Definir cual es la manera más adecuada para efectuar la recolección
 PASOS A REALIZAR:
A- ORIENTACIÓN PRELIMINAR DEL ANALISTA:
 Estudiar en el organograma cada sector donde se realizará el trabajo,
 Estudiar todos los datos, documentos e informaciones existentes
 Preparar el cuestionario que se ha de utilizar en esta fase
B- ORIENTACIÓN DE LOS DIRECTIVOS, GERENTES Y JEFES:
 Asegurarse que los directivos, gerentes, jefes y empleados estén enterados de
la naturaleza y objetivos de la misión.
 Debe concertarse una reunión con la máxima autoridad para a fin de aprobar
y respaldar el trabajo, y con ello orientar a todos antes del inicio.
C- ORIENTACIÓN DEL PERSONAL DE LA EMPRESA
Realizar la orientación a los empleados en conversaciones informales,
 Antes del inicio de los trabajos,
 Acordar el programa, y el horario del estudio
 Según el avance del trabajo de estudio el programa puede modificarse

REALIZACIÓN DE ENTREVISTAS

En este método se puede intercambiar u obtener datos e informaciones,

• Existen varias formas de hacer entrevistas, se exige habilidad y actitud
• Es recomendable la entrevista personal con observación directa en el trabajo
• Esto permite observar las tareas cotidianas y el comportamiento de c/persona.
• Es importante tener en cuenta la participación y la empatía
LA PARTICIPACIÓN
Se refiere a la forma de actuar en situaciones donde los objetivos requieran de
modificación recíproca entre las partes.

LA EMPATÍA
Se refiere al hecho por el cual una persona se cooca en el papel o situación de la
otra, de modo a comprender sentimientos, actitudes, puntos de vistas, etc.
Para actuar en determinadas situaciones o circustancias.

• La entrevista debe ser agendada previamente, a fin de realizarla con la mayor

fidedignidad y efectividad.
• Se debe realizar en el horario de trabajo, buscar no interferir, buscar el tiempo
en que exista manor actividad.
• Se debe buscar que la misma sea lo más informal y sencilla posible.
• Se debe evitar utilizar términos técnicos, usar términos usuales
A- EN UNA ENTREVISTA PERSONAL
 Asegurarse que el personal comprenda cuáles son los objetivos del estudio
 Destacar la importancia que tienen las informaciones proporcionadas por
el personal para el éxito del estudio.
 No criticar ni corregir al entrevistado

B- EN LA OBSERVACIÓN PERSONAL O DIRECTA Y

MEDICIÓN DEL TRABAJO
 Observar cada paso del proceso o procedimiento, conforme a la secuencia.
 Hacer un número suficiente de preguntas para medir si conoce el proceso
 OBTENER UN EJEMPLAR DE C/ DOCUMENTO QUE SE UTILIZA
Si son documentos numerados, uso oficial, obtener fotocopias de los
mismos.
 REGISTRAR TODAS LAS INFORMACIONES CAPATADAS
Registrar las respuestas en forma cronologica y ordenada.
C- UTILIZACIÓN DE CUESTIONARIOS
No es muy recomendable porque presente una serie de desventajas:
DESVENTAJAS
Un mismo cuestionario es interpretado de distintas maneras por distintas
personas.
• Hay personas que que tienen lentitud de comprensión
• Existen personas que aunque entienden no tienen facilidad de expresión
• Las respuestas dadas pueden ser incompletas o insuficiente.
• La falta de contacto directo con la persona interrogada.

CASOS EN QUE SON INEVITABLES SU USO:

 Cuando el tiempo disponible es escaso
 Cuando existe excesivo número de empleados
 Cuando los empleados se encuentran en lugarles muy distantes.
ASPECTOS A CONSIDERAR PARA EL USO DE
CUESTIONARIOS:
 Redactar las preguntas en forma sencilla para facilitar la
interpretación
 Explicar los propósitos del cuestionario, en forma verbal o escrita
 Asegurarse de que se llenen y devuelvan los cuestionarios
entregados
 Discutir los resultatos obtenidos, con los directivos, gerentes, jefes,
antes de sacar conclusiones de su contenido.

 VERIFICACIÓN DE LA EXACTITUD DE LOS DATOS OBTENIDOS

 Al finalizar el proceso de recolección, el analista debe verificar la

exactitud de los datos, informaciones y documentos obtenidos.
 En este paso se pueden hacer las correcciones que le sean indicadas
por los gerentes o responsables del sector en estudio.
 De este modo se asegurará que los datos a ser utilizados
posteriormente son fidedignos.
 PREPARACIÓN DEL RESUMEN DE LAS
INFORMACIONES OBTENIDAS
Hacer un resúmen de todos los datos, informes y documentos obtenidos
Indicando:
 Procedencia (sector)
 Volúmen de trabajo
 Formularios, informes y demás documentos
 Registro o fuentes magnéticas
 Pasos del proceso o procedimiento
 Otras informaciones utiles
Una vez terminado el resúmen y ordenado todos los documentos, el analista
debe
Expresar sus agradecimientos por las atenciones recibidas.
 TIPOS, CALIDAD Y CANTIDAD DE DATOS E
INFORMACIONES A COMPILAR
 Base legal de la empresa o institución
 Visión, misión y filosofía
 Objetivos globales y sectoriales
 Políticas, estrategias y tácticas, globales y sectoriales
(producción/comercializac.)
 Estructura organizacional y funciones de la empresa
 Infraestructura física, tecnológica y demás recursos disponibles
 Métodos, sistemas y procesos o procedimientos operacionales en uso
 Volúmen de actividades que se realizan, tiempo de ejecución, frecuencia.
 Normas y reglamentos vigentes
 Grado de descentralización
 Canales de comunicación y coordinación existentes
 TIPOS, CALIDAD Y CANTIDAD DE DATOS E
INFORMACIONES

 Sistemas de información gerencial, por niveles

 Grados de diferenciación e integración de actividades y procesos
 Calidad y cantidad de recursos humanos, por sector
 Grado de influencia de las condiciones ambientales sobre la organización
 Tipos de tecnología de información utilizada
 Estilos de gestión, por niveles y clima laboral
 Sistemas de control y evaluación de resultados
 Grado de flexibilidad para la adaptación a los cambios ambientales
IMPORTANCIA DEL TRABAJO DE CAMPO
 Es el que se realiza en el lugar de trabajo. Participan los futuros usuarios,
ya que ellos tienen ideas claras de lo que necesitan.
 Consiste en la obtención de datos mediante la entrevista y observación
directa del personal en el lugar de trabajo.
 La prueba o emperimentación y la implantación de la estructura
organizacional se realizan en los sectores afectados.

EL TRABAJO DE GABINETE (O DE OFICINA)

 Es complementario al trabajo de campo
 Es más bien un simple trabajo teórico (de oficina), de baja o escasa
utilidad
 En caso de utilizarse complementariamiente, debe ser aplicado por la
misma persona que realizó el trabajo de campo
FORMULARIO PARA DESCRIPCION DE
TAREAS
TAREA
DENOMINACION DEL SECTOR:

NOMBRE Y APELLIDO DEL FUNCIONARIO:

CARGO:

ACTIVIDAD (ES) QUE DESARROLLA EL SECTOR:

CANTIDAD
N° TAREA MEDIA
HORA
SEMANAL
SEMANAL

10

TOTAL HORAS POR SEMANA:

FECHA FIRMA V°. B°. OBSERVACIONES

DE
DESCRIPCION
SCRIPCION DE
DEACTIVIDADE
ACTIVIDADES DEL SE
SECTOR
CTOR
NOMBRE Y APELLIDO DEL FUNCIONARIO:

DENOMINACION DE SU SECTOR: NIVEL A QUE PERTENECE EN LA

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:

INDICAR A QUE SECTA ESTA NOMBRE DE SU JEFE INMEDIATO:

SUBORDINADO:

DESCRIBIR LA FINALIDAD DE SU SECTOR (PARA QUE EXISTE):

CITAR LAS PRINCIPALES ACTIVIDADES DE SU SECTOR:

CUE
CUESTIONARIO
STIONARIO PARA
PARA OBTE
OBTENE
NER
RDATOS
DATOS
SOBRE
SOBREUNA
UNA ORGANIZACION
ORGANIZACION
DE DONDE SU SECTOR RECIBE A DONDE REMITE LOS
TRABAJO PARA REALIZAR TRABAJOS REALIZADOS

INDICAR LA FRECUENCIA DE DOCUMENTOS: ( MARQUE CON UNA "X")

RECIBIDOS EXPEDIDOS
DIARIO SEMANAL QUINCENAL MENSUAL ANUAL DIARIO SEMANAL QUINCENAL MENSUAL ANUAL

CITAR LOS FORMULARIOS UTILIZADOS EN SU SECTOR:

ESCRIBIR AQUI LAS CRITICAS O SUGERENCIAS QUE DESEE HACER:

FECHA FIRMA V°. B°. OBSERVACIONES

ANALISTA
ANALISTADE
DEOyM
OyMREALIZANDO
TRABAJO DE CAMPO