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Contabilidad

Visual

Manual del usuario


Versión: 8.0.1

El programa de Contabilidad Visual se actualiza continuamente y sus características documentadas aquí pueden
cambiar sin previo aviso. Para ver las novedades o los últimos cambios, favor refiérase a nuestras páginas Web
www.visual-software.net o www.contabilidadvisual.com
Contenido

Presentación

1. Manual del usuario

 1.1 Instalación del programa

 1.2 Registro del programa

 1.3 Selección del servidor SQL

 1.4 Administrador de bases de datos

o Comandos

o Revisión de una base de datos

o Consulta del número serial o licencia

o Creación de una empresa

o Eliminar una base de datos

o Arquitectura

o Copia de seguridad

o Renombrar una base de datos

o Sugerencias

o Proceso de implementación

 Importación de archivos

 Saldos iniciales

 Procesos diarios

 1.5 Carpetas

o Selección de un objeto

o Barra informativa

o Seguridad de objetos

o Tareas comunes
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o Cambio de vista

o Carpeta de comodín

o Configuración

 1.6 Plan Único de Cuentas

o Jerarquía del PUC

o Asistente de diseño

 Creación de cuentasCopia de cuentas del maestro

 Búsqueda de cuentas

 Impresión del PUC

 Verificar PUC

 1.7 Explorador contable

o Utilización

 Navegación

 Vista

 Impresión

 Moneda

 Búsqueda

 Ayuda

 Comandos

o Establecimientos

 Creación de zonas

 Creación de centros de costo

 Impresión

o Vendedores

 Clases de terceros

 Grupos de terceros

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 Creación de vendedores

o Terceros

 Clases de terceros

 Grupos de terceros

o Creación de terceros

o Productos

 Clases de productos

 Grupos de productos

 Creación de productos

 Movimientos relativos

o Formas de pago

 Clases de formas de pago

 Grupos de formas de pago

 Creación de una forma de pago

 Movimientos relativos

o Activos fijos

o Documentos

 Clases de documentos

 Grabación de documentos

 Anulación de un documento

 Contabilización

 Inventarios

 Activos fijos

 Periodos

 Autocontabilización

 Cierre del periodo fiscal

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 Ajustes por inflación

 Bloqueo de Documentos

o Sistema POS

o Reportes

 1.8 Utilidades

o Configuración

o Numerar libros

o Tablas

 Cuentas de cierre

 Monedas TRM

 Cuentas de naturaleza invertida

 Regímenes

o PAAG

o Administración de usuarios

o Unificación de terceros

o Proceso por lotes

o Asistente de sincronización

o Permisos especiales

 1.9 Desinstalación

 1.10 Códigos de errores

 1.11 Licencia

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Presentación

Contabilidad Visual (CV) es un sistema de información contable y financiera que da las pautas para
estandarizar el manejo de documentos contables y sus datos relativos al funcionamiento de la
empresa.

Funcionalidades

 Contabilidad. Procesa documentos autonumerados y almacenados digitalmente con sus respectivos registros
de causaciones contables según el Plan Único de Cuentas incluido (comercial, industrial o de servicios).

 Facturación. Genera los comprobantes de venta según los diferentes formatos disponibles o personalizados.
Afecta los inventarios y tiene la capacidad de autocontabilizar el costo, la utilidad y las cuentas por cobrar.

 Tesorería. Maneja los ingresos y egresos causados por las compras y ventas de la empresa. Aplica los
movimientos y cruza contra las cuentas por cobrar o por pagar según el documento causado. Imprime el
comprobante de egreso con su respectivo cheque, en diferentes formatos disponibles.

 Inventarios. Incluye el manejo de productos para la venta e insumos. Controla tanto la disponibilidad, como
diferentes listas de precios, descuentos y traslados entre bodegas o sucursales. Tiene la capacidad de generar
cotizaciones según los diferentes formatos disponibles. Cuando se factura, siempre informa el saldo en línea.

 Point of Sale (POS). En los puntos de venta genera rápidamente tiquetes de venta e informa los cuadres de
caja diarios o de un periodo más amplio definido por el usuario.

Características técnicas

Característica Detalle

Lenguaje de programación Visual Basic Ver. 6 SP6

Sistema operativo Windows XP, 2000 o superior

Motor de bases de datos SQL Server 2000

Interface Gráfica estilo explorador de archivos

Reportes GDI Vista previa en pantalla: Crystal Reports

Ventajas

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 Escalabilidad. Permite el manejo de un motor de bases de datos, MS SQL Server 2002, 2005 y con el servidor
de bases de datos SQL MSDE y SQLexpress, todos con tecnología cliente-servidor. En cuanto a la información,
esta tecnología independiza las funciones de formatos y captura, de las de control y almacenamiento. Así mismo,
el manejo interno se hace a través de un motor especializado en la seguridad y el control de la información,
mientras que el programa CV funciona como cliente enviando y solicitando información.

 Compatibilidad. La funcionalidad de Contabilidad Visual es muy amplia debido a su compatibilidad con


programas como Office y Lotus Smart Suite, entre otros, con los cuales es posible intercambiar información. El
análisis de la información también se intercambia con Data Warehousing, por medio de cubos
multidimensionales, de ahí que éstos se hallan empleado para el diseño del logotipo de Contabilidad Visual. Los
cubos multidimensionales son un tema apasionante que permite analizar la información en un nivel superior, en
el cual los totales se convierten en estadísticas que producen metadatos para tener una visión global de la
empresa, y una mejor toma de decisiones.

 Servidor de bases de datos SQLserver Express. Esta versión de CV incluye un servidor de bases de datos de
Microsoft llamado SQLsever Express, un motor que ofrece una gran capacidad de escalabilidad, y que está
diseñado para adaptarse al crecimiento de la empresa. En este caso, la empresa sólo tendrá que actualizar sus
equipos a una red, cambiar los sistemas operacionales e instalar un servidor dedicado de base de datos SQL-
Server. La migración de la BD es una simple copia o un simple comando de atar al nuevo servidor. Actualmente
Microsoft cambió el nombre a la última versión del servidor de bases de datos comprimido, al cual llamó
SQLexpress, que contiene la versión equivalente al SQL-2005.

 MS-SQL Server. Para empresas que tienen gran movimiento es recomendable instalar un servidor dedicado y
una red de equipos. El programa reconocerá las capacidades instaladas y las utilizará para su mejor rendimiento.

El programa no tiene límite de número de usuarios locales o remotos, ni de número de procesadores (hasta 32)
en el servidor. Esta capacidad está dada por los límites del motor de bases de datos. CV está basado en un
administrador de base de datos relacional con herramientas de cuarta generación.

Las copias de respaldo están incluidas en un solo archivo


y son fáciles de identificar por su nombre y por la fecha de
expedición. De igual forma, la portabilidad de la base de
datos se hace evidente, ya que simplemente se transporta

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un archivo de la copia total o parcial hacia otro computador independiente de la red, manteniendo los niveles de
seguridad. En estaciones fuera de línea su manejo también es seguro, pues intercambia archivos de
movimientos que actualizan automáticamente los saldos cuando se restaura el servidor.

La versión de SQLexpress tiene las siguientes limitaciones: maneja hasta un giga byte de memoria de buffer,
soporta un solo procesador en su equipo, y el tamaño máximo de una base de datos es de 4 gigas y hasta 256
usuarios.

En el ámbito corporativo es recomendable tener un servidor dedicado para atender a los diferentes usuarios de
la red. En el servidor –con Windows 2000 o 2003 Server– se instala el servidor de bases de datos SQL Server.
Es conveniente disponer de una unidad de copia en cinta (tape backup), un disco espejo y demás dispositivos
adicionales que aseguren la integridad de la información en caso de fallas. El programa reconoce
automáticamente todos los dispositivos que estén dispuestos en la red, como impresoras, procesadores,
unidades de disco etc. Para cada estación que se desee conectar al servidor de SQL se requiere una licencia de
acceso a SQL.

Contabilidad Visual tiene la capacidad de detectar la versión de SQL instalada en su equipo.

Ventajas competitivas

– Plan Único de Cuentas (3.000 códigos)

– Mas de 1.800 NIT de grandes contribuyentes

– Actualizaciones gratis en la página www.contabilidadvisual.com

– Compatibilidad con MS-Office® (arrastre y pegue / importa-exporta).

– Autocontabilización de documentos

– Autobackup de bases de datos

– Número ilimitado de empresas por equipo

– Compatibilidad con Windows XP y Vista

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Manual del usuario

Aviso importante: Contabilidad Visual es un programa que está diseñado para


procesar la contabilidad por el sistema de causación, lo cual quiere decir que un
movimiento contable es el resultado del procedimiento que lo causó. Por ejemplo,
para registrar una compra, la causación es el procedimiento en el que se produce
una factura de compra. Posteriormente a esa causa primaria se produce otro
documento, que es un comprobante de egreso que compensa el valor de la
compra.

La secuencia lógica de procesos recomendados para la instalación del programa es


la que se lista a continuación. Algunas opciones son iniciales y se presentarán sólo
la primera vez que ejecute el programa.

 Instalación del programa

 Registro del programa

 Asignación del servidor

 Creación del maestro

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1.1 Instalación del programa

Requisitos. Para la ejecución del software de Contabilidad Visual se requieren los siguientes componentes:

 Manejador de bases de datos SQL 2005 o SQLexpress


 Programa instalador de Contabilidad Visual (Contabilidad.MSI)
 Computador Pentium III o superior con 2 Ghz de velocidad, o más
 256 megas RAM, o más (recomendado 512 megas)
 Unidad de CD o de DVD
 Windows NT, 2000, XP, 2003 o VISTA (no disponible para Windows 98, ni Windows Me).

Es importante que su equipo tenga instaladas las últimas actualizaciones disponibles de su sistema operativo. En
algunos casos, en grandes empresas que disponen de una red de datos con dominio de Windows, es necesario
solicitar la asesoría del administrador de la red, quien deberá concederle los permisos requeridos para la instalación
de nuevos servicios y programas en su equipo o en el servidor de la red.

Instalación. El en CD encontrará una carpeta que contiene los archivos instaladores. Acceda a ella y siga
estos pasos:

 Baje las últimas actualizaciones de Windows desde la página Web de Microsoft. Es recomendable hacerlo antes
de iniciar la instalación del programa, ya que algunos componentes deben estar actualizados.
 Instale los componentes que se listan a continuación. Tenga en cuenta que el FrameWork y el SQLexpress son
prerrequisito para la instalación del programa y que amplían la funcionalidad de su sistema operativo. Siga
cuidadosamente las instrucciones que aparecen en la página de Microsoft y proceda según sus términos.

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a) Utilidad del programa instalador de Windows. Si ya tiene instalado el motor de SQL, salte al cuarto paso.

Windows Instaler:

– Nombre del archivo: WindowsInstaler-KB893803-v2-x86.exe


– Actualizado: 2005/10/14

b) Microsoft FrameWork 2.0. Éste es necesario para ejecutar programas de la nueva generación .net. Si ya
tiene instalado en su equipo esta versión de FrameWork, salte al tercer paso. Para equipos con Windows XP
de 64 bits deberá instalar el frameWork 2.0 de 64 bits.

Microsoft Framwork 2.0

– Nombre del archivo: DotNetFX.exe


– Actualizado: 2006-04-30

c) Servidor de bases de datos SQLexpress

SQLexpress

– Nombre del archivo: SQLEXPR_ESN.exe

Opcionalmente puede instalar un administrador de las bases de datos SQLexpress

SQL Server Management Studio

– Nombre del archivo instalador: SQLServer2005_SSMEE.msi

d) Instalador de Contabilidad Visual. Para iniciar la instalación ahora, de clic a continuación:

Contabilidad Visual

– Nombre del instalador: Contabilidad.msi


– Plataforma: Windows Forms (VB6)

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– Demostración vence: 2008-12-30

Cuando termine la instalación, en su escritorio de Windows aparecerá el icono de Contabilidad Visual, el cual
ejecutará el programa. La primera vez creará la base de datos “maestro”.

Si existe una red de computadores locales o remotos, se tendría un equipo “servidor”, en el cual se instala el
SQLserver (Framework, SQLexpress, SQL Manager); en los equipos “cliente” sólo es necesario instalar el programa
de CV.

Recomendamos consultar continuamente la página de Internet de Contabilidad Visual para obtener siempre la última
versión del programa.

Configuración regional. El programa cumple con las normas del Y2K, por lo cual es importante verificar la
configuración regional del equipo. Para eso, siga esta rutina:

– Inicio / Panel de Control / Configuración regional / Personalizar


– En fecha, el formato deberá ser aaaa-MM-dd (yyyy-MM-dd, en inglés)
– En hora, el formato deberá ser HH:mm:ss (formato internacional)
– En números, asigne el punto como símbolo decimal, y la coma como separador de miles.

Algunos equipos pueden tener programas que requieran una configuración internacional diferente. En ese caso
recomendamos crear un nuevo usuario en el equipo para el programa. Ajuste la configuración regional en el panel de
control del nuevo usuario. También asegúrese de instalar los programas con el usuario deseado, o refiérase a la
opción avanzada de instalación del programa, indicada en el manual técnico.

Importante. Ni los autores ni la editorial asumen responsabilidad por la pérdida de la información que pueda
ocasionar la manipulación incorrecta de este programa o de alguno de sus componentes. Al instalar los
componentes, el usuario acepta íntegramente los términos indicados en la licencia de uso incluida al final de este
manual.

Normatividad relativa al programa. “…mediante el concepto No. 45498 de 2000"... con la expedición de la
Resolución 898 de 1998, la utilización del software aplicativo de facturación, debidamente aprobado por la DIAN,
dejó de ser obligatorio y pasó a ser optativo por parte de quienes utilicen facturación por computador o expidan
tiquetes de venta mediante el sistema POS.

Entrada al programa. Cuando ha instalado correctamente el programa, en su escritorio aparecerá un icono llamado
contabilidad, al dar clic se invocará el programa, y mostrará la siguiente pantalla de bienvenida:

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1.2 Registro del programa

La primera vez que abra el programa aparecerá un cuadro de diálogo que le pregunta si desea registrar la compra.
Usted puede usar el programa durante un periodo de demostración o comprar una licencia completa para su uso
ilimitado en el tiempo.

El programa tiene un periodo de demostración limitado que lo da a conocer. Si desea adquirir la licencia para su uso
comercial, póngase en contacto con su distribuidor más cercano o comuníquese al (57) 1 6364267 en Bogotá
Colombia.

En la pantalla se presenta un formato que le informa el número serial de su disco, el cual es único y sólo responde a
su equipo. De igual forma le solicitará el número de registro de su programa, el cual le será informado por el
fabricante o su proveedor autorizado.

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Guarde el número de su registro, pues éste le servirá en caso de que requiera formatear su equipo o reinstalar el
programa en la misma máquina. Este número es exclusivo para esa máquina, y no le servirá para registrar otra
instalación. En caso de que pierda definitivamente el equip, también se perderá la licencia de uso del programa de
Contabilidad Visual.

1.3 Selección del servidor SQL

El formato de inicio ofrece la lista de servidores disponibles: uno local y otro remoto. Para acceder al servidor, dé un
clic en servidor, y espere unos segundos. Luego aparecerá la lista de bases de datos existente y se activarán
algunos botones de la barra de herramientas.

Lista de servidores de bases de datos

Asignación del servidor. En la pantalla aparecerá la lista de servidores de SQL disponibles en su empresa. Dé clic
en el servidor que va a utilizar.

 Acceso local: Para acceder al servidor de bases de datos de su equipo local generalmente se utiliza el servicio
de SQL instalado en su máquina. En el caso de que al instalar el motor de bases de datos se asignó el nombre
de la instancia por defecto, se nombrará el servidor con el nombre de su equipo, seguido con el nombre de la

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versión de SQL. Por ejemplo, si su equipo se llama “Servidor”, y se seleccionó el nombre de la instancia por
defecto, entonces su servidor de datos se llamará Servidor\SQLexpress. Si asignó un nombre diferente a la
instancia, entonces su servidor de bases de datos se llamará Servidor\ninstancia, en donde “ninstancia” es el
nombre de la instancia que usted le asignó.

 Acceso remoto. Si desea acceder a la información almacenada en otro equipo dentro de una Intranet o
extranet, entonces deberá asignar el nombre al servidor remoto (comando cambiar el nombre) y ahí podrá
asignarle la dirección y/o el nombre del equipo remoto. Por ejemplo, http://www.contabilidadvisual.com, para
una dirección pública web, o 192.168.0.2, para una dirección intranet. Para cambiarle el nombre al servidor,
presione la tecla F2 sobre el servidor.

Al seleccionar un servidor y entrar o aceptar, el sistema le solicitará el nombre del usuario y su contraseña. Existen
dos formas de autenticación: con seguridad integrada, y sin ella.

Si selecciona Seguridad integrada, el sistema le asigna al SQL server el mismo nombre y contraseña que utilizó el
usuario cuando ingresó a Windows. Además hereda las características o las propiedades de seguridad asignadas.
Esta opción es recomendada para acceso local.

Si selecciona Sin seguridad integrada, el sistema le permite ingresar con un nombre de usuario y contraseña
individual, asignada para el manejo contable. Este tipo de autenticación es común en sistemas de acceso remoto, en
los cuales el usuario del equipo es diferente al usuario del servidor.

A continuación se le solicitará registrar el nombre del usuario y su contraseña. Cuando escriba el nombre del usuario,
es indiferente que lo haga en mayúsculas o minúsculas; lo que sí es importante es la contraseña, que deberá
escribirse exactamente como fue creado el usuario o la base. Si se ha asignado algún usuario cuando creó la base
de datos, deberá escribirlo, si no, active la casilla de seguridad integrada para utilizar el nombre y la contraseña
con la que se validó al ingresar a Windows.

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La opción de seguridad integrada permite heredar los mismos usuarios y atributos que se asignan al sistema
operativo Windows.

Para tener una administración más avanzada del servidor de bases de datos SQLserver, utilice el SQL Server
Manager Studio, en el cual podrá crear y asignar atributos a usuarios, permitir el acceso remoto y establecer
parámetros de seguridad avanzados.

Creación del maestro. Cuando se abre un servidor, aparecen las bases de datos. El programa verificará que exista
la base de datos llamada “maestro”. Si no existe, el le informará y le dará la opción de crearla. Opcionalmente
también podrá crear la base de datos llamada “Andes”, que es un ejemplo de una empresa comercial.

Windows Vista. Para usuarios de Windows Vista se deberá fijar el siguiente parámetro con el fin de que el programa
se pueda ejecutar normalmente:

– Entre a la carpeta del C:\Archivos de programa\contabilidad visual\ y seleccione el archivo Visual.EXE.

– Presione el botón derecho del mouse y seleccione la opción de Propiedades.

– Seleccione la pestaña “Compatibilidad” y en la sección “Nivel de privilegio”, active la opción “Ejecutar este
programa como administrador”.

Para saber más sobre la ejecución del programa en Windows Vista, y de las opciones User Account Control (UAC),
consulte la página de Microsoft.

En caso de trabajar en un computador conectado a un dominio de Windows, también consulte el asistente de


compatibilidad de Windows y aplique la compatibilidad con Windows XP en la ejecución del programa.

18 Contabilidad Visual
Dependiendo del nivel de seguridad que tenga asignado al usuario del computador, al ejecutar el sistema podrá
solicitar la autorización o contraseña del administrador.

 Permitir

Confío en este programa. Conozco su procedencia o lo he usado antes .

Si no desea que esto suceda, desactive la opción de UAC (User Account Control), lo cual se hace dentro del Panel
de control/Control de Usuarios.

Contabilidad Visual 19
1.4 Administrador de bases de datos

Podrá acceder a cualquier base de datos, excepto a la llamada “maestro”, la cual contiene las tablas básicas del
programa y en él no se podrán instalar tablas de trabajo adicionales. De igual forma recomendamos no intentar
modificarlas con otro programa, ya que las dejaría inaccesibles para el programa de contabilidad.

Comandos

Ahora es posible trabajar más rápidamente el programa utilizando únicamente el teclado, ya que su uso se ha
optimizado.

Tecla Nombre Función

E Enter Seleccionar o dar entrada

X ESC Cancelar o salir

¢ Retroceso Backspace. Para ir hacia arriba o retroceder

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] Si se utiliza el mouse, también se puede
presionar el botón alterno para seleccionar las
opciones disponibles

´ Insert Agregar un nuevo objeto

= Suprimir Eliminar

@ F2 Renombrar un objeto

$ F4 Propiedades o editar

& F7 Revisar base de datos seleccionada

Fp Ctrl-P Imprimir

} Home Ir al principio

~ End Ir al final

O PgUp Avanzar una página

N PgDn Retroceder una página

Q, R, Y Flechas Seleccionar cualquier objeto de la lista


y Z

El programa sólo dejará acceder a una base de datos a los usuarios registrados o que se les ha dado atributos de
acceso o consulta a esa base de datos. Para ver más detalles, consulte la sección de usuarios.

Revisión de una base de datos

En algunas ocasiones la base de datos puede aparecer en color gris, señal que es “sospechosa”, o contiene errores
de integridad. Es posible ejecutar un chequeo y reparar la base de datos seleccionado la opción de reparar en el
menú (dando clic derecho sobre la base de datos). De igual forma, si se intenta abrir una base de datos que está
sospechosa, el programa le preguntará si desea revisarla. El proceso de revisión tomará algunos segundos o
minutos, dependiendo de la cantidad de información que contenga. Esta opción puede ser ejecutada incluso sobre
una base de datos que no esté marcada como sospechosa, con el fin de verificar su integridad física.

Dentro de este proceso también se realizan otras verificaciones de la integridad de la información contable, como las
siguientes:

Contabilidad Visual 21
 Eliminación de cuentas inválidas del PUC.
 Eliminación de movimientos contables inválidos.
 Asignación del tipo de registro en terceros.
 Verificación de existencia del grupo de cada uno de los terceros, y de los productos. Si no es válido lo
asignará al primer grupo existente.
 Verificación del balance contable.

Para ampliar esta información también puede consultar: copia de seguridad, eliminar una base de datos

Consulta del número serial o licencia

Por seguridad, en varios procesos se requiere confirmación para proceder. En casos más delicados, el sistema
pregunta el número serial o el número de licencia de su programa; si no lo recuerda puede consultarlo dando clic en
el botón de Ayuda y en la opción “Acerca de…”, en la cual aparecerá una pantalla como la de abajo, en la cual se
indica el número serial o número de licencia de su programa.

El número serial es el número de licencia de su programa, y es exclusivo para su equipo. Para procesos de
confirmación, el campo del serial puede ser copiado seleccionándolo y dando clic derecho y la opción copiar. Luego
lo puede pegar en la casilla en la cual le solicita escribirlo. En las versiones de prueba del programa el serial es la
palabra DEMOCONT.

22 Contabilidad Visual
Creación de una empresa

Insertar. En el administrador de Bases de datos, la tecla insertar permite crear una nueva base de datos, la cual
puede ser compartida con otras aplicaciones como Office.

Para proceder, dé clic en “crear”. En es momento creará una nueva base de datos en su servidor, y concederá los
derechos de uso al respectivo propietario que se identificó con un nombre de usuario y contraseña. Asegúrese de
recordar esos datos, ya que en caso de olvidar la contraseña no se podrá recuperar la información de ningún
modo. Recomendamos utilizar la opción de seguridad integrada, para que el sistema asuma el nombre y la
contraseña con que se inició la sesión de Windows.

Al dar clic en una base de datos, el sistema le solicitará el nombre del usuario y la contraseña:

Contabilidad Visual 23
Dé clic en la flecha para continuar.

Campo Descripción

Nombre Para el nombre de la base de datos es recomendable utilizar una sola palabra corta que no exceda
de 10 caracteres y que no contenga signos especiales como []{}(),;?*! @.

Usuario Recomendamos utilizar el nombre de usuario admin.

Contraseña Escriba una sola palabra, que no contenga signos especiales.

Seguridad En la mayoría de los casos es mejor dar clic en la casilla de seguridad integrada, con lo cual el
integrada sistema asume el nombre del usuario y la contraseña que se utilizó al iniciar el sistema operativo.

Configuración de la base de datos. Cuando se ha creado la base de datos, puede acceder para trabajar en ella
dando un clic en el icono de la base.

El programa analizará la base de datos y determinará si contiene las tablas contables. Si no es así, procederá a
crearlas con el siguiente asistente de configuración:

24 Contabilidad Visual
Identificación de la empresa. Incluya la información requerida en cada una de las casillas y presione “Siguiente”
para avanzar a la siguiente página, hasta terminar. El programa creará en la base de datos las tablas que contendrán
la información que grabe con el programa de contabilidad o cualquier otro. Para saber más sobre el contenido de
cada tabla, consulte el apéndice del este manual.

Contabilidad Visual 25
Para crear una empresa correctamente se requiere alistar los siguientes datos:

 Un identificador o nombre corto (palabra no mayor de 12 letras)

 Una razón social

 Un número de NIT (con dígito de verificación)

 Una autorización de facturación

Campo Long. Descripción

NIT 14 Número de Identificación Tributaria o Fiscal. No debe contener puntos ni


comas, y es indispensable colocar el dígito de verificación. Por ejemplo:
19474775-2, 860123456-7.

Razón Social 40 Nombre completo de la empresa. Por ejemplo: Comercial Andes Ltda., o
Distribuidora Central de Alfileres S.A.

Alias 12 Es una palabra corta. Por ejemplo, VS para Visual Software, CA para
Comercial Andes, Éxito para Almacenes Éxito S.A.

Contacto 40 Nombre del representante legal

Dirección 40 Dirección física o postal

Zona 12 O localización general dentro de su ciudad

Ciudad 12 O provincia

País 12 O nación

Teléfono 12 Primer número telefónico

Teléfono 2 12 Segundo número telefónico

FAX 12 Número de la línea de la máquina para facsímiles

Email 40 Dirección de correo electrónico

URL 40 Pagina WEB

Régimen 2 Tipo de régimen de impuestos

GranContr Si/no Es o no gran contribuyente de impuestos

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RetFte Si/no Es o no retenedor en la fuente de impuestos

RetIVA Si/no Es o no retenedor de impuesto a las ventas

AutoRetIVA Si/no Es o no autorretenedor de impuesto a las ventas

porRetFte Porcentaje de retención en la fuente

porRetIVA Porcentaje de retención de IVA

CodICA Código de registro mercantil (industria y comercio)

NumReg Número de registro

porICA Porcentaje ICA

porRetICA

retICA

autoRetICA SI/NO

Autorización 14 Número de autorización de facturación DIAN

Fautorizacion 9 Fecha de autorización

Desde 6 Número inicial de factura autorizado

Eliminar una base de datos

En cualquier momento usted podrá eliminar definitivamente una base de datos de una empresa. Simplemente seleccione
la base de datos y presione la tecla suprimir (delete), o dé clic en el botón de suprimir en el cuadro de tareas comunes.

Por seguridad, en algunos momentos el programa no le permitirá eliminar una base de datos que acaba de utilizar o
crear. Si desea hacerlo, deberá salir del programa en intentarlo nuevamente.

Cuando intente eliminar una base de datos, el programa le solicitará la confirmación para proceder, e incluso le solicitará
el número de su licencia para poder continuar.

Si no recuerda el número de licencia, puede consultarlo en el menú de ayuda en la opción “Acerca de…”.

Si el programa está en periodo de prueba, el número de licencia será la palabra DEMOCONT.


Contabilidad Visual 27
Para ampliar la información sobre este tema, consulte: Consulta del número serial, Renombrar una base de datos

Cambiar el nombre. Usted puede renombrar una base de datos de una empresa. Para ello, asegúrese de utilizar un
nombre corto, de una sola palabra y que no contenga espacios o signos especiales. Para cambiar el nombre coloque
el mouse sobre la base que desea renombrar y presione F2. También puede usar la opción del menú presionado el
clic derecho sobre la base de datos y escogiendo la opción de renombrar.

Recuerde que un nombre de base de datos no debe contener espacios ni signos especiales. Procure que el nombre
de la base de datos sea la sigla o el nombre corto de la empresa.

Nota: El cambio de nombre no afecta el nombre interno de la base de datos que involucra los archivos data y log que
utiliza el SQL para guardar su información de datos y de secuencias. El nombre original quedará reservado por el
sistema para esa misma base de datos, y usted deberá tener especial cuidado cuando realice copias de seguridad y
restauración, o cuando cree una base de datos nueva con el mismo nombre.

Abrir una base de datos. En este momento existe una base de datos de su empresa. Para trabajar en ella
deselecciónela y dé Enter, o simplemente dé un clic en el nombre de su base: le solicitará el nombre de usuario para
poder acceder a ella (admin.). Cuando la base de datos se ha abierto correctamente, se activan otros botones de la
barra de herramientas; en ese momento usted podrá seleccionar cualquier carpeta para el manejo contable de su
base.

28 Contabilidad Visual
Opciones adicionales. Dando un clic derecho sobre la lista de bases, aparecerá el siguiente menú de opciones:

E Abrir Para entrar a usar la base de datos. Lo mismo que dar Enter o clic

´ Nueva Permite crear una nueva base de datos.

@ Cambiar Asignar otro nombre a la base de datos.


nombre

= Suprimir Eliminar una base de datos existente

Fc Copia de Conduce a las opciones de copias de seguridad


seguridad

* Ver Opciones de presentación de la lista de bases de datos

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Arquitectura: Cada base de datos contiene la información de una empresa, organizada por carpetas. Cada una de
las carpetas está relacionada con otra, estableciendo enlaces de integridad de la información. Por ejemplo, un
documento está relacionado con un registro de un tercero, y su relación está dada por el número del NIT. La
contabilización del documento también está relacionada con el PUC, y así sucesivamente. Esta relación de
integridad es controlada directamente por el motor de bases de datos, de tal forma que no permitirá que se registre
un documento sin un NIT válido, ni un movimiento contable sin una cuenta válida.

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Copia de seguridad. En Contabilidad Visual se maneja un motor de bases de datos SQL Server a cuyas tablas de
información se tiene acceso a través de un programa. Cada empresa maneja una base de datos independiente, a la
cual sólo se puede acceder mediante comandos de SQL server. Por seguridad, es conveniente realizar copias de
respaldo de la información contenida en la base de datos. Para ello existe el procedimiento de copia y restauración
de la base de datos.

Una copia de seguridad es un archivo que contiene una imagen del diseño estructural y de los datos de las tablas de
una base de datos. Este archivo se puede transportar hacia otro equipo y restaurarlo para su uso o acceso.

En cualquier momento usted puede sacar una copia de seguridad o restaurar una copia. Para ello simplemente dé
un clic derecho en la lista de bases de datos y seleccione la opción de copia de seguridad.

Realizar copia. Seleccione alguna base de datos en el administrador de bases y presione el botón derecho del
mouse para acceder a las opciones de copia de seguridad. En ellas, seleccione la opción “realizar copia”. Si se
realiza con éxito, el programa le informará la ruta donde quedó ubicado el archivo.

Restaurar copia. En caso necesario, usted puede restaurar una copia de la base de datos. Tenga en cuenta que se
eliminarán los registros o las modificaciones realizadas en la base a partir de la fecha en que se realizó la copia. Este
proceso es importante cuando se desean omitir cambios o reparar una base de datos de una empresa.

Contabilidad Visual 31
Para ampliar información sobre este tema, consulte: Revisión de la base de datos, Renombrar una base de datos,
Eliminar una base de datos.

Copia de seguridad al inicio. Diariamente el programa le preguntará si desea sacar automáticamente una copia de
seguridad de su base de datos (base.bak). La copia anterior también la conserva (base.old).

Copia de seguridad automática. Indique en esta opción el número de días que desee como intervalo para
solicitarle la copia automática de respaldo a su base de datos. Si escribe 0 no le solicitará la realización de la copia.

32 Contabilidad Visual
Sugerencias. Mostrar sugerencia al inicio: aparecerá una sugerencia sobre el manejo del programa.

Para ver otra sugerencia dé clic en >. Si no desea ver más la sugerencia al inicio, desactive esa opción. Para
terminar, dé clic en OK.

Tasa de cambio predeterminada. Escriba en esta casilla el valor predeterminado para la tasa de cambio. Si el valor
es cero, el sistema le preguntará diariamente el valor correspondiente a la tasa representativa del día. En el caso de
Colombia recomendamos escribir 1.000, que es el valor correspondiente al cambio de pesos a nuevos pesos.

Seguridad integrada. En los sistemas operativos WinNT, Win2000, WinXP y WinVista es posible integrar la
validación del usuario con la del sistema operativo. Si desea hacerlo, active esta opción; en este caso, el programa
no le preguntará el nombre del usuario ni la clave cuando acceda al servidor, aunque sí le preguntará cuando acceda
a la base de datos.

Proceso de implementación del programa

Para obtener buenos resultados en el proceso inicial del uso del programa de Contabilidad Visual, le recomendamos
seguir estos pasos:

1. Prepare el computador. Asegúrese de que cumple con los siguientes requisitos mínimos:

a. Sistema operativo

Contabilidad Visual 33
b. Versión

c. Actualizaciones y paquetes de servicio instalados

d. Formato de fecha

e. Antivirus y cortafuegos

f. Memoria RAM

g. Espacio en disco

2. Antes de instalar los programas verifique la disponibilidad de la cuenta de administrador del computador o de
la red.

En un solo equipo local:

 Instalar el servidor del SQL y los servicios de acceso

 Instalar el programa de CV (Ver Instalación)

En una red local o remota:

 Instalar en el equipo servidor el servidor de bases de datos SQL

 Instalar en las estaciones los servicios de acceso al SQLserver

 Instalar el programa CV (Ver Instalación)

3. En caso de requerir trabajo en equipo, revise la disponibilidad de la red local y/o remota.

4. Organice la siguiente lista de las personas y actividades que se involucran con el proceso:

a. Nombre

b. Cargo

c. Función

d. Atributos

5. Revise y descargue la última versión del programa disponible en la página Web.

34 Contabilidad Visual
6. Instale los prerrequisitos

7. Instale el programa (Ver Instalación)

8. En caso de trabajar en red, asegúrese de disponer de acceso a la transmisión por los puertos 1433 UDP y
TCP.

9. En caso de requerir acceso de terminal remoto, asegúrese de establecer los privilegios y crear los usuarios
necesarios.

En el proceso de creación de una empresa, proceda con el siguiente alistamiento:

 Registro mercantil

 Autorización DIAN de facturación

 Lista de clientes, proveedores y empleados

 Lista detallada de bancos y entidades financieras

 Lista de activos fijos

En caso de que la empresa exista con anterioridad:

 Saldos Iniciales

 Lista de terceros:

o Empleados

o Clientes

o Proveedores

o Bancos

o Parafiscales

 Plan de cuentas

Importación de archivos. Es recomendable trasladar los saldos a un formato intermedio para organizarlos
como una hoja electrónica de Excel. Para ello refiérase al formato recomendado para el programa CV, y realice

Contabilidad Visual 35
su importación luego de haber creado la empresa. Para conocer el proceso de importación refiérase a la sección
Importar.

Grabación de saldos iniciales. CV no incluye ningún proceso para importar los saldos iniciales de una empresa
existente. Este proceso deberá realizarse mediante la inclusión de cada uno de los documentos activos hasta la
fecha.

El ingreso de inventarios iniciales se debe realizar por medio de una compra, al igual que los activos fijos. El
ingreso de cuentas por cobrar y por pagar se realiza a través de una compra o una venta. Para ampliar esta
información, vea grabación de documentos.

En caso de ingresar una empresa nueva, proceda a registrar el PUC con las cuentas necesarias (ver PUC),
luego registre los terceros (ver terceros), y luego cree los grupos de productos, e incluya cada unos de sus ítems
detalladamente (ver productos).

Procesos diarios. Es recomendable mantener al día su información comercial, para lo cual deberá producir los
documentos directamente con el programa CV. Los procesos diarios incluyen grabación de documentos, y
consultas de información (ver reportes).

36 Contabilidad Visual
1.5 Carpetas

Tradicionalmente en Windows se han manejado las carpetas. Así mismo, en


Contabilidad Visual toda la información está organi-zada en carpetas por
clases y grupos de objetos, de tal manera que cuando se entra (Enter) en
alguna de ellas, se encuentran detallados sus elementos u obje-tos.

En este capítulo veremos:

 Cambio de vista

 Consulta y modificación de tablas del sistema

 Entrada al manejo contable

Contabilidad Visual 37
Selección de un objeto. Para seleccionar un objeto, simplemente coloque el puntero del mouse sobre él, o ubique
su posición con las flechas. Otra forma de ubicar rápidamente un objeto en la lista es presionando la letra inicial de
su nombre. Por ejemplo, en la lista general de carpetas, si deseamos ir rápidamente a “reportes”, simplemente
presionamos la tecla “r” y el cursor saltará sobre la carpeta de reportes. En caso de que en una lista existan varios
objetos que inicien con la misma letra, saltará sobre el primero; si se presiona la letra nuevamente, saltará al
siguiente.

Barra Informativa. En la parte izquierda de la ventana aparece una barra que contiene una serie de persianas que
se pueden expandir o comprimir dando clic en su encabezado. La primera es la de detalles, que informa brevemente
los datos importantes del objeto seleccionado. También aparece la lista de estas tareas comunes, y en otras
oportunidades la lista de objetos para seleccionar.

Seguridad de objetos. El programa no permitirá eliminar objetos que tengan dependencia de otros. Por ejemplo, no
permitirá eliminar un tercero, si hay documentos relativos.

Estado. Es posible desactivar o activar un objeto. Si está desactivado aparecerá desvanecido, los cual quiere decir
que está inactivo. Por ejemplo, un documento anulado.

Tareas comunes

El programa permite manipular tanto las carpetas como los objetos contenidos en ellas. Los objetos pueden ser
grupos, terceros, documentos o bancos, o cualquier otro tipo. Para abrir una carpeta simplemente dé clic en ella.
Para regresar al nivel superior, dé clic en el botón “arriba”, o presione la tecla “BackSpace”. La siguiente tabla
resume los comandos y su aplicación para el manejo de las carpetas:

Tecla Nombre Función

E Abrir Para entrar a usar la base de datos

X ESC Cancelar o salir

¢ Retroceso Para ir hacia arriba o retroceder hacia la


carpeta superior.
(backspace)

38 Contabilidad Visual
] De igual forma si se utiliza el mouse, también
se puede presionar el botón alterno para
seleccionar las opciones disponibles.

´ Insert Permite crear una nueva base de datos

= Suprimir Eliminar una base de datos existente

@ F2 Asignar otro nombre a la base de datos

$ F4 Permite editar las propiedades del objeto

Fp Ctrl-P Imprimir

} Home Ir al principio

~ End Ir al final

O PgUp Avanzar una página

N PgDn Retroceder una página

Q, R, Y y las Seleccionar cualquier objeto de la lista


y Z flechas

F12 Cambiar el atributo de visible a oculto

F8 Cambiar Vista. Cambia la presentación de la


lista de objetos, entre íconos grandes,
pequeños, lista o detalles.

Cambio de vista

En cualquier momento usted puede cambiar la forma en que se presenta la lista de objetos en el programa. Puede
cambiarla dando clic en el botón de Vista, y podrá cambiar entre la vista de íconos, resumen, detalle y lista.

Esta selección quedará fija en su equipo y se guardará mientras no se cambie nuevamente a otra vista.

Carpeta de Comodín. Dentro de algunas carpetas suele aparecer una carpeta marcada con un asterisco (*), lo cual
indica que ella es una carpeta “comodín”, y contendrá todos los elementos de las otras carpetas de su mismo grupo.

Contabilidad Visual 39
Carpeta de opciones. Contiene los parámetros de “generales” para modificar la información básica de la empresa,
numerar libros y administrar el PUC.

Configuración. Barra de comandos. En la barra de comando están los botones de arriba, inicio, buscar, imprimir, vista y
ayuda.

Inicio Salta directamente a la lista principal de carpetas

Imprimir Imprime la lista actual de objetos

Vista Cambia la presentación de la lista de objetos

Ayuda Muestra las opciones de ayuda, configuración, y la información


acerca de su computador

Configurar En él se fijan los parámetros generales para el funcionamiento del


programa

Recomendamos activar los siguientes:

40 Contabilidad Visual
1.6 Plan Único de Cuentas

El asistente le permite iniciar o modificar el PUC. Incluye un Archivo


Maestro con más de 2.400 cuentas, según lo indica el Artículo 14 del
Decreto 2650 de 1993, actualizado a la fecha.

De acuerdo con el tipo de empresa, el programa crea automáticamente un


plan de cuentas sugerido.

En este capítulo veremos:

 Jerarquía del PUC


 Ingreso al asistente del PUC
 Copia de cuentas
 Creación de cuentas
 Impresión
 Verificación

Jerarquía del PUC. A continuación describimos la estructura del PUC que rige actualmente.

Contabilidad Visual 41
Campo Long. Detalle

Cuenta 14 Cuenta es el nombre que se utiliza para registrar,


en forma ordenada, las operaciones que
diariamente realiza una empresa. Al asignar un
nombre a una cuenta, éste debe ser tan claro,
explícito y completo, que por el solo nombre se
identifique lo que representa.

Descripción: 40 Es el detalle descriptivo del contenido de la


cuenta.

Alias 14 Es el nombre corto que se le asigna a una


cuenta, y que se usa para hacer una referencia
rápida a ella, cuando no se recuerda el código de
la cuenta, o simplemente por que es más fácil
memorizarla.

Nivel 1 Indica el nivel de la cuenta. Existen nueve


niveles; el último indica que se trata de una
auxiliar, sin importar el número de dígitos de la
cuenta.

Valor 12 Permite incluir tarifas de impuestos,


presupuestos o valores base para liquidaciones
especiales.

Las cuentas se clasifican por niveles del uno a nueve, y pueden contener hasta 14 dígitos.

X cuenta de primer nivel

XX de segundo nivel

XXXX de tercer nivel o mayor

XXXXXX de cuarto nivel

42 Contabilidad Visual
XXXXXXXX de quinto nivel

XXXXXXXXXX de sexto nivel

XXXXXXXXXXXX de séptimo nivel

XXXXXXXXXXXXXX de octavo nivel

Una cuenta auxiliar se identifica como de nivel nueve.

Una cuenta auxiliar debe tener más de 4 dígitos de identificación.

Una cuenta auxiliar deberá tener definidos sus niveles superiores.

Ejemplo 1:

1 ACTIVO

11 Disponible

1110 Caja (Cuenta Mayor, nivel tres)

111010 Caja menor (auxiliar, nivel nueve)

1120 Bancos (cuenta mayor, nivel tres)

Ejemplo 2:

1 ACTIVO

11 Disponible

1110 Caja (Cuenta Mayor, nivel tres)

1120 Bancos (Cuenta Mayor, nivel tres)

102010 Nacionales (nivel cuatro)

10201001Banco de Bogotá (auxiliar, nivel nueve)

Importante: Los niveles de las cuentas aumentan siempre en dos dígitos.

Inválido: 110505001 112010001

Contabilidad Visual 43
Correcto: 11050501 11201001

Asistente de diseño de PUC

El programa incluye un plan maestro con más de 3.000 cuentas, clasificadas según el tipo de empresa:

 Comercial

 Industrial

 De servicios

Usted puede seleccionar alguno, o combinarlos según la razón social de su empresa.

Adicionalmente se dispone de un módulo para que el usuario pueda actualizar el plan de cuentas maestro. Para ello,
consulte el apéndice sobre el editor del maestro.

También puede seleccionar un plan maestro combinado, como por ejemplo comercial e industrial, según sea su
caso. Dé un clic en Aceptar para iniciar la edición.

44 Contabilidad Visual
El Asistente consta de dos partes principales: a la izquierda aparece un Plan Maestro de cuentas, que son las
cuentas sugeridas para el tipo de empresa que usted indicó. A la derecha aparece el plan de cuentas de su empresa.
Ambos están organizados en forma de árbol, el cual puede expandir o comprimir su presentación dando un clic en la
parte izquierda del renglón deseado:

[+] Indica que contiene cuentas bajo su orden. Al dar un clic se expande su presentación.

[-] Indica que contiene cuentas bajo su orden y al dar un clic se comprime su presentación.

Así mismo, existe una casilla para cada cuenta, la cual le permite seleccionar o deseleccionar. Esta opción es muy
útil para indicar cuáles cuentas se desean copiar en el maestro, y cuáles desea eliminar en el PUC de su empresa.

Crear cuentas. En la parte inferior del PUC de su empresa aparece un formato para ingresar cuentas nuevas. Para
ingresar una nueva cuenta, escriba el código, la descripción, el presupuesto o la tarifa, el nivel (9 si es auxiliar) y un
alias. Dé Enter para grabar. Este formato también sirve para editar alguna cuenta existente, para lo cual debe dar
doble clic sobre la lista de cuentas.

Copia de cuentas del maestro al PUC

Seleccione cada cuenta que desee, dando un clic en la casilla []; la cuenta se marcará con un [].

Contabilidad Visual 45
Si desea deseleccionar una cuenta, dé nuevamente un clic en la casilla correspondiente.

Cuando haya seleccionado sus cuentas del maestro, podrá copiarlas a su PUC, dando un clic en la flecha de
transferir [].

Selección simultánea múltiple de cuentas del maestro. Con frecuencia es necesario seleccionar todas las
cuentas, pero resulta muy dispendioso marcarlas una por una. Utilice entonces el botón de selección múltiple para
marcar todas las cuentas del maestro.

Si desea seleccionar sólo las cuentas de un nivel, dé un clic junto a la casilla de selección múltiple: aparecerán las
opciones de elección por Grupos, Clases, etc. De igual forma, para iniciar la copia, dé un clic en el botón de
transferir.

Búsqueda de cuentas

Para buscar una cuenta determinada, presione el botón correspondiente. Indique el número de la cuenta o su
descripción, y dé un clic en aceptar para iniciar la búsqueda. El programa mostrará una a una cada ocurrencia, y
usted tiene la opción de continuar o cancelar la búsqueda.

En pantalla aparecerá el aviso de la primera ocurrencia, y el programa le preguntará si desea continuar buscando:

46 Contabilidad Visual
Para producir el reporte “Balance de terceros” se deberán marcar las cuentas que tienen relación con ellos, con el fin
de mostrarlas en el balance de terceros.

Impresión del PUC

Para imprimir el PUC, dé un clic en el botón de imprimir: aparecerá en la pantalla una vista previa del reporte; si
desea imprimir en papel, dé un clic en el icono de la impresora, y seleccione las páginas.

Contabilidad Visual 47
Verificación de cuentas. Cuando termine de editar las cuentas, y antes de cerrar, el asistente del PUC siempre le
preguntará:

Si elige sí, el programa verificará todas las cuentas, asegurándose de que tengan los datos y las relaciones
adecuadas.

Cuando termine este proceso, usted podrá acceder al manejo de las otras carpetas del programa.

48 Contabilidad Visual
1.7 Explorador contable

Cuando entramos a la carpeta contable accedemos al explorador que contiene una


serie de carpetas para los procesos de inventarios y de activos. Su manejo es
similar al explorador de archivos de Windows, y es compatible con Office y otras
aplicaciones.

A continuación analizaremos los procesos de creación, edición y consulta de


grupos de los diferentes objetos. Cada uno de ellos está almacenado dentro de
una estructura jerárquica según su clase y grupo.

 Navegación

 Creación de grupos

 Cambio de vista

 Fijación de periodo contable

 Objetos

Contabilidad Visual 49
Utilización: Cuando se ha iniciado el programa, y se ha seleccionado una base de datos, se podrán explorar las
diferentes carpetas. El manejo de estos objetos, como documentos, contactos, e informes son parte del proceso
contable de la empresa, y en general del sistema de información, que se maneja con un explorador de objetos similar
al explorador de archivos de Windows XP.

 Navegación. En la parte superior de la ventana aparece una barra


de comandos. Para entrar a ver su contenido, podemos apuntar con las flechas (o con el mouse) en
alguno de ellos.

 Vista. Usted puede variar la presentación de la lista de objetos


presionando el botón de “vista”. Puede cambiar entre icono, mosaico, lista o detalle.

 Impresión. En cualquier momento usted puede imprimir la lista de


los objetos en pantalla dando clic en el botón de imprimir. Si desea obtener informes especializados,
seleccione el informe de la carpeta de reportes.

 Moneda. Esta opción le permite asignar la moneda corriente y el


tipo de cambio.

 Búsqueda. Le permite ubicar objetos como terceros, documentos o


productos.

 Ayuda. Conduce al panel de control del programa, en el cual se fijan


los atributos y las condiciones de funcionamiento.

Vista de carpetas

50 Contabilidad Visual
Lista de comandos

Tecla Nombre Función

E Abrir Para entrar a usar el objeto seleccionado

X ESC Cancelar o salir

¢ Retroceso Para ir hacia arriba o retroceder hacia la carpeta superior.

(backspace)

] Si utiliza el mouse, también puede presionar el botón alterno para


seleccionar las opciones disponibles.

´ Insert Permite crear una carpeta nueva, o un objeto dentro de una carpeta.

= Suprimir Eliminar un elemento seleccionado

@ F2 Asignar otro nombre al objeto seleccionado

$ F4 Permite editar las propiedades del objeto

Fp Ctrl-P Imprimir

Contabilidad Visual 51
} Home Ir al principio de la lista

~ End Ir al final de la lista

O PgUp Avanzar una página en la lista

N PgDn Retroceder una página de la lista

Q R y las Seleccionar cualquier objeto de la lista


flechas
Y Z

F12 Cambiar el atributo de visible a oculto

F8 Cambiar Vista. Cambia la presentación de la lista de objetos, entre


íconos grandes, pequeños, lista o detalles

Vista de árbol. El comando “Carpetas” muestra u oculta el árbol de carpetas. Cuando lo oculta, aparece el panel de
información y de fijación del periodo contable.

52 Contabilidad Visual
Vista del árbol de carpetas

La vista del árbol es una forma fácil de acceder directamente a una carpeta; en ella podemos expandir o contraer sus
ramas para consultar su contenido directamente.

Este explorador contiene los siguientes grupos de carpetas:

Carpeta Descripción

Establecimientos Manejo de centros de costo y/o sucursales

Vendedores Grupos y detalle de vendedores

Terceros Grupos y terceros (clientes, proveedores, empleados...)

Productos Grupos y elementos de productos para la venta

Activos fijos Grupos y elementos de muebles y enseres

Documentos Grupo y documentos contables

Reportes Grupos y formatos de informes

Formas de pago Administra las formas de pago

Contabilidad Visual 53
Contratos Grupos y elementos de contratos

consultas Grupos y consultas financieras

Vendedores

Las clases de vendedores podrían ser zonas o algún rango o clasificación que designe la empresa. Dentro de esas
clases se incluyen los vendedores, los cuales se identificarán por el número del NIT (registrado previamente dentro
de los terceros).

 Creación de grupos

 Creación de vendedores

Creación de grupos. El programa ofrece la opción de agrupar los vendedores de acuerdo a como el usuario lo
requiera. Puede crear grupos por ciudades, zonas o regiones y nombrarlas según sea más conveniente. En ella
podremos crear carpetas de grupos llamados zonas. Una zona puede ser un sector, una ciudad o un país.

Ciudades

54 Contabilidad Visual
Para crear una zona dé clic en “Nuevo”; en pantalla aparecerá un formato que le solicitará los datos básicos. Para
grabar, dé un clic en “Aceptar”.

Cuando haya creado una zona, usted puede acceder a ella dando clic. En ese momento aparecerán los
establecimientos de esa zona. Cuando una zona es nueva, aparecerá la lista en blanco, entonces proceda a incluir
un nuevo establecimiento o centro de costo.

Un ejemplo de grupos por ciudades sería: Bogotá, Cali, Medellín y Barranquilla.


Contabilidad Visual 55
Y una agrupación por zonas: Centro, Chapinero, Unicentro, Internacional, y Salitre.

Creación de vendedores. Dentro de un grupo usted podrá insertar un vendedor, con sus correspondientes datos.

Detalle del vendedor

56 Contabilidad Visual
En este formato se incluyen las tarifas que se vayan a liquidar, las comisiones de ventas, la comisión por recaudo de
cartera y la meta de ventas.

Para grabar el registro del vendedor, dé clic en el botón “OK”

Terceros

Uno de los elementos importantes e indispensables en todo proceso contable son los terceros, personas naturales o
empresas con las cuales se realizan transacciones.

 Creación de clases de terceros

 Creación de grupos de terceros

 Creación de terceros

Dé clic a la carpeta de terceros para acceder a ellos. El programa le permite ordenarlos por grupos.

Contabilidad Visual 57
Clases de terceros. La primera forma de agrupar los terceros es por clase. Al crear una nueva empresa, el
programa automáticamente crea unas clases de terceros. Usted podrá crear un nuevo grupo presionando la tecla
insert (insertar).

Para editar una clase que ya está creado, dé un clic derecho sobre el objeto, y seleccione la opción de propiedades.

58 Contabilidad Visual
Para finalizar, dé clic en la X de la parte superior derecha del formato.

Edición de una clase. Si ha creado una clase y desea cambiarle el nombre, selecciónela y presione la tecla F2, que
le da acceso al modo de edición. Modifique el dato que desee y para grabar los cambios dé clic en el botón de
aceptar. Para cancelar la edición, dé clic en el botón de cancelar. Para salir de la edición, cierre la ventana dando clic
en la X de la parte superior derecha.

Eliminar una clase. Si desea eliminar una clase de terceros, ésta no debe contener grupos. Sólo de esta forma el
programa le permitirá eliminarla cuando presione la tecla suprimir (delete).

Grupos de terceros. Los terceros se pueden agrupar dentro de carpetas. Se pueden insertar nuevos grupos
presionado la tecla insertar:

Contabilidad Visual 59
Posteriormente, cuando desee consultar o modificar sus propiedades, dé un clic derecho sobre la carpeta y
seleccione la opción de propiedades.

El número del grupo se asigna automáticamente; sólo requiere escribir la descripción. Para finalizar dé clic en el
botón de aceptar, después de lo cual puede cerrar la ventana del formato.

Incluir terceros. Usted puede incluir un nuevo registro dentro de las carpetas de clases y grupos de terceros. Para
ello, dé clic en “nuevo” o presione la tecla “insertar” (insert). En pantalla aparecerá un formato como el siguiente:

Cada tercero queda grabado en una tabla, y se le asigna un código o numero de secuencia. Ese número es el ID que
permite acceder a él rápidamente en la grabación de documentos y movimientos contables. Este número aparecerá
en todos los reportes que involucren los terceros.

En la información adicional se requiere el número de NIT o identificación tributaria. Escríbalo sin puntos ni comas y
con el dígito de verificación. Si no conoce el dígito de verificación, de clic en el botón [-?] para averiguarlo.

El formato de terceros consta de tres páginas: en la primera se incluye la información básica; en la segunda la

60 Contabilidad Visual
información adicional, que es opcional. Los datos mínimos que requiere el formato para ingresar un tercero son el
NIT, la razón social y el contacto.

La tercera página incluye la información sobre los impuestos municipales o regionales. Su clasificación está dada por
la tabla de códigos de comercio.

En el formato se ha definido una casilla separada para el registro de la razón social, la cual será el nombre que
aparecerá en todos los documentos como facturas, remisiones, cheques y otros. Para las personas naturales se
deberá escribir el nombre completo en la razón social y los apellidos y nombres separados en las casillas
correspondientes, con el fin de poder exportar adecuadamente la información hacia lo medios magnéticos o hacia
otros programas como Outlook. Al momento de grabar se compondrá la razón social uniendo los apellidos con los
nombres.

Contabilidad Visual 61
Imagen. El formato de edición de tercero tiene en la parte superior izquierda una casilla para insertar el logotipo o la
fotografía del tercero. Ésta resulta bastante útil en caso de registro de empleados y para la generación de páginas
web.

Búsqueda de NIT. El programa incluye una lista de más de 2.000 NIT de grandes contribuyentes de Colombia. Si
usted introduce un NIT de los que trae el programa, automáticamente le aparecerán los datos relativos de ese
tercero. Para incluirlo en su lista de terceros, dé clic en aceptar. Si desea buscar un tercero entre la lista de los que
tiene el programa, presione F4 en la casilla del ID. Aparecerá en pantalla un formato en el cual puede indicar el
nombre parcial o parte del NIT. Si da clic en el botón de búsqueda, aparecerá una lista de las ocurrencias. Dé clic en
la lista para transferir el tercero a su empresa.

Búsqueda de terceros en el maestro

62 Contabilidad Visual
Navegar por la lista de terceros. En la parte inferior del formato de terceros aparecen los botones de navegación
que le permiten retroceder al anterior, o avanzar al siguiente registro de terceros. Usted puede actualizar la
información: para grabar, dé clic en aceptar, o dé clic en cancelar, con lo cual se restaurará la última información
grabada.

Contabilidad Visual 63
Ejemplo de lista de terceros

Productos

Los productos son los objetos que comercializa la empresa. De ahí que sea importante llevar un registro detallado de
cada uno, y de sus movimientos. Contabilidad Visual incluye los procesos de contabilización de valores y de
cantidades.

64 Contabilidad Visual
Dentro de la carpeta de productos registramos primero las clases, luego los grupos y finalmente los productos.

Clases de productos. Es el primer nivel de agrupamiento. Utilice estos grupos de acuerdo a sus requerimientos o al
tipo de negocio que maneje. Veamos algunos ejemplos:

Ferretería:

Máquinas y equipos

Herramientas

Servicios

Restaurante:

Materias primas

Alimentos terminados

Servicios

Almacén de computadores:

Equipos

Programas

Suministros

Servicios

Y así sucesivamente. Para grabar las clases de productos presione la tecla insertar o dé clic en “nuevo”. Aparecerá
un formato como el siguiente:

Contabilidad Visual 65
La clase se numera automáticamente; usted sólo tiene que escribir la descripción y dar clic en aceptar.

Grupos de productos. Dentro de cada clase podemos incluir un nuevo agrupamiento, por grupos o líneas de
productos.

Ejemplos:

66 Contabilidad Visual
Almacén de computadores:

Terminados:

Equipos

Computadores

Impresoras

Monitores

Telefonía

Seguridad

Programas

Sistemas operativos

Aplicaciones de oficina

Aplicaciones caseras

Herramientas de desarrollo

Utilitarios

Suministros

Cintas

Tintas

Papel impresora

Discos

Servicios

Instalación equipos

Instalación software

Vacunación

Copias de respaldo

Arriendo

Contabilidad Visual 67
Insumos:

Materiales

Pegamento

Cintas adhesivas

Tornillos

Etiquetas

El grupo se numera automáticamente, usted sólo necesita indicar la descripción.

Grabación de productos. Cuando ya tenga creadas las clases y los grupos de productos, podrá incluir los ítems de
su inventario. Para ello, abra un grupo de producto y luego dé clic en nuevo, o pulse la tecla “insert”.

Posteriormente, cuando desee modificar los datos del producto, dé un clic derecho sobre el producto y seleccione la
opción de propiedades. Aparecerá un formato como el siguiente:

68 Contabilidad Visual
Formato de edición de productos

Referencia: Es el código único de identificación del producto; usted puede incluir números o letras, hasta 14
caracteres. Es ideal para incluir la referencia del producto.

Descripción: Incluya el nombre del producto.

Marca: Nombre del fabricante.

Precio: El precio de costo.

Unidad: La medida o el tipo de envase. Por ejemplo: unidad, caja, bolsa, libra, botella, etc.

Dimensiones: Tamaño del empaque o presentación. Por ejemplo: 12 x 15 x 10

Contiene: Número de unidades contenidas en un empaque. Por ejemplo, 12 unidades, o ½ docena o


simplemente uno.

Mínimo Control de stock sobre la cantidad mínima para solicitar y abastecer los productos y evitar quedarse
sin mercancía mientras se agotan los inventarios.

Máximo Cantidad máxima recomendada para tener en existencia según su volumen de rotación y evitar un

Contabilidad Visual 69
sobrecosto en mercancías almacenadas.

En la casilla de precio de venta usted puede aplicar una fórmula para calcular el precio de costo. Por ejemplo, +15%;
cuando oprime la tecla “enter”, aparece el resultado.

Otra opción es incrementar en un valor fijo el costo, por ejemplo +1.700, o simplemente copiar el valor del costo,
aplicando la función @costo.

Publique sus productos en su Home Page. Contabilidad Visual está diseñado para almacenar la información
acerca de sus productos y publicarlas en Internet. Para ello cuenta con un contenedor de información, con el fin de
publicarla en páginas Web.

Documentos relativos. Cuando se han realizado movimientos en los inventarios, al dar clic en la lista de productos
se abrirá la lista de documentos que contienen movimientos dentro del periodo contable seleccionado. Ésta es una
forma ágil de manejar los movimientos por producto.

Impresión de la lista de productos. Para obtener una lista de los productos, dé clic en el icono de imprimir.

70 Contabilidad Visual
Impresión de lista de productos

Para ampliar esta información vea también: Grabación de documentos, Movimientos de inventario

Establecimientos

El programa tiene la capacidad de manejar centros de costo ordenados por clase y grupo. Una clase de centros
podría ser la ciudad, y ella podría contener varios grupos que pueden ser las zonas o sucursales de la empresa.

CV tiene la capacidad de manejar diferentes centros de costo para el control contable y del inventario de productos.

 Creación de zonas

 Creación de centros de costo

Al crear una empresa, automáticamente se crean los primeros cuatro clases, con sus respectivos grupos:

Contabilidad Visual 71
 Sucursales

o Locales

 Principal

 Sucursal

o Externas

 Proveedores

 Clientes

 Bodegas

 Departamentos

La “bodega cero” es el primer establecimiento, el principal; la uno es la sucursal; la dos es la de los proveedores, y la
tercera es la de los clientes.

72 Contabilidad Visual
Establecimientos. La opción “Establecimientos” permite identificar su agrupamiento como centros de costo,
bodegas, sucursales, departamentos, o cualquier otro tipo de identificación, el cual establecerá un conjunto de
terceros, documentos, o productos.

Para ver los detalles del centro de costo lo seleccionamos y presionamos F4, para entrar en edición.

Contabilidad Visual 73
Formato de captura de centros de costo

Impresión. Para obtener una impresión de los datos del centro de costo editado, dé clic en el icono de imprimir.

Impresión de los datos de un centro de costo

74 Contabilidad Visual
Formas de pago

CV contempla la definición de formas de pago relacionadas con un documento. Ésta identifica la forma en que se
realiza la transacción de compra o venta.

En este formato es posible asignar la cuenta del PUC que se prefiera. Es decir, si se trata de un pago en
efectivo, se asignará la cuenta de caja general; si es un pago en cheque, se deberá asignar una cuenta del PUC
relativa a bancos.

Cuando se establecen los parámetros de la autocontabilización de un concepto de un documento, es posible


invocar la cuenta que se ha definido como preferida, usando la función @ctafp indicada en la casilla de la
cuenta. También es posible invocarla en el proceso de contabilización manual.

Para saber más, consulte: Autocontabilización Grabación de documentos

Contabilidad Visual 75
Activos fijos

Contabilidad Visual tiene la opción de manejar el inventario y costeo de los activos fijos de la empresa. Usted
encontrará una carpeta en la que ya se han incluido los grupos de activos establecidos en el PUC. En estos grupos
se podrán incluir los activos, con sus respectivas especificaciones, así:

Detalle de los grupos de activos

Detalle de los elementos de los activos fijos

76 Contabilidad Visual
Cada activo tendrá una ficha o registro detallado, independiente de sus movimientos de depreciación o de
valorización.

Detalle de la edición de un grupo de activos

Contabilidad Visual 77
Documentos

Son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se
elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.

Como es lógico, también están organizados en carpetas contenedoras, según el tipo y concepto, para tener acceso
fácil a la información. En ellas se aplica el filtro del periodo de trabajo, estableciendo una selección de documentos
cuya fecha de expedición esté dentro de ese periodo.

 Clases de documentos

 Grabación de documentos

 Consulta

 Anulación

 Contabilización

 Movimientos de inventarios

78 Contabilidad Visual
CV clasifica los documentos según el tipo y concepto. Éstos están definidos para numerarse automáticamente desde
el número uno. Si su empresa ya tiene utilizados algunos, y desea continuar con una numeración, puede editar el
tipo de documento y cambiar el número de secuencia.

Clases de documentos. Según el tipo, los documentos están subdivididos en diferentes conceptos.

Jerarquía de los documentos:

Tipo: FC, FV, ND, NC…

Concepto

Detalle

Ejemplo:

Tipo: FC

Concepto: Pago de energía eléctrica

Detalle: Consumo mes de enero de 2003

Concepto: Compra de suministros

Detalle: Tintas para impresora


Contabilidad Visual 79
Otros tipos de documentos. Además de los ya existentes, usted puede crear otros tipos de documentos, o
modificar los actuales. Para ello, simplemente inserte o edite la clase de documento que desee. Lo importante es que
la abreviatura que indique sea una combinación de dos letras que no esté siendo utilizada en la siguiente lista:

Clase Nombre Descripción


DC

AJ Ajustes Ajustes de inflación y otros

AM Amortizaciones Amortizaciones

CB Consignación Consignaciones bancarias

CE Comp. Egreso Comprobantes de egreso / recibos caja

CI Comp. Ingreso Comprobantes de ingreso

CN Nómina Comprobante de pago de nómina

CP Comp. Cierre Comprobante de cierre de periodo fiscal

DP Depreciaciones Depreciaciones

FC Compra Compras de mercancías y productos

FV Factura Venta Venta de productos

DV Devol. Ventas Devolución de ventas

DC Devol. Compras Devolución en compras

NC Nota Crédito Nota crédito

ND Nota Débito Nota débito

OD Compr. Inicial Comprobante inicial

TR Traslado Remisión de mercancías entre bodegas


propias

CT Cotización Cotización de mercancías

EN Entrada Entrada de mercancías sin factura

80 Contabilidad Visual
SA Salida Salida de mercancía sin factura

PR Provisiones Provisiones

Por ejemplo, para crear un tipo de documento llamado “Comprobante de Contabilidad”, la sigla recomendada sería
“CC” y así sucesivamente. El tipo del documento debe ser de dos letras y se debe colocar en la casilla de Alias, en
las propiedades de la carpeta. Recuerde: la sigla o abreviatura del documento se debe escribir en la casilla de
‘Alias’, en las propiedades del tipo de documento.

En el caso de movimientos de inventarios que no afectan valores contables, es aconsejable utilizar los tipos de
documentos “RM” para registrar el envío de mercancías (remisión) y “RC” para el registrar la entrada o recepción de
mercancías. En los reportes de inventarios aparecerán los movimientos “Rm” en las salidas, y los “RC” en las
entradas.

Es posible entonces predefinir los conceptos más comunes para cada tipo de documento.

Cada concepto es una carpeta que contendrá los documentos relativos.

Contabilidad Visual 81
Organización de documentos. Están clasificados por tipo (FC, FV, ND...) y cada uno contiene un grupo según el
concepto (pago de servicios..., abono a factura...), y finalmente la lista de documentos. Podemos entrar a un
documento (Enter) o editar su encabezado (F2).

Los documentos que mueven inventarios son los siguientes:

Entradas de mercancía: FC = Factura de compra DV = Devolución ventas EN = Entradas

Salidas de mercancía: FV = Factura de venta DC = Devolución compras SA = Salidas

El documento TR (Traslado) no afecta la valorización de inventarios, simplemente se utiliza para mover mercancía
propia entre bodegas.

Documentos como la cotización y el pedido no afectan los inventarios.

Grabación de documentos. Para su justificación, los asientos contables deben tener un soporte con los siguientes
datos:

 Nombre o razón social de la empresa que lo emite

 Nombre, número y fecha del comprobante

 Descripción del contenido del documento

 Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes

ESC Cancela edición.

 Inicialmente cancela la edición de la casilla

 Si se presiona nuevamente, salta a cancelar el Doc.

F5 Graba y sale. Lo mismo que presionar el botón OK

PdDn Avanza página

82 Contabilidad Visual
PgDn Regresa página

Un documento consta de un solo encabezado y varios cuerpos (contables, inventarios y activos), según se
seleccione en la barra informativa.

Entrada de un documento nuevo. Cuando se está observando la lista de documentos se puede presionar la tecla
Insert, o dar clic en “Nuevo” para ingresar el registro de un documento nuevo.

Contabilidad Visual 83
En el formato del encabezado se incluye la información básica del documento. Cuando termine la entrada de los
datos básicos del documento, presione el botón “Guardar”, y el programa pasará al proceso de contabilización.

Información básica. En ella se escribe o se escogen los datos básicos del documento, que son los siguientes:

 Tercero. Escriba el número del tercero al cual se está refiriendo el documento. En este campo también es
posible escribir el alias de un tercero. Otra opción es la de entrar el nombre inicial y luego presionar la tecla
enter.

 Incluir un tercero. Si un tercero es nuevo, puede registrarlo rápidamente en un formato corto, dando clic
derecho sobre la descripción del tercero y seleccionando la opción “Nuevo”.

 Buscar un tercero. Para seleccionar alguna ocurrencia puede presionar la flecha hacia arriba o hacia abajo,
avanzando o retrocediendo entre registros de terceros. Si desea, también puede buscar en la lista de
terceros presionando F4 o dando clic sobre la descripción del tercero.

 Fecha. Fecha de emisión del documento.

 Fecha de vencimiento. Se utiliza en el caso de facturas de venta, las cuales tienen una fecha de
vencimiento comercial.

84 Contabilidad Visual
 Relativo. En el caso de que se realice un pago, aquí se informa el número de la factura que afecta el pago.
En el caso de una compra, incluya aquí el número del documento recibido. Para consultar la lista de
documentos relativos, presione la tecla F4 en este campo.

 Concepto. Escriba el concepto descriptivo del documento o seleccione alguno de la lista si los tiene
definidos.

 Detalle. Información descriptiva del documento.

 Forma de pago. Seleccione alguna de la lista.

 Base. Incluya el valor base para la liquidación contable del documento. Este valor se tomará para el cálculo
del IVA, retención, etc. (ver automatización contable).

 Cuenta Banco. El número de la cuenta del banco del cual se gira el cheque, o al cual se consigna.

 NumDoc. Indique los cuatro últimos dígitos del número del documento.

 Vendedor. Seleccione el vendedor

 Observaciones. Algún comentario adicional del documento

 Archivo. Localización donde se guarda físicamente el documento. Por ejemplo A10: indica la columna A, la
casilla 10 del estante de archivo.

 IVA. Porcentaje del IVA.

 RetFte. Porcentaje de retención en la fuente.

 Plazo. Número de días de plazo para el pago del documento.

Contabilidad Visual 85
 RetICA: porcentaje de Retención ICA.

Lista de documentos de un concepto. Al dar clic en una carpeta, aparecerá la lista de los documentos que
contiene. Es una forma sencilla de ordenar y ubicar los documentos de acuerdo al concepto y detalle.

Consulta de todos los documentos de una clase. Mientras usted está dentro de la carpeta de grupos de
documentos, es posible ubicar cualquiera de ellos por su identificación. Cada documento se identifica por su clase y

86 Contabilidad Visual
el número de secuencia. Por ejemplo, la factura de Venta número 5645, se identifica como FV5645. Para el
programa es indiferente si se incluyen los ceros a la izquierda en el número (FV005645).

La primera carpeta que aparece en la lista de grupos de conceptos de documentos es “Todos”; en ella aparecerán
todos los documentos relativos a esa clase. Al entrar en las otras carpetas sólo se listarán las de algún concepto
específico.

Búsqueda de documentos. Para buscar, dé clic en el icono de la lupa de la barra de herramientas.

Contabilidad Visual 87
El documento aparecerá siempre y cuando esté dentro del periodo contable que está asignado. La búsqueda es
intuitiva, es decir que si usted está dentro de la carpeta de facturas, el programa le solicitará el número de la factura;
si está dentro de la carpeta de “c. egreso”, le solicitará el número del comprobante de egreso, y así sucesivamente.

Anulación de un documento. El programa no permite eliminar un documento existente; sólo permite anularlo. La
operación de anulación eliminará los correspondientes movimientos contable y de inventarios que tenga el
documento, y solicitará una causa, que quedará registrada en las observaciones del documento. El concepto del
documento también será marcado como “ANULADO”; en la lista aparecerá como oculto, y no se podrá dar clic en él
para modificarlo.

Confirmación de la anulación

88 Contabilidad Visual
Contabilización. Para entrar un movimiento se presiona la tecla Insert, o se da clic en la casilla de cuentas de los
registros contables. Cuando se ingresa el código de la cuenta también se informará la ruta de la cuenta, y ésta estará
disponible cuando ubique el puntero del mouse sobre la casilla de descripción de la cuenta. Ahí aparecerá la
descripción breve de las cuentas de mayor nivel de la cuenta a la que ha entrado.

En cualquier momento usted puede presionar la tecla Esc para cancelar la entrada de un dato, o Enter para
aceptarlo.

Cuando usted accedea un documento, aparece un formato con un encabezado, un cuerpo y un pie de documento.
Cada uno de ellos cumple una función de identificación detallada de información acerca de la naturaleza del
documento.

Encabezado del documento. Contiene la descripción básica del documento. Aparece en la parte superior del
formato.

El encabezado del documento tiene una vista básica y una vista extendida. Para cambiar de vista dé clic sobre el
botón que aparece en la parte derecha del encabezado.

Contabilidad Visual 89
La información básica es la necesaria para clasificar y liquidar el documento contable. La identificación de tercero, la
fecha de expedición, de vencimiento, el concepto y demás casillas deberán ser diligenciadas de acuerdo con el tipo
de documento.

Identificación del tercero. Cuando se está ingresando un documento, en “tercero” se escribe el número del NIT; si
no lo encuentra registrado, el programa le preguntará si desea crearlo; entonces aparecerá la siguiente pantalla
resumida para que lo registre:

Al ingresar un número de NIT, se consultará la base de datos maestra del sistema; en caso de que ya esté
registrado, traerá la información básica.

Una característica del programa consiste en que en cualquier momento usted podrá variar la información del tercero,
incluso el número del NIT, si es necesario, y automáticamente se actualizarán todos los documentos y movimientos
dependientes. Esto es una ventaja, ya que generalmente ocurren errores de digitación, o simplemente éstos se
cambiaron o actualizaron.

90 Contabilidad Visual
Cuando dé clic en un documento, aparecerá el formato para ingresar los movimientos contables. En la parte
izquierda aparece el árbol con el plan de cuentas de su empresa, del cual puede seleccionar la cuenta auxiliar para
registrar su movimiento.

Para ingresar un movimiento contable debe incluir el código de la cuenta, el cual también lo puede seleccionar del
árbol del PUC que aparece en la parte izquierda del formato. En la parte inferior del PUC aparece un detalle de la
cuenta que está señalando; el saldo anterior (al inicio del periodo), los movimientos y el nuevo saldo a la fecha.
Luego, según la naturaleza del movimiento, usted debe indicar la cantidad DB o CR en la casilla correspondiente.
Cuando dé Enter, el movimiento quedará grabado y aparecerá en la lista de detalles de movimientos contables.

Detalle de Movimientos. Aparece en la parte derecha de cada página y contiene una línea de edición para entrar o
modificar los movimientos.

Ordenar movimientos. Dé un clic en el encabezado de la columna que desea ordenar. Al dar un segundo clic, se
ordenarán inversamente.

Línea de edición. Le solicita el código de la cuenta y el valor débito o crédito para abonar al documento. Al darle
entrada se añadirá a la lista de movimientos.

Contabilidad Visual 91
En la escritura de los movimientos existen las siguientes ayudas:

X tecla ESC Borra el contenido de la casilla / Cancela y sale

ScrollLk Cambia la naturaleza del movimiento contable

{ Doble clic Selecciona todo el contenido de la casilla

Ctrl-C Copia el contenido seleccionado

Ctrl-V Pega en la casilla el valor copiado anteriormente

Ctrl-X Elimina el contenido de seleccionado de la casilla.

Q Mueve el cursor hacia la izquierda entre los caracteres


escritos en la casilla

R Mueve el cursor hacia la derecha

Ctrl  Selecciona el contenido hacia la derecha

Ctrl  Selecciona el contenido hacia la izquierda

Ins Enciende o apaga la función de inserción

F4 Entra en el modo de edición de la cuenta

F2 Entra en la edición del encabezado del documento

Z Selecciona la anterior cuenta auxiliar del PUC

Y Selecciona la siguiente cuenta auxiliar del PUC

Edición de movimientos. Dé un clic en la lista de movimientos, sobre el renglón que desea modificar.
Inmediatamente el movimiento pasará a la línea de edición donde puede cambiar el código de la cuenta o su valor
débito o crédito.

Inversión de naturaleza del movimiento. Algunas veces se registra equivocadamente un valor en DB que
correspondía a CD; entonces, usted tendría que borrar el valor y escribirlo en la otra casilla. Cuando el movimiento

92 Contabilidad Visual
esté en la línea de edición, puede presionar la tecla Scroll para invertirlos.

Línea de estado. Contiene el detalle de la información que se está procesando, la tasa de cambio del día, y la suma
de los movimientos. En contabilidad aparece la suma de los débitos y créditos, y el balance; en inventarios aparece
la suma de precio de venta, la suma del costo, y la diferencia.

Navegación de cuentas. En las casillas debito o crédito usted puede navegar entre las cuentas auxiliares. Es decir,
si se requiere alguna cuenta auxiliar, digite los números de la cuanta mayor y presione la flecha hacia abajo para ver
la siguiente cuenta auxiliar, o la flecha hacia arriba para ver la anterior.

Nueva cuenta. Cuando se está ingresando un movimiento contable, es posible insertar o editar una cuenta
presionando la tecla F2, que conducirá a la siguiente ventana de edición de cuentas:

Edición rápida de una cuenta

También es posible navegar a través del PUC, dando los dos primeros dígitos de la cuenta y luego presionando la
fecha hacia arriba o hacia abajo, para seleccionar entre las cuentas auxiliares disponibles.

Otra posibilidad es consultar la lista de cuentas presionando la tecla F4. Es recomendable que escriba por lo menos
los primeros dos dígitos de la cuenta que desea buscar.

Lista de cuentas auxiliares

Contabilidad Visual 93
Otra opción es la de dar clic en el cuadro sombreado que está debajo de la casilla de cuenta. Como se podrá
observar, son diversas las posibilidades de seleccionar una cuenta.

Alias. Otra opción es escribir el alias que se le ha asignado a una cuenta. Al darle entrada, el programa traducirá el
alias por el código de la cuenta. Por ejemplo, Cajam se traducirá a la cuenta 110505.

Vistas. Los movimientos se pueden observar de diferentes formas: iconos grandes, pequeños o con los detalles.
Aquí puede fijar la vista deseada.

Ordenar los movimientos. En cualquier momento puede dar un clic en el encabezado de la columna para ordenar
ascendentemente los movimientos. Si da clic nuevamente sobre la columna, se invertirá el orden a descendente.

Cortar y Pegar. El programa permite seleccionar movimientos contables y copiarlos al portapapel (ctrl-C), ir a un
nuevo documento y pegar esos movimientos (ctrl-V). También es posible ir a otra aplicación como Word o Excel y
pegar los movimientos.

94 Contabilidad Visual
Arrastrar al escritorio. Es muy útil poder seleccionar algunos movimientos de un documento y guardarlos en un
archivo. Consulte el documento, seleccione los movimientos y arrástrelos hacia el escritorio. En ese momento se
creará un archivo que contiene una copia de los movimientos. Este archivo se puede abrir con otra aplicación como
Word, o Excel y editarlo, sirviendo como muestra del formato que se deberá tener en cuenta para crear un archivo
“intermedio” para transferencia de información hacia el programa.

También puede arrastrar ese archivo intermedio hacia el cuerpo de un nuevo documento. Esto el permitirá aplicar la
misma contabilización a varios documentos de una forma muy sencilla.

Importar / Exportar movimientos. Una forma rápida de compartir movimientos entre documentos o programas
(diferentes sucursales) es el proceso de exportar los movimientos a un archivo. El proceso es sencillo: seleccione los
movimientos, presione el botón derecho del mouse y dé clic en la opción “exportar movs”. El programa le preguntará
la ruta y el nombre del archivo (quedará con la extensión .CVO). Ese archivo podrá ser transportado a otro equipo y
podrá importar los movimientos en otro documento. El proceso es el siguiente: dé clic derecho sobre la lista de
movimientos y seleccione la opción “importar movs”. El programa le solicitará la ruta y el nombre del archivo que
desea importar.

Tecla Nombre Función

E Abrir Para entrar a editar un movimiento

X ESC Cancelar o salir del documento

¢ Retroceso Para ir hacia arriba, o retroceder

(backspace)

] De igual forma, si utiliza el mouse, también


se puede presionar el botón alterno para
seleccionar las opciones disponibles

´ Nueva Permite crear un nuevo movimiento

= Suprimir Eliminar un movimiento selecto

Contabilidad Visual 95
@ F2 Editar movimiento

Fe Ctrl.-E Exportar lista de movimientos

Fi Ctrl.-I Importar lista de movimientos

Fp Ctrl-P Imprimir el documento

} Home Ir al principio de la lista de movimientos

~ End Ir al final de la lista de movimientos

O PgUp Avanzar una página en la lista de


movimientos

N PgDn Retroceder una página en la lista de


movimientos

Y y Z y las Seleccionar cualquier objeto de la lista


flechas

+ F12 Cambiar el atributo de visible a oculto

* F8 Cambiar Vista. Cambia la presentación de la


lista de objetos, entre íconos grandes,
pequeños, lista o detalles

Extracto de documentos. Un documento básico es aquel que contiene la información sobre una transacción
comercial y que puede dejar pendientes saldos por cobrar o por pagar. A ese documento básico se enlazan otros
documentos como cobros o pagos relativos. Pueden ser varios documentos en diferentes periodos, incluso por fuera
del rango seleccionado.

96 Contabilidad Visual
Cuando dé clic en la pestaña de documentos relativos, se presentará un pequeño extracto relativo a ese documento
básico.

Impresión de un documento. El botón de impresión es sensible al ambiente. Eso quiere decir que dependiendo de
qué vista esté en pantalla, él producirá una impresión respectiva. En un documento, cuando se está observando la
lista de relativos, imprimirá la lista de documentos relativos. Si se está en la parte de contabilización, imprimirá la
nota contable respectiva.

Impresión de un Comprobante de egreso

Contabilidad Visual 97
En la mayoría de los documentos se tiene la opción de seleccionar entre diferentes formatos, como completos,
personalizados o formas Minerva.

Formato Descripción

CEgreso Formato completo estándar

CEgreso02 Formato completo estándar mas pequeño

CEgreso 03 Formato completo sin logotipo

CEgreso2006 Para imprimir en forma Minerva 2006

CEgreso2007 Para imprimir en forma Minerva 2007

Para seleccionar el formato deseado, dé clic derecho sobre el ícono de impresión. Aparecerá una lista de 3 formas, y
la última opción que es asignar. La opción “asignar” le permitirá escoger una opción de la lista adicional de formatos
disponibles.

98 Contabilidad Visual
Selección de formato

En esta pantalla usted puede escribir el nombre del formato o seleccionarlo de la lista disponible, dando clic en el
botón “explorar” (…).

Contabilidad Visual 99
Selección de archivo de formato

Esta lista es sensible: si está en comprobantes de egreso, sólo le mostrará los formatos cuyo nombre empiece por
CEgreso. En el caso de facturas, la lista será de los que empiecen por factura, y así sucesivamente.

Facturas de compra y de venta

100Contabilidad Visual
Nota contable de una compra

Registro de inventarios de una compra

Contabilidad Visual 101


Impresión en forma Minerva

Comprobantes de ingreso y egreso

102Contabilidad Visual
Salida de almacén en forma Minerva

Entrada de fórmulas. Cuando se está contabilizando un documento, es posible entrar fórmulas o funciones en las
casillas débito y crédito. Éstas serán resueltas inmediatamente, cuando se dé entrada en la casilla. Es decir, si usted
desea puede escribir algo así: = 125*300, y cuando dé “enter” aparecerá el resultado.

El sistema de formulación es muy potente, lo cual le permitirá la entrada de funciones sofisticadas que involucren
incluso variables del documento. Por ejemplo: = vrBase*porIVA/100

Todas las funciones inician con el signo igual. Para saber más de las funciones disponibles, consulte la lista de
funciones al final de este manual.

Importación / aportación de movimientos. Cuando se está editando un documento, en la parte contable o de


inventarios es posible seleccionar uno o varios movimientos y exportarlos directamente a un archivo. El proceso es el
siguiente:

En la vista de movimientos contables puede seleccionar todos los movimientos presionando el clic derecho sobre la
lista. Seguidamente aparecerán las opciones de listas, de las cuales usted debe seleccionar todo. Luego vuelva a
dar clic derecho sobre la lista y seleccione la opción exportar. En ese momento aparecerá un cuadro de diálogo que

Contabilidad Visual 103


le solicitará la ruta y el nombre del archivo de destino. La extensión del archivo será .CVO (contabilidad visual
objeto).

El proceso de importación es similar: dé clic derecho sobre la lista de movimientos contables y seleccione la opción
importar. En ese momento aparecerá un cuadro de diálogo que le solicitará el nombre del archivo y la ruta. Cuando
dé “aceptar” se importarán los movimientos en su documento.

Filtros. El programa maneja los documentos consecutivamente, ordenados por fecha. La forma más eficiente de
trabajar es restringir la consulta a un determinado periodo o grupo de documentos. Para ello se aplican los filtros, con
los cuales podemos seleccionar un grupo de documentos que cumplan con una condición determinada.

Filtro de periodo. Todos los documentos son grabados consecutivamente en una sola tabla, según su orden en el
tiempo. Cuando usted trabaja, todos están disponibles para su consulta. Cuando se tienen muchos documentos, es
más práctico fijar un periodo de trabajo, el cual delimita los documentos grabados entre una fecha inicial y una fecha
final, que nos define un periodo de trabajo, diferente a un periodo contable o a un periodo fiscal. Por ejemplo, si
seleccionamos el periodo contable del 1 de enero al 31 de julio de 1999, el programa mostrará todos los documentos
comprendidos entre estas fechas. Este periodo se tendrá en cuenta al momento de producir reportes mensuales o
semestrales detallados.

Los periodos contables se fijan automáticamente con el cambio del año, y si usted desea puede modificar sus rangos
con el administrador.

Totalizar. Cuando se han grabado varios documentos en el periodo actual, o se han cambiado o insertado otros en
periodos anteriores, es necesario actualizar los saldos de las cuentas de nivel. Esta opción se podrá activar cuando
desee imprimir reportes que involucren las cuentas de nivel o totales del periodo.

104Contabilidad Visual
Este proceso se activará automáticamente cuando cambie de mes o año.

Moneda. Seleccione el tipo de moneda en el cual desea ver los datos de los movimientos. Se cambiarán
automáticamente según la tasa de cambio del día que haya aplicado al entrar al programa.

El programa permite editar el valor de la tasa de cambio para cualquier fecha y también desactivar su uso.

Contabilidad Visual 105


Inventarios

Para los inventarios, el proceso que ejecuta el programa es siguiente:

 Registro de productos. En el administrador de tablas se incluyen primero las clases (ClasesPR) y los
grupos (gruposPR) que se van a trabajar, y luego se incluyen los productos.

 Registro de proveedores. En el administrador de tablas se incluyen las clases y los grupos de terceros
(proveedores) que se van a trabajar, y luego se incluyen cada uno de los proveedores en la tabla de NIT.

El programa maneja diferentes listas de precios, de tal forma que hay una tabla llamada “lprecios”, en la cual se
indica el porcentaje de descuento según el cliente, por ejemplo:

 1 Contado 5%

 2 Crédito 0%

 3 T. Crédito 0%

 4 Mayorista 15%

O sea que cuando facture, al crear un cliente el programa le preguntará qué lista de precios se le va aplicar, y al
momento de registrar los productos se efectuará el descuento correspondiente.

Cuando se han organizado los productos y proveedores, se procede a registrar los movimientos de los productos.
Esto se realiza a través de compras y ventas. Estos documentos se registran el en explorador contable.

Se selecciona un nuevo documento, por ejemplo una compra, se registran los datos del encabezado del documento,
y se graba (oprimiendo F2 o Enter hasta llegar al final). Luego se da clic en inventarios y se registra el movimiento. El

106Contabilidad Visual
proceso de Venta es idéntico, se selecciona un nuevo documento Factura de venta, se registran los datos del
encabezado del documento, y se graba (oprimiendo F2 o dando Enter hasta llegar al final). Luego se da clic en
inventarios y se registra el movimiento.

Las compras incrementan el inventario, las ventas lo disminuyen. Cuando se está facturando se puede dar clic en el
botón de imprimir y se imprimirá la factura de venta.

Registro de movimientos de inventarios: En la parte de contabilidad, CV registra los movimientos de compras y


ventas, y en la parte de inventarios, registra lo inherente a referencias y cantidades.

El proceso de contabilización será más práctico si se han incluido la mayoría de datos de los productos. Es
importante que usted incluya el costo y el valor de venta del producto, y también si tiene IVA o no. (Ver productos).

Recordemos que los documentos básicos para el registro de movimientos de inventarios son los siguientes:

FC Factura de compra

FV Factura de Venta

DC Devolución de compra

DV Devolución de venta

EN Entrada de almacén (no tiene efectos contables)

SA Salida de almacén (no tiene efectos contables)

Contabilidad Visual 107


En la parte izquierda del explorador aparece el árbol de productos agrupados por clase y grupo. En la parte derecha,
está el detalle de los movimientos, donde se registra la referencia, la cantidad, el valor de venta, el costo y el número
serial del producto, en caso de ser necesario.

Referencia Referencia del producto

Bodega Número de bodega de la cual sale el producto

Disponible Cantidad disponible en la bodega principal

Lista Lista de precios que aplica de acuerdo al tercero

Cantidad Número de unidades despachadas

Precio Precio de venta

Descuento Tasa de descuento por producto

IVA Tasa de IVA por producto

Costo Costo

Total Total

Serial Número serial del producto

108Contabilidad Visual
En la barra de estado se informa la suma del valor de venta, la suma del costo y la diferencia.

Hay un grupo de reportes de inventarios en los se podrán ver las compras por producto, por marca, por proveedor,
etc. De igual forma las ventas por cliente, por producto, por marca, etc.

Entrada de diferencias. Cuando se está registrando una salida (por un consumo o pérdida de inventario) en la
casilla de cantidad escriba el saldo final y luego presione la tecla “Shift”. En ese momento el programa tomará el
saldo y le restará la cantidad registrada y la fijará en esa misma casilla. Luego dé “Enter” para dar entrada al registro.

Manejo de Centros de Costo. EN el encabezado del documento y en los movimientos es posible indicar a que
centro de costo se afecta. Esto es relativo a los procesos contables como de inventarios:

Compras. Es el proceso por el cual se realiza la operación de entrada a la principal (bodega propia) de la
mercancía que envió un proveedor a través de una factura de compra a nuestro favor.

Ventas. Es el proceso por el cual se realiza un movimiento de mercancías desde nuestra bodega hasta la del
cliente.

Traslados. En general éste es el proceso más sencillo de movimiento de productos, aunque CV también permite
operaciones más complejas, como la creación de bodegas externas propias, o las internas de los clientes, o sea
que maneja el envío y la recepción de mercancía en consignación.

Las bodegas están definidas de la siguiente manera:

Bodega principal

Bodega Sucursal

Bodega proveedores

Clientes

Contabilidad Visual 109


Bodegas propias. Son los sitios donde se deposita la mercancía. Éstas pueden estar ubicadas
localmente, o sea en nuestras instalaciones, o pueden estar en algún sitio asignado por nuestros clientes
para guardar la mercancía en depósito.

Bodegas externas. Son los sitios de los proveedores o clientes externos a nuestras instalaciones, a los
cuales se recibe o remite la mercancía.

Generalmente cuando se realiza una compra la bodega de la cual sale la mercancía es la de los
proveedores, o alguna bodega específica de un proveedor, si se desea controlar independientemente. La
bodega a la cual entra la mercancía es nuestra bodega principal, es decir la bodega cero. La mercancía
también puede entrar a cualquiera de nuestras sucursales.

Cuando se realiza una venta, la mercancía se puede sacar de nuestra bodega principal local, o de
cualquiera de nuestras bodegas externas.

En el caso de una remisión en consignación, se considera que el cliente nos asigna un sitio para
depositar nuestra mercancía. Para ello utilizaremos una remisión o un traslado de mercancía.

110Contabilidad Visual
Impresión de una factura de venta (factura 21)

Impresión directa. Si usted tiene de una impresora POS, es posible imprimir un tiquete de venta directamente. La
operación se hace dando clic del medio sobre el icono de la impresora. Es importante configurar antes los
parámetros de la impresora POS, tales como el puerto de comunicación.

Contabilidad Visual 111


Impresión de un tiquete de venta POS

En la autocontabilización de inventarios es útil utilizar las siguientes funciones:

=sventa Suma del precio de venta por las


cantidades respectivas

=scosto Suma del costo por las cantidades

=siva Suma del valor del IVA

Cotizaciones. Uno de los documentos empleados en las empresas es la cotización. En ella se podrá incluir
información similar a la de una factura de venta: un encabezado del documento y unos ítems de inventarios. Estos
ítems relacionados no afectan la cantidad de sus inventarios. De igual forma, la cotización no incluye contabilización.

Existen varios formatos de cotización. Para seleccionar su formato preferido dé clic derecho sobre el ícono de
impresión, y seleccione alguno de los tres primeros, o presione en la opción “Asignar”.

112Contabilidad Visual
El formato Cotiza00 se utiliza como formato de factura proforma. El formato Cotiza99 se utiliza como orden de
pedido.

Contabilidad Visual 113


De acuerdo con el tipo de empresa, puede ser necesario configurar sus valores de facturación de una manera
específica. El programa le permite fijar el valor que se debe ofrecer como precio del producto al momento de realizar
un movimiento de inventario. Para ello, acceda a la opción de facturación en la carpeta de configuración, y
especifique el valor que desea tener al momento de realizar un movimiento de inventario:

114Contabilidad Visual
Dependiendo del tipo de documento, es posible definir qué valor toma de la definición de los productos.

Contabilidad Visual 115


Búsquedas avanzadas

En la contabilización de documentos, o en el manejo de terceros, suele requerirse una


búsqueda refinada o específica. Para ello, el programa incorpora comodines que le
permiten indicar alguno o algunos caracteres en determinadas posiciones del nombre o
del NIT.

Los comodines son caracteres especiales que se utilizan para indicar un dato en un sitio
determinado.

El asterisco „%‟ se utiliza para indicar cualquier cadena de caracteres.

El subrayado „?‟ se utiliza para indicar un carácter en esa posición.

Usted puede utilizar las siguientes opciones:

 Mar?a Encontrará María, Mariano, Marta...


 %aba Encontrará: Cazaba, Andaba, caminaba...

Asegúrese de escribir la palabra con eñes y tildes, cuando sean necesarias.

Búsquedas de terceros avanzadas:

[^a] Buscará las palabras que no contengan al principio la letra a.

 También puede usar combinaciones de letras para excluirlas


 [^ae] buscará palabras que no contengan al principio las letras a y e.

También indicar que sea en medio de las palabras:

 c[^a]p Encontrará palabras que no contengan la a entre la c y la p, como por ejemplo: copa, cupido, cepa,
etc.

Los corchetes se utilizan para indicar las letras que se quieren incluir o no.

Si desea buscar las palabras que empiecen con s o c, puede indicar:

 [SC]ima encontrará sima y cima.

116Contabilidad Visual
Copia entre programas

Copia de movimientos. El programa tiene la opción de “Drag & Drop”, que quiere decir
arrastrar y pegar los movimientos o consultas hacia otro programa. Para ello, seleccione el
movimiento o grupo de movimientos de la manera que se describe a continuación.

Selección de un movimiento. Coloque el mouse sobre el registro que desea arrastrar, mantenga el botón izquierdo
pulsado, arrastre la información hasta el destino (por ejemplo una hoja de cálculo) y suelte el botón.

Selección en el origen

Contabilidad Visual 117


Destino

En el destino aparecerá el tipo de registro, si es una cuenta (CT), un movimiento (MV), o un documento (FV), etc., y
el detalle del registro.

Selección de todos los movimientos. Presione Ctrl-A

Selección múltiple selectiva. Para seleccionar un rango ubique el cursor sobre el principio del rango de registros,
mantenga oprimida la tecla “Shift” (o de mayúsculas temporales), señale el registro final y suelte la tecla Shift. En ese
momento quedará seleccionado el rango, y entonces podrá arrastrarlo hacia su destino, manteniendo pulsado el
botón izquierdo del mouse hasta la ubicación final.

118Contabilidad Visual
Selección en el origen

Selección parcial. Si requiere marcar uno o varios registros no consecutivos, márquelos manteniendo pulsada la
tecla control y colocando el cursor sobre el registro que desea seleccionar. Al final de la selección podrá arrastrarlos
hacia su destino, manteniendo pulsado el botón izquierdo del mouse sobre algún registro seleccionado y liberándolo
al llegar al destino.

El formato del archivo que se genera cuando se arrastra hacia otra aplicación o hacia el escritorio es TSV (valores
separados por fabulación), al cual se han agregado funcionalidades especiales, como indicadores de comentarios,
de separación o de agrupamiento.

Contabilidad Visual 119


Consultas. La última pestaña del explorador presenta la página de consultas, que le da la opción de realizar
consultas dinámicas por pantalla, o reportes estáticos para ser imprimidos.

Consultas dinámicas. El término dinámico se utiliza para indicar que el usuario no está limitado a ver una
información fija, sino que puede continuar consultado detalles de la actual consulta, dando clic en los objetos.

En todas las consultas se aplican los filtros actuales de fecha, Centro de Costo, Tipo de documento. En esta parte
también se puede aplicar otro filtro para indicar un rango de cuentas que se desea delimitar. Usted puede activar o
desactivar este filtro a su gusto.

Por ejemplo, si usted consulta los documentos relativos a los movimientos de una cuenta, aparecerá una lista que le
informa el tipo del documento, el número y demás detalles. Para darle continuidad a la consulta, usted puede dar clic
un cualquiera de los documentos; entonces se mostrará el detalle de sus movimientos contables, y si desea ver los
demás movimientos de alguna cuenta, continúe dando clic en la lista.

120Contabilidad Visual
Vista previa de reportes. Cuando solicite un reporte, obtendrá una vista previa del documento, y un árbol con la
lista de los grupos (a la izquierda del formato). En esta vista usted podrá dar un clic para saltar directamente al
detalle de ese grupo en el informe.

Impresión en papel. Dé un clic en el ícono de la impresora. Cada página está numerada y podrá seleccionar la
impresión total o parcial de los reportes.

Exportar un informe. Durante la vista previa usted podrá exportar el informe hacia un archivo, un programa o hacia
Internet.

Contabilidad Visual 121


Seleccione el formato y el destino, y presione la tecla Aceptar para iniciar la exportación. Si seleccionó como destino
“Archivo de disco”, indique el nombre y el directorio. Luego podrá acceder a él en el programa destino, abriendo el
archivo indicado.

Búsqueda. Usted podrá buscar información dentro del contenido del reporte. Para ello indique la palabra completa o
la parte que desee ubicar, y si ésta existe en el documento, el cursor saltará directamente al registro que presente la
primera ocurrencia, resaltándolo con un borde rojo.

122Contabilidad Visual
Reportes

El programa tiene la capacidad de producir reportes de varios tipos, entre ellos los siguientes:

 Generales. Incluyen información e general del programa, como grupos, tablas de tarifas, plan de cuentas.

 Auxiliares. Presentan informes auxiliares de contabilidad, como movimientos por cuenta y resumen de
documentos.

 Oficiales. Agrupa los informes oficiales contables.

 De inventarios. Maneja los informes de productos, clasificación y estado.

 De compras. Informes de compras de productos.

 De ventas. Informes de las ventas de productos.

 De cartera. Informes sobre las cuentas con terceros.

 Tributarios. Informes de pago de impuestos.

 De control. Informes de estado de la base de datos, control de secuencia e integridad de documentos.

Reportes de Activos fijos

ClasesAF Clases de Activos fijos

EtiActivos Etiquetas de Activos fijos

GruposAF Grupos de Activos

MovsAct Movimientos de Activos

UbicaAF Ubicación de Activos fijos

Total 5 reportes

Contabilidad Visual 123


Reportes
auxiliares

AuxDocs Auxiliar de documentos

BalanceAux Balance de auxiliares

CEgreso Comprobantes de egreso

CXC Extractos CXC

CXP Extractos CXP

DetDoc Detalle del documento

DetDocsTer Detalle de docs. por tercero

Documentos ordenados por


DocsConcep
concepto

DocsFecha Docts. consolidados por fecha

DocsRel Extracto por documento

DocsTer Docs. por tercero

MovsCta Movimientos por cuenta

MovsCtaCC Movs x Cta x Centro de Costo

MovsCtaConcep Movs x cta x concepto

MovsCtaMes Movimientos por cuenta por mes

MovsCtaTer Movs x Cta x Tercero

MovsCtaTerM Movs x Cta x Tercero x mes

MovsFecha Movimientos por Fecha

MovsTer Movs por Tercero por cta.

Planilla Resumen diario

ResDocs Resumen de Documentos

ResDocsCtaMes Resumen de Docs x Cta x Mes

ResDocsFecha Res Docs por fecha

124Contabilidad Visual
ResDocsMesCta Resumen docs x mes x cta

SAnuales Saldos Anuales

Soportes Documentos de soporte

Total 26 reportes

Reportes de
control

CausalesNP Causales de no pago

ClasesBN Entidades financieras

ClasesDC Clases de documentos

ClasesMN Clases de Monedas

ClasesPF Periodos Fiscales

Control de numeración ordenado por


ControlDocs
mes

Definición Definición de la Empresa y C.C.

Funciones Lista de funciones de automatización

GruposBN Grupos de Ctas Bancarias

GruposDC Grupos de Documentos

GruposPF Periodos Contables

Huérfanos Documentos huérfanos

Inconsistencias Inconsistencias contables

Listados Lista de reportes

Operadores Operadores

PAAG Índices de Ajustes x Inflación

RazonesNV Razones de no venta

Contabilidad Visual 125


RetICA Tabla de retención ICA

Sucesos Sucesos del sistema

TRM Tasa de cambio

Total 20 reportes

Reportes
financieros

AvanceBal Avance del presupuesto

BalCompara Balance comparativo

VariaciónBal Variación del balance

Total 3 reportes

Reportes
generales

AFijos Lista de Activos fijos

Ajustes Tablas de ajustes por inflación

Centros Lista de centros de costo

ClasesPR Clases de productos

ClasesTR Clases de terceros

CtaBancaria Cuentas bancarias

Directorio Directorio telefónico

FrmPago Formas de pago

GruposPR Grupos de productos

GruposTR Grupos de terceros

IndicesPAAG Índices PAAG

Nits Lista de NIT

126Contabilidad Visual
PUC Plan Único de Cuentas

PUC2 PUC en 2 columnas

Remisiones Remisiones de productos

Terceros Lista de terceros

Vendedores Vendedores

Total 17 reportes

Reportes
gráficos

GrBalance Balance comparativo anual

GrComprasCL Unidades compradas por clase

GrTRM Variación de la TRM

Total 3 reportes

Reportes de
inventarios

ComprasCL Total compras por clase

ComprasFecha Compras por fecha

ComprasGR Compras por grupo de producto

ComprasMarca Compras por marca

ComprasPR Compras de productos

ComprasTer Compras por proveedor

Existencia Existencia de productos

Factura2 Formato 2 de facturas

Contabilidad Visual 127


Facturas Facturas de venta

InvPromedio Inventarios promediado

InvValorizado Inventario valorizado

Lista de precios de productos para la


LPrecios
venta

MovsInv Movimientos de inventarios

Productos Lista de productos

ResCompTer Res. compras tercero

ResFact Resumen de facturación

ResFactCC Resumen facturas x centro costo

ResFactCiudad Resumen facturas x ciudad

ResFactVend Resumen facturas x vendedor

Tiquetes Tiquetes de venta

VentasCL Ventas por clase

VentasFecha Ventas por fecha

VentasGR Ventas por grupo

VentasMR Ventas por marca

VentasPR Ventas por productos

VentasTer Ventas por cliente

Total 26 reportes

Reportes
oficiales

CompDiario Comprobante de contabilidad

InvBal Libro inventarios y balances

LibroAux Libro Auxiliar

128Contabilidad Visual
LibroDiario Libro Diario

LibroMB Libro Mayor y Balances

Total 5 reportes

Reportes comparativos. Frecuentemente necesitamos un reporte que nos presente los datos de un periodo junto
con los datos de otro, no necesariamente consecutivo. El programa ofrece la opción de “salvar” un periodo para
luego colocarlo junto a los datos de otro. El proceso es el siguiente:

 Seleccione el rango de primer periodo, y aplíquelo

 Presione el botón de salvar

 Seleccione el rango de otro periodo (puede ser incluso de otro año), y aplíquelo.

 Seleccione en reportes los financieros, y en ellos podrá apreciar los resultados comparativos.

Valores por defecto. Contabilidad Visual ofrece la opción de definir unos valores a los campos de un documento
nuevo, por cada concepto que se cree. Para fijarlos, entre en las propiedades del concepto del documento y dé clic
en “Valores predeterminados”.

Contabilidad Visual 129


Escriba los datos que desee que le aparezcan en el formato nuevo de un documento.

Autocontabilizacion. Según el tipo de documento, Contabilidad Visual tiene la capacidad de programar la

130Contabilidad Visual
contabilización automática para algunos conceptos predeterminados.

Cuando se ingresa o se edita un concepto de un documento, es posible fijar los parámetros de autocontabilización.
Para ello, dé clic en el botón de autocontabilización para entrar en la edición de los valores por defecto de un grupo
de documentos.

En este formato usted puede asignar los valores que se aplicarán inicialmente cuando se cree un nuevo documento.
Asigne los valores como el NIT del tercero, el porcentaje de IVA, etc.

Contabilidad Visual 131


Otra ventaja muy importante es la de asignar las variables para autocontabilización que se aplicarán en el momento
de editar los movimientos contables de un documento.

El proceso de parametrización se realiza indicando el número de orden, la cuenta, el número del tercero, la función
en débitos o créditos. Los registros se graban automáticamente cuando se da entrada al campo.

 Orden. Este número puede iniciar en cualquier orden, pero siempre se procesará de menor a mayor. Por
ejemplo, los parámetros podrían estar numerados como 2,4,6,8,10 o como 1,3,5,6,7,8 o como 1,2,3,4,5.

 Cuenta. En ella se indica el número de la cuenta auxiliar a la cual se debe aplicar el valor. Es posible indicar
un signo de interrogación para que en el momento de autocontabilizar el programa solicite el código de la
cuenta. También es posible presionar F4 para buscar en la lista de cuentas auxiliares y seleccionar alguna.

 # tercero. Este valor es opcional; usted puede escribir un código de un tercero, o simplemente puede dejarlo
en blanco. Para buscar entre la lista de terceros, puede presionar F4.

 Débitos. Indique la variable de automatización, o deje la casilla en blanco si no desea aplicar el resultado de
una variable. También es posible asignar un valor constante o escribir un signo de interrogación para que en
el momento de autocontabilizar el programa solicite el valor.

 Créditos. Indique la variable de automatización, o deje la casilla en blanco si no desea aplicar una el
resultado de una variable. También es posible asignar un valor constante o escribir un signo de interrogación
para que en el momento de autocontabilizar el programa solicite el valor.

Variables de la automatización

Relativas al documento actual:

=vrbase Valor base del documento

=vriva Valor IVA

=vrica Valor ICA

=vrretfte Valor Retención en la fuente

=vrretiva Valor Retención IVA

=vrretica Valor Retención ICA

132Contabilidad Visual
=vrneto Valor Neto del Doc

Relativas a la cuenta PUC

=saldo Saldo (SaldoDB-SaldoCR)

=saldodb Saldo DB de la cuenta indicada

=saldocr Saldo CR de la cuenta indicada

=tipo número del tipo de documento

=plazo # de días de plazo del documento

=total Valor total del documento

=parcial Valor parcial (parcialdb-parcialcr)

=Cuentabco Número de la cuenta del banco

=parcialdb borra el parcial de los débitos (parcialdb=0)

=parcialcd borra el parcial de los créditos (parcialcr=0)

=santerior Saldo anterior o al inicio del periodo

=ctadesde Cuenta inicial

=ctahasta Cuanta final

=cuenta Código de la cuenta del PUC

=aliasC alias asignado a una cuenta del PUC

=nivel Nivel de la cuenta actual

Relativas al sistema

=base Nombre de la base de datos

=servidor Nombre del servidor de db

=usuario Nombre del usuario registrado

=computador Nombre del computador

Contabilidad Visual 133


=rreportes Ruta de los reportes

=color Color de fondo

=formato Formato de cifras numéricas

=reporte Nombre del reporte actual

=actual Fecha actual del programa

Relativas a la empresa

=empresa Nombre de la empresa

=ncentro Número del centro de costo actual

=centro Nombre del centro de costo actual

=iddoc Identificación del documento

=listap Número de la lista de precios

=tipoDC tipo del documento

=web Dirección de la página web

=mail Dirección de correo electrónico

Otras variables

=pi Valor de pi (3.14159..)

=e Valor de la constante e

=a Valor de la variable alfanumérica a

=x Valor de la variable numérica x

=y Valor de la variable numérica y

=z Valor de la variable numérica z

Relativas al programa

134Contabilidad Visual
=ver Versión del programa

=nserial Clave del programa

Relativas a la facturación

=VrBase: Valor base del documento 0

=VrIVA Valor del IVA =vrBase * PorIVA

=PerIVA Porcentaje de IVA %

=VrRetFte Valor de la ret. en la fuente =VrIVA / 2

=PerRetFte % de retención en la fuente %

=VrICA Valor del impuesto de ICA =VrBase * PorICA

=PerICA Porcentaje de ICA %

=VrRetICA Vr Ret. en la fuente de ICA =VrBase * PorRetICA

=PerRetICA % de Retención de ICA %

=VrNeto Valor Neto =VrBase + VrIVA + VrICA

=VrTotal Valor Total =VrNeto - VrRetFte - VrRetICA

=VrCosto Costo de la Mercancía 0

=SCosto Suma del costo de la mercancía 0

=SVenta Suma total del valor de venta de la mercancía 0

=SVenta2 Suma del valor de venta de la mercancía con el 0


2% de IVA

=SVenta5 Suma del valor de venta de la mercancía con el 0


5% de IVA

=SVenta8 Suma del valor de venta de la mercancía con el 0

Contabilidad Visual 135


8% de IVA

=SVenta10 Suma del valor de venta de la mercancía con el 0


10% de IVA

=SVenta16 Suma del valor de venta de la mercancía con el 0


16% de IVA

Relativas a las cuentas del PUC

=Santerior Saldo anterior 0

=MDébitos Suma de movimientos DB

=MCréditos Suma de Movimientos CD

=Saldo Saldo de la cuenta =Santerior+MDébitos-Mcréditos

=ctafp Cuenta preferida según la forma de pago

Relativas a la consulta

=SDébitos Suma de los Débitos

=SCréditos Suma de los créditos

=Total Vr Total =SDébitos+ SCréditos

Es muy importante tener en cuenta que hay tres variables que contienen el valor total del IVA en un documento. Ésta
son:

 La que constituye la suma del valor liquidado a cada producto según la tarifa indicada en las propiedades del
producto =sIVA (suma del iva)

 La que se calcula globalmente a la suma de todos los ítems facturados =vriva

 La que se calcula y acumula con base en la utilidad de cada producto =sIVA2

Impuesto AIU (administración, impuesto y utilidad del contrato). Se ha añadido una nueva variable para liquidar
este impuesto, la cual es:

136Contabilidad Visual
=sIVA2 Contiene la suma del valor del IVA sobre la utilidad (AIU * vrIVA)

De tal forma que los servicios deberán estar registrados como productos. La utilidad es la resultante del precio de
venta menos el costo.

52359501 Servicio de Monitoreo =sVenta 0

24080211 Iva servicios 10% =sIVA2 0

23652503 Retencion 3% (base(232100) 0 =vrRetFte

22050505 Proveedor nacional 0 =total

Éste sería el resultado de un servicio de monitoreo de alarmas, con una base de 232,100, y una utilidad de 21,100

52359501 Servicio de Monitoreo 232100 0

24080211 IVA servicios 10% 2110 0

23652503 Retención 3% (base(232100) 0 6963

22050505 Proveedor nacional 0 22247

Para entrar a definir los parámetros de autocontabilización de un concepto, entre en la lista de conceptos de algún
tipo de documento, por ejemplo:

Contabilidad Visual 137


Seleccione algún concepto y edítelo presionando F4 o dando clic derecho y Propiedades. Aparecerá entonces el
formato de edición de conceptos, en cuya parte inferior izquierda hay un botón de ítems de autocontabilización.
Cuando dé clic, aparecerá la lista de cuentas que se afectarán.

Si desea cambiar la forma de presentación de la lista, de clic en vista, y seleccione detalle.

En el ejemplo anterior vemos que para el comprobante de egreso, cuyo concepto es el pago de servicio telefónico,

138Contabilidad Visual
se tomó el valor base y se contabilizó en la cuenta 513535 teléfono. El valor del IVA se llevó a la cuenta 40815
gastos, y el valor total se acreditó contra bancos 110505.

Para añadir o editar un ítem, simplemente presione nuevo o edítelo.

Al definir estos paramentos, cuando ingrese un nuevo documento, en la parte de contabilización podrá dar clic en la
lámpara mágica que aparece en la barra de herramientas, y se contabilizará como por “arte de magia”.

Para consultar la lista de cuentas auxiliares disponibles, presione F4 en la casilla de cuenta.

Par ver la lista de funciones disponibles, con su descripción, presione F4 en la casilla de débitos o créditos.

Recuerde incluir el número de orden de autocontabilización, que le indica la secuencia de ejecución del proceso. Es
importante considerarlo si utiliza funciones de parciales que toman el saldo débito o crédito del documento que se
está autocontabilizando.

Otros ejemplos:

Abono a crédito hipotecario

170505 @vrBase

110505 @vrBase

Abono a factura de venta

130505 =vrBase

135518 =vrRetICA

135517 =vrRetIVA

135515 =vrRetFte

110505 =vrNeto

Contabilidad Visual 139


Venta de productos propios

Orden Cuenta Débitos Créditos

1 41352801 =vrneto

2 130505 =vrneto

3 14300501 =scosto

4 61352801 =scosto

Ventas en consignación

Orden Cuenta Débitos Créditos

1 41352802 =vrbase

2 130505 =vrbase

3 940520 =scosto

4 910520 =scosto

Ventas propias al exterior

Orden Cuenta Débitos Créditos

1 41352801 =vrbase

2 130510 =vrbase

3 14300501 =scosto

4 61352801 =scosto

Abono a crédito hipotecario

Orden Cuenta Débitos Créditos

1 170505 =vrbase

140Contabilidad Visual
2 110505 =vrbase

Pago factura de venta

Orden Cuenta Débitos Créditos

1 110505 =vrneto

2 135515 =vrretfte

3 135517 =vrretiva

4 130505 =vrbase

Venta de contado

1 613506 =scosto

2 145505 =scosto

3 13551705 =vriva

4 110505 =vrneto

5 413506 =sventa

Venta de contado con IVA diferencial en productos vendidos

1 613506 =scosto

2 145505 =scosto

3 13551710 =siva10

4 13551716 =siva16

5 110505 =vrneto

6 413506 =sventa

También se pueden utilizar las variables =sIva5, =siva8 y =sIva2, en las cuales se acumula el valor del IVA facturado
del 5%, 8% y 2% respectivamente, y las variables =sventa2, =sventa5, =sventa8, =sventa10 y =sventa16.
Contabilidad Visual 141
Otros

299 Arrendamiento web

1 52209501 =vrbase

2 24080210 =vriva

3 23652505 =vrretfte

4 11100502 =vrneto

221 Arrendamientos

1 42201005 =vrbase

2 24080102 =vriva

3 13050501 =vrneto

271 Compras

1 143505 =vrbase

2 24080101 =vriva

3 236540 =vrretfte

4 22050505 =vrneto

287 Contabilidad

2 236515 =vrretfte

3 23680501 =vrretica

4 233525 =vrneto

5 24080295 =vriva

6 23670505 =vriva

142Contabilidad Visual
7 233525 =vrneto

306 Digitación

1 513520 =vrbase

2 23680501 =vrretica

3 233530 =vrneto

3 Movimientos

217 Mantenimiento

1 41559510 =vrbase

2 24080101 =vriva

3 13551502 =vrretfte

4 13551702 =vrretiva

5 13551802 =vrretica

6 13050501 =vrneto

204 Pago factura banco

1 13050501 =vrbase

2 24080101 =vriva

3 13551702 =vrretiva

4 13551802 =vrretica

5 13551502 =vrretfte

6 11100502 =vrneto

288 Pago factura caja

Contabilidad Visual 143


1 13050501 =vrbase

2 13551502 =vrretfte

3 13551702 =vrretiva

4 13551802 =vrretica

5 110505 =vrneto

199 Pago papelería

1 529530 =vrbase

2 24080201 =vriva

3 11100502 =vrneto

Cierre de periodo fiscal. El programa contiene una tabla en la cual se incluyen las cuentas que se deben cerrar al
final de un periodo fiscal.

En los tipos de documentos existe uno llamado “Cierre periodo”, en el cual se deben crear los documentos de cierre.
Antes de autocontabilizar, asegúrese de aplicar el periodo que desea cerrar; por ejemplo del 1 de enero de 2006 al
31 de diciembre de 2006. Para proceder a generar el cierre de cuentas dé clic en el ícono de autocontabilización.

Ajustes por inflación. En las tablas del sistema también se incluyen las cuentas que se deben tener presentes para
realizar un ajuste por inflación, tanto de activos como de inventarios. En la tabla aparece la cuenta mayor, la cuenta
que hay que acreditar y la cuenta que hay que debitar. Por ejemplo, en la cuenta 1405, se debe debitar el ajuste en
la 470510, contra la 140599.

Para realizar el ajuste, asegúrese de seleccionar el periodo que va a ajustar, bien sea un mes o un año.

En documentos existe un tipo de llamado „Ajustes‟, dentro de esa carpeta hay un concepto llamado „inflación‟; dentro
de ellos se deberá crear los documentos. Indique el encabezado descriptivo, grábelo y de clic en el icono de
autocontabilización para generar los movimientos de ajuste, se le solicitará la tasa que se ha de aplicar.

144Contabilidad Visual
Bloqueo de documentos

El programa tiene la capacidad de bloquear total o parcialmente los documentos con el fin de evitar que otros
usuarios (o el mismo) los modifiquen. Con ello se pretende establecer un registro seguro de ellos.

Cuando un documento está bloqueado no se permite modificar su encabezado ni sus movimientos.

En la lista de documentos, los que están bloqueados aparecen con el nombre en color negro, y los que no lo están,
aparecen en color azul.

Contabilidad Visual 145


Lista de documentos

Mientras se está en la lista de documentos, es posible bloquear o desbloquear un documento seleccionado,


presionando la tecla F11.

Contratos

Esta carpeta permite incluir información relativa a proyectos o contratos, en los cuales se requiere registrar
información adicional acerca de los términos de negociación y enlazarlos con la información contable.

146Contabilidad Visual
El formato es el siguiente:

Cuando graba un documento, usted puede relacionarlo con un contrato, indicando en el encabezado el nombre del
contrato:

Grabación de documento

Contabilidad Visual 147


Cuando se relacionan los documentos con un contrato, se pueden realizar consultas de las cuentas por contrato y
producir reportes o estados de cuenta según contrato.

Sistema POS

Contabilidad Visual ha integrado un sistema rápido de facturación, al estilo de un punto de venta POS, con el cual es
posible producir rápidamente una factura de venta e ingresar simultáneamente el pago (comprobante de ingreso).

En este sistema se dispone de un encabezado de documento, un cuerpo y una línea de edición de productos.

148Contabilidad Visual
Ingreso de un nuevo documento. Registra una nueva factura, y da la oportunidad de ingresar los siguientes datos:

 Tercero. Identificación tributaria (NIT o cédula). Si no está registrado, solicitará los datos básicos del tercero.

 Fecha. De expedición del documento.

 Concepto. Ofrece la lista de conceptos predefinidos.

 Detalle. Permite ingresar el detalle del documento.

 Vence. Fecha de vencimiento.

 Observación. Permite ingresar algunos comentarios relativos a la negociación o las condiciones especiales.

 Forma de pago. Lista de opciones predefinidas.

En el cuerpo del documento aparece la lista de productos facturados.

En la parte inferior del formato, aparece la línea de edición que permite el ingreso de productos facturados:

 Referencia: Código de identificación alfanumérico

 Lista de precios: Seleccione la lista de precios o la forma de pago que se ha de aplicar a este documento.

 Cantidad: número de unidades

 Precio: Valor de venta del producto

 Descuento: Porcentaje de descuento para ese producto

 IVA: Porcentaje de IVA para ese producto

 Serial: Número de secuencia del producto. Generalmente es un numero que viene de fábrica y es
consecutivo dentro los producto de un mismo tipo.

 Impresión POS. Cuando se utiliza la opción de manejo de un punto de venta, generalmente se utiliza una
impresora de tiquetes o impresora POS, las cuales pueden ser seriales o paralelas; para eso es necesario
configurar la salida de la impresora, así:

 COM = puerto de comunicación serial

 LPT = puerto paralelo


Contabilidad Visual 149
 Configuración = fija los parámetros de comunicación serial (badurate,parity,databits,stopbits. Ej:
9600,E,7,1)

1.8 Utilidades

Adicionalmente a los procesos contables y financieros, CV tiene procesos accesorios para el


manejo de los documentos y de las tablas del sistema. Entre las utilidades tenemos las siguientes:

Numeración Numera libros oficiales

Tablas Tablas del sistema

Unifica Consolidación de terceros

Lotes Procesos por lotes de registros

Etiquetas Impresión de etiquetas y códigos de barras

Numeración. Entre los requisitos de creación de una empresa está el de numerar y registrar los libros oficiales. Este
asistente le permite imprimir los libros oficiales en blanco, numerados secuencialmente con la opción de seleccionar
entre varios formatos disponibles, y personalizarlos con la información de su empresa.

Todos los informes tienen vista previa en pantalla y configuración de su impresora.

Vista del formato numerador de hojas

150Contabilidad Visual
Contabilidad Visual 151
Hojas de Libro MyB en formato Estándar

Usted puede seleccionar dentro los cinco diferentes modelos preestablecidos.

En las casillas usted puede seleccionar los títulos que desea que aparezcan impresos en sus hojas, o también puede
escribir algún texto especial o código de autorización.

Tecla Nombre Función

E Enter Dar entrada y saltar a la siguiente casilla

X ESC Cancelar o salir

152Contabilidad Visual
¢ Retroceso Para ir hacia arriba o retroceder

(backspace)

] Si utiliza el mouse también puede presionar


el botón alterno para seleccionar las
opciones disponibles

% F5 Proceder a ver la vista previa

Tablas

Contiene tablas especializadas del sistema, como la tabla de las cuentas de cierre de periodo fiscal, la tabla de las
cuentas que son de naturaleza invertida, la tabla de conversión de moneda y su correspondiente tasa representativa
por fechas, y otras.

Cuentas de cierre. Incluye la lista de cuentas que deberán totalizarse para elaborar automáticamente el
comprobante de cierre.

Contabilidad Visual 153


Al modificar esta lista, se afectará el archivo maestro, o sea que sus cambios se reflejarán en todas las empresas
que se manejen con el programa CV.

La primera cuenta será el código de la aquella contra la cual se acreditarán los saldos de las siguientes cuentas.

Las siguientes cuentas pueden utilizar comodines, o sea que se indica el código y un signo de porcentaje (%), en
cuyo caso tomará la suma de los saldos de todas sus auxiliares. Por ejemplo, al indicar 41%, sumará los saldos de la
411010, 411020, 411099, y así sucesivamente.

Naturaleza invertida. Incluye la lista de cuentas del PUC que tienen una naturaleza invertida. Son utilizadas para el
control de movimientos contables. Por ejemplo, la cuenta 1299 es una cuenta que está dentro del activo, pero es una
cuenta de naturaleza crédito.

Monedas. Lista los tipos de monedas.

Regímenes. Lista los tipos de regímenes de impuestos del país. Sirven para clasificar los terceros y aplicar las
tarifas de IVA.

154Contabilidad Visual
PAAG. Registra los índices de inflación para aplicar los ajustes por inflación.

Impresión. En cualquier momento, usted puede dar clic en el ícono de imprimir, para obtener una lista de las
carpetas que están en pantalla.

Lista de carpetas generales

Importa/Exporta

Con el objetivo de lograr compatibilidad con otros programas en los cuales se requiere tomar información contable, o
cuando se requiere adquirir información desde otras fuentes de información, Contabilidad Visual tiene la capacidad
de importar y exportar en diferentes formatos.

Contabilidad Visual 155


Importar. El proceso de importación permite copiar tablas de datos de una empresa a otra, de tal forma que
podemos transferir la lista de terceros, productos o el plan de cuentas hacia una nueva empresa.

Seleccione la tabla que desea importar, y luego indique el tipo de origen.

Opciones de exportación de tablas

156Contabilidad Visual
SQL Server para importar de otra base de datos de Contabilidad
Visual

MS JET Para importar desde un archivo de access

TXT Desde un archivo plano, cuyos valores están


separados por comas, tabulador o separador vertical.

ADTG Tabla avanzada de datos, que pueden ser utilizados


para transportar registros entre bases de datos y
dispositivos móviles

XML Formato de marcas, ideal para intercambio y


transmisión de información a través de Internet

Contabilidad Visual 157


Exportar. El proceso de exportar es similar: seleccione la tabla que desea exportar, indique el formato que desea
obtener, e indique el nombre del destino. El destino puede ser una tabla de una base de datos o un archivo.

El siguiente es un ejemplo de la salida de un archivo plano de los terceros:

0,900006830-9,EDITORIAL AYKANAS LTDA,aykanas,Marybel Arias,Calle 106 No. 32-47


Pasadena,0,Bogotá,Colombia,6160213,2365244,,6160213,aykanas@hotmail.com,www-
aykanas.com,1,Falso,Falso,Falso,Falso,Falso,0,0,2211,0,0,Falso,Falso,300000314140,0,0,,TER,45,0,0,0,0,0,0,0,0,0,
0,0,2005-06-15,2005-06-15,16,

2,800208895,AEROLIBROS- OMA LIBROS,,STELLA DAZA,CALLE 94 No. 38 A


64,01,Bogotá,Colombia,5335269,,,0,,,0,Falso,Falso,Falso,Falso,Falso,0,0,0,0,0,Falso,Falso,0,2,0,,TER,44,0,0,0,0,0,0
,134400,0,966660,832260,255,2005-06-15 11:25:00 a.m.,2005-06-15,16,

3,19474775-2,Visual Software,,Jorge Gudiño,Cr 18 78 74


Of.308,0815,Bogotá,Colombia,5304526,3634267,,0,gudino@inter.net.co,www.visual-
software.net,0,Falso,Falso,Falso,Falso,Falso,0,0,5243,0,0,Falso,Falso,0,0,3,,TER,44,0,0,0,0,0,0,0,0,0,0,0,1999-01-
22 02:24:00 a.m.,2003-06-11 04:07:00 a.m.,0,

4,14970275-0,ORLANDO VASQUEZ LIB ATENAS,LIB ATENAS,ORLANDO VASQUEZ GALLO,CALLE 9 No. 6-


82,2,CALI,Colombia,8899245,,,0,,,0,Falso,Falso,Falso,Falso,Falso,0,0,0,0,0,Falso,Falso,0,4,0,,TER,44,0,0,0,0,0,0,43
7220,0,757260,578760,255,2005-06-15 04:11:00 a.m.,2005-06-15,16,

5,41580786,MARIA FERNANDA VALENZUELA,MARIA FERNAN,JOSE BUTIX,7800 SW RED ROAD (57)


AVENUE,0,Miami,Estados
Unid,8899245,,,0,,,0,Falso,Falso,Falso,Falso,Falso,0,0,0,0,0,Falso,Falso,0,5,0,,TER,44,0,0,0,0,0,0,-

158Contabilidad Visual
7097.73,0,8307061.75,8314159.48,255,2005-06-15 04:13:00 a.m.,2005-06-15,16,

6,805008573,ARCANGEL LIBRERIA ESOTERICA,,,AVDA 6 NORTE No. 24 AN-


35,2,CALI,Colombia,6610296,,,0,,,0,Falso,Falso,Falso,Falso,Falso,0,0,0,0,0,Falso,Falso,0,6,0,,TER,44,0,0,0,0,0,0,0,
0,115960,115960,255,2005-06-15 04:22:00 a.m.,2005-06-15,16,

Cada registro contiene los diferentes campos separados por comas, si el campo está en blanco, se continúa con el
siguiente, después de una coma. Al exportar, el programa suprime las comas que puedan contener los campos. Los
valores numéricos están en formato general y los decimales están separados por un punto. Los formatos .CSV y
.TSV pueden ser leídos directamente por MS-Excel, bases de datos como MS-Access, Oracle; e incluso
procesadores de palabra.

El formato XML contiene dos secciones: una es la descripción del esquema de los campos, y otra es la sección de
datos. Éste es un formato bastante detallado, pues en el esquema incluye el nombre de los campos, la longitud, el
tipo, si admite o no nulos, y la información agrupada por registros (incluida en la sección de datos).

Ejemplo de la sección del esquema:

<s:ElementType name='row' content='eltOnly'>

<s:AttributeType name='ID' rs:number='1'>

<s:datatype dt:type='int' dt:maxLength='4' rs:precision='10' rs:fixedlength='true'


rs:maybenull='false'/>

</s:AttributeType>

Ejemplo de la sección de datos:

<rs:data>

<z:row ID='0' Nombre='900006830-9' Descripcion='EDITORIAL AYKANAS LTDA' Alias='aykanas'


Contacto='Marybel Arias '

Direccion='Calle 106 No. 32-47 Pasadena' Zona='0' Ciudad='Bogotá' Pais='Colombia'


Telefono='6160213' Telefono2='2365244'

Movil='' Fax='6160213' email='aykanas@hotmail.com' URL='www-aykanas.com' Regimen='1'


GranContr='False' retFte='False'

Contabilidad Visual 159


retIVA='True' AutoRetFte='False' AutoRetIva='False' porRetFte='.000' porRetIVA='.000'
CodICA='2211' porICA='.000'

porRetICA='.000' RetICA='False' AutoRetICA='False' Valor='300000314140' Matris='0' ListaP='0'


Imagen='' Tipo='TER'

Grupo='45' Centro='0' Responsable='0' SA0='0' SA1='0' SA2='0' SA3='0' SA4='0' SM='0' DB='0'
CD='0' Controla='0'

Creado='2005-06-15T00:00:00' Modificado='2005-06-15T00:00:00' Atributos='16'/>

<rs:data/>

Este formato (XML) es ideal para la exportación de información con otras aplicaciones, y a través de Internet.

160Contabilidad Visual
1.9 Administración de usuarios

Es posible administrar el acceso de las bases de datos creado o eliminando usuarios, asignando
roles que permiten acceder o denegar funciones en el manejo de la información de la base de datos.

Para acceder a esta función, ingrese al programa, y en el administrador de bases de datos seleccione alguna que
desee administrar. Luego presione la tecla “Shift” (mayúsculas) y dé clic sobre la base de datos: aparecerá la lista de
usuarios disponibles.

En ese momento podrá insertar, eliminar o cambiar sus propiedades:

Los usuarios que aparecen desactivados son usuarios reservados del sistema, cuyos atributos no pueden ser
modificados.

Contabilidad Visual 161


Administración avanzada de usuarios. Ésta se realiza con el administrador de SQLserver “Microsoft SQL Server
Studio”. Cuando cree un usuario desde este administrador, procure que sea con autenticación de SQLserver, y
desactive la opción de “El usuario debe cambiar la contraseña la próxima vez que se acceda” (“User must change
password at next login”), ya que el programa no puede manejar esa opción con el motor de bases de datos. Un
usuario de una base de datos deberá tener el atributo de administrador del sistema dentro de los roles del servidor;
de otra forma no se le permitirá acceder al manejo de la base de datos.

1.10 Unificación de terceros

En los procesos cotidianos del manejo del programa suelen suceder errores de escritura en el registro de terceros, o
se requiere consolidar dos cuentas de terceros en una sola. CV ofrece un proceso de unificación de terceros que
permite seleccionar algunos terceros y trasladar todos sus movimientos al otro en forma automática. Este proceso
afecta todos los documentos, movimientos contables, vendedores, cotizaciones, autocontabilización, contratos,
cuentas del PUC y centros de costos que se refieran a ellos.

La unificación de terceros se utiliza en los siguientes casos:

162Contabilidad Visual
 Errores de registro. Este proceso es importante cuando se han registrado documentos de un mismo tercero
bajo otros nombres, o con nombres incompletos.

 Fusión. En caso de que una cuenta de un tercero se fusione con otro tercero y se requiere mantener un
consolidado. También en caso de fusión de una empresa con otra. Tenga en cuenta que este proceso
fusiona todos los documentos y registros que existan en la base de datos, y por ahora no es posible
seleccionar un periodo determinado.

El proceso de unificación se encuentra entre las utilidades contables del programa y se llama unificación. Tenga en
cuenta que este proceso es irreversible.

Actual. En pantalla aparecerá un formato en el cual se indica el número de secuencia del tercero actual que se
desea reemplazar. Si no se conoce el número del tercero, puede presionar F4 para buscar, o dar clic en la casilla de
detalle del tercero para buscarlo en la lista.

Cambiar por. Escriba el número del tercero con el cual desea dejar los movimientos y documentos. De igual forma,
si no conoce o no recuerda el código del tercero, puede presionar F4 o dar clic en la casilla de detalle del tercero
para buscarlo en la lista.

Eliminarlo. Esta opción le da la posibilidad de eliminar el tercero errado o no deseado que se ha indicado como
actual, luego de trasladar los documentos y movimientos,

Contabilidad Visual 163


1.11 Proceso por lotes

Contabilidad Visual dispone de una forma de procesar o actualizar muchos registros o documentos en un solo
comando. A esto se le llama “proceso por lotes”, en los cuales es posible realizar actualizaciones de precios,
cambios de nombre, de grupos, o simplemente aplicar actualizaciones sobres consultas del programa.

Este proceso se encuentra dentro de Utilidades/ contables/asistentes.

Para ejecutar este proceso necesita conocer el numero de licencia de su programa. Podrá consultarlo en el
programa, dando clic en el botón de ayuda en acerca de... donde aparecerá el número serial. Apúntelo y téngalo en
cuenta, ya que el programa lo solicitará más adelante.

Después de copiar este archivo en dicha ruta, se puede ingresar al programa y en utilidades \ contables \ lotes
aparecerá una forma para ejecutar el comando por lotes. En ella aparecerá una lista de archivos que se pueden
ejecutar. Dé clic sobre el proceso que desea ejecutar. Para ejecutar este proceso el programa le solicitará la clave;
es entonces cuando tiene que escribir el número que consultó en ayuda anteriormente.

164Contabilidad Visual
1.12 Asistente de sincronización

Contabilidad Visual dispone de VisualSync, una herramienta para sincronizar documentos entre dos empresas. Éste
le permite importar documentos en forma inteligente con las siguientes características:

 Proceso local o remoto. La sincronización se puede realizar entre dos empresas instaladas en un mismo
computador, o una local y otra remota, o las dos empresas remotas. Recuerde que para el acceso remoto se
requiere tener un acceso de Internet configurado propiamente para acceder a través de SQLserver.

o Selección de documentos. Usted puede transferir un solo tipo de documentos, por ejemplo sólo los
comprobantes de egreso, o las facturas de venta, o también puede transferir todos los tipos de documento.
En caso de decidir transferir un solo tipo de documento, puede indicar el rango de los documentos.

 Adición / diferencias. El proceso puede comparar las dos bases de datos y determinar qué documentos
faltan, en cuyo caso inserta los documentos faltantes.

Por ejemplo uno: Se requiere sincronizar los documentos entre la empresa A y la empresa B, que es la principal. La
empresa A (origen) tiene las facturas del 1 al 100 y la empresa B (destino) tenía incluidas solo hasta la factura 50. El
proceso por diferencias transferiría las 50 facturas faltantes de la A a la B, igualando los documentos en ambas
empresas.

Contabilidad Visual 165


Ejemplo dos: Hay una empresa que tiene una sede principal (destino) y varios puntos de venta (origen) y requiere
consolidar en la principal las facturas de cada uno de los puntos de venta. La principal ya tiene registradas 400
facturas en su base de datos. En este caso se indica la opción de “Adicionar”, de tal forma que las facturas de la 1 a
la 100 de la primera sucursal pasarían a ser las facturas 401 a 501 y así sucesivamente.

Tenga en cuenta que para que esta sincronización sea efectiva se deberá disponer un mismo (igual) plan de cuentas
e igual catálogo de productos y terceros, con el fin de que los movimientos correspondan.

1.13 Permisos especiales

En algunas ocasiones, dependiendo de la configuración del equipo o de los atributos del usuario, es necesario
conceder permisos especiales de acceso a las carpetas utilizadas por CV. Son las carpetas en las cuales se
almacenan las copias de seguridad. Al instalar el programa, generalmente se asigna la siguiente ruta para almacenar
las copias de seguridad:

C:\Archivos de programa\Contabilidad Visual\Backup

Al dar clic derecho sobre esta carpeta aparecerá una lista de opciones, la última de las cuales es propiedades; usted
debe seleccionarla. A continuación aparecerá la siguiente ventana, que permite establecer las características de
funcionamiento:

166Contabilidad Visual
Dé clic en la pestaña de seguridad para cambiar los atributos del usuario y permitir el acceso al programa.

En la parte superior aparece la lista de usuarios o grupos de usuarios, y en la parte de abajo aparecen los permisos
efectivos o heredados. Para cada usuario aplique la opción “Permitir” en la casilla de Control total, y dé clic en
“Aceptar”.

Contabilidad Visual 167


En algunos usuarios especiales, como System, estas propiedades están desactivadas para evitar que se cambien;
en ellos no es necesario cambiar los permisos.

Es necesario aplicar este procedimiento a cualquier otra carpeta en la cual se desea almacenar una copia de
seguridad; de otra forma, cuando intente obtener una copia de seguridad, el programa le informará que no pudo
copiar a esa carpeta, y la copia no se realizará.

1.14 Desinstalación

Contabilidad Visual es compatible con los procesos de instalación y desinstalación de


Windows. Recomendamos realizar los procesos desde el panel de control de Windows, que
ofrece una buena seguridad en la estabilidad de su sistema.

El proceso de desinstalación del programa se realiza desde el panel de control. Los

168Contabilidad Visual
componentes que tiene que remover son los siguientes:

 El Motor de bases de datos SQLServer

 El Crystal reports (si adquirió el diseñador de reportes)

 El programa de Contabilidad Visual.

 El Framwork (opcional)

Desinstalar el Motor SQL server. Entre al panel de control para retirar el Microsoft SQLServer 2005
de la siguiente manera:

 Inicio/configuración / panel de control / agregar o quitar programas

Reinicie el equipo. Como al eliminar el MSDE no se eliminan los archivos de las bases creadas, es necesario
proceder a eliminarlas, como se explicó antes: hay que borrar la carpeta llamada MSSQL (o MSSQL7) que debe
estar en el disco fijo de su computador. Por seguridad esta carpeta no se elimina automáticamente, ya que por error
alguien puede eliminar el servidor de bases de datos, pero en el proceso de desinstalación del servidor no se
eliminan los archivos de las bases de datos; éstos permanecen en el disco y se podrían reactivar con un proceso
especial. Finalmente reinicie su equipo.

Contabilidad Visual 169


Desinstalar Contabilidad Visual. Para eliminar los componentes del programa CV entre al panel de
control. Algunos componentes están en la carpeta de Contabilidad Visual, otros son compartidos con
Windows. La siguiente es la forma segura de desinstalar los componentes desde el panel de control:

 Inicio/configuración / panel de control / agregar o quitar programas

Seleccionar Contabilidad visual y presione el botón quitar.

Actualizaciones. En Contabilidad Visual trabajamos continuamente para mejorar la calidad de nuestro programa.
Constantemente estamos liberando nuevas versiones actualizadas o corregidas. Estas nuevas versiones se publican
inmediatamente en nuestra página de Internet

www.contabilidadvisual.com.

El proceso para actualizar es el siguiente:

1. Realice una copia de seguridad de sus archivos y almacénela en un disco o memoria externa.

2. Ingrese a la página Web http://www.contabilidadvisual.com/Actualiza.htm

3. Siga los pasos que se indican en esa página.

170Contabilidad Visual
1.15 Códigos de errores

A continuación se explicarán algunos avisos que se pueden presentar en la ejecución del programa, y cuál es su
solución:

Este aviso aparece cuando se ha instalado y ejecutado alguna vez una versión anterior del programa, la cual dejó
una base de datos maestro antigua. La solución es borrar completamente la base de datos “maestro” y dejar que el
nuevo programa la cree normalmente. El programa le preguntará si desea eliminar el maestro, a los cual usted debe
responder que si para que el programa pueda instalar la última versión del maestro correspondiente al programa.
También es posible que otro programa diferente a Contabilidad Visual lo haya creado; si no está seguro, pregunte a
su administrador de sistemas antes de eliminarlo.

Acceso de usuario limitado:

Esto ocurre debido a que cuando se creó el usuario no se dio el atributo de administrador del sistema (SysAdmin) de
esa base de datos. Consulte la “Administración avanzada de usuarios”.

Contabilidad Visual 171


Ya había instalado y usado correctamente el programa, y ahora dice que no existe el servidor:

Posibilidad uno: dio clic en el servidor que no está activo. Asegúrese de dar clic sobre el servidor de SQLexpress

Posibilidad dos: seguramente cuando se instaló el programa su equipo tenía otro nombre, y recientemente se ha
realizado un cambio en la configuración de la red o en el nombre de su equipo o del servidor de bases de datos. En
ese caso asigne el nuevo nombre al servidor que se desea conectar.

Al intentar imprimir un documento o listado marca error, diciendo que la licencia del Crystal Reports ha
vencido.

Diagnóstico: seguramente en su equipo tiene instalado otro programa que utiliza Crystal Reports como generador de
informes y estaba instalado parcialmente en forma de demostración y ya se venció el término de uso. Asegúrese de
desinstalar ese otro programa de su equipo desde el panel de control / agregar o quitar programas. Posteriormente
vuelva a instalar el programa de Contabilidad Visual.

1.14 Errores durante la instalación del SQLserver Express.

En algunos casos se generan errores en la instalación del SQLserver, debido a que su equipo no tiene la suficiente
capacidad en memoria o espacio en disco para poder instalarse. Otra causa es que algunos componentes del
Windows no están actualizados; por ello recomendamos bajar las últimas actualizaciones desde la página Web de
Microsoft

Preguntas frecuentes:

P: En un documento, al grabar un movimiento de 500,000 en la lista aparece como 500, ¿cual es la razón o error?

172Contabilidad Visual
R: El problema no está en el programa; el problema está en la configuración regional de su equipo. Asegúrese de
fijar el punto como símbolo decimal y la coma como separador de miles, ya que el programa funciona como si fuera
una calculadora, en la cual se utiliza el punto para separar los decimales. Asegúrese de revisar también el formato
de fecha que sea aaaa-MM-dd.

P: ¿El programa es monousuario o multiusuario?

R: El programa funciona indistintamente en una estación de trabajo o en una red de computadores. No hay límite de
usuarios que puedan llegar a acceder la base de datos simultáneamente. Se puede instalar el programa y el motor
de la base de datos en un mismo equipo. En ese momento funcionaría como monousuario. Si se instala un servidor,
en él se instala el motor SQLserver que atiende a varios usuarios.

P: ¿Necesito tener un servidor dedicado?

R: En una empresa pequeña el programa funciona muy bien con un servidor compartido. Para la empresa mediana y
grande es recomendable tener un servidor dedicado que atienda más de 5 usuarios simultáneamente.

P: ¿Puedo compartir mi base de datos?

R: Cada empresa tiene una base de datos que puede ser compartida por otras aplicaciones de la empresa (como
Office, Lotus, etc.).

P: ¿Cuál es la protección de copia del programa?

R: El programa incluye Visual Safe, que controla el número serial de la máquina que se registra, de tal forma que el
programa funciona sólo en el equipo registrado.

P: ¿Al comprar el programa soy dueño del programa? ¿Puedo revenderlo?

R: El usuario compra los derechos de uso del programa por un tiempo indefinido o limitado según el contrato. El
valor pagado no constituye propiedad ni sesión de derechos de autor al usuario final. El usuario adquiere los
derechos limitados de uso del programa y ellos son intransferibles.

P: ¿Hasta cuantas contabilidades puedo llevar con el programa?

Contabilidad Visual 173


R: El programa puede crear muchas bases de datos, por lo cual no hay límite del número de contabilidades que
pueda llevar un usuario autorizado.

Nota importante: Contabilidad Visual se asegura de mantener una integridad total de la información; no obstante,
por efectos de comodidad para los usuarios se permite dejar pendiente el cuadre contable de un documento. Para
evitar que éste permanezca descuadrado en varios reportes, aparecerá marcado y su diferencia estará indicada.

También es conveniente consultar los reportes de control de inconsistencias MovsErrados y Huérfanos. En ellos
aparecerá la lista de errores.

174Contabilidad Visual
1.16 Licencia

Contrato de licencia de uso de software Visual Software

Importante: Lea atentamente. Los componentes del programa Contabilidad Visual (CV) incluida cualquier
documentación en pantalla o electrónica (componentes de CV) están sujetos a los términos y condiciones del
contrato bajo el cual obtuvo la licencia para el producto CV de Visual Software, descrito a continuación. Cada uno de
ellos contiene un "Contrato de Licencia para el Usuario Final (CLUF). Al instalar, copiar o utilizar de otra manera los
componentes de CV, usted acepta quedar obligado por los términos y condiciones del CLUF del producto de Sic
Aplicable y de este CLUF complementario. Si no acepta estos términos y condiciones, no instale, copie ni use los
componentes de CV.

Nota: si no tiene un CLUF válido para cualquier "producto de CV" (producto de contabilidad visual) no está
autorizado a instalar, copiar ni utilizar de otra forma los componentes de CV.

General. Visual Software le proporciona los Componentes de CV para que actualice, complemente o reemplace la
funcionalidad del Producto de SIC aplicable, y le concede una licencia para utilizar los Componentes de CV bajo los
términos y condiciones del CLUF del Producto, siempre que cumpla todos dichos términos y condiciones.

Derechos y limitaciones:

* Por cada copia con licencia válida del Producto de CV aplicable también puede reproducir una copia adicional de
los Componentes de CV, únicamente con fines de archivo o para la reinstalación de los Componentes de CV en el
mismo equipo en el que se instalaron anteriormente los Componentes de SIC. Visual Software retiene todos los
derechos, titularidad e intereses de y sobre los Componentes de SIC. Visual Software se reserva todos los derechos
que no se conceden expresamente.

* Los Componentes de CV contiene tecnología que permite que las aplicaciones se compartan entre dos o más
equipos o PCS, aun si la aplicación se ha instalado en sólo uno de los equipos. Usted podrá utilizar esta tecnología
con todos los productos de aplicación de Visual Software para conferencias entre varias partes. Con respecto a las
aplicaciones que no son de Visual Software, deberá consultar el contrato de licencia que se acompaña, o ponerse en
contacto con quien ha otorgado la licencia para determinar si éste permite compartir la aplicación.
Contabilidad Visual 175
La presente licencia de uso del SIC se adhiere exclusivamente a un equipo; en caso de pérdida total del equipo,
también se perderá la licencia.

El CV incluye componentes restringidos de Microsoft, de los cuales Visual Software se ha adherido a sus licencias de
uso. De tal forma, se traslada las restricciones al usuario final de las siguientes condiciones:

Usted se compromete a no exportar ni reexportar los Componentes de CV o ninguna parte del mismo, o ningún
proceso o servicio que sea el producto directo de los Componentes de CV (los anteriores se denominan
conjuntamente "Componentes Restringidos"), a ningún país, persona física o jurídica o usuario final sujeto a las
restricciones de exportación de los Estados Unidos de América. Usted se compromete específicamente a no exportar
ni reexportar los Componentes Restringidos (i) a ningún país al que los Estados Unidos de América haya embargado
o restringido la exportación de bienes y servicios, que actualmente incluyen, pero no se limitan necesariamente a
Cuba, Irán, Irak, Libia, Corea del Norte, Sudán y Siria, o a ningún ciudadano de dichos países, en el lugar en que se
encuentre, que intente transmitir o transportar los Componentes Restringidos hacia los mencionados países; (ii) a
ningún usuario final que usted tenga conocimiento o razón de pensar utilizará los Componentes Restringidos en el
diseño, desarrollo o producción de armas nucleares, químicas o biológicas o (iii) a ningún usuario final al que se le
haya prohibido la participación en las transacciones de exportación de los Estados Unidos de América a través de
una agencia federal del gobierno de los Estados Unidos de América. Usted garantiza y manifiesta que ni la BXA
(Dirección de Administración de Exportaciones) ni ninguna otra agencia federal de los Estados Unidos de América
han suspendido, revocado o negado sus privilegios de exportación.

Si el producto aplicable le fue concedido bajo licencia por Visual Software o alguna de sus subsidiarias de propiedad
exclusiva, la garantía limitada (si existiera) incluida en el CLUF del producto de CV Aplicable, se aplica a los
componentes de CV siempre que los componentes de CV le hayan sido concedidos bajo licencia dentro del periodo
de la garantía limitada del CLUF del producto de CV Aplicable. Sin embargo, este CLUF complementario no amplía
el periodo de tiempo para el que se proporciona la garantía limitada.

Si el producto de CV Aplicable le fue concedido bajo licencia por una persona jurídica distinta de Visual Software o
alguna de sus subsidiarias de propiedad exclusiva, Visual Software renuncia a dar ninguna garantía con respecto a
los componentes de CV de la siguiente forma:

176Contabilidad Visual
Denegación de garantías. En la medida permitida por la ley aplicable, Visual Software y sus proveedores le
proporcionan los componentes de CV y los servicios de soporte técnico (si existen) relacionados con los
componentes de CV ("servicios de soporte técnico") "tal cual" y con todos los defectos; y Visual Software y sus
proveedores renuncian por la presente con respecto a los componentes de SIC y los servicios de soporte técnico a
toda garantía y condición ya sea expresa, implícita o prevista por ley, incluidas pero sin limitarse a (en su caso) toda
garantía o condición de o relacionada con: titularidad, ausencia de infracción, comerciabilidad, idoneidad para un
determinado fin, ausencia de virus informáticos, exactitud o integridad de las respuestas, resultados, ausencia de
negligencia o ausencia de esfuerzo razonable, de posesión y disfrute plenos y de correspondencia con la
descripción. Usted asume todo riesgo que surja de la utilización o del rendimiento de los componentes de sistema
operativo o de los servicios de soporte técnico.

Exclusión de responsabilidad por daños incidentales, consecuenciales y otros. En la medida permitida por la ley
aplicable, en ningún caso Visual Software o sus proveedores serán responsables por ningún daño, especial,
incidental, indirecto o consecuencial cualquiera que sea (incluidos, pero sin limitarse a, daños por: pérdida de
beneficios, pérdida de información confidencial o de otro tipo, interrupción de negocios, daños a las personas,
pérdida de privacidad, por incumplimiento de obligaciones (ya sea de buena fe o con diligencia razonable), por
negligencia o por cualquier otra pérdida pecuniaria o de otro tipo) que pudiere surgir del uso o imposibilidad de uso
de los componentes de SIC, o de los servicios de soporte técnico o de la provisión o ausencia en la provisión de los
servicios de soporte técnico, o de cualquier otra forma bajo o en conexión con cualquier disposición de este CLUF
complementario, aun en el caso de que se hubiera informado a Visual Software de la posibilidad de dichos daños.

Limitación de responsabilidad y recursos. No obstante los daños en los que pueda incurrir por cualquier razón
(incluidos, pero sin limitarse a, los daños a los que se hizo referencia anteriormente y todos los daños directos o
generales), la única responsabilidad de Visual Software o la editorial, y de cualquiera de sus proveedores bajo
cualquier disposición de este CLUF complementario y el único recurso que le competerá a usted por todo lo
antedicho se limitará a un monto no mayor del que usted pagó por los componentes del programa o a cinco dólares
estadounidenses. Las antedichas limitaciones, exclusiones y renuncias se aplicarán en la medida permitida por la ley
aplicable, incluso aunque algún recurso tenga errores en su fin esencial.

Microsoft, SQLexpress, Visual Basic, Windows son marcas registradas de Microsoft Corporation.

Visual Software, Contabilidad Visual y Visual Safe, son marcas registradas de Visual Software

Visual Software

Cra. 18 # 78 74

Contabilidad Visual 177


Tels. (571) 6364267

Fax: (571) 5304526

Emal:gudino@etb.net.co

http: www.visual-software.net

www.contabilidadvisual.com

178Contabilidad Visual