CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA

ANALISIS Y AJUSTES A LAS CUENTAS DE ACTIVOS

AJUSTES A LAS CUENTAS DE EFECTIVO

EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO

Comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial, con
que cuenta el ente económico y puede utilizar para fines generales o específicos, dentro de
los cuales podemos mencionar la Caja,Bancos, Inversiones, etc.
Con la entrada en vigencia de las Normas Internacionales de Información Financiera NIIF,
este grupo denominado Disponible pasa a manejarse bajo el concepto de Efectivo y
Equivalentes de Efectivo.
Efectivo. Comprende tanto el efectivo en caja como los depósitos bancarios a la vista, estos
incluyen aquellos realizados en entidades financieras que son exigibles y están disponibles
de inmediato sin penalización alguna. El efectivo incluye los billetes disponibles de bancos
extranjeros y los depósitos a la vista denominados en moneda extranjera.
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Los Equivalentes al Efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez que se
mantienen para cumplir con los compromisos de pago a corto plazo más que para
propósitos de inversión u otros. Por tanto, una inversión cumplirá las condiciones de
equivalente al efectivo solo cuando tenga vencimiento próximo, por ejemplo de tres
meses o menos desde la fecha de adquisición. Los sobregiros bancarios se consideran
normalmente actividades de financiación similares a los préstamos. Sin embargo, si
son reembolsables a petición de la otra parte y forman una parte integral de la gestión
de efectivo de una entidad, los sobregiros bancarios son componentes del efectivo y
equivalentes al efectivo,
Clasificación de equivalente al efectivo
- El activo financiero
- Es una inversión a corto plazo con vencimiento próximo de tres meses desde la
fecha de adquisición
- Es de gran liquidez y fácilmente convertible en efectivo
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- Está sujeto a un riesgo insignificante de cambios en el valor

- Se mantiene para cumplir con los compromisos de pago a corto plazo más que para
propósitos de inversión u otros
La cuenta Efectivo y Equivalentes al Efectivo comprenden lo siguiente:
• Saldo de caja
• Saldos en cuentas con entidades financieras
• Saldos en cuentas en entidades cooperativas
• Saldos en inversiones en títulos de deuda (bonos de empresas) que puedan
venderse fácilmente y que se tengan solo con fines de utilizar excedentes de
efectivo y no para inversión
• Sobregiros bancarios
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PLAN UNICO DE CUENTAS

1. ACTIVO
11.EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO
1105. Caja
1110. Bancos
1115. Remesas en Tránsito
1120. Cuentas de Ahorro
1125. Fondos
1130. Fondos de Uso Restringido
1140. Equivalentes de Efectivo
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CAJA. La cuenta de Caja, es aquella que registra la existencia en dinero efectivo, tanto
en moneda nacional como extranjera, disponible en forma inmediata.
DINAMICA DE LA CUENTA
DEBITOS
- Por las entradas de dinero en efectivo y los cheques recibidos por cualquier
concepto, tanto en moneda nacional como en moneda extranjera
- Por los sobrantes en caja al efectuar arqueos
- Por el mayor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio
representativa
- Por el valor de la constitución o incremento del fondo de caja menor
CREDITOS
- Por el valor de las consignaciones diarias en cuentas corrientes bancarias o de
ahorro
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- Por el valor de la negociación de divisas
- Por los faltantes en caja al efectuar arqueos
- Por el menor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio
representativa del mercado,
- Por la reducción o cancelación, del monto del fondo de caja menor
- Por el valor de los pagos en efectivo, en los casos que por necesidades del ente
económico, se requieran
CONTABILIZACION
Ejemplos de aplicación:
1.- El 8 de Marzo de 20xxs, se constituye la empresa ICOR LTDA, el socio Juan Sánchez
aporta $ 5.000.000 en efectivo y el socio Milena Vergel aporta $ 7.000.000 en efectivo
CODIGO CUENTA DEBE HABER
1105 Caja 12.000.000
3115 Capital Social 12.000.000
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2.- La empresa ICOR LTDA vende de contado mercancía por valor de $ 8.000.000, Iva 19% ,
RF 2,5%
CODIGO CUENTA DEBE HABER
1105 Caja 9.320.000
1355 Ant,Impuestos 200.000
4135 Ventas 8.000.000
4136 Iva 1.520.000

Cuando el Iva está incluido en el valor de la venta, su contabilización será:

4137 Caja 7.800.000

1355 Ant,Impuestos 200.000
4135 Ventas 6.722.689
2408 Iva 1.277.311
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CONTROL DE LA CAJA
El manejo del efectivo dentro de la empresa representa especial cuidado y debe ser
custodiado y conservado, igualmente debe ser verificado de tal forma que el dinero recibido
en caja sea el mismo que se encuentra registrado en los libros.
Por lo anterior se hace necesaria la realización de ARQUEOS DE CAJA, que permitan la
revisión sorpresiva de los dineros recibidos en Caja durante un período determinado y que a
la vez se pueda comprobar lo siguiente:
• Que todos los ingresos estén respaldados con su respectivo recibo de caja
• Que el valor que representan los documentos sea igual al dinero efectivamente
encontrado en caja
• Que ante cualquier diferencia entre el arqueo de Caja y los libros pueda identificarse y
realizar los ajustes correspondientes.
Es así como las diferencias que se presenten al efectuar arqueos se contabilizarán en las
subcuentas 136530 Responsabilidades, cuando sean faltantes en caja o en la cuenta 238095
Otros, si se trata de sobrantes en caja,
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Al realizar el Arqueo de Caja se puede presentar:

• FALTANTES
• SOBRANTES
• SITUACION DE EXACTITUD
Los FALTANTES EN CAJA suceden cuando el valor total del arqueo de caja es MENOR
que el saldo en libros. En este caso el faltante es registrado de la siguiente manera:
CODIGO CUENTA DEBE HABER
1365 Cuentas por Cobrar a Trabajadores xx
136530 Responsabilidades
1366 Caja xx
1367 Caja General
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Los SOBRANTES EN CAJA, suceden cuando el valor total del arqueo de caja es MAYOR que el saldo en
libros. En este caso el Sobrante puede ser de mayor cuantía o menor cuantía según lo estipulado en las
políticas que sobre efectivo tenga la empresa.

En el caso de sobrantes de menor cuantía es registrado de la siguiente manera:

CODIGO CUENTA DEBE HABER
1365 Cuentas por Cobrar a Trabajadores xx
136530 Responsabilidades
1366 Caja xx
110505 Caja General
En el caso de sobrantes de mayor cuantía es registrado de la siguiente manera:
CODIGO CUENTA DEBE HABER
1105 Caja xx
110505 Caja General
2380 Acreedores Varios xx
238095 Otros
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Una vez analizado el sobrante y si luego se detecta la persona con quien se haya
cometido el error, la empresa procede a cancelarlo así:
CODIGO CUENTA DEBE HABER
2380 Acreedores Varios xx
238095 Otros
2381 Bancos xx
111005 Nacionales
En llegado caso que sea imposible identificar el sobrante en caja de mayor cuantía, se procede a
realizar el siguiente ajuste:
CODIGO CUENTA DEBE HABER
2380 Acreedores Varios xx
238095 Otros
4295 Ingresos Diversos xx
429553 Sobrantes en Caja
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MODELO PARA LA REALIZACIÓN DEL ARQUEO DE CAJA
El arqueo de Caja es realizado de forma sorpresiva por el Contador de la Empresa o Revisor Fiscal según sea el caso, en
compañía de un testigo para dejar constancia de lo ejercido en ese momento, A continuación se presenta un esquema para
la realización del arqueo de caja ,
NOMBRE DE LA EMPRESA
ARQUEO DE CAJA
FECHA__________________ HORA________________

SALDO LIBRO DE CAJA $ XXX

FONDO PARA CAMBIO XXX
DINERO PRESENTADO SEGÚN ARQUEO:
• CHEQUES $ XXX
• BILLETES XXX
• MONEDAS XXX
SUBTOTAL XXX XXX
FALTANTES O SOBRANTES ________ __________
SUMAS IGUALES $________ $__________

Los anteriores valores fueron comparados presencia del cajero y devueltos totalmente,
Firmas:
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Ejercicio de aplicación:
La empresa ISS LTDA presenta el 5 de agosto a las 10:30 a.m la siguiente situación en
caja a cargo del Tesorero:
Saldo según libro auxiliar de Caja $ 9.700.000
Fondo para cambio 100.000
Efectivo en caja:
Cheque Banco Caja Social 3.700.000
Cheque Bancolombia 2.100.000
4 Billetes de $ 20.000
32 Monedas de $ 1.000
50 Monedas de $ 500
10 Monedas de $ 200
Se requiere elaborar el Arqueo de Caja y contabilizar el Sobrante o Faltante si los hay.
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Resultado.
ISS LTDA
ARQUEO DE CAJA
Fecha: Agosto 5 de 20xx Hora: 10:30 a.m
Saldo en libro auxiliar de Caja $ 9.700.000
Fondo para Cambio 100.000
Efectivo en Caja:
Cheques $ 5.800.000
Billetes 80.000
Monedas 59.000
Subtotal $ 5.939.000 $ 9.800.000
FALTANTE 3.861.000
Sumas iguales $ 9.800.000 $ 9.800.000

FIRMA TESORERO FIRMA CONTADOR

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Contabilización del Faltante.

1365 Cuentas por Cobrar a Trabajadores 3.861.000
136530 Responsabilidades
1105 Caja 3.861.000
110505 Caja General

Al empleado se le descontará de la Nómina ó según lo estipulen las normas y

reglamentos de la Empresa.
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CAJA MENOR La cuenta Caja se desagrega en subcuentas que se denominan 110505 Caja
General y la subcuenta 110510 Caja Menor, Entendiendo que caja menor, es un fondo que
se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos que se requieren para el
desarrollo de la actividad empresarial y que no ameritan la realización de cheques.
El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que mientras en
algunas $ 1.000.000 será suficiente, en otras, será necesario disponer de un fondo de
varios millones.
Para el manejo de fondo de caja menor, se requiere la implementación de ciertas políticas
implementadas por la gerencia, donde se estipulen qué pagos se deben realizar por dicho
fondo y el monto máximo.
CONSTITUCION DEL FONDO DE CAJA MENOR
SE DEBITA : 110510 CAJA MENOR
SE ACREDITA : 111005 BANCOS
110505 CAJA GENERAL
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REEMBOLSO DE CAJA MENOR

Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede
a reembolsar el dinero utilizado. En este momento, el responsable del fondo de caja
menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea
rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.
SE DEBITA : LAS CUENTAS DE GASTOS RESPECTIVAS
SE ACREDITA : 1110 BANCOS
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CONTABILIZACIÓN
Ejemplos de aplicación:
1.- El 1 de febrero, la empresa DAMAS LTDA constituye su fondo fijo de Caja Menor por
$ 1.000.000 mediante cheque de Bancolombia.
Durante el mes efectuó los siguientes pagos por Caja Menor:
Febrero 5, Servicio de Parqueadero por $ 120.000
Febrero 14, Compra elementos de cafetería por $ 170.000
Febrero 20, Compra de Papelería para la oficina $ 350.000
Febrero 28, Servicio de Fotocopias $ 200.000
Se requiere:
• Registro de Constitución del Fondo de Caja Menor.
• Reembolso del Fondo de Caja Menor.
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Constitución del Fondo de Caja Menor:
1105 Caja 1.000.000
110510 Caja Menor
1110 Bancos 1.000.000
111005 Nacionales

Reembolso del Fondo de Caja Menor:

513595 Otros (Parqueadero) 120.000
519525 Elementos Cafetería 170.000
519530 Útiles, Papelería y Fotocopias 550.000
1111 Bancos 840.000
111005 Nacionales
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GRACIAS